Systémová mediace: přínosná služba, nebo jen jedna z dalších bublin?

of 6 Odborní partneři Petr Plecháček 14.07.2015 7 minut čtení Systémová mediace: přínosná služba, nebo jen jedna z dalších bublin? Systémový mediátor by měl převzít odpovědnost za prosazení a naplnění dílčích kroků a za celou řadu backoffice funkcí. Tím uvolní ruce, čas a intelektuální kapacitu managementu. Štítky podniková transformace systémová integrace systémová mediace Pojem systémová mediace (nebo v některých částech životního cyklu společnosti také podniková mediace) je nový termín, který jsem začal používat poměrně nedávno. Systémový integrátor sám o sobě nemusí být v rozsáhlých implementačních projektech dostačenou zárukou úspěchu a vzdálený dohled ve formě řízení kvality není stále úplně vžitý. Nicméně v některých typech projektů ani nezávislý dohled nad kvalitou realizace nemusí být postačující. O co se tedy vlastně jedná, kde je uplatnění a přidaná hodnota systémového mediátora? Nejprve detailněji představím jedno konkrétní uplatnění systémového mediátora a v závěru článku zmíním obecnější principy a zaměření systémové mediace. Role systémového mediátora během podnikové transformace Kontext situace je následující společnost musí realizovat obměnu informačních systémů, tak, aby lépe podporovaly obchodní procesy, celkové fungování organizace a byly v souladu s novou strategií a vizí společnosti. Byla definována celá řada projektů, nejprve jednotlivých a dílčích, které se začaly slučovat do programu. Nebyla úplně jasná závislost a provázanost

of 6 jednotlivých projektů a management si nebyl jist, jestli se podaří plnit cíle a získat přínosy, které jsou očekávány. Taková situace přímo vybízí k angažování systémového mediátora. Jeho role a zapojení může být vymezeno takto: 1. Blueprinty 1. Posouzení, validace a aktualizace byznys blueprintu 2. Posouzení, validace a aktualizace IT blueprintu 3. Revize stávajícího a budoucího aplikačního portfolia 4. Vyhodnocení byznys case jednotlivých projektů a programu jako celku 2. Řízení programu 1. Zhodnocení, aktualizace projektových plánů a programu jako celku 2. Prověření závislostí a sousledností jednotlivých projektů 3. Posouzení celkové realizovatelnosti programu 4. Revize a doporučení k identifikaci a řízení přínosů (benefitů) programu 5. Posouzení celkové udržitelnosti 3. Analýza rizik 1. Revize procesu identifikace, řízení a kontroly rizik 2. Posouzení úplnosti identifikovaných rizik 3. Kritické zhodnocení kapacity dostupných zdrojů, jejich schopností a dovedností 4. Řízení zainteresovaných skupin (stakeholders) a komunikační plán 1. Zhodnocení chápání programu v rámci jednotlivých skupin zainteresovaných subjektů včetně dodavatelů 2. Posouzení komunikační strategie a návrh potřebných korektur 5. Přechodné období 1. Zhodnocení a návrh úprav aktivit v rámci přechodného období, zejména ve smyslu nasazování nových systémů, datových migrací testování a go-life plánů 2. Posouzení a optimalizace kritických cest jednotlivých projektů a vyplývající kritické cesty programu jako celku

of 6 6. Průběžný dohled 1. Kontinuální dohled nad realizací jednotlivých projektů a programu jako celku Další uplatnění může být v rámci soutěžního dialogu, když je použit jako forma veřejné zakázky nebo při řízení dlouhodobého outsourcingového kontraktu, u kterého bude nutné provádět průběžné korekce dodávaných služeb a vyplatí se vyhodnocovat kvalitu a rozsah dodávaných služeb nezávislým subjektem systémovým mediátorem. Jak systémovou mediaci charakterizovat? Systémovou mediaci lze uplatnit v celé řadě situací. Jejím základním cílem je přivést věci do rovnováhy. Mezi další úkoly této služby patří vytvoření vhodného prostředí pro naplnění cílů a benefitů projektů, programů a transformací. Zmiňoval jsem, že systémová mediace přivádí věci do rovnováhy. O co se vlastně jedná? V principu jde o situace vyplývající z životního cyklu fungování organizace, která s sebou přináší změnu. Změnou je míněna například potřeba reakce na politickoekonomickou situaci úpravou podnikové strategie, která vyústí v požadavky na úpravu procesů, změny v informačních systémech apod. Jedná se tedy mimo jiné o nastolení rovnováhy mezi podnikovou a IT strategií, modelem fungováni společnosti a enterprise architekturou, potřebami jednotlivých částí organizace, zákazníkem a dodavatelem a celou řadu dalších situací. Vhodným přirovnáním, které lze použít, je, že v rámci systémové mediace se jedná o outsoursovaný management back-office funkcí. Systémový mediátor by měl plnit roli: Průvodce změnou Hybatele úspěchu Ochránce zájmů klienta V neposlední řadě mediátora společného zájmu Další příhodnou charakteristikou je, že systémová mediace nabízí 360stupňový pohled na aplikační portfolio s cílem optimalizace podpory podnikových procesů, zefektivnění řízení licencí a operativních nákladů, optimalizace provozu aplikací atd. Principy systémové mediace lze uplatnit v průběhu celého životního cyklu enterprise architektury.

of 6 Opravdu vzniká přidaná hodnota? Zůstaneme-li v poměrně jednoduše popsatelné situaci zobrazené na schématu 1, systémový mediátor je znázorněn nad rovnocenným vztahem zákazník systémový integrátor. V takovém uspořádání systémový mediátor dbá na to, aby byly plněny dohody a termíny, což by se dalo popsat jako dohled nad kvalitou. Schéma 1: Vztahy mezi zákazníkem, systémovým mediátorem a systémovým integrátorem Nicméně záběr skutečného systémového mediátora by měl být daleko širší. Měl by jak aktivně prosazovat zájmy zákazníka, tak bránit systémového integrátora před nerealistickými či přemrštěnými požadavky. Není neobvyklé, že v průběhu spolupráce vzniknou mezi zákazníkem a systémovým integrátorem situace, kdy obě strany začnou hrát zákopovou válku. V tomto okamžiku předem zvolený a oběma stranami akceptovaný nezávislý systémový mediátor sehraje významnou roli arbitra sporu. Díky tomu, že systémový mediátor je zapojen od začátku, zabrání ve většině případů vzniku konfliktu hned v zárodku. Nicméně i v situaci, kdy už ke konfliktu došlo, se ho za pomoci systémového mediátora podaří vyřešit rychleji, což napomůže ultimátnímu cíli dodržení termínů a rozpočtu. Jsem přesvědčen, že kdyby existoval reprezentativní vzorek pro průzkum, jaké projekty byly úspěšně realizovány za podpory systémového mediátora a bez

of 6 něj, tak by skutečnost jasně hovořila ve prospěch projektů systémové mediace. Akceptujeme-li předpoklad, že každý by se měl věnovat tomu, v čem je dobrý, pak ze situace, kdy se management společnosti může plně soustředit na vytváření hodnot, by mělo vyplývat, že systémový mediátor má svou přidanou hodnotu. Tato hodnota spočívá v tom, že systémový mediátor převezme odpovědnost za prosazení a naplnění dílčích kroků, za celou řadu back office funkcí, a tím uvolní ruce, čas a intelektuální kapacitu managementu. Úskalí systémové mediace Zapojení systémového mediátora do realizace projektu s sebou přináší i negativa a výzvy. První diskuze, kterou pravděpodobně management povede, bude o ceně. Ano, systémový mediátor bude něco stát. Nicméně v porovnání s celkovými investičními výdaji transformačních projektů, to bude marginální položka. Je to cena za zajištění si klidného spaní a ujištění, že pro úspěch projektu bylo uděláno maximum. Rizikem systémové mediace také je, že měříme neměřitelné. V případě kladného výsledku projektu není zřejmé jak posoudit zapojení systémového mediátora. Dá se určit, zda se úspěch dostavil díky němu, nebo zda by se tak stalo i bez něj? Zde by diskuze měla být raději vedena o principech, přístupu k řešení složitých situací, a nikoli o konkrétních situacích a činech jednotlivých subjektů v rámci realizace projektu. Závěr Potřebujeme nový termín, nebo se jedná o konzultanty vytvořenou bublinu? (V tomto případě konkrétním konzultantem vytvořenou bublinu, jelikož jsem tento pojem začal používat při diskuzi s kolegy o možnostech budoucího směřování.) Budu rád, když pojem systémová mediace vzbudí určitou míru kontroverze. Prvotní reakce budou pozitivní i negativní, nicméně alespoň způsobí, že se začne o tomto termínu přemýšlet. Mnozí mohou namítat, že se nejedná o nic nového, ale pouze o snahu nazývat již existující služby jinak. To ovšem není v žádném případě cílem. Dynamika změn kolem nás je neuvěřitelná, proto vzniká prostor, potřeba a i poptávka po nových službách. Základy systémové mediace lze vysledovat v řadě již existujících služeb. Její kouzlo však tkví v tom, že jednotlivé služby poskytne jako celek.

of 6 Petr Plecháček je senior manažer oddělení IT poradenství společnosti EY v ČR. Specializuje se na problematiku řízení IT, má rozsáhlé zkušenosti s poradenstvím v oblasti IT procesů, bezpečnosti a řízení IT rizik. Jeho doménou je zejména odvětví telekomunikací, ale i projekty ve veřejné správě a finančním sektoru. Je absolventem ČVUT v Praze a držitelem certifikací PMP, CISA, CRISC a FCCA. Můžete ho kontaktovat na adrese petr.plechacek[@]cz.ey.com Diskuze Pole označené hvězdičkou jsou povinné. Diskuze je moderovaná. Na hlavní stránku Rubriky Autoři Štítky Nahoru