E-PROCUREMENT NÁSTROJ PRO ZVÝŠENÍ ZISKOVOSTI PODNIKU

Transkript

1 E-PROCUREMENT NÁSTROJ PRO ZVÝŠENÍ ZISKOVOSTI PODNIKU Ing. Vladislav Vybíral 1 A BSTRAKT Jednou z funkčních oblastí, která významně ovlivňuje finanční zdraví firmy a její konkurenční postavení a vyžaduje kvalifikované rozhodování, jsou zásoby. Jejich skladba, optimalizace a řízení vyžaduje značnou pozornost a úsilí každého managementu. Cílem předloženého referátu je nastínit některé ekonomické aspekty e-zásobování a možné trendy dalšího vývoje. Ú VOD Od tradičního (tj. ručně prováděného zásobování) se postupně přechází k zásobování podporovanému ICT (Information and Communication Technologies). Z pohledu ekonomického přispívá e-zásobování ke snížení nákladů, efektivnějšímu řízení finančních toků, optimalizaci výrobních dávek a efektivní alokaci výrobních i nevýrobních prostředků, které společně přispívají ke zvýšení celkové ziskovosti firmy. V současné době dochází k rozvoji využití elektronického zásobování zejména díky internetovým aplikacím. Přičemž daný podnik si může zvolit, zda využije pouze jednu izolovanou aplikaci či více navzájem integrovaných aplikací. Dalším směrem rozvoje je zajišťování e-zásobováním nevýrobních prostředků pomocí procesně orientovaného konceptuálního modelu e-zásobování pro daný podnik. Postupná automatizace jednotlivých procesních struktur je spojena s vývojem technologií, respektive jejich konvergencí, tím míním konvergenci počítačových, telekomunikačních technologií a technologií obsahu, nebo-li technologií ukládání dat. Tato konvergence pak vytváří určitou technologickou infrastrukturu, která je nezbytná pro vznik elektronické ekonomiky. 1 Ústav informatiky, vybiral@fbm.vutbr.cz

2 Podle Prof. Jandoše (3), brání k dalšímu rozvoji využívání e-zásobování mimo jiné dvě okolnosti, a to ne dobře dostupný koherentní výklad základního řešení e-zásobování, kdy potencionální uživatelé jsou pak již od začátku odrazeni od konceptu do kterého nevidí a značná terminologická nejednotnost, která je dále znásobena nejednotným používáním odborné terminologie. Zásobování zahrnuje procesy využívané nakupující stranou (podnikatelským subjektem podnikem), které zajišťují nalezení, zakoupení a dodání produktu od dodavatele do místa jeho využití u kupujícího. Produkty a nabízené služby přitom můžeme dále klasifikovat dle jejich vztahu k produktu vyráběnému daným podnikem do dvou základních skupin, a to na : přímé prostředky (výrobní produkty/služby), tj. suroviny, komponenty pro výrobu, tj. takové prostředky, které se stávají součástí vyráběného produktu, případně prostředky které jsou daným podnikem dále prodávány nepřímé (nevýrobní) prostředky, které nejsou součástí finálního výrobku vytvořeného a prodávaného daným podnikem, významnou podmnožinou nepřímých prostředků jsou prostředky pro údržbu a provoz (MRO) H LAVNÍ PŘ ÍNOSY E- PROCUREMENTU E-procurement přináší celou řadu úspor, které primárně vyplývají z výrazného snížení transakčních nákladů, skladových zásob, odstranění náhodných nákupů a budování koherentního nákupního systému. Podle studie Aberdeen Group se ukazuje, že podniky, které již začaly používat e-procurement vykázaly : 73 % snížení nákladů souvisejících s nákupními procesy 51 % snížení nákladů při náhodných nákupech 5 10 % snížení cen placené za zboží a služby, které bylo většinou způsobeno důsledným dodržováním smluv % snížení objemu skladových zásob

3 Podle společnosti SAP dochází k úspoře procesní nákladů o % a úspory z cen provozních materiálů o 7 10 %. Za podstatné přínosy e-procurementu lze považovat zejména : zkrácení doby cyklu (celého vlastního procesu zásobování) snížení transakčních nákladů (na všechny aktivity celého procesu zásobování), včetně nákladů na schválení, zpracování/vyřízení objednávky apod. Tato skutečnost je významná zejména u nevýrobních vstupů, kde transakční náklady na nákupní transakci mohou v některých případech být i vyšší než cena zajišťovaného produktu či služby snížení frekvence chyb v objednávkách snížení objemu zásob snížení cen nakupovaných produktů a služeb redukce neautorizovaných nákupů zvýšení kontroly/řízení celého procesu zásobování v daném podniku provázání zásobování s navazujícími oblastmi podniku zajištěné typicky integrací aplikace e-zásobování s příslušnými moduly ERP a dalšími aplikacemi dosažení vyšší produktivity koncových uživatelů P ROCESNĚ ORIENTOVANÝ KONCEPTUÁLNÍ MODEL V následujícím textu se budu snažit deskriptivním způsobem nastínit hlavní pilíře procesně orientovaného konceptuálního modelu elektronického zásobování a jeho podpůrné moduly. Model je založen na sedmi procesních strukturách, které vytváří nosnou architekturu celého IT řešení. Jedná se o : zpracování a vyhodnocení požadavků dodavatele kontrola a vyhodnocení nabídky výběr dodavatele či obchodního partnera vytvoření rozhodnutí vystavení objednávky dodání zboží či služby dle specifikace předchozí objednávky platba dodavateli

4 V první fázi dochází k automatizovanému zpracování a vyhodnocení požadavků našeho dodavatele, tj. určení specifikace požadavku. Výstupem této fáze je specifikace požadavku na daný produkt. Tato specifikace zahrnuje vyjádření požadavků, které má objednatel na daný produkt. Jedná se především o funkční a detailní technickou specifikaci produktu, specifikaci kvality produktu, logistickou specifikaci (např. uvedení množství, doby dodání, platební podmínky, dodací parity apod.), maximální výši ceny a další doplňující specifikace dle odvětví a povahy transakce. V další fázi musí systém vyhodnotit danou nabídku a určit způsob řešení požadavku. Přičemž musí respektovat vstupní matici požadavků a specifikací, které jsou zároveň kriteriálními funkcemi systému. Popřípadě může systém doplnit k vstupní matici váhové koeficienty, které definují důležitost jednotlivých specifikací z hlediska objednatele. Dále dochází k výběru dodavatele či obchodního partnera. V prvním kroku systém identifikuje skupinu potenciálních dodavatelů (pro daný produkt či skupinu produktů). V dalších krocích dochází ke srovnávání potenciálních dodavatelů, k jednáním s vybranými potenciálními dodavateli a ke konečnému výběru potenciálního dodavatele. Významným hlediskem pro srovnávání potenciálních dodavatelů je cena produktu, služby spojené s daným produktem a poprodejní servis. K určení ceny se přitom využívají následující sub-procesy : e-katalogy (e-catalogs) e-výběrové řízení (e-tendering) e-aukce (a-auctions) e-agregace (e-aggregation) E-katalogy využívání elektronických katalogů produktů jednotlivých dodavatelů (implementovaných typicky na jejich webových stránkách případně na e-tržištích) v případě pevných cen produktů (fixed price model) ke zajištění parametrů produktů a zejména ke zajištění jejich cen.

5 E-výběrové řízení proces výběru dodavatele v případě dynamických cen. Kupující zveřejňuje své požadavky na zaslání nabídky na dodávku produktu ze strany dodavatele. Zainteresovaní prodávající pak postoupí do daného termínu své nabídky (v kupujícím předepsané struktuře a formě). Vzhledem ke skutečnosti, že nabídky jsou standardně strukturované a v elektronické formě, lze následně implementovat automatizovaný či semi-automatizovaný multikriteriální výběr dodavatele, který zohledňuje vstupní matici výběrových kritérií. Systém následně vybere nejvhodnějšího dodavatele, tj. takového dodavatele, který nejvíce splňuje zadané podmínky. E-aukce proces výběru dodavatele v případě dynamických cen s využitím internetové aukce. Z pohledu elektronického zásobování lze internetové aukce dělit dle 2 zásadních hledisek : 1) mechanizmus (algoritmus) určení ceny : přímá aukce v průběhu aukce se cena zvyšuje reverzní aukce v průběhu aukce se cena snižuje 2) doba po kterou aukce probíhá : normální aukce probíhá po dobu několik dnů případně týdnů aukce v reálném čase probíhá typicky po dobu několik málo hodin E-agregace proces využívající ICT, zejména Internet, spočívající ve slučování (agregaci) dílčích požadavků (od různých kupujících) ve sloučený požadavek, který je pak zpřístupněn potenciálním prodávajícím. Jelikož sloučený požadavek je na větší objem, lze takto typicky dosáhnout nižší nákupní ceny než při jednotlivých dílčích požadavcích. Vystavení rozhodnutí o uzavření kontraktu je výstupní funkcí systému, kdy systém navrhne uzavřít daný kontrakt nebo jej zamítne. Tato fáze představuje ukončení procesu taktického e-procurementu. Na základě uzavřeného kontraktu pak dochází k realizaci dílčích dodávek, transakcí (mezi oběma smluvními stranami).

6 V rámci procesu operativního zásobování pak následně dochází k vystavení nákupní objednávky (e-ordering). Tuto fázi lze rozdělit do dvou dílčích kroků (sub-procesů) : vytvoření okamžitého požadavku na produkt schválení požadavku na vytvoření objednávky a její zaslání ( , EDI, zprávy XML apod.) Poslední procesní strukturu celého systému tvoří příjem dodávky (dle předchozích požadavků) a platba celé transakce. Tuto fázi lze rozdělit do následujících sub-procesů : monitorování stavu dodávky kupujícím, přijetí dodávky a faktury od dodavatele (v případě že je faktura vybrána jako platební nástroj) a úhrada transakce (e-payment), která je provedena na základě příkazu k úhradě, platba elektronickou cestou, typicky prostřednictvím banky. Využívají se prostředky EDI, elektronické bankovnictví. Z ÁVĚ R Ukazuje se, že e-procurement je velmi perspektivní oblastí řízení zásob, která využívá ICT a přináší reálné úspory a přínosy pro celou firmu. Jeho nasazení umožňuje zlepšit vnitřní procesy v organizaci, podporuje stále se měnící obchodní požadavky, umožňuje diverzifikovat provozní i strategické nákupy, zjednodušuje proces pořizování jednotlivých produktů a služeb, umožňuje vést kvalifikované jednání s dodavateli a důsledně řídit proces schvalování. To se nakonec odrazí ve snížených nákladech organizace, která efektivně využívá e-procurement systém. L ITERATURA (1) ANTLOVÁ, K. Hodnocení elektronického obchodu metodou Balanced Scorecard. disertační práce, SF TU Liberec (2) DVOŘÁK, J. KŘÍŽ, J. Možnosti elektronického obchodu pro rozvoj podnikání. Management, economics and business development in the new european conditions, konference FP VUT, Brno ISBN

7 (3) JANDOŠ, J. E-zásobování. Liberecké ekonomické fórum, konference HF TUL, Liberec 2005, ISBN (4) PLANT, R. ecommerce : Formulation of Strategy. Prentice Hall PTR, s. ISBN (5) SCULLEY, A. B2B Internetová tržiště. 1. vyd. Praha : Grada Publishing, s. ISBN (6) VYBÍRAL, V. Formulace e-business ve firmě, Management, economics and business development in the new european conditions, konference FP VUT, Brno 2005, ISBN (7) VYKYPĚL, O. Strategické řízení teorie pro praxi. 1. vyd. Praha : C.H. BECK, ISBN X. R ECENZE ŠKOLITELE Článek popisuje některé vybrané a podstatné složky moderních elektronických obchodů. Správně zde autor popisuje výhody a nevýhody vybraných elementů e- obchodu a velmi dobře sumarizuje podstatné vlivy e-procurementu na vlastní řízení zásob. Pozitivním je řešení vybrané úlohy na dynamickém modelu s uvažováním popisovaných fází. Článek doporučuji k publikování. Prof. Ing. Jiří Dvořák, DrSc.