KNIHA JÍZD 2005 Professional Uživatelská příručka
1. vydání, březen 2005 - verze programu 5.0.2.0 (Professional) Upozornění Informace obsažené v tomto dokumentu mohou být změněny bez předchozího upozornění. Jména a příjmení uvedená v tomto dokumentu jsou smyšlená a podobnost s realitou je pouze náhodná. Společnost E-VISION neposkytuje žádné záruky týkající se tohoto dokumentu včetně, ale ne výlučně, odvozených záruk prodejnosti a vhodnosti pro konkrétní účel. Společnost E-VISION nezodpovídá za chyby v tomto dokumentu či za následné škody v souvislosti s doručením, funkcí nebo použitím tohoto materiálu. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být kopírována, reprodukována nebo přeložena do jiného jazyka bez předchozího písemného souhlasu společnosti E-VISION. Terminologie a symboly Symbol > označuje přechod na další softwarovou položku. Například: Klepnutím na tlačítko Start > Programy > E-VISION > Kniha jízd 2005 Professional > Nápověda zobrazíte nápovědu k programu. Informace o ochranných známkách Microsoft a Windows jsou registrované ochranné známky společnosti Microsoft Corporation. Adobe a Acrobat jsou registrované ochranné známky společnosti Adobe Systéme Incorporated. Copyright 2003-2005 E-VISION s.r.o. Všechna práva vyhrazena 2
Uživatelská příručka Obsah Začínáme 6 Úvod do aplikace Kniha jízd 2005 Professional 6 Panely nástrojů 6 Oblast záznamů 7 Práce s klávesovými zkratkami 7 Práce s programem Kniha jízd 2005 Professional 9 Nastavení firmy 9 Seznam řidičů 10 Vložení nového řidiče 10 Úprava řidiče 10 Odstranění řidiče 11 Seznam vozidel 11 Vložení nového vozidla 11 Úprava vozidla 12 Odstranění vozidla 12 Seznam jízd 12 Vložení nové jízdy 12 Úprava jízdy 14 Odstranění jízdy 16 Vzorové jízdy 18 Vložení nové vzorové jízdy 18 Úprava vzorové jízdy 18 Odstranění vzorové jízdy 18 Přidání jízdy do vzorových jízd 19 Vložení vzorové jízdy do aktuální jízdy 19 Ostatní náklady 19 Vložení nové položky ostatních nákladů 19 Úprava položky ostatních nákladů 22 3
Odstranění položky ostatních nákladů 22 Seznam nákupů PHM 22 Vložení nového nákupu PHM 22 Úprava nákupu PHM 23 Odstranění nákupu PHM 23 Seznam cestovních příkazů 23 Vložení nového cestovního příkazu 23 Úprava cestovního příkazu 25 Vyúčtování cestovního příkazu 25 Odstranění cestovního příkazu 26 Seznam příkazů k jízdě 26 Vložení nového příkazu k jízdě 26 Úprava příkazu k jízdě 27 Odstranění příkazu k jízdě 27 Jízdy pro generátor 28 Vložení jízdy pro generátor 28 Úprava jízdy pro generátor 29 Odstranění jízdy pro generátor 30 Přesun jízdy pro generátor nahoru nebo dolů 30 Generátor jízd 30 Generování jízd 30 Odstranění generovaných jízd 31 Silniční daň 31 Zálohy na silniční daň 31 Zpracování silniční daně za rok 31 CCS karty 32 Přiřazení CCS karet vozidlům 32 Import záznamů CCS karty 33 Tachometr 33 Náhrady 34 Informace o sazbách 35 4 Sazby základních náhrad 35 Ceny pohonných hmot 35 Sazby stravného 35 Silniční daň (osobní vozidla) 35 Silniční daň (nákladní vozidla) 35 Filtrace záznamů 35 Vytvoření filtru 36 Zrušení filtru 36 Seskupení záznamů 36
Vytvoření seskupení 36 Zrušení seskupení 37 Tisk 37 Tisk záznamů 37 Náhled před tiskem 37 Číselníky 38 Vložení nové položky číselníku 39 Úprava položky číselníku 39 Odstranění položky číselníku 39 Termíny 39 Termíny pro řidiče 39 Termíny pro vozidla 40 Export 40 Nastavení aplikace 40 Obecné 40 Náhrady 41 Zpracování více firem 41 Nová kniha jízd 41 Otevření knihy jízd 41 Uložení knihy jízd 41 Rejstřík 43 5
Začínáme Úvod do aplikace Kniha jízd 2005 Professional Rozhraní programu Kniha jízd 2005 Professional je rozděleno do čtyř hlavních oblastí: Panely nástrojů: Panely nástrojů umožňují rychle provádět obvyklé činnosti bez používání příkazů v nabídkách. Oblast záznamů: Oblast záznamů zobrazuje vložené údaje ve formě tabulky. Stavový řádek: Stavový řádek zobrazuje další aktuální informace o aplikaci. Následující obrázek znázorňuje oblasti rozhraní popisované v této příručce: Panely nástrojů Oblast záznamů Stavový řádek Panely nástrojů Panely nástrojů programu Kniha jízd 2005 Professional umožňují rychle provádět obvyklé činnosti. Představují alternativu k používání příkazů v nabídkách. Chcete-li zobrazit nebo skrýt panel nástrojů, klepněte na nabídku Zobrazit, přejděte na příkaz Panely nástrojů a klepněte na název panelu, který chcete zobrazit nebo skrýt. Vedle názvů aktuálně zobrazených panelů nástrojů se zobrazí zaškrtnutí. Následující obrázek znázorňuje panely nástrojů programu Kniha jízd 2005 Professional: Panel nabídek Standardní panel nástrojů 6
Oblast záznamů V oblasti záznamů hráčů se zobrazují vložené údaje příslušných tabulek (jízdy, řidiči, vozidla, ). Přesunutím myši nad pravý okraj popisky sloupce a táhnutím myši zvětšíte nebo zmenšíte šířku sloupce. Přesunutím myši nad pravý okraj popisky sloupce a dvojitým kliknutím rychle za sebou přizpůsobíte sířku sloupce jeho obsahu. Stisknutím tlačítka myši nad popiskem sloupce a táhnutím do stran přesunete sloupec na požadovanou pozici. Kliknutím na položku v panelu nabídek Zobrazit > Položky přidáte nebo odstraníte jednotlivé sloupce záznamů. Kliknutím na položku v panelu nabídek Zobrazit > Součty zobrazíte nebo skryjete součty položek. Filtraci položek provedete stiknutím tlačítka na pravé straně popisky sloupce (viz Filtrace záznamů str. 35). Seskupení položek provedete přetáhnutím popisky sloupce do oblasti seskupení (viz Seskupení záznamů str. 36). Více záznamů v bloku vyberete označením prvního záznamu výběru, stiknutím klávesy SHIFT a označením posledního záznamu výběru. Více samostatných záznamů vyberete označením prvního záznamu, stisknutím klávesy CTRL a postupným označováním daných záznamů. Kliknutím na položku v panelu nabídek Úpravy > Vybrat vše vyberete všechny záznamy v oblasti záznamů. Kliknutím na položku v panelu nabídek Úpravy > Zrušit výběr zrušíte výběr záznamů. Práce s klávesovými zkratkami V programu Kniha jízd 2005 Professional jsou k dispozici různé typy klávesových zkratek. Pomocí klávesových zkratek můžete rychle provádět mnoho obvyklých činností. Mezi poli v dialogových oknech můžete přecházet klávesou TAB. Stiskem klávesy TAB přejdete na další pole v dialogovém okně, stiskem kláves SHIFT+TAB přejdete na předchozí pole. V následující tabulce jsou uvedeny činnosti, které můžete provádět pomocí klávesových zkratek: Činnost Zobrazení nápovědy Seznam jízd Seznam nákupů PHM Ostatní náklady Cestovní příkazy Příkazy k jízdě Seznam řidičů Seznam vozidel Klávesová zkratka F1 F5 F6 F7 F8 F9 F3 F4 7
Nový záznam Odstranit záznam Upravit záznam První záznam Poslední záznam Vybrat všechny záznamy Trasa - vložit domovskou obec Trasa - vložit nový cíl Trasa - odstranit cíl Tisk Náhled Insert Delete Enter Home End CTRL + A CTRL + Home CTRL + Insert CTRL + Delete CTRL + P CTRL + ALT + P 8
Práce s programem Kniha jízd 2005 Professional Nastavení firmy Jako první krok je potřeba nastavit informace o firmě (fyzické osobě). Postup zobrazení nastavení firmy: Vyberte z panelu nabídek Kniha jízd > Nastavení firmy. Zobrazí se následující dialog: Název firmy IČO, DIČ Adresa a ostatní údaje Vyberte příslušnou záložku a zadejte všechny potřebné údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Poznámka: Položka Finanční úřad v, ve, pro v záložce Ostatní slouží ke zpracování silniční daně. Název včetně dodatku se vygeneruje automaticky po zadání údajů do oblasti Fyzická osoba nebo Právnická osoba. Domovská obec slouží pro zrychlení zadávání výchozího místa. 9
Seznam řidičů V aplikaci Kniha jízd 2005 Professional musíte mít vytvořeného nejméně jednoho řidiče. Postup zobrazení seznamu řidičů: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Řidiči, nebo klikněte na tlačítko Řidiči ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka řidičů. Vložení nového řidiče Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Nový záznam, nebo klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zobrazí se následující dialog: Základní údaje Adresa Zadejte všechny potřebné údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Poznámka: Iniciály můžete použít při tisku knihy jízd, pokud budete potřebovat ušetřit místo pro jiné položky 10 Úprava řidiče Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Pokud změníte hodnotu položky Jméno a příjmení, dojde ke změně jména i ve všech jízdách.
Odstranění řidiče Označte jeden nebo více záznamů a vyberte z panelu nabídek Záznamy > Odstranit záznam, nebo klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam. Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Seznam vozidel V aplikaci Kniha jízd 2005 Professional musíte mít vytvořené nejméně jedno vozidlo. Postup zobrazení seznamu vozidel: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Vozidla, nebo klikněte na tlačítko Vozidla ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka vozidel. Vložení nového vozidla Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Nový záznam, nebo klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zobrazí se následující dialog: Základní údaje Řidič, vlastnictví, kategorie PHM Tachometr Zadejte všechny potřebné údaje. Položku Spotřeba (dle TP) spočítejte aritmetickým průměrem hodnot uvedených v technickém průkazu vozidla, nebo zadejte hodnoty v záložce Technické údaje, obecné a klepněte na tlačítko Vypočítat průměrnou spotřebu. 11
Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno Poznámka: Obvyklý řidič se automaticky dosadí po výběru vozidla v zadávání jízd. Kliknutím na tlačítko Typ vozidla si můžete vybrat z předdefinovaných typů. Pokud chcete zpracovávat silniční daň, je nutné vyplnit záložky Technické údaje a Silniční daň. Úprava vozidla Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno Pokud změníte hodnotu položky SPZ, dojde ke změně SPZ i ve všech jízdách Odstranění vozidla Označte jeden nebo více záznamů a vyberte z panelu nabídek Záznamy > Odstranit záznam, nebo klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam. Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno Seznam jízd Seznam jízd je hlavní položkou programu Kniha jízd 2005 Professional. Postup zobrazení seznamu jízd: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Vozidla, nebo klikněte na tlačítko Vozidla ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka vozidel Vložení nové jízdy Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Nový záznam, nebo klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zobrazí se následující dialog: 12
Časové údaje Informace o jízdě Trasa Tachometr, vzdálenost Náhrady Zadejte všechny potřebné údaje. Tlačítkem Vložit ze vzorových vložíte jízdu ze seznamu vzorových jízd (viz Vložení vzorové jízdy do aktuální jízdy str. 19). Trasa se vkládá po jednotlivých cílech (město, ulice, ). Položku trasy vložíte tlačítkem Vložit nový cíl a napsáním názvu cíle. Jedná-li se o město, u kterého si přejete použít funkci automatického výpočtu vzdálenosti, klikněte na tlačítko Vyhledat obec, a obec vyberte ze seznamu. Pokud chcete vypočítat vzdálenost trasy v km, stiskněte tlačítko Vypočítat km. Pokud nezadáte celkovou vzdálenost, ale znáte stav tachometru na konci jízdy, zadejte stav tachometru a program automaticky vypočítá vzdálenost. Tlačítkem Přepočítat náhrady se v závislosti na počtu km a dnů spočítají náhrady na km a za PHM. Chcete-li vložit jiné náhrady (nocležné, nákup dálniční známky, ), zadejte je do položky Ostatní náhrady, nebo použijte Cestovní příkazy nebo Ostatní náklady. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno Poznámka: Zaokrouhlování náhrad můžete změnit v Nastavení. Funkce Vypočítat km funguje pouze, pokud vyberete obec ze seznamu obcí. Klepnutím na tlačítko Přidat nákup PHM můžete z jízdy zadat čerpání PHM. Klepnutím na tlačítko Vytvořit cestovní příkaz můžete z jízdy vytvořit cestovní příkaz. Klepnutím na tlačítko Vytvořit příkaz k jízdě můžete z jízdy vytvořit příkaz k jízdě. Zadáním hodnot v záložce Automatické hodnoty se při dalším vytovření jízdy automaticky vloží zadané hodnoty. Náhrady za km se počítají pouze u soukromých vozidel. 13
Úprava jízdy Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. 14
Po úpravě jízdy je potřeba přepočítat tachometr (viz. Generátor jízd Tuto funkci využijete, potřebujete-li zrekonstruovat knihu jízd, nebo si usnadnit vkládání pravidelných jízd. Vyberte z panelu nabídek Nástroje > Generátor jízd. Zobrazí se následující dialog: Datum, vozidlo Generování jízd Nechcete-li, aby generátor vkládal jízdy do dnů, které jste již zadali ručně, zaškrtněte položku Rezervovat dny zadané ručně. Zvolte interval a vozidlo, pro které se mají jízdy generovat. Hodnoty generovat po x dnech a generovat navíc x dnů slouží ke zpřesnění generování jízd podle nákupů PHM. Program zpracovává v jednom kroku zadaný počet dnů. Zadáním vyšších hodnot se generování zpřesní, ale zároveň i zpomalí. Stiskněte tlačítko Generovat. Generátor nejprve vygeneruje jízdy, které nezávisí na nákupech PHM a poté vloží jízdy, u kterých byla zaškrtnuta volba podle nákupů PHM. Jednotlivé jízdy generuje s prioritou rovnou pořadí záznamů v tabulce (viz Přesun pro generátor nahoru nebo dolů str.30) Odstranění generovaných jízd Zvolte interval a vozidlo, pro které se mají generované jízdy odstranit. Stiskněte tlačítko Odstranit generované. Všechny ručně zadané jízdy zůstanou zachovány. Silniční daň 15 Program Kniha jízd 2005 Professional umožňuje zpracovat přiznání k silniční daňi
Odstranění jízdy Označte jeden nebo více záznamů a vyberte z panelu nabídek Záznamy > Odstranit záznam, nebo klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam. Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. 16
Po odstranění jízdy je potřeba přepočítat tachometr (viz. Generátor jízd Tuto funkci využijete, potřebujete-li zrekonstruovat knihu jízd, nebo si usnadnit vkládání pravidelných jízd. Vyberte z panelu nabídek Nástroje > Generátor jízd. Zobrazí se následující dialog: Datum, vozidlo Generování jízd Nechcete-li, aby generátor vkládal jízdy do dnů, které jste již zadali ručně, zaškrtněte položku Rezervovat dny zadané ručně. Zvolte interval a vozidlo, pro které se mají jízdy generovat. Hodnoty generovat po x dnech a generovat navíc x dnů slouží ke zpřesnění generování jízd podle nákupů PHM. Program zpracovává v jednom kroku zadaný počet dnů. Zadáním vyšších hodnot se generování zpřesní, ale zároveň i zpomalí. Stiskněte tlačítko Generovat. Generátor nejprve vygeneruje jízdy, které nezávisí na nákupech PHM a poté vloží jízdy, u kterých byla zaškrtnuta volba podle nákupů PHM. Jednotlivé jízdy generuje s prioritou rovnou pořadí záznamů v tabulce (viz Přesun pro generátor nahoru nebo dolů str.30) Odstranění generovaných jízd Zvolte interval a vozidlo, pro které se mají generované jízdy odstranit. Stiskněte tlačítko Odstranit generované. Všechny ručně zadané jízdy zůstanou zachovány. Silniční daň 17 Program Kniha jízd 2005 Professional umožňuje zpracovat přiznání k silniční daňi
Vzorové jízdy Vkládáte-li často stejné nebo velmi podobné jízdy, můžete si práci urychlit pomocí vzorových jízd. Postup zobrazení seznamu jízd: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Vzorové jízdy, nebo klikněte na tlačítko Vzorové jízdy ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka vzorových jízd Vložení nové vzorové jízdy Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Nový záznam, nebo klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zobrazí se následující dialog: Informace o jízdě Trasa Vzdálenost Zadejte všechny potřebné údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno Úprava vzorové jízdy Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Odstranění vzorové jízdy 18 Označte jeden nebo více záznamů a vyberte z panelu nabídek Záznamy > Odstranit záznam, nebo klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam.
Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Přidání jízdy do vzorových jízd V okně vložení nebo úpravy jízdy klikněte na tlačítko Přidat ke vzorovým. Jízda se přidá do seznamu vzorových jízd. Vložení vzorové jízdy do aktuální jízdy V okně vložení nebo úpravy jízdy klikněte na tlačítko Vložit ze vzorových. Vyberte vzorovou jízdu a klepněte na tlačítko Vložit do jízdy. Ostatní náklady Ostatní náklady lze vkládat ručně nebo je importovat z výpisů CCS (viz CCS karty str. 32). Postup zobrazení seznamu ostatních nákladů: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Ostatní náklady, nebo klikněte na tlačítko Ostatní náklady ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka ostatních nákladů. Vložení nové položky ostatních nákladů Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Nový záznam, nebo klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zobrazí se následující dialog: Časové údaje Ostatní údaje Cenové údaje 19
Zadejte všechny potřebné údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. 20
Poznámka: Popis typu Silniční daň (záloha) slouží ke zpracování záloh k silniční dani (viz. Číselníky Cestovní příkazy a příkazy k jízdě lze číslovat automaticky pomocí číselníků. Postup zobrazení číselníků: Vyberte z panelu nabídek Nástroje > Číselníky. Zobrazí se následující dialog: Polo Vložení nové položky číselníku Klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zadejte všechny potřebné údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Poznámka: Položka počet nul představuje pevný počet čísel. Úprava položky číselníku Klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Odstranění položky číselníku Klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam. 21
Úprava položky ostatních nákladů Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Odstranění položky ostatních nákladů Označte jeden nebo více záznamů a vyberte z panelu nabídek Záznamy > Odstranit záznam, nebo klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam. Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Seznam nákupů PHM Nákupy PHM lze vkládat ručně nebo je importovat z výpisů CCS. Postup zobrazení seznamu nákupů PHM: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Nákupy PHM, nebo klikněte na tlačítko Nákupy PHM ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka nákupu PHM. Vložení nového nákupu PHM Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Nový záznam, nebo klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zobrazí se následující dialog: Časové údaje Ostatní údaje Cenové údaje 22 Zadejte všechny potřebné údaje.
Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Poznámka: Z položek Cena / litr, Množství a Cena celkem stačí vyplnit pouze dvě. Zbývající položku automaticky dopočítáte pomocí tlačítka Dopočítat hodnotu. Úprava nákupu PHM Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Pokud změníte hodnotu položky Cena celkem, použijte funkci Přepočítat náhrady (viz. Náhrady str.34). Odstranění nákupu PHM Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Odstranit záznam, nebo klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam. Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Použijte funkci Přepočítat náhrady (viz. Náhrady str.34). Seznam cestovních příkazů Postup zobrazení seznamu cestovních příkazů: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Cestovní příkazy, nebo klikněte na tlačítko Cestovní příkazy ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka cestovních příkazů. Vložení nového cestovního příkazu Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Nový záznam, nebo klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. 23
Zobrazí se následující dialog: Základní údaje Údaje o trase Základní údaje Dopravní prostředek Zaměstnanci Zadejte všechny potřebné údaje. Klepnutím na tlačítko Náhled nebo Tisk můžete vytisknout základní údaje, popřípadě celý cestovní příkaz (i např. včetně prázdnéhé tabulky vyúčtování). Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. 24
Poznámka: Klepnutím na tlačítko Vložit domovskou obec vložíte obec, která je uložena v Nastavení firmy. Klepnutím na tlačítko Vložit informace z jízdy vyberte jízdu a klepněte na tlačítko OK. Klepnutím na tlačítko Vygenerovat z číselníků vložíte další pořadové číslo cestovního příkazu podle daného datumu v záložce Trasa. Úprava cestovního příkazu Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Vyúčtování cestovního příkazu Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Pro přesun základních údajů do vyúčtování klepněte na tlačítko Vyúčtovat. Pro zobrazení vyúčtování klepněte na záložku Vyúčtování. Zobrazí se následující dialog: Základní údaje Vyúčtování Celkem Zadejte všechny potřebné údaje. Klepnutím na tlačítko Náhled nebo Tisk můžete vytisknout samotné vyúčtování, popřípadě celý cestovní příkaz. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. 25
Poznámka: Zadáním počtu km se automaticky spočítá náhrada za km a spotřebované množství PHM. Klepnutím na tlačítko položky Kč/lit. vložíte cenu PHM za litr z nákupů PHM. Odstranění cestovního příkazu Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Odstranit záznam, nebo klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam. Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Seznam příkazů k jízdě Postup zobrazení seznamu příkazů k jízdě: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Příkazy k jízdě, nebo klikněte na tlačítko Příkazy k jízdě ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka příkazů k jízdě. Vložení nového příkazu k jízdě Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Nový záznam, nebo klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zobrazí se následující dialog: Základní údaje Údaje o trase 26
Základní údaje Dopravní prostředek Zaměstnanci Tachometr Zadejte všechny potřebné údaje. Klepnutím na tlačítko Náhled nebo Tisk můžete vytisknout příkaz k jízdě. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Poznámka: Klepnutím na tlačítko Vložit domovskou obec vložíte obec, která je uložena v Nastavení firmy. Klepnutím na tlačítko Vložit informace z jízdy vyberte jízdu a klepněte na tlačítko OK. Klepnutím na tlačítko Vygenerovat z číselníků vložíte další pořadové číslo příkazu k jízdě podle daného datumu. Úprava příkazu k jízdě Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Odstranění příkazu k jízdě Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Odstranit záznam, nebo klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam. Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. 27
Jízdy pro generátor Seznam jízd pro generátor obsahuje důležité údaje, pomocí kterých můžete zrekonstruovat knihu jízd (viz Generátor jízd str.30). Postup zobrazení seznamu jízd: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Jízdy pro generátor, nebo klikněte na tlačítko Jízdy pro generátor ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka jízd pro generátor Vložení jízdy pro generátor Stiskněte tlačítko Nový záznam v panelu nástrojů. Zobrazí se následující dialog: Informace o jízdě Trasa Vzdálenost Časové údaje Typ generování 28 Zadejte všechny potřebné údaje.
Položka Aktivní zahrne jízdu do generování Položka Náhodná trasa umožní výběr okresů a filtraci obcí podle počtu obyvatel. Generátor náhodně vybírá obce podle zadaných kritérií. Položka Celková vzdálenost + km simuluje popojíždění po městě. Generátor náhodně zvýší hodnotu km o číslo do maxima zadané hodnoty. Položka Rezervovat celý den znemožní generátoru vložení další jízdy do stejného dne Položky Dny v týdnu obsahují dny, které budou pro generování použity. Chcete-li vložit jízdu přesto, že den je státním svátkem, zaškrtněte položku Svátky Položky Den od-do definují interval dnů v měsíci, pro které bude generování probíhat (např. 1. - 10. dne v měsíci). Položky Počet jízd definují minimální a maximální počet jízd, které generátor vytvoří. Výběrem Vždy v dané dny v týdnu generátor vytvoří jízdu každý den definovaný intervaly Dny v týdnu a Den od-do. Výběrem Vždy v dané dny generátor vytvoří jízdu každý den definovaný v položce Datum (seznam). Více datumů oddělujte čárkou. Výběrem Prvních dnů v měsíci a zadáním položky Prvních x dnů generátor vytvoří jízdu dle zadaného intervalu Dny v týdnu, Den od-do a Prvních x dnů (např. potřebujete vygenerovat jízdy vždy první pracovní den v měsíci. Vyberte pondělí - pátek a do Prvních x dnů zadejte 1). Výběrem Za měsíc generátor vytvoří jízdu v náhodný den definovaný intervaly Dny v týdnu, Den od-do a Počet jízd. Hodnota Měsíců x určuje, v jakém intervalu měsíců má generování probíhat (např. potřebujete vygenerovat 3 5 jízd za 3 měsíce. Zadejte Počet jízd 3 5 a do položky Měsíců zadejte 3). Výběrem Za týden generátor vytvoří jízdu v náhodný den definovaný intervaly Dny v týdnu, Den od-do a Počet jízd. Hodnota Týdnů x určuje, v jakém intervalu týdnů má generování probíhat (např. potřebujete vygenerovat 1 2 jízdy za 2 týdny. Zadejte Počet jízd 1 2 a do položky Týdnů zadejte 2). Výběrem Podle nákupů PHM generátor vytvoří jízdu na základě zapsaných nákupů PHM. Generátor kontroluje počet litrů PHM v nádrži a nedovolí hodnoty menší než nula a větší, než je objem nádrže. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno Úprava jízdy pro generátor Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. 29
Odstranění jízdy pro generátor Stiskněte tlačítko Odstranit záznam v panelu nástrojů. Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Přesun jízdy pro generátor nahoru nebo dolů Generátor zpracovává jízdy v pořadí, v kterém jsou uvedeny. Pokud chcete zvýšit nebo snížit prioritu generování u dané jízdy pro generátor, použijte následující postup: Stiskněte tlačítko Přesunout nahoru nebo Přesunout dolů v panelu nástrojů. Vybraný záznam se přesune o jednu pozici nahoru nebo dolů. Generátor jízd Tuto funkci využijete, potřebujete-li zrekonstruovat knihu jízd, nebo si usnadnit vkládání pravidelných jízd. Vyberte z panelu nabídek Nástroje > Generátor jízd. Zobrazí se následující dialog: Datum, vozidlo Generování jízd Nechcete-li, aby generátor vkládal jízdy do dnů, které jste již zadali ručně, zaškrtněte položku Rezervovat dny zadané ručně. Zvolte interval a vozidlo, pro které se mají jízdy generovat. 30
Hodnoty generovat po x dnech a generovat navíc x dnů slouží ke zpřesnění generování jízd podle nákupů PHM. Program zpracovává v jednom kroku zadaný počet dnů. Zadáním vyšších hodnot se generování zpřesní, ale zároveň i zpomalí. Stiskněte tlačítko Generovat. Generátor nejprve vygeneruje jízdy, které nezávisí na nákupech PHM a poté vloží jízdy, u kterých byla zaškrtnuta volba podle nákupů PHM. Jednotlivé jízdy generuje s prioritou rovnou pořadí záznamů v tabulce (viz Přesun jízdy pro generátor nahoru nebo dolů str.30) Odstranění generovaných jízd Zvolte interval a vozidlo, pro které se mají generované jízdy odstranit. Stiskněte tlačítko Odstranit generované. Všechny ručně zadané jízdy zůstanou zachovány. Silniční daň Program Kniha jízd 2005 Professional umožňuje zpracovat přiznání k silniční daňi pro rok 2005 a pro všechna předchozí období. Zálohy na silniční daň Ke správnému zpracování silniční daně je nutné do programu vložit zaplacení záloh. Postup zobrazení seznamu ostatních nákladů: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Ostatní náklady, nebo klikněte na tlačítko Ostatní náklady ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka ostatních nákladů. Vyberte z panelu nabídek Záznamy > Nový záznam, nebo klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zadejte Datum, v položce Popis vyberte Silniční daň (záloha) a do položky Cena zadejte zálohu v Kč. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Zpracování silniční daně za rok Vyberte z panelu nabídek Nástroje > Silniční daň. Zobrazí se následující dialog: 31
Zpracování silniční daně Zálohy a vyúčtování Vyberte rok, pro který chcete silniční daň zpracovat. V tabulce Na zálohách zaplaceno poplatníkem se zobrazí zaplacené zálohy. Vyberte vozidla, pro která chcete silniční daň zpracovat. Klepněte na Generovat. Výsledné přiznání k silniční dani můžete vytisknout klepnutím na Náhled nebo Tisk. CCS karty Pokud vlastníte CCS kartu a dostáváte výpisy na disketě, můžete tyto údaje importovat do nákupů PHM a ostatních nákladů. Přiřazení CCS karet vozidlům V případě, že CCS karta není vedena na SPZ, je možné přiřadit CCS karty k jednotlivým vozidlům ručně. Postup přiřazení CCS karty vozidlům: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Vozidla, nebo klikněte na tlačítko Vozidla ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka vozidel. Vyberte požadované vozidlo a vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Přejděte na záložku CCS karty, Obecné. Klepněte na tlačítko Přidat záznam a zadejte číslo CCS karty. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. 32
Import záznamů CCS karty Vyberte z panelu nabídek Import > CCS. Zobrazí se následující dialog: Seznam operací CCS Klepněte na tlačítko Načíst ze souboru a vyberte požadovaný soubor. V tabulce se zobrazí seznam operací CCS karet. Klepněte na tlačítko Přiřadit k vozidlům. Program automaticky přiřadí karty k vozidlům. Pokud nebyly některé položky přiřazeny, zkontrolujte, zda program obsahuje dané vozidlo, popř. zda byla vozidlu přiřazena CCS karta. Klepněte na Importovat. Nákupy PHM budou přídány do seznamu nákupů PHM a ostatní položky budou přidány do seznamu ostatních nákladů. Import ukončíte stisknutím tlačítka Zavřít. Pro další import opakujte předchozí kroky. Tachometr Tuto funkci využijete, potřebujete-li přepočítat stav tachometr u vložených jízd. Vyberte z panelu nabídek Nástroje > Přepočítat > Tachometr. Zobrazí se následující dialog: 33
Datum, vozidlo Hodnoty tachometru Typ přepočítávání Zadejte časový interval a vozidlo, pro které se má tachometr přepočítat. Zvolte přepočítávání Od začátku, pokud znáte hodnotu tachometru na začátku období Zvolte přepočítávání Od konce, pokud znáte hodnotu tachometru na konci období Zadejte hodnotu tachometru Pokud jste zadávali soukromé jízdy, zvolte Dle km (obsahuje soukromé jízdy). Pokud jste soukromé jízdy nezadávali, tzn. zadávali jste ručně stav tachometru před jízdou, zvolte Dle tachometru. Vše potvrďte stisknutím tlačítka Přepočítat. Okno zavřete stisknutím tlačítka Zavřít Náhrady Tuto funkci využijete, potřebujete-li přepočítat náhrady a stav nádrže (verze Professional) u vložených jízd. Vyberte z panelu nabídek Nástroje > Přepočítat > Náhrady. Zobrazí se následující dialog: Datum, vozidlo Zjištěné nedostatky 34
Zadejte časový interval a vozidlo, pro které se mají náhrady přepočítat. Vše potvrďte stisknutím tlačítka Přepočítat. Okno zavřete stisknutím tlačítka Zavřít Poznámka: V okně zjištěné nedostatky se zobrazí např. informace o tom, že k jízdě chybí nákup PHM. Informace o sazbách Program obsahuje aktualizované tabulky sazeb od roku 1996 do současnosti. Sazby si můžete libovolně upravovat. Sazby základních náhrad Sazby za 1 km stanovené státem pro soukromá vozidla používaná k firemním účelům Vyberte z panelu nabídek Informace > Sazby základních náhrad. Ceny pohonných hmot Průměrné ceny za 1 litr PHM stanovené státem Vyberte z panelu nabídek Informace > Ceny PHM. Sazby stravného Sazby dle počtu hodin stanovené státem Vyberte z panelu nabídek Informace > Sazby stravného. Silniční daň (osobní vozidla) Sazby silniční daně pro osobní vozidla Vyberte z panelu nabídek Informace > Silniční daň (osobní vozidla). Silniční daň (nákladní vozidla) Sazby silniční daně pro nákladní vozidla Vyberte z panelu nabídek Informace > Silniční daň (nákladní vozidla). Filtrace záznamů V aplikaci Kniha jízd 2005 je nový způsob filtrace záznamů. Filtrovat je možno podle libovolných kritérií a jednotlivé filtry lze navzájem kombinovat. 35
Vytvoření filtru Stiskněte tlačítko Filtr vedle popisky sloupce. Z nabídky vyberte konkrétní položku pro rychlé filtrování (vhodné například pro filtrování podle SPZ vozidla). Pokud chcete filtrovat podle jiných kritérií, než jsou v nabídce, vyberte (Vlastní ) pro pokročilé filtrování. Zobrazí se následující dialog: Název položky Filtr Vyberte kritéria a hodnoty filtru a stiskněte tlačítko OK. Pro zpřesnění filtrace můžete tento postup opakovat pro libovolné položky. Zrušení filtru Stiskněte tlačítko Filtr vedle popisky sloupce. Z nabídky vyberte položku (Všechny). Seskupení záznamů V aplikaci Kniha jízd 2005 Professional přibyla nová funkce seskupování záznamů. Seskupení umožnuje přehlednější zobrazení záznamů. Seskupování i filtrace lze navzájem kombinovat. Seskupovat lze podle více položek najednou. Vytvoření seskupení Přetáhněte popisku sloupce do oblasti seskupení záznamů. Postup seskupení: 36
Pro zpřesnění seskupení můžete tento postup opakovat pro libovolné položky. Zrušení seskupení Přetáhněte popisku sloupce z oblasti seskupení záznamů zpět mezi popisky sloupců. Tisk V aplikaci Kniha jízd 2005 je nový způsob tisku záznamů. Tiskne se vždy přesně to, co vidíte v aktuální oblasti záznamů. K upřesnění tisku položek záznamů je nutné použít filtrace záznamů (viz Filtrace záznamů str. 35), zobrazení/skrytí položek. Podporovány jsou všechny tiskárny, pro které máte k dispozici ovladače pro Váš operační systém. Lze použít jehličkové, inkoustové i laserové tiskárny. Podporované formáty papíru jsou A4 a A3. Tisk záznamů Použijte filtry na záznamy dle Vašich požadavků (viz Filtrace záznamů str. 35). Pomocí nabídky Zobrazit > Položky vyberte položky, které chcete tisknout. Roztáhněte položky do požadované šířky. Vyberte z panelu nabídek Kniha jízd > Tisk, nebo klikněte na tlačítko Tisk ve standardním panelu. Náhled před tiskem Pokud si nejste jisti, že tisknutý výsledek bude přesně vypadat podle Vašich představ, můžete výsledek zkontrolovat ještě před samotným tiskem. Vyberte z panelu nabídek Kniha jízd > Náhled, nebo klikněte na tlačítko Náhled ve standardním panelu. Zobrazí se následující dialog: 37
Upravte táhnutím okraje papíru. Zkontrolujte, zda jsou všechny položky zobrazeny na jedné stránce. Pokud ne, zavřete okno náhledu, nebo změňte velikost nebo orientaci papíru pomocí nabídky Soubor > Vzhled stránky. Pokud chcete tisknout, stiskněte tlačítko Tisk. Náhled zavřete stisknutím tlačítka Zavřít. Číselníky Cestovní příkazy a příkazy k jízdě lze číslovat automaticky pomocí číselníků. Postup zobrazení číselníků: Vyberte z panelu nabídek Nástroje > Číselníky. Zobrazí se následující dialog: Položky číselníků 38
Vložení nové položky číselníku Klikněte na tlačítko Nový záznam v panelu Záznam. Zadejte všechny potřebné údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Poznámka: Položka počet nul představuje pevný počet čísel. Úprava položky číselníku Klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Upravte údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Odstranění položky číselníku Klikněte na tlačítko Odstranit záznam v panelu Záznam. Potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Termíny Program za Vás automaticky hlídá termíny pro řidiče nebo vozidla. Po každém spuštění programu dochází ke kontrole zadaných termínů a zobrazení ve stavovém řádku programu. Termíny pro řidiče Postup zadání termínů řidiče: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Řidiči, nebo klikněte na tlačítko Řidiči ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka řidičů. Vyberte požadovaného řidiče a vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Přejděte na záložku Termíny. Zadejte potřebné údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Pokud chcete obnovit seznam termínů okamžitě, vyberte z panelu nabídek Nástroje > Obnovit termíny. 39
Termíny pro vozidla Postup zadání termínů vozidla: Vyberte z panelu nabídek Zobrazit > Vozidla, nebo klikněte na tlačítko Vozidla ve standardním panelu. V oblasti záznamů se objeví tabulka řidičů. Vyberte požadovaného řidiče a vyberte z panelu nabídek Záznamy > Upravit záznam, nebo klikněte na tlačítko Upravit záznam v panelu Záznam. Přejděte na záložku Termíny. Zadejte potřebné údaje. Vše potvrďte stisknutím tlačítka OK, nebo stornujte stisknutím tlačítka Storno. Pokud chcete obnovit seznam termínů okamžitě, vyberte z panelu nabídek Nástroje > Obnovit termíny. Export Záznamy lze exportovat do formátu Microsoft Excel, internetových HTML stránek, XML a textových souborů. Vyberte požadovaný seznam, případně použijte filtry pro užší výběr. Vyberte z panelu nabídek Kniha jízd > Export > (Excel, HTML, XML, Text). Zadejte název souboru. Tabulka bude exportována. Nastavení aplikace Aplikaci Kniha jízd 2005 si můžete přizpůsobit a nastavit dle Vašich požadavků. Vyberte z panelu nabídek Nástroje > Možnosti. 40 Obecné Desetinná místa: Zaokrouhlování Tachometru, Km, Nákupů PHM a PHM v nádrži na zadaný počet desetinných míst. Kontrolovat státní svátky: Program Vás upozorní, pokud vložíte jízdu ve státním svátku. Kontrolovat víkendy: Program Vás upozorní, pokud vložíte jízdu v sobotu nebo neděli. Kontrolovat termíny: (verze Professional) Program po každém spuštění vytvoří seznam nejbližších termínů a zobrazí je ve stavovém řádku. Kontrola nové verze na internetu: Pokud jste připojeni k internetu, program po spuštění zkontroluje, zda jsou dostupné aktualizace
Nekontrolovat data ze starší verze: Pokud jste nainstalovali produkt Kniha jízd 2005 a zároveň jste v počítači ponechali starší verzi, odškrtnutí tohoto políčka zpřístupní při spuštění programu možnost načtení dat ze starší verze Náhrady Desetinná místa: nastavení zaokrouhlování náhrad za km, PHM, stravné a celkových náhrad Nepočítat nákrady za km: Do celkových náhrad program nezahrnuje náhrady za km. Nepočítat nákrady za PHM: Do celkových náhrad program nezahrnuje náhrady za PHM Nepočítat nákrady stravného: Do celkových náhrad program nezahrnuje náhrady za stravné Nepočítat ostatní nákrady: Do celkových náhrad program nezahrnuje ostatní náhrady Náhrada za km (s přívěsem): Počet procent, o které se zvýší náhrada za km při použití přívěsu Zpracování více firem Ve verzi Kniha jízd 2005 Professional (verze pro neomezeně firem) máte možnost pracovat s knihou jízd pro libovolnou firmu. Každá databáze odpovídající dané firmě je uložena v samostatném souboru (*.kjd). Nová kniha jízd Vyberte z panelu nabídek Kniha jízd > Nová. Zadejte název souboru. Program vytvoří a uloží novou databázi pro novou firmu. Otevření knihy jízd Vyberte z panelu nabídek Kniha jízd > Otevřít. Vyberte název souboru. Program otevře databázi pro danou firmu. Uložení knihy jízd Aktuálně otevřená kniha jízd se ukládá automaticky. Pokud si chcete vytvořit kopii nebo změnit název souboru, použijte následující postup: Vyberte z panelu nabídek Kniha jízd > Uložit jako. Zadejte název souboru. Program vytvoří kopii a uloží databázi do daného souboru. 41
42 Poznámka: Jakékoli další změny se budou ukládat do souboru, zadaného v dialogu Uložit jako Chcete-li zapisovat do původní databáze, otevřete původní soubor.
Rejstřík CCS 16, 17, 27, 28, 33 CCS karty... 16, 17, 27, 28, 33 cestovní příkaz... 13, 19, 20 daň 12, 26, 27, 30 náhrady... 13, 18, 29, 30, 36 náklady... 7, 13, 16, 26 nastavení... 9, 36 odstranit... 8, 26, 31, 32 PHM 7, 11, 13, 17, 18, 21, 27, 28, 30, 33, 34, 35, 36 položky. 10, 12, 13, 16, 17, 18, 21, 24, 26, 28 řidič 12 tisk 33 vložit 8, 13, 24, 26 vozidlo... 11, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31 43