Projekty a změny v PRE Teze z praxe IIS Září 2012
Řízení Programu řízení změn Co je to projekt? Evoluce revoluce Spontánně - řízeně Projekt Funkcionální, liniové řízení (management) Odborné útvary Změna Liniové vztahy Co je projekt. Co - cíl projektu Jak - organizace Za kolik - rozpočet S kým - tým Kdy - harmonogram A také: politika, emoce, konzervatismus, naivita. Projektové týmy Projektové vztahy
( Obtížnost ) Co je to změna? ( Vysoká ) ( Skupinové chování) ( Individuální chování) ( Postoje ) ( Nízká ) ( Znalosti ) ( Čas ) ( Krátký ) ( Dlouhý ) Na počátku změn 15 % OPTIMISTÉ 70 % NESTRANNÍ 15 % PESIMISTÉ 8 KROKU (KOTTER) Vyvolání vědomí naléhavosti Sestavení koalice Vytvoření vize a strategie Komunikace transformační vize Delegování v širokém měřítku Vytváření krátkodobých vítězství Využití výsledků a podpora dalších změn Zakotvení nových přístupů do firemní kultury Po implementaci změn 80 % OPTIMISTÉ Stálá (konečná) hodnota 20 % PESIMISTÉ
Co je to projekt? Kdo je zákazník? Projektový manažer Sponzor projektu Interní bezpečnost Specialisté IT PROJEKT: řízená skupina mimořádných činností vyvolaná za účelem dosažení předem určených cílů v daných termínech, ceně a s přidělenými zdroji Skupina účastníků Interní audit Kdy je projekt úspěšný V čas V daném rozsahu V daném rozpočtu Spokojený zákazník Projekt se používá Skupina zákazní ků Řízení kvality Ostatní Projekto vý tým
Požadavky očekávání Musíte se trefit do očekávání, ne pouze požadavků! Tužby Očekávání Požadavky Definice projektu Cílový koncept jako poslední instance před spuštěním projektu. Pochopte klienta a budete rozumět jeho očekáváním.
Co potřebuji k řízení projektů PM vzdělání ANO Selský rozum ANO Úspěšný projekt PM vzdělání NE Selský rozum ANO PM vzdělání ANO Selský rozum NE PM vzdělání NE Selský rozum NE Zpravidla úspěšný projekt Zpravidla neúspěšný projekt Neúspěšný projekt Co ještě potřebuji: - Určit interní metodiku (standardy) - Určit jaké budete používat nástroje - Tým
Organizace projektu Řídící výbor Audit projektu Výkonný výbor Vedoucí projektu Expertní tým Projektová kanc. Komunikace Rozsah Četnost Srozumitelnost Adresnost Tým 1 Tým 2 Tým n
Řízení rizik Akceptovatelné riziko Adresné riziko Dopad 4 CIO riziko TOP riziko Pravděpodobnost Příčiny krachu projektů Chybná definice požadavků Nedostatečná podpora managementu Neadekvátní řízení rizik Nedostatečné plánování a řízení Chybějící kontrola kvality Nedostatečná projektová podpora Neadekvátní řízení dodávek Nespolehlivé monitorování postupu projektu Rizikové faktory Optimismus Naivita Mnoho projektů Špatně definované cíle Rychle, levně, všechno Přílišná důvěra Politika Zatajování
Střípky metodiky PRE Kritéria pro stanovení kategorie projektu: Pracovníci PRE, a.s. - počet pracovních dnů Náklady (Kč) Délka trvání projektu Strategický význam pro PRE, a.s. Kategorie projektů: Šedý projekt Modrý projekt Červený projekt Zlatý projekt Jak plánovat projekty? Určitě garantujeme plán Možná projekt se bude pravděpodobně realizovat, nejsou ale známa všechna fakta. Mlžný projekt se bude pravděpodobně realizovat, nejsou ale známa všechna důležitá fakta (čas, kdo, co, za kolik).
Jak měřit neměřitelné Proč Co Jak Kdy cílové provozní vnitřní vnější tvrdé měkké pozitivní negativní dopředné zpětné
Teze na závěr Evoluce je lepší než revoluce Cti, ale nenechej se spoutat tradicí Nemám rád velké projekty Organizuj CO a ne JAK (důležitý je cíl, ne cesta) Strukturuj vše opakovatelné, ale jenom do nezbytné hloubky Vytvářej předpoklady pro centralizované řízení a decentralizované využívání zdrojů Defragmentuj a rozmotej procesy Odstraňuj problémy sladění technického a sociálního subsystému (techniky, politiky vs. kultury) Nepřeceňuj IT a nauč se pracovat s shadow IT Hledej co se dělá zbytečně Zachovej si zdravý rozum Recept na přežití Podpora managementu Komunikace Definovat požadavky Zapojit uživatele Dobré plánování Milníky projektu Řízení rizik projektu Jasná definice rolí