Zásady etického chování

Transkript

1 Principy, kterými se řídí obchodní jednání společnosti Travelex

2 Společnost Travelex se zavázala dodržovat při vedení svých obchodních záležitostí tu nejvyšší úroveň profesních a etických norem. 1

3 Vážení, jak víte, společnost Travelex se zavázala dodržovat při vedení svých obchodních záležitostí tu nejvyšší úroveň profesních a etických norem. Je nanejvýš důležité, abychom si udrželi vynikající pověst čestné a poctivé společnosti a pokračovali v nastavování zlatého standardu. Tyto Zásady stanovují principy, kterými se obchodní jednání společnosti Travelex řídí. Všichni naši kolegové musí těmto Zásadám porozumět a dodržovat je. Britský protikorupční zákon ( UK Anti- Bribery Act ) ovlivňuje nás všechny, a to globálně Jako poskytovatel peněžních služeb je společnost Travelex v dobrém postavení, aby mohla odolávat korupci, uplácení a podvodům, a má k dispozici kontrolní nástroje, jež jí umožňují tato rizika zjišťovat a předcházet jim. Protikorupční zákon z roku 2011 ale na tyto povinnosti klade obnovený důraz. Od doby, kdy tento zákon vstoupil 1. července 2011 v platnost, provedl Travelex příslušné kroky pro jeho implementaci a zajištění jeho dodržování všemi zaměstnanci. (Ethical Conduct Policy) tyto zásady se spoléhají na střízlivé uvažování a zdravý úsudek kolegů ze společnosti Travelex. Chceme, aby všichni kolegové cítili podporu a věděli, kam se obrátit pro radu, kde získat informace a jak vyjádřit obavy týkající se etického chování. V této oblasti vám více informací obecně poskytnou vaši přímí nadřízení nebo pracovníci oddělení Compliance. Zásady pro oznamování nesprávného jednání (Whistleblowing Policy) tyto zásady obsahují mechanismy pro hlášení a reporting závažnějších záležitostí, které vyžadují postoupení na vyšší úroveň nebo které je lepší řešit mimo přímé nadřízené, včetně doporučeného postupu a kontaktních informací. Všechna volání na linky společnosti Travelex pro oznamování nesprávného jednání jsou předávána řediteli oddělení Compliance (Head of Compliance) a oznámené skutečnosti se řeší důvěrně. Je velmi důležité, aby všichni kolegové ve společnosti Travelex tyto Zásady znali a postupovali správným způsobem, pokud mají pocit, že je nějakou záležitost nutno postoupit na vyšší úroveň. Máte-li jakékoli dotazy, obraťte se prosím na svého přímého nadřízeného, pracovníky oddělení Compliance, personální oddělení nebo kteréhokoli člena výkonného výboru. S pozdravem, Peter Jackson CEO 2

4 Vztahy se zákazníky Naším cílem je poskytovat zákazníkům vynikající služby. Základem veškeré naší činnosti jsou poctivost, důvěra a otevřenost. Soustředíme se na to, abychom nabízeli ta nejlepší řešení k uspokojení potřeb našich zákazníků v oblasti cizích měn a mezinárodních plateb. Chráníme důvěrnost informací o zákaznících. Vztahy s kolegy Svým lidem věříme. Ve společnosti Travelex: jednáme s kolegy čestně a uctivě, snažíme se zajistit bezpečné a zdravé pracovní prostředí, ceníme si všech kultur, přijímáme, rozvíjíme a odměňujeme kolegy podle zásluh, chráníme důvěrnost osobních informací kolegů, nesouhlasíme s diskriminací na základě etnického původu, pohlaví / sexuální orientace, národnosti, náboženství, rodinného stavu, věku, zdravotního postižení nebo politického přesvědčení a aktivně proti ní bojujeme, nesouhlasíme s nevhodným chováním, včetně sexuálního, rasového, náboženského nebo jiného obtěžování, šikany nebo zastrašování, a aktivně proti němu bojujeme, zaručujeme náležité projednání a spravedlivé zacházení s kolegy v případě stížností a disciplinárních záležitostí. Vztahy s dodavateli Při nákupu zboží a služeb od dodavatelů a prodejců dodržuje společnost Travelex a její kolegové následující zásady: střetům zájmů je třeba se vyhnout nebo je zveřejnit, dodržujeme požadavky všech předpisů a zákonů a ve vztazích s dodavateli si počínáme čestně, poctivě a zdvořile. Dodavatele a prodejce vybíráme a znovu ustanovujeme na základě jejich činnosti a v souladu s nákupními zásadami a postupy společnosti Travelex. Vztahy s veřejností Veškerá reklama a komunikace s veřejností musí být upřímná, přesná a dobře srozumitelná. Finanční informace se připravují v souladu s požadavky příslušných zákonů a předpisů. Konzumace alkoholu a užívání drog Kolegové nesmějí užívat, držet, prodávat nebo distribuovat nezákonné drogy či kontrolované látky, být pod jejich vlivem nebo být pod vlivem alkoholu, když pracují pro společnost Travelex nebo jsou přítomni v jejích prostorách. Svým lidem věříme. Ve společnosti Travelex jednáme s kolegy čestně a uctivě 3

5 Střety zájmů Každý kolega se musí snažit vyvarovat se potenciálním střetům zájmů nebo tyto střety řídit čestným a objektivním způsobem. Střety mohou vzniknout mezi: osobními zájmy kolegy a společnosti Travelex nebo jejími zákazníky či dodavateli, dvěma zákazníky. Vrcholové vedení společnosti Travelex zavedlo ve firmě kulturu, jež podporuje vždy čestné zacházení se zákazníky. To znamená, že společnost Travelex bude: nabízet a prodávat produkty, které byly vytvořeny k uspokojení zákaznických potřeb a jsou tak zaměřeny, poskytovat zákazníkům jasné informace a vhodným způsobem je informovat před prodejem, v jeho průběhu i po jeho dokončení, poskytovat produkty a služby na takové úrovni, jakou mohou zákazníci dle našich předchozích sdělení očekávat, a nevytvářet po prodeji nesmyslné překážky, když budou zákazníci chtít změnit produkt nebo poskytovatele, vznést nějaký nárok nebo stížnost. Jakýkoli osobní finanční zájem (např. další zaměstnání, poradenství, členství v představenstvu, držba významného podílu akcií nebo jiné finanční uspořádání) mezi kolegou a jakoukoli osobou, se kterou Travelex obchoduje, musí být zveřejněn a musí ho písemně schválit personální oddělení a nadřízený dotyčného kolegy. Veškeré investiční transakce, které provedou kolegové ve společnosti Travelex, musí splňovat příslušná pravidla týkající se obchodování na základě neveřejných informací a zneužívání trhu. Vrcholové vedení společnosti Travelex zavedlo ve firmě kulturu, jež podporuje vždy čestné zacházení se zákazníky Každý kolega se musí snažit vyvarovat se potenciálním střetům zájmů nebo tyto střety řídit čestným a objektivním způsobem 4

6 Jak soutěžíme Travelex intenzivně podporuje zásady volné hospodářské soutěže. Žádný kolega nesmí spolupracovat s konkurenty nebo jakoukoli jinou stranou proti zájmům zákazníků. K zakázaným postupům patří: uzavírání dohod nebo zavádění postupů, jejichž cílem je potlačovat, omezovat nebo narušovat hospodářskou soutěž (například stanovování cen a omezení potlačující konkurenci), domlouvání nebo projednávání tvorby cen nebo jiných konkurenční informací s konkurenty, umělé omezování nabídky zboží nebo služeb, podávání falešných cenových nebo soutěžních nabídek. Chování potlačující konkurenci může nejen způsobit potenciální odpovědnost společnosti Travelex, ale v mnoha jurisdikcích na celém světě, včetně Velké Británie, může znamenat trestní postihy pro osoby, které se účastní chování, jako je stanovování cen nebo ovlivňování nabídek. Uplácení a korupce Kolegové a zástupci společnosti Travelex nesmějí nabízet ani přijímat úplatky. Úplatek je jakákoli forma peněžní nebo nepeněžní výhody či podnětu, jejímž cílem (nebo pravděpodobným důsledkem) je chování příjemce, které je nečestné, nezákonné, neetické nebo představuje porušení povinností zmocněnce či jiných povinností (například povinnosti jednat v dobré víře nebo jednat nestranně). Například: nabízení hotovostních plateb nebo nepřiměřených darů či pohoštění zákazníkům nebo potenciálním zákazníkům, nabízení hotovostních plateb nebo nepřiměřených darů či pohoštění vládním subjektům nebo vládním činitelům, přijímání plateb nebo nepřiměřených darů či pohoštění od stávajících nebo potenciálních zákazníků, dodavatelů nebo prodejců. Travelex intenzivně podporuje zásady volné hospodářské soutěže Žádný kolega nesmí spolupracovat s konkurenty nebo jakoukoli jinou stranou proti zájmům zákazníků 5

7 Protikorupční zákony některých zemí sice povolují takzvané usnadňující platby, ale podle zákonů Velké Británie a mnoha dalších zemí jsou tyto platby nezákonné. Neexistuje žádné pevné pravidlo, které by určovalo, co je usnadňující platba, ale obecně se tak označují drobné platby níže postaveným státním nebo veřejným úředníkům za urychlení vykonání běžného úředního úkonu, na který má žadatel nárok (např. orazítkování víz). Určující charakteristikou usnadňující platby je to, že není poskytována za účelem ovlivnění toho, jak daný úředník uplatní svou pravomoc. Zásady společnosti Travelex zakazují poskytování jakýchkoli usnadňujících plateb, pokud je písemně neschválí ředitel oddělení Compliance (Head of Compliance). Bez takového písemného oprávnění nesmí společnost Travelex usnadňující platby poskytovat, i když se to dle místních zvyklostí očekává. Tento postup vyžadují zákony ve Velké Británii. Kolegové a zástupci společnosti Travelex nesmějí nabízet ani přijímat úplatky Dary a pohoštění Je přijatelné nabídnout stávajícímu nebo potenciálnímu zákazníkovi či obchodnímu partnerovi dar nebo pohoštění přiměřené hodnoty jako zdvořilost, projev úcty nebo vyjádření vděčnosti. Nabízení nevhodných (tj. nepřiměřených nebo nepříjemných) darů nebo pohoštění ovšem přijatelné není a může být i v rozporu se zákonem. Dříve, než nabídnete jakýkoli dar nebo pohoštění vládnímu činiteli, činiteli státem vlastněného subjektu, politikovi nebo politické straně, musíte se vždy poradit s ředitelem oddělení Compliance (Head of Compliance) ve vaší zemi nebo regionu. V mnoha zemích je nabízení jakýchkoli darů nebo pohoštění těmto osobám v rozporu se zákonem. Poskytnuté i přijaté dary nebo obchodní pohoštění musí být přiměřené a vhodné. Dary nebo pojištění nelze nikomu poskytovat ani od nikoho přijímat, pokud: by mohly být považovány za nepřiměřené, by mohly vyvolat střet zájmů, by mohly být považovány za ovlivňování nebo spočívají v penězích nebo peněžních ekvivalentech. 6

8 Pokud si nejste jisti, co by mohlo představovat nepřiměřené pohoštění, obraťte se na oddělení Compliance. Jednorázový nepeněžitý dar v hodnotě do 50 GBP nebo 75 USD by obvykle nebyl v UK považován za nepřiměřený. Na základě principu spravedlnosti může oddělení Compliance nastavit nižší limit v souladu s regionálními standardy. Požadovat dary není nikdy vhodné. Všechny přijaté nebo poskytnuté dary v hodnotě přesahující limit stanovený ředitelem oddělení Compliance (Head of Compliance) pro každý region, by měli kolegové ze společnosti Travelex oznámit svému přímému nadřízenému a oddělení Compliance by mělo o těchto darech vést záznamy. Poskytnuté i přijaté dary nebo obchodní pohoštění musí být přiměřené a vhodné Úhrada výdajů zákazníků Společnost Travelex může uhradit přiměřené náklady na cestování a ubytování stávajících a potenciálních zákazníků za předpokladu, že budou splněny všechny následující požadavky: uhrazením těchto nákladů nedochází k porušení místních zákonů nebo zákazníkových zásad, náklady na cestování a ubytování přímo souvisejí s propagací, předváděním nebo vysvětlováním produktů nebo služeb společnosti Travelex nebo se smlouvou, která byla uzavřena mezi danou osobu a společností Travelex, výdaje jsou přiměřené a náležité a dodrží se příslušné postupy interního schvalování. Dříve, než nabídnete, že uhradíte výdaje za jakéhokoli vládního činitele, činitele státem vlastněného subjektu, politika nebo politickou stranu, musíte se vždy poradit s ředitelem oddělení Compliance (Head of Compliance) ve vaší zemi nebo regionu. V mnoha zemích je nabízení úhrady výdajů těmto osobám v rozporu se zákonem. Travelex can meet the reasonable travel and living expenses of current and potential customers 7

9 Vztahy se zprostředkovateli a podniky Joint Venture Před ustanovením zprostředkovatele, zástupce, partnera Joint Venture nebo jiného podobného uspořádání je nutno tuto třetí osobu náležitě prověřit a podrobit šetření, aby se zajistilo, že (a) dodržuje stejné etické standardy jako společnost Travelex a (b) bude možno provést úspěšné zhodnocení způsobilosti a pověsti dotyčné třetí strany ohledně obchodních postupů. Jakékoli takové uspořádání musí mít písemnou podobu a musí obsahovat ustanovení o vhodných etických obchodních postupech, včetně případného závazku třetí strany dodržovat při plnění smlouvy etické obchodní postupy společnosti Travelex. Tato uspořádání mají často dlouhodobou povahu a představují pro Travelex významnou investici. Pokud by se některá třetí strana chovala nevhodným způsobem, mohlo by to pro Travelex znamenat potenciální odpovědnost dle protikorupčních zákonů a vést k ukončení takového uspořádání, včetně případných obchodních následků a poškození dobré pověsti. Oznamování nesprávného jednání Od všech kolegů a zástupců se očekává, že oznámí veškeré své případné obavy týkající se možných nezákonných činností nebo nesprávného jednání, se kterými se v pracovním prostředí setkají. Je to pro vaši ochranu i pro ochranu vašich kolegů a společnosti Travelex. Společnost Travelex se důsledně snaží zajistit, aby kolegové a zástupci mohli upřímně informovat o všech skutečnostech, aniž by měli strach z odvety nebo se obávali, že věc nebude brána vážně, a to aniž by byli vystaveni jakémukoli obtěžování nebo špatnému zacházení. Podrobné informace o správných postupech jsou uvedeny v Zásadách společnosti Travelex pro oznamování nesprávného jednání (Whistleblowing Policy). Na konci této brožury je uvedeno kontaktní číslo bezplatné linky pro oznamování nesprávného jednání pro každou z našich zemí. Od všech kolegů a zástupců se očekává, že oznámí veškeré své případné obavy týkající se možných nezákonných činností nebo nesprávného jednání, se kterými se v pracovním prostředí setkají 8

10 Používání majetku společnosti Všichni kolegové musí chránit a využívat majetek společnosti Travelex a našich zákazníků náležitým způsobem. Tento majetek zahrnuje (například) fyzický a duševní majetek, systémy, peněžní prostředky, informace a údaje o zákaznících. Odcizování majetku a zneužívání systémů a informací (např. rozesílání nevhodných ových zpráv nebo navštěvování pohoršlivých webových stránek) je zakázáno. Takové chování může vést k disciplinárním opatřením a může být rovněž nezákonné. Důvěrné informace S informacemi o našich zákaznících, dodavatelích, prodejcích, partnerech, kolezích a o společnosti Travelex (např. o transakcích, finančních údajích, systémech, datech, veškeré korespondenci, vztazích s regulačními a vládními orgány) je nutno zacházet přísně důvěrně. Všichni kolegové a dodavatelé by měli učinit příslušné kroky k ochraně těchto dat v souladu s našimi Zásadami ochrany dat (Data Protection Policy) a příslušným školením. Jakoukoli ztrátu nebo potenciální ztrátu důvěrných informací je nutno neprodleně po zjištění nahlásit přímému nadřízenému a oddělení Compliance. Nenahlášení ztráty dat bez zbytečného prodlení představuje závažný disciplinární prohřešek. Záznamy o všech takto nahlášených případech vede oddělení Compliance. Nenahlášení ztráty dat bez zbytečného prodlení představuje závažný disciplinární prohřešek Všichni kolegové musí chránit a využívat majetek společnosti Travelex a našich zákazníků náležitým způsobem 9

11 Účast v politice a politické příspěvky Společnost Travelex je politicky neutrální. Sledujeme vývoj legislativy a budeme vždy jednat tak, abychom chránili své zájmy a zájmy svých zákazníků. Každý kolega, který zastává nebo chce zastávat nějaké oficiální postavení v některé politické straně (např. člen místního zastupitelstva, činitel místní politické strany), by měl předem informovat oddělení Compliance a nahlásit takové postavení jako potenciální střet zájmů. Jakoukoli ztrátu nebo potenciální ztrátu důvěrných informací je nutno neprodleně po zjištění nahlásit přímému nadřízenému a oddělení Compliance 10

12 Bezplatné telefonní linky pro oznamování nesprávného jednání: Stát Místní telefonní číslo Austrálie Bahrajn Belgie Brazílie Kanada Čína (jih) Čína (sever) Česká republika Francie Německo Hongkong Indie Itálie Japonsko Macao Malajsie Malta Nizozemsko Nový Zéland Nigérie Pouze * Omán Pouze * Katar Pouze * Singapur Jihoafrická republika Švýcarsko Spojené arabské emiráty Velká Británie USA * K důvěrnému vyjadřování obav lze využít i následující ovou adresu: whistleblowing@travelex.com Všechna volání na linky pro oznamování nesprávného jednání společnosti Travelex jsou předávána řediteli oddělení Compliance (Head of Compliance) a oznámené skutečnosti se řeší důvěrně.