Modul NEPŘ Í TOMNOSTÍ Modul slouží k evidenci a přehledu o nepřítomnostech zaměstnanců na pracovišti. Součástí modulu je schválení žádosti o dovolenou, nebo jiný druh nepřítomnosti (např. nemoc, čerpání náhradního volna, návštěva lékaře atd.) a vytvoření exportní dávky za období spolu s přenosem do personálního a mzdového systému. Modul Nepřítomnosti najdete v hlavním menu Oběh dokumentů / Nepřítomnosti. Výchozí stránkou modulu Nepřítomnosti je Seznam nepřítomností. Obr.: Titulní stránka portálu PES po přihlášení uživatele. Obr: Titulní stránka modulu Nepřítomnosti. Seznam nepřítomností Stránka obsahuje seznam všech žádostí o nepřítomnost, které může přihlášený uživatel vidět. Stránka je rozdělena do několika odlišných záložek, které uživateli umožňují rychle a pohodlně filtrovat seznam žádostí o nepřítomnost dle přednastavených kritérií. Stránku lze používat ve dvou předdefinovaných jazykových lokalizacích (CZ, EN). Obr.: Záložky na straně Seznam nepřítomností.
Záložky Schvaluji Na záložce Schvaluji vidí uživatel všechny žádosti o nepřítomnost, které jsou ve stavu Ke schválení a u kterých má právo schválení provést, a také žádosti o nepřítomnost, u kterých může provést nějakou akci. Zároveň zde může označit libovolný počet těchto žádostí a hromadně provést jejich schválení nebo neschválení. Moje Na záložce Moje vidí uživatel všechny žádosti o nepřítomnost, na kterých je uveden jako žadatel. Já jsem zadal Na záložce Já jsem zadal vidí uživatel všechny žádosti o nepřítomnost, které on sám zadal, nezáleží zde na jménu žadatele. Mnou posunuté Na záložce Mnou posunuté vidí uživatel žádosti o nepřítomnost, u kterých někdy provedl libovolnou akci. Seznam záznamů nepřítomností Obr.: Seznam záznamů nepřítomností. Seznam záznamů je tvořen klasickou tabulkou, kde jednotlivé řádky odpovídají jednotlivých záznamům nepřítomností. Na začátku každého řádku, resp. u každého záznamu, jsou k dispozici tlačítka pro práci se záznamem. Použitím tlačítka lupy se uživatel dostane na detail záznamu žádosti o nepřítomnost. Pod tlačítkem Akce se skrývá kontextové menu, které nabízí několik položek: Zobrazit detail NEP - zobrazí detail záznamu žádosti o nepřítomnost stejně, jako tlačítko lupy Kopírovat záznam - vytvoří druhou kopii vybraného záznamu Tisk - zobrazí náhled tiskové sestavy vybraného záznamu s možností jejího vytištění
Zobrazit historii - zobrazí v novém okně všechny akce, které byly v minulosti provedeny nad vybraným záznamem Obr.: Seznam záznamů nepřítomností nabídka Akce. Tabulku lze seřadit podle sloupců, u jejichž názvů jsou ikony šipek. Sloupec, podle kterého je tabulka aktuálně seřazena, je označen jednou šipkou. Směr šipky udává, jestli je tříděno vzestupně či sestupně. Filtr Obr.: Základní filtr nad seznamem nepřítomností. Po stisknutí tlačítka Filtr je k dispozici uživatelsky definovatelný filtr pro vlastní omezení seznamu zobrazených žádostí o nepřítomnost. Ve výchozím zobrazení neobsahuje žádné vyfiltrované žádosti. Nejprve je nutné zadat potřebná filtrovací kritéria a poté kliknou na tlačítko Filtrovat záznamy. Nyní se zobrazí seznam žádostí o nepřítomnost filtrovaný dle vybraných kritérií v dané záložce. V případě, že uživatel nevyplní žádné filtrovací kritérium a klikne na tlačítko Filtrovat záznamy, zobrazí se všechny pro něho viditelné žádosti, resp. všechny vlastní žádosti.
Založení nového záznamu 1. Pro založení nového záznamu klikne uživatel na stránce Seznam nepřítomností na volbu Nový v levém horním rohu, vedle nadpisu Seznam nepřítomností. Rozbalí se nabídka, ze které si uživatel vybere typ nepřítomnosti. Obr.: Založení nového záznamu Obr.: Výběr z nadefinovaných druhů nepřítomnosti. 2. Otevře se nové okno s detailem záznamu o nepřítomnosti. V detailu jsou již automaticky předvyplněny některé hodnoty týkající se jména žadatele a jeho pracovních úvazků, s tím spojeného schvalovatele pro dané pracoviště a také typ nepřítomnosti, kterou si uživatel vybral.
Obr.: Detail žádosti o nepřítomnost z pohledu žadatele před vyplněním. 3. Uživatel vyplní potřebné položky. Datum začátku a Datum konce jsou povinné položky. Dále lze vyplnit textové pole Místo pobytu, kde může uvést místo pobytu během své nepřítomnosti. 4. V části Pracovní vztahy uživatel vybere pracoviště, ke kterému se žádost vztahuje. Pokud uživatel vybere pracovišť více, tak se po uložení žádosti vytvoří pro každé z vybraných pracovišť jeden záznam žádosti o nepřítomnost. Upozorňujeme na to, že modul Nepřítomnosti nepoužívají všechny součásti ČVUT!. Pokud má žadatel PPV na součásti, která modul nepoužívá, musí si dovolenku ze systému vytisknout a dále s ní pracovat jako s klasickou papírovou. Pokud je uživatel vedoucím pracovníkem na pracovišti vybraného PPV, je třeba nadefinovat zástupce pro termín zadávané dovolené pro modul Nepřítomnosti. Do agendy, která to umožňuje, se lze snadno dostat stisknutím tlačítka Zástupy. 5. Po vyplnění celého formuláře žádosti o nepřítomnost uživatel klikne na tlačítko Uložit. 6. Po uložení žádosti dojde k uložení zadaných informací a obnovení detailu žádosti, nastavení žádosti do stavu Zadáno a k nastartování schvalovacího procesu. -> Zpřístupní se odpovídající tlačítka pro daného uživatele a na záložce Další se zobrazí seznam všech aktivit, které je v daném kroku schvalovacího procesu možné provést příslušnými účastníky.
Obr.: Detail žádosti o nepřítomnost z pohledu žadatele. Žádost ve stavu Zadáno může uživatel předat ke schválení tlačítkem Předat ke schválení. -> Žádost je přesunuta do stavu Ke schválení, předána schvalovateli definovaného v rámci žadatelova pracoviště a ten žádost buď schválí, nebo neschválí. 7. Žadateli přijde informační email. 8. V případě, že žádost nebude schválena, je vrácena zpět žadateli ve stavu Zamítnuto a žadatel ji může po opravě znovu předat ke schválení. V případě, že je žádost schválena, je přesunuta do stavu Schváleno.
Obr.: Detail žádosti o nepřítomnost z pohledu schvalovatele. Schválení/neschválení nepřítomnosti Nepřítomnost zaslanou zaměstnancem ke schválení, schvaluje přímý nadřízený pracovníka. V případě nepřítomnosti nadřízeného jeho zástupce, kterého vedoucí určil. Žádost o schválení je zaslána schvalovateli emailem. Na záložce Schvaluji vidí uživatel všechny žádosti o nepřítomnost, které jsou ve stavu Ke schválení a u kterých má právo schválení provést, a také žádosti o nepřítomnost, u kterých může provést nějakou akci. Zároveň zde může označit libovolný počet těchto žádostí a hromadně provést jejich schválení nebo neschválení. Obr.: Záložka Schvaluji. Po otevření záložky se zobrazí všechny schvalovací aktivity. Je možní vybrat z číselníku i žádosti, u kterých mám nějakou aktivitu. Záznamy pak mohu schválit jednotlivě, buď přes otevření detailu, nebo přes zaškrtnutí checkboxu u daného záznamu a následném stisknutí tlačítka proveď. Lze takto schválit/neschválit i více záznamů. Pro provedení akce je nutné zadat komentář. Obr.: Záložka Schvaluji - tlačítko Proveď. Po provedení akce je zobrazen výsledek.
Obr.: Výsledek hromadné operace.