Obsah. Master studium štíhlé administrativy Garanti studia Hlavní lektoři Cílová skupina Přínosy studia...

Transkript

1

2 Obsah Master studium štíhlé administrativy... 3 Garanti studia... 4 Hlavní lektoři... 5 Cílová skupina... 6 Přínosy studia... 7 Organizace studia... 8 Program ročního studia MASTER CLUB Reference

3 Master studium štíhlé administrativy Roční praktické studium zaměřené na kvalitu a zefektivnění administrativních procesů Master projekt změny ve Vaší firmě Cesta k transparentním a efektivním procesům Více než polovinu průběžné doby zakázky tvoří činnosti v oblasti administrativy. Podíl plýtvání v těchto procesech dosahuje až 40 %. Jedinečný program Master studia nabízí kombinaci teoretických i praktických tréninků, exkurzí a práci na vlastním projektu, díky čemu nastavíte štíhlé, efektivní a stabilně fungující administrativní procesy v podniku. Osobnostní rozvoj studenta Praktická aplikace ve Vaší firmě IPA Slovakia Dosahujeme měřitelné zlepšení výkonu společností prostřednictvím inovací a zlepšování procesů dní ročně strávíme u zákazníků a přeměňujeme jejich vize na konkrétní výsledky. Identifikujeme problém přímo na místě a nabízíme jedinečná řešení. IPA úspěšně zrealizovala celou řadu auditů, projektů, vzdělávacích a tréninkových programů, seminářů a konferencí. Firemní Master studium V případě přihlášení více účastníků z jedné společnosti otevřeme Firemní Master studium přímo u Vás. Polovina tréninků přímo ve firmách Konzultant během studia Materiály v elektronické verzi před modulem 3

4 Garanti studia Jana Musilová V IPA Slovakia pracuje jako konzultantka v oblastech týmové práce, vizualizace, výrobních a procesních auditů, štíhlé administrativy, měkkých dovedností, Assessment and Development Centre. Je absolventkou Strojnické fakulty Žilinské univerzity, obor Inženýrství řízení průmyslu. Doktorské studium ukončila na Fakultě výrobních technologií Technické univerzity v Košicích. Reference: Johnson Controls, Panasonic, SAPA Profily, LKT, Czuba, Peikko Slovakia, NN Slovakia, Narex, Siemens VDO, Visteon, Matador Chemosvit, Narex, Siemens VDO, Visteon, Matador, Strojírny Třinec, Slovalco, Bos Automotive, HERN, JESVA, Ecco, Bonatrans Group, Doka Dřevo, Slovak Telekom, Driesen Aerospace, Mkem a j. Lukáš Richter V IPA Slovakia pracuje jako konzultant v oblastech optimalizace toků a projektování výrobních systémů, analýzy a měření práce a systémech nepřetržitého zlepšování. Rozvíjí oblasti štíhlé administrativy a služeb. V minulosti pracoval jako projektový manažer a konzultant pro tvorbu a implementaci konkrétních informačních systémů. je absolventem Fakulty řízení a informatiky Žilinské univerzity, obor Informační management. Doktorské studium absolvoval v oboru Management. Reference: spolupracoval a vedl projekty a vzdělávání ve firmách na Slovensku a v České republice: 30/70 productions, ACO Industries, Agro Brno, Autosklo Hornet, Borcad cz, DFNsP Banská Bystrica, Ekoltech, Finalcast, GDSK Nitra, IFE-CR, Johnson Controls Žilina, KIA Motors Slovakia, Kromberg & Schubert, Medek Cast, Neografia, Nestlé Slovensko, Pellenc, RF Malacky, Slovaktual, VÚHŽ Dobrá, Webasto, Slovak Telecom, TES Vsetín, Zetor Tractors, ZŤS Námestovo, Žilinská univerzita a jiné. Bude nám potěšením stát za vaším profesním úspěchem. 4

5 Hlavní lektoři Ján Košturiak Průmyslové inženýrství, inovace, strategie Jozef Krišťak Organizace podniku, Lean, zvyšování produktivity, řízení změny Róbert Debnár Projektový management, systémy odměňování, vizualizace Ľudovít Boledovič Systémy údržby, zlepšování Henrich Chomist Manažerské a obchodní zručnosti, lidské zdroje Matúš Višňanský Ergonomika, analýza a měření práce Peter Kormanec Six Sigma, kvalita, systémy údržby Ján Burieta Kvalita, standardizace, vizualizace O svoje zkušenosti se s Vámi podělí i další odborníci z praxe. 5

6 Cílová skupina Komu je Master studium štíhlé administrativy určené? Pracovníci a vedoucí pracovníci oddělení: Personální Nákupní Obchodní Marketingové Controlling IT Roční studium Zapojení spolupracovníků do projektu Typické situace, které můžete během studia zlepšit Zkrácení času předvýrobních etap Pracné zaznamenávání dat do IS Duplicitní zadávání dat do různých systémů Komplikovaná evidence a vyhledávání dokladů Problematické schvalování dokladů Zvýšená komunikace z důvodu neúplných informací Nejednotný a zdlouhavý přístup v procesu reklamace Neefektivní proces vyúčtování služebních cest Nejasné odpovědnosti v procesu Dlouhá doba uzávěrky fakturace Dlouhá doba zpracování objednávky Neproduktivní porady Práce na projektu mezi moduly 10 tréninkových modulů 21,5 dne 6

7 Přínosy studia Úspora času a nákladů na zpracování účetních dokladů Přehlednější a rychlejší komunikace s účetním oddělením Snížení chybovosti při vyplňování formulářů Eliminace ručně přepisovaných dat Snížení chybovosti údajů Zkrácení reklamačního procesu Snížení pracnosti doby zpracování cestovních účtů Zefektivnění procesu nákupu OOPP Zvýšení kvality náboru nových zaměstnanců Zvýšení kvality adaptace zaměstnanců Zlepšení komunikace a spolupráce mezi odděleními Jasné kompetence a odpovědnosti administrativních pracovníků A jiné 7

8 Organizace studia Ve spolupráci s managementem společnosti definuje účastník studia projekt s konkrétními očekávanými přínosy. Účastníkovi se přidělí osobní profesionální konzultant ze strany IPA, který mu je poradcem a konzultantem při řešení projektu. Realizace soft skills tréninků v prostorách IPA Slovakia. Realizace praktických tréninků přímo ve společnostech účastníků a řešení případových studií. Práce na projektu mezi jednotlivými moduly, zapojení spolupracovníků do řešení projektu. Výsledkem studia je vyřešení projektu pro firmu a jeho zpracování formou Master práce. Prezentace výsledků projektu a úspěšné ukončení Master studia s certifikátem. Základní princip Školení (vědomosti) vs. trénink (zručnosti): 30% : 70% Účastnický poplatek 3.400,- EUR bez DPH Počet splátek: 2 V poplatku je zahrnuto: Účast na studiu Účast na exkurzích Konzultace k Master projektu ipad Studijní materiály v elektronické podobě Organizační náklady Občerstvení a obědy Přístup do IPA knihovny Roční předplatné časopisu Průmyslové inženýrství Odborné brožury v elektronické verzi 8

9 9

10 Program ročního studia P. č. Modul Rozsah Proč je důležitá štíhlost v administrativních procesech? ÚVOD DO ŠTÍHLÉ Trvalá snaha o plynulý tok hodnoty k zákazníkovi ADMINISTRATIVY Jak vypadá firma, která respektuje principy lean Postup implementace lean do administrativy Práce s časem a lepší rozdělování práce JAK SE ZBAVIT OPERATIVY A MÍT ČAS NA DŮLEŽITÉ VĚCI MANAGEMENT ZMĚNY A ZVLÁDNUTÍ ODPORU MAPOVÁNÍ TOKU HODNOT SOUČASNÝ STAV* MAPOVÁNÍ TOKU HODNOT BUDOUCÍ STAV* NEUSTÁLÉ ZLEPŠOVÁNÍ PROCESŮ V ADMINISTRATIVĚ KAIZEN* EKONOMICKÉ MINIMUM V ADMINISTRATIVĚ* EFEKTIVNÍ KOMUNIKACE A TÝMOVÁ PRÁCE ZVLÁDÁNÍ KONFLIKTŮ A ZÁTĚŽOVÝCH SITUACÍ Hlavní příčiny přetížení operativou složitost, plýtvání, ignorování abnormalit, chronické problémy, které paralyzují naši výkonnost Co jsou důležité věci? Od popisování k akci, od složitého plánování k agilitě, od byrokracie k realizaci Jak pracovat méně a dosahovat lepších výsledků? Co všechno obnáší změna? Jak zlomit odpor vůči změnám? Komunikační a informační kampaň. Harmonogram realizace změny (definování změny, plán činnosti) Co je přidaná hodnota v administrativě? Identifikace hodnotového toku Segmentace a výběr představitelů Vytvoření mapy současného toku. Identifikace příležitostí ke zlepšení Vytvoření mapy budoucího toku hodnot Vytvoření harmonogramu změny Rizika při realizaci změn Jaký je základní postup zlepšování procesů v administrativě Kaizen a jeho formy Organizace zlepšování v administrativě proces zlepšování jako živý organizmus Týmové a individuální zlepšování Ekonomické řízení podniku Identifikace nákladů na středisko, oddělení Identifikace nákladů na administrativní činnosti Reporting versus controlling Umět podat a přijmout zpětnou vazbu Jak pracovat s otázkami? Efektivní poslech Předpoklady k navázání týmové spolupráce Pozitivní stránky konfliktů Typologie konfliktů Styly zvládání konfliktů Co se děje, když konflikty neřešíme 2 dny 2 dny 10

11 Program ročního studia P. č. Modul Rozsah Správné definování problému SYSTEMATICKÉ ŘEŠENÍ PROBLÉMŮ V PROCESECH MĚŘENÍ VÝKONNOSTI PROCESŮ* PLÁNOVÁNÍ A ŘÍZENÍ ADMINISTRATIVNÍCH PROCESŮ* PREZENTAČNÍ ZRUČNOSTI MODEROVÁNÍ WORKSHOPŮ A PORAD STANDARDIZACE A VIZUALIZACE V ADMINISTRATIVĚ * KVALITA V ADMINISTRATIVĚ * Systém postupného řešení problému Nástroje a metody řešení problémů Hledání příčin problémů a jejich řešení Objektivní posouzení vytížení pracovníků Metody zjišťování spotřeby času Výpočet normy spotřeby času Ergonomie v administrativě Význam různých časových horizontů plánování Přehled o možnostech plánování v informačních systémech Pravidla pro správné plánování činností (realizovatelné plány na základě poznání výkonnosti procesů) Základní metody řízení (Kanban, CONWIP, DBR,...) Příprava přesvědčivé prezentace Realizace přesvědčivé prezentace Kritická místa během prezentace, překonávání trémy Prezentace sebe Průmyslová moderace Dovednosti moderátora Efektivní organizace porad (cíl, účastníci, obsah, frekvence,...) Moderování porad a workshopů Principy štíhlého uspořádání v administrativě Standardizace administrativy (oddělení, moje pracoviště, PC) Standardizace a vizualizace procesů v administrativě Možnosti uspořádání kanceláří (trendy, svobodná firma, open space,...) Význam pojmu kvalita v administrativě Základní souvislosti zvyšováni úrovně kvality Jak zajistit kvalitu výstupu administrativních procesů Řešení nekvality v administrativních procesech 2 dny 2 dny Konzultace k Master práci Závěrečné zkoušky (test, obhajoba, certifikáty) Rozsah Master studia štíhlé administrativy 0,5 dne 21,5 dne * Označené bloky probíhají přímo ve společnostech účastníků Master studia. 11

12 MÍSTO, KDE SE SETKÁVAJÍ ABSOLVENTI A ÚČASTNÍCI MASTER STUDIA, sdílejí svoje zkušenosti, poznatky a navazují nové kontakty. POZVÁNKY na absolventská setkání (2x ročně) INFORMACE o aktuálním dění VZÁJEMNÁ VÝMĚNA ZKUŠENOSTÍ z úspěšných a neúspěšných projektů HOSTÉ z jiných společností SPOLEČNÝ VEČERNÍ PROGRAM na setkáních PŘÍMÁ ZPĚTNÁ VAZBA na vaše probíhající projekty C w F

13 SYSTEMATICKÉ ŘEŠENÍ výrobních a logistických procesů TRÉNINKY v reálném prostředí výrob VLASTNÍ MASTER PROJEKT během jednoho roku PŘÍMÉ ÚSPORY z MASTER projektu na absolventa STUDIUM OD ROKU 2000 NOVÝ ROČNÍK ZAČÍNÁ KAŽDÉ ZÁŘÍ SLOVENSKÁ A ČESKÁ REPUBLIKA C w F

14 Reference Nabídnutá možnost studovat tento odborný program byla zajímavá hlavně pro srovnání výroby vs. administrativy (Jaký je rozdíl mezi štíhlou administrativou a štíhlou výrobou). Vnímám to jako výbornou možnost naučit se a vyzkoušet si aplikaci různých nástrojů LEAN + sdílení zkušeností s kolegy jiných firem. Obsah studia je praktický, jako ekonomika, zlepšování procesů, zvládání konfliktů, týmová práce. Každý den se dá něco prakticky využít. Ing. Anton Madleňák, Manažér kvality, HERN s.r.o. V naší firmě se aktivně zabýváme tématem zlepšování procesů. Obsah Master studia štíhlé administrativy nabízel skvělou možnost načerpat nové poznatky mimo naší zaběhlé koncernové kultury. Neustálé zlepšování procesů kdekoliv v rámci firmy je nezbytné pro úspěch. Administrativa má svá specifika. Plýtvání a neefektivní procesy nemusí být na první pohled patrné. Studium naplnilo mé očekávání. Každé téma bylo profesionálně zpracováno a prezentováno fundovanými odborníky. Také jsem přivítal možnost networkingu s firmami z výroby. Jako maloobchodní síť máme možnost konfrontovat a diskutovat naše postupy s kolegy z průmyslu, což je rozhodně příjemným obohacením celého studia. Ve své praxi využívám zejména vizualizaci procesů. Jaroslav Horký, Manažer podpory uživatelů, dm drogerie markt, s.r.o. 14

15 Reference Štíhlá administrativa, nebo workflow řízení toku práce je u nás ve firmě aktuální téma. Za sebe mohu říci, že mě oslovil obsah programu. Byl postaven komplexně a nabízel řešení. Kombinace seberozvoje, praktických informací, inspirací z exkurzí a sdílení zkušeností se spolužáky a na konec vlastní projekt ve spolupráci se zkušeným mentorem, byla velkou výzvou. Studium je pro mě inspirativní, přínosné, komplexní, praktické a účelné. Myslím, že jsme výborná skupinka zanícených lidí s bohatými zkušenostmi a chutí pracovat na sobě i za firmu. Vždy se těším na setkání s nimi a společné debaty při obědě, kávových přestávkách, či teambuilding po tréninku. Při tématech KAIZEN v administrativě, Ekonomické minimum to bylo o opakování a utvrzení si znalostí a občas se našlo i něco, co překvapilo. témata jako Efektivní komunikace a Zvládání konfliktů šly pod kůži. Zážitky a zjištění z těchto aktivit silně rezonují dodnes. Každodenně uplatňuji mnohé poznatky ze studia v práci i v soukromí. Mgr. Silvia Mokošáková, Špecialista pre rozvoj, HERN s.r.o 15

16 Vybrané reference Kontakt Peter Steinhübl Zuzana Lendvayová