Strana 1/12 Část 1 Hlavní sekce proarch aplikace.....str. 2-10 1. Můj výpis 1.1. Akce 1.2. Výběr akce 1.3. Uživatel 1.4. Výběr uživatele 1.5. Zaslání přístupových údajů pro klienta 2. proarch výpis 2.1. Akce 2.2. Výběr akce 2.3. Uživatel 2.4. Výběr uživatele 3. Akce 3.1. Zadání nové akce 3.2. Změna názvu akce 3.3. Uzavření akce 3.4. Obnovení akce 3.5. Odstranění akce 4. Uživatelé 4.1. Přihlašovací údaje do aplikace 4.2. Přidání nového uživatele 4.3. Odstranění stávajícího uživatele 4.4. Povolení zápisu hodin uživatele do vybraných akcí 5. Adresář 5.1. Zápis kontaktu do adresáře 5.2. Kontaktní údaje z adresáře 5.3. Výpis z adresáře 5.4. Třídění do skupin 5.5. Vytvoření plánu v adresáři 5.6. Zpráva 5.7. Klíče 6. Kontaktní údaje 7. Hot-line Část 2 Nejčastější otázky a postupy.... Str. 11-12
1. Můj výpis Strana 2/12 Po přihlášení do aplikace se v sekci můj výpis zobrazuje aktuální výpis odpracovaných hodin u všech aktuálních akcí Vaší firmy včetně celkového proarch výpisu. Podrobnější výpis u jednotlivých akcí nebo konkrétních pracovníků lze prohlížet výběrem z nabídky nebo kliknutím na konkrétní akci v hlavním přehledu. 1.1. Akce - Akce v nabídce je zadávána v nastavení adminu firmy, ale i adminu proarch (podrobněji popsáno v bodu 3.1.). 1.2. Výběr akce - Výběrem akce lze prohlížet odpracované hodiny u všech pracovníků firmy včetně celkového výpisu proarch u vybrané akce. Veškeré údaje lze tisknout nebo posílat na e-mail pro potřeby další archivace. 1.3. Uživatel (dále jen pracovník) Jsou pracovníci firmy, které si zadává firma sama ze svého adminu (podrobněji popsáno v bodu 4.1.). 1.4. Výběr uživatele - Výběrem pracovníka firmy v nabídce lze prohlížet odpracované hodiny na všech jeho akcích. Veškeré údaje lze tisknout nebo posílat na e-mail pro potřeby další archivace.
Strana 3/12 1.5. Zaslání přístupových údajů pro klienta - Je-li nutné nebo požaduje-li Váš klient on-line kontrolu nad průběhem akce, lze tak učinit výběrem akce ve Vašem výpisu (bod 1.2.). Kliknutím na vybraného pracovníka (viz šipka) a odesláním přístupových údajů na e-mail klienta, povolíte přístup k prohlížení odpracovaných hodin vybraného pracovníka na této akci. Pokud chcete nabídnout klientovi náhled do akce s tím, že může prohlížet zaspané hodiny od všech pracovníků, kteří na této akci pracují, učiníte tak kliknutím na celkovou hodnotu odpracovaných hodin u vybrané akce (viz šipka).
2. proarch výpis Strana 4/12 V proarch výpisu najdete přehled odpracovaných hodin všech pracovníků, kteří nejsou přímo Vašimi spolupracovníky nebo zaměstnanci. Jde především o pracovníky ze skupiny proarch, kde lze průběžně využívat služeb pracovníků zaměřených zejména na architektonické vizualizace, projekční práce, web design a programátorské práce. Speciálně programátorské práce jsou zaměřené především na internetové aplikace, které využívají jak architektonické kanceláře, tak i developerské firmy k prezentaci svých projektů na www. 2.1. Akce - Akce v nabídce je zadávána v nastavení adminu firmy, ale i adminu proarch (podrobněji popsáno v bodu 3.1.). 2.2. Výběr akce - Výběrem akce lze prohlížet odpracované hodiny u všech pracovníků pouze ze skupiny proarch. Veškeré údaje lze tisknout nebo posílat na e- mail pro potřeby další archivace. 2.3. Uživatel (dále jen pracovník) - Jsou pracovníci ze skupiny proarch, které zadává administrátor proarch aplikace. Podrobnější informace o nabízené spolupráci na http://www.proarchitekty.cz/nabidka.htm. 2.4. Výběr uživatele - Výběrem pracovníka ze skupiny proarch v nabídce lze prohlížet odpracované hodiny na všech jeho akcích. Veškeré údaje lze tisknout nebo posílat na e-mail pro potřeby další archivace.
3. Akce Strana 5/12 Jednotlivé akce (zakázky) se v této sekci zadávají, ale také uzavírají tak, aby se poté akce neobjevovali v seznamu aktuálních akcí. Zároveň máte přehled o tom, kolik hodin se celkem na jednotlivých akcích odpracovalo. Akce můžete zadávat stejně jako administrátor proarch aplikace ve své administrativní části. Aby v těchto změnách, kde akce mohou zadávat dva subjekty, byl pořádek, je zde jedna důležitá záležitost, která monitoruje historii provedených změn a hlavně přidání/odebrání akce. Bude-li zde proveden jakýkoliv zápis či aktualizace, který jste neprovedli vy, budete o historii jednotlivých úprav druhé strany automaticky informováni v seznamu provedených změn. 3.1. Zadání nové akce - Zadáním čísla akce(zakázky) a názvu vytvoříte automaticky novou akci. Aby bylo možné zapisovat do této akce hodiny Vašimi pracovníky je nutné povolit jim zápis do nově vytvořené akce v sekci uživatelů (podrobněji popsáno v bodu 4.1.). 3.2. Změna názvu akce - Klinutím na vybranou akci v seznamu můžete přepsat její název. 3.3. Uzavření akce - Pokud je akce odevzdána a již se na ní více nepracuje, lze jí vyřadit ze seznamu akcí. Vybrané akce klinutím na butonek uzavřít se již dále nebudou objevovat v aktuálním výpisu. 3.4. Obnovení akce - Pokud je akce uzavřená, lze jí opět znovu obnovit a zařadit do aktuálního seznamu akcí. Vybrané uzavřené akce klinutím na butonek obnovit se automaticky zpřístupní pro další zápis hodin a zařadí do aktuálního seznamu akcí.
Strana 6/12 3.5. Odstranění akce - Odstranit akci lze pouze v případě, že ve vybrané akci nejsou zapsány žádné hodiny. Výběrem prázdné akce v seznamu, bude akce po klinutí na butonek odstranit kompletně odstraněna ze seznamu akcí. 4. Uživatelé Uživatelé (dále jen pracovníci) jsou především Vaši zaměstnanci nebo externí spolupracovníci, kteří pro Vás pracují na některé z akcí. Aby bylo umožněno těmto pracovníkům zapisovat odpracované hodiny do aplikace, je třeba jim povolit práva zápisu hodin do Vámi vybraných akcí. 4.1. Přihlašovací údaje do aplikace - Pro Váš vstup do aplikace je možné změnit Vaše přihlašovací údaje kliknutím na Vaše jméno a vepsáním nového hesla. U dalších uživatelů (pracovníků) tak učiníte kliknutím na vybrané jméno v seznamu uživatelů. Poté stejným způsobem přepíšete všechny potřebné údaje a po kliknutí na butonek změnit přihlašovací údaje se veškeré údaje změní dle nového nastavení. Každá nová změna v přihlašovacích údajích pracovníka odešle automaticky zprávu s novými údaji na jeho e-mail uvedený v přihlašovacích údajích. 4.2. Přidání nového uživatele - Po kliknutí na butonek přidat nového uživatele vyplníte potřebné přihlašovací údaje nebo přidáte pracovníka z adresáře (podrobněji k adresáři v bodě 5.1.) a poté už jen potvrdíte kliknutím na butonek zařadit nového uživatele. Tím že jste zařadili nového uživatele byla automaticky odeslána zpráva na uvedený e-mail uživatele s přihlašovacími údaji včetně linku do Vaší administrace.
Strana 7/12 4.3. Odstranění stávajícího uživatele - Zaškrtnutím pracovníka v seznamu uživatelů jej můžete odstranit s tím, že veškeré jím zapsané hodiny budou vymazány ze všech výpisů i zpětně. Před každým takovým krokem budete upozorněni na případné následky takovéhoto kroku, aby nedocházelo k nechtěnému odstranění uživatele z Vašeho seznamu. 4.4. Povolení zápisu hodin uživatele do vybraných akcí - Nastavit práva pro zápis hodin lze u každého uživatele kdykoliv, když kliknete na jméno pracovníka v seznamu uživatelů. Zde pak můžete zaškrtnout akce do nichž by měl mít pracovník právo zapisovat hodiny. Každému pracovníkovi se po přihlášení do aplikace automaticky zobrazují pouze ty akce, které jste právě nastavili a do nichž má tedy právo zapisovat. 5. Adresář Seznam Vašich uživatelů, spolupracovníků nebo klientů můžete nebo nemusíte evidovat v adresáři. Adresář má k dispozici několik užitečných funkcí, které usnadní práci s evidovanými subjekty, což ve výsledku znamená přehlednou orientaci a správu veškerých kontaktů. Zejména možnost sestavit si u každého kontaktu svůj vlastní plán, Vám umožní odkudkoliv změnit nastavení. V den kdy máte učinit jakýkoliv úkol Vám vždy přijde na e-mail nebo mobil upozornění s krátkým textem uvedený ve Vašem plánu. 5.1. Zápis kontaktu do adresáře - Zápis potřebných kontaktních údajů do adresáře učiníte při vstupu do adresáře kliknutím na butonek nový záznam. Pokud se kontakt, který chcete vložit vztahuje k již zařazenému pracovníkovi v seznamu uživatelů, můžete použít výběr nezařazený uživatel (podrobněji k uživatelům v bodě 4.2.) a prohlížet tak důležité informace o odpracovaných hodinách pracovníka i ze svého adresáře.
Strana 8/12 5.2. Kontaktní údaje z adresáře - Kontaktní údaje v adresáři obsahují především kontaktní adresu a variantně i adresu dodací, dále obchodní údaje, internet a telefony. Tyto údaje mají především informační charakter pro vnitřní potřebu firmy. 5.3. Výpis z adresáře - Výpis v adresáři obsahuje hlavně to nejdůležitější co se týče zařazeného kontaktu. U kontaktu zařazeného zároveň i jako uživatel, je ve výpisu k nahlédnutí vždy aktuální stav odpracovaných hodin. Tento výpis hodin lze u každého kontaktu tisknout a posílat na e-mail. Pokud kontakt v adresáři není veden jako uživatel (podrobněji k uživatelům v bodě 4.2.) není zde funkční výpis hodin a kontakt je v adresáři veden jako bez zápisu. 5.4. Třídění do skupin - Každý kontakt v adresáři lze pro lepší orientaci v seznamu třídit do skupin a odlišit takto např. klienty od uživatelů, dodavatelů apd.. Kromě třídění do skupin lze ve výpisu popsat i typ skupiny. 5.5. Vytvoření plánu v adresáři - Vytvořit aktivní plán a být tak informován o událostech, které je třeba učinit v souvislosti se zařazeným kontaktem, je jakýsi ideální kalendář, který Vás vždy a včas bude informovat na e-mail nebo mobil formou krátké textové zprávy. Kliknutím na plán u vybraného kontaktu zadáte datum odeslání krátké textové zprávy a text. Po zadání libovolného počtu zpráv určených k odeslání, Vám vždy v uvedený den přijde konkrétní zpráva na e-mail (např. text: připravit podklady na Karlín ). Podobné zprávy tak vždy upozorní na důležitou událost kde je zřejmé jakého subjektu se zpráva týká.
Strana 9/12 5.6. Zpráva - Slouží jako interní informace pro Vaši potřebu např. jako poznámka k zařazenému kontaktu. 5.7. Klíče - Použití klíče v adresáři se týká zejména zákazu nebo povolení zápisu hodin pracovníka do Vašich akcí. Pokud kontakt v adresáři není zařazen jako uživatel, je použití klíče nefunkční. 6. Kontaktní údaje Veškeré důležité kontaktní údaje zde uvedené jsou dostupné zároveň i na úvodní straně proarch aplikace firmy. Každá firma má svůj speciální link pro vstup do aplikace, kde jsou tyto kontaktní údaje k dispozici. Kromě kontaktních údajů lze vložit i logo společnosti či ilustrační obrázek.
7. Hot-line Strana 10/12 Jakýkoliv problém nebo připomínku můžete odeslat na hot-line k dalšímu zpracování buď prostřednictvím formuláře nebo na e-mail info@proarchitekty.cz. Máte-li např. specifické požadavky, které by jste si přáli zprovoznit u Vaší firmy popište prosím veškeré úpravy co nejpodrobněji.
Strana 11/12 Část 2 Nejčastější otázky a postupy.... Str. 10-11 1. Přihlásil jsem se do aplikace, ale nevím jak začít 2. Zařazenému pracovníkovi nejdou zapisovat hodiny do akce 3. Jak zjistím kolik hodin celkem odpracoval konkrétní pracovník a na jakých akcích? 4. Klient chce sledovat odvedenou práci na jeho zakázce, co je tedy třeba učinit? 5. Co znamená červený řádek proarch v mém výpisu? 6. Co si mám představit pod pojmem ze skupiny proarch? 1. Přihlásil jsem se do aplikace, ale nevím jak začít Pokud se poprvé přihlásíte do aplikace, je nutné nejdříve zařadit akci na níž se chystáte pracovat (bod 3.1.) a přidat uživatele (bod 4.2.). Tím že jste zařadili alespoň jednu akci a jednoho uživatele, můžete nyní prohlížet hodiny tohoto pracovníka ve svém výpisu (sekce Můj výpis ). 2. Zařazenému pracovníkovi nejdou zapisovat hodiny do akce Často se stává, že když zařadíte akci nebo nového uživatele, zjistíte, že se uživatel neobjevuje v akci do níž by měl pracovník zapisovat své hodiny. V tomto případě je opomenuta jedna důležitá věc, a to, že je nutné povolit zápis uživatele do vybrané akce (bod 4.4.). 3. Jak zjistím kolik hodin celkem odpracoval konkrétní pracovník a na jakých akcích? Výběrem uživatele ve Vašem výpisu (bod 1.4.). 4. Klient chce sledovat odvedenou práci na jeho zakázce, co je nutné pro to učinit? Pokud klient vyžaduje kontrolu nad zakázkou a chce sledovat aktuální objem odvedené práce, lze tak učinit dle bodu 1.5. zasláním přístupových údajů na e-mail klienta. Sledovat poté může práci vybraného pracovníka nebo práci všech pracovníků zapisující hodiny do jeho akce. 5. Co znamená červený řádek proarch v mém výpisu? Značí počet odpracovaných hodin ze skupiny proarch (sekce proarch výpis ). 6. Co si mám představit pod pojmem ze skupiny proarch? V sekci Můj výpis jsou vždy výpisy zaměstnanců nebo spolupracovníků pouze Vaší firmy, kterým dáváte práva zápisu do vybraných akcí. Naproti tomu pracovníci ze skupiny proarch jsou navzájem spolupracující osoby sdružené pod hlavičkou proarch, kde jsou jednotlivé profese zaměřené především na vizualizace, projekční práce, web grafiku a programátorské práce. Tyto pracovníky můžete velmi snadno využít kdykoliv krátkodobě nebo dlouhodobě na práce, které jsou již dnes prakticky vykonávány a konzultovány pouze přes e-mail. Výpis hodin těchto pracovníků je pak k nahlédnutí vždy v sekci proarch výpis.
Strana 12/12 Typickým příkladem mohou být architektonické vizualizace a programátorské práce, kde fyzická přítomnost je od zadání až po výstup prakticky výjimečná. Veškeré konzultace probíhají přes e-mail a jediné co zbývá, je už tedy pouze kontrola aktuálního objemu odvedené práce. Z těchto důvodů máte ve svém výpisu vždy k dispozici i proarch výpis, kde můžete snadno kontrolovat práci i těchto pracovníků stejně jako Vašich zaměstnanců a externích spolupracovníků. Podrobněji na http://www.proarchitekty.cz/nabidka.htm. Jakékoliv další podobné otázky můžete poslat ze sekce Hot-line Vaší administrace prostřednictvím formuláře nebo na e-mail info@proarchitekty.cz.