Workstylový časopis společnosti K2 atmitec s. r. o. K2 sense: dejte firemním datům ten správný smysl začínáme s projekty v is k2 představujeme mobilní aplikaci k2 e-shop prosinec /2014
komiks Karel a Karel - K2 sense K2 WORKSHOP predstavujeme vam novou verzi k2 sense... s organizaci vam pomuze novy modul kalendar... v k2 sense muzete vest projekty... nove jsme upravili uzivatelske prostredi... prepracovali jsme modul nakup a prodej... vice funkci v k2 e-shopu a mobilni aplikace... a to vse si muzete navic zautomatizovat! 2 created by k2 atmitec tak k2 sense asi nebude panska vune, karle...
Úvodník šéfredaktora úvodník O Josefovi, Lence a nové verzi K2 sense Říká se, že šaty dělají člověka. Už někdy na gymplu jsem si ale všiml toho, že jméno dokáže často definovat osobu s podobnou úspěšností. Jakoby rodiče měli při jeho výběru schopnosti sudiček z pohádek, na kterých jsme vyrůstali. Jakoby pár písmen v rodném listu rozhodovalo o tom, kým budeme, až budeme vybírat jména pro naše vlastní děti. Vezměte si takového Josefa. Pokud by někdo udělal statistiku, tak vsadím svoje konversky na to, že bude mít nejvíce synovců široko daleko. Protože Pepa je rozený strýc z povolání. A určitě bude mít knír, bude pít výhradně dvanáctku a milovat polévky a gulášek. A nikdo nebude vyprávět vtipy o tchyních lépe než on. Oproti tomu Lenka je vaše sousedka přes ulici, po které pokukují všichni chlapi v okolí. A vy občas taky, když se vaše žena nedívá. Drobný, lehce zvednutý nos, hluboké oči plné dobrodružství, sebevědomá chůze. Úsměv ukradený od kankánových tanečnic z pařížského Moulin Rouge, stejně jako její ležérní vystupování - příslib dokonalého flirtu, ale nic víc. A takhle bychom mohli pokračovat. Cecílie je největší drbna v ulici, Anna nejlepší kamarádka vaší maminky, s Frantou se pravidelně potkáte na fotbalovém stadionu vašeho oblíbeného klubu, Petr je soused, který vám vždy rád pomůže, když potřebujete zrekonstruovat byt, Jirka vás znovu a znovu láme, abyste s ním vyrazili do posilovny, a Barča je vaše nejukecanější kolegyně v práci. Na podzimním K2 workshopu jsme vám představili další verzi Informačního systému K2, které je věnována převážná část tohoto magazínu. A jde již o třetí verzi Kádvojky, která dostala své jméno. Protože - jak již z předchozích odstavců víte jméno je více než jen další číslo v řadě. Protože už samotné jméno v nás vzbuzuje očekávání. Šaty dělají člověka, IT dělá firmu a nová verze K2 sense je plná funkcí a novinek, které mají jednoznačný cíl - dát vašim firemním datům ten správný smysl. Miroslav Böhm šéfredaktor Pokud byste měli jakékoli podněty k našemu magazínu a jeho obsahu, případně nám chtěli jen říct, jak se vám líbí/nelíbí, neváhejte nás kontaktovat na e-mailu magazin@k2atmitec.cz. 3
OBSAH 6 12 14 24 30 34 32 35 39 4
OBSAH obsah 06 K2 sense: Dejte firemním datům ten správný smysl 12 10 důvodů proč si zamilujete nový K2 kalendář 14 Nové uživatelské rozhraní IS K2 24 Začínáme s projekty v IS K2 30 ek2g: Diagnostika výkonu IS K2 34 Mobilní e-shop 38 Fejeton 38 Ristretto s karlem a karlem Workstylový časopis společnosti K2 atmitec s.r.o. čtvrtletník číslo 3/2014, vydáno dne 10. prosince 2014 Vydavatel: K2 atmitec s r.o. Koksární 1097/7 702 00 Ostrava-Přívoz IČO: 427 67 717 Ev. číslo: MK ČR E 20820 Místo vydávání: Ostrava Šéfredaktor: Miroslav Böhm Zástupce šéfredaktora: Jakub Kos Redakce: Jakub Kos, Marek Elznic, Marek Hadra, Erik M. Světlý Jazykové korektury: Kateřina Kršková Grafická úprava: AETNA, spol. s r.o. Kontaktní e-mail: magazin@k2atmitec.cz 5
K2 sense: Dejte firemním datům ten správný smysl Dejte firemním datům ten správný smysl 6
K2 sense: Dejte firemním datům ten správný smysl Jak už určitě víte, nová verze Informačního systému K2 ponese název sense. Nad jejím pojmenováním jsme tento rok přemýšleli opravdu svědomitě a také poměrně dlouho. Chtěli jsme, aby beze zbytku vyjadřoval všechny přednosti aktuální podoby systému. 7
K2 sense: Dejte firemním datům ten správný smysl Sense by se dalo z anglického originálu přeložit jako smysl nebo vědomí. Právě tyto významy nejlépe vystihují, na co se naše novinky tento rok zaměřují. Veškeré aktuální úpravy stávajících modulů, grafické změny prostředí i úplně nové nástroje jsme totiž vytvářeli s ohledem na náš hlavní cíl dát vašim firemním datům ten správný smysl. K2 Kalendář Kalendář je pro mnohé z nás jedním z nejdůležitějších nástrojů s každodenním použitím. Díky moderním technologiím a synchronizaci ho dnes máme kdykoli po ruce. V internetové poště, na mobilním telefonu i v tabletu. Nově navíc také v Informačním systému K2. Každý uživatel si jednoduše definuje, jaké informace jej zajímají, a nechá si je zobrazovat ve svém osobním svém K2 Kalendáři. Uvědomujeme si, že už určitě nějaký kalendář používáte a nebudete si jen kvůli nám zřizovat nový. Do Informačního systému K2 proto umíme standardně napojit účty z Microsoft Outlooku a Gmailu. Díky synchronizaci se vaše existující data ihned zobrazí v K2 Kalendáři. Pracovat s nimi zde můžete úplně standardně vytvářet nové události, přesouvat je či mazat. Připojit je možné i kalendáře cizí, pokud vám k tomu dá jejich majitel pravomoc. Kromě takto synchronizovaných údajů z jiných platforem K2 Kalendář umožňuje používat data uložená v Informačním systému K2. Mnoho z nich je totiž spjato s určitým datem a časem. Každý uživatel si jednoduše definuje, jaké informace jej zajímají, a nechá si je zobrazovat ve svém osobním svém K2 Kalendáři. K2 Kalendář tak dokáže přehledně zobrazit dva zdroje najednou vámi synchronizovaná data z osobního kalendáře a události spojené s údaji v Informačním systému K2. Přehledně vidíte, kdy například přijede zboží, kdy bude dokončena výroba, stejně jako všechny naplánované schůzky a osobní záznamy. Údajů z Informačního systému K2 může být nekonečně mnoho. Proto jsou tato data v základu oddělená od soukromého kalendáře. Máte však možnost si do něj konkrétní vybrané záznamy vložit a synchronizovat na všechna svá zařízení. 8
K2 sense: Dejte firemním datům ten správný smysl Každému zapojenému uživateli je navíc možno nadefinovat různé pravomoci od pouhého prohlížení projektu po vytváření či mazání jeho činností. K2 projekty Druhou velkou novinkou ve verzi sense jsou K2 projekty. S jejich pomocí vnesete přehled do evidence veškerých vašich dlouhodobých firemních úkolů. Projekt začíná přiřazením zainteresovaných osob, kdy zvolení uživatelé získají přístup ke všem potřebným informacím o jeho průběhu. Každému zapojenému uživateli je navíc možno nadefinovat různé pravomoci od pouhého prohlížení projektu po vytváření či mazání jeho činností. Právě z nich se projekt se skládá. Činnosti jsou jednotlivé úkoly, které je potřeba vykonat pro úspěšné dokončení projektu. Pro lepší přehlednost je navíc možno je seskupovat do etap. Větší projekty tak mají strukturu projekt etapa činnost. Manažer projektu přímo v Informačním systému vidí veškeré potřebné informace o jeho průběhu. Získává přehled o vykonaných činnostech, o času stráveném na jejich realizaci či například o jednotlivých nákladech a výnosech. Pro přehlednost všech vazeb může využít generovaný Ganttův diagram. Nové uživatelské rozhraní S nárůstem nových funkcí se dlouhodobě zabýváme efektivitou uživatelského rozhraní a způsobem práce jednotlivých uživatelů v Informačním systému K2. Jedním z našich dlouhodobých cílů je totiž přehledné a funkční prostředí, jež svým uživatelům co nejvíce ulehčuje každodenní práci. Ukazuje se však, že při počtu více než 10 000 současně pracujících uživatelů K2 denně jsou i malé změny vnímány velmi citlivě. Vždy se najde skupina uživatelů, kteří danou vlastnost využívají a velmi neradi se s ní v nových verzích K2 loučí. Klademe proto důraz nejen na intuitivnost a ovládání celého prostředí na základě námi sesbíraných zkušeností, ale také na to, aby uživatelské rozhraní bylo snadno přizpůsobitelné rolím uživatelů ve firmě. Pro složitější změny a pro tvorbu zcela nových formulářů bude proto k dispozici funkce návrhář, pomocí které si prostředí upraví každý na míru. Jedná se o analogii toho, co dnes všichni znáte pod názvem AM Reportovač. I přes to ale bude K2 sense první verzí, která postupně začne přebírat aktuální podobu modulů a formulářů z již upraveného webového klienta. K prvním změnám dojde v průběhu ledna 2015. 9
K2 sense: Dejte firemním datům ten správný smysl Registrovanému zákazníkovi je možno přiřadit cenovou skupinu. Získává takto možnost nakupovat za jiné ceny než klasický neregistrovaný zákazník. Novinky v K2 e-shopu Sektor internetových obchodů je extrémně rychle měnící se odvětví. Na tuto skutečnost se samozřejmě snažíme průběžně reagovat. V nové verzi Informačního systému K2 sense proto najdete hned několik novinek zaměřených na K2 e-shop. Část z nich přitom vznikla na základě požadavků a zkušeností zákazníků, kteří již K2 e-shop aktivně využívají. Jednou z nových funkcí je podpora B2B prodejů. Registrovanému zákazníkovi je možno přiřadit cenovou skupinu. Získává takto možnost nakupovat za jiné ceny než klasický neregistrovaný zákazník. Přihlášení uživatelé také mohou jednoduše vytvářet kopie již jednou uskutečněných objednávek. Tuto funkci nejvíce využijí právě B2B zákazníci, kteří často provádějí stejné objednávky vícekrát. Odpadá jim nutnost vyklikávat veškeré zboží vždy znovu. Všem návštěvníkům lze nově umožnit přepínání jazyka e-shopu a prodejní měny. Uživatel dostává možnost si kdykoli v průběhu nákupu změnit rozhraní na některý z vámi povolených jazyků a měn. Pro měny nastavujeme v Informačním systému K2 pevné kurzy. Podle nich se pak přepočítává cena konkrétního zboží. Funkce hledání byla rozšířena o inteligentní našeptávač. Při psaní vyhledávacího dotazu nyní K2 e-shop doplňuje názvy stejně, jak to známe například z vyhledávačů jako Google. Zákazník tak nemusí znát přesné označení hledaného výrobku. Přehlednější je i filtrování zboží v kategoriích. Každá z nich má své vlastní parametry, podle kterých mohou nyní návštěvníci filtrovat. Definovat je lze pomocí zaškrtávacích checkboxů (pánské, dámské), intervalových táhel (cena od do) či manuálním vypsáním konkrétních hodnot (minimální a maximální cena). Pro administrátory byly přidány nové funkce pro práci s reklamními bannery. Vzniklo několik nových umístění a byla přidána jejich animace. Administrátor si jen jednoduše navolí obrázky, vybere jeden z mnoha typů animace (zleva doprava, zespodu nahoru ) a K2 e-shop se postará o zbytek. Dalšími novinkami jsou například možnosti připojovat galerie, videa a dokumenty ke zboží, podpora výdejních míst nebo definice doprav, plateb a jejich vzájemných kombinací. Významná je také mobilní e-shop aplikace určená pro operační systém Android. Pro administrátory byly přidány nové funkce pro práci s reklamními bannery. 10
K2 sense: Dejte firemním datům ten správný smysl Nově jsme vytvořili denní přehledy. Ty umožňují vizualizovat denní skladové zásoby, prodeje nebo spotřeby ve výrobě. Přepracovaný nákup a prodej Evolucí prošly i moduly nákup a prodej. Už delší dobu cítíme, že je potřeba přijít s jejich aktualizací. Místo abychom je ale vytvářeli kompletně od začátku, rozhodli jsme se zachovat to dobré a zapracovat na tom, co vás tíží. Řada změn proběhla ve vnitřní optimalizaci kódu. Uživatel si jich nejspíše všimne pouze díky o něco lepší rychlosti běhu programu. Optimalizovali jsme však databázové struktury a paměťovou náročnost. Novinky na dokladech se týkají zejména páté strany. Ta je v nové verzi K2 sense lehce přepracovaná. Nově existuje možnost nadefinovat středisko a kód zakázky pro nový doklad. Zakázky a vydané objednávky lze nyní stornovat. Systém i automaticky potvrzuje druhotné podřízené doklady při potvrzení zakázky či objednávky vydané. Na položkách jsme sjednotili a zpřehlednili druhé strany dokladů. Položky je nyní možné seskupovat podle předdefinovaných kritérií a hromadně je měnit. Knihy položek prodeje a nákupu je možné otevřít nad libovolnými doklady. Nad skupinou označených položek se doklady vytvářejí pro jednotlivé odběratele či dodavatele. Díky výše zmíněné optimalizaci zde systém filtruje efektivněji a rychleji. Plánovač úloh Plánovač úloh je služba, kterou jsme představili v minulém roce, běžící na pozadí systému. Administrátorovi umožňuje nastavit úkoly, které vykonává server automaticky bez nutnosti lidského zásahu. O vykonané činnosti pak informuje specifikované uživatele zprávou o výsledku, kterou je možné navázat na jednoduchou notifikaci. Nově plánovač umožňuje automaticky spustit procesy z workflow (například pravidelný proces vyplácení prémií jednou za čtyři měsíce) a výše zmíněné ABC analýzy (aktuální trendy spuštěné každé pondělní ráno). Původně bylo možné nastavovat plánovač úloh podle dnů. S novou funkčností ale dává smysl nastavení konkrétních hodin a minut. Jednotlivé dny i čas je navíc možno omezit, například pouze na pracovní dny nebo nepracovní hodiny. Další novinky? Novinek je v současné verzi Informačního systému K2 sense samozřejmě ještě daleko více. V tomto článku jsme se ale snažili vypíchnout hlavně ty nejdůležitější a nejzajímavější z nich. Pokud vás zaujaly, neváhejte a domluvte si se svým konzultantem aktualizaci svého systému. Nově jsme vytvořili denní přehledy. Ty umožňují vizualizovat denní skladové zásoby, prodeje nebo spotřeby ve výrobě. Uživatel tak dostává možnost analyzovat nadbytečné zásoby, sezónní výkyvy nebo výpadky zboží na skladě. Pro co největší přehlednost lze přehledy zobrazit v podobě grafů. Další novinkou jsou ABC analýzy. ABC analýza je nástroj vycházející z aplikace Paretova pravidla 80/20. Podle nákupu, prodeje, skladů či výroby je zboží možno rozřazovat podle důležitosti do skupin klíčových, důležitých a nepodstatných. Nákupčí či skladoví pracovníci takto získávají přesné informace o zboží a jeho pohybech. Funkce umožňuje také porovnávat pobočky, prodejny apod. 11
10 důvodů, proč si zamilujete K2 Kalendář 10 důvodů, proč si zamilujete K2 Kalendář S novou verzí Informačního systému K2 přinášíme každý rok celou řadu novinek a inovativních funkcí. Jednou z těch nejvýraznějších je v aktuální verzi K2 sense modul K2 Kalendář. Zcela upřímně si myslíme, že se nám hodně povedl a že vám zase o něco více ulehčí práci ve vašem podniku. Níže najdete deset důvodů, proč byste měli začít o jeho používání alespoň uvažovat. 12
10 důvodů, proč si zamilujete K2 Kalendář Díky tomuto propojení jsou všechny vaše záznamy neustále synchronizovány napříč všemi platformami. 1) Kalendář v Informačním systému K2 je propojený s Microsoft Exchange Jak už je patrné ze samotného názvu, nový modul se zabývá časem a jeho využitím. V úplném základu totiž jde o standardní kalendář, který znáte z aplikací, jako je Microsoft Outlook. K dispozici máte veškeré operace, jež znáte ze stávajícího používání kalendářů, například vytváření záznamů na konkrétní čas, přesunování schůzek či jejich co nejpřehlednější zobrazování. To vše ale nyní přímo v prostředí Informačního systému K2. Je nám samozřejmé jasné, že pokud již používáte Microsoft Outlook, nebudete data evidovat na dvou místech zároveň. K2 Kalendář proto umí spolupracovat s poštovním serverem Microsoft Exchange. To znamená, že informace uložené v Outlooku nebo v jiném zařízení využívajícím toto propojení (mobilní telefon či tablet) se okamžitě objeví v kalendáři Informačního systému K2. A naopak. Díky tomuto propojení jsou všechny vaše záznamy neustále synchronizovány napříč všemi platformami. V následujících měsících připravujeme i propojení s dalšími používanými kalendáři. 2) Veškeré doklady z Informačního systému K2 v kalendáři Kdyby však šlo jen o standardní kalendář, nebude tato funkčnost až tak přelomovou. Pojďme se proto podívat na další vlastnosti, které jsou o něco zajímavější. V Informačním systému K2 existuje spousta dokladů, které pracují s časem. Nestálo by za to, mít možnost vidět je přímo v kalendáři? Vezměme si například příjezd objednaného zboží nebo materiálu. Plán výroby, narozeniny zaměstnanců nebo klíčových osob u mých zákazníků. Co může být jednoduššího, než si všechny tyto záznamy zobrazit současně v kalendáři? Díky tomuto modulu získáváte nový pohled na data v K2 v Časové ose. 3) Propojení dat s Informačním systémem K2 K2 Kalendář je s daty, jež pocházejí z Informačního systému K2, propojen neustále. I když se nacházíte přímo v záložce kalendáře, jednoduchým poklepáním na některý importovaný doklad, aktivitu nebo úkol zobrazíte jejich kompletní detail. Stejně jako byste jej zobrazili přímo z k tomu určené knihy. Například pro dohledové zaměstnance nebo manažery tak může nyní kalendář sloužit jako silná výchozí obrazovka pro hlídání chodu firmy a jednotlivých úkolů. V kalendáři si nadefinuje veškeré časové milníky a v případě potřeby ihned jednoduše vidí jejich detaily. Kdo je za tento konkrétní úkol zodpovědný, kdo jej vytvořil a podobně. 13
10 důvodů, proč si zamilujete K2 Kalendář Během několika kliků hned vidíte, co má kolega na zítřek naplánováno a zda s ním proto můžete počítat na vámi připravovanou schůzku. 4) Vytváření záznamů přímo v K2 kalendáři Stejně jako je jednoduché dostat se na detail každého úkolu, je podobně pohodlné i jejich vytváření. Stačí si vybrat, jaký doklad, aktivitu nebo úkol si přejete vytvořit, v jakém dnu a v jakém čase a přímo v prostředí K2 Kalendáře tento záznam vytvoříte. Opět odpadá nutnost zanoření se do konkrétních knih. 5) Přesun údajů do osobního kalendáře Používáte funkčnost z bodu č. 2 a zobrazujete si doklady z Informačního systému K2 v kalendářích? Jsou pro vás některé z těchto termínů tak důležité, že byste je uvítali mít i v osobním kalendáři? Data pocházející z K2 si nyní můžete samozřejmě do osobních kalendářů přesunout. Již zmíněný Microsoft Exchange vám je poté synchronizuje do všech vašich zařízení. Mobilní telefon vás pak bude informovat třeba o tom, že zadaná šarže zboží má být do 15 minut vyrobena. Stejně jako vás nyní upozorňuje na začínající schůzku. 6) Sdílení kalendářů Sdílení kalendářů opět určitě znáte z Microsoft Outlook. Během několika kliků hned vidíte, co má kolega na zítřek naplánováno a zda s ním proto můžete počítat na vámi připravovanou schůzku. Samozřejmě, pokud vám k tomu dá oprávnění. Sdílení takovýchto dat umí i tento modul. Cizí kalendáře si získává právě přes Microsoft Exchange. Zároveň ale tuto funkčnost nabízí také čistě uživatelům Informačního systému K2. 7) Filtrování informací podle kontextu K2 Kalendář vám umožní zobrazovat informace o časových návaznostech dle různých kontextů. Představte si, že máte konkrétního odběratele, u kterého chcete vidět veškeré vámi definované časové návaznosti. Kdy byla vytvořena objednávka, kdy výdejka, kdy jsme vystavili fakturu a kdy má být zaplacena. Díky K2 Kalendáři vidíte tyto informace přehledně v čase na základě kontextu v tomto případě tedy pohledu konkrétního odběratele. Takovýchto úhlů pohledu si můžete vyfiltrovat celou řadu, což opět o něco více pomáhá v přehlednosti vedení firmy a veškerých návazností. 14
10 důvodů, proč si zamilujete K2 Kalendář Ať už jste na dovolené nebo na pracovní cestě, stále přehledně vidíte, kdy má být co hotovo, jak mají chodit faktury a podobně. 8) K2 Kalendář je mobilní K2 Kalendář jsme vyvíjeli tak, aby fungoval ve webovém rozhraní Informačního systému K2. Dostanete se k němu proto z jakéhokoli zařízení s internetovým prohlížečem. Jediným požadavkem je instalace volně dostupného Silverlightu. Ten je však potřeba i k samotnému běhu webového rozhraní klienta. Platí, že pokud vám funguje webový klient, bude vám fungovat i K2 Kalendář. Ať už jste na dovolené nebo na pracovní cestě, stále přehledně vidíte, kdy má být co hotovo, jak mají chodit faktury a podobně. 9) Uživatelské rozhraní K2 Kalendáře Při návrhu K2 Kalendáře jsme se snažili o jeho co nejjednodušší použitelnost. Práci s ním by měl zvládnout opravdu každý, neboť celé rozhraní je opravdu intuitivní. Uživatelé, kteří už kalendáře používají, nebudou mít problém se zažitými postupy stejně jako úplní nováčci, kteří se ihned zorientují. Kalendář musí být ze své podstaty co nejpřehlednější. Musí zároveň zobrazit různé typy úkolů a do toho pracovat hned s kalendáři vašich zaměstnanců najednou. Pro rozlišení proto můžete použít celou škálu rozlišovacích barev a ikon. Pro každý typ informací zvlášť. 10) Zobrazení v K2 timeline Kromě standardního zobrazení dle dnů, měsíců, roků a seznamu má K2 Kalendář také možnost zobrazení tzv. timeline. Jedná se o unikátní pohled pomocí extrémně přehledného pruhového diagramu. Přesvědčili jsme vás? Věříme, že použití K2 Kalendáře může být opravdu rozmanité. Pokud vás ale nepřesvědčilo ani těchto deset bodů, zkuste kontaktovat naše produktové konzultanty, se kterými určitě přijdete na celou řadu dalších možností využití. 15
Uživatelské prostředí IS K2 uživatelské prostředí IS K2 Grafická podoba Informačního systému K2 je téma, kterému u nás dlouhodobě věnujeme velké množství času. Věříme totiž, že i práce s takto komplexním softwarem může být příjemná, intuitivní a co nejméně náročná. Dobrý informační systém by měl sloužit zaměstnancům jako pracovní nástroj, ne je ještě více zaměstnávat svou komplikovanou obsluhou. 16
Uživatelské prostředí IS K2 17
Uživatelské prostředí IS K2 Původně jsme pracovali s konceptem, ve kterém bylo v plánu dát stávající grafické prvky do modernější podoby. Nakonec jsme se však rozhodli celý informační systém překreslit. Právě do nové verze Informačního systému K2 sense budeme postupně přidávat nové grafické prvky některých modulů. V první řadě půjde o ty, které již znáte ze stávajícího webového klienta. Uvědomujeme si, že každá změna může být ze začátku vnímaná s jistou nedůvěrou. Proto jsme si popovídali s UX designérem Ondřejem Topolánkem o tom, co za těmito změnami vlastně stojí. Jednoduché uživatelské prostředí Cesta k současnému stylu samozřejmě vedla přes celou řadu různých návrhů. Původně jsme pracovali s konceptem, ve kterém bylo v plánu dát stávající grafické prvky do modernější podoby. Nakonec jsme se však rozhodli celý informační systém překreslit. Drtivá většina stávajících ovládacích prvků však byla zachována na svých místech. Pro práci s takto modernizovaným systémem proto nebude nutné učit se cokoli nového, říká Ondřej Topolánek. Používaný styl se vyznačuje svou jednoduchostí a přehledností. Chtěli jsme, aby práce s Informačním systémem K2 byla co nejjednodušší. Proto byl nakonec vybrán tzv. rovný (flat) styl, který nepoužívá stínování, barevné přechody ani jiné výrazné grafické prvky. Ty sice dávají grafice reálnější podobu, ale při práci mohou uživatele zbytečně rušit. Výsledkem je velmi čisté a přehledné pracovní prostředí, vysvětluje Topolánek. Výhodou tohoto stylu je i o něco menší náročnost na výpočet a hardware. Jednoduché grafické prvky mají menší velikost, čímž jsme schopni urychlit používání jak na standardním PC, v mobilních aplikacích a hlavně ve webovém klientovi. Velký důraz je přitom kladen na možnosti dotykového ovládání. 18
Uživatelské prostředí IS K2 Použití barev Barvy kolem nás ovlivňují naši náladu i chování. Hlavní ovládací prvky Informačního systému K2 jsme oblékli do dvou odstínů modré barvy, protože pomáhá lidem se soustředěním a budí v nich přirozenou důvěru. Zároveň se ale jedná i o barvy naší společnosti. Pokud by však uživatelům tato kombinace z nějakého důvodu nevyhovovala, má každý z nich možnost si ji změnit, vysvětluje Ondřej Topolánek výběr modré barvy. Ostatní používané barvy napříč celým programem jsme omezili na sedm přesně vybraných odstínů z celého barevného spektra, jež vypadají dobře kontrastně jak na tmavém, tak na světlém pozadí, dodává Ondřej Topolánek. Důvodem je právě použití na operačních systémech Android a ios. Zatímco platforma Android používá nejčastěji tmavé uživatelské rozhraní, u ios je tomu přesně naopak. Námi zvolené barvy však mohou být pro oba systémy shodné. Přepracované formuláře Jednotlivé položky ve formulářích se nyní zobrazují více přirozeně zleva doprava. S nástupem širokoúhlých monitorů vzniká na obrazovce prostor, který by byla škoda nevyužít. Zvláště když je pro lidský mozek přirozenější číst v řádcích než ve sloupcích. V nové verzi Informačního systému K2 sense jsme proto mnoho prvků umístili vedle sebe, vysvětluje UX designér. V módu čtení je pozadí polí v jednoduché bílé barvě, aby co nejméně rušilo při práci. Pokud však změníme režim na editaci, změní se i barva na více výraznou, tj. šedou. Uživatel takto lépe vidí, které položky je možné upravit a které ne. Chybně vyplněné či zapomenuté pole jsme při pokusu o uložení nechali podbarvit červenou barvou. Ty úspěšně změněné pak zase barvou zelenou. Důvodem je právě použití na operačních systémech Android a ios. Zatímco platforma Android používá nejčastěji tmavé uživatelské rozhraní, u ios je tomu přesně naopak. Námi zvolené barvy však mohou být pro oba systémy shodné. 19
Uživatelské prostředí IS K2 Přepracované ikony Ondřej Topolánek upozornil i na to, že určitou změnou prošly i veškeré ikony. U knih jsme použili ikony kreslené, které teď přesně kopírují význam jednotlivých modulů. I pokud určité moduly nepoužíváte, podle ikony vám ihned bude jasné, k čemu slouží. U funkčních ikon nyní používáme elegantní, jednobarevné zobrazení. I z něj uživatel jasně pozná, co konkrétní tlačítko dělá. Díky své jednoduchosti nijak neruší uživatele při práci. Kdyby mu navíc ikona nevyhovovala, může si ji kdykoli změnit, a to včetně její barvy. Díky své jednoduchosti nijak neruší uživatele při práci. Kdyby mu navíc ikona nevyhovovala, může si ji kdykoli změnit, a to včetně její barvy. Ikony jsou nyní dostatečně velké pro co nejpohodlnější ovládání informačního systému pomocí dotykových displejů. Zároveň jsou všechny vytvořeny, stejně jako zbytek grafiky v Informačním systému K2, ve vektorové grafice. To znamená, že mohou být libovolně zvětšovány či zmenšovány a nebudou ztrácet na své kvalitě. Toho využijí zejména starší uživatelé nebo hendikepované osoby se zhoršeným zrakem. Podnikový software na hendikepované uživatele bohužel moc často nemyslí. Určité zjednodušení se tak uživatelé snaží řešit alespoň pomocí zabudovaných funkcí v operačním systému. Ty si ale právě s podnikovým softwarem moc často nerozumí. To bychom chtěli s Informačním systémem K2 postupně co nejvíce měnit, dodává UX designér Ondřej Topolánek. 20
Uživatelské prostředí IS K2 Zabalování a rozbalování by mohlo uživatele stát spoustu času a mnohdy by nakonec skončilo opuštěním této funkčnosti. Jak jsme zúžili levou lištu? Hned několik různých úprav prodělala v našem vývojovém cyklu hlavní levá lišta, přes kterou standardně spouštíme veškeré knihy, či vybíráme došlé notifikace. Náš původní předpoklad byl takový, že lištu necháme v základu širokou, výraznou, s textovým popisem názvů tlačítek. Měla však jít jednoduchým kliknutím zabalit do úzkého proužku, aby při práci nerušila svou šířkou. Měli jsme také vyřešenou otázku, jak v tomto stavu signalizovat notifikace. Zatímco v normální, tedy rozbalené poloze, jednoduše vidíme červené číselné upozornění, v zabaleném pruhu by tato ikona už vidět nebyla. V případě aktuálně nepřečtené notifikace jsme proto plánovali celý pruh podbarvit výraznou červenou. Při pozorování chování našich uživatelů jsme však nakonec usoudili, že její použití je ve skutečném provozu opravdu časté. Zabalování a rozbalování by mohlo uživatele stát spoustu času a mnohdy by nakonec skončilo opuštěním této funkčnosti. Na to však byl pruh zase příliš široký a odváděl pozornost od samotného obsahu. Konečná podoba lišty je proto dnes odlišná. Celý prvek jsme nakonec výrazně zúžili. Stále se do něj však vlezou všechny potřebné ikony, které však už nemají textové pojmenování. Věříme, že po několika minutách práce bude uživatel vědět, co každé z pěti až sedmi tlačítek (podle používaných funkcí firmy) vlastně dělá. Lišta nyní zabírá co nejméně místa, čímž umožňuje uživatelům pracovat s maximálně možným prostorem. Zároveň jsou viditelné notifikace a všechna ostatní potřebná tlačítka. I nadále u ní používáme kontrastní černou barvu pro jasné rozdělení samotného formuláře a ovládacího prvku. Barvu je však možné kdykoli změnit. 21
Uživatelské prostředí IS K2 Do horního panelu jsme proto umožnili nově přidávat i vlastní uložené funkce. V některé ze záložek si nyní lze jednoduše vytvořit vlastní tlačítko s předem definovaným chováním. Záložky v horním panelu Každý uživatel používá Informační systém K2 rozdílně. Této skutečnosti si jsme vědomi, a chceme vám proto nabídnout takové možnosti, jež vám umožní co nejširší používání vlastních nástrojů a funkcí. Do horního panelu jsme proto umožnili nově přidávat i vlastní uložené funkce. V některé ze záložek si nyní lze jednoduše vytvořit vlastní tlačítko s předem definovaným chováním. Často používané funkce, kvůli kterým bylo doteď nutné rozklikávat detail položky, tak mohou být dostupné už na první stránce výpisu. Vlastní funkce jdou navíc seskupovat do záložek. Tímto elegantně šetříme místo a zároveň zpřehledňujeme pracovní prostředí. Vytvořte si takto logické skupiny spřízněných nástrojů a udržujte si přitom prostředí Informačního systému K2 dostatečně čisté a přehledné. Ikony v expandéru Ve formulářích zpravidla existuje hned několik, na sobě nezávislých částí tzv. expandérů. Ty se vyznačují tím, že jdou v případě potřeby zabalit do úzkého pruhu a neruší tak při práci s expandérem jiným. Komplikované formuláře nyní proto dokážou být daleko přehlednější. Zatímco výše zmíněná tlačítka v záložkách horního panelu ovlivňují chování a funkce celého formuláře, tlačítka v hlavičce expandéru ovládají pouze jej. I zde má navíc uživatel možnost používat vlastní funkce a vytvářet tlačítka. 22
Uživatelské prostředí IS K2 Změnit lze v podstatě všechny obsažené prvky. Typ písma, jeho velikost a barvu. Přebarvit je možné ale také veškeré formuláře, rámečky i samotné funkční prostředí K2. Ovládání a popisky ke stranám knih V původní verzi Informačního systému jsme využívali pro různé strany knih číselné označení. Znalí uživatelé tak už vědí, že strana číslo jedna je například seznam všech záznamů, strana číslo dvě detail vybraného záznamu a podobně. Přepínání mezi těmito částmi pak bylo možné klikem na číslo v horní části uživatelského rozhraní, nebo stiskem kombinace ALT + číslo strany. Problém však nastával u nových či občasných uživatelů, kteří měli s orientací v systému trochu problém. Právě proto jsme se rozhodli ovládání stran věnovat samostatný panel na levé straně formuláře. K číslům jsme v něm přiřadili odpovídající ikonky a pro nové uživatele přidali i jejich popisky. Ten je však pro úsporu místa možno kdykoli vypnout. Řadě uživatelů by tak měly odpadnout problémy s orientací v knihách. Celý ovládací prvek navíc pasuje do systému a i zkušeným uživatelům by měl nabídnout rychlejší a pohodlnější ovládání. Veškerá tlačítka jsou nyní totiž výrazně větší. Stále je navíc možno je přepínat kombinací ALT + číslo podle strany. VCX Pracujeme také na funkčnosti, které pracovně říkáme VCX Visual context. VCX umožní správcům a částečně i samotným uživatelům upravovat grafickou podobu prostředí Informačního systému K2. Změnit lze v podstatě všechny obsažené prvky. Typ písma, jeho velikost a barvu. Přebarvit je možné ale také veškeré formuláře, rámečky i samotné funkční prostředí K2. Informační systém K2 si tak můžete nastavit podle barev a preferencí vaší společnosti. Uživatel pak dostává možnost využívat zoom. To ocení zejména osoby se zhoršeným zrakem, které mnohdy potřebují, aby uživatelské prostředí bylo o něco větší. Jelikož si systém nyní umí veškeré hodnoty přepočítat, je možné celý obsah zvětšovat či zmenšovat. Budoucnost uživatelského prostředí Uživatelské prostředí Informačního systému K2 se neustále vyvíjí. Postupné změny v designu aplikace budou v budoucnu probíhat u různých modulů. V našem středně dlouhém plánu je změna celé aplikace naplánována do dvou let. Pokud vás některé věci v novém designu zaujmou, a to ať už kladně či negativně, neváhejte se obrátit na své konzultanty. 23