Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft

Transkript

1 Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft Cílem společnosti Microsoft je umožnit každé osobě a každé organizaci na planetě dosahovat víc. Při naplňování naší mise nejde jen o vytváření inovativních technologií. Jde také o to, kdo jsme jako společnost a jednotlivci, jak svou obchodní činnost řídíme interně a jak spolupracujeme se zákazníky, partnery, vládami, komunitami a dodavateli. Prostřednictvím Standardů obchodního chování společnost Microsoft zavedla firemní normy, které zahrnují etické obchodní postupy a dodržování regulačních norem. Podobně společnost Microsoft očekává od firem, se kterými spolupracuje, že tento závazek k poctivosti přijmou tím, že budou dodržovat Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (SCoC) a vyškolí v tomto ohledu své zaměstnance. DODRŽOVÁNÍ KODEXU CHOVÁNÍ PRO DODAVATELE Dodavatelé a jejich zaměstnanci, personál, zástupci a subdodavatelé (souhrnně jako dodavatelé ) musí při svých obchodních činnostech ve spolupráci se společností Microsoft nebo jejím jménem dodržovat tento Kodex chování pro dodavatele. Dodavatelé musí po svých subdodavatelích vyžadovat, aby tento Kodex SCoC přijali a zavedli jej ve svých operacích a v rámci dodavatelských řetězců. Dodavatelé musí neprodleně informovat kontaktní osobu v Microsoftu, člena vedení Microsoftu nebo kontaktní osoby uvedené na konci tohoto dokumentu, pokud nastane situace, kvůli níž se dodavatel dostane do rozporu s Kodexem chování pro dodavatele. Všichni dodavatelé Microsoftu musí provádět pracovněprávní postupy v plném souladu se všemi platnými zákony a předpisy a v souladu s požadavky Microsoftu, které mohou jít nad rámec místních právních požadavků. Ve všech případech, kdy jsou požadavky Microsoftu přísnější než místní právní požadavky, musí dodavatelé splňovat přísnější požadavky Microsoftu. Ačkoli se od dodavatelů Microsoftu očekává, že budou provádět sebezkoumání a prokazovat dodržování Kodexu SCoC, Microsoft může provádět audity dodavatelů nebo kontroly jejich zařízení za účelem potvrzení dodržování Kodexu. Dodavatelé, kteří se chovají nezákonným způsobem nebo v rozporu s tímto Kodexem SCoC či jakýmikoli zásadami společnosti Microsoft, se vystavují riziku ukončení obchodního vztahu s Microsoftem. Kromě plnění všech povinností ustanovených ve smlouvách uzavřených mezi dodavatelem a Microsoftem je požadováno dodržování Kodexu SCoC a dokončení školení k tomuto Kodexu, které nabízí společnost Microsoft. Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 1

2 POSTUPY PRO DODRŽOVÁNÍ PRÁVNÍCH A REGULAČNÍCH NOREM Všichni dodavatelé Microsoftu musí při svých obchodních činnostech ve spolupráci se společností Microsoft anebo jejím jménem plně dodržovat platné zákony a předpisy a dále musí bez omezení splňovat následující požadavky: Obchod: Dodržovat veškeré platné kontroly obchodu a rovněž příslušné zákony a předpisy týkající se vývozu, zpětného vývozu a dovozu. Antimonopolní zásady: Podnikat v plném souladu s antimonopolními zákony a zákony o spravedlivé hospodářské soutěži, které upravují jurisdikce v místě podnikání. Bojkoty: Neúčastnit se mezinárodních bojkotů, které nejsou uvaleny vládou Spojených států (USA) nebo platnými zákony. Protikorupční zásady: Nepodílet se na úplatcích jakéhokoli druhu, ať už při jednání se státními úředníky nebo s jednotlivci v soukromém sektoru. Společnost Microsoft se zavázala dodržovat americký zákon o korupčních praktikách v zahraničí (FCPA) a zákony proti korupci a praní špinavých peněz zemí, ve kterých působí. Dodavatelé musí dodržovat všechny platné zákony proti korupci a praní špinavých peněz, včetně FCPA, a rovněž zákony upravující lobbování, dary a platby veřejným činitelům, zákony o příspěvcích na politické kampaně a další související předpisy. Dodavatelé nesmějí přímo ani nepřímo nabízet ani platit nic hodnotného (včetně výdajů na cestování, darů a pohoštění, nabídek zaměstnání a dobročinných darů) žádnému úředníkovi nebo zaměstnanci jakékoli vlády, vládní agentury, politické strany, veřejné mezinárodní organizace ani žádnému kandidátovi na politickou funkci s cílem (1) neoprávněně ovlivnit jakýkoli čin nebo rozhodnutí úředníka, zaměstnance nebo kandidáta za účelem prosazení obchodních zájmů společnosti Microsoft v jakémkoli ohledu, nebo (2) jinak nesprávně propagovat obchodní zájmy společnosti Microsoft v jakémkoli ohledu. Dodavatelé musí hlásit jakékoli známky toho, že se personál, zástupce nebo partner chová neeticky nebo se podílí na úplatcích. Dodavatelé musí jako zástupci Microsoftu ve všech ohledech dodržovat Protikorupční zásady pro zástupce společnosti Microsoft. Přístupnost: Vytváření produktů, aplikací a služeb, které jsou přístupné pro lidi s nějakým postižením představuje klíčový princip kultury společnosti Microsoft, a to nejen za účelem plnění právních závazků, ale také za účelem naplnění naší mise, jejímž úkolem je umožnit každému člověku na planetě dosahovat vyšších cílů. Všichni dodavatelé Microsoftu musí dodržovat: Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 2

3 Aktuální verzi mezinárodních pokynů o přístupnosti obsahu internetových stránek (WCAG) úrovně AA při vytváření jakéhokoli výstupu a Veškeré příslušné požadavky a normy Microsoftu týkající se vytváření přístupných produktů, aplikací a služeb. OBCHODNÍ POSTUPY A ETIKA Všichni dodavatelé Microsoftu musí vést své obchodní vztahy a činnosti důvěryhodně a musí bez omezení: Obchodní záznamy: Poctivě a přesně zaznamenávat a hlásit obchodní informace a dodržovat veškeré platné zákony týkající se jejich úplnosti a přesnosti. Vytvářet, uchovávat a likvidovat obchodní záznamy v plném souladu se všemi platnými právními a regulačními požadavky. Komunikace: Být poctiví, přímí a pravdiví v diskusích, včetně těch se zástupci regulačních orgánů a státními úředníky. Tisk: Komunikovat s tiskem jménem společnosti Microsoft pouze v případě, že je k tomu Microsoft výslovně písemně zmocní. Dary a zábava: Při výměně obchodních laskavostí používat dobrý úsudek. Dary, jídla, zábava, pohoštění a výlety, které jsou okázalé nebo netransparentní či postrádají legitimní účel, mohou být považovány za úplatky, mohou vyvolat dojem střetu zájmů nebo mohou být vnímány jako pokus o neoprávněné ovlivnění rozhodování. Obchodní laskavosti poskytované zaměstnancům společnosti Microsoft (pokud je to vůbec povoleno) by měly být skromné a nepříliš časté. Nikdy nedávejte nic s cílem získat neoprávněnou obchodní výhodu. Při rozhodování o tom, zda poskytnete dar, zábavu nebo jinou laskavost, mějte na paměti následující pokyny: Dodavatelé mají zákaz platit výdaje za cesty, ubytování, dary, pohoštění, zábavu nebo charitativní příspěvky pro státní zaměstnance jménem Microsoftu. Cestovní výdaje musí být přiměřené, musí mít odůvodněný obchodní účel a nesmí být nepřiměřené ani okázalé. (Viz část Cestování níže.) Nenabízejte nic hodnotného s cílem získat nebo si uchovat výhodu pro dárce a nenabízejte nic, co by mohlo vytvořit zdání ovlivnění úsudku nebo vytvoření závazku pro zaměstnance společnosti Microsoft. Zábava a jídlo by měly být skromné, málo časté a mělo by k nim docházet v rámci běžného obchodního styku. Dodavatelé nesmějí nabízet žádné obchodní laskavosti, pokud to není dovoleno podle tohoto Kodexu a zásad o darech pro dodavatele. Dbejte na limity. Hodnota jakékoli laskavosti poskytnuté dodavatelem zaměstnanci Microsoftu nesmí překročit limity platné pro obchodní jednotku a zemi zaměstnance. Omezení pro obchodní jednotky a země společnosti Microsoft mohou laskavosti zakazovat zcela nebo nastavovat maximální limity v různých částkách. Dodavatel nese Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 3

4 odpovědnost za to, že se příjemce zeptá, jaké jsou jeho platné limity, a tyto limity nepřekročí. Dodavatelé nemají povoleno poskytovat žádné dary žádným členům divize Microsoft Procurement ani jejím zástupcům. Jakékoli akce na téma morálky pro zaměstnance dodavatele by měl pořádat dodavatel, nikoli Microsoft. Pokud se zaměstnanci dodavatele potřebují účastnit akce na téma morálky s pracovníky Microsoft FTE, společnost Microsoft by měla vypracovat plán pro sdílené financování s dodavatelem. Střety zájmů: Vyhnout se nepatřičnostem a střetům zájmů nebo jen jejich zdání. Dodavatelé nesmí přímo jednat se žádným zaměstnancem Microsoftu, jehož manžel, manželka, jiný člen rodiny nebo příbuzný vlastní finanční podíl v dodavatelské firmě. Insider Trading: Insider trading je zakázán. Aby nedošlo k insider tradingu, nekupujte ani neprodávejte cenné papíry společnosti Microsoft nebo jiné společnosti, pokud máte k dispozici informace o společnosti Microsoft nebo jiné společnosti, které (1) nejsou pro investující veřejnost dostupné a (2) by mohly ovlivnit rozhodnutí investora koupit nebo prodat cenné papíry. Cestování: Všichni dodavatelé musí dodržovat Cestovní pokyny pro dodavatele. POSTUPY PRO LIDSKÁ PRÁVA A SPRAVEDLIVOU PRÁCI Společnost Microsoft očekává, že její dodavatelé budou (1) plně dodržovat všechny pracovní zákony a (2) sdílet svůj závazek k respektování všech lidských práv a poskytování rovných příležitostí na pracovišti. Všichni dodavatelé Microsoftu mají bez omezení tyto povinnosti: Zákaz diskriminace. Dodavatelé se musí zavázat k vytvoření pracoviště bez obtěžování a nezákonné diskriminace. Dodavatelé musí zaměstnancům poskytnout postupy, které jim umožní upozornit vedení na problémy na pracovišti, a to včetně obtěžování a diskriminace, a dosáhnout tak jejich vhodného řešení. Dodavatelé musí tyto postupy nahlašování pravidelně kontrolovat. I když uznáváme a respektujeme kulturní rozdíly, dodavatelé musí na pracovišti poskytovat rovné příležitosti a nesmí praktikovat diskriminaci při najímání, odškodňování, přístupu ke vzdělávání, podpoře, rozvazování pracovního poměru anebo odchodu do důchodu na základě rasy, barvy, pohlaví, národního původu, náboženství, věku, zdravotního postižení, genderové příslušnosti či vyjádření, rodinného stavu, těhotenství, sexuální orientace, politické příslušnosti, členství v odborech nebo statutu veterána. Dodavatelé musí poskytnout úpravy pro všechny osoby se zdravotním postižením v rozsahu požadovaném zákonem. Zákaz dětské práce. Dětská práce se nesmí využívat za žádných okolností. Dodavatelé nesmějí zaměstnávat žádné osoby mladší 15 let, mladší, než je věk pro dokončení povinné školní docházky, nebo mladší, než je zákonný minimální věk pro vstup do zaměstnání, podle toho, který požadavek je nejpřísnější. Od dodavatelů se vyžaduje, aby Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 4

5 zavedli plán nápravných opatření, který zajistí, že v případě jakékoli zjištěné dětské práce budou dodrženy mezinárodní normy, místní právní požadavky nebo požadavky na odstranění dětské práce společnosti Microsoft. Společnost Microsoft podporuje všechny formy legálního zaměstnávání mladých lidí, včetně rozvoje legitimních programů odborné praxe na pracovišti za účelem vzdělávání mladých lidí. Společnost Microsoft nebude spolupracovat s žádným dodavatelem, který takové programy používá podvodným způsobem. Dodavatelé musí pracovníkům mladším 18 let zakázat vykonávat nebezpečnou práci, práci v noci a práci přesčas. Využívání pouze dobrovolné práce. Veškeré formy nucené práce ze strany dodavatelů jsou zakázány, včetně např. vázané práce nebo jakékoli jiné formy nucené práce. Všechny formy práce vězňů jsou zakázány. Podpora nebo zapojení do jakékoli formy obchodování s lidmi nebo nedobrovolné práce prostřednictvím hrozby, síly, podvodných nároků nebo jiného nátlaku jsou zakázány. Dodavatelé musí mít zaveden plán dodržování podmínek dobrovolné práce, který poskytne (1) ustanovení pro školení pracovníků dodavatele a zvyšování jejich povědomí o otázkách souvisejících s nucenou prací a (2) podrobnosti o tom, jakou nápravu poskytne dodavatel v případě porušení podmínek. Zajištění přístupu pracovníků k dokumentům souvisejícím s prací. Dodavatelé mají zakázáno požadovat, aby pracovníci ukládali vklady, zadržovat doklady totožnosti nebo imigrační doklady zaměstnanců (včetně pasů, řidičských průkazů nebo pracovních povolení) nebo je ničit, utajovat, konfiskovat či jinak omezovat nebo odepírat přístup pracovníků k těmto dokumentům. Pracovníci musí mít možnost vzdát se svého zaměstnání v souladu s místními a národními zákony či předpisy bez protiprávního postihu. Zajištění zpáteční dopravy pro zahraniční migrující pracovníky. Při najímání zahraničních pracovníků, kteří nejsou státními příslušníky země, kde probíhá práce, a kteří se zaměstnávají a přesunují se ze své domovské země do jiné země za konkrétním účelem práce pro dodavatele, musí dodavatelé zajistit pro tyto pracovníky zpáteční dopravu nebo proplatit pracovníkům náklady na tuto cestu po skončení pracovního poměru. Tento požadavek se nevztahuje na pracovníky s trvalým pobytem profesionálních zaměstnanců, kteří vykonávají krátkodobou nebo dlouhodobou práci. Použití náležitě vyškolených náborových pracovníků za účelem podpory dodržování předpisů. Používat pouze náborové pracovníky a společnosti, které jsou vyškoleny a dodržují mezinárodní normy, místní pracovní zákony zemí, ve kterých probíhá nábor, nebo požadavky společnosti Microsoft, podle toho, které požadavky jsou přísnější. Poplatky za nábor nebo jiné podobné poplatky účtované pracovníkům a placené zaměstnavateli nebo náborovým agenturám jsou přísně zakázány. Pokud se zjistí, že pracovníci tyto poplatky zaplatili, dodavatelé je budou muset pracovníkům vrátit. Podpora povědomí o problematice obchodování s lidmi. Informovat zaměstnance, zástupce, náborové pracovníky, dodavatele a subdodavatele o zásadách pro dodavatele, které zakazují obchodování s lidmi, a poskytnout školení a programy pro podporu Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 5

6 povědomí o této problematice, identifikaci rizik, nahlašování ze strany zaměstnanců, nápravná opatření a potenciální sankce za porušení těchto požadavků. Vysvětlení pracovních podmínek při náboru. Dodavatelé musí zakázat používání klamavých nebo podvodných praktik během procesu přijímání do zaměstnání nebo v průběhu zaměstnání. Dodavatelé musí ve formátu a jazyce, který je přístupný pracovníkovi, zveřejnit základní informace týkající se klíčových pracovních podmínek, včetně mezd a mimoplatových výhod, místa práce, životních podmínek, bydlení a souvisejících nákladů (pokud existují), jakýchkoli jiných nákladů, které mají být účtovány pracovníkovi, a jakýchkoli nebezpečí spojených s prací. Informace je nutné poskytnout dříve, než pracovník nastoupí do zaměstnání, a podle potřeby je pak poskytovat po celou dobu jeho pracovního poměru. Všechny smlouvy a příručky pro zaměstnance (v příslušných případech) musí (1) jasně uvádět pracovní podmínky v jazyce srozumitelném pro pracovníka a (2) zohledňovat platné zákony a předpisy. Poskytování spravedlivých odměn. Dodavatelé musí poskytovat spravedlivé odměny všem zaměstnancům a pracovníkům, včetně stálých, dočasných či vyslaných pracovníků, migrujících pracovníků, praktikantů a smluvních pracovníků. Tyto odměny musí splňovat minimální právní normy. Pracovníci se zdravotním postižením, jejichž mzda je upravena v 14 písm. C zákona o spravedlivých pracovních normách, nesmí obdržet méně než plnou minimální mzdovou sazbu definovanou vládním nařízením Dodavatelé nemohou používat srážky ze mzdy jako disciplinární opatření. Jakékoli srážky z mezd, které nejsou stanoveny národními nebo místními zákony, jsou povoleny pouze s prokázáním výslovného, písemného a svobodného souhlasu dotyčného pracovníka. Veškerá disciplinární opatření je nutné zaznamenat. Mzdy a výhody vyplácené za standardní pracovní týden musí splňovat místní a národní právní normy. Dodavatelé musí zaměstnancům poskytovat výhody na úrovni očekávané v odvětví a v souladu s požadavky společnosti Microsoft. Uctivé a ohleduplné zacházení se zaměstnanci. Dodavatelé nesmí praktikovat fyzické zneužívání nebo tresty, hrozby fyzického zneužívání nebo sexuálního či jiného obtěžování. Slovní napadání a jiné formy zastrašování jsou zakázány. Plnění požadavků na pracovní dobu a dny odpočinku. Dodavatelé mají zakázáno požadovat, aby pracovníci pracovali déle, než je maximální počet hodin stanovený mezinárodními normami, místními a národními zákony nebo požadavky společnosti Microsoft, podle toho, který požadavek je nejpřísnější. Dodavatelé musí zajistit, aby přesčasy byly dobrovolné a vyplácené v souladu s místními a národními zákony nebo předpisy. Pracovní týden nesmí přesáhnout 60 hodin týdně včetně přesčasů, s výjimkou nouzových nebo neobvyklých situací. Pracovníkům musí být povolen alespoň jeden den volna za sedmidenní pracovní týden. Dodavatelé musí vést záznamy o pracovní době a platech zaměstnanců v souladu s místními a národními zákony nebo předpisy a na požádání tyto záznamy poskytnout společnosti Microsoft. Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 6

7 Zajištění svobody sdružování. Dodavatelé musí respektovat práva pracovníků na svobodu sdružování a kolektivní vyjednávání v souladu s místními právními požadavky. Stanovení postupů pro podávání stížností. Dodavatelé musí zaměstnancům poskytnout postupy, které jim umožní upozornit vedení na problémy na pracovišti a dosáhnout tak jejich vhodného řešení. Postupy pro podávání stížností musí být přístupné a kulturně vhodné a případně musí obsahovat možnost anonymního nahlašování. Pracovníci anebo jejich zástupci musí mít možnost otevřeně komunikovat a sdílet s vedením nápady a obavy ohledně pracovních podmínek a postupů vedení bez obav z diskriminace, odvetných opatření, zastrašování nebo obtěžování. Dodavatelé musí pracovníkům pravidelně poskytovat informace a školení o všech postupech pro podávání stížností. Všechny formy odvetných opatření proti pracovníkům za upozornění na problémy na pracovišti jsou přísně zakázány. Pro dodavatele se zaměstnanci, kteří se fyzicky nacházejí v USA a vykonávají práci v rámci jakékoli smlouvy se společností Microsoft, která vyžaduje přístup k zařízením nebo síti Microsoftu: a. Dodavatel musí zpřístupnit program rozvoje kariéry zaměstnanců. b. Každá osoba zaměstnaná dodavatelem na projektu společnosti Microsoft musí být zaměstnancem dodavatele nebo zaměstnancem schváleného subdodavatele dodavatele. c. Dodavatel musí zajistit, aby zaměstnancům se sídlem v USA, kteří pracují 30 nebo více hodin týdně pro dodavatele (nebo pro kteréhokoli subdodavatele dodavatele), byly poskytnuty zaměstnanecké zdravotní benefity, které jsou v souladu se zákonem o ochraně pacienta a dostupné péči z roku 2010 (ACA) a souvisejícími zákony a předpisy, ve znění pozdějších předpisů. Takové zdravotní pojištění musí být dostupné a mít minimální hodnotu, jak je definováno v podmínkách zákona ACA, a dodavatel musí toto pojištění poskytnout každému zaměstnanci, který je zaměstnán na projektu společnosti Microsoft, i když dodavatel není jinak v rámci zákona ACA povinen toto pojištění nabízet. Pokud dodavatel obdrží oznámení od vládní agentury, že toto zdravotní pojištění není v souladu se zákonem ACA, nebo že v souvislosti s tímto zdravotním pojištěním podle zákona ACA bude stanovena penalizace, musí tuto skutečnost písemně oznámit společnosti Microsoft do 30 dnů. d. Pokud má dodavatel v USA více než 50 zaměstnanců, je povinen poskytnout oprávněným zaměstnancům dodavatele určité minimální výhody. Oprávněný zaměstnanec dodavatele se definuje jako jakýkoli zaměstnanec dodavatele se sídlem v USA, který pro dodavatele v předchozích 12 měsících odpracoval minimálně 1500 hodin a který je zaměstnán na projektu společnosti Microsoft nebo má uzavřenou smlouvu vyžadující přístup do sítě anebo zařízení společnosti Microsoft. Dodavatel musí oprávněnému zaměstnanci poskytnout: Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 7

8 Nejméně 10 dnů placeného volna a 5 dnů placené nemocenské dovolené nebo 15 neomezených dnů placeného volna poskytnutých na základě přiměřeného uvážení dodavatele. S účinností od 1. ledna 2020 nejméně 12 týdnů placené rodičovské dovolené ve výši 66 % mzdy s limitem ve výši 1000 USD týdně nebo částku placené rodičovské dovolené dostačující ke splnění podmínek nově přijatého zákona o placené rodičovské dovolené ve státě Washington. Další informace naleznete v části Časté otázky týkající se postupů pro lidská práva a spravedlivou práci na webových stránkách Kodex chování pro dodavatele. ZDRAVÍ A BEZPEČNOST Očekává se, že dodavatelé společnosti Microsoft vyvinou a zavedou postupy řízení bezpečnosti a ochrany zdraví ve všech aspektech svého podnikání. Dodavatelé bez omezení musí: Dodržovat všechny platné zákony a předpisy v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, včetně mimo jiné zákonů a předpisů, které se týkají bezpečnosti práce, prevence krizových situací, pracovních úrazů a nemocí z povolání, průmyslové hygieny, fyzicky náročné práce, zabezpečení strojů, hygieny, potravin a bydlení. Zajistit pracovníkům rychlý přístup k čistým toaletám, pitné vodě a zařízením pro hygienickou přípravu potravin, skladování a stravování. Ubytování a přeprava pracovníků, pokud jsou k dispozici, musí splňovat platné normy hostitelské země týkající se bydlení a bezpečnosti a musí být udržovány čisté a bezpečné. Zavést systém řízení, který přinejmenším prokáže, že řízení bezpečnosti a ochrany zdraví je nedílnou součástí podnikání, podpoří účast zaměstnanců a poskytne vhodné komunikační kanály pro přístup zaměstnanců k informacím o zdraví a bezpečnosti. Zajistit bezpečné a zdravé pracovní prostředí pro všechny zaměstnance a podniknout kroky k minimalizaci příčin rizik spojených s pracovním prostředím. Zavést proces, který zajistí, že zaměstnanci budou dodržovat všechny platné zákony a zásady a postupy pro dodavatele. Zavést plány kontinuity provozu, které budou řešit témata, např. mimo jiné přírodní katastrofy, mimořádné události a další potenciální přerušení provozu. Zakázat používání, držení, distribuci nebo prodej nelegálních drog. Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 8

9 OCHRANA ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ A DODRŽOVÁNÍ PŘEDPISŮ Společnost Microsoft uznává svou společenskou odpovědnost za ochranu životního prostředí. Očekáváme, že dodavatelé budou náš závazek sdílet tím, že budou reagovat na výzvy spojené se změnou klimatu a pracovat na ochraně životního prostředí. V rámci tohoto závazku všichni dodavatelé společnosti Microsoft bez omezení musí: Dodržovat všechny platné zákony a nařízení týkající se životního prostředí, včetně mimo jiné zákonů a předpisů, které regulují zacházení s nebezpečnými materiály, emisemi do vzduchu a vody a odpady. Usilovat o snižování nebo eliminaci odpadů všech typů, včetně vypouštění vody a energetických ztrát, zavedením vhodných ochranných opatření v zařízeních dodavatele prostřednictvím (1) využívání postupů údržby a výroby ohleduplných k životnímu prostředí a (2) omezení, opětovného používání a recyklace materiálů, kdykoli je to možné a na základě aplikace hierarchie nakládání s odpady. Další informace naleznete na webu EPA v části Udržitelné nakládání s materiály. Získat a udržet si veškerá povolení a registrace v oblasti životního prostředí. Dodržovat provozní požadavky a požadavky na podávání zpráv těchto povolení a udržovat stávající povolení v platnosti. V případě potřeby identifikovat veškeré chemikálie nebo jiné materiály, které se mohou uvolňovat a představovat hrozbu pro životní prostředí, a tyto chemikálie nebo materiály řádně spravovat a zajistit tak jejich bezpečnou manipulaci, přesun, skladování, použití, opětovné použití, recyklaci a likvidaci. Dodržovat všechny platné zákony, předpisy a požadavky zákazníků týkající se zákazu nebo omezení specifických látek ve výrobě nebo konstrukci výrobku. Dodržovat všechny zákonné požadavky a požadavky zákazníků týkající se označování výrobků a obalů, včetně obsahu materiálu, recyklace a likvidace. OCHRANA INFORMACÍ: DATA A DUŠEVNÍ VLASTNICTVÍ Dodavatelé Microsoftu budou respektovat práva duševního vlastnictví, chránit důvěrné informace a dodržovat pravidla a předpisy na ochranu soukromí. Všichni dodavatelé Microsoftu mají bez omezení tyto povinnosti: Chránit a odpovědně používat fyzický a duševní majetek společnosti Microsoft, včetně duševního vlastnictví, hmotného majetku, zásob, spotřebního materiálu a vybavení, pokud jsou společností Microsoft oprávněni tento majetek používat. Respektovat a chránit práva duševního vlastnictví všech stran pouze pomocí zákonně získaných a licencovaných informačních technologií a softwaru. Používat software, hardware a obsah pouze v souladu s příslušnými licencemi nebo podmínkami používání. Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 9

10 Využívat informační technologie a systémy (včetně ů) poskytnuté Microsoftem pouze pro obchodní účely schválené Microsoftem. Microsoft dodavatelům přísně zakazuje používat technologie a systémy poskytované Microsoftem k (1) vytváření, přístupu, ukládání, tisku, vyžadování nebo odesílání jakéhokoli materiálu, který je zastrašující, obtěžující, výhružný, urážlivý, sexuálně explicitní nebo jinak urážlivý nebo nevhodný, nebo k (2) posílání jakékoli nepravdivé, hanlivé nebo škodlivé komunikace. Jakýkoli nábor zaměstnanců Microsoftu s použitím informací získaných z technologií nebo systémů poskytnutých Microsoftem je zakázán. Pokud je přiřazen účet alias@microsoft.com, používat sadu Office 365 Pro Plus (s předplacenou licencí) v každém zařízení, které se používá pro přístup k síti Microsoft. Tím se zajistí správa a ochrana softwaru a informací ze strany Microsoftu. Považovat všechna data uložená nebo přenášená v zařízeních ve vlastnictví nebo pronájmu společnosti Microsoft za vlastnictví Microsoftu. Microsoft může sledovat veškeré používání firemní sítě a všech systémů (včetně ů) a může přistupovat ke všem datům uloženým nebo přenášeným prostřednictvím sítě Microsoft. Dodržovat práva duševního vlastnictví společnosti Microsoft a dalších, včetně mimo jiné autorských práv, patentů, ochranných známek a obchodních tajemství. Řídit přenos technologií a know-how způsobem, který bude chránit práva duševního vlastnictví. Dodržovat všechny místní zákony na ochranu soukromí a dat. Při shromažďování nebo zpracování osobních údajů poskytovat jasná a přesná oznámení o ochraně osobních údajů. Respektovat volby v oblasti ochrany osobních údajů používáním dat pouze se souhlasem zástupců nebo zákazníků společnosti Microsoft. Chránit data vytvářením bezpečných produktů a služeb. Spolupracovat na úsilí, které společnost Microsoft vyvíjí v oblasti dodržování předpisů. KODEX CHOVÁNÍ PRO DODAVATELE ŠKOLENÍ Dodržování požadavků týkajících se školení: Dodavatelé zavedou pro své manažery a zaměstnance školení, které jim umožní porozumět obsahu Kodexu chování pro dodavatele, platným zákonům a předpisům a obecně uznávaným normám a dodržovat je. Dodavatelé jsou povinni mít zaveden systém procesů a řízení pro informování o povinnostech, školení všech zaměstnanců a zástupců pracujících pro společnost Microsoft a sledování dodržování Kodexu pro dodavatele a zákonů. Dodavatel bude každoročně poskytovat školení o SCoC všem zaměstnancům, kteří pracují pro společnost Microsoft. Dodavatel může využít aktuální školení Microsoftu o SCoC pro dodavatele. Školení lze dokončit online anebo lze stáhnout jeho přepis pro výuku ve třídě. Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 10

11 Záznamy o školení podléhají auditu a na vybrané dodavatele se může vztahovat každoroční proces atestace. Kromě výše uvedených závazků pro školení dodavatelů poskytuje Microsoft školení všem externím pracovníkům, kteří potřebují přístupová oprávnění do firemní sítě anebo budov Microsoftu, a to dříve, než tato přístupová oprávnění získají. DODATEČNÉ NORMY PRO PŘÍSTUP MICROSOFT Pro dodavatele se zaměstnanci nebo pracovníky vyžadujícími přístupová práva k síti nebo budovám Microsoftu platí následující dodatečné normy. ZÁSADY PŘÍPRAVY PŘED PRACOVNÍM ZAŘAZENÍM Dodavatelé musí před pracovním zařazením provádět prověření (splňující požadavky Microsoftu) u všech svých pracovníků, kteří budou poskytovat služby nebo pracovat na projektech, které (1) vyžadují přístup do zařízení společnosti Microsoft (ať už vlastněných nebo pronajatých), nebo (2) vyžadují přístup k prostředkům společnosti Microsoft, např. ům, síti, kartám nebo jiným přístupovým průkazům. Účelem těchto prověření je zajistit, aby osoby s přístupem k zařízením, vybavením, sítím nebo systémům společnosti Microsoft nepředstavovaly nepřiměřené bezpečnostní riziko. Před každým pracovním zařazením zaměstnanců dodavatele, které obnáší poskytování služeb společnosti Microsoft, musí dodavatel v rozsahu povoleném platnými právními předpisy provést prověření s využitím preferovaného poskytovatele služeb prověřování společnosti Microsoft. V případě některých pracovních zařazení musí dodavatel provádět průběžná dodatečná prověření. Microsoft definuje minimální složky prověřování specifické pro každou zemi, které je nutné v každém případě a v rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy dodržet. Prověření bude typicky zahrnovat přezkum následujících složek v rozsahu povoleném zákonem: kontrola totožnosti, kontrola trestního rejstříku, vyhledávání v databázi trestných činů v jednotlivých zemích, kontrola registru sexuálních delikventů a kontrola seznamu globálních sankcí. V případě některých pracovních zařazení může společnost Microsoft vyžadovat další prověření, například ověření vzdělání, ověření předchozího zaměstnání, ověření licencí souvisejících s prací, kontrolu zpráv o spotřebitelském kreditu, testování na drogy anebo další relevantní shromažďování informací. Po obdržení každé zprávy z prověření musí dodavatel posoudit, zda jsou jeho pracovníci vhodní pro přístup k zařízením nebo prostředkům Microsoftu potřebným pro zamýšlenou práci personálu ve společnosti Microsoft. Dodavatel musí zejména analyzovat, zda zpráva z prověření obsahuje informace, např. o odsouzení za trestný čin nebo jiných záležitostech, které činí danou osobu nevhodnou k výkonu práce ve společnosti Microsoft. Příklady odsouzení, která mohou přiměřeně souviset a která by měl dodavatel přezkoumat, zahrnují mimo jiné majetkové trestné Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 11

12 činy (např. krádeže, zpronevěry, podvody, padělání atd.) a násilí (např. vraždu, znásilnění, únos, útok, loupež, pronásledování, obtěžování atd.). Dodavatelé musí potvrdit, že provedli prověření před pracovním zařazením, které je v souladu s těmito zásadami, a že zkontrolovali informace o všech odsouzeních, závažných přestupcích nebo dluzích nebo jakýchkoli jiných záležitostech zjištěných při prověření, na jejichž základě by jednotlivec mohl být nevhodný pro pracovní zařazení ve společnosti Microsoft. Dodavatelé musí potvrdit, že zjistili, zda je osoba vhodná pro přístup k zařízením vlastněným nebo pronajatým společností Microsoft nebo pro přístup k prostředkům společnosti Microsoft, např. ům, síti, kartám nebo jiným přístupovým průkazům. Společnost Microsoft si vyhrazuje právo přezkoumat a projednat informace o prověření před pracovním zařazením s dodavateli u každé osoby zařazené dodavatelem, která může vyžadovat přístup k zařízením vlastněným nebo pronajatým společností Microsoft nebo přístup k prostředkům společnosti Microsoft, např. ům, síti, kartám nebo jiným přístupovým průkazům, nebo v jakékoli situaci, která by vyžadovala, aby pracovníci dodavatele měli přístup ke kreditním kartách nebo citlivým osobním údajům zákazníků, partnerů, zaměstnanců nebo jiných třetích stran společnosti Microsoft. Každé takové jednání musí být v souladu s platnými právními předpisy. Na základě tohoto přezkumu může Microsoft jakékoli osobě zařazené dodavatelem podle svého uvážení přístup zakázat. Pokud dodavatel používá k poskytování služeb, které vyžadují přístup k zařízením ve vlastnictví nebo pronájmu společnosti Microsoft, přístup ke zdrojům společnosti Microsoft, jako jsou e- maily, síť, karty nebo jiné přístupové průkazy, nebo které vyžadují přístup subdodavatele ke kreditním kartám nebo citlivým osobním údajům zákazníků, partnerů, zaměstnanců nebo jiných třetích stran společnosti Microsoft, musí zajistit, aby jeho smlouvy se subdodavateli obsahovaly požadavky stanovené v těchto zásadách. Dodavatel musí rovněž podniknout přiměřené kroky v souladu s platnými právními předpisy které zajistí, že subdodavatelé budou skutečně provádět prověřování požadované těmito zásadami. Pokud se dodavatel dozví o trestné činnosti ze strany svého personálu nebo subdodavatelů, kteří mají přístup k zařízením vlastněným nebo pronajatým společností Microsoft nebo přístup k sítím společnosti Microsoft, musí tyto informace předat divizi Microsoft Global Security, která zjistí, zda je přijatelné, aby tato osoba měla i nadále mít přístup k majetku a sítím vlastněným nebo pronajímaným společností Microsoft. Pokud to přijatelné není, divize Microsoft Global Security ve spolupráci s vedením Microsoftu a dodavatelem odvolá daného pracovníka z práce pro Microsoft a zajistí okamžité zrušení přístupu k majetku a sítím vlastněným nebo pronajímaným společností Microsoft. Dodavatelé musí při odvolávání svých zaměstnanců nebo subdodavatelů z areálu vlastněného nebo pronajímaného Microsoftem dodržovat všechny platné zákony. Pokud by trestná činnost naznačovala hrozbu fyzického poškození majetku nebo zaměstnanců Microsoftu, dodavatel je povinen neprodleně, nejpozději však do 24 hodin po seznámení se s těmito informacemi, informovat svého obchodního partnera společnosti Microsoft a divizi Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 12

13 Microsoft Global Security. V ostatních případech je dodavatel povinen informovat svého obchodního partnera společnosti Microsoft o trestné činnosti do 24 hodin od seznámení se s těmito informacemi. Ve všech případech musí dodavatel dodržovat zákon o spravedlivém informování o úvěrové spolehlivosti (Fair Credit Reporting Act) a všechny další platné federální, státní a místní zákony, včetně zákonů o ochraně osobních údajů. Dodavatelé odpovídají za poskytnutí příslušných oznámení a v případě potřeby za získání zákonných souhlasů nebo za vytvoření dalších zákonných podkladů pro (1) provedení prověření před pracovním zařazením a (2) v případě potřeby pro poskytnutí informací o bezpečnostním prověření Microsoftu nutných pro to, aby společnost Microsoft mohla přijímat a používat tyto informace zákonným způsobem. Pokud o to Microsoft požádá, dodavatelé před prováděním prověřením před pracovním zařazením musí svým pracovníkům poskytnout oznámení o ochraně osobních údajů nebo dokument o informovaném souhlasu, a to ve formě schválené společností Microsoft. Kromě všech závazků odškodnění v příslušné smlouvě (pokud existuje), na základě kterých byl dodavatel zaměstnán společností Microsoft, se dodavatel zavazuje odškodnit a zbavit odpovědnosti společnost Microsoft, její přidružené a dceřiné společnosti a jejich příslušné pracovníky, ředitele, zaměstnance, zástupce a pojistitele (smluvní strany Microsoftu) za veškeré škody, sankce, pokuty, ztráty, závazky, rozsudky, vyrovnání, náklady a výdaje (včetně přiměřených poplatků a výdajů na právní zastoupení) vyplývající z nebo související s nároky, tvrzeními, žalobními důvody, procesy, řízeními, vyšetřováním, vymáháním nebo jinými úkony, ať již na základě zákona nebo spravedlivého nároku ( nároky ), které se týkají (1) jakéhokoli porušení těchto zásad přípravy před pracovním zařazením ze strany dodavatele, (2) porušení platných zákonů nebo vyhlášek ze strany dodavatele jakýmkoli způsobem souvisejícím s předmětem, o němž se hovoří v těchto zásadách přípravy před pracovním zařazením, (3) nedbalosti, pochybení, chyby nebo opomenutí dodavatele anebo (4) rozhodnutí o zaměstnání ze strany dodavatele. Dodavatel je rovněž povinen odškodnit a zbavit odpovědnosti smluvní strany Microsoftu za jakékoli nároky vznesené zaměstnancem nebo subdodavatelem dodavatele vůči jedné nebo více smluvním stranám Microsoftu, které se týkají prověřování popsaných v zásadách přípravy před pracovním zařazením. Další informace naleznete v části Časté otázky o prověřování. Dodavatelé mohou své dotazy ohledně programu směřovat na adresu supscrn@microsoft.com. POUŽITÍ ZAŘÍZENÍ A SÍTĚ MICROSOFTU Dodavatelé nesmějí bez předchozího písemného souhlasu Microsoftu používat zařízení společnosti Microsoft (např. budovy či služby na pracovišti) jinak než pro poskytování služeb společnosti Microsoft. Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 13

14 Pokud pracovníci dodavatele požadují přístupové karty do zařízení společnosti Microsoft, k účtu v ovém systému Microsoftu anebo jakýkoli jiný přístup k sítím či systémům Microsoftu, musí dodavatel a jeho pracovníci přidělení společnosti Microsoft podepsat všechny platné smlouvy požadované Microsoftem. Dodavatelé a jejich zaměstnanci smějí své místo v prostorách Microsoftu nebo přístup k síti Microsoft využívat výhradně k získávání informací nebo materiálů či fyzického přístupu, ke kterému jsou společností Microsoft výslovně oprávněni. Microsoft neponese odpovědnost za ztrátu, poškození, odcizení nebo zmizení jakéhokoli osobního majetku nebo vozidel v prostorách společnosti Microsoft, které patří dodavateli nebo jeho zaměstnancům či subdodavatelům. Pokud se dodavatel dozví, že v prostorách společnosti Microsoft došlo k závažnému zranění nebo poškození majetku, musí neprodleně informovat Microsoft a poskytnout odpovídající podrobnosti, které Microsoftu umožní zjistit příčinu. Závažné v tomto případě znamená zranění osoby, které má za následek nemocniční ošetření nebo smrt, nebo poškození či ztrátu majetku s odhadovanou hodnotou opravy nebo výměny vyšší než USD. NAHLAŠOVÁNÍ PROBLÉMŮ A SPORNÉHO CHOVÁNÍ Pokud dodavatelé chtějí nahlásit sporné chování nebo možné porušení SCoC, doporučujeme jim, aby problémy řešili se svým primárním kontaktem u Microsoftu. Pokud to není možné nebo vhodné, obraťte se na společnost Microsoft některou z následujících metod: Telefon: Linka Microsoft Business Conduct na čísle MSFT (6738). Volající mimo Spojené státy mohou uskutečnit svolání na linku Business Conduct tím, že zavolají mezinárodnímu operátorovi a požádají hovor na účet volaného na čísle Dodavatelé s přístupem na intranet Microsoftu mohou poslat řediteli divize dodržování předpisů na pro obchodní chování a dodržování předpisů: buscond@microsoft.com. Pošta: Pošlete dopis řediteli divize dodržování předpisů na adresu Microsoft Corporation, Legal and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA Fax: Pošlete fax řediteli divize dodržování předpisů na číslo Web: Společnost Microsoft bude maximálně diskrétní a nebude tolerovat jakoukoli odplatu nebo odvetu vůči člověku, který v dobré víře požádá o radu nebo nahlásí sporné chování nebo možné porušení tohoto Kodexu SCoC. Kodex chování pro dodavatele společnosti Microsoft (2019) 14