TIME MANAGEMENT Hodně manažerů prakticky všech typů firem má času málo, jejich pracovní den spíše připomíná situaci bojujícího o přežití. Velké plány i příjemné zdánlivě zbytné věci jsou neustále odkládány pro obrovský příval každodenních menších a tak hořících termínů. A zdůvodnění tohoto pracovního stylu je tak jednoduché JINAK TO NEJDE, ČASU MÁM MÁLO, POTŘEBUJI DEN SE 48 HODINAMI! A začarovaný kruh se uzavírá čím rychlejší tempo tito vedoucí pracovníci volí, tím více podstatných priorit jim utíká. Tato lekce si dává nemalý cíl alespoň částečnou změnu paradigmatu (postoje a nazírání na čas) u dnešního upracovaného manažera. Podstatná východiska Analýza současné práce s časem Určení priorit pro budoucnost Sestavení manažerského plánu - kolik % času ztrácím na zbytečné úkoly a lidi co je můj zloděj času? - kolik % času se věnuji činnostem, které mi budou přinášet výsledek až v budoucnu? - kolik % času dělám věci, které nejde odložit a živí mě dnes? - kolik % času dělám práci za někoho jiného? - co skutečně je pro mě v práci i v životě priorita? - čeho z toho co dělám nyní jsem ochoten se vzdát? - reálný odhad času na nově definované priority - změna návyků práce s časem - jak si změnu budu kontrolovat? - jak se za to všechno odměním? ZLODĚJI ČASU Zásadní otázkou při změně přístupu k plánování času u vedoucího pracovníka je: co nebo kdo je mým zlodějem času. Každý z nás má nějaké zloděje času, ale není snadné je pojmenovat a hlavně se jim bránit. Průměrný součet ztrátových časů dnešních českých manažerů bývá v rozmezí 10 25 % jejich celkového pracovního času. Chtít 0 % ztrátových časů je asi mimo lidské možnosti přece jenom nejsme roboti, ale uvedené rozmezí stlačit na poloviční hodnoty je (pokud se na tom pracuje) možné. A cena za tuto změnu v řízení času je vysoká - 2 až 5 hodin týdně, které manažerovi zbudou při stejných výsledcích, jako produkoval předtím. A jestli tento zbylý čas věnuje další práci, nebo rodině či koníčkům je už potom další volba. 1. Špatná osobní kontrola času Jsou jistě činnosti, kdy člověk neví o čase a je to dobře (koníčky, kultura, sex, zábava), nicméně pracovní činnost manažera mezi ně nepatří. Vedoucí pracovník musí být schopný plánovat si čas, kontrolovat si své úkoly v kontextu s časem a jemně tlačit své okolí k tomu, aby dodržovali dohody o časovém prostoru. Pokud například na obchodním jednání není na začátku, v jeho prvních minutách vyslovený odhad o tom, s jakým časem na jednání obě strany vlastně počítají, tak snadno nastane situace, že někdo musí rychle jednání ukončovat v době, kdy se vlastně mají odehrávat ty nejdůležitější věci.
2. Časté přerušování práce Manažer začne dělat úkol č. 1, v polovině plnění 1 si sám přidá úkol č. 2 a ani ten nedodělá a jeho kolega mu telefonem vnutí úkol č. 3 (který přece tak hrozně spěchá!). Prvním důsledkem této práce bude únava a vyčerpanost, mozek rychle přepíná z jedné nové činnosti na druhou. Druhým neblahým úspěchem bude to, že až manažer dodělá úkol č. 3, tak úkol č. 2 začne dodělávat a zjistí, že je nutné se vrátit u něj trochu zpět. Tedy část úkolu č. 2 musí dělat znovu stejně, jinak vlastně nemůže navázat. No a samozřejmě úkol č. 1. je nutné začít dělat od samotného začátku úplně znovu a první polovinu úkolu tak dělat vlastně dvakrát. Z takové práce s časem vznikají velké ztráty. 3. Káva, cigarety, internet, mail, povídání Všechno to jsou tak příjemné věci pro většinu lidí a jejich užívání do určité míry jistě není zlodějem času. Pokud ale se na ně manažer orientuje ve větší části pracovního dne, tak se snadno stávají nepřítelem pracovního dne, a tak tedy také nepřítelem time managementu. Mírus i každý stanovuje sám, ale: 4 kávy 20 cigaret vykouřených před firemním vchodem 20 soukromých a 40 méně důležitých pracovních vyřízených mailů hodinový rozhovor se známým co se zastavil jen podívat návštěva oblíbených www stránek nepracovní povahy cca ½ pracovního dne strávena neefektivním způsobem. 4. Opakované přeplánování časového rozvrhu Častý zloděj času - poznáte to tak, že se vám pořád stává to, že nestihnete, co jste si v diáři naplánovali. A úkoly přepisujete na další den a pak zase na další... a ty pocity už u samotného uvědomění si tohoto úkolu!! Vaše cíle zřejmě vzhledem k času nejsou reálné, kdo chce stihnout všechno, nezvládá nic. Pokud máte, přede naplánovaný a zarezervovaný den minutu po minutě, tak je velká šance, že přijde nějaká naléhavá operativní zpráva a pečlivě připravený plán se zboří. Na nadcházející pracovní den si neplánujete pevně výrazně víc než 60% času! Nechte si nějaký prostor na to, co přijde nečekaně! Na příští pracovní týden si takto neplánujte výrazně víc než 40% času! 5. Čekání na někoho Opakovaně někde sedíte a čekáte na někoho, kdo už tam měl dávno být. A když se zamyslíte, tak zjistíte, že se vám tohle stává u pořád těch stejných lidí. Samozřejmě, každý z nás někdy přijde někam pozdě, ale tady mluvíme o 4 pozdních příchodech z 5 domluvených schůzek s jedním člověkem. A vždy je to přibližně o stejně - 15, 20 i 30 minut. Tak tohle je váš zloděj času!! Jeho pravidelné zpoždění o stále stejnou dobu je pro něj už návykem, a tak vlastně pro něj jakoby v pořádku. Důrazně ale asertivně se ohraďte! Vyjádřete svůj pocit z jeho pozdního příchodu! A pokud to udělá příště znovu, tak na něj nečekejte!
6. Neumění říci ne Vedoucí pracovník neumí říci některým lidem NE, s čímkoli přijdou (kteří to ještě doplní hrozbou či prosbou či manipulativní lichotkou), tak kývne na to, že to pro ně udělá. Pokud je tohle často, tak se snadno stane, že ostatní začnou tohoto povahového rysu manažera - pomocníka zneužívat a on pak nemůže vůbec stihnout svoji práci! Je zřejmě nějakou dobu oceňován a oblíben za svoji pomocnou ruku nabízenou všem, nakonec ale tato snaha končí jeho vyčerpáním nebo vyhazovem! Najděte příčiny, proč neumíte říci ne (např. Malé sebevědomí, výchova, strach o ztrátu obliby atd.) A pracujte na ní! Je normální a dospělé občas říkat ne a necítit žádnou vinu! 7. Odkládání Prostě se vám do nějaké nepříjemné, něčím bolestivé činnosti nechce, a tak ji odkládáte a odkládáte a... Někdy se stane zvláštní úkaz, že věc je tak dlouho odkládaná, až ji vlastně už nikdo nechce a nepřinese to žádný trest či jiný nepříjemný důsledek. Tak nějak, lidově řečeno to vyhnije. V dnešním překotném světě obchodu se to skutečně stává, ale samozřejmě mnohem častější výsledek odkládání je, že se úkol stane těžším a hůře zvladatelným, než byl původně. A tak na poslední chvíli manažeři předvádějí divy udatnosti a zpracovávají potřebnou analýzu, prezentaci či nový systém odměňování po nocích a víkendech. Právě proto, že je vám něco nepříjemné, tak tomu dejte přednost před jinými činnostmi. Začněte s tím jako s prvním úkolem a dopředu si sami pro sebe stanovte odměnu za splnění těžkého úkolu. 8. Nestanovování priorit Přistupovat k úkolům kvantitativně, tedy ke každému se stejným úsilím není manažerský přístup. Některé úkoly jsou důležitější, mají z povahy svých důsledků mnohem větší prioritu - dobrý manažer musí poznat klíčových 20 % svých činností, které mu tvoří 80 % celkového požadovaného výsledku. Tedy přistupovat kvalitativně, určit si ty hlavní věci a ty pak dělat přednostně a se 100% nasazením. Přesně si pojmenujte svoji prioritu na každý den, týden, měsíc a rok. Všechny ostatní úkoly musejí být zpracovávány až po ní. Alespoň 1x měsíčně si sami sebe kontrolujte, jak své priority plníte! 9. Zbytečný perfekcionalismus Tento zloděj času je navazující na ten předchozí. Perfekcionalista se snaží každý úkol udělat na 100 % možného nasazení nepustím přece práci z ruky, dokud není perfektní! Ale 100% kvalita plnění úkolů dne není tou hlavní manažerskou prioritou tou je rychlost. Tedy konkrétně: vedoucí pracovník, který udělá za den 3 perfektně splněné úkoly (lépe to snad už opravdu nejde), není pro drtivou většinu dnešních firem zajímavý. ty chtějí, aby za stejný čas těch úkolů udělal 5! A to lze dosáhnout pouze tím, že si stanoví prioritní úkol ten udělá na 100 % a ostatní 4 na 80 % výkon a výsledek. I to je myšleno jako výsledek, který je uspokojivý pro jeho nadřízeného i klienta. 100% výsledek a kvalita práce je hodně drahá na čas a ne všechny úkoly to skutečně vyžadují. Určené priority (maximálně pětina vašich úkolů) dělejte na maximum možného. Všechny ostatní (tedy většinu) stačí zpracovat na 80 % - vyšší kvalitu stejně nikdo neocení!
10. Neproduktivní jednání Opět jsme u záměny dvou pojmů: Výkonnost a objektivita. Ten první je o počtu jednání, které manažer či obchodník vede a ten druhý pojem je o výsledcích, které to jednání přináší. Efektivita je samozřejmě cennější, nicméně i výkonnost je potřebná do určité míry - bez určitého množství jednání se výsledek nedá dosáhnout sebeefektivnějším způsobem. Tedy obchodní jednání, vyjednávání s nadřízeným či porady bez hmatatelného, jasného a měřitelného výsledku jsou zlodějem času. Vybírejte si k jednání lidi, témata a produkty se kterými máte šanci dojít k výsledku. Jednání pro čárku jsou zbytečná. 11. Špatné delegování Delegování je klíčová činnost každého manažera a pokud ji neprovádí, tak nemůže dlouhodobě obstát. Pokud vedoucí pracovník nedeleguje, tak základní otázkou je: chybí schopnost nebo ochota delegovat? Ten první případ je dost omezující záležitostí, manažer by měl dostat tréninkový program zaměřený na rozvíjení této schopnosti, a pokud ani po té nedojde ke změně, tak dojde zřejmě k výměně dané osoby za jinou. U neochoty delegovat je nutné zjistit příčiny neochoty (např. nikdo jiný to neudělá jako já nebo se manažer bojí, že ztratí svoji cenu pro firmu, když bude delegovat) a trvat na rozdělování práce na celý tým. Manažer deleguje, nebo není manažer! 12. Špatný odhad potřeby času na úkol Stále znovu a znovu se opakuje manažerovi situace, kdy jím odhadovaný čas na úkol vůbec nestačí, práce trvá mnohem déle a celý časový rozvrh se mu hroutí. Pokud je to častý jev, tak vedoucímu chybí odhad a úsudek, jeho růžové brýle se nepotkávají s realitou. Vysledujte, o kolik % času se nejčastěji (při odhadu potřeby času na úkol) mýlíte a příště si ho kalkulujte do prognózy předem! 13. Vynechávání růstových činností Někteří manažeři žijí jen dneškem, nezbývá čas nebo chuť se věnovat věcem, které jejich hodnotu (nebo hodnotu týmu, který vedou) budou zvyšovat do budoucna. Přes veškeré leckdy ďábelské tempo a požadavky doby je to nutnost. Firmy se vyvíjejí a manažeři, kteří se tomuto trendu nepřizpůsobí, bývají měněni za jiné. Tipy na rozvoj osobnosti manažera: interaktivní trénink, práce s interním nebo externím koučem, zaměření na zvyšování odborného či jazykového vzdělávání, nové relaxační a psychologické metody atd. Věnujte alespoň 10 hodin měsíčně svému rozvoji, i když to dnes není ještě naléhavé! 14. Nepoužívání plánovacích systémů Jistě existují manažeři s tak fantastickou pamětí, že desítky úkolů a provázanost jednotlivých projektů jsou schopni mít v hlavě a nepotřebují plánovací systémy. Je to ale tak malá část populace, že pro nás ostatní, normální smrtelníky je nutné systémy na řízení času používat. Výběr vychází z toho, co každý preferuje - papírový profesionální diář, mobilní telefon, notebook či výborná asistentka. Každý pracovní den by měl začít i skončit pohledem do diáře!
DESATERO DOBRÉHO MANAŽERA 1. Definujte si svůj postoj k času! 2. Najděte své zloděje času a bojujte s nimi! 3. Plňte si svoji skutečnou pracovní roli! 4. Něčeho se vzdejte, abyste zase něco získali! 5. Odměňujte se za zlepšení Vašeho time managementu! 6. Oddělujte soukromí a práci! 7. Efektivita je dělat jen ty správné věci! 8. Jen malá skupina věcí stojí za vaše 100% nasazení! 9. Kdo chce vyhovět všem, nevyhoví nakonec nikomu! 10. Nezapomínejte, že cesta je víc než cíl!