Hromadná korespondence Slouží pro vytváření formulářových dopisů, štítků, obálek, pro hromadně distribuované faxy. Využíváme toho, že společnou část dopisů vytvoříme pouze jednou, ostatní vložíme pomocí tzv. slučovacích polí. Je nezbytné mít vytvořený nebo současně vytvořit zdroj dat. při práci postupujeme pomocí průvodce hromadné korespondence. Postup 1) vytvoříme hlavní dokument 2) spustíme průvodce hromadné korespondence 3) postupujeme podle průvodce, současně máme připravený zdroj dat 4) v prvním kroku určíme, zda budeme vytvářet dopisy, emaily, štítky, obálky, adresář
5) ve druhém kroku většinou volíme použití počátečního dokumentu z aktuálního dokumentu
6) ve třetím kroku vybereme příjemce, tj. určíme cestu k souboru se zdrojem dat 7) ve čtvrtém kroku vložíme tzv. slučovací pole (blok adresy, řádek s pozdravem, el. razítko, další položky).
8) v pátém kroku zobrazíme náhledy dopisů 9) v šestém kroku dokončíme hr. korespondenci sloučením na tiskárnu nebo do nového dokumentu
Rekapitulace tvorby sloučeného dokumentu HK prostřednictvím Průvodce hromadnou korespondencí 1) vytvoříme seznam adres nebo zjistíme, kde ho v PC máme uložený 2) spustím MS Word a vytvoříme text dokumentu dopis 3) kurzor nastavíme do dokumentu na místo, kam budeme vkládat slučovací pole (položky ze seznamu adres). Vložená pole můžeme přemisťovat, formátovat, 4) spustíme funkci hromadné korespondence: Nástroje, Dopisy a korespondence a vybereme nabídku průvodce hromadnou korespondencí. 1. krok vybereme druh vytvářeného dokumentu, např. dopisy 2. krok použijeme aktuální dokument nebo možnosti obálek nebo štítků 3. krok použijeme existující seznam adres (vyhledáme ho) 4. krok vytvoříme dopis další položky. Vložíme zvolené položky (názvy sloupců) ze seznamu adres do dokumentu a upravíme je. 5. krok zobrazíme náhled (zkontrolujeme vzhled, můžeme upravit okruh adresátů, kterým opravdu chceme dokument poslat upravit seznam příjemců 6. krok funkcí tisk tiskneme dokument pro všechny vybrané adresáty. Funkci upravit jednotlivé dopisy uložíme vytvořené dokumenty s jednotlivými adresami do nového souboru a můžeme je dále individuálně upravovat
Řešený příklad 1. Vytvořte formulářový dopis a vložte daná slučovací pole do levého horního rohu formulářového dopisu (společnost, jméno, příjmení, adresa1, město, PSČ, dluh) 2. K dispozici máte zdroj dat (viz tabulka níže) Zpráva o vašem dluhu a žádost o jeho zaplacení Upozorňujeme Vaší společnost, že jste dosud nezaplatili poslední faktury a naší společnosti Aktimel s. r. o. dlužíte částku Kč. Žádáme proto o urychlené zaplacení této částky. S pozdravem František Koudelka jednatel spol. Aktimel s. r. o. Jméno Příjmení Společnost Adresa1 Město PSČ dluh Václav Voříšek VAVO s. r. Lidická 3 České Budějovice 370 00 1500 o. Jiří Nedabyle Nero5 V. Volfa 3 České Budějovice 370 05 2 700 300 Jiří Skalický Htm s. r. o. Pod kopcem Litomyšl 658 12 4500 8 Karel Novák Prim s. r. o. U Dubu 457 Borovany 373 12 4 254 489 Při řešení postupujeme dle návodu, nejdříve sestavíme dopis a máme připravený zdroj dat (tabulka výše) 1) Spustíme průvodce hromadnou korespondencí, vložíme slučovací pole, využijeme zdroj dat, který je uložen v jiném souboru. 2) Kontrola příjemců hr. korespondence
3) Vložení slučovacích polí 4) Sloučení do jednoho dokumentu (ukázka 1 dopisu) Příklady na procvičení 1. Nejprve vytvořte databázi 5 klientů (například v Excelu) a uložte ji pod názvem korespondence ve své složce. Databáze bude obsahovat následující položky: a) jméno b) příjmení c) bydliště d) PSČ e) termín návštěvy f) hodina 2. Otevřete textový editor Word a v něm vytvořte následující dopis klientům. Databázové prvky vložíte pomocí průvodce hromadnou korespondencí (Nástroje Hromadná korespondence):
Klinika Na Výsluní Na Výsluní 35 266 01 Beroun ordinace MUDr. Jarmily Novákové <<jméno>><<příjmení>> <<bydliště>> <<PSČ>> Vážená paní, vážený pane, zjistili jsme, že termín Vašeho přeočkování na tetanus vypršel, proto Vás zveme na přeočkování proti tetanu <<termín návštěvy>> v <<hodina>> hod. do ordinace MUDr. Novákové. Vezměte si s sebou průkaz pojištěnce. S pozdravem MUDr. Jarmila Nováková V Berouně dne Dopis výhercům Vytvořte dopis výhercům formou hromadné korespondence podle předlohy. Výherci dostanou informaci o tom, jakou částku vyhráli. V dopise se pak bude měnit adresa příjemce výhry a částka, kterou výherce získal. Bude se jednat o údaje: jméno, příjmení, ulice, město, psč a částku výhry. Tyto údaje poskytne tabulka výherců, která slouží zároveň jako zdroj dat. Po vytvoření dopisu hromadné korespondence vygenerujte jednotlivé dopisy. Alespoň jeden vygenerovaný dopis vytiskněte na tiskárně. Soubor se šablonou dopisu hromadné korespondence uložte do stejného adresáře, ve kterém je umístěn soubor se zdrojovými daty. Tabulka zdroje dat: Jméno Příjmení Ulice Město PSČ Výhra Karel Novák Svobodova 1 Olomouc 796 01 15000 Lenka Malá Karlova 1580 Praha 111 50 8000 Vlastimil Brzobohatý E. Beneše 154 Brno 604 50 2000 Magda Dusilová Vícov 150 Vícov 458 74 24500 Leoš Bareš Mrazíkova 5 Sněžné Hory 111 44 500 Martina Neumanová Skácelova 14 Poprad 789 78 12800 Eva Pospíšilová Mlýnská 55 Karlovy Vary 456 78 25000 Petr Svozil Olomoucká 125 Trutnov 852 41 12000 Vlastimil Malík Světlá 54 Černé Hory 452 01 48000 Petra Skácelová Vysočanská 1 Liberec 456 23 15400 Karel Malíček Kotlářská 51 Lipno 421 32 12600 Adéla Pluskalová Sněžná 4561/5 Ostrava 874 02 26000 Martin Dokončil U Vinice 1 Znojmo 894 52 25000 Markéta Maláčová U Vodárny 168 Brno 605 20 1000
Šablona bude vypadat zhruba takto: Výherce: <<Jméno>> <<Příjmení>> <<Ulice>> <<PSČ>> <<Adresa>> Vážená paní, vážený pane, Sdělujeme Vám, že jste v naší soutěži vyhrál(a) částku <<částka>> Kč. Informujeme Vás, že peníze poukážeme na Vaší adresu udanou na slosovacím lístku. Pokud adresa nesouhlasí, neprodleně nám to prosím oznamte. V případě jakýchkoliv dotazů se nám neváhejte ozvat na telefonním čísle 604 604 604. Děkuji a jsem s pozdravem, Karel Štědrý Vedoucí oddělení promo akcí P vygenerování dopisů bude každý z nich vypadat zhruba takto: Výherce: Karel Novák Svobodova 1 769 01 Olomouc Vážená paní, vážený pane, Sdělujeme Vám, že jste v naší soutěži vyhrál(a) částku 15000 Kč. Informujeme Vás, že peníze poukážeme na Vaší adresu udanou na slosovacím lístku. Pokud adresa nesouhlasí, neprodleně nám to prosím oznamte. V případě jakýchkoliv dotazů se nám neváhejte ozvat na telefonním čísle 604 604 604. Děkuji a jsem s pozdravem, Karel Štědrý Vedoucí oddělení promo akcí