CUZAK. Uživatelská příručka. Verze 2.0 2014

CUZAK Uživatelská příručka Verze 2.0 2014 Copyright 2014 Altair Software s.r.o. Všechna práva vyhrazena. Všechna práva vyhrazena. Všechna informace, jež jsou publikována na v tomto dokumentu, jsou chráněna podle autorského zákona č. 121/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů a to v plném rozsahu jako zákonem chráněné autorské dílo (popř. jako autorské dílo souborné). Ochrana se vztahuje na všechna data a informace jak v grafické, tak textové, či jiné podobě. Page 1 of 21

Obsah OBSAH... 2 ÚVOD... 3 SYSTÉM CUZAK... 3 ZAKÁZKA... 4 1.1 ZALOŽIT ZAKÁZKU... 4 1.2 PROBÍHAJÍCÍ ZAKÁZKY... 5 1.2.1 Formuláře zakázky... 7 1.2.2 Dodavatelé... 10 1.2.3 Přílohy... 12 1.2.4 Průběh zakázky... 13 1.3 ARCHIV ZAKÁZEK... 14 KALENDÁŘ... 15 ČÍSELNÍKY... 16 1.4 ZADAVATELÉ... 17 1.5 ZÁSTUPCI ZADAVATELŮ... 18 1.6 ČLENOVÉ KOMISÍ... 19 1.7 DODAVATELÉ... 20 LICENCE... 21 1.8 ZADAT LICENCI... 21 Page 2 of 21

Úvod Těší nás, že jste projevily zájem o náš zcela jedinečný systém. Příručka vás seznámí s uživatelským prostředím systému CUZAK a jeho základní funkcionalitou. Systém CUZAK Systém CUZAK (Centrální Údržba Zakázek) je komplexní a zcela unikátním nástrojem pro správu elektronické dokumentace výběrových řízení. Systém dbá na jednoduchost, robustnost, bezpečnost a transparentnost. Díky těmto zásadám není obtížné se systémem pracovat a výběrové řízení zvládne připravit i naprostý laik. Celý system je rozdělen na tři části: Zakázka evidence probíhajících a ukončených zakázek Kalendář evidence důležitých termínů a dat Číselníky evidence zadavatelů, zástupců zadavatelů, dodavatelů, jejich kontaktních osob a členů jednotlivých komisí Page 3 of 21

Zakázka Záložka Zakázka obsahuje tři sekce: Založit zakázku založení nové zakázky pro výběrové řízení Probíhající zakázky správa probíhajících zakázek Archiv zakázek správa uzavřených zakázek 1.1 Založit zakázku Pro založení nové zakázky výběrového řízení postupujte následovně: 1) klikněte v menu na záložku Zakázka 2) zvolte Založit zakázku 3) do textového pole zadejte název zakázky 4) vyberte šablonu zakázky: Jednací řízení bez uveřejnění Jednací řízení s uveřejněním Otevřené řízení Soutěžní dialog Užší řízení Zjednodušené podlimitní řízení 5) nastavte druh zakázky: Dodávky Služby Stavební práce 6) určete hodnotu zakázky Nadlimitní Podlimitní Zakázka malého rozsahu Page 4 of 21

1.2 Probíhající zakázky Přehledu všech probíhajících zakázek naleznete v záložce Zakázka sekce Probíhající zakázky. Konkrétní zakázku pak můžete spravovat a editovat po kliknutí na tlačítko Otevřít detail. Detail zakázky je rozdělen do čtyř sekcí: i. Formuláře zakázek správa formulářů ii. Dodavatelé evidence a hodnocení dodavatelů, kteří se do zakázky přihlásili iii. Přílohy správa všech příloh evidovaných u jednotlivých formulářů iv. Průběh zakázky přehled co, kdy a kde se v zakázce událo Page 5 of 21

Uložit zakázku Tlačítko slouží k uložení rozpracované zakázky. Tlačítko se zpřístupní vždy, když se nějakým způsobem upravila zakázka. Uzavřít zakázku Tlačítko uzavře zakázku a přesune ji do Archivu. Uživateli je dovoleno jen nahlížet do zakázky a tisknout si jednotlivé formuláře. Uložit jako Pomocí tohoto tlačítka můžete uložit zakázku pod jiným názvem. Page 6 of 21

1.2.1 Formuláře zakázky Záložka Formuláře zakázky je rozdělena na dvě části. První část obsahuje seznam přidaných formulářů. Ve druhé části se zobrazuje detail zvoleného formuláře. Do nově vytvořené zakázky jsou automaticky vloženy všechny formuláře, které jsou pro daný typ zakázky potřebné. 1.2.1.1 Přidat formulář Přidat do zakázky nový formulář lze pomocí tlačítka Přidat formulář. Po kliknutí na toto tlačítko se otevře seznam všech formulářů, které je možné do zakázky přidat. Vyberte patřičný formulář a klikněte na tlačítko OK. Page 7 of 21

1.2.1.2 Odstranit formulář K odstranění formulářů ze zakázky se provádí pomocí tlačítka Odstranit formulář. 1.2.1.3 Přeuspořádat formuláře Seznam přidaných formulářů umožňuje přeskládání formulářů. Formuláře, s kterými potřebujete častěji pracovat si můžete přesunout až na začátek seznamu. Stačí označit formuláře a pomocí šipek a ho přesunout na požadované místo. 1.2.1.4 Práce s formulářem Políčka jednotlivých formulářů jsou navzájem propojena. Změna provedena v jednom formuláři, se okamžitě projeví i v ostatních formulářích. Systém umožňuje snadnou a rychlou editaci záznamů uložených v číselnících. Pokud potřebujete během práce s formulářem upravit nějakou informaci u objektů (zadavatel, zástupce zadavatele, kontaktní osoby, dodavatelé nebo členové komisí) nemusíte otevírat patřičný číselník, ale přímo změnu provedete ve formuláři. Tato změna se po uložení ihned projeví v číselníku a ve všech probíhajících zakázkách. Změny provedené u těchto objektů nemají vliv na zakázky v archivu. Systém umožňuje u vybraných sekcí označených ikonou zahrnovat do výsledných formulářů (při exportu nebo tisku). určit, které políčka se nemají Page 8 of 21

1.2.1.5 PDF / Tisk Formuláře lze vytisknout nebo exportovat do řady formátů (např. PDF, Excel, RTF, TIFF, CSV). Po zvolení formuláře a kliknutí na tlačítko PDF/Tisk se zobrazí prohlížeč ReportViewWindow s vygenerovaným dokumentem. Export Klikněte na tlačítko Export. Vyberte typ souboru, do kterého chcete dokument exportovat. Zvolte cílový adresář pro uložení dokumentu. Dokument uložte kliknutím na tlačítko Uložit. Tisk Klikněte na tlačítko Tisk. Print report. Zvolte cílovou tiskárnu, počet kopií a klikněte na tlačítko Page 9 of 21

1.2.2 Dodavatelé V záložce Dodavatelé evidujete a hodnotíte podané nabídky od jednotlivých dodavatelů, kteří se do zakázky přihlásili. 1.2.2.1 Vytvořit nového dodavatele Pokud chcete k zakázce přidat dodavatele, který ještě není v systému, klikněte na tlačítko Vytvořit. Otevře se číselník Dodavatelé. Po vytvoření nového dodavatele pak postupujte podle následující kapitoly 1.2.2.2. Bližší informace k číselníku Dodavatelé jsou uvedeny v kapitole 1.7. Page 10 of 21

1.2.2.2 Přidat / Odebrat dodavatele pro zakázku Pro přidání/odebrání dodavatele do/ze zakázky klikněte na tlačítko Přidat Odebrat. Zobrazí se vám číselník, který je rozdělen na dvě části. Levá část obsahuje dodavatele, kteří ještě nejsou přiřazeni k zakázce. Naopak pravá část obsahuje přiřazené dodavatele. Pro přesun dodavatele z jedné nebo do druhé části ho stačí označit a použít šipky a. 1.2.2.3 Detail podané nabídky V záložce Detail nabídky evidujete podrobnosti k podané nabídce. Page 11 of 21

1.2.2.4 Hodnocení nabídky Hodnocení podané nabídky provádíte v následující záložce Hodnocení nabídky. 1.2.3 Přílohy V záložce Přílohy můžete k jednotlivým formulářům, vložených v zakázce, evidovat jejich přílohy. Po vložení nové přílohy, pomocí tlačítkem Nová příloha, určíte k jakému formuláři v zakázce patří. K příloze můžete taky dodat popis. Page 12 of 21

Typ přílohy není systémem nijak omezen. Jediné omezení v současné verzi se týká velikosti souboru. Lze vkládat pouze přílohu s velikostí do 2GB. 1.2.4 Průběh zakázky V záložce Průběh zakázky jsou uvedeny všechny akce a změny, které se během zakázky nastaly. Změny se evidují ihned po kliknutí na tlačítko Uložit zakázku. Uvedené záznamy nelze zpětně editovat a proto máte přesný přehled co a kdy se v zakázce stalo. Page 13 of 21

1.3 Archiv zakázek V sekci Archiv zakázek naleznete přehled všech ukončených zakázek. Systém uživateli nedovoluje zpětnou editaci zakázky a tedy jediné co smí je: prohlédnout detail zakázky vytisknout jednotlivé formuláře otevřít vložené přílohy Page 14 of 21

Kalendář Aplikace obsahuje interní kalendář, do kterého si můžete vkládat události. Do kalendáře se dostanete mocí tlačítka Kalendář v menu. Přidat událost Přidat událost provedete dvojklikem do oblasti kam chcete událost vložit. Otevře se okno s detailem události. Page 15 of 21

Číselníky V číselnících evidujete a spravujete všechny kontakty zadavatelů, dodavatelů, jejich kontaktních osob a členů jednotlivých komis. Číselník je rozdělen na dvě části. V levé části je seznam všech uložených záznamů z dané oblasti. V pravé části je zobrazen detail vybraného záznamu. Popis tlačítek Nový vytvoří nový záznam Uložit uloží provedené změny v záznamu Zrušit zruší editaci záznamu (všechny změny budou zahozeny) Odstranit odstraní vybraný záznam Zavřít zavře číselník Page 16 of 21

Tlačítka Uložit a Zrušit jsou přístupné pouze po dobu kdy je záznam editován. 1.4 Zadavatelé 1.4.1.1 Přehled zadavatelů Seznam všech zadavatelů evidujete v číselníku Přehled zadavatelů. Při vytváření nového zadavatele musíte uvést minimálně Název zadavatele a jeho IČ. Page 17 of 21

1.4.1.2 Kontaktní osoby zadavatelů Ke každému zadavateli můžete evidovat libovolný počet jeho kontaktních osob. Pro vložení nové kontaktní osoby je zapotřebí zadat minimálně Jméno a Funkce. 1.5 Zástupci zadavatelů 1.5.1.1 Přehled zástupců zadavatelů Evidence všech zástupců zadavatelů se nachází v číselníku Přehled zástupců zadavatelů. K založené nového zástupce je potřeba uvést aspoň jeho Název a IČ. Page 18 of 21

1.5.1.2 Kontaktní osoby zástupců zadavatelů V tomto číselníku evidujete ke každému zástupci zadavatele jeho kontaktní osoby. Pro vytvoření nové kontaktní osoby je zapotřebí určit k jakému zástupci zadavatele patří a jeho jméno a funkci. 1.6 Členové komisí V číselníku Členové komisí evidujete ke každému zadavateli členy jeho komisí. Z těchto členů pak máte na výběr při sestavování jednotlivých komisí (komise pro otevírání obálek a hodnotící komise). U člena komise je povinné uvést aspoň jeho jméno a funkci. Page 19 of 21

1.7 Dodavatelé Evidence všech dodavatelů k jednotlivým zakázkám se nachází v číselníku Dodavatelé. Povinnými údaji pro vložení dodavatele je Název dodavatele a IČ. Page 20 of 21

Licence Systém při svém prvním spuštění vygeneruje licenční klíč. Ten vám umožní systém neomezeně používat po dobu 1 měsíce. Přesná doba exspirace klíče je uvedena v pravém dolním rohu aplikace. Po uplynutí této doby budete systémem vyzváni k zadání platného licenčního klíče. Licenční klíč na delší dobu(min. 1 rok) lze získat od obchodního zástupce firmy Altair Software. 1.8 Zadat licenci K zadání licenčního klíče slouží tlačítko Zadat licenci, které se nachází v pravém spodním rohu aplikace. Otevře se dialogové okno. Do něj zadejte jméno organizace a obdržený licenční klíč. Je zapotřebí aby jméno organizace se shodovalo s organizací, na kterou byl licenční klíč vystaven. V případě neshody nebude uživateli umožněn vstup do aplikace. Page 21 of 21