TaskPool 2.9 uživatelský manuál

Transkript

1 TaskPool 2.9 uživatelský manuál

2 TaskPool 2.9 TaskPool 2.9: uživatelský manuál 2

3 TaskPool 2.9 iii Obsah 1. Úvod Vysvětlení pojmů Role v systému TaskPool Popis aplikace TaskPool Přihlášení uživatele do systému Pracoviště - střední část Pracoviště TaskPoolu - nástrojová lišta... 6 Vyhledávání dle čísla tasku... 8 Fulltextové vyhledávaní Pracoviště v TaskPoolu - spodní část Standardní a detailní náhled tasku Řazení tasků na pracovišti Standardní řazení Řazení definované uživatelem Řazení podle sloupců Nastavení uživatele Změna osobních údajů Členství v poolech Časování notifikací Filtry Mobilní řešitel Export záznamů času TaskPool TRAY Základní workflow v TaskPoolu Zadání nového tasku k řešení Modul nepřítomnosti Převzetí tasku Úprava tasku Dokončení tasku Archivace tasku Rozšířené workflow v TaskPoolu Servisní manažer nebo manažer zadavatelů povoluje řešení Řešitel potvrzuje přidělení Servisní manažer kontroluje tasky Zadavatel potvrzuje řešení Fakturační smyčka Schvalování podmínek Vazby mezi tasky Vytvoření nového podřízeného tasku Výběr podřízeného tasku z existujících tasků Uložení vazby Dynamická pole Textfield Textarea Selectbox Multi Selectbox Radiobutton Checkbox Number... 34

4 TaskPool Counter Date, Time a DateTime SLA SLA časy Uživatelský pohled Automatický vs. manuální FixTime Automatický vs. manuální UpdateTime Evidence nákladů Zamykání záznamů časů Vyúčtování Filtry Uživatelský filtr... Definice uživatelského filtru... Kopírování filtru Quickfilter Plánování Automatický export do jiných systémů Manuální import do jiných systémů Autotask Nový autotask - horní část Nový autotask - časování Export Export do CSV... Načtení dat do MS Excel Helpdesk Přihlašovací obrazovka Komunikace na Helpdesku... Možnosti zákazníka... Další možnosti zákazníka... Možnosti řešitele Znovuotevření požadavku Interface na Helpdesku Znalostní báze... iv

5 Úvod 1 Kapitola 1. Úvod 1.1. Vysvětlení pojmů Task požadavek, úkol, job Workflow Proces průběhu tasku od vložení až po vyřízení a archivaci, tedy životní cyklus tasku. Pool Samostatný prostor pro správu určité kategorie nebo typu tasků, pro které je možné: Definovat vlastní pravidla zpracování Definovat vlastní datovou strukturu požadavku Definovat separátní tým pro práci s požadavky v daném poolu Filtr Definované pravidlo pro zobrazení tasků vyhovujících určité podmínce nebo souboru podmínek. Dynamické pole Nová datová položka tasku definovaná administrátorem pro konkrétní pool. Pracoviště Stránka systému, kde je zobrazen seznam tasků konkrétního poolu nebo filtru a dále ostatní informace (přehled uživatelů, statistiky, nástrojová lišta, atd.). Archiv Prostor, kam jsou umístěny vyřešené či deaktivované tasky. Uživatel TaskPoolu Uživatel, který se do TaskPoolu přihlašuje standardní přihlašovací stránkou. Má přístup do pracoviště TaskPoolu a do archivu. Může mít v jednotlivých poolech různé role. Počet těchto uživatelů podléhá licenčním údajům. Administrační část Do této sekce má přístup pouze administrátor TaskPoolu a slouží ke konfiguraci celého systému. Administrátor systému Při založení licence je již definován účet administrátora. Spravovat TaskPool může pouze tato role. Administrátor TaskPoolu však může také zastávat libovolné role v rámci jednotlivých poolů a přitom mu bude zobrazena administrátorská sekce.

6 Úvod 2 Notifikace ová zpráva informující o akci, která byla s konkrétním taskem provedena některým z uživatelů TaskPoolu. Modul Helpdesk a helpdeskový uživatel (zákazník) Modul Helpdesk slouží zákazníkům nebo dalším uživatelům pro možnost zakládání tasků v TaskPoolu, aniž by měli přístup do TaskPoolu samotného. Tito uživatelé hrají roli zadavatelů a k jednotlivým taskům přistupují přes externí webové rozhraní. Každý uživatel vidí pouze svoje požadavky, popř. pokud má uživatel roli manažera zadavatelů, vidí ještě požadavky svých podřízených v rámci dané firmy. Počet těchto uživatelů není omezen. O změnách ve svých požadavcích jsou uživatelé informování notifikačními maily Role v systému TaskPool V systému TaskPool existuje několik typů rolí. Podle přidělené role má uživatel právo na jednotlivé činnosti. Zároveň platí, že každá strana (zadavatelská, řešitelská) může sdílet určité informace pouze v rámci svojí strany, tedy např. určitý komentář může být viditelný pouze řešitelské straně apod. ZADAVATELSKÁ strana ŘEŠITELSKÁ strana Manažer zadavatelů - role na straně zadavatele, která má za úkol dohlížet na realizaci tasků za stranu zadavatele. Zároveň může vkládat jednotlivé tasky. Servisní manažer - role na straně řešitele, která má za úkol dohlížet na realizaci tasků za stranu řešitele. Zároveň se může podílet na řešení jednotlivých tasků. Pokud to konfigurace umožňuje, může tasky i zakládat. Zadavatel - role na straně zadavatele, která Řešitel - role na straně řešitele, která má může vkládat jednotlivé tasky. za úkol vyřizovat jednotlivé tasky. Pokud to konfigurace umožňuje, může tasky i zakládat. Nahlížitel - role, která má právo pouze Nahlížitel - role, která má právo pouze prohlížet tasky a informace sdílené prohlížet tasky a informace sdílené zadavatelskou stranou. řešitelskou stranou. Dále existují role Spoluřešitel a Spoluzadavatel. Spoluřešitelé a spoluzadavatelé mají možnost přispívat do tasků komentáři a dostávají z nich také notifikace. V některých nastaveních mohou spoluřešitelé např. i dokončovat task. Spoluřešitelé jsou popsáni v kapitole 4.3 Úprava tasku a spoluzadavatelé v kapitole 14. Helpdesk. Kompletní práva jednotlivých rolí popisuje následující tabulka, přičemž: MZ = manažer zadavatelů Z = zadavatel Nz = nahlížitel na zadavatelské straně SM = servisní manažer Ř = řešitel Nř = nahlížitel na řešitelské straně

7 Úvod 3 a dále: - daná role má právo na danou činnost - daná role nemá právo na danou činnost - daná role může mít právo na danou činnost v závislosti na nastavení v administraci poolu na kartě "Workflow" (více v administrátorském manuálu v kapitole 3.2 Karta Workflow) Tabulka 1.1. Práva jednotlivých rolí MZ Z prohlížení tasků zadání tasku převzetí tasku přidělení tasku řešiteli komentář k tasku dokončení tasku kontrola tasku potvrzení tasku deaktivace tasku Nz SM Ř Nř

8 Popis aplikace TaskPool 4 Kapitola 2. Popis aplikace TaskPool 2.1. Přihlášení uživatele do systému Pro používání TaskPoolu stačí webový prohlížeč, jako je např. MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera apod. Po zadání adresy TaskPoolu se zobrazí přihlašovací obrazovka. Po zadání uživatelského jména a hesla budete přihlášeni do TaskPoolu. POZOR! Systém rozlišuje velké a malé znaky. V případě, že chcete na svém počítači aktivovat trvalé přihlášení do systému TaskPool, zaškrtněte pole Trvalé přihlášení. Trvalé přihlášení znamená, že po nastavenou dobu platnosti nebudete muset znovu vyplňovat přihlašovací dialog, ani když mezitím systém TaskPool opustíte (např. když zavřete okno prohlížeče nebo přejdete na jinou stránku nebo vypnete počítač). Doba platnosti trvalého přihlášení se nastavuje v uživatelském profilu každého uživatele, více v kapitole 3. Nastavení uživatele. Obrázek 2.1. Přihlášení do systému TaskPool Po přihlášení do systému se zobrazí přibližně následující obrazovka. Obrázek 2.2. Pracoviště systému TaskPool Detaily zobrazení se liší podle toho, jaký máme zobrazený filtr, jaké tasky filtr obsahuje a jakou hrajeme v poolu roli. Více se dozvíme v následujících podkapitolách. Okno na obrázku představuje kompletní pracoviště TaskPoolu. V levé části se nachází nástrojová lišta, nahoře volby pro výběr tasků a vyhledávání tasků podle určitých hodnot, ve střední části se nacházejí samotné tasky (každý pruh představuje jeden task) a v dolní části se nacházejí volby pro zobrazení statistik a přepínání zobrazených stránek.

9 Popis aplikace TaskPool Pracoviště - střední část Střední část pracoviště obsahuje přehled tasků aktivního filtru. Každý task je zobrazen v souvislém bloku a graficky odlišen od ostatních tasků. Na první pohled jsou viditelné všechny podstatné informace o tasku včetně historie všech změn a komentářů. Klepnutím na předmět tasku se zobrazí detailní náhled (viz kapitola 2.5 Standardní a detailní náhled tasku). Obrázek 2.3. Pracoviště - střední část Stav tasku ukazuje ikona vlevo. Tasky se mohou nacházet v různých stavech, např. zadán k řešení, převzat, dokončen, zkontrolován, archivován apod. Následující tabulka popisuje jednotlivé ikony stavů. Tabulka 2.1. Ikony stavů Ikona Současný stav Očekávaná akce task navržen k řešení task čeká na schválení k realizaci task navržen k přidělení task čeká na přijmutí řešitelem task zadán k řešení task čeká na převzetí nebo přidělení task čeká na informace / navrženy task čeká na dodání informací / task čeká na nové podmínky potvrzení nových podmínek task převzat / přidělen task čeká na dokončení task dokončen task čeká na na kontrolu servisním manažerem task dokončen task čeká na potvrzení zadavatelem task dokončen task čeká na fakturaci task dokončen task čeká na archivaci task archivován --- task deaktivován / task přesunut ---

10 Popis aplikace TaskPool 6 Číslo tasku je tzv. sekvenční číslo tasku. Každý task má dvě identifikační čísla, jedno globální, které je unikátní v celé databázi a jedno sekvenční, které je zobrazeno zde na pracovišti a je unikátní v rámci jednoho poolu, nikoli však v celé databázi. Charakteristika těchto čísel a vyhledávání podle nich jsou popsány v následující podkapitole. Předmět tasku neboli jeho název určujeme při zakládání tasku, později ho také můžeme měnit v detailu tasku. Kliknutím na předmět tasku se dostaneme do jeho detailu, více v kapitole 2.5 Standardní a detailní náhled tasku. Hodnota Zadavatel informuje o zadavateli tasku a datu a času jeho zadání. Kliknutím na jméno zadavatele se o něm zobrazí více informací. Hodnota Zbývá určuje počet dní do vypršení, tzv. deadline tasku. Pokud task není dokončen do vypršení deadline, tato hodnota přejde do záporu a barva písma se u tasku změní z oranžové na červenou. Priorita tasku je důležitost jeho řešení. Priorita 1 je zpravidla nejdůležitější, 5 nejméně důležitá. Priorita je nepovinná položka. Hodnota Řešitel informuje o řešiteli tasku, liknutím na jeho jméno lze o daném uživateli vyvolat další informace. Pokud je task nepřevzatý, je tato hodnota prázdná. V tomto případě se v této kolonce všem uživatelům, kteří se mohou stát řešiteli tasku, zobrazuje tlačítko "Převzít task". Ve sloupci Hodnoty se zobrazují hodnoty dynamických polí, jsou li nějaká dynamická pole definována. Více o dynamických polích v kapitole 7. Dynamická pole. Ve sloupci Komentáře jsou evidovány jednotlivé příspěvky členů poolu. Protože příspěvky mohou být velmi obsáhlé, zde na pracovišti jsou zobrazeny pouze první tři řádky konkrétního příspěvku (komentáře). Celý příspěvek, popř. jeho přílohy a odkazy jsou přímo z pracoviště přístupné po kliknutí na tlačítko "více". Oranžový pruh u komentářů k tasku "Školení pro administrátory" značí, že task obsahuje přihlášeným uživatelem dosud nepřečtené komentáře. Úplně vpravo jsou ještě dvě tlačítka. Prvním z nich vyvoláme úpravu daného tasku (kapitola 4.3. Úprava tasku) a druhé tlačítko rozbalí všechny komentáře ke konkrétnímu tasku přímo na pracovišti Pracoviště TaskPoolu - nástrojová lišta V levé části obrazovky se nachází nástrojová lišta. Tlačítko Nový slouží k vytvoření nového tasku. Toto tlačítko se uživateli zobrazuje podle toho, jakou má v daném poolu roli, např. pokud zastává roli řešitele, toto tlačítko vidět nemusí. I řešitel však může mít na základě nastavení v administraci právo zakládat nové tasky. Tlačítko Obnov slouží pro znovunačtení obsahu stránky. Funguje obdobně jako obnovovací tlačítko v internetovém prohlížeči. POZN.: Pokud je přihlášený uživatel administrátor, má v tomto menu ještě tlačítko pro vstup do administrace, běžný uživatel vstup do administrace přístupný nemá. Tlačítko Pomoc (návod) odkazuje na tento manuál.

11 Popis aplikace TaskPool 7 Po najetí kurzorem na tlačítko Tisk se zobrazí na výběr několik možností: Obrázek 2.4. Tisk Tisku a exportním funkcím je věnována kapitola 13. Export. V základní nabídce najdeme ještě tři odkazy na zobrazení statistických grafů, jejich názvy jsou poměrně intuitivní. Pokud se v nabídce nachází další možnosti než zde na obrázku, jedná se o přidané exportní šablony, o školení jejich funkcí požádejte svého administrátora. POZN.: Mějme na paměti, že tisk, export i grafy berou vždy v úvahu aktuálně zobrazené tasky, resp. všechny tasky z aktuálního filtru. Po najetí na tlačítko Jiné akce se zobrazí podobná nabídka jako u tisku. Standardně obsahuje tři možnosti. Autotask je takový task, který se bude po zvoleném časovém úseku automaticky opakovaně zakládat (více v kapitole 12. Autotask). Další možností v nabídce jsou Filtry. Každý uživatel si může tvořit vlastní filtry pro zobrazení určitých skupin tasků podle zadaných hodnot (kapitola 10. Filtry). Zbylé funkce jsou spojeny se záznamy času, o kterých se dočteme v kapitole 9. Evidence nákladů. Menu bude vždy obsahovat položku Nastavení zobrazení a podle práv přihlášeného uživatele nastavených v administraci se mohou zobrazovat i položky Zamykání a report časů a Vyúčtování. K dalším nástrojům se dostaneme na horní liště. Obrázek 2.5. Pracoviště - horní lišta Pomocí tlačítka Rozbalit rozbalíme všechny komentáře ke všem zobrazeným taskům najednou. Po kliknutí se na liště místo tohoto tlačítka zobrazí další dvě, a to "Více" a "Sbalit". Tlačítko "Více" slouží k rozbalení i těch komentářů, které se z důvodu nadměrné délky zobrazují jako odkaz. Této možnosti můžeme využít např. při hledání určitého slova pomocí webového prohlížeče přes všechny komentáře v celém filtru. Tlačítko "Sbalit" uvede pracoviště do půdovního stavu. Tlačítko Archiv slouží pro přístup k archivovaným taskům. Do archivu přechází tasky, které jsou buď již vyřešené, deaktivované nebo přesunuté do jiného poolu (kopie původního tasku totiž zůstává v archivu původního poolu jako přesunutý task). K návratu z archivu slouží tlačítko Pracoviště, které se v archivu zobrazuje místo tlačítka "Archiv". POZN.: Některé filtry nemusí rozlišovat archiv a pracoviště, proto se veškeré tasky zobrazují dohromady a tlačítko "Archiv" chybí. Tasky se zobrazují podle aktuálně vybraného filtru. Pomocí pole Filtr určujeme, který filtr bude na pracovišti použit. Filtry jednotlivých poolů poznáme podle toho, že mají před svým názvem napsáno "Pool:", např. "Pool: Helpdesk". Tyto filtry jsou standardně viditelné všem

12 Popis aplikace TaskPool 8 uživatelům, kteří mají v daném poolu nějakou roli. Zároveň mohou být buď administrátorem nebo konkrétním uživatelem definovány další filtry, např. tasky kde jsem řešitelem já, všechny dosud nepřevzaté tasky, tasky s propadlou deadline apod. Veškerý seznam filtrů vyvoláme kliknutím na výběrové pole (selectbox) s filtry. Více informací o filtrech je uvedeno v kapitole 10. Filtry. Dále se na liště nachází pole pro nastavení Quickfilteru (QF), více o této funkci v kapitole Quickfilter. Vyhledávání dle čísla tasku Tasky můžeme vyhledávat podle jejich čísel pomocí pole Číslo tasku. Toto vyhledávací pole akceptuje pouze číslice a vyhledává dvě kritéria - sekvenční číslo tasku v aktuálním filtru nebo globálního číslo tasku v celé databázi. Vyhledávací filtr zobrazí uživateli task s hledaným sekvenčním číslem, nebo task s hledaným globálním číslem, nebo oba (nemusí nutně zobrazit dva tasky, jedno nebo druhé číslo nemusí existovat). Sekvenční číslo tasku Každý task ve svém aktuálním poolu má své identifikační číslo, které je platné pouze pro daný pool a stejné číslo může mít jiný task v jiném poolu. Ve výpisu tasků je toto číslo zobrazeno vlevo vedle názvu tasku. Globální číslo tasku Globální číslo slouží k jednoznačné identifikaci tasku v rámci celé databáze. V TaskPoolu se nemohou vyskytnout dva tasky se stejným globálním číslem. Toto číslo je uvedeno v detailu tasku v závorce, např. 12 (1286). Do detailu tasku se dostaneme z pracoviště kliknutím na předmět tasku (viz kapitola 2.5. Standardní a detailní náhled tasku). Fulltextové vyhledávaní V TaskPoolu je umožněno vyhledávání pomocí fulltextu. Prohledávají se veškeré textové hodnoty tasku. Dotazy do fulltextového vyhledávání se zadávají do pole Fulltext na nástrojové liště. Vyhledávané řetězce lze i kombinovat, k tomuto účelu jsou určeny operátory uvedené v tabulce. Tabulka 2.2. Operátory a příklady Operátor Význam Příklad? zástupný řetězec pro jeden z?dání znak * zástupný řetězec pro více zad* znaků "" přesná fráze AND logická spojka A SOUČASNĚ zadání AND úkolu OR logická spojka NEBO zadání OR úkolu NOT vyloučení výrazu zadání NOT úlohy () složený výraz zadání AND (úkolu OR úlohy) POZN.: Operátor * nelze použít na začátku výrazu. "zadání úkolu"

13 Popis aplikace TaskPool 9 POZN.: Ve fulltextu nelze použít speciální znaky jako + - &&! { } [ ] ^ ~ : \. Vedle pole pro hledaný fulltextový výraz je výběrové pole se dvěma možnostmi. V tomto poli určujeme, zda se bude vyhledávat pouze v aktuálně zobrazeném filtru nebo v celé databázi. Po vyhledání libovolného výrazu se vpravo zobrazí křížek, který zruší výsledek fulltextového i číselného vyhledávání. Obrázek 2.6. Návrat z fulltextu do normálního zobrazení 2.4. Pracoviště v TaskPoolu - spodní část V dolní části pracoviště je možné zobrazit statistiky tasků, roli uživatele v aktuálním poolu a posledních deset tasků, se kterými se pracovalo. K čemu slouží konkrétní z pěti tlačítek vypíše kontextová nápověda po najetí na každé z tlačítek. Obrázek 2.7. Statistiky 2.5. Standardní a detailní náhled tasku Standardní náhled tasku je ten v přehledu tasků na pracovišti. Klepnutím na předmět tasku se zobrazí následující okno, zvané detail tasku: Obrázek 2.8. Detail tasku V levé části obrazovky stále zůstává nástrojová lišta. I z detailu tasku je možné zakládat nový task. Úpravu tasku vyvoláme kliknutím na tlačítko "Upravit task". Zpět do přehledu tasků se dostaneme pomocí tlačítka "Pracoviště". Tlačítkem "Tisk" je možné tisknout i přímo z detailu tasku jednotlivé tasky zvlášť.

14 Popis aplikace TaskPool 10 V levém sloupci vidíme souhrnné informace o tasku, tedy ze kterého pochází poolu, jeho číslo, prioritu, deadline, cenu, zadavatele, svav tasku a jeho řešitele. Poklikáním na jména zadavatele či řešitele se zobrazí detailní informace o daném uživateli. V horní části okna je zobrazen předmět a popis tasku. Tyto hodnoty je možné měnit pomocí editačních tlačítek ve tvaru tužky vedle každého z nich (tato tlačíka nemusejí být uživateli zobrazena v závislosti na administračním nastavení). Ve spodní části jsou zaznamenány jednotlivé komentáře s veškerými doplňujícími informacemi (změny termínů apod.) v časovém sledu. U každého komentáře je uveden jeho autor. V pravé části máme možnost zvýraznit některé hodnoty z historie a také zobrazit či skrýt záznamy času (více o záznamech času v kapitole 9. Evidence nákladů) Řazení tasků na pracovišti Systém TaskPool poskytuje tři možnosti seřazení tasků na pracovní ploše. Standardní řazení Ve standardním řazení jsou tasky řazeny ve čtyřech úrovních tak, aby uživatel pří příchodu na pracovní plochu viděl nahoře ty tasky, které jsou na řadě, tedy se kterými by měl provést nějakou akci. První stupeň - kdo je na řadě Výše jsou zobrazeny tasky, se kterými má přihlášený uživatel provést nějakou akci. Např. pokud je přihlášený servisní manažer, navrchu budou dokončené tasky, které čekají na jeho kontrolu. Potom následují tasky, které nevyžadují činnost přihlášeného uživatele, ale některého jiného uživatele z jeho strany (řešitelská/zadavatelská). Dole se nachází tasky, u nichž je na řadě uživatel z opačné strany. Druhý stupeň - podle priority tasku Skupiny tasků, které vznikly prvním stupněm řazení jsou dále seřazeny podle priority. Tasky s vyšší prioritou jsou umístěny výše. Třetí stupeň - termín vypršení (deadline) Skupiny vzniklé druhým stupněm řazení jsou dále seřazeny podle termínu vypršení. Čtvrtý stupeň - podle čísla tasku Skupiny vzniklé třetím stupněm řazení jsou dále seřazeny podle čísla tasku. Řazení definované uživatelem Každý uživatel má možnost nadefinovat si vlastní řazení pomocí filtrů, více v kapitole 10. Filtry. Řazení podle sloupců Systém TaskPool umožňuje pro lepší přehlednost rychlé seřazení tasků na pracovišti dle hodnot v jednotlivých sloupcích. Toto řazení přebíjí všechna výše uvedená. Řadit lze dle

15 Popis aplikace TaskPool 11 sloupců, jejichž název je vyznačen oranžovou barvou, a to vzestupně i sestupně. Po kliknutí na takový sloupec se tasky seřadí sestupně dle zadaného kritéria. Např. tedy tasky s nejvyšším číslem budou nahoře v seznamu. Po opětovném kliknutí se seznam seřadí vzestupně. Pokud je řazení dle sloupců aktivní, vpravo nad seznamem tasků se zobrazí tlačítko "X", které řazení podle sloupců zruší. Sloupec "Komentáře" lze řadit podle data a času posledního komentáře. Tento způsob řazení se dá pohodlně využít ve filtrech. Lze si vybrat např. pouze své tasky a seřadit je v jednom kroku podle data posledního komentáře pro pohodlné sledování změn, více v kapitole 10. Filtry.

16 Nastavení uživatele 12 Kapitola 3. Nastavení uživatele Na pracovišti je vpravo nahoře oranžovým písmem napsáno jméno přihlášeného uživatele. Po kliknutí na toto jméno se zobrazí okno, kde je možné nastavit osobní údaje daného uživatele spolu s několika dalšími funkcemi, které budou popsány v následujících podkapitolách. Okno po rozkliknutí editace uživatele vypadá následovně: Obrázek 3.1. Editace uživatele: Osobní údaje POZN.: V závislosti na administračním nastavení může formulář obsahovat další pole pro doplňující informace o uživateli Změna osobních údajů Na kartě "Uživatel" lze měnit veškeré osobní údaje uživatele - heslo, jméno, příjmení, , telefon (nepovinný údaj), používaný jazyk, možnosti trvalého přihlášení a zobrazování záznamů času. Jediné, co zůstává neměnné, je uživatelské jméno, kterým se uživatel přihlašuje do systému, z důvodu vazeb na již existující tasky. K provedení změn slouží tlačítko "Uložit", pro návrat zpět bez uložení změn tlačítko "Zavřít okno". Trvalé přihlášení je funkcí, která uživatele při přístupu do TaskPoolu automaticky přihlásí, a to i když předtím zavřel okno prohlížeče nebo vypnul počítač. Na výběr jsou možnosti 1 hodina, 4 hodiny, 8 hodin, 1 den nebo Neomezeně. Po tuto dobu bude uživatel na svém počítači do TaskPoolu automaticky přihlašován. Zašktrtávací pole "Trvalé přihlášení" na přihlašovací obrazovce potom aktivuje tuto funkci. Pokud není toto pole zaškrtnuto v editaci uživatele, automatické přihlašováni nebude funkční. Zobrazovat záznamy času je tlačítko pro zapínání a vypínání zobrazování záznamů času jak na pracovišti, tak v detailu tasku. Záznamům času je věnována kapitola 9. Evidence nákladů.

17 Nastavení uživatele Členství v poolech Na kartě "Členství v poolech" je uživatel informován kterých poolů je členem a jakou v nich zastává roli. Obrázek 3.2. Editace uživatele: Členství v poolech 3.3. Časování notifikací Notifikace je upozorňovací na změnu v poolu či tasku. Může se jednat například o nově zadaný task nebo nový komentář v tasku apod. Notifikace jsou standardně odesílány zpravidla okamžitě po provedení změny. Četnost zasílání notifikací může administrátor definovat pro každý pool zvlášť, více se o této problematice dočtete v administrátorském manuálu v kapitole 3.5 Karta Notifikace - časování. Prioritu má administrační nastavení notifikací pro daný pool, zároveň může ale administrátor umožnit uživateli nastavit si časování dle vlastní potřeby. K tomu právě slouží volby v editaci uživatele. Obrázek 3.3. Editace uživatele: Časování notifikací Horní část se týká těch poolů, kde administrátor umožňuje uživatelům jejich vlastní nastavení časování notifikací. Volba "Vždy" zaručí zasílání notifikací ihned po provedené změně. Volba "Nikdy" zamezí veškerému zasílání notifikací. Je možné nastavit i kompromis od kdy do kdy se budou notifikace zasílat a v jakém intervalu. Lze tak nastavit např. zasílání notifikací v době od 8:00 do 16:00 v hodinových intervalech. Výsledkem bude tzv. souhrnná notifikace, kterou bude představovat jeden s výpisem veškerých změn v daném poolu, které se týkají daného uživatele. Hodnota Notifikace vlastních akcí doručovány informuje uživatele o tom, zda bude dostávat notifikace i z akcí, které provedl on. Standardně se např. po přidání komentáře

18 Nastavení uživatele 14 samotnému autorovi akce žádná notifikace neposílá, administrátor však může nastavit i zasílání těchto notifikačních ů. Toto pole je pro běžného uživatele pouze informativní. Časování notifikací je možné také nastavit pro každý pool zvlášť, to lze obdobným způsobem provést pomocí dolní části formuláře. Podle nastavení v poolu - časování notifikací bude převzato z administrace Podle nastavení uživatele - časování notifikací bude převzato z horní části formuláře Individuálně - časování notifikací se bude řídit podle nastavení na této obrazovce. Po zaškrtnutí této možnosti se formulář rozšíří o další možnosti stejné jako v horní části formuláře Filtry Na kartě "Filtry" je zobrazen seznam filtrů, které má uživatel právo využívat. Obrázek 3.4. Editace uživatele: Filtry V seznamu jsou uvedeny jednak implicitní filtry poolů, kterých je uživatel členem. Ty poznáme podle předpony "Pool:" před názvem filtru. Samotný pool je vlastně filtr, který říká: "Ukaž všechny tasky, které náleží do tohoto poolu." Dále v seznamu najdeme filtry, které vytvořil administrátor a umožnil k nim přístup i ostatním uživatelům. Z obrázku jsou to filtry "kromě helpdesku" a "vše", které poměrně intuitivně zobrazují vždy určitou skupinu tasků. Každý uživatel si navíc může libovolně nadefinovat svůj vlastní filtr, zde se jedná o filtr "moje tasky". Více informací o filtrech se dozvíme v kapitole 10. Filtry. Každý filtr je možné odebrat z nabídky na pracovišti pomocí odškrtnutí checkboxu vlevo od názvu filtru. Uživatelem definované filtry je možné rovnou smazat. Tlačítko Export do ical umožní vyexportovat tasky z daného filtru do kalendáře aplikace MS Outlook nebo Mozilla Thunderbird. Více o této problematice v kapitole 11. Plánování Mobilní řešitel V této sekci je možné nastavit filtry viditelné v rozcestníku mobilní verze pracoviště a jejich ikony.

19 Nastavení uživatele Export záznamů času Pokud jsou v dané licenci TaskPoolu využívány záznamy času, z tohoto místa je umožněn jejich export. Více o záznamech času v kapitole 9. Evidence nákladů. Obrázek 3.5. Editace uživatele: Export záznamů času Můžeme exportovat všechny záznamy času daného uživatele za libovolné období. Typ exportu vybereme pomocí šablony. Implicitní šablona "Export_users_timesheets" exportuje všechny záznamy času do *.csv souboru, který lze otevřít aplikací MS Excel, kde každý řádek představuje jeden záznam času. Pokud je na výběr více exportních šablon, o školení jejich fuknce požádejte svého administrátora TaskPool TRAY TaskPool TRAY usnadní orientaci mezi požadavky a dokáže do jisté míry nahradit ové notifikace. Jedná se o aplikaci pro systém Windows, která uživateli v systémové liště operačního systému (systray) zobrazuje počet nepřečtených komentářů v tascích dle vybraných filtrů. Pro každý filtr lze vytvořit ikonu, která má své barevné pozadí. Obrázek 3.6. Editace uživatele: TaskPool TRAY Instalační soubor získáme poklepáním na tlačítko "Stáhnout". Instalace je snadná, po spuštění instalačního balíčku stačí několikrát kliknout na tlačítko "Next >", tím se aplikace automaticky nainstaluje. Po instalaci se objeví ve Start menu operačního systému spouštěcí soubor. Obrázek 3.7. TRAY: spouštěcí ikona Po jeho spuštění se objeví následující obrazovka:

20 Nastavení uživatele 16 Obrázek 3.8. TRAY: přihlašovací obrazovka Aplikace TaskPool TRAY pracuje přímo s daty v databázi TaskPoolu, proto je nutné v tomto dialogu vyplnit adresu, přes kterou do TaskPoolu přistupujete a příslušné přihlašovací údaje. Po ověření údajů se v systémové liště objeví ikonka TaskPoolu. Obrázek 3.9. TRAY: ikona v systémové liště Nyní je již možné navolit, ze kterých filtrů se budou v systémové liště zobrazovat upozornění na nové události. Pro každý filtr přibude na liště jedna ikonka. Nejrychlejším způsobem je poklepání na ikonku TaskPool TRAY pravým tlačítkem a vybrání filtru z nabídky "Filters". Obrázek TRAY: výběr filtrů Vybereme např. implicitní filtr helpdeskového poolu, tedy "Pool: Helpdesk". V systémové liště se poté objeví nová ikonka s číslem. Dané číslo určuje, kolik tasků se změnilo od uživatelovy poslední návštěvy daného filtru, přičemž může jít zde např. o dva nově zadané tasky, přidané komentáře ke dvěma již existujícím taskům či kombinace obojího. Barva ikonky je standardně převzata z barevného označení poolu, lze však zvolit i vlastní barvu, o tomto více v další části této kapitoly. Obrázek TRAY: ikony v systémové liště Dvojklikem na ikonku filtru se otevře okno prohlížeče se zobrazeným pracovištěm příslušného filtru. Hodnota se po nastaveném časovém úseku automaticky obnovuje a uživatel je na změnu upozorňován také pop-up okny s výpisem změn. Pop-up okna budou taktéž popsána dále v této kapitole. Pokud si chceme funkce aplikace TaskPool TRAY více přizpůsobit, poklikáme pravým tlačítkem na ikonku "TP" a zvolíme "Settings", neboli nastavení. Na záložce "Filters" najdeme právě detailnější nastavení zobrazovaných filtrů. Na tomto místě je možné nastavit, které filtry budou mít v systémové liště svoji ikonku a jejich barvy. Ovládání je poměrně intuitivní.

21 Nastavení uživatele 17 Obrázek TRAY: nastavení filtrů Na záložce "General" najdeme obecné volby aplikace. Obrázek TRAY: obecná nastavení Pokud došlo ke změně přihlašovacích údajů do samotného TaskPoolu, změnu je potřeba oznámit také aplikaci TaskPool TRAY. Toto provedeme poklepáním na tlačítko Change v horní části. V dolní části nastavujeme, zda se bude aplikace spouštět při startu systému Windows. Doporučejeme mít tuto volbu jako aktivní. Hodnota Refresh period for new comments určuje, v jakém časovém intervalu se budou kontrolovat nové události v TaskPoolu, číslo znamená počet minut. Zbylé volby se týkají již zmíněných pop-up upozornění. V případě, že se v TaskPoolu od poslední kontroly stalo něco, o čem by měl uživatel vědět, spolu se změnou čísla v ikonce na systémové liště se v pravém dolním rohu zobrazí upozorňovací okno, které vypadá zhruba následovně:

22 Nastavení uživatele 18 Obrázek TRAY: pop-up upozornění Volba Show time of pop up message určuje, po jak dlouhou dobu zůstane toto okno zobrazeno. V případě potřeby ho můžeme samozřejmě kdykoliv zavřít kliknutím na tlačítko "Close". Poslední volbou New comments format nastavujeme formát zobrazených hodnot. "Short" verze zobrazí v pop-up okně maximálně tři nepřečtené komentáře, verze "Long" zobrazí všechny nepřečtené komentáře.

23 Základní workflow v TaskPoolu 19 Kapitola 4. Základní workflow v TaskPoolu Tato kapitola popisuje základní průběh řešení tasku v TaskPoolu, jedná se o tzv. workflow. Standardní workflow tasku je: 1. Zadání tasku k řešení 2. Převzetí tasku řešitelem 3. Řešení a dokončení tasku řešitelem 4. Archivace tasku TaskPool umožňuje standardní workflow rozšířit o několik smyček. Rozšiřujícím možnostem je věnována kapitola 5. Rozšířené workflow v TaskPoolu Zadání nového tasku k řešení Zakládat task může standardně zadavatel, manažer zadavatelů a servisní manažer. V některých konfiguracích může mít tuto možnost i řešitel. Task se vytváří pomocí tlačítka "Nový" na nástrojové liště. Po kliknutí se otevře jednoduchý formulář, po jehož vyplnění a uložení je task vložen do systému. TaskPool pak zajistí upozornění ( ovou notifikaci) o zadání nového tasku k řešení všem uživatelům, jichž se změna týká. V závislosti na administračním nastavení daného poolu může formulář obsahovat i další položky nebo naopak některé z uvedených na obrázku obsahovat nemusí. Povinné položky jsou označeny hvězdičkou. Obrázek 4.1. Vytváření nového tasku

24 Základní workflow v TaskPoolu 20 V poli Pool je zobrazen seznam poolů, ve kterých má uživatel právo vytvářet tasky. Při zadávání tasku k řešení je doporučeno nejdříve vybrat konkrétní pool. Po každém výběru poolu se totiž okno automaticky obnoví, protože formuláře pro nový task se mohou v různých poolech lišit (v závislosti na roli v poolu, konfiguraci, dynamických polích apod.). Do pole Předmět se zapisuje název tasku a pole Popis slouží pro bližší specifikaci problému či požadavku. Pokud je popis tasku příliš dlouhý, je možné pro větší přehlednost část popisu vložit do pole Komentář. Obsah tohoto pole se po založení zobrazuje v historii tasku, nikoliv v popisu. Pole V zastoupení zadavatele a Přidělit se na formuláři nemusí zobrazovat, v závislosti na nastavení. Pokud uživatel hraje v poolu roli servisního manažera, může zadávaný task pomocí pole "Přidělit:" rovnou poslat k řešení konkrétnímu řešiteli. Zadání tasku v zastoupení znamená, že formálním zadavatelem je zastupovaný uživatel, tedy např. uživatel A založí task v zastoupení za uživatele B. Notifikace z daného tasku bude nadále dostávat pouze uživatel B. Této funkce se může využívat např. tam, kde zadavatel z nějakého důvodu nemůže zadat task, ale přesto je potřeba, aby byl v budoucnu o změnách v daném tasku informován. Položka Vyprší určuje termín vypršení daného tasku, tzv. deadline. Tato položka se na formuláři nemusí zobrazovat v závisloti na konfiguraci. K tasku je možné připojit libovolný počet příloh, nové okno pro výběr přílohy se zobrazí po kliknutí na Přidat přílohu. Pokud je při zakládání tasku zaškrtnuto pole Urgentní, ové upozornění (notifikace) bude mít v předmětu výstrahu "!!! URGENTNÍ!!!" a dojde všem uživatelům v daném poolu. Tato volba se nemusí zobrazovat v závislosti na konfiguraci. Modul nepřítomnosti Tato funkce umožňuje každému uživateli stanovit dobu své nepřítomnosti, resp. dovolené. Pokud je modul využíván, v uživatelském profilu každého uživatele se zobrazí další dvě pole. Obrázek 4.2. Modul nepřítomnosti: Editace uživatele Každý uživatel si může sám nastavit jednotlivá data. Nepřítomným uživatelům nelze přidělit task, který má termín vypršení v době nepřítomnosti daného uživatele. Nepřítomní uživatelé jsou v seznamu zobrazeni šedou barvou. Obrázek 4.3. Modul nepřítomnosti: Editace uživatele Dále je možné stanovit několik podmínek, např. že uživatel musí být zpět minimálně týden před termínem vypršení tasku. V souvislosti s tímto modulem je také možné definovat

25 Základní workflow v TaskPoolu 21 některé filtry a eskalace, např. zobraz všechny tasky, jejichž řešitel je na dovolené, popř. jim task automaticky odeber apod. Všechna tato nastavení se provádí v administraci, více v administrátorském manuálu v kapitole 6.1. Modul nepřítomnosti Převzetí tasku Nepřevzatý task je indikován podle modré ikony. V seznamu tasků má navíc ve sloupci "Převzatý" zobrazeno tlačítko "Převzít task". Tímto tlačítkem je možné vstoupit do tasku jako jeho řešitel. Obrázek 4.4. Převzetí tasku Převzetím tasku dává příslušný řešitel na vědomí všem uživatelům daného poolu, že zahájil práce na daném požadavku a přebírá zodpovědnost za jeho realizaci. Task po převzetí změní ikonu a v příslušném sloupci se objeví jméno jeho řešitele. Servisní manažer má navíc možnost task přidělit ke zpracování jakémukoliv řešiteli z daného poolu. Může také již převzatý task jeho řešiteli odebrat a přidělit jinému. Tento krok servisní manažer provede ve formuláři pro úpravu tasku, v poli "Přidělit" vybere nového řešitele Úprava tasku Pokud je task převzat, v jeho zpracování pokračuje řešitel další úpravou pomocí tlačítka "Upravit task". POZN.: Task je možné upravovat i bez převzetí řešitelem. V tomto případě je však omezen výčet možností, které se dají s taskem provést (např. dokončit apod.). Okno pro úpravu tasku vypadá následovně: Obrázek 4.5. Úprava tasku

26 Základní workflow v TaskPoolu 22 V horní části okna jsou zobrazeny základní informace o tasku. V levé části lze k tasku přidávat komentář. Přidávání příloh a pole "Urgentní" zde fungují stejně jako při zakládání tasku. Rodičovským taskům, podřízeným taskům a odkazům je věnována kapitola 6. Vazby mezi tasky. Pravá část obrazovky slouží ke změně jednotlivých vlastností tasku a jeho stavu. Při zvolení Bez další akce s taskem nebude provedena žádná jiná akce než ta, která je provedena v levé části obrazovky. Volba Skrytý - pouze pro řešitelský tým nastavuje, aby komentář viděli pouze uživatelé na stejné straně jako uživatel upravující task. V případě, že je tento uživatel řešitelem, komentář uvidí všichni řešitelé a servisní manažeři z daného poolu. Pokud je to zadavatel, komentář uvidí všichni zadavatelé a manažeři zadavatelů z daného poolu. V poli Priorita lze vybrat prioritu tasku. Tato priorita má vliv na pořadí zobrazení tasku na pracovišti a podle konfigurace může také ovlivňovat zasílání notifikačních ů. Pole "Priorita" nemusí být uživateli dostupné v závislosti na administračním nastavení. Pokud je vyžadována reakce protistrany, ať už řešitelské či zadavatelské, task je možné přepnout do stavu Čeká na informace. Task bude odlišen barvou ikony a uživatelé si mohou vyfiltrovat pouze ty tasky, které čekají na informaci od nich. K danému tasku lze také nastavit Nové podmínky, a to buď cenu nebo datum vypršení, tedy deadline. K nastavení deadline může pomoci kalendářík vedle okna. Nastavená deadline se zobrazuje na pracovišti ve sloupci "Zbývá". Do pole cena se vyplňují celá čísla, měna je nastavena automaticky podle používaného jazyku, lze ji však libovolně měnit. Definování nových podmínek nemusí být dostupné v závislosti na administračním nastavení. Pokud to práva uživatele umožňují, je daný task možné Přidělit konkrétnímu řešiteli. Spoluřešitel je role, která umožňuje danému uživateli sledovat dění v tasku a přispívat do něj na stejné úrovni, jako by byl sám řešitelem. Spoluřešitel dostává z tohoto tasku notifikace stejně jako řešitel a může do tasku přispívat komentáři. Pokud to konfigurace v administraci umožňuje, může task např. i dokončit. Po kliknutí na tlačítko "Spoluřešitelé" se zobrazí následující okno: Obrázek 4.6. Spoluřešitelé Zde stačí označit uživatele, ze kterého chceme udělat spoluřešitele, a šipkou ho přesunout do sekce "Přiřazeni:". Spoluřešitele daného tasku může určovat řešitel konkrétního tasku nebo kterýkoliv servisní manažer. Volba Přesunout umožňuje přesunout task do jiného poolu. Kliknutím na tuto volbu se zobrazí formulář pro zadání nového tasku s tím rozdílem, že má již vyplněnou většinu hodnot podle původního tasku. Ve formuláři je potřeba vybrat pool, do kterého se má task přesunout, a kliknout na tlačítko "Uložit". Tím však ještě přesun není dokončen, k tomu dojde až po

27 Základní workflow v TaskPoolu 23 uložení původního tasku. V momentě, kdy je task přesunut, přechází do archivu původního poolu ve speciálním stavu "Přesunut". Nový task je vytvořen ve zvoleném poolu s původním předmětem a popisem ve stavu "Zadán k řešení" a obsahuje veškerou historii původního tasku. POZOR! Pokud původní task obsahuje dynamická pole a hodnoty, které v cílovém poolu nejsou nakonfigurovány, tyto informace v novém tasku nebudou zobrazeny! Volbou Deaktivovat task deaktivujeme. Task po deaktivaci přejde do archivu ve stavu "Deaktivován". Poté již nelze měnit jeho stav, lze k němu pouze přidávat komentář. Tuto volbu používáme nejčastěji, pokud řešení tasku v jeho průběhu ztratí smysl. POZN.: Task, který obsahuje jeden a více podřízených tasků, není možné deaktivovat, více v kapitole 6. Vazby mezi tasky Dokončení tasku Jakmile řešitel dokončí práce na tasku, nastaví tasku stav "Dokončen" zaškrtnutím pole v okně úpravy tasku. Tato volba se nezobrazuje pokud task není převzat nebo nejsou splněny podmínky jeho dokončení. V základním workflow se u tasku zobrazí zelená ikona s vykřičníkem a task je poté připraven k archivaci. POZN.: TaskPool umožňuje před skutečným dokončením tasku použít několik kontrolních smyček, jim je věnována kapitola 5. Rozšířené workflow v TaskPoolu. Dokončit task může jeho řešitel, popř. i spoluřešitel, pokud to umožňuje administrační nastavení. Každý task může také dokončit servisní manažer, a to i tehdy, pokud je řešitelem tasku někdo jiný. Změna stavu je opět notifikována všem uživatelům TaskPoolu, kterých se týká. Obrázek 4.7. Dokončení tasku 4.5. Archivace tasku V případě, že je task dokončen, je zpravidla po 24 hodinách systémem automaticky přesunut do archivu. Tuto volbu však lze v administraci zrušit či prodloužit a archivování může probíhat i manuálně, a to další úpravou tasku se změnou jeho stavu. Pokud byl task jednou archivován, nelze mu již měnit stav, lze k němu pouze přidávat komentáře. Task připravený na archivaci poznáme podle ikony zeleného vykřičníku. To je stav, kdy task nečeká na žádnou další akci.

28 Základní workflow v TaskPoolu 24 Zopakujeme, že archiv je dostupný klepnutím na příslušnou ikonu v horní nástrojové liště ("Archiv"). Zpět z archivu se lze přepnout klepnutím na ikonu "Pracoviště", ve kterou se ikona "Archiv" po vstoupení do archivu změní.

29 Rozšířené workflow v TaskPoolu 25 Kapitola 5. Rozšířené workflow v TaskPoolu Rozšířené možnosti workflow v TaskPoolu lze aktivovat vždy pro konkrétní pool. Tzn. v každém poolu mohou být nadefinována odlišná pravidla pro práci s tasky a jejich workflow. Možnost definovat pro pool rozšířené možnosti workflow má výhradně administrátor a způsob nastavení je popsán v administrátorském manuálu v kapitole 3.2. Karta Workflow. Rozšířené workflow se může skládat z následujících smyček: Servisní manažer nebo manažer zadavatelů povoluje řešení tasku Řešitel potvrzuje přidělení tasku Servisní manažer kontroluje tasky Zadavatel potvrzuje tasky Fakturační smyčka Na následujícím diagramu je popsán celý proces zpracovávaní tasku. Rozšiřující smyčky jsou vyznačeny barevně.

30 Rozšířené workflow v TaskPoolu Obrázek 5.1. Schéma workflow 26

31 Rozšířené workflow v TaskPoolu Servisní manažer nebo manažer zadavatelů povoluje řešení Pokud je aktivována smyčka "Servisní manažer povoluje řešení", nově zadané tasky se zakládají do stavu "Navržen k řešení". V tomto stavu task čeká na krok servisního manažera, který tasku povolí jeho řešení, a teprve poté je možné task převzít řešitelem nebo řešiteli přidělit. Tato smyčka najde uplatnění např. tam, kde je nutné filtrovat zadavatelské požadavky řešitelskou stranou. Lze ji využít např. i při předjednávání podmínek k řešení před zahájením samotného řešení. Pokud je aktivována smyčka "Manažer zadavatelů povoluje řešení", nově zadaný task je také ve stavu "Navržen k řešení" a tentokrát čeká na povolení od manažera zadavatelů. Pokud jsou aktivovány obě smyčky, může task povolit k řešení kterýkoliv z manažerů. Povolení tasku k řešení vyžaduje akci pouze jednoho z nich. Pokud task čeká na povolení k řešení, má ikonu fialového dudlíku (kapitola 2.2 Pracoviště střední část) a v úpravě tasku se servisním manažerům a manažerům zadavatelů zobrazuje možnost "Povolit řešení". Ve schématu workflow uvedeném výše je tato smyčka vyznačena červenou barvou. Obrázek 5.2. Povolení tasku k řešení 5.2. Řešitel potvrzuje přidělení Pokud je aktivována smyčka "Řešitel potvrzuje přidělení" a servisní manažer přidělí task řešiteli, task jde do stavu "Navržen k přidělení". Daný řešitel může task buď přijmout nebo odmítnout. Pokud task odmítne, task se dostává zpět do stavu "Zadán k řešení" a servisní manažer jej může opětovně komukoliv přidělit. Ve schématu workflow je tato smyčka vyznačena oranžovou barvou. Obrázek 5.3. Řešitel potvrzuje přidělení 5.3. Servisní manažer kontroluje tasky V některých případech je vhodné, aby byl task po dokončení řešitelem ještě zkontrolován servisním manažerem. Servisní manažer tak může kontrolovat správnost řešení. V tomto případě je třeba aktivovat smyčku "Servisní manažer kontroluje tasky".

32 Rozšířené workflow v TaskPoolu 28 Servisní manažer kontroluje task ve stavu "Dokončen" a má možnost vrátit ho řešiteli k přepracování. V případě správného řešení má servisní manažer možnost task nastavit do stavu "Zkontrolován". V případě nesprávného řešení může servisní manažer vrátit task řešiteli zpět k přepracování pomocí volby "Vrátit task". Pokud task čeká na kontrolu servisním manažerem, má ikonu žlutého otazníku. Ve schématu workflow je tato smyčka vyznačena žlutě. Obrázek 5.4. Servisní manažer kontroluje tasky 5.4. Zadavatel potvrzuje řešení Tato smyčka funguje podobně jako "Servisní manažer kontroluje tasky". Po dokončení tasku řešitelem task putuje k zadavateli tasku, a ten potvrdí nebo odmítne dané řešení. Tato smyčka je smyčce "Servisní manažer kontroluje tasky" nadřazená. Pokud jsou aktivovány obě smyčky, task dokončený řešitelem jde nejprve na kontrolu servisním manažerem a až poté na potvrzení zadavatelem. Zadavatel může vrátit task buď servisnímu manažerovi k opětovné kontrole nebo přímo řešiteli k přepracování. Komu se bude task vracet záleží na nastavení v administraci. Pokud se task vrací řešiteli, stav tasku se změní na "Převzatý/Přidělený" a pokud servisnímu manažerovi, task přechází do stavu "Dokončen" a čeká na novou kontrolu servisním manažerem. Pokud task čeká na potvrzení zadavatelem, má ikonu žluté vlajky. Ve schématu workflow je tato smyčka vyznačena zelenou barvou. Obrázek 5.5. Potvrzení tasku zadavatelem POZN.: Pokud je při zapnuté smyčce Zadavatel potvrzuje tasky task zadán někým z řešitelské strany, může ho potvrdit buď on sám nebo kterýkoliv servisní manažer a manažer zadavatelů Fakturační smyčka Fakturační smyčka je nejnadřazenější ze všech smyček. V případě, že jsou aktivovány všechny dostupné smyčky, fakturační smyčka se projeví po splnění všech ostatních smyček. Task zůstává po dokončení (popř. kontrolou nebo potvrzením) tak dlouho v poolu, dokud servisní manažer nezaškrtne pole "Vyúčtováno". Po zaškrtnutí tohoto pole přejde task do stavu "Vyúčtován" a až poté je možná jeho archivace. Při úpravě tasku lze současně vložit číslo faktury či daňového dokladu a cenu. Pokud task čeká na fakturaci, má ikonu zeleného pole s odškrtávátkem. Ve schématu workflow je fakturační smyčka vyznačena fialovou barvou.

33 Rozšířené workflow v TaskPoolu 29 Obrázek 5.6. Fakturační smyčka 5.6. Schvalování podmínek Mezi vlastnosti tasku může patřit také požadovaný termín jeho řešení a cena. Pokud je zapnuta smyčka pro schvalování podmínek, jakoukoli změnu termínu řešení nebo ceny musí schválit oprávněný uživatel. Tím může být servisní manažer, manažer zadavatelů nebo zadavatel v závislosti na administračním nastavení. Schvalování podmínek probíhá stejně jako např. schvalování řešení, a to při úpravě daného tasku. Možnost měnit podmínky nebo navrhovat změnu podmínek může mít kterýkoliv uživatel, záleží na administračním nastavení.

34 Vazby mezi tasky 30 Kapitola 6. Vazby mezi tasky Jednotlivé tasky mohou být spolu vzájemně svázány, a to i přes jednotlivé pooly. Typy vazeb jsou tři a názvosloví je následující: Rodičovský task - Task, který pod sebou sdružuje podřízené tasky. Každý rodičovský task může mít libovolné množství podřízených tasků. Rodičovský task není možné dokončit, dokud nejsou dokončeny všechny podřízené tasky. Podřízený task (subtask) - Task, který je podřízen rodičovskému tasku. Workflow podřízeného tasku není nijak omezeno. Každý task může být podřízeným taskem pro několik rodičovských tasků najednou. Odkaz - V tomto případě jsou tasky svázány pouze odkazem, není omezeno workflow ani jednoho z tasků. Odkazy plní účel spíše informativního charakteru. Vazby mezi tasky lze vytvářet i víceúrovňově, např. rodičovský task (A) má podřízený task (B), který je zároveň rodičovským taskem pro dva podřízené tasky (C,D). Workflow celého procesu pak musí probíhat nejdříve dokončením tasků C a D, poté se může dokončit task B a nakonec A. Vazby mezi tasky lze vytvářet při úpravě již existujícího tasku. Pro tento účel slouží tlačítka pod polem pro komentář. Obrázek 6.1. Vazby mezi tasky K danému tasku můžeme vytvořit rodičovský task, podřízený task nebo odkaz. Uživatelský postup při tvorbě všech tří vazeb je shodný. V tomto manuálu bude popsána tvorba podřízeného tasku. Administrátor může také nadefinovat pevná tlačítka pro vytváření vázaných tasků, odpadne tak nutnost vybírat typ vazby a cílový pool. Např. pokud u helpdeskových tasků často zakládáme subtasky na podporu druhé úrovně, popř. některé tasky fakturujeme, formulář pro úpravu tasku může vypadat takto: Obrázek 6.2. Tlačítka pro vazby mezi tasky

35 Vazby mezi tasky 31 Po kliknutí na některé z tlačítek se zobrazí formulář pro vytvoření daného typu vazby přímo do konkrétního poolu. Pokud to administrační nastavení umožňuje, můžeme i nadále vytvářet vazby mezi tasky bez omezení. K tomu slouží tlačítko Volné provazování tasků, které zobrazí stejnou nabídku jako na předchozím obrázku Vytvoření nového podřízeného tasku Jako podřízený task je možné vytvořit buď task zcela nový nebo vybrat z již existujících. Po kliknutí na Nový task se zobrazí formulář pro založení nového tasku. Podřízený task je možné založit do libovolného poolu, do nějž má přihlášený uživatel přístup a má v něm právo na zakládání tasků. Formulář pro zadání tasku je stejný jako při zadávání nového tasku bez vazby, obsahuje navíc pouze možnost přenesení příloh. Obrázek 6.3. Přenesení příloh do podřízeného tasku Ve formuláři pro vytvoření podřízeného tasku se zobrazí všechny přílohy rodičovského tasku. Pomocí zaškrtávacích polí můžeme určit, které přílohy se do podřízeného tasku skutečně přenesou. Tlačítka Vybrat / odebrat všechny přílohy slouží buď k zaškrtnutí nebo odškrtnutí všech těchto polí najednou. Stejným způsobem lze přílohy přenášet i pokud vytváříme např. odkaz či rodičovský task Výběr podřízeného tasku z existujících tasků V případě, že chceme task svázat s již existujícím taskem, klikneme ve formuláři pro úpravu rodičovského tasku na tlačítko Vyber task. Zobrazí se okno podobné pracovišti TaskPoolu, ve kterém se nachází všechny tasky, ke kterým má daný uživatel přístup, rozdělené po poolech a u každého z nich je tlačítko Použít. Kliknutím na toto tlačítko přiřadíme daný task k rodičovskému tasku. Potenciální podřízené tasky lze filtrovat pomocí fulltextu, čísla tasku a dynamických polí. Obrázek 6.4. Výběr podřízeného tasku Kliknutím na tlačítko Zobrazit filtr podle dynamických polí se zobrazí všechna dynamická pole daného poolu, podle kterých je možné tasky filtrovat.