Z Á K A Z N I C K Ý S E M I N Á Ř
N O V É M O D U LY
Rozšiřující moduly aplikace e-spis Modul Tisk etiket Modul Šablony profilu dokumentů Modul Automatizace procesů Modul Importu doplňku čísla jednacího Modul Plničky ukládacích jednotek Modul Schvalování zápůjček a skartačních návrhů Modul Administrace edesky
Modul tisk etiket
Tisk etiket - Referent
Tisk etiket - Referent
Tisk etiket - Referent
Tisk etiket - Referent
Tisk etiket - Referent
Tisk etiket - administrace
Tisk etiket - administrace
Tisk etiket - administrace
Tisk etiket - Administrátor
Tisk etiket - Administrátor
Modul šablony profilu dokumentů
Výběr šablony při založení dokumentu
Výběr šablony při založení dokumentu
Před-vyplněné položky dokumentu
Možnosti šablony profilu dokumentu
Možnosti šablony profilu dokumentu
Modul Automatické procesy ESS
Modul Automatické procesy ESS Automatizuje rutinní úkony v aplikaci Zvýšení efektivity práce Méně času v e-spis Jednoduchá administrace Příklady: Automatické předání SPISU do Spisovny Automatické předání dokumentu do Externí aplikace (VITA, RŽP )
Administrace modulu Sledovaná událost je definována Profilem Typ (události) Úprava profilu objektu Změna stavu aktivity objektu Změna stavu vypravení dokumentu Vložení objektu do registratury (vázáno na modul Registratury) Název (události) Aktivita Druh dokumentu (objektu ESS) Kritérii Připojenými procesy
Administrace modulu
Ukázka nastavení kritéria Podmínky mohou být strukturovány do skupin pomocí logických operátorů AND (všechny) OR (jakákoli)
Procesy Založení Vybrat Typ Možnosti:
Příklady realizovaných událostí Předání uzavřeného spisu do spisovny Administrátor založí proces Po té naváže na sledované události
Příklad Předání spisu do spisovny Automatické předání uzavřeného spisu z externí aplikace XY do centrální spisovny
Příklad Krok 1 Administrátor založí Novou sledovanou událost.
Příklad Krok 2 Kritéria
Příklad Krok 3 Procesy
Příklad Finále Spis externí aplikace XY je po svém uzavření automaticky předán do centrální spisovny
Modul schvalování zápůjček a skartačních návrhů
Schvalování zápůjček Možnost vyhledání dokumentu v rámci celého úřadu Omezený přístup k metadatům Automatické odeslání žádosti příslušnému vedoucímu Definice doby zapůjčení Informace o schválení/zamítnutí Uložení do historie Notifikace
Založení zápůjčky
Schválení/zamítnutí vedoucím
Schvalování skartačních návrhů Potvrzení vedoucím organizační jednotky Kontrola skartačního návrhu Případné prodloužení skartační lhůty Změna skartačního znaku V
Metodický návod Metodický návod pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím systému spisové služby u veřejnoprávních původců Položky seznamu se týkají i samotných původců! ICZ splněno! U vybraných položek je nezbytné vyčkat rozhodnutí příslušných autorit v oblasti archivnictví a spisové služby!
Elektronická skartace Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb. platnost od 1. 1. 2015 Pravidla pro analogovou a elektronickou skartaci, 20 a 21 Skartační znak V rozhoduje nadřízený archiv Validátor SIP Změna validace je určena pro balíčky včetně komponent Verze e-spis pro dokončení e-skartace Od 2.28.04
Elektronická skartace Fáze ES Odeslání návrhu SIP balíčky bez komponent Dožádání obsahu archivní prohlídka Odeslání SIP balíčků k archivní prohlídce Rozhodnutí ve skartačním řízení Odeslání SIP balíčků se skartačním znakem A (včetně komponent) Potvrzení o přejímce Zatím bez archivního portálu Nutné nastavení adresářů Využití technických datových nosičů
Elektronická skartace
Elektronická skartace Pozvánka na školení k elektronické skartaci Určeno pro pracovníky spisoven (administrátory) Proces od vyřízení/uzavření objektu až po jeho odmazání
Děkujeme za pozornost