OBSAH. DATABOX Marketing software 1

Transkript

1 DATABOX Marketing software 1 OBSAH OBSAH 1 ÚVOD 4 INSTALACE PROGRAMU 4 Technické nároky 4 Instalace programu 4 Technologie Klient/Server 5 Databázový server 5 Program Klient 5 Spouštìní programu 5 Registrace programu 5 SEZNÁMENÍ S PROGRAMEM 6 Pracovní prostor 6 Pracovní lišty programu 6 Informaèní lišta 6 Lišta zpráv 7 Nástrojová lišta 7 Navigaèní lišta 7 Profilová lišta 7 Stavový øádek 7 Panel nástrojù 7 PROFILY A PØIHLÁŠENÍ 8 Správce profilù 8 Nalistovat profil 9 Pøihlášení do profilu 9 Vlastnosti aktivního profilu 10 PØÍPRAVA PROGRAMU K PRÁCI 11 Nastavení poèítaèe 11 Nastavení Pracovních lišt 11 Nastavení uživatelù 11 Pøevzít uživatele 12 Nastavení uživatele 13 Nastavení dodatkù 13 Nastavení èíselníkù 15 ADRESÁØE 16 Jak vypadá pracovní okno Adresáøe 16 Práce v oknì adresáøe 17 Jak upravit udaje v adresáøích 17 Smazat firmu/osobu 18 Jak pøenést údaje do stromù 18 Adresáøe - karta Adresáø 19 Jak upravit Seznam spojení na kartì Adresáø 19 Jak upravit Seznam vazeb na kartì Adresáø 20 Pøidat/Opravit spojení 20 Vazba mezi firmou a osobou 21 Smazat vazbu firma/osoba 22 Adresáøe - karta Poznámka 22 Adresáøe - karta Dodatky 23 Pøidat/Opravit dodatek 24 Adresáøe - karta Dokumenty 25 Pøidat/Opravit dokument 25 Adresáøe - karta Zatøídìní 26

2 2 DATABOX Marketing software Pøidat/Opravit zatøídìní 27 Adresáøe - karta Události 28 PLÁNOVACÍ DIÁØ 29 Jak vypadá pracovní okno Diáø 29 Práce v oknì Diáøe 30 Jak upravit údaje v Diáøi 31 Jak pøenést události do stromù 31 Jak pøenést události do zatøídìní 31 Diáø - Èasová osa 32 Diáø - Strom událostí 32 Diáø - Seznam událostí 32 Diáø - Detail dne 32 Diáø - Seznam úkolù 33 Diáø - Seznam výroèí 33 Diáø - Detail události 33 Diáø - Kalendáø 33 Diáø - týmové plánování 34 Pøidat/Opravit událost 34 Pøidat/Opravit událost - karta Obecné 35 Pøidat/Opravit událost - karta Upozornìní 36 Pøidat/Opravit událost - karta Opakování 37 Pøidat/Opravit událost - karta Kontakty 37 Pøidat/Opravit událost - karta Dodatky 38 Pøidat/Opravit událost - karta Dokumenty 39 Pøidat/Opravit událost - karta Zatøídìní 39 Pøidat/Opravit událost - karta Uživatelé 40 Smazat událost 41 Oprava události 41 Filtr na Diáø 41 Seznam nesplnìných událostí 44 Seznam upozornìní na událost 45 STROMOVÝ POHLED 46 Práce ve Stromovém pohledu 46 Stromový pohled - Strom zatøídìní 47 Stromový pohled - Strom výbìrù 48 Stromový pohled - Strom šablon 48 Použití Doplòkových modulù pøi práci ve stromech 48 VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBÌRY 49 Okamžité hledání údajù v adresáøích 49 Rychlé hledání v adresáøích 49 Rychlé hledání v Diáøi 50 Vyhledávací centrála 51 Použití Doplòkových modulù v Seznamu vyhledaných údajù 53 Vyhledávací centrála - Operace nad výbìry 53 TISK Z PROGRAMU 55 Pracovní plocha programu REPORTer 56 Nabídka pøíkazù 56 Panel nástrojù 56 Strom vrstev a objektù 56 Datový inspektor 57 Panel objektù 57 Stavový øádek 57 Operace v programu REPORTer 57 Prùvodce tiskem 58 Prùvodce tiskem - Volba datového zdroje 58

3 DATABOX Marketing software 3 Prùvodce tiskem - Upøesnìní datového zdroje 59 Prùvodce tiskem - Volba tiskové sestavy 60 Prùvodce tiskem - Sumarizace 61 Nová tisková sestava 61 Editor jednoøádkových nadpisù 61 Editor víceøádkových textù 62 Nastavení tisku 63 Vlastnosti tiskárny 64 Kopie objektu 64 DOPLÒKOVÉ MODULY 65 Práce v oknech doplòkových modulù 65 Úvodní stránka 65 Stránka Volba datového zdroje 65 Stránka Upøesnìní datového zdroje 66 Specializované stránky k provádìní operací 66 Export dat 67 Stránka Rozšíøení o subjekty spojené vazbou 67 Stránka Volba typu cílového souboru 68 Hromadné operace 68 Stránka Volba cíle 69 Stránka Poznámka 69 Hromadný 70 Stránka Volba protokolu 70 Stránka Zpráva 71 Hromadný fax 71 Stránka Nastavení parametrù 71 Stránka Zpráva 72 Hromadné dokumenty 73 Stránka Nastavení dokumentù 73 Meziprofilové kopírování 74 Stránka Nastavení podmínek 74 Stránka Volba cílového profilu 74 Hromadné mazání 75 Stránka Nastavení podmínek 75 Správa klíèových slov 75 Stránka Volba typu operace 75 Pro všechny uvedené moduly Stránka Sumarizace 76 Automatické telefonování 76 Import dat 77 Stránka Volba souboru a importovací šablony 77 Stránka Obsah importovaných dat 78 Stránka Struktura pøenosu dat 79 Stránka Kontrola duplicit 79 Stránka Zatøídìní subjektù do stromu 80 Stránka Sumarizace 80

4 4 DATABOX Marketing software ÚVOD Dovolte nám, abychom Vám podìkovali za Váš zájem o programy DATABOX Marketing software. Vítejte pøi otevøení uživatelské pøíruèky programù CONTACT Professional 3.0, DATABANKA èeských firem 7.0 a DATABANKA slovenských firem 7.0. INSTALACE PROGRAMU Technické nároky Program pro své nainstalování potøebuje procesor minimálnì 486, 16 MB pamìti RAM, 22 MB volného místa na pevném disku, myš a systém Windows 95 nebo vyšší. Doporuèená konfigurace je procesor Pentium, 32 MB pamìti RAM, 25 MB volného místa na pevném disku, myš, monitor s rozlišením 800 x 600 v režimu HiColor a systém Windows 95 (vyšší). Instalace programu Pøi instalací je tøeba rozhodnout, zda program bude jako lokální nebo jako sí ový. Pøi lokální instalaci klient i server pracují na stejném poèítaèi. Pøi sí ové instalaci je databázový server nainstalován na jednom poèítaèi a poskytuje data po síti klientùm na ostatních stanicích (do poètu zakoupených licencí). Postup pro instalaci: 1. Vložte CD-ROM do poèítaèe a vyèkejte na otevøení úvodního okna. Pokud se okno neotevøe, mùžete ho aktivovat spuštìním programu START z CD-ROM disku. 2. Na úvodní stránce zvolte tlaèítko INSTALACE. 3. Na následující stránce zvolte tlaèítko Jednouživatelská instalace. 4. Po startu instalaèního programu pomocí tlaèítka Další > postupujte na stránku, kde zvolíte cestu kam se bude program instalovat (doporuèujeme využít standardní pøeddefinovanou cestu C:\Program Files\Databox ). 5. Na další stránce zvolte komponenty, které se mají nainstalovat: CONTACT Professional 3.0. Provede se instalace prázdné hlavní databáze pro zadávání Vašich údajù (Základní profil). DATABANKA èeských firem 7.0. Provede se instalace pracovní databáze a vytvoøí se smìrování k hlavní databázi. DATABANKA slovenských firem 7.0. Provede se instalace pracovní databáze a vytvoøí se smìrování k hlavní databázi. Hlavní program. Provede se instalace vlastního ovládacího programu. Databázová podpora. Provede se instalace databázového serveru. 6. Na další stránce zvolte programovou skupinu a nechejte program instalovat. UPOZORNÌNÍ Pøi instalaci DATABANKY èeských firem a DATABANKY slovenských firem mùžete vybrat, zda ponecháte data na CD-ROM disku nebo zda je zkopírujete na pevný disk poèítaèe. Volbu provedete v oknì po stisku tlaèítka Nastavit. V prùbìhu instalace... Instalaèní program kopíruje soubory (programy, databáze) na váš disk a v prùbìhu istalace se spustí databázový server. Tìsnì pøed dokonèením instalace se spouští program Hledání databázových serverù, který hledá všechny existující profily a nabízí jejich uložení pro použití v klientské èásti. Program nalezené profily zapíše sám, pøípadnì umožní obsluze upravit seznam profilù pro zapsání (15 vteøin èeká na zásah uživatele a potom profily zapíše). Program zaregistruje všechny zvolené profily a bude je nabízet budoucím klientùm.

5 DATABOX Marketing software 5 Po ukonèení prohledávání je instalace dokonèena. Mùžete uzavøít titulní okno CD-ROM disku a program spustit. Pokud instalujete sí ovou verzi, použijte na stránce Instalace v Navigaci CD-ROM disku tlaèítko Sí ová instalace - server a tlaèítko Sí ová instalace - klient. Spustí se odpovídající programy, které nainstalují pøíslušné programy na zvolené poèítaèe. Technologie Klient/Server Program CONTACT 3.0 pracuje na principu technologie Klient/Server. To znamená, že pro celkový chod aplikace je nutné mít spuštìné dva programy. Databázový server Program Databázový server obsluhuje databáze a poskytuje data programu. Mùže distribuovat data klientùm na jednom poèítaèi (server i klient bìží na jednom poèítaèi) a také klientùm v poèítaèové síti pomocí sí ových protokolù (protokoly IPX/SPX, TCP/IP). Tento program nevyžaduje žádnou obsluhu ze strany uživatele. Po instalaci je pouze nutné jeho správné nakonfigurování podle typu nasazeni. Je nutné urèit jeho unikátní jméno, komunikaèní protokoly po kterých poskytuje data klientské stranì a cesty k databázím. Server dále mùže zálohovat data, provádìt jejich údržbu, pøípadnì vytváøet nové databáze (profily). Program Klient Vlastní ovládací program pracuje na poèítaèích uživatelù. Klient komunikuje s databázovým serverem, ze kterého èerpá data. Popis tohoto programu je uveden v následujících kapitolách. Spouštìní programu Pro fungování programu musí být nejprve spuštìn databázový server. Ten se spouští automaticky pøi spuštìní poèítaèe a jeho bìh je indikován v Hlavní nabídce systému Windows. Spuštìní programu: Z Hlavní nabídky pøíkazem Start/ Programy/ DATABOX Marketing software/ a klepnutím na jméno pøíslušného programu. Pomocí nové ikony DATABOX Marketing software z pracovní plochy. Registrace programu Máte-li zakoupený ostrý program, musíte ho zaregistrovat. Po zaregistrování pro Vás neplatí omezení pøi poøizování nových firem, osob a událostí. V demoverzi je poèet zadaných údajù omezen. Pøi používání programù DATABANKA èeských firem 7.0 a DATABANKA slovenských firem 7.0 jsou v demoverzi nìkteré údaje skryté pod slovo DEMOVERZE. V zaregistrované verzi vidíte všechny údaje korektnì. Postup pro registraci: 1. Otevøete Databázový server poklepáním na ikonu v Hlavní nabídce Windows. 2. Objeví se okno serveru. V nìm klepnìte na ikonu Registrace. 3. Objeví se okno pro zadání Identifikaèního kódu. Zavolejte na Linku technické podpory na liberecké telefonní èíslo 048/ a vyžádejte si pøíslušný protikód pro Vaší instalaci programu. 4. Zadejte Protikód a potvrïte tlaèítkem OK. Pokud bylo vše provedeno správnì, máte v tuto chvíli ostrou zaregistrovanou verzi programu a mùžete ho používat.

6 6 DATABOX Marketing software SEZNÁMENÍ S PROGRAMEM Pracovní prostor Pracovní prostor programu je rozdìlen na nìkolik základních èástí: 1. Nabídka. Pøíkazy v nabídce se mìní podle aktuálního pracovního okna a podle práv pøihlášeného uživatele. 2. Pracovní lišty. Obsahují ovládací prvky pro obsluhu programu. 3. Pracovní okna. Tato okna jsou nejdùležitìjší èástí programu. Zobrazují se v nich všechny informace, se kterými v programu pracujete. Pracovní okna jsou tøi: Adresáø firem, Adresáø osob a Diáø. POZNÁMKA Okna mohou být schována v programu nebo vyjmuta vnì. Pøi použití vyššího rozlišení tak máte možnost vidìt více oken najednou. 4. Stromový pohled. Tento pohled slouží k pøehlednému zobrazení skupiny údajù (firem, osob a událostí), které splòují nìjakou spoleènou podmínku. Program obsahuje tøi stromy: Strom zatøídìní, Strom výbìrù a Strom šablon. 5. Okna a plovoucí okna. Tato okna se otevírají po zavolání urèité operace. Po potvrzení volby se mohou zavírat nebo mohou zùstávat otevøená. 6. Oddìlovaèe. Mezi jednotlivými èástmi pracovní plochy i mezi èástmi jednotlivých pracovních oken jsou umístìny oddìlovaèe. S jejich pomocí mùžete nastavit proporce jednotlivých èástí programu pøesnì podle svých požadavkù. Pracovní lišty programu Informaèní lišta Informaèní lišta je èást programu, která detailnì zobrazuje název firmy, jméno osoby a ukazuje základní parametry Diáøe (datum, profil a jméno Diáøe apod.).

7 DATABOX Marketing software 7 Lišta zpráv Lišta zpráv je èást programu, která zobrazuje informace o aktuálním dni, aktivní události a úkolech. Její výhodou je, že neruší bìh programu samostatnými okny a pøitom se z ní mùžete pøímo na zobrazovaný údaj pøepnout. Parametry nastavíte na stránce Program/ Lišta zpráv v oknì Nastavení uživatele. Nástrojová lišta Nástrojová lišta je èást programu, která umožòuje pøímé provádìní základních operací s údaji. Její vzhled záleží na aktuálnì zvoleném pracovním oknì a právech pøihlášeného uživatele. Nástrojová lišta obsahuje tato tlaèítka: Pøidat. Podle pracovního okna mùžete pøidat firmu, osobu nebo událost. Smazat. Nalistovaný údaj (firmu, osobu nebo událost) mùžete smazat. Opravit. Nalistovaný údaj (firmu, osobu nebo událost) mùžete opravit. Hledat. Otevøe okno Vyhledávací centrály. Stromy. Otevøe nebo zavøe èást se Stromovým pohledem. Náhled. Umožòuje mìnit vzhled aktuálního pracovního okna. Tisk. Otevøe nabídku s možnostmi pro tisk nebo program REPORTer. Pomoc. Zavolá soubor s nápovìdou. Navigaèní lišta Navigaèní lišta je èást programu, která slouží pro pohyb po jednotlivých údajích a pro potvrzování údajù pøi editaci. V editaèním poli mùžete po stisku klávesy Esc okamžitì hledat podle jména firmy nebo osoby. Tlaèítkem Najít mùžete zavolat okno Rychlého hledání. Pomocí tlaèítka Vybráno/ Nevybráno (Zatøídìno/Nezatøídìno) mùžete pøenášet údaje do Stromového pohledu. V Diáøi umožòuje zapnout Filtr na Diáø a vybrat vlastníka Diáøe. Profilová lišta Profilová lišta je èást programu, která umožòuje pøepínání mezi jednotlivými profily a jejich èástmi. Klepnutím mùžete otevøít požadovaný profil pro pøihlášení nebo zvolit pøímo nìkteré pracovní okno v již otevøeném profilu. Seznam profilù v této lištì upravujete pomocí okna Správce profilù. Stavový øádek Stavový øádek je informaèní oblast na dolním okraji programu, ve které je zobrazeno jméno otevøeného profilu, jméno uživatele, aktuální èas, datum apod. Pomocí pøíkazù v èásti nabídky Systém/ Pracovní lišty mùžete nastavit parametry všech pracovních lišt a Stavového øádku. Panel nástrojù Panel nástrojù je èást, která obsahuje tlaèítka základních operací. Význam jednotlivých tlaèítek se mìní podle èásti programu, ke které panel patøí. Jsou to: Pøidat. Zavolá okno pro pøidání údaje ve vybrané èásti. Smazat. Smaže zvolený údaj. Opravit. Zavolá okno pro opravu zvoleného údaje. Setøídit. Otevøe nabídku pro seøazení údajù podle rùzných kritérií. Nastavit. Zavolá okno Nastavení uživatele na stránce, na které se nastavují parametry pro pøíslušnou èást programu. Informace. Zavolá okno Informace o údaji.

8 8 DATABOX Marketing software PROFILY A PØIHLÁŠENÍ Profil je souhrnné oznaèení skupiny dat, se kterými mùžete v programu pracovat. Každý má své jméno a své umístìní na pevném disku poèítaèe nebo sítì. V každém profilu jsou obsažena data a seznam uživatelù, kteøí k nim mají pøístup. Správce profilù Datový profil musíte nejprve pøipojit a pak se do nìj pøihlásit. Výhodou je možnost mít pøipojen vìtší poèet rùzných profilù s rùznými daty. Okno Správce profilù slouží k pøipojení nebo odpojení profilu nebo k založení nového profilu. Jak zavoláte okno Správce profilù: Z nabídky pøíkazem Systém/ Profily/ Správce profilù. Poklepáním na ikonu Profily. Pøíkazem Správce profilù po klepnutí pravým tlaèítkem na ikonu profilu. Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+P. Profil má parametry, které mùžete nastavit v oknì Vlastnosti aktivního profilu. Profily se zobrazují v Profilové lištì a mùžete je k programu pøipojit pomocí okna Nalistovat profil. UPOZORNÌNÍ Operace v oknì Správce profilù mùže provádìt pouze uživatel, který má statut Správce systému. Tento statut se nastavuje v oknì Nastavení uživatele. Pøidání profilu (již nìkde existujícího) 1. Stisknìte tlaèítko Procházet... Objeví se okno Nalistovat profil. 2. Zvolte profil, který chcete do seznamu pøidat. Potvrzením se vrátíte do tohoto okna. Odstranìní nalistovaného profilu 1. Vyberte požadovaný profil a stisknìte tlaèítko Odmapovat. Nabízení/Nenabízení profilu v Profilové lištì 1. V seznamu zaškrtnìte profily, které chcete nabízet pro pøihlášení. 2. Odškrtnutím zùstane profil nalistovaný, ale nebude se nabízet. Zobrazení parametrù profilu 1. Zvolte profil a stisknìte tlaèítko Detail. V dolní èásti se zobrazí parametry. TIP Odstranìním profilu ze seznamu profil fyzicky z pevného disku nesmažete.

9 DATABOX Marketing software 9 Nalistovat profil Okno Nalistovat profil slouží k nalezení požadovaného profilu a jeho pøipojení k programu. Jak zavoláte okno Nalistovat profil: Stiskem tlaèítka Procházet... ze Správce profilù. Profil mùžete získat pomocí následujících tøí protokolù pro pøístup k datùm: Jednouživatelský. Profil je nabízen serverem, který bìží na Vašem poèítaèi. TCP/IP protokol. Profily jsou nabízeny servery prostøednictvím poèítaèové sítì. IPX/SPX protokol. Profily jsou nabízeny servery prostøednictvím poèítaèové sítì. Zpùsob nabízení profilù zvolíte v Nastavení databázového serveru. Zmìna protokolu 1. Klepnìte do pole Protokol a vyberte požadovaný zpùsob komunikace. 2. Stisknìte tlaèítko Obnovit. Dojde k obèerstvení údajù v seznamech. Volba serveru a profilu 1. Vyberte v Seznamu serverù ten, který obsahuje požadovaný profil. 2. Vyberte tento profil v Seznamu profilù a stisknìte tlaèítko OK. Pøihlášení do profilu Správným vyplnìním jména a hesla se otevøe profil a mùžete v nìm zaèít pracovat. Jak zavoláte okno Pøihlášení do profilu: Z nabídky pøíkazem Systém/ Otevøít profil... Poklepáním myší na ikonu nabízených profilù v Profilové lištì. Kombinací kláves Ctrl+èíslo profilu. Má-li uživatel stejné jméno a heslo ve více profilech, staèí, když se pøihlásí do jednoho. Ostatní mùže otevøít klepnutím na ikonu profilu bez nutnosti vyplòování jména a hesla. UPOZORNÌNÍ Pøi prvním spuštìní je vyplnìné pøihlašovací jméno Správce. Tento uživatel nemá v novém profilu definované heslo. Staèí potvrdit tlaèítkem OK. Pøihlášení nového uživatele do programu 1. Zkontrolujte správné jméno profilu (mùžete zvolit jiný známý profil). 2. Napište pøihlašovací jméno uživatele (je-li rozdílné od posledního jména). 3. Pokud existuje, zadejte heslo uživatele. 4. Potvrïte tlaèítkem OK nebo klávesou Enter. Nechcete-li se do profilu pøihlásit, stisknìte tlaèítko Storno. Volba jiného známého profilu 1. V políèku Profily mùžete vybrat jiný existující profil. 2. Dále postupujte podle pokynù pro Pøihlášení nového uživatele do programu. Pøipojení nového profilu k programu 1. Tlaèítkem u políèka Profily zavoláte Správce profilù, ve kterém pøipojíte nový profil. 2. Dále postupujte podle pokynù pro Pøihlášení nového uživatele do programu.

10 10 DATABOX Marketing software Vlastnosti aktivního profilu Okno Vlastnosti aktivního profilu slouží k nastavení základních parametrù profilu. Toto nastavení mùžete provádìt až po pøihlášení do profilu. Provedená nastavení jsou platná pro celý profil bez ohledu na právì pøihlášeného uživatele. Jak zavoláte okno Vlastnosti aktivního profilu: Z nabídky pøíkazem Systém/ Profily/ Vlastnosti aktivního profilu. Poklepáním pravého tlaèítka myši na ikonì profilu a volbou pøíkazu Vlastnosti aktivního profilu. Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+A. Okno má tøi karty: Aktivní profil. Zde nastavíte jméno a èíslo profilu a zpùsob zabezpeèení. Pøístupová práva. Zde nastavíte povolení a pøístup k jednotlivým èástem profilu. Pøesmìrování. Zde nastavíte zpùsob používání Diáøe a èástí profilu z CD-ROM. UPOZORNÌNÍ Operace v oknì Vlastnosti aktuálního profilu mùže provádìt pouze uživatel, který má statut Správce systému. Pøejmenování profilu 1. Klepnìte do políèka Jméno profilu a pøepište jméno. Zmìna èísla profilu 1. Klepnìte do políèka Èíslo profilu a zadejte novou hodnotu. Zmìny nastavení zpùsobu zabezpeèení dat 1. Klepnìte na zaškrtávátko pøíslušné volby a vyberte požadovaný stav. A. Používat transakce. Tento zpùsob zajistí správné dokonèení operace (ukládání, mazání, oprava apod.), protože statut operace se nastaví až po jejím provedení. Pokud se operace nepodaøí (napø. pøi výpadku proudu, ztrátì sí ového spojení apod.), je vrácen pùvodní stav a data zùstávají nepoškozena. B. Zvýšené zabezpeèení tabulek. Pøi tomto zpùsobu práce se všechna data ukládají na disk okamžitì bez používání vyrovnávací pamìtí (ta mùže zpùsobit prodlevy pøi ukládání údajù a v pøípadì výpadku proudu mùže vést ke ztrátì ukládaných dat). Pokud pracujete na zabezpeèeném poèítaèi nebo serveru (ochrana proti výpadku proudu, zdvojení diskù apod.) nemusíte zaškrtávat volby pro zabezpeèení dat. Poèítaè bude pracovat s daty rychleji. Pokud zvolíte Zvýšené zabezpeèení tabulek, je nevýhoda nepatrného zpomalení je vyvážena vyšší bezpeèností dat. Nastavení cesty k Diáøi 1. Klepnìte na tlaèítko u políèka Cesta v èásti Pøesmìrování diáøe. 2. Otevøe se okno Nalistovat profil. Vyberte profil, ze kterého chcete pøevzít Diáø. Nastavení cesty na CD-ROM 1. Klepnìte na tlaèítko u políèka Cesta v èásti Pøesmìrování na CD-ROM. 2. Otevøe se okno Nalistovat profil. Vyberte profil, se kterým chcete pracovat. UPOZORNÌNÍ Profily, se kterými chcete pracovat (pøevzít z nich Diáø nebo profily z CD-ROM disku), musí být nabízeny databázovým serverem. Každý uživatel si mùže svùj Diáø pøesmìrovat do libovolného profilu nezávisle na nastavení v tomto oknì. Individuální pøesmìrování se provádí na stránce Pøesmìrování v oknì Nastavení uživatele. Zmìny nastavení Pøístupových práv 1. Klepnìte na zaškrtávátko pøíslušné volby a vyberte požadovaný stav.

11 DATABOX Marketing software 11 PØÍPRAVA PROGRAMU K PRÁCI Program si mùžete nastavit podle svých potøeb a podle možností svého poèítaèe. Nìkterá nastavení platí pouze pro konkrétní poèítaè, další jsou skupinová a platí v celém profilu. Existují také individuální nastavení uživatele, která platí pouze pro pøihlášeného uživatele. Nastavení poèítaèe Okno Nastavení poèítaèe slouží k nastavení parametrù programu na konkrétním poèítaèi. Toto nastavení zùstává nemìnné bez ohledu na zvolený profil a pøihlášeného uživatele. Jak zavoláte okno Nastavení poèítaèe: Z nabídky pøíkazem Systém/ Nastavení poèítaèe. Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+L. Okno má tøi karty: Nastavení. Zde nastavíte parametry pro konec programu a velikost Informaèní lišty. Složky. Zde nastavíte složky, ve kterých se nacházejí soubory potøebné pro program. Moduly. Tato karta Vám umožòuje doèasnì vypnout nebo zapnout doplòkové moduly nainstalované v programu. Zmìny nastavení dostupnosti modulu 1. Klepnìte na zaškrtávátko u pøíslušného modulu a vyberte požadovaný stav. Zmìna velikosti informaèní lišty 1. Klepnìte do políèka Velikost informaèní lišty a vyberte požadovanou velikost. Zmìny nastavení pøi ukonèení programu 1. Klepnìte na zaškrtávátko pøíslušné volby a vyberte požadovaný stav. Zmìna složky a souboru 1. Klepnìte na tlaèítko za polem pro pøíslušnou složku. 2. Otevøe se standardní okno, ve kterém nalistujete požadovanou složku (adresáø). Potvrzením se vrátíte do tohoto okna. Nastavení Pracovních lišt Nastavení pracovních lišt urèuje vzhled programu a pøímo ovlivòuje zpùsob práce s programem. Pomocí tìchto èástí mùžete snadno provádìt operace v programu (volbu profilu, pøihlášení, hledání, pøidání údajù, tisk apod.). Toto nastavení se provádí v hlavní nabídce programu volbou pøíkazu Systém/ Pracovní lišty a vybráním pøíkazu, který odpovídá vašim požadavkùm. Nastavení uživatelù Okno Nastavení uživatelù slouží ke správì uživatelù v konkrétním profilu. Uživatele mùžete pøidat, mazat (doèasnì deaktivovat) nebo mìnit jejich vlastnosti Jak zavoláte okno Nastavení uživatelù: Z nabídky pøíkazem Nastavení/ Nastavení uživatelù. Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+V. Poklepáním myši na jméno profilu ve Stavovém øádku. UPOZORNÌNÍ Všechny operace v oknì Nastavení uživatelù mùže provádìt pouze uživatel, který má statut Správce profilu.

12 12 DATABOX Marketing software Pøidání nového uživatele 1. Stisknìte tlaèítko Nový. Objeví se okno pro Pøevzetí údajù. 2. V nìm zvolte, od kterého existujícího uživatele chcete údaje pøevzít. 3. Objeví se okno Nastavení uživatele, ve kterém nastavíte všechny potøebné parametry pro nového uživatele. 4. Po zadání všech údajù se vrátíte zpìt a v seznamu pøibude nový uživatel. Smazání/obnovení uživatele 1. V seznamu vyberte uživatele, kterého chcete z profilu smazat (deaktivovat). 2. Stisknìte tlaèítko Smazat (pro obnovení Obnovit). Oprava existujícího uživatele 1. V seznamu vyberte uživatele, jehož parametry chcete opravit. 2. Stisknìte tlaèítko Vlastnosti nebo poklepejte dvakrát na zvoleném øádku. Objeví se okno Nastavení uživatele. UPOZORNÌNÍ Uživatel Správce nejde z profilu smazat! V profilu musí vždy zùstat alespoò jeden uživatel se statutem správce pro pøidávání dalších uživatelù nebo pro správu samotného profilu. Pøevzít uživatele Okno Pøevzít uživatele slouží k volbì vzoru pro novì zadávaného uživatele do profilu. Pøi zakládání nového uživatele tak nemusíte nastavovat všechny jeho parametry od zaèátku. Jak zavoláte okno Pøevzít uživatele: Z okna Nastavení uživatelù stiskem tlaèítka Nový... Pøevzít uživatele jako vzor 1. Vyberte ze seznamu existujících uživatelù vzor pro nového uživatele. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK. Otevøe se okno Nastavení uživatele s pøedvyplnìnými hodnotami. Po dokonèení zadávání se vrátíte zpìt do okna Nastavení uživatelù.

13 DATABOX Marketing software 13 Nastavení uživatele Okno Nastavení uživatele slouží k nadefinování všech parametrù, které jsou potøebné pro práci s programem. Každý uživatel tak mùže mít své vlastní nastavení programu a jeho funkcí. Jak zavoláte okno Nastavení uživatele: Z nabídky pøíkazem Nastavení/ Nastavení uživatele. Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+U. Stiskem tlaèítka Vlastnosti v oknì Nastavení uživatelù. Volbou pøíkazu Nastavit z panelu nástrojù pøíslušné èásti programu nebo z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem myši do této èásti. Poklepáním myši na jméno pøihlášeného uživatele ve Stavovém øádku. Okno Nastavení uživatele má ve stromové struktuøe šest základních èástí: 1. Uživatel. Nastavení základních informací o uživateli, právech, zpáteèní adrese apod. 2. Program. V této èásti nastavíte obecné vlastnosti programu pro každého uživatele. 3. Firmy. Zde se nastavují vlastnosti Adresáøe firem - barvy, setøídìní, údaje apod. 4. Osoby. Zde se nastavují vlastnosti Adresáøe osob - barvy, setøídìní, údaje apod. 5. Diáø. Zde se nastavují vlastnosti pro Diáø - barvy, vzhled, sdílení apod. 6. Hledání. Zde se nastavují vlastnosti oken pro hledání. Nastavení parametrù 1. V poli se stromovou strukturou zvolte požadovanou stránku. 2. V pravé èásti okna nastavte pøíslušné parametry. Nastavení dodatkù Okno Nastavení dodatkù slouží ke správì volnì definovatelných položek. Tyto položky si mùžete plnì pøizpùsobit svým potøebám. Adresáø firem, Adresáø osob a Diáø mají vlastní seznamy dodatkù, které se mohou navzájem lišit. Jak zavoláte okno Nastavení dodatkù: Z nabídky pøíkazem Nastavení/ Nastavení dodatkù. Pomocí kombinace kláves Ctrl+Alt+F pro Adresáø firem, Ctrl+Alt+O pro Adresáø osob a Ctrl+Alt+D pro Diáø. Stiskem pravého tlaèítka myši nad prostorem dodatkù v adresáøích a následnou volbou pøíkazu Nastavení dodatkù z nabídky.

14 14 DATABOX Marketing software Pøi definici nového dodatku mùžete zvolit jeden z následujících typù: Textová hodnota. Èíselná hodnota (celé èíslo, desetinné èíslo, procenta, peníze). Datum a èas (krátké datum, dlouhé datum, èas). Logická hodnota (Ano/Ne, Správnì/Nesprávnì, 1/0, Splnìno/Nesplnìno). Seznam textových hodnot (obsah tohoto seznamu si upravujete podle svých potøeb). Pøidání nového dodatku 1. V poli Název nového dodatku zadejte požadované jméno. 2. V poli Typ nového dodatku zvolte z nabízených typù. 3. Existuje-li Podtyp nového dodatku, vyberte také zde požadovaný typ. Položky pro seznam textových hodnot musíte nejprve vytvoøit. A. Vyplòte název Nové položky seznamu. B. Stisknìte tlaèítko Pøidat. C. Tuto operaci opakujte, dokud nenaplníte seznam. D. Potøebujete-li položku smazat, vyberte ji a stisknìte tlaèítko Smazat. 4. V poli Nápovìda k dodatku mùžete napsat komentáø. 5. Stisknìte tlaèítko Pøidat dodatek a Vaše volba se pøenese. Smazání existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù zvolte údaj, který chcete smazat. 2. Stisknìte tlaèítko Smazat dodatek a potvrïte svou volbu. UPOZORNÌNÍ Smazání dodatku ze seznamu smaže vyplnìný údaj také v adresáøích nebo v Diáøi! Pøejmenování existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù zvolte údaj, který chcete zmìnit. 2. Stisknìte tlaèítko Pøejmenovat a potvrïte svou volbu. Tlaèítkem OK se operace uloží. Tlaèítkem Storno se vrátíte k výchozímu stavu. UPOZORNÌNÍ Pro úpravy v tomto oknì musí mít uživatel pøíslušné oprávnìní na stránce Pøístupová práva v oknì Nastavení uživatele.

15 DATABOX Marketing software 15 Nastavení èíselníkù Okno Nastavení èíselníkù slouží k nastavení podpùrných databází. V tomto oknì snadno a rychle upravíte databáze, které potom mùžete využít pro rychlé zadávání právních forem, titulù, funkcí, oddìlení apod. Èíselníky jsou naplnìny nejpoužívanìjšími hodnotami a Vy si je mùžete lehce upravit podle svých potøeb. Jak zavoláte okno Nastavení èíselníkù. Z nabídky pøíkazem Nastavení/Nastavení èíselníkù. Pøidání nového údaje 1. V seznamu Èíselníkù zvolte požadovanou skupinu. 2. V poli Hodnota zadejte nový údaj. 3. Stisknìte tlaèítko Pøidat a vaše volba se pøidá do Seznamu hodnot. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Smazání existujícího údaje 1. V seznamu Èíselníkù zvolte požadovanou skupinu. 2. V Seznamu hodnot vyberte údaj ke smazání. 3. Stisknìte tlaèítko Smazat. Zvolený údaj se smaže ze Seznamu hodnot. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Oprava existujícího údaje 1. V seznamu Èíselníkù zvolte požadovanou skupinu. 2. V poli Hodnota zadejte nový údaj. 3. V Seznamu hodnot vyberte údaj, který chcete opravit. 4. Stisknìte tlaèítko Smazat. Zvolený údaj se v Seznamu hodnot opraví. 5. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. TIP Používání jednotného zadávání údajù pomocí èíselníkù je výhodné pro hledání nebo provádìní výbìrù, protože tyto údaje jsou u všech firem nebo osob zadány stejnì.

16 16 DATABOX Marketing software ADRESÁØE Adresáøe jsou jednou ze základních èástí každého profilu. Umožòují uživateli vytvoøit si databázi obchodních nebo osobních kontaktù. Údaje lze snadno vyhledávat a upravovat nebo využít pro rùzné operace (tisk, export apod.). Profil mùže obsahovat Adresáø firem a Adresáø osob. Vlastnosti a funkce obou adresáøù jsou zcela shodné. Pomocí vazby mezi firmou a osobou mùžete propojit údaje z obou adresáøù. Jak zavoláte pracovní okno adresáøe: Pøímé volání okna Adresáø firem Z nabídky pøíkazem Okna a volbou pøíkazu Adresáø firem. Poklepáním myši na ikonì Adresáø firem v Profilové lištì. Volbou pøíkazu Adresáø firem z tlaèítka Okna v Informaèní lištì. Stiskem klávesy F5. Pøímé volání okna Adresáø osob Z nabídky pøíkazem Okna a volbou pøíkazu Adresáø osob. Poklepáním myši na ikonì Adresáø osob v Profilové lištì. Volbou pøíkazu Adresáø osob z tlaèítka Okna v Informaèní lištì. Stiskem klávesy F6. Jiná volání v programu Volbou údaje a pøíkazem Jít na ze Stromového pohledu, z okna Rychlého hledání a z Vyhledávací centrály. Dvojitým poklepáním na vazbì v adresáøi, na kontaktu v Detailu události. Jak vypadá pracovní okno Adresáøe Adresáø mùže být zobrazen v následujících náhledech: Detail. Zobrazuje informace ve formì specializovaných karet. Viditelnost a poøadí karet nastavíte na stránce Firmy/ Karty nebo na stránce Osoby/ Karty v oknì Nastavení uživatele.

17 DATABOX Marketing software 17 Tabulka. Zobrazuje informace v podobì øádkù. Zobrazované položky se vybírají na stránce Firmy/ Tabulky nebo na stránce Osoby/ Tabulky v oknì Nastavení uživatele. Detail a tabulka. Kombinuje oba pøedchozí zpùsoby a je z hlediska práce nejvhodnìjší. Vidíte detailní informace o zvoleném údaji a mùžete se orientovat v okolních firmách nebo osobách. Jednotlivé firmy a osoby mohou být spojeny s událostmi. Mùžete se tak lehce pøepnout do Diáøe a získat potøebné informace o pøipojené události. K adresáøi mùžete zapnout také Stromový pohled. Do jednotlivých stromù mùžete údaje z adresáøe pøenášet. Práce v oknì adresáøe UPOZORNÌNÍ Provádíte-li úpravy v Adresáøi osob, odpovídají pøíslušné pøíkazy tomuto adresáøi (Pøidat osobu, Opravit osobu, Adresáø osob v hlavní nabídce apod.). Zmìna náhledu v oknì 1. Opakovaným stiskem tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì nebo opakovaným stiskem klávesy F12 cyklicky rotujete mezi jednotlivými náhledy. Chcete-li konkrétní náhled, zvolte v nabídce pøíkaz Náhled nebo stisknìte šipku u tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì a vyberte pøíslušný pøíkaz. Zmìna proporcí 1. Najeïte myší nad pøíslušný Oddìlovaè. 2. Stisknìte levé tlaèítko a tahem nastavte požadované proporce konkrétní èásti pracovního okna. Pøepnout do samostatného okna (a zpìt) 1. Zvolte pøíkaz Pøepnout do/z okna v hlavní nabídce v èásti Adresáø nebo stisknìte tlaèítko Pøepnout do/z okna v Informaèní lištì. Pohyb po údajích v adresáøi 1. Stiskem tlaèítek pro Pohyb v Navigaèní lištì. Pomocí okamžitého hledání (pouze podle jména firmy a osoby) v Navigaèní lištì se pohybujete po údajích podle zadávaného textu. V náhledu Tabulka (nebo v kombinovaném náhledu) se mùžete po klepnutí do tabulky pohybovat pomocí kurzorových kláves a kláves Home, End, PgUp a PgDn. Setøídìní Seznamù 1. Zvolte Seznam a stisknìte tlaèítko Setøídit v pøíslušném panelu nástrojù nebo zvolte pøíkaz Setøídit po klepnutí pravým tlaèítkem. 2. V Nabídce zvolte položku, podle které chcete zvolený Seznam seøadit. 3. Zvolte Vzestupné (od A.. do Z ) nebo Sestupné (od Z.. do A ) setøídìní seznamu. Jak upravit udaje v adresáøích Pøidání nového údaje do Adresáøe 1. V hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem / Pøidat firmu nebo stisknìte tlaèítko Pøidat v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Pøidat firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte kombinaci kláves Ctrl+F2. Karta Adresáø se pøepne do editaèního režimu Samostatných polí. 2. Zadejte požadované údaje do jednotlivých polí v adrese. 3. Uložte zmìny (viz.níže).

18 18 DATABOX Marketing software Oprava existujícího údaje v Adresáøi 1. V Adresáøi vyhledejte požadovanou firmu nebo osobu. 2. Poklepejte dvakrát levým tlaèítkem v prostoru adresy nebo v hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem / Opravit firmu nebo stisknìte tlaèítko Opravit v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Opravit firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte klávesu F2. 3. Opravte údaje v jednotlivých polích v adrese. 4. Uložte zmìny (viz.níže). Uložení zmìn 1. Údaje uložte stiskem tlaèítka Potvrdit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem / Potvrdit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Potvrdit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem tlaèítka Zrušit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem / Zrušit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Zrušit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši se údaje neuloží. Smazání existujícího údaje z Adresáøe 1. V Adresáøi vyhledejte požadovanou firmu nebo osobu. 2. Zavolejte okno Smazat firmu/osobu a potvrïte v nìm svou volbu. Smazat firmu/osobu Okno Smazat firmu/osobu slouží k potvrzení smazání firmy nebo osoby z adresáøe. Jak zavoláte okno Smazat firmu/osobu: Z nabídky pøíkazem Adresáø firem / Smazat firmu nebo Adresáø osob / Smazat osobu na zvolené firmì nebo osobì. Stiskem tlaèítka Smazat v Nástrojové lištì na zvolené firmì nebo osobì. Volbou pøíkazu Smazat firmu nebo Smazat osobu po klepnutí pravým tlaèítkem myši na zvoleném údaji. Zvolit mùžete smazání firmy nebo osoby z adresáøe vèetnì pøipojených údaji. UPOZORNÌNÍ Smazání firmy nebo osoby z adresáøe nevratnì odstraní tyto údaje. Smazání pouze firmy nebo osoby 1. Nechte prázdné nebo vypnìte zaškrtávátko Mazání vèetnì osob nebo firem. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK. Smazání firmy nebo osoby vèetnì pøipojených údajù 1. Zapnìte zaškrtávátko Mazání vèetnì osob nebo firem. Zobrazí se seznam s pøipojenými firmami nebo osobami a tlaèítka pro jeho ovládání. 2. Zaškrtnìte údaje, které chcete smazat spoleènì s hlavním údajem. 3. Potøebujete-li, použijte tlaèítka k úpravì vybraných údajù. 4. Volbu potvrïte tlaèítkem OK. Jak pøenést údaje do stromù Pøetažením kontaktu do Stromového pohledu 1. Nalistujte firmu nebo osobu. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Pøetáhnìte firmu nebo osobu myší do Seznamu ve Stromovém pohledu.

19 DATABOX Marketing software 19 Tlaèítkem v Navigaèní lištì 1. Nalistujte firmu nebo osobu. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Stisknìte tlaèítko Nevybráno (Nezatøídìno) v Navigaèní lištì. Zaškrtávátkem v Tabulce 1. Nalistujte firmu nebo osobu v Tabulkovém náhledu. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Zaškrtnìte položku v Tabulkovém náhledu. Zaškrtávátkem v Seznamu vazeb 1. Nalistujte firmu nebo osobu v Detailním náhledu. 2. Otevøete pøíslušný Strom a zvolte požadovanou vìtev. 3. Zaškrtnìte položku u zvolené vazby (firmy nebo osoby). Zvolený kontakt se objevovat v Seznamu subjektù ve výbìru jako doplòující údaj. Adresáøe - karta Adresáø Karta Adresáø slouží k evidenci základních informací o firmì nebo osobì. Obsahuje adresu, seznam spojení a seznam vazeb. Dvojitým poklepáním na vazbì se pøepnete z Adresáøe firem na konkrétní osobu v Adresáøi osob a naopak. Podle údajù z adresy, spojení a jednotlivých slov v poznámkách mùžete vyhledávat. Adresa firmy nebo osoby mùže být zobrazena v podobì Samostatných polí nebo ve Štítkovém pohledu. Karta Adresáø mùže zobrazovat také poznámku. Údaje v adresáøích upravujete pøímo na této kartì pøepnutím do editaèního režimu. Podle parametrù v Nastavení uživatele mùžete definovat vlastnosti pøi zadávání údajù (pøepínání velkých písmen, generování klíèových slov apod.). Pøepnutí vzhledu adresy 1. Klepnìte myší na Pøepínaè u adresy nebo stisknìte kombinaci kláves Shift+F12 nebo zvolte v hlavní nabídce pøíkaz Náhled/Zobrazit štítek nebo stisknìte šipku u tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì a vyberte pøíkaz Zobrazit štítek. Vzhled adresy se z podoby Samostatných polí pøeklopí do Štítkového pohledu a naopak. Zobrazení/Skrytí poznámky 1. Stisknìte kombinaci kláves Ctrl+F12 nebo zvolte v hlavní nabídce pøíkaz Náhled/ Zobrazit poznámku nebo stisknìte šipku u tlaèítka Náhled v Nástrojové lištì a vyberte pøíkaz Zobrazit poznámku. Poznámka s oddìlovaèem se kromì samostatné karty Poznámka objeví na kartì Adresáø nebo se skryje. Jak upravit Seznam spojení na kartì Adresáø Pøidání spojení 1. Zavolejte okno Pøidat/Opravit spojení. V nìm zadejte požadované údaje. Oprava existujícího spojení 1. V Seznamu spojení vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit spojení. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existujícího spojení 1. V Seznamu spojení vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat pøipojený údaj a potvrïte v nìm svou volbu.

20 20 DATABOX Marketing software Jak upravit Seznam vazeb na kartì Adresáø Pøidání vazby mezi firmou a osobou 1. Zavolejte okno Vazba mezi firmou a osobou. V nìm zadejte požadované údaje. Oprava existující vazby mezi firmou a osobou 1. V Seznamu vazeb vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit vazbu mezi firmou a osobou. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existujícího vazby mezi firmou a osobou 1. V Seznamu spojení vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat vazbu mezi firmou a osobou a potvrïte v nìm svou volbu. Pøidat/Opravit spojení Okno Pøidat/Opravit spojení slouží k evidenci spojení u firmy nebo osoby. Každá mùže mít libovolný poèet tìchto spojení. Jak zavoláte okno Pøidat/Opravit spojení: Pro pøidání nového spojení zavoláte okno: Stiskem tlaèítka Pøidat z panelu nástrojù v Seznamu spojení. Volbou pøíkazu Pøidat spojení po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem klávesy Insert v této oblasti. Pro opravu existujícího spojení zavoláte okno: Stiskem tlaèítka Opravit z panelu nástrojù v Seznamu spojení. Volbou pøíkazu Opravit spojení po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem kombinace kláves Ctrl+Enter v této oblasti. Pro opravu mùžete dvakrát poklepat myší na pøíslušném údaji. Spojení jsou svojího druhu: Telefonická. Zde mùžete evidovat telefony, faxy, mobilní telefony apod. Elektronická. Zde mùžete evidovat elektronická spojení ( , www). Pøidat/Opravit údaj - telefonické spojení 1. Klepnìte do pole Pøedvolba a zadejte èíslo pøedvolby. 2. Klepnìte do pole Telefon a zadejte telefonní èíslo. 3. V èásti Typ spojení zaškrtnìte požadované hodnoty.

21 DATABOX Marketing software V poli Poznámka mùžete doplnit komentáø ke spojení. 5. Hodnoty potvrïte tlaèítkem OK. Pøidat/Opravit údaj - elektronické spojení 1. Vyberte Typ spojení. V pøípadì volby typu Jiné se nastavte do pole Protokol a zadejte požadovanou hodnotu. 2. Klepnìte do pole Cesta a zadejte požadovaný údaj. 3. V poli Poznámka mùžete doplnit komentáø ke spojení. 4. Hodnoty potvrïte tlaèítkem OK. Navázat spojení 1. Klepnìte na tlaèítko Navázat... Otevøe se okno pøíslušné aplikace (pošta, prohlížeè www stránek apod.) a poèítaè se podle svého nastavení pokusí navázat spojení. 2. Okno zavøete tlaèítkem OK nebo Storno. Vazba mezi firmou a osobou Okno Vazba mezi firmou a osobou slouží k založení nové nebo opravì existující vazby. Každá firma mùže mít napojení na libovolný poèet osob a naopak. Jak zavoláte okno Vazba mezi firmou a osobou: Pro pøidání vazby zavoláte okno: Stiskem tlaèítka Pøidat z panelu nástrojù v Seznamu vazeb. Volbou pøíkazu Pøidat vazbu po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem klávesy Insert v této oblasti. Pro opravu vazby zavoláte okno: Stiskem tlaèítka Opravit z panelu nástrojù v Seznamu vazeb Volbou pøíkazu Opravit vazbu po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem kombinace kláves Ctrl+Enter v této oblasti. Pro opravu mùžete dvakrát poklepat myší na pøíslušném údaji. Okno má dvì karty: Nová osoba. Na této kartì mùžete založit novou osobu pro pøiøazení. Existující osoba. Zde mùžete zvolit z existujících firem tu, kterou chcete pøiøadit. UPOZORNÌNÍ Provádíte-li pøidání vazby mezi firmou a osobou z Adresáøe osob, odpovídají názvy a pøíkazy tomuto adresáøi (Nová firma, Existující firma apod.).

22 22 DATABOX Marketing software Pøidat/Opravit údaj - nový údaj 1. Pro zadání nové firmy nebo osoby zadejte do pøíslušných polí požadované údaje. 2. Klepnìte do polí Adresy a zadejte požadované údaje. 3. Pro zadání Spojení klepnìte do pøíslušného pole a zadejte požadovaný údaj. 4. Klepnìte do pole Funkce a zadejte funkci. 5. Klepnìte do pole Oddìlení a zadejte oddìlení. 6. Klepnìte do pole Dùležitost a zadejte požadovanou hodnotu. 7. Údaje potvrïte tlaèítkem OK. Pøidat/Opravit údaj - existující 1. V Seznamu existujících osob vyberte požadovaný údaj. Najít požadovaný údaj mùžete napsaním pøíjmení do pole Hledání. V Seznamu se budete na hledaný údaj postupnì nastavovat. 2. Klepnìte do pole Funkce a zadejte funkci. 3. Klepnìte do pole Oddìlení a zadejte oddìlení. 4. Klepnìte do pole Dùležitost a zadejte požadovanou hodnotu. 5. Údaje potvrïte tlaèítkem OK. Pøenesení adresy mateøského subjektu 1. Stisknìte tlaèítko Pøenést adresu. Do položek adresy se pøenesou údaje z adresy subjektu, ze kterého jste zavolali toto okno. Smazat vazbu firma/osoba Okno Smazat vazbu firma/osoba slouží ke smazání vazby mezi firmou a osobou. Jak zavoláte okno Smazat vazbu firma/osoba: Stiskem tlaèítka Smazat z panelu nástrojù na zvolené vazbì. Volbou pøíkazu Smazat vazbu po klepnutí pravým tlaèítkem myši na zvolené vazbì. Stiskem klávesy Del na zvolené vazbì. UPOZORNÌNÍ Smazání vazby vèetnì firmy nebo osoby z adresáøe nevratnì odstraní pøíslušný údaj z adresáøe. Smazání vazby 1. Vypnìte zaškrtávátko volby Mazání vèetnì samotného údaje. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK. Smazání vazby vèetnì samotného údaje 1. Nastavte zaškrtávátko na volbu Mazání vèetnì samotného údaje. 2. Volbu potvrïte tlaèítkem OK. Adresáøe - karta Poznámka Karta Poznámka slouží k zobrazení poznámky u firmy nebo osoby pøes celou velikost okna. Podle jednotlivých slov v poznámce mùžete vyhledávat. Text v poznámce mùže mít rùzný druh písma, velikost, barvu, zarovnání apod. Do poznámky mùžete také vkládat obrázky nebo objekty. Poznámku mùžete také uložit do souboru nebo samostatnì vytisknout.

23 DATABOX Marketing software 23 TIP Poznámku mùžete zobrazit i na kartì Adresáø. Pøíslušná volba je na stránce Firmy/ Obecné nebo na stránce Osoby/Obecné v oknì Nastavení uživatele. Provádìní úprav v poznámce 1. Stisknìte tlaèítko Opravit poznámku v panelu nástrojù nebo zvolte pøíkaz Opravit poznámku po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte kombinaci kláves Ctrl+Enter. Poznámka pøi zadávání údajù v adresáøi 1. V hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem/ Pøidat firmu nebo stisknìte tlaèítko Pøidat firmu v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Pøidat firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte kombinaci kláves Ctrl+F2. Poznámka pøi opravách údajù v adresáøi 1. Poklepejte dvakrát levým tlaèítkem v prostoru adresy nebo v hlavní nabídce zvolte pøíkaz Adresáø firem/ Opravit firmu nebo stisknìte tlaèítko Opravit firmu v Nástrojové lištì nebo zvolte pøíkaz Opravit firmu po klepnutí pravým tlaèítkem myši nebo stisknìte klávesu F2. Provádìní úprav 1. Úpravy mùžete provádìt jako v každém textovém editoru (funkce Otevøít vyprázdní stávající obsah poznámky a otevøe zvolený soubor). Uložení zmìn 1. Úpravy uložte stiskem tlaèítka Potvrdit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem/ Potvrdit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Potvrdit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem tlaèítka Zrušit zmìny v panelu nástrojù nebo v Navigaèní lištì nebo volbou pøíkazu Adresáø firem/ Zrušit zmìny v hlavní nabídce nebo volbou pøíkazu Zrušit zmìny v nabídce po klepnutí pravým tlaèítkem myši se provedené úpravy neuloží. Adresáøe - karta Dodatky Karta Dodatky slouží k evidenci volnì definovatelných položek u firem nebo osob. Jména a typy tìchto položek si mùžete pøizpùsobit svým potøebám v oknì Nastavení dodatkù. Adresáø firem a Adresáø osob mají každý svùj seznam dodatkù, které se mohou lišit a ze kterých mùžete vybírat. Pomocí dodatkù mùžete definovat podmínky ve Vyhledávací centrále. Pøidání dodatku 1. Zavolejte okno Pøidat dodatek. V nìm zadejte požadované údaje. Oprava existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit dodatek. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat pøipojený údaj a potvrïte v nìm svou volbu. Definice nového dodatku 1. Zvolte pøíkaz Nastavit dodatky z nabídky po klepnutí pravým tlaèítkem. 2. Otevøe se okno Nastavení dodatkù. V nìm zadejte požadované údaje.

24 24 DATABOX Marketing software Pøidat/Opravit dodatek Okno Pøidat/Opravit dodatek slouží k pøipojení volnì definovatelných údajù ke zvolené firmì nebo osobì. Tímto zpùsobem mùžete evidovat doplòující údaje pøesnì podle svých potøeb. Seznam dodatkù, ze kterých si mùžete zvolit, upravujete sami a je neomezený. Jak zavoláte okno Pøidat/Opravit dodatek: Pro pøidání nového dodatku zavoláte okno: Stiskem tlaèítka Pøidat z panelu nástrojù v Seznamu dodatkù. Volbou pøíkazu Pøidat dodatek po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem klávesy Insert v této oblasti. Pro opravu existujícího dodatku zavoláte okno: Stiskem tlaèítka Opravit z panelu nástrojù v Seznamu dodatkù. Volbou pøíkazu Opravit dodatek po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Pro opravu mùžete dvakrát poklepat myší na pøíslušném údaji. Stiskem kombinace kláves Ctrl+Enter v této oblasti. Úpravu seznamu dodatkù pro pøíslušnou èást programu provedete v oknì Nastavení dodatkù. Pøidání nového dodatku 1. Klepnìte do pole Seznam existujících dodatkù a zvolte dodatek, který chcete firmì nebo osobì pøidat. 2. Klepnìte do pole Hodnota dodatku a zadejte požadovanou hodnotu. U typu Seznam, vyberte hodnotu z nabízených možností. 3. Stisknìte tlaèítko Pøidat dodatek a volba se pøenese do seznamu dodatkù. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte zadané údaje. Storno údaje neuloží. Smazání existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù vyberte údaj, který chcete od firmy nebo osoby smazat. 2. Stisknìte tlaèítko Smazat dodatek a potvrïte své rozhodnutí. 3. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte svou volbu. Storno smazání neprovede. Oprava existujícího dodatku 1. V Seznamu dodatkù vyberte údaj, který chcete opravit. 2. Klepnìte do pole Hodnota dodatku a zmìòte tuto hodnotu. 3. Stisknìte tlaèítko Opravit. 4. Stisknìte tlaèítko OK a potvrïte provedené zmìny. Storno zmìny neuloží.

25 DATABOX Marketing software 25 Adresáøe - karta Dokumenty Karta Dokumenty slouží k evidenci dokumentù se vztahem k firmì nebo osobì (smlouvy, nabídky, obchodní dopisy apod.). Tento zpùsob evidence Vám umožní mít pøesný pøehled, které materiály firma nebo osoba obdržela. Ke každému evidovanému dokumentu mùžete pøipojit poznámku. Podle dokumentù nebo podle jednotlivých slov v poznámce mùžete vyhledávat. Údaje do seznamu pøidáváte pomocí okna Pøidat dokument nebo pomocí modulu Hromadné dokumenty. UPOZORNÌNÍ Pokud je evidována cesta, mùžete snadno vyvolat originál poklepáním na pøíslušný dokument. Pøidání dokumentu 1. Zavolejte okno Pøidat dokument. V nìm zadejte požadované údaje. Oprava existujícího dokumentu 1. V Seznamu dokumentù vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Opravit dokument. V nìm zadejte požadované údaje. Smazání existujícího dokumentu 1. V Seznamu dokumentù vyberte požadovaný údaj. 2. Zavolejte okno Smazat pøipojený údaj a potvrïte v nìm svou volbu. Otevøení dokumentu 1. Dvakrát poklepejte myší na zvolený údaj v Seznamu dokumentù nebo stisknìte tlaèítko Otevøít v oknì Pøidat/Opravit dokument. Dokument se otevøe ve své domovské aplikaci. Pøidat/Opravit dokument Okno Pøidat/Opravit dokument slouží k zadání dokumentu (textového souboru, obrázku, obchodního dopisu, nabídkového listu apod.), který chcete u firmy nebo osoby evidovat. Ke každému evidovanému dokumentu mùžete pøipojit poznámku. Jak zavoláte okno Pøidat dokument: Pro pøidání nového dokumentu zavoláte okno: Stiskem tlaèítka Pøidat z panelu nástrojù v Seznamu dokumentù. Volbou pøíkazu Pøidat dokument po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem klávesy Insert v této oblasti. Okno se otevøe automaticky, když pøetažením ikony umístíte soubor do Seznamu dokumentù na kartì Dokumenty (napø. z okna Tento poèítaè, z okna Prùzkumník,apod.). V tomto pøípadì jsou pøedvyplnìna pole Název dokumentu a Cesta k dokumentu. Pro opravu existujícího dokumentu zavoláte okno: Stiskem tlaèítka Opravit z panelu nástrojù v Seznamu dokumentù. Volbou pøíkazu Opravit dokument po klepnutí pravým tlaèítkem myši. Stiskem kombinace kláves Ctrl+Enter v této oblasti. Tento zpùsob evidence dokumentù Vám umožní mít pøesný pøehled, které materiály firma nebo osoba obdržela. Pokud je u dokumentu evidována cesta, mùžete vyvolat originál stiskem tlaèítka Otevøít.