16. Enteprise Project Management Verze dokumentu: 1.0 Autor: Drahoš Dvořák, Microsoft Časová náročnost: 60 minut 1
Microsoft Office Project 2007 Obrázky Provedené akce Diskusní body přednášejícího Úvod: 1. Spusťte aplikaci Microsoft Office Project 2007 pomocí tlačítka Start Všechny programy Microsoft Office Microsoft Office Project 2. Přihlašte se k projektovému serveru prostřednictvím přednastaveného účtu. Aplikace Microsoft Office Project Professional 2007 představuje nástroj pro plánování a sledování projektů. Je vhodným pomocníkem pro tvořiče projektů. Díky integraci s Microsoft office Project Server 2007 umožňuje centrální evidenci projektů a zdrojů a automatizaci dalších procesů: zadávání úkolů, přijímání hlášení o stavu plnění úkolů, náhledy na projekty prostřednictvím webového prohlížeče, anylýzu dat, apod. V první části se zaměříme na sestavení plánu projektu Založení projektu ze šablony Microsoft Office Project 2007 1. V menu Soubor zvolte položku Nový zvolte v sekci Šablony možnost V počítači... 2. Přejděte na kartu Šablony organizace a zvolte Komerční centrum. 3. Klepněte na tlačítko OK. Úprava šablony: 1. V dialogovém okně Informace o Projektu, kam přejdete pomocí Menu Projekt a nabídky Informace o projektu, nastavte datum zahájení na dnešní datum a poklepejte na OK. 2. Do projektu vložte úkol nad řádek č. 3 Obdržet výzvu k zahájení práce a podepsat smlouvu. Úkol vložíte pomocí klávesy INSERT. Úkol nazvěte Založit šanon pro dokumentaci. 3. Nastavte dobu trvání vytvořeného úkolu na 2 hodiny do buňky doba trvání zadejte 2h. Namísto zakládání projektu na zelené louce můžete ve své organizaci standardizovat průběh projektu do šablon. Ty sdílíte se všemi manažery ve své organizaci. Obsahem šablony mohoou být: - Seznamy úkolů (včetně struktury) - Doby trvání úkolů - Vzájemné vazby - Milníky - Náklady - Informace o zdrojích Šablonu poté pouze přizpůsobíte momentálním potřebám Vašeho konkrétního projektu: Nastavíte datum zahájení projektu, přidáte, či smažete úkoly, upravíte, či nastavíte vzájemné závislosti apod. Existence šablon Vám výrazně usnadní plánování projektů, zejména, pokud realizujete obdobné projektové aktivity. Hlavní výhoda šablony spočívá v tom, že vedoucí projektu nezapomene na nic důležitého, pouze smaže to, co nepotřebuje. V aplikaci Microsoft Office Project se můžete setkat s indikátory informačními značkami signalizujícími např. že 2
4. Označte název úkolu č. 3 a 4 pomocí přidržení levého tlačítka a pomocí ikony Řetízku na panelu nástrojů Standardní (Nastavit Vazbu mezi úkoly) nastavte vazbu Dokončení - Zahájení. 5. Označte název úkolu úkol v řádku 7 Připravit a předložit časový rozvrh splątek a stiskněte klávesu Delete s rozevirací nabídky, která se objeví vlevo, ve sloupci Indikátory, zvolte Odstranit celý úkol. k úkolu je připojena poznámka apod. Zároveň se setkáte se značkami, které se objeví v případě, že si aplikace není jistá, co přesně chcete udělat: např. smazání úkolu, nebo pouze názvu úkolu apod. Tím dochází k minimalizaci rozdílů mezi tím, co chcete udělat a co se skutečně promítne do plánu v aplikaci. 6. V řádku 0 zjistíte, jak dlouho projekt bude celkem trvat. Přiřaďte úkolům pevné náklady 1. Přejděte do tabulky Náklady pomocí Menu Zobrazit a nabídky Tabulka. Poté zvolte Náklady 2. Zadejte pevné náklady ve výších 400 000Kč k úkolu č. 2 Všeobecné podmínky, dále 250 000 Kč k úkolu č. 5 Předložit dokumenty o záruce a pojištění a konečně k souhrnnému úkolu projektu v řádku 0 zadejte 600 000 Kč. 3. Poté nastavte 3 různé způsoby nabíhání pevných nákladů ve stejnojmenném sloupci. V řádku 0 ponechte Průběžně, v řádku 2 zvlote Na začátku a v řádku 5 Na konci. Každý projekt je definován ve 3 rovinách: provedení (seznam úkolů a jejich struktura), času (doba trvání, vzájemné závislosti mezi úkoly) a náklady (pevné a variabilní). Pevné náklady znamenají fixní cenu, kterou vynakládáte za realizaci daného úkolu. Náklady variabilní tedy závislé na čase se týkají zejména zdrojů, kterým se budeme věnovat v následujícím kroku. 4. Celkové náklady za project naleznete ve sloupci Náklady v řádku 0. 3
Zdroje a sdílený fond zdrojů organizace 1. Přejděte do menu Nástroje a zvolte Vytvořit tým ze zdrojů organizace. 2. Zobrazte si dostupnost zdrojů pomocí zatržení Zobrazit dostupnost zdrojů a tlačítka Použít. Rozsah ponechte na volbě Použít datum zahájení a dokončení projektu. 3. Pomocí označení názvu zdroje a tlačítka Přiřadit nanominujte tým. Takto přidejte sebe, dále zdroj Administrátor a několik dalších pracovníků dle Vašeho výběru. Definice zdrojů 1. Přejděte do zobrazení Seznam zdrojů pomocí ikony v Panelu zobrazení. 2. Nadefinujte zdroj Dárkové balení vína a zvolte Typ zdroje Materiál. 3. Ve sloupci Popisek materiálu zadejte značku ks. 4. Standardní sazbu nastavte na 500 Kč. 5. Nadefinujte zdroj Administrativní poplatky a nastavte jeho typ na hodnotu Náklady. 6. Nadefinujte zdroje Přímé náklady a Nepřímé náklady a u obou zdrojů nastavte typ zdrojů na Náklady. 7. Na název každého úkolu poklepejte 2x a otevřete dialogové okno Informace o zdroji. Poté zatrhněte na kartě Obecné pole Rozpočtový (v pravé části.) Variabilní náklady jsou reprezentovány zdroji ty existují trojího typu: Pracovní, materiálové a nákladové. Pracovní zdroje jsou takové zdroje, jejichž kapacita je omezana časem: tedy nejen lidé, ale i zasedací místnosti, stroje, automobily apod. Microsoft office Project umožňuje zdroje sdílet a hlídat tak vytížení nejen v rámci jednoho projektu ale v mezích celého portfolia. Zdroje do proejktu primárně nezadáváte, pouze je nominujete ze sdíleného fondu. Poté můžete dle potřeby dodefinovat ostatní zdroje. Nahlédněte na zdroje v zobrazení Seznam zdrojů a dle potřeby doplňte do seznamu další pracovníky, materiál, či náklady. Tyto zdroje budou v seznamu odlišeny ikonou. Přiřazení zdrojů k úkolům 1. Přejděte do zobrazení Ganttův diagram a spusťte dialogové okno Přiřadit zdroje. To naleznete v menu Nástroje. 2. Následně vyberte úkol v řádku 5 Předložit dokumenty o záruce a pojištění a přiřaďte zdroj Administrator. Poté k tomu samému úkolu přiřaďte sebe. 3. Standardně dojde ke zkrácení úkolu na polovinu (díky funkci Řízeno úsilím). Protože však nechcete, aby se úkol zkrátil, přejděte na buňku Název úkolu, kde Zdroje přiřadíte k úkolům poměrně snadno, ovšem existuje několik informací, které byste před přiřazováním měli vzít na vědomí: 1. Postupným přidáváním pracovních zdrojů zkracujete dobu trvání úkolů (funkce Řízeno úsilím). 2. Materiálové a nákladové zdroje nejsou kapacitně omezené a tak je můžete přidávat bez limitů. 3. Zdroje rozpočtové přiřadíte pouze k souhrnnému úkolu projektu. 4. Výši nákladových zdrojů definujete až po přiřazení. 4
klikněte v levém horním roku a přejděte do nabídky ukrývající se pod Chytrou značkou (vykřičník). Poté zvolte prostřední možnost Zvýšit práci... Úkol se opět vrátí na původní dobu trvání 2 dny. 4. Označte název úkolu č. 8 Získat stavební povolení a přiřaďte nákladový zdroj Administrativní poplatky a sebe. 5. Po přiřazení u zdroje Administrativní poplatky vpište do sloupce Náklady v dialogovém okně Přiřadit zdroje částku 5000 Kč. Přiřazení Rozpočtových nákladových zdrojů 1. Stejným postupem jako ostatní zdroje přiřaďte i rozpočtové nákladové zdroje k úkolu v řádku 0. 2. Poté přejděte do zobrazení Používání úkolů, jehož ikonu naleznete na Panelu zobrazení. Poznámka: Nákladové zdroje a zejména Rozpočtové nákladové zdroje jsou ideální pro import dat z jiných systémů např. ERP, či jiný rozpočtovací systém. Stačí, aby položky rozpočtových nákladů v MS Project odpovídali položkám v ERP. 3. Do tabulky v levé části vložte sloupec Rozpočtové náklady. Sloupec vložíte pomocí pravého kliku na záhlaví kteréhokoliv ze sloupců a volbou Vložit sloupec... 4. V seznamu Název pole vyberte Rozpočtové náklady a stiskněte OK. 5. Zadejte rozpočtové náklady přímé ve výši 1000 000 Kč a nepřímé ve výši 500 000 Kč. 5
Přehled nákladů projektu: Tabulka Náklady: 1. Pomocí menu Zobrazit tabulka zvolte tabulku Náklady. 2. Vložte sloupec Rozpočtové náklady pomocí stejného postupu jeko v předchozím kroku. 3. Srovnejte plánovanou výši rozpočtových nákladů s plánovanou výší celkových nákladů. Pro získání přehledu o nákladech projektu můžete přejít do tabulky Náklady, kam přidáte sloupec Rozpočtové náklady. Časový průběh nákladů pak zjistíte v zobrazení Používání úkolů, kde modifikujete styl podrobností. Zobrazení Používání úkolů 1. Přejděte do zobrazení Použřívání úkolů (Panel zobrazení). 2. Pravým klikem na některé z polí s textem Práce přejděte do dialogového okna Styl podrobností. 3. Z okna Dostupná pole vyberte pole Náklady a Rozpočtové náklady a tlačítkem Zobrazit je přesuňte do pravého okna Zobrazit tato pole: a stiskněte OK. 4. Pomocí ikonek lupy (Přiblížit/oddálit) nastavte detail zobrazení na pololetí. 5. V řádku 0 vidíte rozdíly mezi průběhem rozpočtových nákladů a plánovaných nákladů projektu. Zjištění přetížených zdrojů: 1. V Panelu zobrazení přejděte do zobrazení Seznam zdrojů. Černě zvýrazněná jména a indikace vykřičníků signalizuje kdo z pracovních zdrojů je přetížen. 2. V Panelu zobrazení přejděte do zobrazení Diagram zdrojů, kde zjistíte, o kolik jsou zdroje přetížené. Posuvníkem v levé části měníte zdroj a posuvníkem v pravé části se posunete po časové ose. Přetíženi byste měli být právě Vy. 3. V Panelu zobrazení přejděte do zobrazení Používání zdrojů a u červeně označeného zdroje nalezněte v pravé části zobrazení konkrétní hodnoty přetížení. Pokud spustíte projekt s přetíženými zdroji, zaděláváte si tím na velké problémy. I když ne všechny pracovní (materiálové a nákladové zdroje nejsou kapacitně omezené) zdroje musí být nutně vyrovnané (vytížené na 100% a méně), ale je třeba vědět, zda nedošlo ke skutečně zásadním přetížením (např. o více, než 50% apod.). Při hledání přetížených zdrojů musíte najít odpověď na 3 základní otázky: 1. Kdo je přetížen? 2. Jak moc? 3. Kdy je přetížen? 6
Vyrovnání zdrojů: 1. V Panelu zobrazení přejděte do zobrazení Používání zdrojů. 2. V menu Nástroje zvolte dialogové okno Vyrovnat zdroje 3. Všechny možnosti ponechte tak, jak jsou nastavené, pouze klikněte na tlačítko Vyrovnat. 4. Vyrovnání aplikujte na celý fond zdrojů tuto volbu potvrďte v dialogovém okně Vyrovnat. Zdroje lze vyrovnat automaticky, nebo ručně. Automatické vyrovnání je uživatelsky nenáročné, ovšem nemáte přehled, co přesně se s projektem stane. Vyrovnání ruční je pracnější, ale přehled neztrácíte. Hlavními metodami ručního vyrovnání jsou: 1. Nastavení vzájemné závislosti mezi úkoly 2. Přiřazení dodatečných jednotek zdroje, nebo změna pracovního kalendáře zdroje 3. Nahrazení zdroje jiným zdrojem 5. Zdroje jsou vyrovnány žádný není zvýrazněn červeně. Vložení milníku a konečného termínu 1. V Panelu zobrazení přejděte do zobrazení Ganttův diagram. 2. Označte název úkolu č. 11 Pořízení rozsáhlých celků a stiskněte klávesu Insert. Tím vložíte nový úkol. 3. Do pole název úkolu zadejte Kontrola a stiskněte klávesu Enter. 4. Změňte odsazení úkolu Kontrola, tak aby nepatřil pod úkol Všeobecné podmínky. Označte název úkolu Kontrola a přejděte do menu Projekt Osnova a zvolte Zmenšit odsazení (zelená šipka vlevo). Projekt plánujete především proto, abyste ho mohli posléze řídit. Proto je dobré doplnit do plánu milníky, abyste měli možnost se v projektu zastavit a ohlédnout se. Tím byste měli ujistit sebe I ostatní zainteresované, že projekt probíhá dle plánu, nebo je třeba něco dodělat předtím, než budete pokračovat, případně se rozhodnete projekt před dokončením úplně zastavit. Konečné termíny pak jsou hlídací psi, kteří Vás budou s předstihem informovat o překročení termínů, na kterých se dohodnete např. se zákazníkem. 5. Klikněte na úkol Všeobecné podmínky. Přidržte klávesu CTRL a klikněte na název úkolu Kontrola. Poté úkoly spojte vzájemnou závislostí pomocí menu Úpravy a Vytvořit vazbu mezi úkoly. 6. Poté 2x poklepejte název úkolu Kontrola a spusťte dialogové okno Informace o úkolu. 7
7. Na kartě Obecné nastavte dobu trvání na 0d. Zapamatujte si datum dokončení úkolu. 8. V dialogovém okně Informace o úkolu přejděte na kartu Upřesnit a nastavte datum konečného termínu, který bude 3 pracovní dny po datu dokončení úkolu, které jste zjistili na kartě Obecné. Konečný termín je indikován zelenou šipkou v Ganttově diagram, která je vpravo od milníku Kontrola. Uložte směrný plán 1. Na panelu zobrazení zvolte Sledovací Ganttův diagram 2. V menu Nástroje Sledování zzvolte Nastavit směrný plán. 3. Plán uložte pro celý projekt tlačítkem OK. Poznámka: Uložení směrného plánu poznáte v grafické části zobrazení v podobě šedých podstavců pruhů jednotlivých úkolů Abyste projekt mohli lépe řídit, musíte mít nutně k dispozici 3 základní typy informací: 1. Jak jste projekt plánovali původně 2. Jak projekt plánujete nyní 3. Jak projekt pokročil skutečně Směrnýplán odpovídá na první z otázek. Pokud po jeho uložení provedete v projektu jakoukoliv změnu v plánu, bude se jednat o data aktuálního plánu, která se do směrného plánu neuloží. Budete tak moci vidět rozdíly mezi tím, co je a tím co mělo být. Publikujte projekt na server 1. Uložte projekt pomocí menu Soubor a Uložit. Projekt nazvěte KC a svým příjmením. 2. Přejděte do Menu Soubor a zvolte Publikovat. 3. V dialogovém oknu Publikovat projekt ponechejte současné nastavení a klepněte na tlačítko Publikovat. 4. Ukončete aplikaci Microsoft office Project 2007. Publikace projektu znamená provedení 3 základních kroků: 1. Projekt je zpřístupněn pro náhledy pomocí rozhraní Microsoft Office Project Web Access 2007. 2. Úkoly přiřazené zdrojům se odešlou do jejich schránek v tomtéž rozhraní. 3. Dojde k vytvoření pracovního prostoru projektu (webové stránky služby Sharepoint) pro ukládání dokumentů, evidenci rizik, týmové diskuse, formulářů akceptačních protokolů apod. 8
Microsoft Office Project Server 2007 + Microsoft Office Project Web Access 2007 Obrázky Provedené akce Diskusní body přednášejícího Spuštění rozhraní Microsoft office Project Web Access 2007 1. Poklepejte 2x na zástupce Microsoft Office Project Web Access 2007 na ploše. Rozhraní Microsoft Office Project Web Access 2007 umožňuje přístup k projektovým datům lidem nejrůznějších rolí člen týmu, správce portfolia, správce zdrojů, tom panažer společnosti apod. 2. Seznamte se s aktuálním stavem úkolů (viz. nové úkoly), aktuálních žádostí o schválení časových rozvrhů, či jednotlivých úkolů (viz. rozvrhy a úkoly čekající na schválení), problémy a riziky). Ti všichni nemusí disponovat licencí na Microsoft Office Project 2007, ale stačí jim rozhraní Microsoft Office Project Web Access. S jeho pomocí: 1. Zobrazí projekty v portfoliu 2. Nahlédnou na konkrétní projektový plán 3. Dostanou přehled svých úkolů ze všech projektů v portfoliu 4. Zjistí nové a změněné úkoly 5. Zaktualizují úkoly 6. Získají přehled o vytížení zdrojů 7. Zkontrolují a schválí práci členů týmu 8. Zanalyzují projektová data 9. Zavedou reporting o stavu projektu 10. Zjistí zda má projekt vytvořený pracovní prostor 11. Přehled úkolů 1. V sekci Moje práce přejděte na stránku Mé úkoly. 2. Najděte v seznamu úkolů úkoly ze svého projektu. Nyní budete v pozici člena týmu, který dostal zadané úkoly. Jejich ucelený přehled přes všechny projekty naleznete v rozhraní microsoft office Project Web Access 2007. V přehledu zjistíte jak úkoly, které jsou zpožděné (červená pole) tak I úkoly, jejichž dokončení se blíží (žlutá pole) apod. To, že veškeré své úkoly vidíte v jedné tabulce je odrazem existence fondu sdílených zdrojů. 9
Stáhněte si úkoly do Microsoft Office Outlook 2007 1. Spusťte aplikaci Microsoft Office Outlook 2007. 2. V menu Nástroje - Možnosti přejděte na kartu Project Web Access. 3. Zvolte možnost Integrovat s Kalendář aplikace Outlook a stiskněte OK. Úkoly si z projektového serveru můžete stáhnout do aplikace Microsoft office Outlook 2007 a to buď ve formě položek kalendáře, nebo v podobě úkolů. Takto vyřešíte odvěké dilema, zda položky kalendáře z aplikace Microsoft Office Outlook 2007 napojíte na kalendář Zdroje na projektovém serveru, nebo naopak úkoly z projektového serveru promítnete do kalendáře Microsoft Office Outlook 2007. 4. Pomocí tlačítka Importovat nová přiřazení stáhněte nové úkoly. V případě potřeby zadejte adresu Project Serveru (provádí se jednorázově) 1. Adresa: http://projekty/pwa 2. Volbu Použít uživatelský účet systému Windows ponechte Aktualizujte úkol: 1. V aplikaci Microsoft office Outlook 2007 přejděte do Kalendáře. Do apliakce Microsoft Office Outlook 2007 úkoly nejen stáhnete, ale můžete je I aktualizovat. Rozhraní je upraveno tak, aby komunikovalo s projektovým serverem. 2. Najděte v aktuálním týdnu úkol ze svého projektu a 2x poklepejte. 3. V dialogovém okně události na kartě Událost v aplikaci Project Web Access zvolte nabídku Project Web Access. 4. Nastavte hodnotu pole Procento dokončené práce na 50% a do pole Zbývající práce vpište hodnotu 24 hodin namísto 2 dnů, které se nabídnou automaticky. 5. Poklepáním na tlačítko Uložit do aplikace Project Web Access odešlete aktualizaci. 10
6. Ukončete aplikaci Microsoft Office Outlook 2007. Přijetí aktualizace úkolu: 1. Přejděte do rozhraní Microsoft Office Project Web Access 2007 a na domovské stránce klikněte na odkaz v sekci Schválení: Máte 1 aktualizaci úkolu od zdrojů. 2. Zatrhněte úkol, který chcete schválit a tlačítkem Přijmout přejděte do dialogového okna Potvrzení. (poznámka: pokud budete vyzváni k instalaci ActiceX prvku, pak jí proveďte poklepáním na příslušný odkaz) Výměna rolí pokračuje nyní jste opět manažer projektu, který přijímá a schvaluje zaslanou aktualizaci. Protože není možné, aby člen týmu odeslal aktualizaci přímo do projektu, je třeba aktualizace schválit. Schválení zamezí přenosu např. chybných údajů ( Pracoval jsem 25 hodni denně. apod. ). 3. Podle potřeby se na dopady aktualizace můžete předběžně podívat prostřednictcvím tlačítka Náhled. 4. Tlačítkem Přijmout potvrďte aktualizaci. Promítnutí aktualizace do plánu: 1. Spusťte aplikaci Microsoft Office Project 2007 pomocí tlačítka Start Všechny programy Microsoft Office Microsoft Ofice Project 2007 a přihlašte se pod svým účtem k projektovému serveru. 2. Pomocí Menu Soubor Otevřít přejděte do svého projektu. 3. Pomocí Panelu zobrazení přejděte do Sledovacího Ganttova diagramu, kde uvidíte zanesenou aktualizaci. 4. Projekt uložte a ukončete aplikaci Microsoft Office Project 2007. Aktualizace úkolu je tímto dokončena. Znamená to, že pro zadání úkolu a pro zajištění zpětné vazby nebylo třeba organizovat žádnou schůzku, nikomu nebylo třeba telefonovat, či posílat email. Díky schopnostem zobrazení vidíte jako manažer vše podstatné v jednom pruhu tedy: 1. Jak byl úkol plánován (směrný plán)? 2. Jak je úkol plánován nyní (plan)? 3. Kolik je skutečně odvedeno práce (skutečné plnění)? 4. Leží úkol na kritické cestě (červená berva úkolu)? Poznámka : Kritická cesta je metodika v pozadí Microsoft Office Project 2007. Kritická cesta projektu definuje úkoly bez časové rezervy. Zpoždění kritických úkolů tedy znamená zpoždění projektu jako celku. 11
Časové rozvrhy pro komplexní sledování práce: 1. Pomocí ikony na ploše přejděte na Domovskou stránku rozhraní Microsoft Office Project Web Access 2007. 2. Z nabídek v levém sloupci zvolte Moje časové rozvrhy v sekci Moje práce. 3. Najděte aktuální týden a vytvořte časový rozvrh. 4. V časovém rozvrhu vidíte předchozí aktualizaci, kterou jste udskutečnil/a z aplikace Microsoft office Outlook 2007 Na bázi řešení Enterprise Project management můžete provozovat systém hlášení projektové I neprojektové práce Vašich členů týmu. K dosažení tohoto slouží funkcionalita časových rozvrhů. Ty je nejprve třeba nadefinovat (týdenní/měsíční výkazy) a poté si zdroje sami vytváří časový rozvrh na dané období sjkládající se z projektových úkolů a položek tzv. Administrativního času (Dovolená, Služební cesta apod.) Členové týmu tak vytváří ucelené reporty,které poté směřují na vedoucí jednotlivých projektů. Předtím mohou časové rozvrhy schválit jejich přímí nadřízení. 5. Přepište aktuální práci u posledního pracovního dne časového rozvrhu na 12 hodin a tlačítkem Uložit a odeslat odešlete rozvrh ke schválení. Schválení rozvrhu a aktualizace projektu: 1. V rozhraní Microsoft office Project Web Access 2007 zobrazte Mé úkoly v sekci Moje práce. 2. Z panelu nástrojů nad tabulkou úkolů zvolte možnost Importovat časový rozvrh. 3. Zvolte rozvrh, který jste před chvíli dodělali a tlačítko Importovat. 4. Zatrhněte úkol Získat stavební povolení 5. Ve sloupci Zbývající práce upravte hodnotu 4d. Protože rozvrh zasíláte sami sobě, dojde ke schválení automaticky. Pokud by rozvrh zasílal někdo jiný, objevila by se výzva ke schválení v sekci Schválení Časový rozvrh. Po schválení budete opět chvíli pracovat jako člen týmu a posléze jako manažer projektu. Jako člen si data ze schváleného časového rozvrhu naimportujete do seznamu projektowych úkolů. Jako manažer projektu provedete schválení stejným postupem jako v předchozím textu. 6. Odešlete aktualizaci pomocí tlačítka Odeslat vybrané. 7. Doplňte komentář: Dovolená na úřadě a potvrďte tlačítkem OK. 12
Přijetí aktualizace úkolu: Nyní tedy schvalujete jako manažer projektu. 1. Přejděte na Domovskou stránku rozhraní Microsoft Office Project Web Access 2007 a klikněte na odkaz v sekci Schválení: Máte 1 aktualizaci úkolu od zdrojů. 2. Zatrhněte úkol, který chcete schválit a tlačítkem Přijmout přejděte do dialogového okna Potvrzení. 3. Tlačítkem Přijmout potvrďte aktualizaci. Promítnutí aktualizace do plánu: 5. Spusťte aplikaci Microsoft Office Project 2007 pomocí tlačítka Start a do vyhledávacího okna napište slovo Project a z vyhledaných výsledků vyberze Microsoft Office Project 2007. Poté se přihlašte. 6. Pomocí Menu Soubor Otevřít přejděte do svého projektu. 7. Pomocí Panelu zobrazení přejděte do Sledovacího Ganttova diagramu, kde uvidíte zanesenou aktualizaci. Aktualizací, kterou jste právě provedli, jste dostali projekt do velkého problému: dohodnutý konečný termín byl totiž překročen, jak indikuje vykřičník u úkolu Kontrola. Přidaná hodnota Microsoft Office Project 2007 tedy spočívá I v tom, že tento nástroj je schopen Vás včas varovat, že v budoucnu hrozí problém a je schopen I říct, jak velký problém hrozí. Všiměte si, kde jste s realizací projektu dnes a kdy nastane problém. Čas v mezidobí můžete využít na eliminaci problému. 8. Přejděte ukazatelem myši na indicator vykřičníku ve sloupci Indikátory a zjistěte, o kolik budete muset project zkrátit, abyste dodrželi původní konečný termín. 9. Projekt uložte a ukončete aplikaci Microsoft Office Project 2007. 13
Řešení problému: 1. V zobrazení Sledovací Ganttův diagram nastavte u úkolu č. 9 Předložit předběžné prováděcí výkresy dobu trvání na 7d (vpište do sloupce Doba trvání). 2. Přepněte se do tabulky Náklady pomocí menu Zobrazit Tabulka a volby Náklady. 3. K úkolu č. 9 Předložit předběžné prováděcí výkresy připište do sloupce Pevné náklady 50 000 Kč. Nabíhání pevných nákladů ponechte na hodnotě Průběžně. 4. Poté 2x poklepejte na název úkolu č. 9 Předložit předběžné prováděcí výkresy a v dialogovém okně Informace o úkolu na kartě Obecné nastavte pole Dokončeno % na 100%. Přehled vytvořené hodnoty 1. Zůstaňte v zobrazení Sledovací Ganttův diagram 2. V dialogovém okně Informace o projektu (Menu Projekt - Informace o projektu) nastavte pole Aktuální datum na datum, kdy končí úkol č 11. Kontrola (aplikace Microsoft Office Project začne vyhodnocovat projekt právě k tomuto datu. Abyste projekt dostali zpět do původních kolejí, budete muset jednat. Jako nejlepší řešení se jeví zadání realizace úkolu č. 9 Předložit předběžné prováděcí výkresy externímu dodavateli, který pomůže stávajícím zdrojům v realizaci. Za tuto službu mu zaplatíte 50 000 Kč. Díky tomu dojde ke zkrácení doby realizace na 7 dní. Dodavatel následně zajistí realizaci úkolu přesně tak, jak bylo plánováno. Poznámka: Přiřazení dodavatele k úkolu nebudeme nyní řešit Projekt je nyní vrácen do původních časových kolejí, nicméně došlo k překročení nákladů. Jak moc je toto překročení závažné se dozvíte prostřednictvím výstupů plynoucích z tzv. Analýzy vytvořené hodnoty. Záporná hodnota ve sloupci CV (Odchylka nákladů Cost Variance) indikuje překročení plánovaných nákladů. 3. Z Menu Zobrazit: Tabulka zvolte možnost Další tabulky 4. V dialogovém okně Další tabulky vyberte tabulku Vytvořená hodnota. 5. Rozdíl v nákladech projektu a úkolu vidíte ve sloupci CV. 14
Správa portfolia v rozhraní Microsoft Office Project Web Access 2007 1. Přejděte na Domovskou stránku rozhraní Microsoft Office Project Web Access 2007 2. Klikněte na odkaz Centrum projektů v sekci Projekty 3. Poklepejte na název Vašeho projektu a nahlédněte na jeho harmonogram. Nyní naposledy změníte roli: tentokrát budete v pozici manažera portfolia, který: 1. potřebuje vědět, kolik projektů je v organizaci 2. může nahlédnout na plán kteréhokoliv z projektů 3. zjistí stav konkrétního projektu zhodnotí stav portfolia z různých úhlů pohledu: náklady, čas, zdroje. 4. Z rozevíracího seznamu zvolte některé z dalších zobrazení např. Plán úkolů. Přehled vytížení zdroje 1. Z levého sloupce Snadné spuštění přejděte do Centra zdrojů. Pohled na zdroje a jejich vytížení naleznete ve stejnojmenné sekci. 2. Vyberte zdroj Administrátor a zvolte nabídku Zobrazit přiřazení 15
Analýza projektových dat: 1. Vraťte se na Domovsou stránku Microsoft Office Project Web Access 2007 prostřednictvím odkazu Domovská stránka v levém horním rohu. 2. Z panelu Snadné spuštění zvolte nabídku Analýza dat 3. Z rozevíracího seznamu zvolte zobrazení Adventure. Konečně poslední úhel pohledu na projektová data můžete definovat dle sebe. Vlastní zobrazení napojíte na tzv. Datovou kostku, která se v pravidelných intervalech aktualizuje o data nových projektů, či o aktuální data probíhajících projektů apod. Náhled tak můžete realizovat pohledem času, nákladů, práce přesně dle Vašich představ. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Obrázky Provedené akce Diskusní body přednášejícího Projektová dokumentace 1. Vraťte se na Domovsou stránku Microsoft Office Project Web Access 2007 prostřednictvím odkazu Domovská stránka v levém horním rohu. 2. V seznamu Projektových webů, který vidíte na Domovské stránce, poklepejte na název Vašeho projektu a zobrazte Pracovní prostor projektu. Díky skutečnosti, že Microsoft Office Project Server 2007 si velmi dobře rozumí s technologií Sharepoint, lze projektové informace snadno integrovat do podnikových portálů a naopak. První, co si vyzkoušíte, je přiřazení dokumentu ke konkrétním projektovým úkolům. 16
Vložení projektového dokumentu 1. Z levého sloupce Snadné spuštění zvolte nabídku Dokumenty projektu. 2. Poklepáním na tlačítko Odeslat přidejte existující zápis. Ten naleznete na ve složve C:\Dokumenty a stiskněte tlačítko OK. V průběhu projektu vzniká spousta projektové dokumentace, kterou je třeba evidovat a spravovat. Ideálně na jednom místě, kde se dokumenty scházejí s ostatními informacemi: Novinky v projektu, dodávky, které byly slíbeny zákazníkovi, diskuse týmu, rizika, problémy a jejich řešení apod. Jako ukázka poslouží uložení akceptačního protokolu na projektový web a propojení na milník. Ověření vloženého dokumentu: Ověřte, že dokument byl připojen k úkolu 1. Pomocí ikony na ploše přejděte do rozhraní Microsoft Office Project Web Access 2007. 2. Na Domovské stránce zvolte Centrum projektů z panelu Snadné spuštění. 3. Poklepejte na název svého projektu a přejděte na náhled plánu. 4. Označte úkol č. 11. Kontrola 5. Pomocí Menu Akce Vytvořit vazbu na dokumenty připojte Akceptaci k úkolu Kontrola. 17