MANUÁL PRO HELLOCASH Vše, co potřebujete vědět o registrační pokladně hellocash
Obsah 1. ZÁKLADNÍ NAVIGACE V HELLOCASH... 3 2. JAK VYTVOŘIT DOKLAD... 4 2.1. Přidání položky na doklad... 5 2.1.1. Předdefinované položky zboží a služeb... 5 2.1.2. Přidání položky pomocí tlačítka Položka... 6 2.1.3. Přidání položky pomocí skenování čárového kódu... 7 2.2. Úprava položek dokladu... 7 2.3. Poskytování slev... 8 2.4. Platba... 9 2.5. Zaparkované účty... 11 3. JAK SPRAVOVAT DOKLADY... 12 3.1. Storno dokladu... 13 3.2. Vyhledávání dokladů... 13 4. POKLADNÍ KNIHA... 14 4.1. Zadání příjmu/výdaje... 15 4.2. Export pokladní knihy... 15 5. NEZAPLACENÉ DOKLADY... 16 5.1. Placení otevřených účtů... 16 5.2. Zasílání upomínek... 17 1
5.3. Šablona upomínky... 17 6. ZBOŽÍ... 18 6.1. Kategorie zboží... 18 6.2. Položky zboží... 19 6.3. Skenování zboží... 21 6.4. Import a export zboží... 21 6.5. Dodavatelé... 22 6.6. Sklad... 23 7. SLUŽBY... 24 7.1. Kategorie služeb... 24 7.2. Položky služeb... 25 8. PŘEHLEDY... 27 8.1. Denní přehled tržeb... 27 8.2. Měsíční přehled tržeb... 28 8.3. Přehled tržeb... 29 8.4. Přehled dokladů... 30 8.5. Statistiky... 30 8.6. Protokol o sběru dat... 31 9. ELEKTRONICKÁ EVIDENCE TRŽEB (EET)... 32 2
1. ZÁKLADNÍ NAVIGACE V HELLOCASH K jednoduché navigaci v softwaru hellocash slouží Hlavní menu, které se nachází na levé straně. Menu lze pomocí ikony skrýt či zobrazit. Ke skrytí a zobrazení hlavního menu slouží tato ikona Přístup k nejčastěji používaným sekcím najdete v Přehledu na úvodní stránce. V horní liště se nachází oranžové pole, kde naleznete, který model pokladny aktuálně používáte a po jeho rozkliknutí zde můžete model pokladny jednoduše změnit. 3
2. JAK VYTVOŘIT DOKLAD Doklady můžete vytvářet v sekci Pokladna: Vytvořit doklad 4
2.1. Přidání položky na doklad Na doklad můžete přidávat položky zboží a služeb třemi různými způsoby: Pomocí tlačítek předdefinovaných položek zboží a služeb (v pravé části obrazovky) Pomocí tlačítka Položka dole pod polem dokladu Naskenováním čárového kódu produktu 2.1.1. Předdefinované položky zboží a služeb V pravé části obrazovky se nacházejí vámi předdefinované položky zboží a služeb. Zvlášť jsou umístěny položky zboží a zvlášť položky služeb. Zboží a služby nadefinujete v sekci Zboží a v sekci Služby. Pro lepší orientaci můžete zboží i služby dál rozdělit do různých kategorií. K dispozici jsou dva druhy předdefinovaných položek zboží a služeb: Položky s rychlým zadáním Standardní předdefinované položky Položky s rychlým zadáním Po kliknutí na položku s rychlý zadáním se otevře okno Rychlé zadání, ve kterém můžete upravit či zadat název produktu, jeho cenu a množství. Standardní předdefinované položky Po kliknutí na standardní předdefinovanou položku se položka vloží přímo do dokladu v jednotkovém množství. Množství můžete přidat opětovným klikáním na položku nebo pomocí tlačítka plus (či snížit pomocí tlačítka mínus) u vložené položky. 5
Rychlé přidání předdefinované položky Z vytváření dokladu můžete rychle přejít na přidání předdefinované položky zboží či služeb. Kliknutím na ikonu v pravém poli obrazovky se objeví možnost Spravovat služby (zboží) a kategorie (v závislosti v jaké sekci se zrovna nacházíte). Po zvolení této možnosti se zobrazí sekce pro správu služeb/zboží, kde můžete vytvořit novou předdefinovanou položku. Více o předdefinovaných položkách v kapitolách nápovědy Zboží/Služby. Nezapomeňte rozpracovaný doklad uložit pomocí tlačítka Zaparkovat. Vyhledávání předdefinovaných položek Vyhledávat položky zboží a služeb můžete pomocí ikonky lupy (viz obrázek výše). 2.1.2. Přidání položky pomocí tlačítka Položka Novou položku na doklad můžete také přidat pomocí tlačítka Položka pod dokladem Zobrazí se podrobný formulář pro přidání nové položky na doklad. 6
2.1.3. Přidání položky pomocí skenování čárového kódu Novou položku na doklad můžete přidat také naskenováním čárového kódu. Nejprve je nutné připojit čtečku čárových kódů a také uložit daný produkt/službu v sekci Zboží/ Služby a to včetně správně zadaného EAN kódu. 2.2. Úprava položek dokladu Po přidání položky na doklad ji můžete dále upravovat. Pomocí zeleného tlačítka plus můžete přidávat a pomocí červeného mínus ubírat účtované množství. Pomocí křížku v červeném poli můžete celý řádek dokladu vymazat. Oranžová ikona umožňuje dělat další úpravy. 7
2.3. Poskytování slev Při vystavování dokladu můžete aplikovat slevu, a to buď: pouze na konkrétní položku na celou částku dokladu Sleva na konkrétní položku Slevu na konkrétní položku nastavíte ve formuláři pro úpravu položky dokladu, který se otevře po kliknutí na tlačítko Upravit. Sleva na celou částku dokladu Slevu nastavíte kliknutím na tlačítko Celková sleva nacházející se přímo v poli dokladu. 8
2.4. Platba Rychlý tisk Pokud klient platí v hotovosti, můžete použít tlačítko Rychlý tisk nastavení platby. a vygenerovat účtenku přímo, bez možnosti dalších Podrobné možnosti platby Pokud chcete zvolit další možnosti platby, použijte místo tlačítka Rychlý tisk tlačítko Platba. 9
Zde můžete: zvolit způsob platby, přiřadit platbu konkrétnímu zákazníkovi, při platbě v hotovosti zadat přijatou částku a dozvíte se, kolik máte klientovi vrátit nazpátek dopsat na doklad dodatečný text, přijatou platbu přiřadit konkrétní pokladní a osobě, které příjem přísluší. Doklad o platbě můžete vygenerovat ve formě: - účtenky, - dokladu ve formátu PDF, - přílohy PDF připravené k odeslání na libovolný email přímo za systému hellocash. Přiřazení zákazníka Platbu můžete přiřadit konkrétnímu zákazníkovi. Klikněte na pole Vybrat zákazníka. Zobrazí se přehled vašich zákazníků. Pokud zde požadovaný zákazník chybí, můžete ho do systému zadat pomocí tlačítka Vytvořit zákazníka vpravo nahoře. 10
Přiřazení platby Platbu můžete přiřadit nejen konkrétnímu pokladnímu, ale i osobě, které příjem přísluší. Můžete tak jednoduše řídit a vyhodnocovat provize/odměny vašim zaměstnancům za jejich pracovní výkony. Otevřené účty Pokud klient nezaplatí přímo, ale vy mu vystavíte doklad k zaplacení bezhotovostní formou, použijte jako způsob platby Otevřený účet (bezhotovostní). Doklad bude evidován jako nezaplacený v sekci Nezaplacené doklady. Upozornění: v případě, že využíváte hellocash pro EET, takto vystavený doklad bude automaticky odeslán na finanční správu v rámci elektronické evidence tržeb. 2.5. Zaparkované účty V případě, že chcete rozpracovaný doklad uložit pro pozdější použití/platbu, můžete účet tzv. zaparkovat (uložit). Použijte tlačítko Zaparkovat ve spodní části dokladu. V případě, že chcete otevřít dříve zaparkovaný účet, použijte tlačítko Otevřít. Číslo, které je na tomto tlačítku v závorce uvádí množství aktuálně zaparkovaných účtů. 11
3. JAK SPRAVOVAT DOKLADY Hlavní menu: Spravovat doklady Vyhledávání a správa vystavených dokladů probíhá v sekci Spravovat doklady. V této sekci se automaticky uloží všechny vystavené doklady. Nenaleznete zde však zaparkované účty. 12
Kliknete-li na řádek dokladu, objeví se podrobné informace o dokladu. Naleznete zde také rychlá tlačítka pro: - stornování dokladu, - tisk účtenky, - vytvoření dokladu ve formátu PDF, - zaslání dokladu jako přílohy PDF emailem. 3.1. Storno dokladu Vystavený doklad můžete stornovat v sekci Spravovat doklady - červeným tlačítkem u konkrétního dokladu. 3.2. Vyhledávání dokladů Doklady lze vyhledávat dle jména zákazníka, data vystavení a způsobu platby. Pomocí tlačítka vpravo nahoře Vyhledat doklad lze vyhledávat mezi doklady podle čísla dokladu a roku vystavení dokladu. 13
4. POKLADNÍ KNIHA Hlavní menu: Pokladní kniha Pokladní kniha slouží pro evidenci příjmů a výdajů. Příjmy a výdaje lze filtrovat dle data. V pravé části obrazovky je uveden aktuální stav pokladny k danému okamžiku. 14
4.1. Zadání příjmu/výdaje Kromě automatických vstupů do pokladní knihy, lze zadat nový příjem/výdaj přímo v pokladní knize. Použijte tlačítko Příjem/Výdaj vpravo nahoře. V následujícím formuláři pak doplníte podrobnosti. 4.2. Export pokladní knihy Pokladní knihu můžete exportovat ve formátu CSV pomocí tlačítka Exportovat vpravo nahoře. 15
5. NEZAPLACENÉ DOKLADY V sekci Nezaplacené doklady jsou automaticky ukládány doklady, u kterých zvolíte jako možnost platby Otevřený účet (bezhotovostní). 5.1. Placení otevřených účtů Pokud klient, kterému jste vystavili doklad k bezhotovostní platbě již platbu provedl, zaevidujte tuto skutečnost v sekci Nezaplacené doklady přes tlačítko Placení u konkrétního dokladu. Zobrazí se formulář, ve kterém můžete zadat detaily týkající se platby. 16
5.2. Zasílání upomínek Klientovi, který má u vás nezaplacený otevřený účet, můžete přímo z hellocash zaslat upomínku s detaily o dlužné částce. Použijte červené tlačítko Upomínka u konkrétního dokladu v sekci Nezaplacené doklady. 5.3. Šablona upomínky Pro rychlejší zasílání upomínek, máte možnost v hellocash vytvořit různé šablony upomínek, které můžete využívat. Pro vytvoření a úpravu šablon klikněte na tlačítko Nastavení upomínek vpravo nahoře. V šabloně můžete nastavit automatické vkládání údajů ze systému týkajících se čísla dokladu, data vystavení dokladu a dlužné částky. 17
6. ZBOŽÍ V sekci Zboží naleznete kompletní správu všech položek a kategorií zboží, správu dodavatelů i skladové hospodářství. 6.1. Kategorie zboží Zboží: Správa zboží Pro lepší přehlednost a snadnější vyhledávání, můžete zboží řadit do kategorií. Vytvoření nové kategorie Kategorii vytvoříte pomocí tlačítka Přidat. Kromě názvu kategorie jí můžete přiřadit i barvu. Úprava a smazání kategorie Danou kategorii můžete upravit pomocí tlačítka nebo smazat pomocí tlačítka Seřazení kategorií Kategorie lze také libovolně řadit. Nejprve klikněte na tlačítko Seřadit a potom kategorie libovolně přetahujte pomocí myši. Po ukončení úprav klikněte na tlačítko Uložit. 18
6.2. Položky zboží Vytvoření nové položky Zboží: Správa zboží: Přidat Novou položku můžete přidat pomocí tlačítka Přidat. Položka zboží má k dispozici mnoho polí s různými informacemi. První záložka s názvem Zboží obsahuje základní informace o položce. Můžete zde mimo jiné aktivovat funkci rychlého zadání (viz kapitola Jak vytvořit doklad). 19
Další záložka Podrobnosti umožňuje například vložit foto/obrázek nebo vložit či naskenovat kód EAN. Dále jsou k dispozici ještě záložky Zdanění a Stav skladu. 20
Úprava položky Pro úpravu položky klikněte na ikonu Upravit u konkrétní položky. Seřazení položek Položky můžeme v rámci kategorií seřadit. Vyberte Kategorii a klikněte na tlačítko Seřadit. Položky seřaďte přetahováním pomocí myši a poté klikněte na tlačítko Uložit. 6.3. Vyhledání zboží skenováním Nejprve klikněte v sekci Správa zboží na zelené tlačítko Skenovat vpravo nahoře, naskenujte čárový kód a objeví se hledaná položka. 6.4. Import a export zboží Pokud chcete do systému hellocash importovat vlastní data o vašem zboží, klikněte na zelené tlačítko Import. Zde si stáhněte připravenou šablonu, vyplňte a soubor nahrajte. Položky zboží včetně všech uložených údajů lze také exportovat pomocí tlačítka Export, a to ve formátu CSV. 21
6.5. Dodavatelé Zboží: Dodavatelé V sekci Zboží můžete také jednoduše spravovat údaje o vašich dodavatelích. Nového dodavatele přidáte pomocí tlačítka Přidat vpravo nahoře. 22
6.6. Sklad Zboží: Sklad HelloCash nabízí funkci skladového hospodářství. Systém automaticky eviduje výdej zboží na základě vystavených dokladů a ukazuje zůstatek zboží na skladě. Při přidání nové položky zboží můžete v záložce Stav skladu do pole K dispozici vyplnit aktuální množství zboží na skladě. V případě, že chcete změnit počet zboží u již existující položky (tzv. naskladnit zboží) použijte zelené tlačítko Příjem u konkrétní položky v sekci Sklad. Stejně tak můžete použít tlačítko Výdej pro výdej zboží ze skladu. Prodané zboží se ze Skladu odečítá automaticky na základě vystavených dokladů. V sekci Sklad můžete také vyhledávat pomocí naskenování čárového kódu klikněte na tlačítko Vyhledávat vpravo nahoře a naskenujte zboží. Skladové hospodářství můžete také exportovat ve formátu CSV, a to pomocí tlačítka Exportovat vpravo nahoře. 23
7. SLUŽBY V sekci Služby naleznete kompletní správu všech položek a kategorií služeb. 7.1. Kategorie služeb Pro lepší přehlednost a snadnější vyhledávání, můžete služby řadit do kategorií. Vytvoření nové kategorie Kategorii vytvoříte pomocí tlačítka Přidat. Kromě názvu kategorie jí můžete přiřadit i barvu. Úprava a smazání kategorie Danou kategorii můžete upravit pomocí tlačítka nebo smazat pomocí tlačítka Seřazení kategorií Kategorie lze také libovolně řadit. Nejprve klikněte na tlačítko Seřadit a potom kategorie libovolně přetahujte pomocí myši. Po ukončení úprav klikněte na tlačítko Uložit. 24
7.2. Položky služeb Vytvoření nové položky Služby: Přidat Novou položku můžete přidat v sekci Služby pomocí tlačítka Přidat. První záložka s názvem Služba obsahuje základní informace o položce. Můžete zde mimo jiné aktivovat funkci rychlého zadání (viz kapitola Jak vytvořit doklad). 25
Záložka Podrobnosti umožňuje například vložit foto/obrázek nebo vložit či naskenovat kód EAN. 26
8. PŘEHLEDY 8.1. Denní přehled tržeb Přehledy: Denní přehled tržeb Denní přehled tržeb vám poskytne přehled o tržbách za daný den. Klikněte na tlačítko Vyhotovit v pravém horním rohu, tím dojde k vytvoření přehledu realizovaných tržeb za aktuální den. Přehled je vám poté k dispozici ve formě účtenky či PDF v řádku konkrétního dne. Při každém vyhotovení Denního přehledu tržeb je provedena uzávěrka pokladny (tzn. v daném dni je možné vygenerovat několik denních přehledů tržeb např. zvlášť pro každou směnu). Tržby jsou v denním přehledu tržeb přehledně rozděleny: - dle sazby DPH, - dle tržeb za jednotlivé druhy zboží/služeb, - dle pokladny - dle způsobu platby. 27
Možnosti nastavení Kliknutím na tlačítko Nastavení můžete nastavit automatické generování denního přehledu příjmů v konkrétní čas, který si sami určíte a zadáte do systému. Také si můžete vybrat, zda chcete na denním přehledu zobrazit údaje z pokladní knihy. 8.2. Měsíční přehled tržeb Přehledy: Měsíční přehled tržeb V hellocash také můžete generovat měsíční přehledy tržeb. Nejprve zvolíte měsíc, pro který chcete získat přehled tržeb a poté klikněte na tlačítko Vyhotovit. Přehledy jsou generovány ve formátu PDF nebo CSV dle vaší volby. Prostřednictvím tlačítka Nastavení vpravo nahoře nebo tlačítka Změnit nastavení v hlavním poli můžete nastavit, které přehledy má hellocash generovat. 28
8.3. Přehled tržeb Přehledy: Přehled tržeb Přehled tržeb umožňuje generování přehledu tržeb za jakékoliv časové období. I zde můžete nastavit, jaké konkrétní přehledy chcete generovat. 29
8.4. Přehled dokladů Přehledy: Přehled dokladů V této sekci můžete získat kompletní přehled vystavených dokladů. Zadáte časové období, pro které chcete získat přehled. Ten je generován ve formátu CSV a můžete ho otevřít ve vašem počítači např. pomocí Excelu. 8.5. Statistiky Přehledy: Statistiky HelloCash vytvoří z vašich dat základní statistiky a výsledky převede do přehledných grafů. Vy tak máte přehled o tom, jak se daří vaší firmě, který z vašich zaměstnanců prodal nejvíce zboží či které jsou nejprodávanější produkty. Statistiky firmy ukazují, jaké měla firma tržby v čase a kolik vystavila dokladů. 30
Část Zaměstnanci ukazuje tržby dle jednotlivých zaměstnanců. Část Top zboží a služby ukazuje úspěšnost vašich produktů, jak dle počtu prodaných kusů, tak dle výše tržeb utržených za konkrétní produkt za dané časové období. 8.6. Protokol o sběru dat Protokol o sběru dat zobrazuje veškeré operace provedené v systému hellocash. Údaje lze exportovat ve formátu PDF nebo CSV. 31
9. ELEKTRONICKÁ EVIDENCE TRŽEB (EET) HelloCash splňuje legislativní požadavky elektronické evidence tržeb v České republice a umožňuje automatickou komunikaci s finančním úřadem ČR pomocí datových zpráv. Pro aktivaci EET musíte do systému nejprve nahrát váš EET certifikát. Pro jeho získání je třeba zažádat na Finančním úřadě o autentizační údaje pro EET, pomocí, kterých se přihlásíte na Daňový portál, kde můžete certifikát vygenerovat. EET aktivujete buď tlačítkem Aktivovat EET v hlavním přehledu (Hlavní menu: Přehled) nebo v sekci Pokladna: Nastavení: EET Poté musíte vyplnit požadované údaje a nahrát soubor certifikátu EET (ve formátu.p12). 32
V případě jakýchkoliv dotazů se neváhejte obrátit na zákaznickou podporu hellocash: info@hellocash.cz 33