Kategorie: Osobní nástroje interní komunikace Andrea Brožová, komunikace se zaměstnanci květen 2013
1 Business Case Z průzkumů názorů zaměstnanců vyplynula potřeba zlepšit informovanost zaměstnanců, a to zejména o strategii společnosti. Další zlepšení bylo třeba v oblasti spolupráce, otevřenosti a důvěry a respektu k jednotlivci. Rozhodli jsme se dosáhnout zlepšení zavedením nového každoměsíčního osobního nástroje interní komunikace, který všem zaměstnancům přináší důležité informace o byznysu. Informace jsou diskutovány na stávajících týmových setkáních, nositelem je nadřízený. Nástroj podporuje obecnou informovanost, dvoucestnou komunikaci, otevřenost a důvěryhodnost. 2 Výchozí situace 2.1 Nestlé Česko & Slovensko Nestlé řídí svůj byznys v Čechách i na Slovensku z centrály v Praze. Kromě pražské centrály se jedná o tři závody (v ČR Zora Olomouc a Sfinx Holešov, v SR závod v Prievidze) a poslední lokalitou jsou obchodní kanceláře v Bratislavě Zaměstnance Nestlé ČR a SR je možno rozdělit podle jejich přístupu k interním informacím na: pracovníky v kancelářích (přístup ke všem médiím interní komunikace vč. internetu) obchodní zástupci s místem výkonu práce v terénu (v současné době bez přístupu na intranet) dělníci (bez přístupu na intranet, bez e-mailu) Společnost pořádá pravidelně průzkumy názorů zaměstnanců. Poslední celofiremní průzkum ( Nestlé a já ) proběhl v roce 2012 (zúčastnilo se 91% všech zaměstnanců). Výsledky průzkumu se lišily podle lokalit, především s přihlédnutím k tomu, zda se jednalo o závod nebo kancelář. S výsledky průzkumu pracovaly na jednotlivých lokalitách tzv. akční týmy. Nový komunikační nástroj Nestlé ECHO byl výstupem pražské pracovní skupiny. V dalším textu jsou zohledněny pouze výsledky pražské lokality. 2.2 Nástroje interní komunikace Tištěné: magazín (čtvrtletník) Elektronické: pravidelný newsletter (týdeník) Intranet Osobní: setkání zaměstnanců s generálním ředitelem a top managementem (cca 3x ročně) Další: spořiče počítačů plakáty ve výtazích a na chodbách 2.3 Celofiremní průzkum V průzkumu bylo identifikováno několik oblastí ke zlepšení, zejména: respekt k jednotlivci spolupráce udržitelnost podnikání Hlavní slabiny se týkaly transparentnosti, otevřenosti a možnosti vyjádřit svůj názor. Zaměstnanci také pociťovali nejistotu ohledně budoucích vyhlídek společnosti na trhu, o efektivnosti struktury a řízení byznysu. 2
Společnost Nestlé v době průzkumu neprocházela žádnou významnou reorganizací a i výsledky na trhu byly i přes obecně ztíženou situaci optimistické. 2.4 Průzkum v pražské centrále V návaznosti na celofiremní průzkum bylo v Praze uspořádáno několik focus groups, které podrobněji rozebraly výsledky průzkumu. Na základě výstupu z těchto diskuzí bylo vypracováno nové dotazníkové šetření (pouze pro Prahu), které se zaměřilo na bližší odhalení nedostatků. Některé z výstupů z focus groups : je treba viac načúvať názorom zamestnancov zlepšiť komunikáciu až ku radovému zamestnancovi nie je dlhodobá stratégia uvítám možnost vyjádřit se k horkým tématům ve firmě důrazně bych omezila e-mailovou komunikaci chybí mi více týmovosti absence komunikace změn vedení již dále změny nekomunikuje včasné a přesné informace Dotazníkové šetření se blíže věnovalo také vnímání strategie firmy: K tomuto vnímání zaměstnanců je třeba podotknout, že strategie firmy je pravidelně vypracovávána a na 3-5 let, je relativně stabilní a existuje i dlouhodobý model podnikání Nestlé, o kterém pravidelně informuje centrála ve Švýcarsku i místní organizace. Na základě výsledků průzkumů bylo rozhodnuto, že je potřeba zlepšit interní komunikace především s přihlédnutím k těmto aspektům: zvýšení informovanosti zaměstnanců na všech úrovních organizace zlepšení především osobní komunikace (psaných médií je dostatek a další zahlcování informacemi není žádoucí) 3
umožnit zaměstnancům vyjádřit se k současnému stavu a vývoji společnosti získat zpětnou vazbu od zaměstnanců na nižších stupních hierarchie zlepšit vnímání otevřenosti a důvěry ve společnosti 3 Popis nástroje Jedná se o osobní komunikační nástroj, který sestává z: definované informační kaskády shora dolů celou organizací ročního neustále zpřesňovaného komunikačního plánu informačního balíčku Cíl Nestlé ECHA: podpora interakce a diskuze v týmech zvýšení otevřenosti a důvěry zlepšení informovanosti v celé organizaci Klíčovým elementem nástroje je zapojení manažerů, konzistentnost předávané informace v celé firmě a uvedení kontaktu na vlastníka každého tématu, který v případě potřeby podá bližší vysvětlení. 3.1 Organizační kaskáda Každý člen vrcholového vedení definuje organizační kaskádu, kterou se budou informace předávat v jeho oddělení, stejně tak pověří své podřízené manažery, aby tuto kaskádu definovali pro své podřízené. 3.2 Komunikační plán Interní komunikace vypracuje návrh ročního komunikačního plánu. Nestlé ECHO probíhá jednou za měsíc. K tématům v plánu se každý měsíc přidávají 3 nejdůležitější témata, která projednává vrcholové vedení na svém každoměsíčním jednání. 3.3 Informační balíček Informační balíček má podobu prezentace v MS Powerpoint, která však neslouží k přímé prezentaci, jedná se spíše o speakers notes pro manažery, aby byla zajištěna konzistentnost předávaných informací. Do dvou dnů po jednání vrcholového vedení je tento balíček připraven interní komunikací. Jedná se o 5-6 nejdůležitějších témat (témata z komunikačního plánu + z jednání vrcholového vedení) daného měsíce. Poznámky ke každému tématu se musí vejít na jeden slajd, každé téma má svého vlastníka, kterého je možno kontaktovat pro další podrobnosti. Nestlé ECHO je v první vlně zasláno členům vrcholového vedení, kteří zahájí informační kaskádu. Řádově do týdne by měla být pokryta celá organizace. Diskuze nad Nestlé ECHEM probíhá v rámci již existujících setkání týmů. Témata, která jsou obsahem daného ECHA, jsou zveřejněna na hlavní stránce Intranetu. Příklad témat: výsledky podnikání bezpečnost úspěchy ve spolupráci se zákazníky hodnoty a principy společnosti strategie společnosti (včetně distribuce Plánu na daný rok) změny ve vrcholovém vedení společnosti 4 Měřitelné výsledky Přínos zapojeného a motivovaného zaměstnance, tedy zaměstnance, který je ochoten firmě odevzdávat více než vyžaduje jeho náplň práce, je nesporně vyšší než u zaměstnance, který chodí do práce jen proto, že musí. 4
Informovanost zaměstnanců na všech úrovních hierarchie společnosti a to, že zaměstnanci vnímají, že s nimi vrcholové vedení/společnost sdílí důležité informace, strategie a plány, je právě jedním z faktorů zvyšujících jejich zapojeni a motivaci. Nestlé ECHO bylo poprvé implementováno v pražské centrále v říjnu 2012 a od té doby je každoměsíční součástí interní komunikace a přispívá tak k vyšší informovanosti zaměstnanců a potenciálně tak k jejich většímu zapojení do života společnosti. 4.1 Náklady Přímé peněžní náklady na Nestlé ECHO jsou nulové. Časová náročnost je nízká. Úprava informací do vlastníků témat nezabere déle než hodinu. Diskuze nad tématy se děje v rámci již existujících mítinků a nedochází tedy k další zátěži času pracovníků. 4.2 Hodnocení efektivnosti Definitivní zjištění, zda je tento nástroj efektivní, bude potvrzeno až dalším celofiremním průzkumem naplánovaným na rok 2014. Bližší představu však poskytuje pravidelná zpětná vazba, která je získávána od zaměstnanců a další indikaci poskytne i plánovaný celopražský průzkum, který proběhne na podzim 2013. V rámci pravidelné zpětné vazby sledujeme zejména: zda je nástroj používán zda se jedná o diskuzi, nikoli o přeposlání prezentace názor zaměstnanců na témata První zlepšení jsou již patrná: 5 Plán do budoucnosti Ověření efektivnosti nástroje: každé dva měsíce krátké dotazníkové šetření podzim 2013 podrobnější průzkum v Praze 5
2014 celofiremní průzkum V roce 2013 plánujeme postupnou expanzi tohoto nástroje i do ostatních lokalit především ke kancelářským pracovníkům na závodech. 6 Přínosy Nestlé ECHO podporuje přímou osobní komunikaci a diskuzi v týmech Jasně daní vlastníci témat v Echu podpora otevřené komunikace Podpora obousměrné diskuze zaměstnanci mohou klást dotazy přímému nadřízenému ale i vlastníkovi tématu Zdrojem informací je přímý nadřízený větší důvěryhodnost než u ostatních nástrojů komunikace Informace týkající se celé firmy jsou uvedeny manažerem do kontextu daného oddělení Nulové přímé náklady, nízká časová náročnost Informace se dostávají od vrcholového vedení firmy do týmů v jednotné, ucelené a nezkreslené podobě 6