Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
Obsah Začínáme pracovat s tabulkovým procesorem MS Excel... 4 Uživatelské prostředí tabulkového procesoru MS Excel 2007... 4 Ukládání dat... 5 Změna výchozího nastavení MS Excel... 6 Nápověda... 8 Základy práce... 9 Vytvoření nového a otevření již existujícího sešitu... 9 Vkládání dat... 10 Editace dat... 11 Výběr buněk... 11 Kopírování, přesouvání a mazání dat... 12 Řádky a sloupce... 14 Sloupce... 15 Řádky... 16 Buňky... 17 Vyhledávání a nahrazování... 18 Vyhledávání... 18 Nahrazování... 18 Třídění dat... 19 Filtrování dat... 20 Vzorce a Funkce... 21 Aritmetické vzorce... 21 Odkazy na buňky... 22 Práce s funkcemi... 23 Chybová hlášení... 23 Formátování... 25 Formátování textů v buňkách... 25 Formátování buněk... 25 Záhlaví a zápatí... 28 Formátování řádků a sloupců... 29 Formátování a práce s pracovními listy... 30 Grafy a diagramy... 31 Používání grafů... 31 2
Používání diagramů... 34 Tisk... 35 Příprava pro tisk... 35 Volby tisku... 37 3
Začínáme pracovat s tabulkovým procesorem MS Excel Nejtypičtějším představitelem tabulkových procesorů je MS Excel. Je to pokročilý nástroj pro tvorbu jednoduchých i složitých výpočtů a grafů. Program spustíme V prostředí Windows z nabídky Do políčka hledání zadáme Excel Z plochy - poklepáním na ikonu Uživatelské prostředí tabulkového procesoru MS Excel 2007 Abychom dále mohli snadněji a jednoznačně popisovat jednotlivé kroky či postupy v prostředí programu MS Excel, je třeba zavést určité názvosloví. Tlačítko office Pruh karet Titulní lišta Panely nástrojů Ikony Adresa buňky Řádek vzorců Záhlaví sloupců Buňkový kurzor Záhlaví řádků Pracovní list Posuvníky Záložky s názvy listů Stavový řádek Chceme-li práci s MS Excel ukončit, stačí kliknout na červený křížek v pravém horním rohu okna Upozornění Před ukončením práce vždy uložte svá data. Pokud tak neučiníte, MS Excel Vám uložení dat sám nabídne. Pokud nabídku k uložení dat odmítnete, Vaše data budou ztracena! 4
Ukládání dat Svou práci nejrychleji uložíte kliknutím na ikonu v levém horním rohu okna (hned vedle tlačítka office). Pokud se jedná o první uložení, dosud nepojmenovaného sešitu (pozn. dokumentu v Excelu se neříká dokument, ale sešit), Excel Vám nabídne dialog Uložit jako, pomocí nějž ukládáme sešit pod jiným jménem volíme název, typ a umístění souboru. Volbu uložit jako můžeme sami vyvolat kdykoliv přes tlačítko office následujícím způsobem: Co znamená která volba, si můžete přečíst na obrázku a je to velmi podobné, jako u ukládání dokumentů MS Word (viz Modul 3). Za zdůraznění stojí zejména volby: Sešit aplikace Excel uloží soubor v nejnovějším formátu se všemi podporovanými funkcemi, které MS Excel 2007 nabízí. Takto uložený soubor bude mít příponu *.xlsx Uživatelé straších verzí MS Excel tento soubor nebudou moci přečíst (pokud nemají dodatečně nainstalován převaděč, který umožní pracovat s formátem *.xlsx i na starších verzích MS Excel zdarma ke stažení na webu Microsoftu) Sešit aplikace Excel 97-2003 uloží soubor ve starším formátu, který používaly předchozí verze MS Excel. Soubor tak budou moci bez problémů otevřít i uživatelé, používající starší verzi MS Excel. Jiné formáty zde najdeme výběr všech ostatních formátů, které se používají méně často, jako je šablona MS Excel, soubory typu *.csv, *.txt, datový soubor typu XML, nebo dokonce možnost uložit sešit jako webovou stránku 5
Standardně je Excel nastaven tak, aby sešity ukládal do Vaší složky Dokumenty, ve formátu Sešit aplikace Excel, tedy *.xlsx. Chceme-li sešit uložit pod jiným jménem a zvolit také jiné umístění souboru, klikneme na Uložit jako a v takto vyvolaném dialogu můžeme měnit zejména tyto nastavení: Změna cílové složky Změna názvu souboru Změna autora Změna typu souboru Provedeme všechna požadovaná nastavení, tak aby se soubor jmenoval jak chceme, byl takového typu, který požadujeme, uložil se do správné složky apod. Soubor uložíme kliknutím na Změna výchozího nastavení MS Excel Pokud bychom častěji používali jiné, než standardní nastavení MS Excel, tedy ukládání do složky Dokumenty ve formátu *.xlsx a podobně, můžeme Excelu nastavit své vlastní Výchozí nastavení. Excel si tak bude pamatovat, že vždy (pokud dialogem Uložit jako neřekneme jinak) chceme ukládat soubory jako *.xls do úplně jiné složky, chceme psát jiným výchozím písmem apod. Tyto změny výchozího nastavení se provádí v dialogu Možnosti aplikace Excel schovaném pod tlačítkem office. 6
V tomto dialogu můžeme nastavovat různé oblasti prostředí MS Excel: Oblíbené umožňuje změnit nejoblíbenější možnosti v MS Excel, například výchozí písmo Vzorce umožňuje změnit možnosti související s výpočtem vzorců, výkonem a zpracováním chyb, například vizuální podobu chyby ve vzorci Kontrola pravopisu a mluvnice umožňuje změnit možnosti oprav a jazykové korekce při psaní textu, například zde můžeme zvolit jazyk slovníku Uložit umožňuje přizpůsobit způsob uložení sešitů, např. typ souboru, složka pro ukládání Upřesnit rozšířené možnosti práce s MS Excel nastavení jak velký je vlastně velký výpočet, vkládání desetinné čárky, nebo chování MS Excel při kopírování dat Přizpůsobit zde můžeme přidávat a odebírat ikony do panelu rychlého přístupu (panel ikon hned vedle tlačítka office) Doplňky zde můžeme doinstalovat a aktivovat doplňky MS Excel, jako jsou různé analytické nástroje apod. Centrum zabezpečení nastavení sešitů MS Excel z bezpečnostního hlediska Zdroje informací zde se aktivuje MS Office, či získávají aktualizace Další možností přizpůsobení MS Excel pro jednodušší práci je přizpůsobení panelu nástrojů v pásu karet. Ten můžeme skrýt a zobrazit pomocí volby Minimalizovat pás karet. Tuto vyvoláme stisknutím pravého tlačítka myši při kurzoru tam, kde jsou (nebo naopak mají být) panely nástrojů. 7
Dalším pomocníkem, zejména při použití MS Excel na velkých monitorech s jemným rozlišením může být velikost zobrazení sešitu pomocí lupy. Najdeme ji v pravém dolním rohu uživatelského prostředí procesoru Excel. Pomocí lupy můžeme měnit měřítko zobrazení (neměníme skutečnou velikost objektů, ale pouze velikost jejich zobrazení na monitoru). Velikost zobrazení měníme klikáním na symboly a, případně rovnou tažením za posuvník mezi nimi. Další velmi pohodlnou možností jak lupu ovládat je použití držení klávesy CTRL a současného točení kolečka na myši. Všechny způsoby vedou ke stejnému cíli optimálnímu zobrazení pracovního prostředí MS Excel, tak aby se nám s ním pohodlně pracovalo. Nápověda Pokud něco nevíme, není nad dobrou radu. Proto je nám k dispozici Nápověda programu MS Excel. Nápovědu spustíme stiskem klávesy F1 na klávesnici (standardní ve většině programů), nebo přímo kliknutím na ikonku v pravé horní části uživatelského prostředí. Objeví se dialogové okno, kterému vévodí pole pro zadání hledaného výrazu. Jak je vidět z obrázku, v našem případě jsme zadali výraz sum a nechali vyhledat vše, co jen najde. Pak už stačí si jen vybrat (=kliknout) z nalezených témat (psány modře) a nechat si poradit. 8
Základy práce Aplikace MS Excel umožňuje pracovat najednou s více sešity i listy. Proto není od věci vysvětlit si rozdíl mezi sešitem, listem a buňkou Sešit - dokument vytvořený aplikací MS Excel List - každý sešit (dokument) se skládá z jednotlivých listů Buňka - každý list je rozdělen na buňky, což jsou jakési základní částice listu. Slouží ke vkládání a editaci dat. Každá buňka má svou adresu, která je dána souřadnicí sloupce a řádku, ve kterém se buňka nachází. Např. A1. Na každém listě je k dispozici 65 536 řádků a 256 sloupců. Pro pohodlnější práci se sešitem, obsahuje každý z nich několik listů. Tyto listy si můžeme přidávat či odebírat a samozřejmě přejmenovávat. Záložka listu Všechny tyto operace lze provést tak, že klikneme pravým tlačítkem myši na některou ze záložek listů a vybereme si z nabízených možností. Vytvoření nového a otevření již existujícího sešitu Nový sešit založíme buď tím že spustíme MS Excel. To se vždy automaticky vytvoří nový prázdný sešit. Druhou možností je pomocí tlačítka office Nový. Třetí možností je použít klávesovou zkratku CTRL+N. Již existující sešit lze otevřít opět přímo tím, že si jej v prostředí Windows najdu a poklepáním otevřu. Z uživatelského prostředí Excelu otevřeme dříve uložený sešit pomocí tlačítka office Otevřít, nebo klávesovou zkratkou CTRL+O. Ať přes tlačítko office, tak pomocí CTRL+O vyvoláme dialogové okno, ve kterém vybíráme odkud (ze které složky), a jaký soubor (=typ souboru) chceme otevřít. 9
Vkládání dat Data se vkládají do buněk. MS Excel sám rozezná, jaký typ dat jsme do dané buňky vložili a podle toho také přizpůsobí zobrazení dat v buňce a možné operace s nimi. Nejčastěji využívanými datovými typy jsou: Obecný buňky s obecným formátem nemají nijak specifikovaný formát Číslo tento formát slouží k obecnému zobrazení čísla. Buňky s tímto formátem mají obsah zarovnaný k pravému okraji Datum formát pro práci s daty Čas formát pro práci s časovými údaji Text buňky s textovým formátem jsou považovány za text, a to i když obsahují číslo. Buňka je zobrazena přesně tak jak byla zadána se zarovnáním k levému okraji Mimo těchto datových formátů rozeznává MS Excel ještě formáty Měna, Účetnický, Procenta, Zlomky, Matematický, Speciální a Vlastní. Formát buňky určuje MS Excel automaticky, ale můžeme jej zvolit i ručně. Nejjednodušší způsob je kliknout pravým tlačítkem do buňky, jejíž datový formát chceme změnit. Z takto vyvolané nabídky zvolíme Formát buněk, čímž spustíme dialogové okno, kde můžeme typ zadaných dat ručně změnit Samotné vkládání dat je naprosto jednoduché. Umístíme kurzor do buňky, do které chceme data vkládat a z klávesnice zadáme číslo či text. MS Excel, jak již bylo řečeno, sám určí datový typ. Pokud bychom z jakýchkoli důvodů potřebovali datový typ změnit, provedeme tak výše popsaným způsobem. 10
Editace dat Již vložená data můžeme samozřejmě editovat. MS Excel umožňuje dva základní způsoby editace dat. Každý z nich nám nabízí jiné možnosti a výhody. Prvním způsobem je editace přímo do buňky, kdy nastavíme jako aktivní buňku (=klikneme do ní), která již obsahuje data, a její obsah změníme. Tento způsob je však záludný, neboť pokud začneme cokoli psát, okamžitě ztratíme původní obsah buňky. Chceme li tedy jen poopravit obsah buňky, použijeme druhý způsob pomocí editačního okna. Jako editační okno nám v takovém případě slouží řádek vzorců. Pokud se nastavíme na buňku, která již obsahuje nějaké údaje, jsou tyto zobrazeny i v řádku vzorců. Kliknutím do řádku vzorců se nám zde objeví kurzor a my pak můžeme editovat obsah buňky, aniž bychom pozbyli její původní obsah. Stejného cíle dosáhneme dvojím kliknutím do buňky, nebo nastavením na buňku a stiskem klávesy F2. Řádek vzorců Výběr buněk Jak plyne z předchozího textu, s buňkami lze pracovat, pouze, je li buňka aktivní, neboli, je li buňka vybrána. Jednu buňku vybereme snadno pomocí klávesnice, nebo poklepáním myši. Vybraná buňka je označena výrazným orámováním. Souvislý výběr Více buněk vybereme pomocí klávesnice tak, že budeme držet klávesu SHIFT a šipkami budeme vybírat další buňky. Tyto se budou postupně označovat do souvislého bloku. Pokud šipkami budeme pohybovat ve všech směrech, bude se výběr rozšiřovat do tvaru obdélníku. Úplně stejného efektu dosáhneme pomocí myši tak, že stiskneme levé tlačítko a tažením kurzoru vybereme buňky pro náš výběr. Až budeme mít vybrány požadované buňky, pustíme levé tlačítko a vybírání buněk se tím ukončí. 11
Nesouvislý výběr Chceme-li vybrat jen některé buňky, které spolu navíc ani nemusí sousedit, provedeme to takto: Označíme si buňky, které spolu sousedí pomocí klávesy SHIFT (provedeme souvislý výběr), poté uvolníme klávesu SHIFT, stiskneme klávesu CTRL, přemístíme kurzor na nesousední buňku a opět pomocí klávesy SHIFT provedeme výběr buněk. Tento postup samozřejmě opakujeme tak dlouho, dokud nemáme vybrány všechny nesousedící buňky, které jsme chtěli vybrat. Kopírování, přesouvání a mazání dat Pokud máme vybrány buňky, můžeme jejich obsah kopírovat, přesouvat či smazat. Změny se projeví pouze v buňkách, které jsme vybrali. Kopírování Máme li vybrány buňky (nebo jen jednu buňku), můžeme provést kopírování několika způsoby: A) Pomocí ikon z panelu schránka na kartě Domů Karta Domů Vybereme požadovaná data, klineme na ikonu kopírovat. Čára ohraničující vybrané buňky začne blikat. Pak nastavíme kurzor na místo, kam chceme kopírovat a kliknutím na ikonku provedeme vložení. Panel Schránka Vybraná oblast B) Pomocí pravého tlačítka myši Na označenou oblast klikneme pravým tlačítkem myši, čímž vyvoláme kontextovou nabídku. Vybereme volbu Kopírovat. Nastavíme kurzor na místo, kam chceme kopírovat a stiskem pravého tlačítka vyvoláme opět kontextovou nabídku, z níž vybereme Vložit. C) Pomocí klávesových zkratek Máme li označený blok buněk, stiskneme klávesy CTRL+C, přemístíme kurzor na místo, kam chceme kopírovat a stiskneme klávesy CTRL+V. D) Přímým tažením myši Najedeme myší na čáru ohraničující blok vybraných buněk. Přidržíme klávesu CTRL a levým tlačítkem myši uchopíme celý blok buněk. Levé tlačítko stále držíme a přesuneme obrys celého bloku na požadované místo. Po uvolnění levého tlačítka se označený blok nakopíruje, tam kam jsme ukazovali. Tato možnost kopírování je však vhodná jen pro kopírování v rámci jednoho listu. Pokud bychom chtěli kopírovat cokoli z jednoho listu (nebo sešitu) do druhého, museli bychom použít předchozí způsoby kopírování, tedy kopírování pomocí schránky. 12
Přesouvání Při přesouvání je třeba uvědomit si základní rozdíl oproti kopírování. Při kopírování zůstává originál, nebo chcete-li předloha, na svém původním místě a na novém místě se vytvoří kopie. Při přesouvání dojde k vyjmutí (odstranění) originálu z původního místa a k jeho přesunu na novou pozici. Po provedení kopírování tedy bude námi vybraná část (blok buněk) v pracovním sešitu vícekrát, kdežto při přesouvání se vybrané buňky jen přesunou budou existovat jen jednou, ale na jiném místě. Samotné přesouvání můžeme provést opět několika způsoby: A) Pomocí ikon z panelu Schránka na kartě Domů Vybereme buňky s daty, která chceme přesunout. Klineme na ikonu vyjmout. Čára ohraničující vybrané buňky začne blikat. Pak nastavíme kurzor na místo, kam chceme náš výběr přesunout a kliknutím na ikonku provedeme vložení. B) Pomocí pravého tlačítka myši Na označenou oblast dat klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme volbu Vyjmout. Nastavíme kurzor na místo, kam chceme data přesunout a stiskem pravého tlačítka myši vyvoláme nabídku z níž vybereme Vložit. C) Pomocí klávesových zkratek Máme li označený blok buněk, stiskneme klávesy CTRL+X, přemístíme kurzor na místo, kam chceme přesouvat a stiskneme klávesy CTRL+V. D) Přímým tažením myši Najedeme myší na čáru ohraničující blok vybraných buněk. Levým tlačítkem myši uchopíme celý blok buněk. Levé tlačítko stále držíme a přesuneme obrys celého bloku na požadované místo. Po uvolnění levého tlačítka se označený blok přesune, tam kam jsme ukazovali. Vymazání Pokud máme vybrány buňky do bloku, můžeme je nejen takto hromadně přesouvat či kopírovat, ale i hromadně mazat (odstraňovat). Mazat přitom lze nejen obsah buněk, ale také atributy buněk, jako je formátování buňky či komentář. Mazání obsahu buněk: Označíme buňky, jejichž obsah chceme smazat a stiskneme klávesu Delete Označíme buňky, jejichž obsah chceme smazat a na tento výběr klikneme pravým tlačítkem myši. Z takto vyvolané kontextové nabídky vybereme Vymazat obsah 13
Mazání atributů buněk: Označíme buňky, jejichž obsah chceme smazat a pomocí pravého tlačítka myši vyvoláme kontextovou nabídku, kde můžeme vybrat, který z atributů (např. komentář) chceme smazat. Řádky a sloupce Jak již víme, pracovní oblast listů a sešitů v MS Excelu je tvořena buňkami, které tak na pracovní ploše vytváří řádky a sloupce. MS Excel 2007 zavádí oproti předchozím verzím novinku, která se dle mého názoru příliš nepovedla. Ve starších verzích Excelu byly řádky očíslovány a sloupce byly vždy označeny písmeny. Kvůli nové možnosti identifikace buňky pomocí tzv. RC souřadnic je možno mít i sloupce očíslovány. Adresa buňky pak není jako dříve třeba F2, ale R2C6. Naprostý zmatek to pak vnáší třeba do vzorců viz obrázek: RC odkaz Vypnut RC odkaz Aktivní Adresa buňky Vzorec bez RC Adresa buňky Vzorec stylem RC Naštěstí lze RC odkazy vypnout a pracovat tak ve standardním, snadno pochopitelném systému řádků a sloupců. Vypnutí RC souřadnic RC souřadnice vypneme následujícím postupem: zde zvolíme oblast Vzorce a odškrtneme (vypneme) volbu Sytl odkazu R1C1 14
Teď, když jsme schopni zorientovat se v řádcích a sloupcích, můžeme pomocí řádků a sloupců provádět různé další hromadné úpravy. Sloupce Sloupec vybereme tak, že klikneme na záhlaví (název) sloupce. Např. na sloupec E, tak jak to ukazuje obrázek Vkládání sloupců Nový sloupce se vloží příkazem Vložit Vložit sloupce listu z panelu Buňky na kartě Domů (neplést s tlačítkem Vložit z panelu Schránka) Je ovšem potřeba vědět, že sloupce se vkládají vždy vlevo od aktivního sloupce. Přitom se vloží právě tolik sloupců, kolik jich máme označených. Chceme li tedy vložit dva sloupce mezi sloupce E a F, musíme nejprve označit sloupce F a G (držíme klávesu Shift a klikneme na záhlaví sloupce F a pak G), poté zvolíme Vložit Vložit sloupce listu a MS Excel vloží dva nové sloupce tam, kde byly označeny a původní sloupce odsune vpravo. Jak bude vypadat výsledek vložení dvou sloupců, ukazuje obrázek Odstranění sloupců Označíme sloupce, které chceme odstranit a kliknutím pravým tlačítkem myši vyvoláme kontextovou nabídku, zvolíme Odstranit, nebo použijeme ikony z pásu karet, konkrétně Odstranit Odstranit sloupce listu z panelu Buňky na kartě Domů 15
Řádky Řádky vybereme tak, že klikneme na záhlaví (=číslo) řádku. Např. na řádek 2, tak jak to ukazuje obrázek Vkládání řádků Nový řádek se vloží obdobně jako sloupce, tedy příkazem Vložit Vložit řádky listu z panelu Buňky na kartě Domů (neplést s tlačítkem Vložit z panelu Schránka). Je ovšem potřeba vědět, že řádky se vkládají vždy nad aktivní řádky. Přitom se vloží právě tolik řádků, kolik jich máme označených. Chceme li tedy vložit dva řádky mezi řádky 2 a 3, musíme nejprve označit řádky 3 a 4, poté zvolíme Vložit Vložit řádky listu a MS Excel vloží dva nové řádky, tam, kde byly označeny a původní řádky odsune dolů. Jak bude vypadat výsledek vložení dvou řádků, ukazuje obrázek Odstranění řádků Označíme řádky, které chceme odstranit a kliknutím pravým tlačítkem myši vyvoláme kontextovou nabídku, ze které zvolíme Odstranit, nebo použijeme ikony z pásu karet, konkrétně Odstranit Odstranit řádky listu z panelu Buňky na kartě Domů 16
Buňky Tak jako můžeme vkládat a odstraňovat řádky i sloupce, můžeme vkládat i odstraňovat jednotlivé buňky. Práce s buňkami má však svá specifika. Vkládání buněk Opět označíme počet buněk, podle toho, kolik jich chceme vložit. Z panelu Buňky na kartě Domů zvolíme příkaz Vložit Vložit buňky Poté se nám zobrazí dialogové okno, kde můžeme zvolit způsob vložení buněk. Ten má zásadní význam, neboť tím, že někam vložíme buňku, Excel potřebuje vědět, kam s daty, která byla původně na místě, do kterého se teď pokoušíme vložit novu buňku. Nejpoužívanější jsou volby Posunout buňky vpravo a Posunout Buňky dolů, jejichž význam je prakticky ukázán na obrázcích. Volby Celý řádek a Celý sloupec se pak chovají stejně, jako bychom vkládali řádek či sloupec (viz předchozí text). Odstranění buněk Odstranění buněk provedeme tak, že označíme buňky, které chceme odstranit a pravým tlačítkem myši vyvoláme kontextovou nabídku, ze které zvolíme Odstranit, nebo použijeme volbu Odstranit Odstranit buňky z panelu Buňky na kartě Domů Pokud budeme odstraňovat buňky, je celkem logické, že MS Excel se nás zeptá, jakým způsobem má buňky odstranit (=čím zaplnit prázdné místo). Toto dialogové okno nabízí podobné volby, jako dialogové okno vložení a jejich podrobný popis by byl zbytečný, stačí umět číst a myslet. 17
Vyhledávání a nahrazování Vyhledávání a nahrazování jsou funkce MS Excelu, které nám umožňují najít určitý údaj, nebo nahradit nějaký údaj jiným údajem. Což je velmi praktická funkce, využitelná třeba při náhradě jednoho slova za druhé ve velmi velké tabulce či celém sešitu. Vyhledávání Vyhledávání spustíme kliknutím na ikonu Najít z panelu Úpravy na kartě Domů, kde zvolíme Najít. Další možností jak spustit vyhledávání je kombinace kláces CTRL+F. Otevře se nám dialogové okno s dvěma záložkami: Najít a Nahradit. Máme li zvolenu záložku Najít, je dobré tlačítkem zapnout upřesňující možnosti hledání. Dialogové okno pro hledání pak vypadá takto: Do kolonky Najít zadáme text, nebo řetězec znaků, který chceme hledat. Tlačítkem můžeme nastavit formát buněk, které chceme prohledávat. MS Excel tak bude prohledávat jen buňky s tímto formátováním (třeba jen buňky s formátem měna, nebo datum apod.). Můžeme také zaškrtávacími políčky zvolit, aby hledal text obsažený v celé buňce, či aby při hledání byla brána v potaz velká a malá písmena. Můžeme také konkrétněji určit, kde se má hledat, jakým stylem má MS Excel při hledání postupovat a také můžeme zvolit oblast hledání. Nahrazování Dialogové okno Nahrazování vyvoláme opět kliknutím na ikonu Najít z panelu Úpravy na kartě Domů, kde zvolíme Nahradit. Další možností jak spustit vyhledávání je kombinace kláces CTRL+F. Nahrazováním můžeme nahradit text, nebo řetězec znaků jiným textem či řetězcem znaků. Nahrazovat můžeme buď hromadně, nebo postupně. Záleží však jen na nás, který z těchto způsobů si zvolíme. Nahrazování se také velmi často používá v kombinaci s hledáním, kdy nejprve najdeme hledaný text a pak jej nahrazujeme. Právě z tohoto důvodu je vyhledávání a nahrazování v jednom dialogovém okně, kde se z jedné funkce na druhou můžeme přepnout pouhým kliknutím na příslušnou záložku. Dialogové okno nahrazování vypadá a obsluhuje se, absolutně stejně, jako okno hledání, pouze s tím rozdílem, že přibyla kolonka Nahradit, do které zadáme, čím se má nalezený text nahradit. 18
Tlačítkem nahradíme všechny výskyty hledaného slova najednou, kdežto pokud použijeme tlačítko nahradíme jen jeden údaj a pro nahrazení dalšího údaje je třeba znovu kliknout na toto tlačítko. Tím je umožněno postupné nahrazování, při kterém můžeme sami zkontrolovat, zda jsou nahrazována jenom ta data, která potřebujeme nahradit. Třídění dat Třídění dat je funkce, která nám umožňuje seřadit data v tabulce podle různých klíčů. Tyto klíče bývají položky tabulky a může jich být i více. Třídící funkce umí pracovat se všemi datovými formáty, tedy nejen s čísly, ale také s texty či třeba datumem. Samotné třídění provedeme tak, že nastavíme kurzor do tabulky, jejíž data budeme třídit a klikneme na ikonu Seřadit a filtrovat z panelu Úpravy na kartě Domů. Odtud můžeme rovnou spustit třídění od největšího k nejmenšímu, nebo naopak od nemenšího k největšímu. Jako zdroj třídění si Excel vezme data a formát buňky, která je právě označena. Excel má třídění tak propracováno, že pokud se data podle kterých se třídí budou shodovat, bude pořadí mezi nimi určovat obsah dalších položek na stejném řádku (nebo sloupci, dle toho jak máme tabulku navrženu). Praktická ukázka, viz obrázek: 19
Další možností je po stisku tlačítka Seřadit a filtrovat vybrat možnost Vlastní řazení Zde si můžeme vybrat podle kterého klíče se budou data řadit jako první, který klíč bude druhý, který třetí... Tak můžeme nastavit třídění podle více úrovní, přitom každá úroveň může být podle jiné položky a podle jiných formátových vlastností. Filtrování dat Speciální třídící funkcí je Filtr. Zatímco úkolem třídění je přeskládat tabulku podle určitých kritérií, úkolem filtru je zobrazit z tabulky jen to co si přejeme, ostatní schovat. Třídění tedy použiji k přeskládání tabulky, filtr použiji k tomu, abych z velké tabulky zobrazil jen určitá data, o která mám zrovna zájem. Filtr spustíme opět stisknutím tlačítka Seřadit a filtrovat ale vybereme možnost Filtr. V ten moment se nám v záhlaví tabulky objeví výběrové seznamy filtru. Po kliknutí na výběrový seznam se nám v položkách filtru ukáží zakliknuty všechny druhy položek. Odkliknutím nepotřebných položek dosáhneme toho, že v tabulce nebudou zobrazeny. Pokud tedy v situaci z předchozího obrázku rozbalím výběrový seznam Položka2 a nechám zakliknuto pouze 245, ukáží se mi (=vyfiltrují se) pouze ty řádky tabulky, které mají v Položce2 hodnotu 245. Ostatní nebudou zobrazeny. Položka je fitrována Chybí řádek O tom, že filtr schoval některé položky, které nevyhovují našim požadavkům indikují dva detaily. První je, že položka dle které filtrujeme je označena symbolem. Druhý detail je, že číslování řádků zůstalo stejné všimněme si, že číslo schovaného řádku chybí. 20
Vzorce a Funkce MS Excel umí s daty velmi dobře zacházet. K tomu, aby jakýkoli program mohl z dat vytvořit nějaký výsledek, musíme mu nejen poskytnout vstupní data, ale také říci podle jakého předpisu, má z těchto dat vytvořit výsledek. Tímto pomyslným předpisem jsou právě vzorce. Aritmetické vzorce Vzorce se píší do buňky. Před samotným psaním vzorce se tedy musíme nastavit do buňky, ve které pak bude zobrazen již vypočtený výsledek. Každý vzorec začíná znaménkem = a píše se do řádku vzorců Dále se pak pracuje s adresami buněk, mezi něž se vkládají aritmetická znaménka či různé funkce. Vezměme modelovou situaci. Budu li tedy chtít sečíst obsah buňky C2 a D2 a výsledek zobrazit do buňky E2, pak musím kurzor nastavit do buňky E2 a do řádku vzorců napsat vzorec: =B2+C2 Protože ne vždy se nám povede správně odečíst adresu buňky, můžeme při psaní vzorce místo napsání adresy buňky, klinout na buňku myší. Buňka se barevně označí a její adresa se vloží do vzorce. Díky tomu, že se při psaní vzorců užívá adres buněk, stačí změnit obsah některé z nich a výsledek se ihned automaticky přepočítá. Při psaní vzorců se používají také závorky. Je třeba dát si pozor, aby závorky byly vždy správně vypárované, aby nám žádná závorka nepřebývala, ani nechyběla. To vyžaduje velkou pozornost, zejména u složitějších vzorců. Teď ale jednoduchá ukázka vzorce s použitím závorek. Např. bude li vzorec vypadat =(A1+B1)*2 jde o zcela jiný výsledek, než kdyby vzorec vypadal třeba =A1+(B1*2). Pokud by některá ze závorek chyběla, MS Excel by zobrazil chybu. Chybových hlášení je celá řada a my si je popíšeme a ukážeme, jakmile probereme odkazy na buňky a práci s funkcemi. 21
Odkazy na buňky Jak již víme, při psaní vzorců je třeba používat adresy buněk. Jenže někdy je třeba do vzorce vepsat adresu samostatné buňky a někdy je třeba vepsat adresu celého bloku buněk. Adresa jedné buňky vypadá: A1 Adresa bloku buněk od A1 do B3 vypadá: A1:B3 Adresace buněk se však dělí na Relativní a Absolutní adresování. Absolutní adresa vypadá: $A$1 Relativní adresa vypadá: A1 Symbolem $ vyjadřujeme absolutní adresu. $ před A znamená absolutní adresaci sloupce, $ před 1 znamená absolutní adresaci řádku Toto dělení adresace je velmi důležité. Jeho význam si uvědomíme hlavně při kopírování vzorců. Názorně to můžeme demonstrovat třeba takto: Při relativní adresaci napíšeme do buňky C3 vzorec =A3+B3. Tento vzorec pak zkopírujeme do buněk C4 a C5. Jak je patrno z obrázku vlevo, takto relativně adresovaný vzorec se při zkopírování sám upraví, dle pozice, kam byl nakopírován. V našem případě byl vzorec =A3+B3 nakopírováním do buňky C5 změněn na =A5+B5. Tímto stylem jsme tedy vytvořili vzorec pro součet prvního řádku tabulky a pouhým nakopírováním do ostatních řádků jsme zajistili správný výpočet součtu čísel na každém řádku. Při absolutní adresaci (obrázek vpravo) jsme vytvořením vzorce =$A$3+$B$3 řekli, že výsledek se bude počítat přesně ze součtu obsahů buněk A3 a B3. Při nakopírování tohoto vzorce se právě díky absolutní adresaci striktně říká, že výsledek získáme součtem obsahů buněk A3 a B3, tudíž je v buňce C5 stále stejný výsledek jako v buňce C3, protože výsledek se stále počítá z obsahu buněk A3 a B3, ať tento vzorec nakopírujeme kamkoli. Protože málokomu se chce při psaní vzorce přepínat klávesnici a pracně hledat symbol $, nastavíme absolutní adresu jednoduše tak, že při psaní vzorce kliknutím myši na buňku vložíme její adresu a pak pomocí klávesy F4 nastavíme relativitu. 22
Práce s funkcemi Funkce si můžeme představit, jako předprogramované vzorce. Vzorci musíme říci, co má dělat (sečti buňku A1 s buňkou B2), funkce to ví, my jí jen určujeme oblast dat (=rozmezí buněk) na která má svoje výpočty palikovat. Aplikace MS Excel je vybavena obrovským množstvím funkcí. Patří sem funkce matematické, statistické, logické, finanční atd. Tyto funkce s výhodou využíváme jak při zpracování dat, tak třeba i při samotném psaní složitějších vzorců. Velmi častou funkcí je Suma, což není nic jiného, než součet dat, která mu ukážeme, že má sečíst. Místo vzorce =A1+B1+C1 tak můžeme použít =SUMA(A1:C1) a výsledek bude naprosto stejný. Nejčastěji používané funkce mají i svoji ikonku, najdeme ji v panelu Úpravy na kartě Domů. Je to symbol sumy, která se provede kliknutím na tuto ikonu, nicméně kliknutím na šipku vedle symbolu se nám rozbalí nabídka nejčastěji používaných funkcí Pokud by nám nestačily tyto nejčastěji využívané funkce, aplikace MS Excel je vybavena stovkami dalších funkcí. Tyto zobrazíme buďto z nabídky na obrázku volbou Další funkce, nebo klikneme na symbol zobrazený na řádku vzorců. Funkce se pak sama vepíše do řádku vzorců a my jí jen doplníme oblast dat. U složitějších funkcí se spustí průvodce, který nás provede zadáním všech parametrů (např. omezující podmínky apod.), tak abychom funkci správně napsali. Funkce se tedy píší do řádku vzorců a velmi nám tím zjednodušují syntaxi složitějších výpočtů. Stačí napsat název funkce a do závorek oblast dat, se kterými má funkce pracovat a zápis je hotov. Pokud bychom měli ručně napsat vzorec pro výpočet průměrné hodnoty z tabulky o 150 řádcích, upsali jsme se k smrti. Takto stačí napsat jen =PRŮMĚR(A1:A150) a průměrná hodnota ze 150 údajů je hotova. Funkce samozřejmě nemusí být v řádků vzorců samy, lze je kombinovat a vepisovat do ručně vytvořených vzorců dle libosti, pouze s ohledem na správnost vzorce jako celku. Chybová hlášení Napíšeme-li špatně vzorec, ať už špatným použitím funkcí, hodnot či jen zapomenutím závorky, MS Excel do buňky, kde měl vložit výsledek, vloží chybové hlášení. Buňka s chybovým hlášením ukazuje chybu a v levém horním okraji se objeví zelený trojúhelníček, viz. obrázek 23
Protože chyb může nastat několik, je také více druhů chybových hlášení: Chybové hlášení ##### Zobrazí se tehdy, jestliže se obsah nevejde do buňky. V takovém případě stačí roztáhnout buňku na větší velikost a výsledek se zobrazí normálně Chybové hlášení #HODNOTA! Toto hlášení se objeví v případě, že používáme nesprávný typ argumentu, nebo operandu, např. v buňce B2 je text a v buňce B3 je číslo a my napsali vzorec =B2+B3 Chybové hlášení #DIV/0! Upozorňuje na dělení nulou (nulou dělit nelze) Chybové hlášení #NÁZEV? Tato chybová hláška se objeví, máme li chybu v zápisu vzorce např. chybně napsaný název funkce, odkaz na neexistující buňku atd. Chybové hlášení #N/A Tato chybová hodnota se objeví v případě, že hodnota není funkci nebo vzorci dostupná. Chybové hlášení #REF! Tato chybová hláška říká, že odkaz na buňku je neplatný, odkaz na neexistující buňku, chybí operátor Chybové hlášení #NUM! Tato hláška poukazuje na problém s číslem ve vzorci např. =ODMOCNINA(-8) Chybové hlášení #NULL! Tato chyba nás upozorňuje na průnik dvou oblastí, které se nepřekrývají, např. =Leden Březen 24
Formátování Formátováním rozumíme změnu vlastností daného objektu, dle našich představ a možností programu MS Excel. Formátovat můžeme texty v buňkách, můžeme formátovat buňky, listy i celý sešit a měnit tak jejich velikost, záhlaví, různá ohraničení, podbarvení atd. Formátování textů v buňkách Formátování textů je nejjednodušší pomocí panelu Písmo, nebo Zarovnání, či Číslo z karty Domů. Panely formátovacích nástrojů i s popisem jednotlivých ikon vypadají takto Zarovnání k okraji Typ písma Velikost písma Orientace textu Datový formát Tlustě Kurzíva Podbarvení Ohraničení O úroveň níž O úroveň výš Podtržení Barva písma Zarovnání k okraji Formát písma podrobně Formát buněk - zarovnání Měna Procenta Oddělit tisíce +/- des. místo Formát buněk dat. typ Zalamování textu a Sloučit a zarovnat na střed mají tak geniální popisek, že nejlepší bylo je sem beze změny nakopírovat: Je však třeba uvědomit si, že jakékoliv změny formátování se projeví pouze v buňkách, které jsme měli nastaveny jako aktivní. Formátování buněk Formátováním buněk myslíme nastavení jejich všeobecných i vzhledových vlastností. Formátování buněk vyvoláme buď pomocí pravého tlačítka myši, nebo tlačítkem z panelu Zarovnání na kartě Domů. Zobrazí se nám dialogové okno se záložkami, podle kterých můžeme nastavovat různé vlastnosti buňky jako datový typ, zarovnání, ohraničení, písmo, barvy a zabezpečení. 25
Například v tomto dialogu volíme ohraničení buňky. Lze to sice udělat rychleji pomocí ikonky z panelu Písmo na kartě Domů, zde však máme více možností. Můžeme volit styl čáry, tloušťku, zapnout šikmé čáry apod. Práce v těchto oknech je vždy stejná vypnu čáru, změním její vlastnosti a pak znovu zapnu čáru. Pochopitelně vše platí jen pro aktivní (označené) buňky. Formátování lze také samostatně mazat a kopírovat. Kopírování formátu, které tedy kopíruje jen vlastnosti buňky, nikoliv hodnoty provedeme pomocí tlačítka z panelu Schránka na kartě Domů. Nejprve klikneme na buňku jejíž formát má být kopírován, pak stiskneme tlačítko Kopírovat formát, přemístíme kurzor na cílovou buňku a klikneme myší. V ten moment je formát nakopírován. MS Excel má také předdefinované formáty. Ty se používají tak, že označíme oblast, kterou chceme formátovat a z panelu Styly na kartě Domů vybereme požadovaný formát. Příklady některých automatických formátů jsou jasné již z obrázku: Navrácení formátu do původní podoby (bez formátu) Přednastavené formáty pro celé tabulky Přednastavené formáty 26
Velmi zajímavou funkcí MS Excel je velmi jednoduše použitelné podmíněné formátování. Princip je v tom, že formátování ať buňky, nebo dat se aktivuje pouze, pokud je splněna nějaká podmínka (odtud název podmíněné formátování). Praktický význam to má zejména ve vizuálním odlišení dat, která splňují danou podmínku. Například máme-li nějakou ekonomickou sestavu dat a potřebujeme, aby nám svítily červeně buňky, u kterých jsme překročili finanční limit (tedy je splněna podmínka že data jsou větší než ). A podobně si můžeme vymyslet cokoli. Nastavení podmíněného formátu je jednoduché. Označím si oblast buněk, které mají být zahrnuty do podmíněného formátování. Z panelu Styly na kartě Domů kliknu na tlačítko Podmíněné formátování a vyberu podmínku. Když vybereme podmínku (např. jako na obrázku větší než), spustí se okno, ve kterém definuji, co se má provést a kdy: Ve vybrané oblasti buněk jsme tedy takto jednoduše nastavili, že pokud je hodnota ve vybraných buňkách větší než 60, formát buňky se změní na Světle červená výplň s tmavě červeným textem. Na datech je pak přímo vidět výsledek takovéhoto podmíněného formátu. Zbývá už jen potvrdit tlačítkem 27
Záhlaví a zápatí Záhlaví a zápatí jsou místa na začátku a na konci stránky, kam můžeme vkládat různé texty, čísla stránek, obrázky a jiné. Tímto nástrojem tedy nastavíme unifikovaný vzhled dokumentu, který bude na každé stránce stejný, nebo podobný (např. čísla stránek budou pochopitelně na každé stránce jiné). Ideální je tento prostor třeba na umístění firemního loga apod. Dialogové okno pro úpravy záhlaví a zápatí otevřeme tlačítkem Rozložení stránky. Je třeba přepnout se na záložku Záhlaví a zápatí. z panelu Vzhled stránky na kartě Zde můžeme kliknutím na tlačítko naprosto stejně kliknutím na tlačítko zápatí. otevřít dialog pro vlastní podobu záhlaví a můžeme otevřít dialog pro editaci Texty, obrázky (např. logo firmy), či automatický text (číslo stránky, datum), vkládáme do oddílů, podle toho, ve které části záhlaví/zápatí mají být zobrazeny. Samozřejmě že pro texty a objekty v záhlaví či zápatí platí všechny formátovací schopnosti, které MS Excel nabízí. Obsah záhlaví a zápatí je vidět jen v náhledu před tiskem. 28
Formátování řádků a sloupců Pracovní list je složen z buněk, které tak rozdělují každý list na řádky a sloupce. Všechny buňky mají přednastavenu stejnou výšku (17 pixelů) i šířku (64 pixelů). Výška buňky a tím pádem i celého řádku se upravuje automaticky, podle velikosti použitého písma. Šířka sloupců se automaticky přizpůsobuje jen u čísel a dat. Vepisujeme li do buňky text, který je delší než buňka, MS Excel jej nechá zobrazen i přes další buňky, ale pouze do té doby, než do sousední buňky (kam přesahuje text z předchozí buňky) začneme psát data či jiný text. V takovém případě se přesahující text skryje a zobrazen je text, který jsme psali jako poslední. Řešením je buňku roztáhnout. Kurzorem myši najedeme přesně mezi hranici sloupců v záhlaví sloupců, tak aby se změnil kurzor myši a s přidrženým levým tlačítkem změníme šířku celého sloupce, tak aby nám vyhovovala. Naprosto stejným způsobem můžeme změnit i výšku všech buněk na řádku. Stačí najet na hranici mezi řádky v záhlaví řádků a s přidrženým levým tlačítkem změnit velikost řádku. Úpravy řádků a sloupců je možné provádět pomocí nástroje Formát z panelu Buňky na kartě Domů. Výška řádku můžeme definovat vlastní výšku řádku počtem pixelů Přizpůsobit výšku řádku přizpůsobí výšku řádku největšího písma na řádku Šířka sloupce můžeme definovat vlastní šířku sloupce v pixelech Přizpůsobit šířku sloupců rozšíří sloupec dle nejdelšího textu Výchozí šířka vrátí šířku sloupce na výchozí hodnotu (8,71 pixelů) Šířku sloupce i výšku řádku můžeme pochopitelně upravovat i pomocí pravého tlačítka myši, kdy při kliknutí pravým tlačítkem na záhlaví sloupce či řádku zvolíme požadovanou funkci. 29
Formátování a práce s pracovními listy Jak se zachází s pracovními listy jsme se částečně zmínili již v kapitole Základy práce. Nyní si pouze doplníme informace o práci s listy o něco více. Pracovní listy můžeme nejen vkládat a odstraňovat, ale také kopírovat a přesouvat. K obojímu však potřebujeme myš. Přesouvání listu Při přesouvání klikneme levým tlačítkem myši na záložku listu, který budeme přesouvat. Stiskneme levé tlačítko a přesuneme list. Malá šipečka nám při pohybu myší ukazuje, kam se uchopený list přesune. Vybereme tedy, kam list přesuneme a teprve teď pustíme levé tlačítko myši. List se přesune, kam jsme mu ukázali. Kopírování listu Kopírování se provádí naprosto stejně, jako přesouvání, pouze s tím rozdílem, že při uchopení listu držíme stisklou klávesu CTRL. Veškeré další úpravy s listy je nejlepší provádět unifikovaně - pomocí pravého tlačítka, kterým klikneme na příslušnou záložku listu. Objeví se nám kontextová nabídka, ve které si vybereme, co potřebujeme s listem udělat. Jak je vidět z obrázku, listům můžeme také nastavit barvu záložek listů, můžeme list zamknout (zaheslovat proti nežádoucím úpravám), nebo jej můžeme třeba skrýt, aby nikdo neviděl dodatečná data, která tu třeba máme schována. 30
Grafy a diagramy Grafy můžeme definovat jako obrazové znázornění dat. Jsou vzhledově přitažlivé a zvýrazňují porovnání, vzory a trendy dat. Namísto procházení několika sloupců čísel na listu stačí letmý pohled k tomu, abyste například zjistili, zda prodej za čtvrtletí stoupá nebo klesá či jaký je skutečný prodej v porovnání s plánovaným. Diagramy nejsou grafickým znázorněním dat, ale vhodně znázorňují organizační schémata, jasněji vizualizují procesy či koncepční záměry. Používání grafů K tomu, abychom mohli sestrojit graf, musím nejprve vytvořit tabulku dat, ze které bude graf čerpat informace. Máme li na listě několik tabulek, nebo chceme li použít jen část velké tabulky, stačí pouze označit data, která chceme v grafu použít. Označíme li také záhlaví tabulky (názvy jednotlivých dat), MS Excel je nebude brát jako hodnoty, ale nabídne nám je jako názvy sloupců, případně je použije do legendy, aby bylo jasné, která čára či sloupec představuje jaká data. Na obrázku je vidět označení části tabulky, která se použije jako zdroj dat pro graf. Nebo-li, z tabulky obsahující data o prvním pololetí můžu klidně vybrat jen data týkající se prvního čtvrtletí. Máme li vybrána data, spustíme průvodce grafem. Uděláme to tak, že si přepneme na kartu Vložení a z pole Grafy si vybereme typ grafu. Ikony nám velmi přehledně ukazují, jaký je mezi jednotlivými typy grafu rozdíl a my tak můžeme vybrat ten, který naše data bude prezentovat nejlépe. 31
Vybereme si požadovaný typ a vzhled grafu. Poté se vytvoří graf, který můžeme dále upravovat. K tomuto účelu se nám v pruhu karet objevily nové karty Návrh, Rozložení, Formát označené do skupiny Nástroje grafu. Pomocí těchto karet můžeme velmi jednoduše měnit vlastnosti grafu. Na kartě Návrh asi nejvíce využijeme přednastavené Styly a Rozložení grafu: Pomocí nich snadno změníme vizáž grafu (barvy, úhel pohledu na sloupce apod.) Na kartě Rozložení určitě využijeme pole Popisky a Osy, pomocí kterých doplníme vizuální objekty grafu o hodnoty, které mohou zlepšit vypovídací schopnost grafu Mřížka Popisky dat Legenda Osy Tabulka dat 32
Na kartě Formát pak můžeme nastavovat různé vlastnosti grafu, jako jsou další barvy, tvarové styly a celková velikost grafu (v cm) pole Velikost. Velikost celého grafu však nemusíme určovat jen číselně, ale můžeme si ji zvolit pomocí myši, jak se nám hodí. Úprava velikosti se dělá naprosot stejně, jako třeba úprava velikosti obrázku vloženého do MS Word. Velikost grafu jednoduše změníme roztažením rámečku grafu zay úchytné body (středy stran a rohy). Uchopením za tyto body a současným tažením myši po obrazovce se nám mění velikost grafu. Další možností je graf vložit ne jako objekt (= aktivní obrázek) do stávajícího listu, ale jako samostatný nový list, jehož obsahem bude jen vytvořený graf. Dosáhneme toho použitím nástroje Přesunout graf z panelu Umístění na kartě Návrh Tato volba vyvolá dialogové okno, ve kterém zvolíme zda má graf zůstat jako objekt v některém z listů, či zda ze má vytvořit nový list s názvem Graf1, jehož jediným obsahem bude náš graf. 33
Používání diagramů Diagramy nejsou obrazovým vyjádřením nějakých číselných hodnot, ale jsou grafickým znázorněním organizace čehokoli. K tomu abychom mohli vytvářet diagramy využijeme funkci SmartArt z panelu Ilustrace na kartě Vložení. To vyvolá dialogové okno, ve kterém si můžeme zvolit, jaký diagram chceme vytvářet: Poté co zvolíme typ diagramu, objeví se předkreslený digram a my pak pouhým kliknutím vložíme text, tam kam je třeba. Až je diagram vyplněn, stačí kliknout mimo kreslící plátno a objekt je hotov. Samozřejmě pomocí karet Návrh a Formát můžeme obvyklým způsobem upravovat vzhled a vlastnosti digramu, dle naší libosti a vkusu. 34
Tisk MS Excel, jak víme dokáže velmi názorně interpretovat data, tím že pomocí různých nástrojů z holých dat vytvoří informace. Tyto informace je však potřeba prezentovat. Nejstarší a nejosvědčenější způsob prezentace je tištěnou formou. Co je psáno, to je dáno. Tisk z MS Excelu má ovšem jistá specifika. Příprava pro tisk Pouhým podíváním se na prostředí MS Excelu je vidět, že pracovní list je určitě mnohem větší než list papíru, na který chceme tisknout. Před samotným tiskem je tedy potřeba nastavit a zkontrolovat, co se má tisknout. Nejpřirozenější kontrola před tiskem je pomocí náhledu. Náhled spustíme příkazem Náhled, který zvolíme z položky Tisk po stisku tlačítka office. Tímto příkazem zobrazíme jednotlivé stránky sešitu, přesně tak, jak budou vytištěny. Můžeme tedy provést kontrolu před tiskem a ušetřit si tak spoustu nepříjemností a údivu nad tím, co to z té tiskárny leze Pokud se nám dokument nemůže vlézt na stránku, MS Excel jej rozloží na více stránek. Pokud tomuto budeme chtít zabránit, můžeme ovlivnit vlastnosti stránky tak, aby se nám dokument vešel na papír, tak jak potřebujeme. Vlastnosti stránek můžeme měnit ve Vzhledu stránky, v panelu Tisk. Jedná se o velmi zajímavý nástroj, pomocí něhož můžeme změnit např. orientaci stránky (na výšku či na šířku), okraje, měřítko, formát papíru, pořadí tisku listů, opakování řádků apod. 35
Nejvíce využitelnou záložkou Vzhledu stránky je Stránka Zde volíme orientaci a formát papíru, ale hlavně měřítko. Pokud se nám tisk jen o kousek nevejde na jednu stránku, je na zvážení, zda nevyužít funkce Přizpůsobit na:, nebo Upravit na:. Tyto funkce totiž změní rozměry všech objektů na XX% původní velikosti a díky tomu se pak vše vejde na jeden list papíru. Rozumné je to však jen tam, kde používáme dostatečně velké písmo, rozumné formátování a máme rozumně velké objekty (obrázky, grafy apod.). Jejich změna velikosti o cca 30% už většinou způsobí nečitelnost některých údajů. Je tedy třeba užívat tento nástroj se soudností, hodnou počítačově gramotné osobnosti 21. století. Záložka okraje nám umožňuje upravit okraje, na které MS Excel netiskne. Pokud by byly neúměrně velké, může to mít za následek, že se nám na stránku nikdy nic nevejde. Proto doporučuji okraje spíše zmenšovat, než zvětšovat, nejlepší je ale na toto nastavení raději nesahat, neboť jej Excel nastavil sám, dle schopností tiskárny, kterou máte na svém počítači nainstalovánu. Zajímavou funkcí na této záložce je možnost vytisknout data do prostřed stránky. Záložka Záhlaví a zápatí umožňuje prohlédnout si a případně ještě i editovat záhlaví a zápatí. Je možno zvolit jiné záhlaví a zápatí pro první stránku a jiné pro všechny další stránky tisku. Nebo různé záhlaví a zápatí pro sudé a liché stránky. Do záhlaví a zápatí se přímo nabízí vkládání automatického textu, jako jsou čísla stránek, datum apod. to vše máme pochopitelně k dispozici. Záložka List je druhou nejdůležitější záložkou funkce Vzhled stránky. Můžeme zde změnit oblast tisku, opakování řádků či sloupců apod. Velmi zajímavou funkcí je pořadí tisku stránek, kdy můžeme zvolit, zda stránky budou tištěny: 36
Zajímavé jsou ale také přepínače, díky nimž můžeme zapnout či vypnout tisk Mřížky (= zda budou vidět buňky, které v Excelovském sešitu vidíme, ale při tisku se netisknou) a tisk Záhlaví řádků a sloupců (velmi zajímavá funkce, zejména když máme tabulku, jejíž data jsou na více stránkách). Všechna tato nastavení nám MS Excel ukáže v náhledu. Pokud chceme náhled ukončit, stačí stisknout tlačítko Zavřít náhled a jsme opět v klasickém prostředí MS Excel. Volby tisku Po provedení předchozí přípravy pro tisk, můžeme dokument vytisknout. Tisk můžeme spustit přímo kliknutím na volbu Tisk z nabídky pod tlačítkem office, nebo klávesová zkratka CTRL+P. Tímto způsobem vyvoláme dialogové okno tisku, kde můžeme tisk ještě ovlivnit. Dialog tisknutí vidíme na obrázku: 37
V tomto dialogu můžeme zvolit tiskárnu, rozsah tisku, počet kopií a nebo také, co se má tisknout. V rozsahu tisku volíme, zda se mají vytisknout všechny stránky, nebo pouze rozsah určitých stránek. Námi zvolené stránky můžeme také tisknout v počtu kopií, který jsme navolili a volbou kompletovat volíme, v jakém pořadí se budou jednotlivé kopie tisknout. Nejzajímavější je volba toho co se bude tisknout. Můžeme zvolit, aby tiskl: Celý sešit - vytiskne všechny listy Aktivní listy - vytiskne jen listy, které jsou označeny (ve kterých se momentálně pracuje) Výběr - vytiskne jen vybranou část např. jen určitou tabulku, nebo jen tento graf atd. Tlačítkem se můžeme znovu podívat na náhled před tiskem. Pokud budeme chtít zahájit tisk, klikneme na tlačítko V ten moment začnou z tiskárny vylézat potištěné stránky, přesně dle našich předchozích nastavení. 38