DOCHÁZKA Autmatizvaný dcházkvý a přístupvý systém Verze 3.xx Uživatelská příručka RON Sftware spl. s r.. Nám. Budvatelů 1405 735 06 Karviná - Nvé Měst tel.: +420 596 312 827, +420 596 317 877, fax : +420 596 312 518 www.rn.cz, e-mail: sftware@rn.cz Strana 1/151
1 Obsah Autmatizvaný dcházkvý systém verze 3.xx 1 Obsah...2 2 Úvd...7 2.1 Základní funkce...7 2.2 Slžení systému, prvz...7 2.3 Princip pužívání terminálů...8 2.4 Princip pužívání identifikačníh média...8 3 Instalace...9 3.1 Pžadavky na hardware...9 3.2 Pžadavky na sftware...9 3.3 Pstup instalace...10 3.4 První spuštění...10 3.5 Instalace síťvé verze...10 4 Licence...12 4.1 Aktivace názvem firmy...12 4.2 Aktivace hardwarem...13 5 Princip práce s dcházkvým systémem...14 5.1 Princip práce...14 5.2 Pstup práce s dcházku...14 5.3 Pstup zpracvání v bdech...17 6 Ovládání...19 6.1 Ovládání seznamu...19 6.2 Ovládání frmuláře...21 6.3 Editr řazení...22 6.4 Definvané filtry...23 6.4.1 Seznam definvaných filtrů...23 6.5 Editr filtrů...23 6.5.1 Jednduchý filtr...24 6.5.2 Slžitý filtr...25 6.5.3 Seznam pdmínek...26 6.5.4 Pdmínka...26 6.6 Editr nastavení slupců...27 6.7 Tiskvé sestavy...28 6.7.1 Seznam tiskvých sestav...28 6.7.2 Seznam sestav pr exprt...29 6.7.3 Seznam definvaných sestav pr exprt...29 7 Systém...31 7.1 Nastavení bdbí...31 7.2 Variabilní bdbí...32 7.3 Změna hesla...32 7.4 Přihlášení jinéh uživatele...32 7.5 Seznam pčítačů připjených k databázi...33 7.6 Nastavení...33 7.6.1 Základní typy nastavení...33 7.6.1.1 Vlastnsti frmulářů...33 7.6.1.2 Načítání ID média...33 Strana 2/151
7.6.1.3 Obdbí...33 7.6.1.4 Uchvávání záznamů...34 7.6.1.5 Rzdělení dcházky...34 7.6.1.6 Stavy terminálů...34 7.6.1.7 Zpracvání půvdní dcházky...35 7.6.1.8 Genervání přestávek...35 7.6.1.9 Editace dcházky...36 7.6.1.10 Genervání salda...37 7.6.1.11 Mnitrvání...38 7.6.1.12 Exprt...38 7.6.1.13 Imprt...40 7.6.1.14 Výkaz dpracvaných směn (Grafický)...41 7.6.1.15 Výkaz dpracvaných směn (Textvý)...42 7.6.1.16 Přehled časvých slžek mzdy A...42 7.6.1.17 Přehled časvých slžek mzdy B...43 7.6.1.18 Výkaz pr mzdvé ddělení...43 7.6.1.19 Nastavení plánvače úlh...44 7.6.1.20 Nastavení intrawebu...46 7.7 Imprt / Exprt...50 7.7.1.1 Imprt dat z mezd...50 7.7.1.2 Exprt dat d mezd...50 7.8 Správa databáze...51 7.8.1 Zálhvání dat...51 7.8.2 Obnva dat...51 7.8.3 Aktivace...52 7.8.4 Údaje zpracvávané firmy...53 7.8.5 Nastavení cesty k databázi - mdb...53 7.8.6 Nastavení parametrů databáze sql...53 7.8.7 Oprava a kmprimace databáze...53 7.8.8 Restrukturalizace databáze...54 7.8.9 Nastavení zabezpečení...55 7.8.9.1 Editr uživatelů...55 7.8.9.2 Editr skupin...56 7.8.9.3 Práva na menu...57 7.8.9.4 Práva na databázi...58 7.8.9.5 Práva na sestavy v manažeru sestav...59 7.8.10 Přístupvé skupiny...60 7.8.11 Synchrnizace přístupvých skupin pdle rzdělení sb...60 8 Seznamy...61 8.1.1 Seznam zaměstnanců...61 8.1.2 Frmulář zaměstnance...61 8.1.3 Hlavní údaje zaměstnance...62 8.1.4 Přiřazení ID media zaměstnanci...64 8.1.5 Zařazení zaměstnance d skupiny...65 8.1.6 Přiřazení kalendáře...66 8.1.7 Přiřazení rzdělení...67 8.1.8 Intraweb...67 8.2 Seznam návštěvníků...68 8.3 Kalendáře...69 Strana 3/151
8.3.1 Frmulář kalendáře...69 8.3.1.1 Zálžka první kalendář...70 8.3.1.2 Směny - nastavení pužívaných směn kalendáře...73 8.3.1.3 Směny II - nastavení směn pr dny...74 8.3.1.4 Pužívané příplatky v kalendáři...75 8.3.1.5 Výpčet přesčasů v kalendáři...79 8.3.1.6 Nastavení časvých mezení...81 8.3.1.7 Osby v kalendáři...82 8.3.1.8 Operace...82 8.3.1.9 Ostatní...83 8.3.1.10 Průvdce nastavením směn v kalendáři...84 8.4 Směny...85 8.4.1 Seznam směn...86 8.4.2 Frmulář směny...86 8.4.3 Definice přestávek ve směně...88 8.5 Typy časvých slžek...91 8.5.1 Seznam typů časvých slžek...91 8.5.2 Frmulář časvé slžky...91 8.5.2.1 Rzšířené nastavení...92 8.5.2.2 Zapčítávané perace...92 8.6 Typy mzdvých plžek...93 8.6.1 Seznam typů mzdvých plžek...93 8.7 Skupiny sb...93 8.7.1 Seznam skupin sb...93 8.7.2 Frmulář skupiny sb...94 8.8 Typy rzdělení...96 8.8.1 Seznam typů rzdělení...96 8.9 Rzdělení...97 8.9.1 Frmulář rzdělení...97 8.10 Typy umístění...97 8.11 Umístění...98 9 Terminály...99 9.1 Seznam terminálů...99 9.1.1 Terminál...99 9.1.2 Operace terminálu... 100 9.1.3 Časy perací... 101 9.1.4 Skupiny v terminálu... 102 9.1.5 Operace skupiny... 103 9.1.6 Osby v terminálu... 103 9.2 Identifikační média... 104 9.2.1 Frmulář identifikačníh média... 105 9.3 Operace terminálů... 106 9.3.1 Frmulář perace terminálu... 107 9.3.2 Rzšířené nastavení... 108 9.3.3 Kam se perace zapčítává... 110 9.4 Genervání nastavení terminálů... 111 9.5 Genervání přístupvých práv d terminálů... 112 9.6 Genervání salda d terminálů... 112 9.7 Nastavení data a času terminálů... 112 Strana 4/151
9.8 Načtení histrie perací... 113 9.9 Stav terminálů... 114 10 Dcházka... 115 10.1 Manuální vlžení perace d půvdní dcházky... 115 10.2 Seznam půvdní dcházky... 116 10.3 Zpracvání půvdní dcházky... 116 10.4 Editace zpracvané dcházky... 117 10.4.1 Editace záznamu dcházky... 117 10.4.2 Seznam zaměstnanců pr editaci dcházky... 117 10.4.3 Frmulář editace... 118 10.4.3.1 Část první - záhlaví frmuláře... 118 10.4.3.2 Část druhá - zbrazení intervalů dcházky... 119 10.4.3.3 Část třetí - sučty... 120 10.4.3.4 Část čtvrtá - seznam záznamů... 120 10.4.3.5 Část pátá - tlačítka... 121 10.4.3.6 Mzdvé plžky... 121 10.4.3.7 Schvalvání dcházky... 122 10.4.3.8 Výsledky... 123 10.5 Přepčet výsledků zpracvané dcházky... 124 10.6 Zrušení zpracvané dcházky... 124 10.7 Přehled záznamů zpracvané dcházky... 124 10.8 Přehled měsíčních výsledků výpčtu... 124 10.9 Denní výsledky výpčtů... 125 10.10 Histrie průchdů... 125 10.11 Mnitrvání... 126 10.12 Rušení starých záznamů... 126 11 Výstupy... 127 11.1 Manažer měsíčních výstupních sestav... 127 11.1.1.1 Vytvření seznamu blíbených výstupních sestav... 128 11.1.1.2 Načtení sestavy ze subru... 129 11.2 Manažer výstupních sestav - bdbí d - d... 129 11.3 Manažer výstupních sestav - variabilní bdbí... 129 12 Mdul SLUŽBA... 130 12.1 Instalace a knfigurace služby... 130 12.2 Plánvač úlh... 131 12.3 Úlhy pr ruční spuštění... 131 13 Mdul INTRAWEB... 132 13.1 Instalace www serveru (např. Apache) s pdpru PHP... 132 13.2 Knfigurace www serveru... 132 13.3 Instalace php klienta DOCHÁZKY na www server... 133 13.4 Nastavení php klienta DOCHÁZKY přístup k databázi... 133 13.5 Test funkčnsti... 133 14 Pstupy a návdy... 134 14.1 Instalace Dcházky na MSDE... 134 14.1.1 Instalace MSDE... 134 14.1.2 Vytvření prázdné databáze... 134 14.1.3 Instalace a připjení k databázi... 134 14.2 Instalace Dcházky na Interbase... 135 14.3 Načítání id médií z terminálu d sftware... 137 Strana 5/151
14.3.1 Terminály RT300, RT300B a SET1... 137 14.4 Načítání id médií ze subru d sftware... 138 14.4.1 Nastavení přístupvých práv... 138 14.5 Frmát exprtu d nadřazených systémů... 142 14.5.1 Ppis definice frmátu exprtu:... 142 14.5.2 Prměnné základníh seznamu zaměstnanců... 145 14.5.3 Prměnné seznamu mzdvých plžek... 145 14.5.4 Prměnné seznamu výsledků výpčtu dcházky... 145 14.5.5 Prměnné seznamu intervalvých výsledků výpčtu... 146 14.5.6 Frmátvání datumvých prměnných... 147 14.5.7 Frmátvání číselných prměnných... 148 14.6 Imprtu zaměstnanců z txt subru... 149 14.6.1 Struktura pr imprt seznamu zaměstnanců... 149 15 Otázky a dpvědi... 151 Strana 6/151
2 Úvd Autmatizvaný dcházkvý systém verze 3.xx Vážený uživateli, jsme rádi, že jste si vybral náš prdukt ADS - Autmatizvaný Dcházkvý Systém pr zpracvání evidence dcházky a řízení přístupvéh systému. 2.1 Základní funkce Autmatizvaný dcházkvý a přístupvý systém služí k evidenci dcházky, sledvání phybu zaměstnanců v průběhu pracvní dby, k přípravě pdkladů pr zpracvání mzdvé agendy a k tevírání turniketů, bran, dveří a závr dle přístupvých práv. Prgram můžete pužívat pr sledvání přítmnsti zaměstnanců - mnitrvání. Pužíváním prgramu ADS dsáhnete mezení chybvsti při zpracvání dat dcházce, lepšíh využívání pracvní dby kvalitativním zvýšením sbníh přístupu zaměstnanců k pracvním pvinnstem (zvýšení pracvní mrálky), vylučení neprávněných přesčasvých hdin. Můžete zamezit vstup sb d jedntlivých bjektů pdniku, na parkviště, můžete pvlit vstup právněných zaměstnanců d výrbní linky. Prgram pracuje s čtečkami různých výrbců a je mžn p dhdě pužít čtečky dalších výrbců. Jak identifikační médium mhu být pužity čipy dallas, karty a přívěšky pr bezkntaktní snímání, karty s čárvým a magnetickým pružkem a také tisky prstů. Systém ADS je velmi flexibilní a může se přizpůsbit velkému mnžství variant zpracvání dcházky. Tut příručku se pkusíme Vám c nejvíce usnadnit práci se systémem. Jakékli pdněty a připmínky k příručce i samtnému systému rádi zpracujeme a budeme se snažit v maximální mžné míře je zapracvat d dalších verzí systému k Vaší plné spkjensti. Tat příručka ppisuje puze sftware ADS na zpracvání dcházky. Příručka k instalaci a bsluze jedntlivých technických zařízení (hardware) je sučástí ddávky kmpletníh dcházkvéh systému. 2.2 Slžení systému, prvz Kmpletní dcházkvý neb přístupvý systém bsahuje tyt základní části : identifikační média - čipy, karty, přívěsky dcházkvé a přístupvé terminály dveřní zámky, turnikety, závry, branky a brány kabeláž prpjující hardware dcházkvéh systému s pčítačem pčítač s vlným COM prtem Strana 7/151
Autmatizvaný dcházkvý systém verze 3.xx prgram ADS pr zpracvání data Zprvznění a údržba systému : nainstalujete hardware a kabeláž d prgramu zadáte všechna ptřebná data a nastavíte chvání systému pracvníkům rzdáte identifikační media Pravidelný prvz : pracvníci pužívají terminály, registrují dcházku, tevírají dveře a statní zařízení prgram načítá data z terminálů a zapisuje je d databáze uživatelé editují data a zpracují dcházku tisknete sestavy a exprtujete data d navazujících systémů 2.3 Princip pužívání terminálů Vzhledem k rzmanitsti dcházkvých a přístupvých terminálů a mžnstem jejich nastavení a způsbů pužívání není ppis pužívání těcht zařízení sučástí tét příručky. Ppis pužívání terminálů najdete v dkumentaci k danému knkrétnímu typu terminálu. 2.4 Princip pužívání identifikačníh média Jak jeden ze základních principů je ptřeba pracvníkům, kteří budu pužívat identifikační média, vysvětlit lgiku zpracvání infrmací dcházkvéh a přístupvéh systému. Systém ADS nepužívá princip párvání perací (hledání navazujících pčátků a knců). Pracvník pužívá identifikační médium k registraci událsti, kteru začíná prvádět. Pkud rán přijdete d práce registrujete příchd (začátek dpracvané dby), dcházíte na běd registrujete běd, přicházíte z běda registrujete příchd (stejný příchd jak rán), dcházíte dmů registrujete dchd. Prgram autmaticky zjistí, jaká byla Vaše předchzí činnst, tut činnst uknčí pčátkem nvé činnsti, kteru jste zaznamenali. Nikdy tedy nevlíte c jste přestali dělat (t si prgram zjistí z předchzí perace), ale vlíte t c budete dělat. Strana 8/151
3 Instalace Autmatizvaný dcházkvý systém verze 3.xx Tat kapitla ppisuje pžadavky na sftware a hardware. Sučasně zde naleznete pstup instalace sftware pr jednu stanici a také pr síťvé prstředí. 3.1 Pžadavky na hardware Minimální pžadavky na hardware : Prcesr Pentium II 300MHz, perační paměť 64MB, vlné míst na pevném disku 100MB. Dpručená minimální knfigurace hardware : Prcesr Pentium II Celern 600MHz, perační paměť 128MB, vlné míst na pevném disku 300MB. V síťvém prvzu (replikace) platí jak minimální knfigurace dpručená knfigurace. U knfigurace hardware platí pravidl : čím lepší pčítač, tím phdlnější práce se systémem. Pr instalaci dcházkvéh systému je ptřeba jeden vlný sérivý prt (COM) na pčítači a mžnst připjení napájecíh zdrje na 230V pr napájení dcházkvéh terminálu. Při větším rzsahu dcházkvéh systému je nutné strukturu zapjení dcházkvéh systému individuálně knzultvat. 3.2 Pžadavky na sftware Prgramvý systém ADS je určen pr perační systémy Windws 98/NT/2000/XP. Databáze může být ulžena na jakémkli fileserveru (Windws, Nvell, Linux) ve frmátu MS Access (mdb) neb jak SQL databáze na MS SQL serveru 2000, MSDE, Interbase Firebird (Win32/Linux) a Oracle 9. Pžadavky na instalaci kmpnent Windws pr krektní běh ADS ver. 3.xx Win95 Upgrade kmpnent uživatelskéh rzhraní: "40COMUPD.EXE". DCOM kmpnenty: "dcm95cfg.exe", "dcm95.exe". MDAC kmpnenty pr přístup k databázi: "mdac_typ_...exe". WIN98 MDAC kmpnenty pr přístup k databázi: "mdac_typ_...exe". WinNT MDAC kmpnenty pr přístup k databázi: "mdac_typ_...exe". Strana 9/151
Win2000/XP Není ptřeba instalvat žádné kmpnenty.všechny ptřebné kmpnenty již systém bsahuje. Je vhdné upgradvat Mdac na pslední verzi. Pslední Mdac naleznete také na našich www. stránkách. POZN.: Pr instalaci kmpnent MDAC je nutn mít nainstalván Internet Explrer ver. 4.0 a vyšší. Kmpnenty MDAC verze 2.6 a vyšší již nebsahují MS JET pr přístup k mdb databázím. T znamená, že pkud instalujete MDAC ver. 2.6 a vyšší a hdláte instalvat ADS pr mdb (frmát MS Access) databázi (standardní instalace ADS), pak je nutn dinstalvat ještě kmpnenty: MS JET: JETSP3E.EXE". Pr dcházku s databází na MS SQL serveru není nutn MS JET instalvat. TIP: Pkud prvádíte standardní instalaci z instalační CD sady instalují se všechny ptřebné kmpnenty autmaticky. 3.3 Pstup instalace Distribuce prduktu prbíhá standardně již puze na CD. Instalační CD vlžte d mechaniky. Autmaticky se Vám spustí instalační menu z CD. Pkud se menu nespustí autmaticky spusťte z CD disku prgram MENU.EXE. Vyberte plžku DOCHÁZKA (WIN) a ptvrďte, že chcete instalaci prvést. Spustí se průvdce instalací, který se Vám pmůže instalaci prvést. Čtěte pkyny tht průvdce a řiďte se jimi. P uknčení instalace uzavřete instalační menu stiskem tlačítka KONEC. Prgram je úspěšně nainstalván. 3.4 První spuštění Spuštění prgramu můžete prvést výběrem ikny na plše, kteru zde autmaticky umístil instalační prgram neb výběrem plžky v menu START systému Windws. Při prvním spuštění se prgram zeptá na jmén a umístění databáze. Můžete ptvrdit nabídnutu vlbu neb databázi ulžit na Vámi zvlené míst na lkálním neb síťvém disku. P zadání názvu databáze prgram prvede restrukturalizaci dat a vygeneruje základní nastavení databáze. Základní seznamy jsu vyplněny standardními hdntami tak, aby Vám c nejvíce usnadnil prvtní nastavení systému. Tyt hdnty můžete samzřejmě nahradit svými. 3.5 Instalace síťvé verze Pkud máte zakupenu síťvu verzi systému máte něklik variant rzlžení dcházkvéh systému. Umístění databáze První vlbu je umístění dat. Jelikž u síťvé verze předpkládáme využívání dat více uživateli v síti, měli byste data ulžit na síťvý server. Pkud se rzhdnete data Strana 10/151
ulžit na lkálním pčítači musíte si uvědmit, že pkud budu tat data ptřebvat statní uživatelé dcházkvéh sytému, musíte nastavit tent pčítač jak sdílený a musí být spuštěn vždy, kdykli bude data někd ptřebvat. Další nevýhdu umístění dat na lkálním pčítači je rizik zhrucení a restartu běžně pužívanéh pčítače. Nekrektní uzavírání databáze může vést k pškzvání tét databáze. Prt jednznačně preferujte umístění dat na serveru, který je k tmut účelu určen. Umístění aplikace (prgramu ADS) Pr umístění aplikace je mžné pužít dvě varianty z nichž každá má své výhdy. První variantu je instalace aplikace na všechny lkální pčítače, které budu s daty dcházkvéh systému pracvat. Na lkálně instalvaných aplikacích ptm nastavujete cestu k databázi. Výhdu je jisté zvýšení rychlsti při spuštění systému ADS. Nevýhdu je vyská nárčnst na údržbu takt nainstalvané aplikace. Při instalaci update a upgrade systému musíte zajistit výměnu aplikace na všech těcht stanicích, cž je velmi nepraktické. Druhu variantu je umístění aplikace na server. Všichni uživatelé ptm spuštějí tut jedinu aplikaci jejíž správa při update neb upgrade je pr správce velmi snadná. V tmt případě je sice dba pr spuštění aplikace delší, při běžném prvzu však nepdstatná. Cestu k databázi ptm nastavujete v relativním tvaru s uvedením jména pčítače, na kterém jsu umístěna data. Např. "//jmenserveru/data/ads/nasedata.mdb". Jak z výše uvedenéh vyplývá dpručujeme druhu variantu - umístění aplikace na server. Umístění aplikace na server však neznamená, že nemusíte na lkálním pčítači zajistit pdmínky pr správný chd aplikace. Aplikace ptřebuje mít nainstalván kmpnenty pr přístup k datům viz. Pžadavky na sftware Všechny ptřebné subry pr instalaci pvinných kmpnent jsu bsaženy na instalačním CD. Při prvádění instalace instalačním prgramem se všechny ptřebné kmpnenty nainstalují autmaticky. Připjení dcházkvých a přístupvých terminálů Sběr dat může prvádět kterýkli pčítač, na kterém spustíte aplikaci ADS. V tét blasti nelze nabídnut jednznačnu radu neb recept. Rzhdnutí, ke kterému pčítači zařízení připjíte záleží na prstrvých mžnstech areálu firmy a mžnstech prvedení kabeláže. Zařízení mhu být připjena k více pčítačům a všechny tyt pčítače zapisují data d splečné databáze. Terminály je mžné připjit také k serveru. V tmt případě je však vhdnější pužít sftwarvý mdul "Služba", který může na Windws NT/2000/XP pracvat jak tzv. services, bez nutnsti přihlášení uživatele na serveru. Strana 11/151
4 Licence Autmatizvaný dcházkvý systém verze 3.xx P nainstalvání je prgram standardně v režimu demverze. K tmu aby prgram fungval plnhdntně je nutné prvést AKTIVACI. Aktivací se rzumí zadání licenčních parametrů z registrační karty. Prvním způsbem je aktivace pdle názvu firmy - uživatele prgramu. Druhým způsbem je aktivace kntrlvaná pmcí hardwarvých kmpnent (hardwarvý klíč neb adaptér na sérivém prtu). Aktivace je způsbem chrany prgramu před neprávněným pužíváním jinými sbami. POZOR: Nezapmeňte, že můžete prgram pužívat puze v rzsahu jaký vám dvluje zakupená licence. Užívání prgramu nad rámec licence neb pskytnutí prgramu jinému uživateli je prušením zákna a v případě zjištění neprávněnéh pužívání prgramu jsu autři právněni chránit své zájmy u právní cestu. Pkud jste aktivaci prvedli úspěšně prgram se spustí v plně funkční verzi. 4.1 Aktivace názvem firmy Pkud nemáte licenci hlídanu pmcí hardware bdrželi jste registrační kartu pdle vašeh názvu firmy a IČO. V tmt případě tevřete kn pr zadání registračních údajů "Systém/Správa databáze/aktivace". Ve frmuláři jsu čtyři údaje zvýrazněny tučně. Tyt údaje musíte psat z registrační karty přesně tak jak tam jsu uvedeny. V případě, že budete mít v některém údaji chybu (nebude pdle registrační karty) nebude zápis aktivace prveden úspěšně. Ostatní údaje ve frmuláři, které nejsu tučně, nejsu pevně vázány a můžete je měnit. Název - pvinný údaj, p instalaci prgramu je v názvu firmy zadána firma RON Sftware. Tent údaj nahraďte názvem vaší firmy tak jak je zadaný na registrační kartě. Název (druhý řádek) - pkud je v registrační kartě uveden musíte jej rvněž zadat přesně pdle údajů v registraci. Ulice - adresa Měst - adresa PSČ - adresa Telefn - telefnní čísl Fax - faxvé čísl Email - adresa elektrnické pšty IČO - pvinný údaj, zadejte pdle registrační karty DIČ - nepvinný údaj (daňvé identifikační čísl) Licenční čísl - pvinný údaj, zadejte pdle registrační karty Aktivační kód - pvinný údaj, zadejte pdle registrační karty Strana 12/151
Pkud máte údaje správně zadány stiskněte OK. Pkud nemáte v aktivaci překlep musí prgram hlásit, že aktivační kód byl identifikván a prgram je převeden d stré verze. Jestliže prgram nahlásí že aktivace neprběhla v přádku musíte zadání údajů zkntrlvat - je tam určitě překlep. POZOR : Pkud máte nesprávně vyplněnu aktivaci bude Vám systém fungvat jak demverze pr 3 zaměstnance. Pkud se někdy v průběhu práce pkusíte aktivaci změnit (např. vyměnit název firmy) systém se kamžitě přepne d režimu demverze a bude pžadvat zadání půvdní správné aktivace. 4.2 Aktivace hardwarem Tent způsb aktivace je závislý na typu ddanéh hardware. Pkud hardwarvý systém pdpruje tent způsb chrany je pužit a ppsán v dkumentaci k hardwaru. V případě aktivace pmcí hardwaru není nutné registrvat vaše údaje u výrbce sftwaru. Licence je striktně vázána na určitý kus hardwaru. V případě výměny hardwaru si musíte u výrbce systému zajistit nvý aktivační kód. Strana 13/151
5 Princip práce s dcházkvým systémem V tét kapitle naleznete základní princip práce s dcházkvým systémem. Jsu zde zdůrazněny jedntlivé krky, které jsu ptřebné pr správnu práci dcházkvéh systému. 5.1 Princip práce P přečtení tét kapitly byste měli pchpit princip práce s dcházkvým systémem. Vycházíme z předpkladu, že máte nainstalvaný prgram se zalženu databází a připjena všechna zařízení dcházkvéh systému (terminály, zámky, závry atd.). Jedntlivá zařízení jsu naknfigurvána v té míře, kteru není schpen bsluhvat prgram z pčítače. Práci s dcházkvým systémem rzdělíme na dvě základní části. První částí je knfigurace a nastavení systému a naplnění dat ptřebných pr prvz. Tt nastavení prvádíte hlavně ve fázi zprvznění systému. Samzřejmě i v průběhu pužívání systému budete měnit své pžadavky na zpracvání dcházky, upravvat nastavení a bsahy seznamů. Druhu částí je pravidelný prvz zpracvání dat dcházce. Budete zpracvávat pravidelné infrmace z dcházkvých terminálů a tyt infrmace vyhdncvat. 5.2 Pstup práce s dcházku Dcházkvý systém máte nainstalvaný a nyní musíte nastavit jeh funkce tak, aby splňval Vaše pžadavky. Při prvním spuštění jste zalžili databázi, d které prgram autmaticky dplnil některá základní nastavení. Pdrbný ppis nastavení a vygenervání nvé databáze najdete v části Systém / Správa databáze / Nastavení cesty k databázi. Nastavení bdbí Dcházkvý systém pracuje v měsíčním režimu zpracvání dat. Nastavení bdbí je jednu z prvních věcí, kteru musíte v dcházkvém systému prvést. Pstup pr vytvření bdbí najdete v kapitle "Nastavení / nastavení bdbí" Naplnění seznamů Základním seznamem je seznam zaměstnanců. Pr správné zadání zaměstnance musíte předem naplnit něklik seznamů. Zaměstnanec musí mít přiřazen identifikační médium (viz seznam identifikačních médií), aby mhl tt médium pužívat u terminálů. Pr stanvení fndu pracvní dby a jeh prvnání se skutečnu dcházku musíte naplnit seznam kalendářů a Strana 14/151
seznam směn, ze kterých jsu tyt kalendáře slženy. Vhdný kalendář přiřadíte zaměstnanci, čímž nastavíte velku část chvání prgramu při zpracvání dat dcházce tht zaměstnance. Zaměstnance máte zapsanéh k pužití v systému. Ještě jste, ale nenastavili seznam terminálů a jejich chvání. Všechny terminály v dcházkvém systému zapište d seznamu terminálů. Pr správnu funkci terminálů musíte vytvřit seznam perací terminálů (druhy přerušení pracvní dby). U každéh terminálu nastavíte, kteru peraci může neb nemůže pužívat. Mžnsti nastavení závisí na typu pužitéh terminálu (klik různých perací (přerušení) může terminál registrvat. Detailní mžnsti najdete v ppisu určeném kmunikaci vašeh terminálu a prgramu ADS. Jak další vlastnst terminálu musíte vybrat zaměstnance, kteří budu (mhu) terminál pužívat. Jelikž při větším pčtu zaměstnanců by byl nešikvné definvat pr každý terminál jmenvitě zaměstnance, musíte v prgramu naplnit seznam skupin sb a d těcht skupin zaměstnance rzdělit. U terminálu ptm vlíte skupiny sb které mhu terminál pužít. Kmunikace s terminály Data jste si připravili a nyní je můžete zaslat terminálům tak, aby přizpůsbily své chvání Vašim pžadavkům. Pr deslání dat d terminálů pužijete vlbu "Terminály / Genervání nastavení terminálů". Pkud prběhl vygenervání dat d terminálů úspěšně můžete prvěřit, že terminál registruje identifikační média zaměstnanců, kteří jsu v terminálu pvlení. Pkud terminál identifikační média nepřijímá není něc správně nastaven a musíte chybu v zadání dstranit. TIP: Změny v nastavení systému se prjeví na terminálech až p prvedení genervání nastavení terminálů. Terminály jste nastavili a zaměstnanci je pužívají k registraci dcházky a tevírání dveří, bran, závr atd. Princip pužívání terminálů zaměstnanci se může lišit pdle typu terminálu. Pdrbný ppis pr váš terminál najdete v ppisu k vašemu terminálu. Druhu částí kmunikace s terminály je vyčtení dat z těcht terminálů, abyste je mhli dále zpracvat. Pr tut činnst pužijte vlbu "Terminály / Načtení histrie perací". Prgram si pstupně vyčte ze všech terminálů nasbíraná data a ulží je d seznamu půvdní dcházky. Takt nasbírané údaje jsu základem pr zpracvání dat dcházce. TIP: Načtení histrie perací můžete prvádět ručně neb v plánvači úlh nastavit autmatické načítání ve zvleném intervalu. Stejným způsbem můžete nastavit genervání nastavení terminálů tak, aby se nastavení vygenerval autmaticky v zadaném intervalu bez nutnsti tt prvádět ručně. Viz plánvač úlh. Zpracvání dat dcházce Načtená data se ukládají d seznamu půvdní dcházky, který je základem pr zpracvání dat. V tmt seznamu není mžné žádné záznamy měnit, přidávat neb mazat. Strana 15/151
POZOR: Seznam půvdní dcházky zůstává vždy k dispzici beze změny pr prvnání s upravenými (editvanými) daty. Práv na úpravu tht seznamu nemá ani správce dcházkvéh systému. Načtená data jsu puze jedntlivé údaje tm kd, kdy, u kteréh terminálu pužil určitu peraci. Pr zpracvání těcht dat musíte pužít vlbu "Dcházka / Zpracvání půvdní dcházky". Tat vlba vytvří z jedntlivých údajů půvdní dcházky časvé intervaly určující jak dluh který zaměstnanec prváděl zvlenu činnst. Editace (úpravy) dat dcházce Zpracvané intervaly zbrazíte v části "Dcházka / Editace zpracvané dcházky". V grafickém zbrazení můžete prvádět úpravy záznamů (intervalů). Můžete vkládat dplňující údaje, mazat nesprávné údaje neb upravvat časy a typy jedntlivých údajů. V tmt grafickém zbrazení vidíte také sučty dcházky a její výsledky. TIP: Pkud ve frmuláři editace dcházky nevidíte žádné údaje neprvedli jste zpracvání dat půvdní dcházky neb jste za vybrané bdbí prvedli zpracvání dat dříve než jste měli data půvdní dcházky. Pr uzavření upravené dcházky d výslednéh tvaru můžete pužít mžnstí schvalvání dcházky. Ve schvalvání dcházky můžete nastavit pravmci jedntlivým zaměstnancům pr 3 úrvně schválení. Sald dpracvané dby Prgram je schpen v závislsti na vlastnstech terminálů pskytnut těmt terminálům data saldu dpracvané dby. Pkud prvádíte zpracvání dcházky pravidelně (každý den), můžete si nastavit autmatické genervání salda d terminálů tak, aby si každý zaměstnanec mhl u terminálu denně své sald zjistit. Pr zprvznění tét funkce pužijete vlbu "Genervání salda d terminálů". Výsledky a tisky P zpracvání celéh měsíce můžete tisknut výstupní sestavy pskytující maximum infrmací pr přehled dpracvané dbě a pdklady pr mzdvé systémy v tiskvé i datvé pdbě. Viz. Výstupy / Manažer výstupních sestav". Uzavření bdbí Dcházka je zpracvána a vy můžete uzavřít zpracvávané bdbí a zalžit bdbí nvé. V praxi dplňujete ještě něklik dní záznamy staréh měsíce a připravujete výsledky pr zpracvání mezd. Nvé bdbí však musí umžňvat pkračvání v práci. Prt budete nvé bdbí zakládat vždy dříve než budete staré bdbí definitivně uzavírat. Suběžná práce ve více bdbích není pr tent systém žádným prblémem. T znamená, že můžete kntrlvat data staréh měsíce a již sbírat a upravvat data v měsíci nvém. Tent ppis pstupu práce by Vám měl ujasnit lgicku pslupnst jedntlivých krků, které musíte prvést pr zpracvání dcházky. Při ustáleném prvzu Strana 16/151
systému se činnst týkající se nastavení systému velmi mezuje. Rutinní práce jsu pak zjedndušeny d činnstí načítání a zpracvání půvdní dcházky a editaci zpracvaných dat uživatelem. Pkud si nastavíte pmcí plánvače úlh autmatické načítání a zpracvání dat můžete ptm svu činnst mezit puze na editaci zpracvané dcházky. Nikdy se samzřejmě nevyhnete bčasnému zásahu d nastavení systému a vygenervání nastavení terminálů. 5.3 Pstup zpracvání v bdech Samtné zpracvání dcházky si můžeme shrnut d bdů. Princip pakvané práce s dcházkvým systémem se skládá z něklika samstatných perací, které však musí být realizvány v lgickém sledu. Pravidelná (denní) práce s dcházkvým systémem : Odesílání dat d terminálů Pr správnu funkci dcházkvéh systému musíte prvést zaslání nastavených dat d terminálů. P krektním prvedení tét perace je terminál schpen rzpznávat identifikační média jedntlivých zaměstnanců a přiřazvat jim zvlené perace. Tut akci prvedete vlbu v menu "Terminály / Genervání nastavení terminálů". Pkud se v nastavení nic nemění nemusíte tut funkci pravidelně pužívat. Registrace perací-událstí na terminálech Pkud jsu terminály připraveny k práci mhu zaměstnanci, kteří bdrželi své identifikační médium registrvat jedntlivé událsti na těcht terminálech. Zaměstnanec vždy vybere pžadvanu peraci a zaregistruje pmcí identifikačníh média. Vždy se registruje perace, kteru zaměstnanec začíná prvádět. Příklad : při ranním příchdu d práce registruje "příchd", při dchdu na přestávku registruje peraci "začátek přestávky" a při návratu na pracviště registruje pět "příchd" jak při příchdu d zaměstnání. Vyčítání histrie perací Takt nasbíraná data v terminálu jsu v nastaveném intervalu neb ručně přenášena d pčítače. Pkud prběhl přens úspěšně jsu data ulžená v databázi z terminálu smazána. Mnitrvání Pkud vyčítáte data z terminálu čast můžete pužít mdul mnitrvání přítmnsti. Jestliže načítáte data např. každé 2 minuty, můžete v mnitrvání zbrazvat aktuální přítmnst zaměstnanců v práci se zpžděním maximálně 2 minuty. Manuální vlžení perace Pkud z nějakéh důvdu nemůžete aktuálně pužít pr identifikaci médium máte mžnst vlžit peraci pmcí prgramu bez pužití terminálu. Nejčastější pužití je např. při ztrátě neb zapmenutí identifikačníh média. Manuálně vkládat peraci lze puze d bdbí, které ještě nebyl zpracván. Zpracvání půvdní dcházky Strana 17/151
Tat funkce prvádí zpracvání jedntlivých zaregistrvaných perací d časvých intervalů, které již mají nastaveny další vlastnsti ptřebné pr zpracvání celkvých hdnt dcházce. Zpracvání může prbíhat na pvel bsluhy prgramu neb ve zvleném intervalu nastaveném v plánvači úlh. Editace dcházky Pkud je dcházka zpracvána může ve zpracvaném bdbí prbíhat ruční editace dcházky v grafickém režimu. Sald Výsledky aktuálně zpracvané dcházky je mžn u některých typů terminálů psílat zpět d těcht terminálů a pracvníci mhu zjistit sald dpracvané dby přím na terminálu. Těcht pár bdů ppisuje lgický pstup jedntlivých perací. Detailní ppis těcht perací najdete dále v příručce. Strana 18/151
6 Ovládání Autmatizvaný dcházkvý systém verze 3.xx Tat kapitula ppisuje jedntlivé prvky vládání prgramu, které naleznete ve všech částech prgramu. Věnujte prsím tét kapitle pzrnst usnadníte a zpříjemníte si práci s prgramem. 6.1 Ovládání seznamu Každý seznam má ve své hrní části zbrazeny ikny pr vládání. P kliknutí na iknu prgram prvede definvanu akci. Stejnéh výsledku dsáhnete kliknutím na nabídku "Aktuální kn" v menu a výběrem akce kteru chcete prvést. Každá akce má také přiřazenu klávesu neb kmbinaci kláves, kteru můžete akci vyvlat bez pužití myši. Seznam služí puze pr zbrazení v řádcích. Nepužívejte seznam pr přímu editaci. Vždy si tevřete kn s frmulářem pmcí akce "Nvý záznam" neb "Editace záznamu". Ukázka nástrjvé lišty Pužívané ikny - akce Nvý záznam - tevře frmulář pr zápis nvéh záznamu d seznamu. Klávesvá zkratka ALT+INS neb F4. Nvý záznam z kpie - tevře frmulář pr zápis nvéh záznamu d seznamu. Hdnty plžek nastaví pdle záznamu který byl v seznamu aktuálně značen. Vždy je nutné změnit alespň klíčvé plžky jinak nebude mžné záznam zapsat kvůli duplicitě klíčvé plžky. Klávesvá zkratka CTRL+K. Editace záznamu - tevře frmulář s aktuálním záznamem pr editaci (změnu údajů). Klávesvá zkratka CTRL+ENTER neb F5. Zrušení záznamu - prvede zrušení záznamu ze seznamu. Před zrušením se vždy zbrazí dtaz zda pravdu chcete akci prvést. P ptvrzení je tat akce nevratná. V mnha případech jsu na zvlené plžce závislé další údaje v databázi. Prt ne vždy prgram umžní plžku smazat a známí že záznam nelze dstranit prtže bsahuje suvisející záznamy. Obnvení seznamu - p pužití tét akce prgram bnví bsah aktuálníh seznamu. Pkud jste měli seznam tevřený a přes jiný seznam změnili jeh bsah neprvádí prgram z časvých důvdů autmatické bnvení. Stejná situace nastává pkud změníte parametry zbrazení seznamu. Vždy platí - pkud je seznam neaktuální zvlte tut akci. Rychlé hledání - p pužití tét akce, neb stiskem CTRL+S, se ve spdní části seznamu zbrazí řádek s editačním plem pr zápis hledané hdnty. Vedle editačníh ple můžete mít nastavenu hdntu "Vyhledávání" neb "Výběr" a zaškrtnutu vlbu "Vybírat pdle pdřetězce". Strana 19/151
Vyhledávaní - pkud máte nastavenu tut vlbu bude se seznam při zápisu d editačníh ple psuvat na hdntu, která začíná hledanu hdntu neb hdntu blízku. Výběr - pkud máte nastavenu tut vlbu bude se seznam při zápisu d editačníh ple mezvat a zbrazvat puze hdnty které začínají hledanu hdntu. Vybírat pdle pdřetězce - jestliže si zaškrtnete tut vlbu bude se seznam mezvat na hdnty, které bsahují hledanu hdntu. Tut vlbu velmi čast pužijete když znáte jen část hledané hdnty. Řazení - řazení záznamů v seznamu lze nastavit něklika způsby. Způsby řazení lze definvat v editru řazení který je mžn vyvlat stisknutím danéh tlačítka neb kmbinací kláves CTRL+R. V editru řazení, můžete vytvřit a pjmenvat vlastní způsby řazení. Kliknutím dvakrát (dvjklik) na nadpis zbrazenéh slupce v seznamu, se daný nadpis pdtrhne a seznam se seřadí pdle tét plžky. Dvjklikem na nadpis ple v seznamu se autmaticky vytvří (pkud již neexistuje) a vybere řazení pdle danéh ple. Další mžnst rychlé vlby řazení vytvřených v editru řazení je kliknutím na šipku vedle tlačítka editru řazení. Filtry - tat vlba umžňuje vyvlat seznam definvaných filtru. V tmt seznamu lze filtry vytvářet, editvat, rušit. Tyt filtry lze pak aktivvat jejich výběrem. Nadefinvané filtry lze rychle vlit kliknutím na šipku vedle tlačítka seznamu definvaných filtrů. Nastavení slupců - stiskem tht tlačítka, neb stiskem CTRL+L, se vyvlá editr nastavení slupců. Tímt editrem je mžn nastavit vzhled seznamu. Lze vlit přadí, viditelnst, editvatelnst, barvy a fnty slupců a jejich nadpisů v seznamu. V editru nastavení slupců lze vytvářet více různých nastavení, která lze pak rychle vlit pmcí rychlé vlby kliknutím na šipku vedle tlačítka editru nastavení slupců. Tiskvé sestavy - stiskem tht tlačítka, neb stiskem CTRL+T, se vyvlá seznam tiskvých sestav. V tmt seznamu je mžn vytvářet, editvat, rušit a tisknut sestavy s aktuálně zbrazenými záznamy v seznamu. Tent seznam tiskvých sestav ve skutečnsti bsahuje dvě zálžky se dvěma seznamy pr dva druhy sestav. První zálžka bsahuje seznam tabulkvých sestav. Druhá zálžka bsahuje seznam předlh hrmadné krespndence. Stiskem na šipku vedle tlačítka pr seznam tiskvých sestav lze rychle vlit tabulkvé sestavy pr náhled a tisk. Exprty - stiskem tht tlačítka, neb stiskem CTRL+E, se vyvlá seznam exprtních sestav. V tmt seznamu je mžn vytvářet, editvat,rušit exprtní sestavy a exprtvat data (aktuálně zbrazené záznamy v seznamu) ve frmátu definvaném jedntlivými exprtními sestavami. Za psledním tlačítkem jsu zbrazeny názvy aktuálně zvlenéh řazení a filtru. Pkud není některá z akcí funkční (ikna je šedá a plžka akce v menu není dstupná) nemáte přístupvá práva tut akci prvádět, neb v daném stavu není mžné tut akci prvést. Strana 20/151