Microsoft Excel 2013

Transkript

1 Microsoft Excel 2013 nejen pro školy Karel Klatovský Nakladatelství a vydavatelství R

2 nadpis kapitoly Obsah Obsah Vysvětlivky k prvkům použitým v knize:...8 POJMY A PRVKY POUŽITÉ V TEXTU... 8 JAK PRACOVAT S KNIHOU? JAK JE KNIHA ČLENĚNA?... 8 Tabulkové procesory (kalkulátory)...10 EXCEL 2013 A JINÉ VERZE Ovládání Excelu...17 Panel nástrojů Rychlý přístup SPUŠTĚNÍ EXCELU POPIS PROSTŘEDÍ EXCELU PLOVOUCÍ PANEL NÁSTROJŮ Základní operace s buňkami...21 TYPY BUNĚK Pohyb po buňkách zadávání dat do buněk OPRAVA OBSAHU BUŇKY KLÁVESA F PŘEPSÁNÍ PŮVODNÍHO OBSAHU BUŇKY VYMAZÁNÍ OBSAHU BUŇKY DLOUHÝ TEXT V BUŇCE NASTAVENÍ ŠÍŘKY SLOUPCE Blok označování buněk do bloku...23 OZNAČENÍ CELÉHO LISTU DO BLOKU OZNAČENÍ CELÉHO ŘÁDKU OZNAČENÍ VÍCE OBLASTÍ SOUČASNĚ DO BLOKU ZRUŠENÍ OZNAČENÉHO BLOKU Základní operace s Excelem...24 VYTVOŘENÍ JEDNODUCHÉ TABULKY ZPĚT A ZNOVU JEDNODUCHÉ VZORCE (+; -; *; /; SUMA) SČÍTÁNÍ, ODČÍTÁNÍ ZÁVORKY OBLAST BUNĚK VE VZORCI SUMA STAVOVÝ ŘÁDEK OKAMŽITÁ INFORMACE PŘESOUVÁNÍ BUNĚK A ČÁSTI TABULKY KOPÍROVÁNÍ BUNĚK A ČÁSTI TABULKY Schránka a operace se schránkou ZKOPÍROVÁNÍ DAT DO SCHRÁNKY (Ctrl+C) VYJMUTÍ DAT DO SCHRÁNKY (Ctrl+X) VLOŽENÍ DAT ZE SCHRÁNKY (CTRL+V) VLOŽIT JINAK KOPÍROVAT FORMÁT Operace s řádky a sloupci...33 VLOŽENÍ ŘÁDKU VLOŽENÍ SLOUPCE ODSTRANĚNÍ CELÉHO ŘÁDKU ČI SLOUPCE ROZDĚLENÍ TABULKY NA DVĚ ČÁSTI ROZDĚLENÍ TABULKY POMOCÍ UKOTVENÍ PŘÍČEK Odstranění rozdělení tabulky Zrušení ukotvení Úprava buněk a tabulky...36 ZAROVNÁNÍ OBSAHU BUŇKY ŘEZ PÍSMA TYP PÍSMA VELIKOST PÍSMA BAREVNÁ VÝPLŇ BUŇKY BARVA PÍSMA TEXTU V BUŇCE OHRANIČENÍ BUNĚK Formát buňky detailní nastavení...39 ZÁLOŽKA ČÍSLO (OKNO FORMÁT BUNĚK) Tvorba vlastního formátu ZÁLOŽKA ZAROVNÁNÍ (OKNO FORMÁT BUNĚK)

3 Excel 2013 nejen pro školy ZÁLOŽKA PÍSMO (OKNO FORMÁT BUNĚK) ZÁLOŽKA OHRANIČENÍ (OKNO FORMÁT BUNĚK) ZÁLOŽKA VÝPLŇ (OKNO FORMÁT BUNĚK) ZÁLOŽKA ZÁMEK (OKNO FORMÁT BUNĚK) Formát tabulky...45 Styly buňky...45 VYTVOŘENÍ NOVÉHO STYLU Hledání a nahrazování...46 HLEDÁNÍ NAHRAZOVÁNÍ Tvorba vzorců v Excelu...48 TVORBA VZORCE POMOCÍ PRŮVODCE ÚPRAVA VYTVOŘENÉHO VZORCE Souhrnné tipy a pravidla pro tvorbu vzorců Použití nejběžnějších funkcí...50 MIN, MAX KDYŽ POČET SVYHLEDAT DATOVÉ FUNKCE Výpočet rozdílu dvou dat Výpočet s kombinací data a čísla Zjištění dne v týdnu Funkce uvnitř funkcí...54 Kopírování vzorců do ostatních buněk...56 Absolutní a relativní adresování...57 Listy a práce s nimi...58 PŘEPÍNÁNÍ MEZI LISTY VYTVOŘENÍ NOVÉHO LISTU PŘEJMENOVÁNÍ LISTU Několik rad pro přejmenování listu SMAZÁNÍ LISTU ŘAZENÍ LISTŮ PŘEKOPÍROVÁNÍ LISTU SKRYTÍ LISTU ZOBRAZENÍ SKRYTÉHO LISTU ZMĚNA BARVY ZÁLOŽKY LISTU VZORCE V RÁMCI LISTŮ Vzorce odkazující se na jiný list Vzorce pomocí průvodce odkazující se na jiný list Několik pravidel pro práci s více listy VZORCE V RÁMCI VÍCE SOUBORŮ (SEŠITŮ) Nevýhody vzorců v rámci více souborů Grafy...63 PRAVIDLA A ZÁSADY PRO TVORBU GRAFŮ VYTVOŘENÍ ZÁKLADNÍHO GRAFU Úprava grafu MANIPULACE S GRAFEM PŘEMÍSTĚNÍ GRAFU ZMĚNA MĚŘÍTKA GRAFU Změna velikosti celé oblasti grafu Změna velikosti oblasti grafu Změna velikosti a typu písma popisků os grafu a nadpisů RYCHLÉ ÚPRAVY GRAFU KONTEXTOVÉ KARTY PRO EDITACI GRAFU Karta Návrh Karta Formát Minigrafy Grafika v Excelu...69 VKLÁDÁNÍ OBRÁZKŮ A GRAFICKÝCH OBJEKTŮ Vektor nebo rastr?

4 nadpis kapitoly Obsah Vložení online obrázku Vložení vlastního obrázku OBRAZCE Změna parametrů u některých obrazců WORDART OBRÁZKY SMARTART Změna velikosti a typu písma popisků os grafu a nadpisů / Přidání (a odebrání) objektu do (z) obrázku SmartArt GRAFICKÉ ÚPRAVY OBRÁZKU SMARTART Změna tvaru obrazce Změna velikosti obrazce Změna stylu tvaru Změna rozložení SmartArtu Změna stylu obrázků SmartArt Změna barev obrázku SmartArt SNÍMEK OBRAZOVKY Operace s grafickým objektem...75 ZMĚNA VELIKOSTI PŘEMÍSTĚNÍ OBJEKTU OTOČENÍ OBJEKTU SMAZÁNÍ OBJEKTU ZMĚNA STYLU OBRÁZKU BARVY, ČÁRY A VÝPLŇ GRAFICKÝCH OBJEKTŮ FORMÁT OBJEKTU Vkládání dalších objektů do tabulky...78 PSANÍ ROVNIC A MATEMATICKÝCH SYMBOLŮ Pokročilejší práce s Excelem...78 FUNKCE RANK SEŘAZOVÁNÍ DAT (PODLE ABECEDY A HODNOT) SEŘAZOVÁNÍ PO ŘÁDCÍCH FILTROVÁNÍ DAT Složitější fi ltry TEXTOVÉ A ČÍSELNÉ ŘADY Použití řady Vytvoření vlastní řady Používání logických řad posloupnosti OVĚŘENÍ DAT VYPNUTÍ OVĚŘENÍ DAT OCHRANA DAT Zamknutí buněk Zamknutí listu Zamknutí sešitu Zrušení ochrany Odemknutí listu Odemknutí sešitu PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ Sady ikon u podmíněného formátování Datové pruhy Smazání podmínek podmíněného formátování Kontingenční tabulka...87 TVORBA KONTINGENČNÍ TABULKY PRÁCE S KONTINGENČNÍ TABULKOU Rotace pohledů TVORBA KONTINGENČNÍHO GRAFU Práce se soubory...90 VYTVOŘENÍ NOVÉHO SOUBORU Vytvoření nového souboru pomocí šablony OTEVŘENÍ DOKUMENTU ULOŽENÍ SOUBORU První uložení Druhé a další uložení ULOŽENÍ POD JINÝM NÁZVEM (ULOŽIT JAKO) Uložení vlastní šablony Nastavení cest k souborům OCHRANA SEŠITU HESLEM Import a export dat...94 IMPORT DAT DO TABULKY EXCELU

5 Excel 2013 nejen pro školy Několik pravidel pro data, která budou do Excelu importována EXPORT DAT Z TABULKY EXCELU Formuláře interaktivní prvky v Excelu...97 KARTA S FORMULÁŘI Zaškrtávací políčko Přepínač Pole se seznamem Číselník Tisk a předtisková příprava NEJSNADNĚJŠÍ TISK OBSAHU LISTU RYCHLÝ TISK NÁHLED NA TABULKU PŘEDTISKOVÁ PŘÍPRAVA Vzhled stránky TISK TABULKY Tisk pouze části tabulky Nastavení Excelu PŘÍLOHA I SEZNAM VZORCŮ A JEJICH VÝKLAD Matematické funkce Statistické funkce Databázové funkce Datové a časové funkce Vyhledávací funkce Funkce pro práci s texty Logické funkce Informační funkce PŘÍLOHA II PŘEHLED ČASTO POUŽÍVANÝCH TYPŮ GRAFŮ V EXCELU PŘÍLOHA III SEZNAM DŮLEŽITÝCH TLAČÍTEK A JEJICH VÝZNAM PŘÍLOHA IV PÁSY KARET PŘÍLOHA V UŽITEČNÉ KLÁVESOVÉ ZKRATKY EXCELU PŘÍLOHA VI ZÁKLADNí OPERACE S BUŇKAMI

6 Excel 2013 nejen pro školy Tabulkové procesory (kalkulátory) Tabulkové procesory, nazývané rovněž tabulkové kalkulátory, jsou spolu s textovými editory bezpochyby jedny z nejpoužívanějších programů na světě. Prostřednictvím tabulkových procesorů můžete pohodlně vytvářet rozsáhlé tabulky a třídit je podle zadaných klíčů, defi novat prakticky neomezené vzorce a funkce, vytvářet fi ltry podle nadefi novaných parametrů a v návaznosti na data v tabulce vytvářet grafy. Možností je skutečně mnoho, a ač se to na první pohled nezdá, tabulkový procesor Microsoft Excel je silný nástroj pro zpracování, výpočty a vyhodnocování dat v tabulkové podobě. EXCEL 2013 A JINÉ VERZE Tabulkový kalkulátor Microsoft Office Excel 2013 je samostatná aplikace, ale častěji bývá pořizována jako součást programového balíku Microsoft Office 2013 (případně v rámci služby Office 365), což je několik vzájemně propojených programů určených k nejběžnějšímu využití počítačů. V této knize bude tedy popisován Excel 2013, který je jednou z nejpoužívanějších aplikací z balíku Microsoft Offi ce. Ovládání aplikací, které jsou součástí tohoto balíku, se od verze 2007 výrazně změnilo a ve verzi 2010 bylo ještě dále vylepšeno. Pokud jste používali ještě starší verze (2003 a nižší), bude vám zřejmě nějaký čas trvat, než si na nový způsob ovládání zvyknete. Nicméně po čase jistě zjistíte, že změna v ovládání byla krokem k lepší a efektivnější práci, že už nemusíte složitě v různých nabídkách a podnabídkách hledat příslušnou funkci. Proto se také kniha zabývá ovládáním aplikace Excel 2013 hned na začátku. Zároveň je zřejmé, že tato učebnice nemá ve srovnání s předchozími verzemi Excelu takové univerzální použití, nicméně jádro aplikace i způsob, jakým se tabulky, výpočty a grafy vytvářejí a upravují, zůstaly stejné. S čím dál větším rozvojem služeb a dostupností internetu je také zapotřebí, aby i aplikace, které chtějí být na trhu úspěšné, na tyto změny reagovaly. Nová verze sady Microsoft Offi ce a její jednotlivé aplikace jsou důkazem toho, jak být z tohoto pohledu na efektivní využívání internetu připraven. Však si vzpomeňte na stařičkou verzi 2003, u které se o propojení s internetem nedalo téměř vůbec mluvit. Ale už verze 2007 přidala mimo nového vzhledu a funkcí také přepracovanou práci se šablonami dostupnými online či s přístupem k obrovské online databázi klipartů. A v předposlední verzi, 2010, šla sada Offi ce ještě dál. Bylo v ní možné např. využívat ukládání a otevírání souborů z online úložišť (SkyDrive, SharePoint). Někdo by si tak mohl myslet, že tedy nová verze Excelu už nemá z pohledu propojení s internetem co nabídnout, ale opak je pravdou. A navíc přidává mnoho nových funkcí a vlastností, u kterých si po pár dnech používání asi řeknete, jak jste bez těchto funkcí mohli dříve pracovat. Pojďme se tedy podívat na to, co vás čeká nového napříč všemi aplikacemi Offi ce 2013 i na novinky samotné aplikace Excel, o kterých se pochopitelně dočtete i dále v této publikaci. Novinky společné pro aplikace sady Office V rámci novinek je poměrně mnoho těch, které jsou společné pro všechny aplikace sady Offi ce, nebo alespoň pro ty nejpoužívanější. Jakmile se tedy s takovou novinkou seznámíte a naučíte pracovat v jedné aplikaci, bez problémů ji pak můžete používat i v aplikaci jiné. Nový vzhled Sada Offi ce dostala přepracovaný vzhled, který je přehlednější, čistší a snáze se používá i na dotykových zařízeních. Pryč jsou zaoblené hrany karet či nabídky Soubor, vše má nyní přesné, pravoúhlé tvary. Důvod této změny je poměrně prostý alespoň částečný soulad vzhledu aplikací Offi ce s novým designem aplikací z Windows Store či mobilního systému Windows Phone. Někteří z vás tento grafi cký styl zřejmě znáte pod dřívějším názvem Metro. Ačkoliv se o Metro v sadě Offi ce přímo nejedná, známé principy zjednodušení grafi ky i ovládání jsou patrné i zde. I barevné prostředí doznalo změn, a tak zatímco v sadě Offi ce 2007 jste se mohli setkat ve výchozím nastavení s modrým vzhledem a v sadě Offi ce 2010 s vzhledem stříbrným, výchozím barevným tématem v sadě Offi ce 2013 je prostá bílá, která opět ukazuje na snahu o čisté, nic nerušící prostředí. V nabídce pak kromě této bílé jsou i dva odstíny šedé. Hlavní pás karet v Excelu

7 Novinky nadpis v Office kapitoly 2013 Zajímavým prvkem pro rozbití jednoduchého grafi ckého prostředí je možnost volby grafi ckého vzoru (pozadí), které se zobrazuje v pravé horní části pracovního okna aplikací. Na výběr máte z několika druhů grafi ckých motivů, které mohou personifikovat vaše pracovní prostředí. Dotykové ovládání Stejně jako jedním z hlavních prvků operačního systému Windows 8 je přizpůsobení pro dotykové ovládání, i u druhého nejdůležitějšího produktu společnosti Microsoft bylo jasné, že se trend dotykových zařízení objeví i v systému Offi ce. Poměrně dlouho se ale spekulovalo nad tím, v jaké formě. Někteří uživatelé čekali zcela nové pracovní prostředí. To by ale zejména pro ty méně konzervativní byl poměrně šok, protože s velkou změnou ovládání přišel Microsoft již ve verzi 2007, a to s nástupem pásu karet. Proto se rozhodl jít cestou známého grafi ckého prostředí a ovládání, které jen lehce upravil pro méně přesné ovládání prsty. Po zapnutí dotykového režimu se tedy stane pouze to, že se nabídky a ikony na pásu karet rozestoupí více od sebe (aby bylo snazší se na ně prstem trefi t) a některé, méně používané, se skryjí. Šablony S každou novou verzí systému Offi ce získávají na významu online dostupné šablony dokumentů, které se v daných aplikacích mohou vytvářet. A tak zatímco v dobách Offi ce 2000 či 2003 bylo dostupné pouze malé množství šablon, a to ještě v lokální podobě, od verze 2007 se tato situace zejména s rychlým nástupem internetu začala měnit. A ačkoliv bylo již od této verze dostupných několik desítek šablon, které mohli uživatelé využít a ušetřit si tak práci i čas, mnoho z nich o této možnosti nevědělo. A tak se vám nově po spuštění aplikací Word, Excel, PowerPoint a dalších nezobrazí nový prázdný dokument, ale nabídka šablon tak, abyste mohli ihned V porovnání s obrázkem na předchozí straně je na tomto patrný vetší rozestup mezi jednotlivými nástroji nabídky umožňující jejich pohodlnější spuštění prostřednictvím dotyku prstu. Excel 2013 nabízí široký výběr předpřipravených šablon začít s některou z nich pracovat. Nicméně pokud potřebujete začít jako obvykle s prázdným dokumentem, najdete jej v přehledu šablon hned na prvním místě. V aplikaci PowerPoint jde pak nabídka šablon ještě dál, neboť si kromě grafi ckého vzhledu šablony prezentace si můžete zvolit i jeden z barevných motivů. V rámci přehledu šablon (nabídka Soubor Nový) lze samozřejmě i mezi šablonami vyhledávat. To se ve verzi 2013 velice hodí, protože vzhledem k velkému množství šablon již bylo z hlediska přehlednosti neúnosné rozdělování šablon do kategorií. A na závěr další z mnoha výhod online šablon - jakmile Microsoft uvolní nějakou novou šablonu, ihned je tato šablona pro vás (a desítky milionů dalších uživatelů) dostupná, a to bez jakékoliv instalace nebo aktualizace. Office 2013 i pro tablety Od doby vydání poslední verze sady Offi ce (tedy verze 2010) se toho ve světě uživatelských zařízení dost změnilo, obrovské popularitě se těší zejména tablety v čele s ipadem od společnosti Apple. Proto také Microsoft upravil systém Windows 8 tak, aby byl bez problémů ovladatelný i na těchto dotykových zařízeních. Některé z tabletů ale používají procesory ARM, které nejsou z technických důvodů kompatibilní s aplikacemi pro procesory Intel a AMD (což jsou téměř všechny, které uživatelé mají ve svých počítačích). Pro tyto tablety je určen systém Windows 8 RT, a protože je sada Offi ce pro Microsoft velice důležitá, vytvořil/přeprogramoval ji i pro tento systém. Velice příjemnou informací je pak fakt, že v rámci edice Windows 8 RT je sada Offi ce dostupná zdarma (resp. je jeho součástí), takže pokud si budete pořizovat tablet se systémem Windows 8 RT, máte jistotu, že součástí bude již předinstalovaná verze aplikací Offi ce. 11

8 Prostředí Prostředí programu nadpis Excelu kapitoly 2013 Ovládání Excelu Celý tabulkový procesor je možné ovládat několika způsoby myší, klávesovými zkratkami nebo kombinací obojího. Téměř každou operaci v Excelu můžete provést minimálně dvěma způsoby. Z pochopitelných důvodů není možné v knize zaznamenat u každé operace všechny způsoby, jakými ji lze provést. Vybrán proto bude vždy ten nejjednodušší. Excel se již od verze 2007 ovládá pomocí tzv. pásu karet, který naleznete standardně v horní části obrazovky. Filozofi e tohoto ovládání spočívá v tom, že je pás rozdělen na jednotlivé karty, které obsahují vždy určitou skupinu příkazů. Uživatel již nemusí tak přemýšlet, kde a v jaké nabídce a podnabídce se která funkce nachází, ale nalezne vždy tematicky spjaté příkazy na jednom místě. K základní práci se souborem sešitu se používá tlačítko Soubor, které najdete v levém horním rohu aplikace. Po klepnutí na něj se objeví zobrazení Backstage, které bylo jednou z novinek verze Tuto funkci najdete v každé aplikaci sady Microsoft Office Nabídka Backstage je aktivní verzí známých dialogových oken. Pomocí této nabídky je možné otevírat a ukládat soubory, zobrazovat starší verze dokumentu, nastavovat parametry tisku, sešit vytisknout a další. Nabídka tlačítka Soubor: Informace zobrazí informace o aktuálně otevřeném souboru s dalšími možnostmi úprav. Nový zobrazí nabídku pro otevření šablon sešitů aplikace Excel. Otevřít slouží pro otevření již existujícího souboru na disku, síti nebo výměnném zařízení. Uložit uloží právě otevřený dokument pod stávajícím názvem na stejné místo, odkud byl otevřen. Při prvním ukládání má stejnou funkci jako nabídka Uložit jako. Zavřít ukončí aplikaci Excel. Účet slouží pro přihlášení do aplikace Excel s účtem Microsoft, změnu pozadí, motivů a správu připojených služeb. Možnosti zobrazí okno s možností podrobnější konfigurace aplikace Excel. Exportovat slouží pro export do formátu PDF a dalších. Sdílet umožňuje sdílet online vybraný sešit. Vytisknout umožňuje nastavit parametry tisku přímo z okna Backstage a soubor vytisknout. Uložit jako před uložením souboru dává uživateli možnost zvolit název dokumentu a místo pro jeho uložení. Upozornění: V rámci sady Offi ce 2013 neexistuje možnost zobrazit příkazy v klasických nabídkách jako v předchozí verzí 2003 a starších. Hlavní pás karet je rozdělen na sedm základních karet (Domů, Vložení, Rozložení stránky, Vzorce, Data, Revize a Zobrazení). Každá z nich má své skupiny, aby orientace v příkazech a jejich rozdělení byly ještě přehlednější. Pro přepnutí na libovolnou kartu klepněte na její název. V případě, že klepnete v Excelu 2013 na nějaký objekt (graf, obrázek), většinou se zobrazí jedna nebo více kontextových karet za sedmi standardními. Tyto kontextové karty slouží k zobrazení příkazů použitelných pro právě označený objekt. Na následující straně vidíte hlavní pás karet Excelu

9 Základní Základní operace nadpis operace v Excelu kapitoly s Excelem 2013 Základní operace s buňkami Jak již bylo uvedeno, buňka je základním stavebním kamenem Excelu. Buňka jako taková je již konkrétním nosičem informace. Abyste mohli pokračovat v jakékoliv další práci s Excelem, je nezbytně nutné znát základy uvedené právě v této kapitole. TYPY BUNĚK Každá buňka může nést informaci nezávisle na jiné buňce. Podle toho, o jakou informaci se jedná, můžeme rozdělit typ informací v buňce do několika kategorií. Rozdělení je důležité proto, že každá kategorie dat v buňce se chová trochu jinak. Jinak se například bude chovat text napsaný do buňky, jiné vlastnosti bude mít číslo. Základní typy dat jsou následující: Text jedná se o jakýkoliv text. Textová buňka může obsahovat prakticky cokoliv čísla, text, znaménka, ale například i kombinaci prostého textu s číslem. Číslo jakákoliv číselná hodnota. Pokud má číselná buňka být skutečně číselná, nesmí obsahovat NIC jiného než číslo, a to bez jakýchkoliv dalších znaků! Například obsah buňky 135 let již nelze považovat za číselný, protože se jedná o kombinaci čísla a textu. V takovém případě by se jednalo o prostý řetězec. Vzorec vzorec vždy začíná znakem = (rovnítko).vzorec je důležitým prvkem, bez něhož by nebylo možné provést žádný výpočet. Vše, co je za rovnítkem, považuje Excel za defi nici vzorce. Datum buňka obsahující datum v předem stanovené formě zápisu. Typ buňky datum se používá výhradně pro zápis data. Upozornění: Pokud například buňka obsahuje znaky tun, pak se nejedná o číselnou buňku, ale o buňku textovou, protože číselná buňka nesmí obsahovat žádný text. Jednotky je možné defi novat následně v nastavení formátu buňky. POHYB PO BUŇKÁCH ZADÁVÁNÍ DAT DO BUNĚK Po buňkách se v Excelu můžete pohybovat kurzorovými šipkami nebo klepnutím myší vždy na tu buňku, kterou si přejete vybrat. Aktuální buňka je vždy zvýrazněna tučnou zelenou čarou. Buňku, se kterou budete pracovat, je nutné zvýraznit, resp. postavit se na ni. Kromě toho, že obsah je vidět v buňce samé, její skutečný obsah je zobrazen také v řádku vzorců. Termín skutečný obsah je zde použit proto, že ne vždy musí být skutečný obsah takový, jaký vidíte v buňce. Může být pozměněn formátem, může být delší apod. Nehledě na to, že například v případě vzorců se v buňce zobrazí výsledek vzorce, zatímco v řádku vzorců je vidět skutečný vzorec, který výsledek spočítal. Skutečný vzorec si také můžete zobrazit poklepáním myši na výsledek v buňce. Text, číselnou hodnotu, datum nebo vzorec zadáte do buňky pouhým napsáním. 1. Nastavte se klepnutím myši nebo kurzorovými klávesami do buňky, do níž si přejete zadat hodnotu. 2. Zadejte do buňky text nebo jakoukoliv hodnotu. 3. Obsah buňky potvrďte klávesou Enter nebo některou z kurzorových kláves. Klávesy pro pohyb po buňkách Kurzorová klávesa Kurzorová klávesa Kurzorová klávesa Kurzorová klávesa Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Page Up Page Down F5 Skutečný obsah buňky Obsah buňky, jak je vidět v matici buněk. Přejdi o jednu buňku nahoru. Přejdi o jednu buňku dolů. Přejdi o jednu buňku doprava. Přejdi o jednu buňku doleva. Přejdi na horní okraj celé tabulky. Přejdi na dolní okraj celé tabulky. Přejdi na pravý okraj celé tabulky. Přejdi na levý okraj celé tabulky. Přejdi o obrazovku nahoru. Přejdi o obrazovku dolů. Vyvolá okno, ve kterém je možné přesně zadat, na kterou buňku budete přesunuti. 21

10 Excel 2013 nejen pro školy OPRAVA OBSAHU BUŇKY KLÁVESA F2 Pokud potřebujete opravit obsah již napsané buňky, pak k editaci slouží klávesa F2. Přitom nezáleží na tom, zda se jedná o buňku obsahující text, číslo, vzorec apod. 1. Nastavte kurzor na buňku, která bude opravována. 2. Stiskněte klávesu F2 a proveďte opravu obsahu buňky nebo klepněte myší na opravované místo v řádku vzorců. 3. Změny potvrďte klávesou Enter. F2 PŘEPSÁNÍ PŮVODNÍHO OBSAHU BUŇKY Jestliže potřebujete buňku přepsat jiným, novým obsahem, nastavte se na ni a rovnou začněte psát nový text. Po potvrzení klávesou Enter bude starý obsah automaticky nahrazen novým textem. Enter VYMAZÁNÍ OBSAHU BUŇKY Vymazání obsahu buňky je velmi jednoduché. Stačí nastavit kurzor na buňku, jejíž obsah má být vymazán, a stisknout klávesu Delete obsah buňky bude smazán. Pozor, klávesou Delete se skutečně maže pouze obsah, nikoliv formát buňky. Například nastavíte-li v buňce určitý typ písma, případně polohu desetinné čárky, pak bude formát v buňce nastaven i nadále! DLOUHÝ TEXT V BUŇCE Snadno se může stát, že text v buňce je příliš dlouhý a v buňce se nezobrazí. Na obrázku níže obsahuje buňka A1 text Toto je dlouhý text v buňce. Přestože text prochází buňkou B1 a končí v buňce C1, vztahuje se k buňce A1. Na dalším řádku obsahuje buňka A2 naprosto stejný text (Toto je dlouhý text v buňce), ale tento není zobrazen celý, protože následující buňka vpravo (B2) je již plná. To ale neznamená, že by byl původní text zkrácen pouze není vidět. Pokud byste obsah buňky B2 smazali, uvolnil by se prostor pro zbytek textu z buňky A2. NASTAVENÍ ŠÍŘKY SLOUPCE Podobně jako s textem mohou vzniknout problémy i s číslem. Jestliže je číslo v buňce příliš dlouhé, zobrazí se místo čísla např. několik křížků ####### nebo matematický výraz reprezentující skutečnou hodnotu čísla (viz obr. vpravo). V takovém případě je nutné natáhnout šířku sloupce tak, aby se číslo do buňky vešlo. 1. Nastavte myš v záhlaví řádků na pravou hranici sloupce, jehož šířku si přejete změnit. Myš by měla získat tvar oboustranné šipky (viz obrázek vpravo). 2. Stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte vlevo nebo vpravo na požadovanou pozici. 3. Uvolněte levé tlačítko myši a šířka sloupce je změněna. Podobně jako se nastavuje šířka sloupce, lze nastavit i výšku řádku. Opět klepněte na rozhraní oddělující jednotlivé názvy řádku v jejich záhlaví a táhněte myší směrem nahoru nebo dolů. Výška řádku se bude zvětšovat/zmenšovat, po dosažení požadované výšky uvolněte levé tlačítko myši. Tip: Šířku sloupce lze nastavit i přesně podle nejširšího obsahu buňky ve sloupci. Podobně jako v předchozím případě nastavte myš v záhlaví řádků na pravou hranici sloupce, jehož šířku si přejete změnit. Až se tvar myši změní na oboustrannou šipku, poklepejte dvakrát levým tlačítkem myši. Šířka celého sloupce se změní přesně podle nejširší buňky, která se ve sloupci nachází. Nemusíte tak hledat nejdelší buňku ve sloupci a podle ní sloupec ručně rozšiřovat nebo zužovat. Tento postup je výhodný v případě větších tabulek, protože hledat například nejdelší obsah buňky u tabulky s řádky by bylo velice zdlouhavé. Výše uvedeným postupem si Excel sám tu nejdelší nalezne a celý sloupec upraví právě podle ní. Del 22

11 Úprava tabulky a formát Úprava buněk nadpis a formát v Excelu kapitoly buněk 2013 Formát buňky detailní nastavení Kompletní nastavení všech vlastností jedné buňky nebo více buněk označených do bloku lze provést pomocí okna Formát buněk. Jedná se o hlavní okno se všemi dostupnými vlastnostmi jedné konkrétní buňky. Všechny operace popsané v předchozích odstavcích (velikost písma, barvy, ohraničení apod.) je možné v okně Formát buněk provést také. Přitom je k dispozici daleko širší škála nastavení a konfi gurace. Jedná se o nastavení formátu zobrazení zejména u číselných buněk. Jinými slovy, pomocí této nabídky je možné nastavit kompletní způsob zobrazování. Zobrazení okna Formát buněk: 1. Označte do bloku oblast buněk, na které se nastavení pomocí okna Formát buněk bude vztahovat. Má-li být nastavována pouze jedna buňka, postavte se na ni. 2. Klepněte na vybranou oblast pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte příkaz Formát buněk. Excel zobrazí okno Formát buněk, které je hlavním oknem pro konfi guraci vlastností označených buněk. Okno obsahuje celkem šest záložek. ZÁLOŽKA ČÍSLO (OKNO FORMÁT BUNĚK) Záložka Číslo umožňuje defi novat, jak se bude údaj v buňce zobrazovat. Pokud je v buňce například číslo 1520,20, může se zobrazit například s oddělenými tisíci jako 1 520,20 nebo se symbolem měny (Kč) 1 520,20 Kč nebo 10*10+3E a podobně. Jedná se vlastně o nastavení jakési vizuální masky na skutečnou hodnotu buňky. Důležité ale je, že skutečná hodnota buňky zůstává nezměněna formátem se defi nuje pouze zmíněná maska buňky. Pokud tedy například buňka bude obsahovat číslo 11256,3 a formátem z ní vytvoříte ,30 Kč, pak skutečný obsah buňky zůstane i nadále 11256,3. Připomínáme, že skutečný obsah buňky zjistíte tak, že se na buňku postavíte kurzorem a přečtete řádek vzorců jedině ten zobrazuje skutečný stav. Upozornění: V souvislosti s nastavením formátu buňky je nutné zmínit jednu zásadní skutečnost. Formát buňky je tu proto, aby uživatel až následně (teprve po zadání hodnot v tabulce) mohl určit, jak bude hodnota v buňce vypadat. Vždy tedy nejprve vytvořte tabulku s prostými čísly bez jakéhokoliv zarovnání či mezer mezi čísly apod. a teprve potom nastavte formát. V dřívějších verzích Excelu bylo nutné při vytváření tabulky nepsat hodnoty s mezerami mezi čísly (pro oddělení řádu) nebo například se symbolem měny na konci (Kč, EUR apod.). To proto, že Excel takto upravené buňky nepovažoval za buňky číselné, ale za buňky textové a případné výpočty byly provedeny bez těchto buněk vzorce je vynechávaly, což zkreslilo výsledek! Naštěstí v Excelu 2013 toto již neplatí, ale i tak je lepší si dávat pozor na správné formátování čísel. V levé části záložky Číslo lze zvolit jeden z druhů zobrazení a ten pak konkrétněji nastavit v pravé části okna. Vždy podle toho, na jakou položku klepnete v levé části, zobrazí se odpovídající volby v pravé části okna. Jestliže například v levém sloupci vyberete položku Měna, pak v pravé části můžete zvolit počet desetinných míst, symbol měny, který se automaticky doplní za číslo, a způsob zobrazení záporných čísel. Ukázka nastaveného formátu je aktuálně zobrazována v horní části záložky v poli Ukázka. K dispozici je celá řada druhů formátů zobrazení: Obecný jedná se o zobrazení v takovém stavu, v jakém byl obsah buňky zadán standardně. Jinými slovy, tato varianta nezmění na buňce od jejího stavu po napsání vůbec nic. Používá se snad jen v případě, že uživatel chce buňku dostat z nějakého formátu zpět do původního stavu tak, jak byla původně napsána. 39

12 Excel 2013 nejen pro školy Číslo jedná se o nastavení formátu čísla. Po klepnutí na položku se zobrazí několik možností změny formátu. V první řadě se jedná o možnost změnit počet desetinných míst pomocí přepínače Desetinná místa. Standardně je nastaven na hodnotu 2 a doporučuje se jej tak ponechat. Významné je rovněž zatržítko Oddělovat 1000 ( ). Jedná se o to, zda bude každý řád tisíců oddělen mezerou. Rovněž doporučujeme zaškrtnout. V dolní části je pak několik možností, jak budou zobrazována případná záporná čísla, vyskytnou-li se někdy v buňce. Dokonce je zde možnost červeného zvýraznění. Jednu z možností lze vybrat pouhým klepnutím na ni. Měna formát typu Měna je velmi podobný formátu typu Číslo. Jediný rozdíl v nabídnutých možnostech je ten, že je zde k dispozici rozevírací nabídka Symbol se seznamem všech symbolů peněžitých měn, které se v praxi mohou použít. Účetnický účetnický formát je shodný s formátem Měna, ale nemůžete si v něm vybrat, jakým způsobem budou zobrazeny záporné hodnoty. Počet desetinných míst a symbol měny si ale vybrat lze. Datum jak již název napovídá, tento druh formátu umožňuje nastavovat formát data. Po klepnutí na tuto položku se v pravé části zobrazí několik možných způsobů zobrazení. Po pravdě, jen malá část je skutečně použitelná v reálném světě. Při zadávání data je vhodné zadávat je do buňky ve tvaru (DD.MM.RRRR). Přitom mezi číslicemi musí být tečky, nikoliv čárky, které svádějí k chybě při použití desetinné čárky na numerické klávesnici. Čas nastavení času je prakticky totožné s nastavením data. Pochopitelně nabídka a možnosti formátů času jsou poněkud odlišné. Procenta možnosti formátu procent jsou omezeny víceméně na přidání znaku % za obsah buňky. Avšak pozor, formát procent zároveň zvýší řád čísla o 100! To znamená, že z čísla 150 vytvoří %, z 15,3261 vytvoří 1532,61% apod.! Zlomky formát Zlomky není příliš používaným formátem. Podle toho, jaký Typ formátu Zlomky v pravé polovině okna zvolíte, tak bude číslo v buňce rozděleno. Rozdělení probíhá tak, že nejprve je napsáno číslo v celém tvaru a poté rozdělení ve tvaru zlomku, přičemž zlomek je nahrazen lomítkem. Takže například číslo 15,236 bude zapsáno jako 15 21/89. Matematický matematický formát se používá zejména u vysokých čísel. Tento formát je převede do zkráceného matematického zápisu. Například číslo by Excel v matematickém formátu se dvěma desetinnými čísly zobrazil takto: 1,53E+05. Tento formát se podobně jako formát Zlomky příliš často nepoužívá. Text druh formátu Text je velmi zajímavý a někdy se může hodit. Použijete jej v případě, že potřebujete, aby se číselná buňka chovala jako textová. To způsobí, že s buňkou, která má formát nastaven na Text, nebudou žádné vzorce počítat budou tuto buňku ignorovat, a to i přesto, že buňka byla zadána jako číslo a i nadále se jako číslo jeví (pouze formát je nastaven na Text). Speciální speciálním druhem formátu je myšlen formát telefonní číslo a PSČ. V podstatě se jedná pouze o to, že telefonní číslo Excel rozdělí na seskupení předčíslí a dvojčísel (např ) a PSČ na trojčíslo a dvojčíslo (např ). Toť vše, žádná další věda. Tento formát se prakticky vůbec nepoužívá možná i proto, že mnoho uživatelů ani neví, že existuje. Vlastní formát Vlastní je velmi užitečný. Jedná se o možnost defi novat prakticky jakýkoliv typ formátu podle vlastní potřeby. To znamená, že je možné vytvořit téměř libovolnou masku, podle které se čísla nastavená na tento formát budou zobrazovat. Lze tak vytvořit například tyto tvary: z čísla 1520 vyrobit metrů; z čísla 56230,30 vytvořit == Kč a 30 hal atd. Tvorbou vlastního typu formátu se zabývá následující odstavec. 40

13 Excel 2013 nejen pro školy Tvorba vzorců v Excelu V této kapitole se seznámíte s nejmocnější částí Excelu se vzorci. Excel umí velké množství vzorců, roztříděných do kategorií podle druhů. Některé vzorce jsou poměrně jednoduché, jiné naopak velmi komplikované a vyžadují mnoho vstupních údajů, takže jejich zadávání není nejsnazší. Každopádně každý vzorec je možné zadávat dvěma základními způsoby: a) Ručně. Tzv. ručním zadáním vzorce se rozumí napsání přesné specifi kace vzorce do buňky přímo. To ovšem předpokládá přesnou znalost syntaxe vzorce, což zejména u složitějších vzorců není úkol pro každého. Například typický vzorec podmínky =KDYŽ(C5>5;SUMA(C5:C9);! ) zřejmě začátečník takto z hlavy nenapíše. b) Pomocí průvodce. Prostřednictvím takzvaného průvodce je uživatel krok za krokem provázen jednotlivými okny až do zdárného vytvoření kompletního vzorce. Tato varianta je oproti předchozí zmíněné sice časově delší, ale v konečné fázi snazší. Uživatel lépe pochopí význam vzorce a jednotlivé položky, které ho tvoří. TVORBA VZORCE POMOCÍ PRŮVODCE Vytvářet vzorec pomocí průvodce znamená, že uživatel pomocí dialogových oken bude krok za krokem provázen jednotlivými fázemi tvorby vzorce. Způsob vytváření vzorce pomocí průvodce si ukážeme na příkladu tabulky (viz obr. vpravo) se seznamem jmen kamarádů ve sloupci A a jejich věku ve sloupci B. Cílem bude vytvořit vzorec, který spočítá jejich průměrný věk v buňce B8. 1. Nastavte se do buňky, ve které bude vzorec (a tedy i výsledek) umístěn, tj. do buňky B8. 2. Na pásu karet na kartě Domů ve skupině Úpravy a u ikony sumy (příkaz Automatické shrnutí) klepněte na šipku dolů. 3. Z nabídky vyberte položku Další funkce. V této fázi vytváření vzorce je nutné zdůraznit, že shodou okolností právě funkce Průměr je přímo defi novaná v seznamu (v nabídce). Nicméně kromě dalších několika funkcí se zde již zbývající funkce nenacházejí. Proto i na tomto příkladu s průměrem cvičně projdeme postup celým průvodcem tak, jak to budete později provádět s jakoukoliv jinou funkcí. Krok č. 2 můžete vynechat v případě, že klepnete rovnou na ikonu tlačítka funkcí na řádku vzorců nad hlavičkami buněk (viz obr.). 4. Excel zobrazí okno se seznamem naposledy použitých funkcí. Důležitým prvkem je zde nabídka Vybrat kategorii uprostřed okna. Obsahuje kategorie funkcí, do nichž jsou všechny funkce zařazeny. Určitou nevýhodou je, že musíte vědět, nebo alespoň intuitivně vytušit, ve které kategorii se vámi hledaná funkce nachází. Pokud netušíte, můžete využít vyhledávání v horní části okna, kde zadáte slova charakterizující hledanou funkci, a Excel vám nabídne výsledek nalezených funkcí, které odpovídají vašemu zadání. Poslední možností je vybrat kategorii Vše zde uvidíte seznam všech funkcí, které Excel nabízí. V této části okna se zobrazuje seznam funkcí té kategorie, kterou jste v nabídce zvolili. Po klepnutí na konkrétní funkci se v této části zobrazí její stručný popis. Snadno tak můžete zjistit, co funkce provádí a zda jste vybrali správně. Seznam kategorií funkcí. Po zvolení určité kategorie se ve spodním výpisu zobrazí seznam funkcí. 48

14 Tvorba vzorců nadpis Tvorba v Excelu kapitoly vzorců 2013 Obsah každé kategorie je možné spatřit v seznamu zhruba uprostřed okna. Vždy po klepnutí na určitou kategorii v nabídce se seznam vzorců této kategorie zobrazí do okna uprostřed. 5. Vyberte požadovanou kategorii. V případě našeho příkladu průměru je to kategorie statistických vzorců proto Statistické. 6. V seznamu nalezněte a vyberte odpovídající funkci. Pro náš řešený příklad je to funkce Průměr. 7. Klepněte na tlačítko OK. 8. Excel zobrazí další okno Argumenty funkce. To je již u každé funkce jiné. Okno většinou obsahuje vstupní dialogy pro zadání oblasti dat, ze které bude funkce počítat výsledek. Stejné je to i v tomto příkladu. 9. Do dialogu Číslo1 je nutné zadat oblast buněk, ze které bude vzorec počítat průměr. Oblast buněk lze zadat buď ručně (napsáním rozmezí B2:B7), nebo označením požadované oblasti myší. Aby však bylo možné myší oblast buněk označit, musíte nejprve posunout okno s dialogem, které požadovanou oblast překrývá. Přesun proveďte stisknutím levého tlačítka myši v šedém prostoru okna a se stále stisknutým tlačítkem přetáhněte okno tak, aby na tabulku s požadovanou oblastí bylo dobře vidět. 10. Označte do bloku oblast buněk, ze kterých bude vzorec počítat výsledek. Blok je v tomto případě tvořen čárkovanou čarou. 11. Po označení budete automaticky vráceni zpět do okna, kde již v dialogu Číslo1 bude doplněno označení oblasti buněk. 12. Klepněte na tlačítko OK. Vzorec bude doplněn a výsledek průměr okamžitě spočítán a zobrazen. ÚPRAVA VYTVOŘENÉHO VZORCE Každý již vytvořený vzorec je pochopitelně možné upravit. Stejně jako při vytváření vzorce se nabízejí dva základní způsoby, jak je již vytvořený vzorec možno upravit: a) Ručně. Stisknutím klávesy F2 na buňce se vzorcem se dostanete do editačního režimu. Vzorec se v buňce zobrazí v textovém tvaru a barevně budou označeny buňky, kterých se vzorec týká. Díky tomu získáte snadno přehled o tom, na jakou část tabulky se vzorec vztahuje. V textovém tvaru lze velmi snadno provést především jednodušší úpravy, například změnu hraničních buněk apod. b) Klepnutím na tlačítko funkcí. Pokud se nastavíte na buňku se vzorcem a klepnete myší na tlačítko, které se nachází před řádkem vzorců, zobrazí se znovu okno pro zadání oblasti, se kterou má vzorec počítat (nikoliv okno se seznamem vzorců). Případné změny je možné provést pouze v rámci tohoto okna. Pokud si přejete do buňky, která již obsahuje nějaký vzorec, vepsat nový, úplně jiný vzorec, pak doporučuji buňku nejprve smazat klávesou Delete a následně vzorec vytvořit znovu buď vepsáním (ručně), nebo pomocí průvodce funkcemi. Souhrnné tipy a pravidla pro tvorbu vzorců Vždy předtím, než začnete vytvářet vzorec, je nutné se postavit na buňku, ve které bude vzorec umístěn. Jeden vzorec může počítat s výsledkem jiného vzorce. To znamená, že jakýkoliv vzorec se může odkazovat na buňku obsahující jiný vzorec. Lze tak vytvořit tabulku s poměrně složitou strukturou. Pokud vzorec počítá s buňkami, jež mají všechny jednotný formát, například formát měny (12 560,-Kč), pak výsledek se automaticky zobrazí také v tomto formátu a není třeba jej zvlášť nastavovat. Každý vzorec musí nutně začínat znaménkem = (rovnítkem), jinak jej Excel nebere jako vzorec, ale jako textovou buňku. Pokud je vzorec tvořen průvodcem, pak je = doplněno automaticky. Vzorec musí být zapsán syntakticky správně, jinak Excel nedovolí ukončit editaci buňky (např. nesmí chybět závorka). To platí zejména v případě, že je vzorec vytvářen ručně. 49

15 Excel 2013 nejen pro školy Použití nejběžnějších funkcí V následující kapitole je krok za krokem popsána tvorba funkcí, které uživatelé Excelu často používají nebo které jsou typické pro určitou kategorii funkcí. Jednoznačně nejpoužívanější funkce, totiž SUMA a PRŮMĚR, již v této knize popsány byly. Z níže uvedených postupů můžete snadno odvodit použití ostatních funkcí. Širší seznam důležitých funkcí naleznete na konci knihy v příloze. MIN, MAX Určení minimální a maximální hodnoty v seznamu buněk Funkce MIN a MAX slouží k určení minimální nebo maximální hodnoty ze seznamu buněk. 1. Nastavte se do buňky, ve které bude vzorec (a tedy i výsledek) umístěn. 2. Na pásu karet na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na šipku u symbolu Automatického shrnutí. 3. Excel zobrazí nabídku, ze které se běžně klepnutím na položku Další funkce můžete dostat do seznamu všech funkcí. Ovšem v tomto případě (v případě funkce MAX a MIN) je možné tyto funkce aktivovat přímo z nabídky. Stačí klepnout na položku Maximum nebo Minimum. 4. Excel označí přímo v tabulce do bloku ty buňky, které jsou podle logiky Excelu připraveny k provedení funkce (tzn., že v těchto buňkách bude provedeno vyhledání nejmenší nebo největší hodnoty). Pokud Excel označil buňky správně, můžete přejít k dalšímu kroku. Pokud ovšem Excel označil buňky nesprávně, je nutné je ručně označit. To provedete tak, že prostě a jednoduše označíte do bloku ty buňky, z nichž má být spočítáno maximum nebo minimum. Určitou zvláštností při této operaci je, že se buňky budou označovat do tzv. blikajícího bloku. 6. Po správném označení buněk stiskněte klávesu Enter. Tím je funkce (např. MAX) zadána. Ze seznamu označených hodnot bude po aplikaci funkce MAX zobrazeno nejvyšší číslo. Stejně jako funkci MAX můžete vytvořit funkci MIN. V kroku č. 3 jen zvolíte namísto položky MAX položku MIN. KDYŽ Podmínka; jestliže X>Y, pak proveď stanovenou akci, v opačném případě proveď jinou stanovenou akci. Podmínka je velmi důležitou funkcí tabulkového procesoru. Pomocí podmínky je možné vytvořit ve funkcích jakousi výhybku mezi dvěma možnostmi, ze kterých si vzorec podle výsledku sám vybere, jakým způsobem bude pokračovat. Dejme tomu, že bude pod sebou seznam žáků a k nim ve druhém sloupci napsaný prospěch. Bude nutné zajistit, aby: v případě, že bude průměrný prospěch žáka menší nebo roven 3, pak ať Excel do připravené buňky napíše Přijat. Bude-li prospěch horší než 3, ať do buňky napíše Nepřijat. Podmínka se (pro příklad na obrázku na další straně) definuje následujícím způsobem: 1. Nastavte se do buňky, ve které bude vyhodnocení podmínky ve které se bude nacházet vzorec. 2. Klepněte na šipku dolů u tlačítka automatického shrnutí sumy a v zobrazené nabídce zvolte položku Další funkce. Další možností je přímo na řádku vzorců klepnout na tlačítko funkce. 3. V okně Vložit funkci zvolte v nabídce kategorie funkce Logické a následně v hlavním seznamu funkcí uprostřed klepněte na podmiňovací funkci KDYŽ. Jakožto jedna z nejpoužívanějších funkcí bývá často funkce KDYŽ k nalezení mezi naposledy použitými funkcemi. 4. Poté klepněte na tlačítko OK. 5. Excel zobrazí okno Argumenty funkce, ve kterém je třeba doplnit tři údaje: a) Podmínka doplňte znění podmínky. Podmínku je nutné doplnit tak, aby po jejím výpočtu bylo možné jednoznačně určit, zda byla, nebo nebyla splněna. Na příkladu je pomocí podmínky nutné zjistit, zda buňka B2 je menší nebo rovna 3, tedy B2<=3. 50

16 Tvorba a úprava Tvorba nadpis grafů a v úprava Excelu kapitoly grafů 2013 Grafy Grafy jsou jednou velkou samostatnou kapitolou Excelu. Přenášejí strohá data z mnohdy složitých tabulek do vizuálně přehledné, srozumitelné a jasné podoby. Excel nabízí široké spektrum grafů, od dvojrozměrných sloupcových (přes pruhové, plošné, prstencové) až po trojrozměrné kruhové, jehlanové, kuželové a další. Graf se vzhledem k Excelu chová jako grafi cký objekt, tedy například obrázek. Můžete plynule měnit jeho velikost, přesouvat jej, kdykoliv ho přemístit na jiný list nebo pomocí schránky do jiné aplikace (např. do Wordu). V Excelu 2013 je hned několik novinek, které se grafů týkají. Mezi ty nejzásadnější patří např. doporučované grafy nebo snazší formátování a editace grafu po jeho vytvoření. Pravidla a zásady pro tvorbu grafů Grafy se vytvářejí nejčastěji z již hotové tabulky naplněné daty. Excel má k dispozici velké množství grafů různých typů a tvarů. Graf vytvořený na základě tabulky (tj. drtivá většina všech grafů v Excelu) se vždy okamžitě a aktuálně přizpůsobuje tabulce. To znamená, že pokud se v tabulce změní určitá hodnota, v grafu se tomu okamžitě přizpůsobí výška sloupce, tvar křivky apod., nově včetně animace. Již hotový graf je možné kdykoliv později dotvářet měnit jeho vzhled, barvy, velikost i typ. Při tvorbě grafu si uvědomte, že ne každý typ grafu je možné použít na jednu konkrétní tabulku! Některé typy grafů umí zpětné vyčíslení dat. To znamená, že podle toho, jak pohnete čarou v grafu, tak se přizpůsobí čísla ve zdrojové tabulce. Náhled na všechny důležité typy grafů obsahuje Příloha II na straně 122. VYTVOŘENÍ ZÁKLADNÍHO GRAFU Před vytvářením grafu je třeba vypracovat zdrojovou tabulku, ze které bude graf vytvořen. Dejme tomu, že budete analyzovat již na začátku knihy použitou tabulku tržby cestovní kanceláře do jednotlivých zemí za červen, Vybraná oblast buněk pro tvorbu grafu červenec, srpen a září. 1. Vytvořte tabulku se zdrojovými daty. Snažte se vytvořit pokud možno přesnou kopii tabulky na obrázku vpravo. Je důležité, aby buňka tvořící levý horní roh tabulky (na obrázku buňka B4) byla prázdná. 2. Označte tabulku do bloku, a to včetně názvů měsíců i názvů zemí. 3. Na pásu karet klepněte na kartu Vložení a ve skupině Grafy na Sloupcový. Tento typ grafu se pro porovnání velikosti tržeb za jednotlivé měsíce hodí nejlépe. Správný výběr typu grafu je základem tvorby grafů. Při výběru špatného typu se vám může stát, že z grafu nevyčtete požadované údaje. 4. V rozbalené nabídce klepněte na první typ grafu ve skupině Prostorový sloupcový. Graf bude vytvořen. Další novinkou Excelu 2013 v práci s grafy je, že pouhé přejetí kurzorem myši nad daným typem grafu vám zobrazí náhled toho, jak bude vytvořený graf vypadat. Můžete tak rychle přejíždět nad různými typy grafů a vybírat, který se vám líbí nejvíce. Po vytvoření tímto způsobem se graf umístí do speciálního rámu, ohraničeného jednoduchou plnou čarou. Kdykoliv je možné na tento objekt klepnout tlačítkem myši a graf bude aktivní okolo grafu se zobrazí rámeček s rohovými úchopnými body a zároveň budou v tabulce v sešitě barevně odlišena data, ze kterých graf čerpá. Zejména začínajícím uživatelům jistě přijde vhod nová funkce nazvaná Doporučené grafy. Excel sám na základě označené oblasti zanalyzuje zvolený výběr a po klepnutí na tlačítko Doporučené grafy (na kartě Vložení ve skupině Grafy) vám nabídne ty nejvhodnější. 63

17 Excel 2013 nejen pro školy Třetí novinkou u grafů je možnost vložení grafu přímo po označení tabulky a bez využití pásu karet. Po označení dat se v pravém dolním roku objeví malý čtvereček, který slouží k rychlé analýze (a to právě i grafické) označených dat. Stačí tedy na tento objekt klepnout a zobrazí se nabídka pro rychlé formátování, vytvoření grafu, provedení součtů, vytvoření minigrafů apod. Stačí tedy, když klepnete na položku Grafy a vyberete si některý z nabízených, případně na poslední položku Další grafy. Poslední možností, jak rychle vytvořit a vložit do sešitu graf na základě označení dat, je stisknutí klávesy F11, opravdu je to tak snadné. Pokud totiž označíte oblast s daty a zmáčknete tuto klávesu, vytvoří se na novém listu (což je rozdíl oproti předchozím způsobům, kdy se graf vytváří jako objekt na stávajícím listu, kde se nacházejí zdrojová data) graf, aniž by po vás Excel chtěl nějaké další údaje. Jak vidíte, možností vytvoření grafu je opravdu mnoho a jsou mnohem rychlejší a efektivnější než v předchozích verzích, kde se grafy vytvářely pomocí čtyřkrokového průvodce, který byl občas poměrně nesrozumitelný. Úprava grafu Vytvořený graf v základním tvaru Bezprostředně po dokončení vytváření grafu bude graf zobrazen tak, jak jej vygeneruje Excel. Graf v takové podobě je sice použitelný, ale některým uživatelům se nemusí zdát vhodně vizuálně upraven. Často je graf příliš malý, popisy os kategorií jsou zbytečně velké a zabírají příliš mnoho místa, jednotlivé sloupce či výseče grafu by mohly být výrazněji barevně nebo rastrově odlišeny, chybí nadpis grafu apod. Jestliže vám na vzhledu grafu skutečně záleží, pak doporučuji po jeho vytvoření provést úpravu grafu, která je detailněji popsána v následující kapitole. Každý již vytvořený graf je možné kdykoliv později prakticky jakkoliv upravit. Je možné měnit barvy a výplň sloupců, vzhled pozadí grafu, čáry, nadpisy, velikosti písem u popisů os a mnoho dalších parametrů. Dokonce je možné změnit i typ existujícího grafu! Mimo jiné je možné s grafem jako celkem manipulovat podobně jako s jakýmkoliv jiným grafi ckým objektem uvnitř Excelu to znamená měnit měřítko, přemisťovat jej na jinou pozici, kopírovat pomocí schránky apod. MANIPULACE S GRAFEM V případě nevyhovujících nabízených typů grafů je možné vybírat z dalších. Funkce Rychlá analýza pro posouzení vstupních dat tabulky a nabídku vhodných typů grafů... Jak již bylo zmíněno, po vytvoření grafu se graf vloží do listu jako grafi cký objekt, tj. bude vložen do speciálního obdélníku, který je obvykle ohraničen plnou čarou. Pokud do grafu klepnete, můžete s ním manipulovat (např. přesunovat apod.). Velmi důležité ale je, kam přesně do grafu klepnete. Obrázek č. 1 pokud klepnete myší do oblasti grafu spíše k vnější hranici 1. (tj. k čáře, která je viditelná okolo grafu), zobrazí se okolo této oblasti v rozích úchopné body. Zároveň se barevnými čarami zvýrazní ty buňky v tabulce Excelu, ze kterých graf čerpá data. V této pozici je možné s grafem jako celkem poměrně snadno manipulovat. Je možné ho snadno přemístit, změnit měřítko, umístit do schránky apod. Tato oblast se 2. označuje jako oblast grafu. Obrázek č. 2 pokud klepnete myší těsně ke grafu (ale ne přímo do grafu!), pak se těsně okolo grafu zobrazí dosud neviditelná tučná čára s úchopnými body. 64

18 Pokročilejší Pokročilá práce nadpis s práce Excelem kapitoly v Excelu Označte všechny hodnoty prodejů. 2. Na pásu karet klepněte na kartu Domů a ve skupině Styly na Podmíněné formátování. V rozbalené nabídce klepněte na Datové pruhy a vyberte např. hned první položku. 3. Výsledek využití tohoto grafi ckého zvýraznění podmíněného formátování znázorňuje obrázek vpravo. Smazání podmínek podmíněného formátování Jako u většiny funkcí v aplikacích sady Office se i podmíněné formátování vypíná tam, kde se aktivuje, a to následovně: 1. Na pásu karet klepněte na kartu Domů a ve skupině Styly na Podmíněné formátování. 2. V rozbalené nabídce klepněte na položku Vymazat pravidla a v podnabídce klepněte na jednu ze čtyř možností odstranění pravidel podmíněného formátování (viz obr. vpravo). Upozornění: Od verze Excelu 2013 je u podmíněného formátování jedna zásadní novinka. Zatímco v předchozích verzích Excelu po smazání buňky zůstalo podmíněné formátování aktivní, tak v této verzi se po smazání obsahu buňky (např. klávesou Delete) smaže i nastavené podmíněné formátování. Ve většině případů je totiž takové chování žádoucí. Kontingenční tabulka Kontingenční tabulka je název, který již při vyslovení nebudí příliš mnoho sympatií. V souvislosti s Excelem se však jedná o funkci, která v určitých případech dokáže usnadnit manipulaci hlavně s delšími tabulkami, jež mají charakter databáze (tj. obsahují mnoho údajů stejného typu, např. seznam osob, seznam obchodních partnerů a jejich pohledávky apod.). Oblast výkladu ke kontingenční tabulce je podobně rozsáhlá jako například oblast grafů v Excelu. Rovněž je zde celá řada možností, nastavení, parametrů, voleb. Kontingenční tabulka se vytváří nejčastěji z klasické tabulky a je to tabulka interaktivní. To znamená, že v ní nejste omezeni na pouhé vyplňování buněk a vytváření vzorců, ale že tabulka podle toho, jak ji defi nujete, nabízí interaktivní prvky rozevírací nabídky, zatržítka, tlačítka apod. Vše je pochopitelně propojeno s aktuálními pohledy a logicky svázáno tak, aby s daty bylo možné pracovat. Souhrnně a lidsky řečeno, kontingenční tabulka je určena hlavně k vytváření jiných pohledů na již existující data tak, aby je bylo možné snadno analyzovat. TVORBA KONTINGENČNÍ TABULKY Dejme tomu, že budete mít tabulku, která bude obsahovat seznam osob. Připravte si tedy takovou tabulku, jaká je na obrázku. Vytvořte ji pokud možno co nejpřesněji podle obrázku, aby odkazy na adresy buněk ve vaší tabulce odpovídaly odkazům v knize. Tabulka, kterou máte před sebou, je sice přehledná, ale neumožňuje například snadno zjistit, kolik mužů má vysokoškolské vzdělání nebo kolik žen středoškolské. Museli byste číst řádek po řádku a hodnoty si někam zaznamenávat. Po vytvoření kontingenční tabulky bude možné tyto údaje velmi rychle zjistit, i kdyby tabulka měla desetitisíce řádků. 1. Označte do bloku celou tabulku, tj. oblast buněk A1 až F Na pásu karet klepněte na kartu Vložení a ve skupině Tabulky na ikonu Kontingenční tabulka. Zdrojová tabulka v Excelu pro tvorbu kontingenční tabulky 87

19 Excel 2013 nejen pro školy 3. Excel zobrazí okno Vytvořit kontingenční tabulku. V horní části označte buňky, které obsahují data pro kontingenční tabulku, v dolní zatrhněte, zda se má tabulka vytvořit na stávajícím nebo na novém listu. 4. Pokud jste tabulku označili do bloku již před započetím tvorby kontingenční tabulky, není nutné zde znovu defi novat oblast buněk. 5. Klepněte na tlačítko OK. 6. Po klepnutí na tlačítko OK se zobrazí podokno úloh nové kontingenční tabulky. Pomocí tohoto podokna nastavíte, jaké hodnoty mají být ve sloupcích a řádcích. V horní části je okno s položkami, jejichž počet i názvy odpovídají přesně nadpisům sloupců z původní tabulky (tj. Jméno, Příjmení atd.). Důležité je, abyste pochopili klíč, podle nějž budete to které tlačítko do toho kterého pole umísťovat. Uvědomte si, že kontingenční tabulka není klasická 2D tabulka, kde sloupce tvoří jeden rozměr, řádky druhý rozměr. 7. Protože budete chtít mít vzdělání jednotlivých osob rozdělené ve sloupcích, přetáhněte z horního seznamu položku Vzdělání do pole Sloupce, nachází se v dolní části okna. 8. Podobně přetáhněte Pohlaví do pole Řádky. 9. Zbývá ještě doplnit nejdůležitější pole, a to pole Hodnoty. Do tohoto pole se přetahuje položka, která co nejvíce jednoznačně charakterizuje daný záznam v tabulce. V tomto případě sem tedy přetáhněte pole Příjmení. 10. Již při přesouvání jednotlivých polí se kontingenční tabulka automaticky vytvářela, nyní tedy můžete podokno úloh zavřít pomocí malého křížku v horním levém poli. Výsledná tabulka by měla vypadat tak, jak ji znázorňuje obrázek dole. Jak je vidět, z této tabulky již není problém zjistit požadované údaje. Oblast dat je již definována výběrem buněk tabulky... Poznámka: V předchozím příkladu jste touto knihou byli vedeni k tomu, abyste v rámci příkladu vytvořili tabulku co možná nejpřehlednější a pro následnou práci optimálně nastavenou. Jistě jste si přitom položili otázku, jak má začátečník při vytváření kontingenční tabulky poznat, kam umístit řádky, kam sloupce, případně jak má po vytvoření tabulky přeházet některé buňky tak, aby se tabulka vytvořila podle jeho představ? Bohužel, na tyto otázky není přesná odpověď. Kontingenčních tabulek mohou být tisíce typů (myšleno co do počtu typů dat a pohledů na ně), a nelze proto nikde popsat, jak přesně krok za krokem postupovat. Velkou roli hraje určitě i zkušenost uživatele s kontingenčními tabulkami. Doporučuji proto trénovat vytváření nejprve na menších tabulkách a později na tabulkách rozsáhlejších. Tip: Další novinkou v Excelu 2013 jsou Doporučené kontingenční tabulky, které podobně jako doporučené grafy dokáží zejména začínajícím uživatelům ulehčit prvotní seznámení s jejich tvorbou. Pokud kliknete na tento příkaz (vpravo od tlačítka Kontingenční tabulka), zobrazí se vám nabídka kontingenčních tabulek s jejich náhledem a hlavně již provedeným skutečným výpočtem. Ihned tak vidíte, zda navrhovaná tabulka dává smysl. 88

20 Interak vní nadpis prvky v Excelu kapitoly 2013 Formuláře interaktivní prvky v Excelu Excel je mocný nástroj. To jste koneckonců nepochybně při dosavadní práci s ním již mohli okusit. S výjimkou kontingenční tabulky jste dosud pracovali s tabulkou jako takovou, která je ovšem neinteraktivní. Excel ale nabízí možnost zakomponovat do tabulky interaktivní ovládací prvky, jako jsou různá tlačítka, přepínače, rozevírací nabídky, dialogy apod. Ty mohou být svázány s buňkami, a tedy následně vyhodnoceny. Je tedy například možné vytvořit tabulku, kde uživatel namísto toho, aby zadával údaje do nějakých buněk, bude pracovat v poměrně příjemném uživatelském prostředí, bude vybírat z dialogů atd. Co z toho plyne? V Excelu je možné vytvořit komfortní tabulku, která bude snadno ovladatelná. Fakt je, že tento typ tabulky budete zřejmě většinou vytvářet pro dalšího uživatele, protože ovládací prvky jsou vlastně pouze nadstavbou toho, co lze v Excelu udělat manuální cestou. KARTA S FORMULÁŘI Abyste mohli jednotlivé ovládací prvky do tabulky vůbec vkládat, musíte nejprve zobrazit kartu Vývojář. Provedete to klepnutím na tlačítko Soubor a na příkaz Možnosti. V otevřeném okně klepněte v levé části na kategorii Přizpůsobit pás karet a v zobrazeném okně v pravém sloupci zaškrtněte položku Vývojář a potvrďte tlačítkem OK. Poté již budou v prostředí Excelu k dispozici nástroje na kartě Vývojář. Pokud na kartě Vývojář klepnete pod skupinou Ovládací prvky na ikonu Vložit, zobrazí se panel s nabídkou ovládacích prvků formuláře. Zaškrtávací políčko. Lze ho svázat s konkrétní buňkou, která pak vyhodnocuje stav tohoto políčka. Pole se seznamem. Lze jej svázat jak s vyhodnocující buňkou, tak i s buňkami pro vstup dat do nabídky. Číselník. Obdoba posuvníku. Opět lze svázat s buňkou, která ukazuje stav čísla v číselníku. Tlačítko. Většinou je svázáno s makrem. Skupinový rámeček. Pouze doplňující grafický prvek. Nelze jej svázat s žádnou buňkou. Popisek. Pouze doplňující prvek - textový popisek. Nelze jej svázat s žádnou buňkou. Přepínač. Lze ho svázat s konkrétní buňkou, která vyhodnocuje stav přepínače. Posuvník. Lze jej svázat s buňkou, která vyhodnocuje stav. Navíc je možné volit krok posuvníku a další parametry. Zaškrtávací políčko Zaškrtávací políčko je prvek, u kterého lze zjišťovat dva stavy je zatrženo / není zatrženo. Stav políčka je možné přenést do jakékoliv buňky v Excelu a na základě toho provést nějakou další operaci. 1. Na kartě Vývojář ve skupině Ovládací prvky klepněte na tlačítko Vložit a ve skupině Ovládací prvky formuláře klepněte na prvek Zaškrtávací políčko. Tvar myši se v tom okamžiku změní na křížek. 2. Nastavte se v tabulce Excelu do místa, kam má být zaškrtávací políčko umístěno. 3. Na požadované pozici jednou klepněte levým tlačítkem myši. 4. Na vybrané pozici bude vytvořeno zaškrtávací políčko s názvem Políčko 1. Tím je políčko vytvořeno, ale nemá zatím žádný význam, není propojené s žádným prvkem. Prostě není možné s ním pracovat. Políčko můžete i přejmenovat tak, že na něj opakovaně klepnete levým tlačítkem myši, až se u názvu zobrazí blikající kurzor. Poté je možné přepsat starý text na nový. 5. Klepněte na zaškrtávací políčko pravým tlačítkem myši tak, aby se zobrazila rozevírací nabídka. 6. V nabídce vyberte položku Formát ovládacího prvku. 7. Excel zobrazí okno Formát ovládacího prvku s šesti záložkami a aktivní záložkou Ovládací prvek. 8. Zde je nutné provést nejdůležitější nastavení ovládacího prvku, a to určit, s jakou buňkou bude prvek propojen. To nastavíte do dialogu Propojení s buňkou. Buď sem můžete napsat adresu buňky, nebo klepněte na malé tlačítko v dialogu vpravo a můžete buňku označit myší. Buňka, na kterou nastavíte propojení s ovládacím prvkem (v tomto případě se zaškrtávacím políčkem), bude od této chvíle obsahovat pouze dvě možné hodnoty PRAVDA v případě, že políčko bude zatrženo, a NEPRAVDA v případě, že zatrženo nebude. 97