Upmínky a kntrly E S O 9 i n t e r n a t i n a l a. s. U M l ý n a 2 2 1 4 1 0 0, P r a h a www.es9.cz Strana 1 (celkem 6)
Upmínky... 3 Evidence a tisk upmínek (1.3.3.1)... 3 Kntrla phledávek a psílání upmínek e-mailem... 5 Autmatická kntrla phledávek (1.3.3.4)... 5 www.es9.cz Strana 2 (celkem 6)
Upmínky Upmínky služí k vytváření, evidenci a tisku upmínek k neuhrazeným dkladům phledávek u každéh subjektu zvlášť, d jedné upmínky lze vybrat libvlné z dsud neuhrazených phledávek příslušnéh subjektu. V účetním zápise phledávky je mžné evidvat pslední čísl vytvřené upmínky, výběr phledávek pr danu upmínku pak může prbíhat autmaticky na základě tht čísla. Tt čísl lze při vytvření upmínky autmaticky aktualizvat. Pr každé čísl upmínky je třeba mít vytvřen vzr, který patří d typu dkladu "UPO" (Upmínka). "Text2" uvedený ve vzru se pak zkpíruje d plžky "Text pr tisk" na hlavičku vytvřenéh dkladu upmínky. Aby se na základě zadanéh čísla upmínky vyhledal dpvídající vzr, pdle nějž se má dklad upmínky vytvřit, je nutné mít v každém vzru zadané čísl upmínky v plžce "PORADI_BAV" (plžka není ve vzru standardně viditelná). V Es9Start jsu nadefinvány vzry pr upmínky čísl 1, 2 a 3. Pčet vytvářených upmínek není nijak mezen, lze vytvřit libvlné další vzry - puze je třeba dbát na t, aby čísl uvedené v plžce "PORADI_BAV" byl pr všechny vzry tht typu dkladu jednznačné (systém tt nekntrluje!). Ve slžkách upmínky se evidují infrmace upmínaném dkladu včetně údajů výši nezaplacené phledávky (jaká byla v kamžiku vytvření upmínky). Nad dkladem upmínky je mžné prvést její tisk, sestava bsahuje seznam upmínaných phledávek. Evidence a tisk upmínek (1.3.3.1) Frmulář se skládá ze dvu částí. V hrní části se přechází mezi subjekty, jsu zde zbrazeny základní infrmace subjektu. Odkazem Detail subjektu se přejde d číselníku subjektů (činnst 9.3.3.0 Subjekty). Odkaz "Vytvřené upmínky" zbrazí všechny vytvřené upmínky k danému subjektu, pdrbný ppis viz níže. D plžky Čísl vytvářené upmínky se zadává čísl upmínky, pdle tht čísla se při vytváření pužije dpvídající vzr dkladu. V zaškrtávacím plíčku Nastavit čísl vytvřené upmínky se určuje, zda se p vytvření dkladu upmínky u všech ve spdní části frmuláře značených vět (tedy těch, pr které byla upmínka vytvřena) nastaví čísl vytvřené upmínky. POZOR, tt čísl je puze infrmativní a není žádným způsbem kntrlván. P vytvření dkladu upmínky se u všech značených vět (tedy těch, pr které byla upmínka vytvřena) nastaví čísl vytvřené upmínky, a t bez hledu na t, jaké tam byl před prvedením tét akce. Např. pkud již byla vytvřena upmínka č. 2 a je nad ní znvu vytvářena upmínka č. 1, pak se p vytvření tét upmínky (s vlbu "Nastavit čísl vytvřené upmínky") d ní nastaví čísl 1! Tlačítkem "Vyber pr upmínku" lze prvést autmatický výběr dkladů pr upmínku: před stiskem tlačítka je nutné zadat "Čísl vytvářené upmínky" (standardně se nabízí čísl 1), ve spdní části nesmí být značena žádná věta. p stisku tlačítka se značí všechny záznamy, na nichž je čísl pčtu upmínek jedn nižší než zadané čísl vytvářené upmínky. P takt autmaticky prvedeném výběru je mžné výběr značených záznamů ručně upravit. www.es9.cz Strana 3 (celkem 6)
Tlačítkem "Vytvř upmínku" se prvede vytvření upmínky nad značenými dklady: p autmatickém neb ručním značení phledávek lze tlačítkem prvést vlastní tvrbu dkladu upmínky, čísl nvě vznikléh dkladu se zbrazí vedle dkazu Vzniklá upmínka. pr každý značený účetní zápis, nad kterým se tvrba upmínky prváděla, vznikne jedna slžka dkladu, d které se ulží aktuální hdnta nespárvané částky. Vlastní tisk upmínky pak prbíhá nad těmit slžkami, takže je mžné tisk i v buducnu zpakvat bez hledu na t, že mezitím již byla phledávka uhrazena. Odkazem "Vzniklá upmínka" je mžné přejít na právě vytvřenu upmínku a upravit ji, pkud je třeba změnit text přenesený ze vzru, který se bude tisknut v upmínce. Upravený dklad je pak mžné vytisknut dkazem Tisk upmínky". Pužívá se stejná stránka jak v dkazu Vytvřené upmínky, pdrbný ppis viz níže. Odkazem "Tisk upmínky" je mžné, v případě že není ptřeba vzniklý dklad nijak upravvat, upmínku bezprstředně p vytvření vytisknut. Text upmínky je závislý na textu hlavičky upmínky, který se přenese ze vzru. Standardně se ze vzru přenáší příslušný text upmínky: pr 1. upmínku: Kntrlu našich dkladů jsme zjistili tyt neuhrazené phledávky: pr 2. upmínku: Opětvně vás upmínáme úhradu následujících phledávek: pr 3. upmínku: Opětvně a důrazně vás upmínáme úhradu následujících phledávek: Ve spdní části jsu ke každému subjektu zbrazeny všechny jeh neuhrazené phledávky, jejichž datum splatnsti je nižší než aktuální datum. Jedntlivé záznamy jsu tvřeny nespárvanými účetními záznamy - pkud tedy byla phledávka rzdělena na více účetních zápisů (např. z důvdu rzdílnéh data splatnsti), může být k jednmu dkladu zbrazen více řádků. U každéh záznamu může být zbrazen čísl pslední vytvřené upmínky. Čísl se autmaticky nastaví při vytvření dkladu upmínky pdle nastavení plžky "Nastavit čísl vytvřené upmínky" v hrní části. Jedntlivé záznamy lze ručně značit bez hledu na t, jaké je zadané čísl vytvářené upmínky a jaká pslední upmínka byla pr daný účetní zápis již vytvřena. Zbrazí se sice varvné hlášení (např.: "Prvádíte výběr pr upmínku č. 1, ale mezi značenými větami jsu záznamy, jejichž čísl vytvřené upmínky není 0"), upmínka se však vytvří nad všemi značenými záznamy. Odkaz Vytvřené upmínky zbrazí všechny vytvřené upmínky k danému subjektu. Lze dsud tedy každu upmínku zpětně kdykliv vytisknut. V hrní části je v plžce "Text pr tisk" zbrazen text, který se přenesl z příslušnéh vzru. Text je mžné upravit. Dklad je mžné vytisknut dkazem Tisk upmínky". Ve slžkách každé upmínky se evidují infrmace upmínaném dkladu včetně údajů výši nezaplacené phledávky (jaká byla v kamžiku vytvření upmínky). www.es9.cz Strana 4 (celkem 6)
Kntrla phledávek a psílání upmínek e-mailem Služí k definici nastavení kntrl při přizvání neb pravě dkladů a slžek a také pr definici autmaticky zasílaných upmínek e-mailem. Autmatická kntrla dkladů - při ulžení neb editaci hlavičky neb slžky dkladu je mžné kntrlvat dklady na dlužnu částku a dbu p splatnsti. Pkud má dklad typ subjektu shdný, jak je uveden v definici, pak se testuje, zda sučet neuhrazených phledávek subjektu, jejichž dba p splatnsti dpvídá zadanému intervalu, je větší než uvedená hranice dluhu. Pkud an, tak se v závislsti na nastavení (tvrdá / měkká kntrla) hlásí buď upzrnění, neb chybvá hláška. Pr subjekty, k nimž existuje pznámka zde uvedenéh typu, se kntrla neprvádí. Autmatické zasílání upmínek e-mailem - bdbné pdmínky je mžné nastavit i pr autmatické zasílání e-mailvých zpráv - upmínek. V tm případě je třeba zvlit vlastnst Zasílat e-mail, zadat text, který má být v předmětu zprávy a dále úvdní a závěrečný text zprávy. Mezi tyt 2 texty bude dplněna infrmace všech neuhrazených dkladech, jejichž sučet je vyšší, než je uvedená hranice dluhu a jejichž dba p splatnsti dpvídá zadanému intervalu. Vlastní zasílání e-mailů je mžné pak spustit prceduru spkntrphl_zasliemaily, kteru lze spuštět pravidelně například v nčním JOBu. Při zaslání e-mailu lze sučasně d pznámky k subjektu zapsat infrmaci tm, jaká upmínka byla zaslána. Pr subjekty, knimž existuje pznámka zde uvedenéh typu, se zasílání upmínek neprvádí. Autmatická kntrla phledávek (1.3.3.4) Frmulář je pticky rzdělen na 3 části. V hrní části se zadávají definice, které jsu splečné pr práci s dklady (kntrlu) i pr rzesílání upmínek e-mailem. Zadává se kód a název kntrly, interval dnů p splatnsti ( Dnů p splatnsti d a Dnů p splatnsti d ) a hranice dluhu ( Dluh alespň ). V prstřední části se zadávají definice pr kntrlu při práci s dklady. Kntrla přizvání / prav dkladů neb slžek se prvádí v případě, že je nastavena alespň měkká kntrla na zalžení věty neb pravu věty. Kntrla při zalžení věty při měkké nahlásí chybvu hlášku a umžní větu zalžit, při tvrdé nahlásí chybvu hlášku, ale věta nelze zalžit. Kntrla při pravě věty při měkké nahlásí chybvu hlášku a umžní větu pravit, při tvrdé nahlásí chybvu hlášku, ale věta nelze pravit. Kntrlvat určuje, zda se kntrly prvádějí puze pr hlavičky, neb i pr slžky. www.es9.cz Strana 5 (celkem 6)
Typ subjektu kntrla se prvede puze na dkladech, kde je typ subjektu stejný jak zde uvedený. Např. při nastavení ODB (dběratel) se kntrla prvádí na Fakturách vydaných, skladvých výdejkách apd. Nezbrazvat, když je pznámka subjektu pkud má subjekt pznámku (nastavuje se v číselníku 9.3.3.0 Subjekty dkazem Pznámka), která je zde uvedená, tak se kntrly neprvádějí. Hranici dlužné částky brát určuje, dkud se pr kntrly při práci s dklady bere hranice dluhu. Je mžné buď z tét tabulky z plžky Dluh alespň, aneb z typu subjektu z plžky Limit dběru (9.3.3.0 Subjekt dkaz Typ subjektu). Text hlášky zde uvedený text se bude zbrazvat v chybvé hlášce. Ve spdní části se zadávají definice pr rzesílání upmínek e-mailem. Zasílání e-mailů se prvádí v případě, že je nastavena vlastnst Zasílat e-mail na An. Zasílat e-mail určuje, zda se budu e-maily autmaticky rzesílat pmcí prcedury spkntrphl_zasliemaily Vytvřit pznámku k subjektu určuje, jaká pznámka se k subjektu vytvří p deslání e-mailu. Nepsílat, když je pznámka subjektu pkud má subjekt pznámku (nastavuje se v činnsti 9.3.3.0 Subjekty dkazem Pznámka), která je zde uvedená, tak se tmut subjektu e-maily nepsílají. Cyklus prvádění (dnů) zde se zadává pčet dnů, p klika se prvádí autmatické rzesílání e- mailů danéh typu. Prcedura pr zasílání e-mailů testuje, klik dnů uplynul d psledníh zasílání e-mailů danéh typu a pkud je pčet dnů vyšší než hdnta Cyklus, tak se akce prvede a pté se nastaví datum napsledy prveden. Další spuštění tét prcedury tedy prvede zaslání e-mailů danéh typu nejdříve až p tlika dnech, klik je uveden v parametru Cyklus. Napsledy prveden zde je zbrazen, kdy napsledy byl prveden autmatické rzeslání e- mailů. Text d předmětu zde uvedený text se přenese d předmětu e-mailu Přepslat inf na e-mail na zde uvedený mail se pšle suhrnná infrmace zaslaných e-mailech Úvdní text a Závěrečný text mezi tyt dva texty se vlží infrmace všech neuhrazených dkladech, jejichž sučet je vyšší, než je uvedená hranice dluhu a jejichž dba p splatnsti dpvídá zadanému intervalu. E-mail se standardně vytvří v prstém textu. Pkud se v definici úvdníh neb závěrečnéh textu nalezne některý z HTML tagů <p>, </p>, <br>, vytvří se e-mail s frmátváním textu v HTML. Před strým spuštěním zasílání e-mailů dpručujeme zkušební spuštění prcedury s takt nastavenými parametry: exec spkntrphl_zasliemaily @EMail_Prehled = 'nase@adresa', -- adresa pr zaslání suhrnné infrmace zaslaných e-mailech @EMail_Kpie = 'nase@adresa', -- adresa pr zasílání kpií upmínek @vltest = 1 -- 0=strý prvz, 1=e-mail puze kpie, 2=nezasílá e-maily, pr účely testvání v SQL analyzeru kde 'nase@adresa' je vlastní adresa, na kteru budu zaslány všechny vygenervané e-maily a rvněž sumární přehled. Pr strý prvz je pak třeba změnit parametr @vltest, a pkud si případně nechcete nechat zasílat kpie, tak neuvádějte parametr @Email_Kpie. www.es9.cz Strana 6 (celkem 6)