Informační strategie

Transkript

1 Infrmační strategie Infrmatin Strategy Ing. Bc. Marek Čandík, PhD. Abstrakt Článek prezentuje prblematiku infrmační strategie ve firmách a věnuje se prcesu tvrby infrmační strategie, věnuje se také její efektivitě. Článek prvnává prblematiku infrmační strategie a strategie prstředků ICT. Klíčvá slva: infrmační strategie, strategie ICT. Abstract The paper presents the infrmatin strategy in cmpanies and devtes itself t the prcess f infrmatin strategy creatin, and als its effectiveness. The article cmpares the issues f infrmatin strategy and ICT strategy. Keywrds: infrmatin strategy, strategy f ICT. Úvd V řízení eknmických subjektů (firem, pdniků, rganizací) se stále více dstává d ppředí důležitst infrmací. Infrmace jsu ptřební jak pr zajištění knkurenceschpnsti, tak i pr zajištění vnitrpdnikvých prcesů. Již přestává platit, že nejsilnější je splečnst (pdnik), která vyrábí nejvíc a nejlevněji, ale nejsilnější se stává ta splečnst (pdnik), která nejvíce ví. Vzhledem k rstucím btížím v rzhdvacích prcesech rstu i pžadavky na řízení a správu infrmací. Obsahem infrmační strategie se stávají nejenm infrmace, resp. data, ale také funkce a prcesy, infrmační systémy (tzv. sftware, hardware) a celkvá infrmační architektura (pdniku). 1

2 Při skladbě bsahvéh vymezení infrmační strategie je také třeba brát v ptaz legislativní, eknmická a finanční hlediska, zejména zákny, nrmy a příslušné směrnice, a v nepslední řadě finanční náklady na tvrbu a prvz infrmačních systémů. Jednu z pdmínek eknmickéh úspěchu je neustálá schpnst reagvat na vývj trhu, předpkladem k těmt neustálým reakcím na změnu je funkční infrmační strategie. Infrmace sehrávaly důležitu rli v pdniku bezespru již dříve, ale v sučasnsti mhu vhdné infrmace v kmbinaci se zlepšenými pdnikvými prcesy a vhdnu pdnikvu kulturu, ve které se dráží zejména týmvst a praktivnst pracvníků, významně šetřit čas i peníze. Aby byl získávání a zpracvání infrmací efektivní, nemůže být náhdné. Infrmační strategie rganizace prt určuje základní směry budvání tku infrmací tak, aby zpracvané infrmace služily řídicím pracvníkům k efektivnímu a úspěšnému rzhdvání a alespň částečnému snižvání rizika nejistty. Realizace infrmační strategie se stává důležitým faktrem fungvání eknmických subjektů na trhu. Infrmační strategie pdniku Infrmační strategie integruje pdnikatelsku/firemní strategii, infrmační management, technické a prgramvé prstředky a datvu/infrmační základnu (infrmační systémy a infrmační technlgie) d jednh celku, který lze znázrnit pdle následujícíh br. 1. Pdnikatelská/firemní strategie PROČ? Infrmační systém CO? Infrmační strategie pdniku Infrmační management KDO? KDE? KDY? ZA KOLIK? Infrmační technlgie JAK? Obr. 1. Cyklus infrmační strategie pdniku [zdrj: Mlnár, 2007] 2

3 Infrmační strategie a strategie ICT V praxi je mžní rzlišit dvě velmi příbuzné strategie - Infrmační strategii (IST) a strategii infrmačních a kmunikačních technlgií (strategie ICT). Infrmační strategie by měla být nadřazena ICT strategii, prtže ne všechny infrmace v rganizaci jsu závislé na datech v infrmačním systému - její význam je prt širší. Infrmační strategie je zaměřena více na bsah (c?). Tt pjetí krespnduje s phledem na infrmace z hlediska infrmačníh managementu a akcentuje blast řízení a zpracvání infrmací tak, aby daný subjekt (pdnik, firma, rganizace) bstál v knkurenčním prstředí. Obsahuje také blast získávání a vyhledávání infrmací. ICT strategie je zaměřena více na technlgie (jak?, s čím?). Tt pjetí krespnduje s phledem na infrmace z technick - prvzníh hlediska a akcentuje efektivitu práce s infrmacemi a ptimalizaci využití prstředků a technlgií ICT ve svých činnstech. Sučástí tét strategie je také architektura infrmačních systémů (tzn. sftwaru a hardwaru), tedy určení vazeb v centrálním systému. Jak infrmační strategie, tak i strategie ICT, se vzájemně prlínají a dplňují a pdílí se na vytváření přidané hdnty prduktů a služeb vytvářených daným subjektem (pdnikem, rganizací). Tvrba infrmační strategie Tvrba infrmační strategie je kntinuální prces, který musí budvat a neustále udržvat integritu IT na něklika úrvních: Integrace vizí IT ve vrchlvém managementu Integrace pdniku s klím Integrace interních pdnikvých prcesů Technlgická integrace (HW, SW, data) Metdická integrace 3

4 Tvrba infrmační strategie bvykle prbíhá v něklika etapách: Plánvání infrmační strategie s důrazem na upřesnění bsahu a hlubky řešení, návrh rganizace řešení a stanvení harmngramu, v jakém bude infrmační strategie tvřena. Zhledňuje se přitm velikst pdniku, důvdu tvrby IST a slžení a zkušenstech řešitelskéh týmu. Převzetí závěrů glbální strategie a jejich verifikace s důrazem na výběr relevantních faktrů glbálních strategických analýz, případně cílů definvaných glbální strategií, které je nutné či vhdné pdpřit infrmační službu, neb mhu mít vliv na prvz IS/ICT. Frmulace vize a cílů infrmačních systémů a infrmačních technlgií s cílem získat infrmace klí firmy z phledu infrmačních technlgií, sučasném stavu prvzvaných IS/ICT ve firmě a pžadavcích kladených na IS/ICT a na základě získaných infrmací stanvit vizi a cíle rzvje IS/ICT. Frmulvané cíle infrmačníh strategie by měly být dsuhlaseny vrchlvým vedením. Etapa by měla pzůstávat z těcht krků: Analýza a hdncení trendů IS/ICT Analýza a hdncení dsavadníh IS/ICT (multidimenzinální přístup) Shrnutí pžadavků na IS/ICT Frmulace vize a cílů IS/ICT Odsuhlasení etapy Reengineering firemních/pdnikvých prcesů - tat etapa je věnvána integraci IS/ICT s firemními/pdnikvými prcesy, především jde prvěření IS/ICT pdpry pdnikvých prcesů. V tét etapě by měly být ppsané pdnikvé prcesy včetně pdpry jim pskytvané infrmačními systémy. Vybrané prcesy, které nejsu pdpřeny vhdnu funkcí infrmačníh systému, jsu určeny pr reengineering. Důraz je přitm kladen na kmplexnst prcesu. Následuje ppis nvých prcesů a vyhdncení předlžených návrhů na změnu s cílem zvýšit jejich efektivitu. Dále upřesníme pžadavky na buducí stav IS/ICT, které bude nvý prces vyžadvat. V závěrečné fázi etapy přichází analýza dstupnéh aplikačníh sftwaru, který by mhl pskytnut pdpru pdnikvým prcesům. Etapa má zahrnvat tyt krky Vytvření mdelu pdniku a hrubý reengineering pdnikvých prcesů Upřesnění pžadavků na IS/ICT Analýza aplikačníh SW dstupnéh na trhu 4

5 Reengineering infrmačních systémů a infrmačních technlgií je závěrečnu etapu, ve které se řeší návrh cílvéh stavu IS/ICT a nabízí cesty přechdu ze sučasnéh stavu d stavu cílvéh. Návrhy cílvéh stavu vycházejí z infrmací, které byly nashrmážděny v předchzích etapách. Vytvřením infrmační strategie vzniká dkument, ve kterém infrmační strategie ppsána. Infrmační strategie jak dkument by měl mít jasně definvanu strukturu. Z důvdu přehlednsti se dpručuje, aby strukturu infrmační strategie byla rzdělena na tři základní části: Shrnutí Hlavní část bsahující strategii infrmačních prcesů strategii infrmačních systémů (IS) strategii prstředků ICT Přílhy Vytvřit infrmační strategii je prces značně bsáhlý, časvě nárčný, bvykle realizvaný v týmu. A právě slžení týmu pměrné zastupení dbrníků předurčuje způsby tvrby infrmační strategie. Rzlišuje se tvrba infrmační strategie rientvaná na cíle v případě, že v týmu je zastupení managementu firmy a menší pčet specialistů na prblematiku ICT. Takt slžený tým s velku pravděpdbnstí bude vymezvat strategické cíle v dané blasti tak, že stanví becnější rámec pr jedntlivé prvky infrmační strategie, a t prt, že bez účasti specialistů nemůžu detailně specifikvat stanvené pstupy a činnsti. cíle a řešení - v případě, že v týmu je zastupení managementu firmy a vyšší pčet specialistů na prblematiku ICT. Takt slžený tým s velku pravděpdbnstí bude vymezvat strategické cíle a pdrbnější, bsáhlejší strategické plány a stanví detailnější rámec pr jedntlivé prvky infrmační strategie. Tvrba tét strategie bude i z časvéh hlediska nárčnější. 5

6 Celkvá efektivnst infrmační strategie a infrmačních systémů (IS/ICT) je zalžena na účinnsti a účelnsti. Účinnstí se myslí becně pměr mezi přínsem nějaké činnsti a náklady na ni vynalženými, účelnst představuje vztah mezi stanveným cílem a dpadem, neb následkem. Efektivnst je účinnst hdncená z hlediska užitečnéh výsledku tét činnst. Zatímc vynalžené výdaje d prstředků ICT lze jednznačně určit, přínsy z nich nemusí být na první phled viditelné a prt věřit efektivnst infrmační strategie a infrmačních systémů je nárčné, a bez definice čekávanéh užitku, který má infrmační strategie přinést, téměř nemžné. Očekávaným užitkem může být uspkjení různých ptřeb neb eknmický příns firmy. Očekávaný užitek většinu definují vlastníci firmy, ale d infrmační strategie čekávají přínsy i manažeři a zaměstnanci firmy. Obecně dchází k následujícím čekáváním pdle skupin zainteresvaných sb na infrmační strategii a infrmačních systémech: majitelé, kterým by měl IS/ICT přinášet trvalé zhdncení jejich majetku vlženéh d pdniku manažeři, kterým by měl IS/ICT dávat mžnsti úspěšně řídit pdnik tak, aby byl dsahván žáducích výsledků s minimem ptřeby zdrjů jim svěřených d správy zaměstnanci, kterým by měl IS/ICT nabídnut lepší pracvní prstředí, vyšší splečenský status a větší pcit sunáležitsti s pdnikem v knečném důsledku pak zákazník, který by tt všechn měl pcítit tím, že bude dstávat prdukt či službu s vyšší přidanu hdntu za přijatelnu cenu Paradxem v tét blasti je, že pměř výdajů a přínsů na infrmační strategie a infrmační systémy je nevyrvnaný (výdaje na IS/IT jsu ve většině případů větší než jejich přínsy) - v dbrné literatuře už tent trend dstal své pjmenvání, tzv. paradx prduktivity infrmačních technlgií (pd pjmem "prduktivita se chápe mnžství prdukce vyrbené za určitu dbu", ke vstupům, např. jedntce práce). Paradx prduktivity se prjevuje jak neefektivita prcesů implementace infrmačních strategií a nemžnst nahradit staré IS/IT nvými. Paradx prduktivity se čast důvdňuje pužitím nesprávných, resp. nevhdných měření závislsti na vstupech, resp. výstupech a velkým časvým dstupem mezi vstupem (investicí d IS/ICT) a výstupem (přínsy). 6

7 Strategie ICT Mezi hlavní pririty rzvje prstředků ICT ve firmách je růst knkurenceschpnsti (jak lidí, tak i firem). Z hlediska svéh bsahu by měla být strategie ICT zaměřena na blasti: Funkční architekturu - úklem je ppis struktury funkcí IS. Vychází z glbální architektury a rzkládá ji d menších skupin. Jedná se v pdstatě verbální ppis činnstí, které musí daná aplikace pkrýt (resp. transakcí, které mají uživatelé k dispzici). Především jde dkumentaci funkcinality systému, dkumentaci využívání jedntlivých funkcí uživateli, neuvádí se zde, jakým způsbem budu jedntlivé transakce prváděny. Nejmenší funkcí ještě viditelnu je perace. Integruje takvé atributy prvzu IS, jak např. pkrytí pžadavků na funkčnst, snadnst vládání, rychlst (dba dezvy, dávkvé zpracvání), dstupnst (výluky z prvzu), pčet uživatelů jedntlivých systémů, kvalita a rzsah dkumentace, nárky na bsluhu a údržbu. prcesní architekturu systémů - Je návrhem buducíh stavu prcesů v pdniku. Cílem je rychlá reakce na určitu mimřádnu externí událst. Výchdiskem je určení klíčvých událstí reprezentujících vazby pdniku s klím. Nástrjem vhdným pr zachycení vazeb klíčvých externích událstí je kntextvý diagram. Na kntextvý diagram navazuje hrubé schéma prcesů a jejich vazeb, které se v dalších fázích stává detailnější až d úrvně, v níž jsu v prcesech využity elementární funkce z funkční architektury. Sftwarvu architekturu která určuje, z jakých sftwarvých kmpnent bude IS pstaven. Z hlediska efektivnsti práce IS je tat architektura jednu z nejvýznamnějších dílčích architektur. Sftwarvý systém je definván mnžinu prgramvých jedntek (mdulů) a vazbami mezi nimi. Každý mdul je ppsán: funkcemi, které zajišťuje, vstupními/výstupními a řídícími daty mdulu. Jak řídící data lze pvažvat různé předpisy daňvé, mzdvé, celní, kurzy atd., algritmem (my), které předepisují způsb transfrmace vstupních dat na 7

8 výstupní, vývjvým prstředím (prgramvací jazyk), prezentačním prstředím (perační systém, databázvý systém, vlastní prezentační systém). Při hdncení sftware si všímáme nejen nákladů na tvrbu, údržbu a prvz, které jsu dány především sptřebu práce analytiků a prgramátrů, ale suvisí i s úrvní vývjvéh prstředí, s mžnstí pakvatelnéh využití mdulů, přensitelnstí kmpnent d jiných vývjvých prstředí, úrvní dkumentace a znalstmi vývjvých pracvníků, ale také nákladů na svjení, na zašklení a na uvedení d prvzu. Nejlepší nemusí být sftware, který vyžaduje nejmenší celkvé náklady. K základní typům sftwarvých architektur patří: lineární, hierarchická, vrstvená a síťvá. V lineární architektuře se cílvá funkce dsáhne sekvenčním uspřádáním elementárních funkcí. Výhdu je jednduchst, ale nevýhdu t, že změna v jedné vnitřní funkci může vyvlat nutnst řady změn v navazujících elementárních funkcích. Pkud se některá funkce puze zruší, pak se musí alespň její vstupní data převést na tvar výstupních, resp. přizpůsbit výstupní data předchzí funkce vstupním datům následující funkce. V hierarchické architektuře je každá elementární funkce využita puze v jedné funkci vyšší úrvně, cž je nevýhdné. Ve vrstvené architektuře jsu funkce sftwarvéh systému uspřádány d něklika vrstev. Funkce vyšších vrstev mhu využívat puze funkcí nižších vrstev. V případě, že funkce jedné vrstvy mhu využívat puze funkce bezprstředně následující vrstvy, jedná se silně vrstvenu architekturu. V případě, že je mžné, aby funkce některé vrstvy využívat libvlné funkce z následujících vrstev, jedná se slabě vrstvenu architekturu. V síťvé architektuře může každá funkce využívat libvlnu jinu funkci. Je t nejpružnější architektura sftware, neplatí zde pravidla pdřízensti a nadřazensti. Je tevřená pr přidávání nvých funkcí. Je všem velmi nárčná. Vzájemná závislst funkcí může změnu některé funkce vyvlat naprst nečekávané důsledky. 8

9 Z praktickéh hlediska mezi nejdůležitější atributy tét architektury patří: seznam všech pužívaných aplikací identifikace ddavatelů / prducentů pčty licencí pr jedntlivé aplikace verze (číselné) verze z phledu instalace (samstatné aplikace, servervé aplikace) pužitá hardwarvá platfrma jedntlivých aplikací prpjení, rzhraní s jinými aplikacemi přístupnst aplikací, puze lkální neb i externí uživatelské hdncení Datvu architekturu která představuje návrh datvé základny IS. S hledem na jednduchst, tereticku prpracvanst a širké využití relačních databázvých systémů se nejčastěji tvří relační mdel databáze. (může všem bsahvat i části databáze s hierarchicku neb síťvu strukturu). Praktickým výstupem tét architektury jsu tyt atributy: užívané databázvé strje pčty a veliksti jedntlivých databází dkumentace datvých mdelů pčty uživatelů (celkvý a knkurenční připjení) analýza dat duplikvaná data, nepužívaná data (stará, neaktuální data) vzájemná synchrnizace, replikace ptimalizace uživatelský přístup Hardwarvu architekturu která určuje typy, pčty a vzájemné vazby HW kmpnent (serverů, sbních pčítačů, tiskáren a dalších přídavných zařízení. Minimální i dpručená knfigurace je vždy stanvena výrbcem. Definitivní knfiguraci pčítače je nejvíce vlivněna cenu a je bvykle stanvená tak, aby byly splněny dpručené ptimální pžadavky všech aplikací. 9

10 Typickým výstupem tét architektury je: seznam hardwarvých platfrem dkumentace a evidence jedntlivých stanic, serverů analýza výknnsti a kapacity pdpra a garance ddavatelů excesy d standardů (jediný pčítač Apple má ředitel) Technlgická architektura - řeší technlgicku infrastrukturu a ppisuje její kmpnenty a jejich vazby. Prpjuje hardware a sftware s datvu architekturu. Dále definuje způsb zpracvání jedntlivých aplikací a jejich uživatelská rzhraní. Tat architektura rzhduje technlgickém řešení aplikace, definuje způsb zpracvání jedntlivých aplikací (dávkvé, interaktivní, řízené událstmi, v reálném čase). Při dávkvém zpracvání se pžadavky i data se definují před spuštěním aplikace (např. v definičním subru). Čas spuštění aplikace není bvykle vázán na pdnikvé prcesy a není rzhdující ani délka zpracvání (dezvy) aplikace. Pužívá se u těch aplikací, které nevyžadují přímý kntakt s uživatelem a mají dluhu dezvu (např. výpčet mezd). Při interaktivním zpracvání je uživatel v přímém kntaktu s pčítačem a jeh pžadavky jsu zpracvávány kamžitě. Dnes je nejrzšířenější metdu zpracvání sciálně eknmických aplikací. Např. vystavení faktury, bjednávky, všechny pčítačvé hry běží v interaktivním režimu, psaní dpisů, prezentačních dkumentů, systémy pčítačvé pdpry prjektvání (CAD, CAM, CASE) atd. Aplikace řízené událstmi jsu spuštěny událstmi, které reálně nastávají. Mhu být datvé, časvé neb mimřádné. Aplikace řízené v reálném čase - většina sučasných aplikací vyžaduje pr svůj běh data, která jsu zpracvána, čištěna a ulžena tak, aby následná reakce, která p ní bezprstředně následuje, mhla prběhnut bez časvé prdlevy, (resp. aby nutná dba prdlevy se přiblížila k nulvým hdntám) a byl by mžné tak vyknávat reakce na vzniklé událsti v reálném čase. Právě pr tyt situace jsu k dispzici aplikace, které zpracvávají prudy dat v reálném čase. 10

11 Síťvu architekturu - která má na starst řízení kmunikace v systémech a jejich výměnu dat. Typickými prvky tét architektury jsu: tplgie prtkly zabezpečení, autentizace adresace, masky aktivní prvky a jejich nastavení prpustnst a rychlst Pdpru IT (např. pčet pracvníků, kvalifikace, certifikace, evidence pžadavků, dstupnst pdpry, pkrytí seznam aplikací a systémů vyžadujících externí pdpru, atd.) Eknmické aspekty (např. náklady na údržbu, náklady na pravidelnu bnvu, náklady na vývj, vyhdncení nákladů na externí pdpru, vyhdncení nákladů na prdlužené garance, interní ceny za pskytvání služeb (Service level agreements), atd.) Strategické řízení (např. standardy, nrmy, jedntná kncepce, plánvání) Celkvé hdncení v kmbinaci s výsledky SWOT analýzy (spkjenst s IT infrastrukturu z různých hledisek (uživatelské, eknmické), identifikace kritických míst vyžadující změnu, přidělení pririt k pžadavkům na změny, atd.). Závěr Někteří dbrníci dhadují, že rzhdvání uskutečňvaná na strategické úrvni řízení vlivňují úspěšnst pdnikání až z 80 prcent. Strategické řízení se rientuje na aktivity zaměřené na udržvání dluhdbéh suladu mezi psláním firmy, jejími dluhdbými cíli a dispnibilními zdrji a rvněž mezi firmu a prstředím, v němž firma existuje. Pr efektivní rzhdvání na strategické úrvni jsu zaptřebí infrmace. Udržvání aktuálnsti infrmací, jejich různých frem, je cílem infrmační strategie. Strategické cíle se zpravidla v průběhu času (vzhledem k měnícímu se pdnikatelskému prstředí) mění. Infrmační strategie by měla pružně reagvat na tyt změny, aby eknmické subjekty (firmy, pdniky, rganizace) byly knkurenceschpné. 11

12 Literatura Basl, Jsef. Rle infrmačních systémů škl v pdpře řízení. Praha: FF UK v Praze, Blacký, Jiří. Tvrba infrmační strategie ve firmě. Praha: BIVŠ, Caklvá, Tereza. Využití sftwarvé aplikace MyAVI TM pr zaměstnance pracující v terénu. Brn: ESF MU, Dvičinvá, Ivana. Infrmačná stratégia htelv. Banská Bystrica: EF UMB, Dvřákvá, Dminika. Kmparace eknmických systémů pr malý a střední pdnik. Zlín: FAI UTB, Frič, Alexander. Tvrba infrmační strategie. Praha: BIVŠ, Hammervá, Václava. Veřejně přístupné infrmační zdrje pr blast vjenství. Praha: FF UK, Heptnervá, Zuzana. Invace IS/ICT v pdniku. Praha: FIS VŠE, Hrubá, Iveta. Optimalizace využívání infrmačních technlgií ve vybraném pdniku. Brn: PEF MendelU, Jandrvá, Agáta. Infrmačná stratégia v veľkých pdnikch na Slvensku. Nitra: FEM SPU, Keřkvský, Milslav: Strategické řízení firemních infrmací. 2. vyd. Praha: C. H: BECK, 2006 Keřkvský Milslav, Drla Milš, Strategické řízení firemních infrmací. Vyd. 1. C.H. Beck, 2003 Klář, David. Infrmační strategie rganizace. České Budějvice: PrF JU, Krtus, Jakub. Analýza a výběr aplikační platfrmy pr pdpru řízení IT splečnsti. Praha: FP VŠE, 2016 Minstervá, Klára. Invace pdnikvéh infrmačníh systému. Brn: ESF MU, Mladěnka, Viktr. Vliv ICT na eknmiku a rle státu v infrmační splečnsti. Praha: FF UK, Mlnár, Zdeněk: Pdnikvé infrmační systémy. 1. vyd. Praha: ČVUT, 2004 Nvtný, Pavel. Tvrba infrmační strategie ve firmě. Praha: BIVŠ, Pspíšil, Lukáš. Tvrba infrmační strategie ve firmě. Praha: BIVŠ, 2010 Prcházka, Filip. Metdy výběru infrmačníh systému. Praha: FP VŠE, Steigervá, Sabina. Čtenářská gramtnst. Hradec Králvé: PdF UHK, Sukup, Tmáš. Řízení znalstí v pdniku. Brn: ESF MU, Sýkra, Tmáš. Rle externích infrmací pr strategické řízení. Praha: FF UK, Šalanský, Mirslav. Tvrba infrmační strategie v knkrétní firmě. Praha: BIVŠ, Šebek, Michal. Glbální a infrmační strategie pdniku v praxi. Praha: BIVŠ, 2014., Šikvá, Petra. Pdnikvé infrmační systémy na trhu v ČR předimplementační analýza ERP. Brn: FF MU,

13 Rambusek, Daniel. Tvrba infrmační strategie ve firmě. Praha: BIVS, Vavrušek, Jan. Tvrba infrmační strategie v knkrétní firmě. Praha: BIVŠ, VOŘÍŠEK, J.: Infrmační systémy a jejich řízení. 3. vyd. Praha: Bankvní institut vyská škla,