JIHOČESKÁ LESNÍ ŠKOLA IGORA SLATKOVSKÉHO ABSOLVENTSKÁ PRÁCE AUTOR PRÁCE MARTIN JAŠEK - JEDLÍK
OBSAH OBSAH... 2... 3 ANOTACE... 3 ÚVOD... 3 1. VÝZNAM ODDÍLOVÉ RADY... 4 2. KOMUNIKAČNÍ SÍTĚ... 5 3. ODDÍLOVÁ RADA NAŽIVO... 6 4. ODDÍLOVÁ RADA FORMOU VIRTUÁLNÍ KOMUNIKACE... 7 5. VYBRANÉ KOMUNIKAČNÍ PROBLÉMY A MOŽNÁ ŘEŠENÍ... 8 ZÁVĚR... 9 ZDROJE... 9 [2]
ANOTACE Práce je zaměřena na komunikaci oddílové rady. Dočtete se o způsobech komunikace, chybách v komunikaci, komunikačních médiích, ale i řešení některých problémů. Následující stránky jsou především určeny pro členy oddílových rad, nicméně může zde nalézt inspiraci a poučení prakticky kdokoliv, jelikož bezproblémová komunikace je téma aktuální nejen pro výše uvedený okruh lidí. ÚVOD Žádný tým, který chce fungovat, se bez komunikování neobejde. Lidé mají odlišnou povahu, názory, zkušenosti, což přispívá k rozmanitosti nápadů, ale také vzájemnému nedorozumění. Základním prvkem k úspěchu je naslouchání a respektování názoru druhého. Ovlivňují i další aspekty, některé z nich naleznete v této práci. První kapitola osvětluje význam oddílové rady, její účel, nabízí důležité otázky, které by si měl každý oddílový vůdce před radou ujasnit. Následující kapitola uvádí do základních komunikačních struktur, jakým způsobem se předávají informace v týmu. Další kapitoly se zaměřují na živá a virtuální setkání, na jakých místech se dá sejít, které virtuální komunikační kanály zvolit. Na závěr nabízím možná řešení častých komunikačních problémů. Cílem práce je stručně uvést čtenáře do důležitých aspektů komunikace oddílové rady, cílem není hloubková studie některých z nich. [3]
1. VÝZNAM ODDÍLOVÉ RADY Oddílová rada je nástroj, který napomáhá větší stabilitě oddílu, ujasnění si názorů a cílů, kvalitnější programové náplni, učí týmové spolupráci atd. Ne vždy však probíhá podle našich představ, jelikož se snadno přehlížejí některé faktory, z nichž některé naleznete v následujících řádcích. Je porada nezbytná? V dnešní uspěchané době hraje velkou roli čas. Prakticky každý by ho chtěl mít co nejvíce. Konání porad, na kterých se vlastně nic pořádného neřeší, poté ztrácí na významu a bere drahocenný čas účastníkům. Potřebuji na poradě opravdu všechny členy oddílové rady? Nezřídka se stává, že program oddílové rady se vytvoří tak, že někteří členové rady k žádnému bodu nemají co říct, nejsou v oblasti jejich působnosti, zainteresovanosti. Tito členové se pak na radě nudí a ztrácejí tam čas, což může hodně demotivovat. Mám, jakožto vedoucí oddílu, kvalitně připravený program? Není nic horšího, než když vedoucí oddílu neví, co vlastně chce projednávat. S tím souvisí podobný bod: Mám, jakožto vedoucí oddílu, ujasněné své stanovisko a připraven dostatek podkladových materiálů? Nemá-li vedoucí oddílu vyjasněno proč daný bod do programu zařadil, jaký výsledek má vzejít, čím argumentovat své názory, může se stát, že bod programu se vůbec nevyřeší, ostatní členové nedokáží porozumět cílům vedoucího apod. Je potřeba, aby se na některé body členové podívali ještě před radou? Některé body programu vyžadují seznámení ještě před konáním rady pro vnoření do problematiky, ujasnění si názoru. Je vybrán vhodný termín porady? Usínáte u porady? Jste nervózní spěcháte a chcete, aby už porada konečně skončila? Potřebujete za minutu odejít? Pak je pravděpodobné, že na poradě toho moc nevyřešíte. Je vybrán vhodný komunikační prostředek v případě virtuální porady? Koná-li se porada po Skypu a polovině členů tato forma nevyhovuje, řeší-li se program na diskuzním fóru a téměř nikdo tam nechodí, pak je nejvyšší čas zrevidovat, zda nezvolit jinou cestu. Dalo by se jistě nalézt ještě více faktorů, které můžou výrazně ovlivnit průběh porady, nicméně výše uvedené patří mezi ty nejvlivnější. [4]
2. KOMUNIKAČNÍ SÍTĚ Komunikační síť znázorňuje způsob týmové komunikace, do jaké míry se projevuje vztah nadřízený x podřízený. V této kapitole vám stručně představím základní typy, v praxi se tyto typy kombinují v závislosti na dané situaci, řešeném problému. 2.1. Hvězda V tomto uskupení probíhá komunikace mezi vůdcem a každým členem rady zvlášť, nevytváří se neformální komunikace mezi členy. Je rychlá, nevzniká informační šum. Vyžaduje pevné vedení. Silně se zde projevuje vztah nadřízený-podřízený. Vyplatí se pro úkoly, kde není potřeba týmová práce. 2.2. Kruh Vůdce je zde na stejné úrovni jako ostatní členové. Může se projevit komunikační šum při předávání informací mezi členy. Rozhodování je demokratické, podporuje se týmová spolupráce. Vznikají kvalitnější a více tvůrčí řešení. 2.3. Ostruha Základ tvoří struktura hvězda. Příkladem může být delegování činností na zástupce, který následně komunikuje s ostatními členy. Primární zodpovědnost stále zůstává na vůdci. 2.3. Řetěz Komunikace probíhá vždy mezi dvěma členy. Vzniká informační šum. Pomalá forma komunikace. V oddílové radě méně časté, spíše lze spatřit na úrovni ústředí-kraj-okres-střediska- Často zřetelně vyjadřuje vztah nadřízený-podřízený. [5]
3. ODDÍLOVÁ RADA NAŽIVO Zvolení vhodného místa porady může významně ovlivnit její průběh i výsledek. Nejběžněji se setkáváme s poradami v klubovnách, nicméně nabízí se spousta dalších možností. Podíváme se na některé z nich. Klubovna Známé prostředí, po ruce dostupné materiály. Šetří čas zvláště v případě, že porada probíhá po skončení některých schůzek. Pro některé vedoucí však může změna prostředí znamenat zároveň odpočinek a tím i více nápadů a myšlenek. Hospoda Takováto změna prostředí pro poradu může být příjemná, zvláště pro mladší kolektiv, nesmí se však zvrhnout v něco jiného. Hrozí zde v důsledku zvýšeného hluku nesoustředění na problém a špatné porozumění mluvenému, dá se minimalizovat využitím venkovních posezení (tzv. zahrádek). U někoho doma Vyžaduje určitý kladný vztah mezi členy rady, ale také kladný postoj ostatních spolubydlících hostujícího člena k těmto poradám. Dokáže více sblížit členy (zvláště pokud se rada koná pokaždé u někoho jiného). Může to být vhodné řešení i v případě, že členové bydlí kousek od sebe a klubovnu mají výrazně dál. VZOR Tzv. Výjezdní Zasedání Oddílové Rady, přeneseně řečeno výprava pro oddílovou radu, na které se proberou některé (zvláště palčivé) záležitosti. Probrání oddílových záležitostí však nesmí být hlavním programem této akce, protože by si zde měli účastníci především odpočinout, odreagovat se. Ani to nejskvělejší místo na světě nám však nedokáže nahradit vhodný způsob komunikování členů při poradě. Každý člověk má své vlastní názory a je zcela běžné, že se názory dvou lidí mohou rozcházet. Je velmi důležité z těchto názorových rozdílů vytěžit maximum a nerozpoutávat zbytečné pře pro tu svou zcela nevyvratitelnou pravdu, každý názor může problematiku posunout. Existuje spousta technik, jak týmově vybrat nejlepší řešení v dané problematice brainstorming, myšlenkové mapy, workshopy, diskuze bez schopnosti si vzájemně naslouchat se to však neobejde. [6]
4. ODDÍLOVÁ RADA FORMOU VIRTUÁLNÍ KOMUNIKACE V dnešní uspěchané době bývá nezřídka problém najít vhodný termín pro osobní setkání. Nabízí se nám několik variant virtuální komunikace, které nám dokáží dočasně pokrýt potřebu týmově řešit oddílové záležitosti. Nahlédneme do některých z nich. Mají však své výhody i nevýhody, jež se vyplatí nepodceňovat. V našem oddílu máme velmi dobré zkušenosti s kombinací volání Skype + práce s dokumenty v reálném čase pomocí služeb Google Docs. 4.1. Emailová komunikace + lze pohodlně napsat velké množství textu, poslat různé přílohy + ideální pro komunikaci mezi malým počtem lidí (ideálně dva) + emailovou schránku má v dnešní době téměř každý - nelze reagovat v reálném čase - pro komunikaci více lidí nevhodné 4.2. ICQ + rychlá a rozšířená komunikace v reálném čase + možnost posílat soubory - pro komunikaci více lidí současně nevhodné - nutnost registrace a instalace programu (v případě meebo.cz to odpadá) 4.3. Chatovací stránka (BlueBoard apod.) + rychlá a rozšířená komunikace v reálném čase + vhodné pro komunikaci více lidí současně - nelze posílat soubory - zpravidla se neuchovává historie - nutnost registrace a vytvoření chatovací stránky (není však těžké), samotný přístup bez registrace 4.4. Diskuzní fórum + pokročilá forma řešení více témat + vhodné pro komunikaci více lidí současně - vhodné spíše pro průběžné vyjadřování k tématům než komunikaci v reálném čase - nutnost registrace a vytvoření diskuzního fóra - může často působit složitě a zbytečně 4.5. Facebook + rychlá a moderní komunikace v reálném čase + vhodné pro komunikaci více lidí současně (za použití vytvořené facebook stránky nebo skupiny) - nelze posílat soubory - nutnost registrace na facebooku (pro spoustu lidí velká překážka) [7]
4.6. Volání pomocí Skype + rychlá a rozšířená komunikace v reálném čase + vhodné pro komunikaci více lidí současně + umožňuje textovou i hlasovou komunikaci neomezeného počtu lidí současně + lze posílat soubory - nutnost registrace a instalace programu - pro někoho je překážka mluvení do mikrofonu - občas bývají problémy s nestabilitou přenosu hovorů 5. VYBRANÉ KOMUNIKAČNÍ PROBLÉMY A MOŽNÁ ŘEŠENÍ Posíláte emailové zprávy, ale nikdo vám na ně neodpovídá? Zkuste zrevidovat, jakým způsobem zprávy posíláte, jak je formulujete. Stává se, že vůdce pošle desítky řádků textu a nikomu se to nechce číst. Lepší krátce a jasně. Rozhodně je dobré si o tomto problému s ostatními bez emocí popovídat a zjistit důvod. Skáčete si do řeči a obtížně se vám diskutuje? Odbíháte často od tématu? Zkuste si zvolit facilitátora. Jedná se o jednoho z vás, který nebude přispívat svým názorem do diskuze, ale bude diskuzi řídit přidělovat a odebírat slovo, usměrňovat téma. Důležité, aby se celá rada domluvila, jakým způsobem bude facilitátora vybírat, pravidla facilitace atd. Všimli jste si, že některý člen během celé porady mlčel a nevyjádřil se k ničemu? Není radno tuto situaci podceňovat, daný člověk může snadno nabýt dojmu, že je nepotřebný, nudí se a nevidí důvod, proč by měl na tyto rady chodit. Pokud skutečně neměl co k tématu říci v důsledku jeho nezainteresovanosti do probíraných bodů, doporučuji zvážit, zda bylo rozumné ho na tuto poradu povinně zvát. Vyplatí se členům, kterých se řešené body netýkají, navrhnout dobrovolnou účast na této poradě. Avšak v případě, kdy daný člověk měl co říci - ale nedostal se ke slovu, je nutné mu prostor pro vyjádření poskytnout. Zvláště, pokud má pasivnější povahu (např. flegmatik) a sám se moc do diskuze nezapojuje. Velmi snadno se tento problém přehlédne při hromadné virtuální komunikaci, především hlasové (Skype). Nedaří se vám prosadit žádný váš nápad, který prezentujete na radě? Vždy nejdříve zrevidujte, zda máte připraven dostatek podpůrných informací, našli jste všechna pro a proti. Promyslete, jaké protiargumenty vám mohou být dány, berte v úvahu, komu budete předkládat svůj názor jaké mají znalosti o dané problematice, předpokládaný postoj. Připravte se na odpovědi typu na to nemáme čas, stávající systém funguje, proč ho měnit?, to nebude fungovat. [8]
ZÁVĚR Nepodceňujme důležitost dobré komunikace, je to jeden ze stavebních kamenů fungující (nejen) oddílové rady. Vyplatí se znát svůj tým, jakou kdo má povahu, proč tak reagují, v jakém jsou členové rozpoložení (viz Maslowova pyramida apod.). ZDROJE [1] DVOŘÁK, Roman. Komunikace. 2010. 19 s. Doprovodný materiál k přednáškám. MUŠKA. [2] DEVITO, Joseph A. Základy mezilidské komunikace : 6. vydání. 1. vyd. Praha : Grada, 2008. 502 s. ISBN 978-80-247-2018-0. [3] TAYLOR, Shirley. E-mailová etiketa : podrobný rádce, jak efektivně využívat elektronickou poštu v profesním i v soukromém životě a psát zdvořilé, jasné a srozumitelné zprávy. Vyd. 1. Praha: Knižní klub, 2009. 173 s.isbn 978-80-242-2679-8. [9]