Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta Personální evidence zaměstnanců Uživatelská dokumentace Bc. Petr Koucký Bc. Lukáš Maňas Bc. Anna Marková Brno 2015
1 Popis funkcionality Námi řešená komponenta se zabývá personální evidencí zaměstnanců. Personální evidence zaměstnanců je centrálním bodem systému, protože distribuuje informace do ostatních oblastí HRIS. Software umožňuje správu zaměstnanců a pracovních pozic. K těmto procesům mají přístup manažeři jednotlivých oddělení. Samotní zaměstnanci mají právo pouze nahlížet do svých osobních údajů. Je zde rovněž administrátor/vlastník, který má neomezená práva a tím pádem i přístup k ostatním složkám HRIS. 1.1 Funkční požadavky 1.1.1 Správa zaměstnanců: Vytvoření nového pracovníka Úprava existujících údajů o pracovníkovi Deaktivace pracovníka Smazání pracovníka 1.1.2 Správa pracovních pozic Vytvoření pracovní pozice Úprava údajů o pracovní pozici Smazání pracovní pozice 1.2 Nefunkční požadavky 1.2.1 Specifikace elektronických požadavků Pro přístup do personální evidence zaměstnanců nejsou kladeny žádné speciální nároky na operační systém nebo programové vybavení. Nutností je nainstalovaný podporovaný internetový prohlížeč. 1.2.2 Softwarové: Registrace Přihlášení se Odhlášení se 1.3 Entity v systému Jako informační entity budou vystupovat zaměstnanec, pracovní pozice a oddělení, pro které zaměstnanec pracuje. HR manažer a vlastník jsou speciálním typem zaměstnance s vyššími právy.
1.3.1 Zaměstnanec U každého zaměstnance se uchovávají jeho osobní údaje (jméno, příjmení, rodné číslo...), informace, zda je zaměstnanec aktivní a automaticky přiřazené identifikační číslo. 1.3.2 Pracovní pozice Pro každou pracovní pozici se ukládá její identifikační číslo, název, popis pracovní pozice a název oddělení, pro které je pracovní pozice vypsána. 1.3.3 Oddělení Pro jednotlivá oddělení se uchovávají pouze identifikační číslo, název a popis. 2 Programátorská dokumentace Programátorská dokumentace byla vygenerována přímo ze zdrojového kódu pomocí nástroje Doxygen. Formát dokumentace je PDF, případně HTML stránka. Oba formáty jsou k dispozici mimo jiné na adrese https://akela.mendelu.cz/~xmarko12/swi2/. 3 Uživatelská dokumentace Personální evidence zaměstnanců je součástí projektu Personalistika malého podniku. Přístup do evidence mají pouze přihlášení uživatelé. Pro přihlášení je nutné zadat správné přihlašovací údaje, pokud byla autentizace úspěšná, uživatel je přesměrován na úvodní stranu. Seznam položek v hlavním menu je závislý na právech a kompetencích přihlášeného uživatele. Hlavní menu pro administrátora je zobrazeno na obrázku č. 1, běžní uživatelé vidí v nabídce pouze jim dostupné moduly. Obrázek 1: hlavní menu - seznam modulů Následující dokumentace popisuje pouze moduly týkající se personální evidence zaměstnanců, jedná se o položky Zaměstnanci, Pozice a Oddělní. Popsány zde budou všechny dostupné komponenty s tím, že běžní uživatelé mají k dispozici pouze základní přehledy a některé možnosti se jim vůbec nezobrazí (deaktivace, mazání...). 3.1 Zaměstnanci 3.1.1 Přidání nového zaměstnance Komponenta zaměstnanci umožňuje přidání nového zaměstnance. Formulář pro přidání nového zaměstnance se objeví na úvodní straně modulu zaměstnanci. Položky
označené * jsou povinné a je potřeba je vyplnit, všechny ostatní údaje jsou volitelné a příslušné pole může zůstat prázdné. Data je potřeba vyplnit v požadovaném tvaru: Jméno: řetězec Příjmení: řetězec Uživatel: výběrové pole, slouží k propojení s zaměstnance s uživatelem Adresa: řetězec E-Mail: musí být ve tvaru email@domena (např. jan.novak@email.cz) Telefon: pouze číslice Rodné číslo: musí být ve tvaru CCCCCC/CCCC nebo CCCCC/CCCC, kde C značí číslici Poznámka: řetězec Po vyplnění formuláře stačí stisknout tlačítko Přidat. V případě neúspěšného zpracování formuláře (chybějící údaje, nebo špatný tvar) se zobrazí červená chybová hláška. Obrázek 2: Formulář pro přidání zaměstnance, špatně vyplněno 3.1.2 Přehled zaměstnanců Přehled zaměstnanců najdete taktéž na úvodní obrazovce modulu Zaměstnanci. Seznam je seřazený dle data přidání zaměstnance vzestupně. V přehledu jsou u každého zaměstnance uvedené jeho osobní údaje a dále odkazy pro deaktivaci (případně aktivaci) zaměstnance, pro jeho úplně smazání a editaci údajů. Pro deaktivaci či smazání zaměstnance stačí kliknout na příslušný odkaz, při editaci údajů budete přesměrováni na formulář pro editaci stávajícího zaměstnance. O úspěchu (neúspěchu) jakékoliv akce informuje zelený (červený) alert box v horní části obrazovky.
Obrázek 3: modul Zaměstnanci 3.2 Pozice Modul Pozice obsahuje sekundární menu, můžete si zde prohlédnout popořadě seznam všech pracovních pozic, seznam obsazených pozic a seznam volných pozic. Dále je zde k dispozici formulář po přidání nové pozice (položka menu Nová pozice). 3.2.1 Pracovní pozice V seznamu pracovních pozic jsou souhrnné údaje o pracovní pozici. Dále máte možnost danou pozici vymazat ( sloupec Smazat) nebo editovat (sloupec Editace). Obrázek 4: Seznam všech pracovních pozic
3.2.2 Vytvoření pracovní pozice Pro vytvoření nové pracovní pozice klikněte na položku Nová pozice v navigaci modulu Pozice. Zobrazí se formulář pro přidání nového pracovního místa s následujícími položkami: Oddělení: výběrové pole, slouží k výběru oddělení, pro které je pozice vypsána Jméno pozice: řetězec, musí být jedinečné (nesmí se opakovat) Normovaná výplata: celé nezáporné číslo Popis pozice: řetězec Položky s hvězdičkou jsou opět povinné údaje. Obrázek 5:formulář pro přidání nové pozice 3.3 Oddělení Komponenta Oddělení má dvě položky v sekundární navigaci, položka Pracovní oddělní obsahuje seznam všech oddělení a možnosti jejich vymazání/editace. Položka nové oddělní přesměruje na formulář pro vytvoření nového oddělení. Pro každé oddělní se uchovává název a popis. Jméno oddělení: řetězec, název musí být unikátní Popis oddělení: řetězec
Obrázek 6: Formulář pro vytvoření nového oddělení 4 Možnosti rozšíření a závěr to do!