Choose a building block. Znalostní báze Kleos Kleos 6.5 (březen 2019)
Novinky a vylepšení Obsah Emaily: nová verze doplňku Kleos pro Outlook 2 Kleos pro Outlook: instalace a spuštění (i pokud není spuštěn Kleos) 2 Kleos pro Outlook: cílová kauza: automatický návrh, poslední kauzy nebo manuální hledání 4 Kleos pro Outlook: cílová složka: automatický návrh 5 Kleos pro Outlook: vytvoření nové složky v kauze 6 Kleos pro Outlook: uložení příchozího emailu 6 Kleos pro Outlook: výběr více emailů najednou 9 Kleos pro Outlook: vytvoření nového emailu (volitelně s použitím šablony) 10 Kleos pro Outlook: další kroky po uložení emailu (schůzka, úkol, činnost) 14 Kleos pro Outlook: odpověď nebo přeposlání uloženého emailu 19 Emaily: použití Outlooku jako emailového editoru v Kleosu 19 Emaily: nastavení: zobrazení/skrytí seznamu šablon 20 Emaily: zobrazení naposledy použitých šablon 20 Export seznamů do Excelu: nový limit pro počet řádků je 350.000 20 EMAILY: NOVÁ VERZE DOPLŇKU KLEOS PRO OUTLOOK Kleos pro Outlook je bezplatný doplněk do Outlooku, který vám umožní ukládat příchozí/odchozí emaily z Outlooku přímo do Kleosu. Kleos 6.5 přináší zcela novou verzi doplňku s několika užitečnými funkcemi. KLEOS PRO OUTLOOK : INSTALACE A SPUŠTĚNÍ (I POKUD NENÍ SPUŠTĚN KLEOS) Pokud jste již dříve používali předchozí verzi Kleos pro Outlook, tak se při aktualizaci Kleosu na verzi 6.5 automaticky aktualizuje i doplněk. Pokud potřebujete nainstalovat doplněk na jiném PC nebo jej přeinstalovat, navštivte stránku: https://kleos.wolterskluwer.com/czechrepublic/
POZNÁMKA: - doplněk je kompatibilní s verzemi Outlook 2013-2013-2016-2019, - doplněk je také kompatibilní s Outlook 365 (ale pouze s aplikací klasické plochy, nikoliv online verzí), - pro instalaci/aktualizaci je třeba mít oprávnění administrátora. Při spuštění Outlooku se automaticky spustí i doplněk, který se zobrazí v pravé části okna. Tento panel je možné vypnout kliknutím na ikonu Kleosu v horní liště. Při prvním spuštění můžete zvolit zemi: Pro přihlášení do Kleosu pro Outlook použijte stejné přihlašovací údaje jako do aplikace Kleos. Pro zjednodušení je zde možnost zaškrtnout Automatické přihlašování a při každém spuštění Outlooku se doplněk přihlásí:
Automatické přihlašování bude probíhat do doby, než se sami odhlásíte. To lze provést kliknutím na své jméno a volbou Odhlášení. KLEOS PRO OUTLOOK : CÍLOVÁ KAUZA: AUTOMATICKÝ NÁVRH, POSLEDNÍ KA UZY NEBO MANUÁLNÍ HLEDÁNÍ Pokaždé, když vyberete email v Outlooku, Kleos pro Outlook se pokusí najít relevantní související kauzu. Nabídka souvisejících kauz je zobrazena v následujících případech. Pro příchozí a odchozí emaily: - email je součástí vlákna => vlákno je identifikováno a je navržena kauza, - v předmětu je uvedena spisová značka kauzy, - v předmětu je uvedena spisová značka strany kauzy. Pouze u příchozích emailů: - pokud se emailová adresa shoduje s emailem strany kauzy, jsou zobrazeny všechny kauzy s touto stranou, - pokud jsou příjemci stranami v kauze, doplněk dle jejich emailu navrhne související kauzy. Pouze u odchozích emailů: - pokud je odesílatelem člen kanceláře v Kleosu, porovná doplněk jeho email se členy kanceláře u kauz, - pokud je příjemcem nečlen kanceláře, doplněk zkontroluje, jestli neodpovídá nějaké straně u kauzy v Kleosu. Pokud nebyla nalezena žádná odpovídající kauza (nebo je vyhledávání příliš obecné): - Kleos pro Outlook navrhne uložení emailu do jedné z posledních kauz,
- je možné kauzu vyhledat i ručně. KLEOS PRO OUTLOOK : CÍLOVÁ SLOŽKA: AUTOMATICKÝ NÁVRH Po výběru kauzy (automatickém nebo ručním) nabídne Kleos pro Outlook i složku pro uložení emailu/dokumentů dle následujících pravidel: 1. Vybraný email je součástí vlákna emailů, z nichž byl alespoň jeden uložen do Kleosu. Pak je nabídnuta stejná složka, jako u posledního uloženého emailu z tohoto vlákna. 2. Ve vybrané kauze je již uložen nějaký email, i když není z aktuálního vlákna. a. Vybraný email je odeslaný. Doplněk navrhne složku naposledy použitou pro uložení odeslaného emailu. b. Vybraný email je přijatý. Doplněk navrhne složku naposledy použitou pro uložení přijatého emailu. 3. Pokud není v navržené kauze žádný uložený email, navrhne Kleos pro Outlook výchozí složku pro ukládání emailů dle nastavení. Z tohoto důvodu přibyly v nastavení 2 nové položky (Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/dokumenty). Pokud není navržená složka vhodná, je možné vybrat jinou složku tlačítkem Změnit: Pak lze zvolit ze složek v kauze nebo vytvořit novou složku.
KLEOS PRO OUTLOOK : VYTVOŘENÍ NOVÉ SLOŽ K Y V KAUZE Při výběru složky v kauze je možné rovnou vytvořit vhodnou novou složku (pokud je to povoleno v nastavení). Do okna se zadá její název: Stisknutím klávesy Enter nebo kliknutím myši mimo textové pole se název uloží. Změnit pozici složky v rámci stromové struktury je možné přetažením myši. KLEOS PRO OUTLOOK : ULOŽENÍ PŘÍCHOZÍHO EMAILU Jednoduše klikněte na email a Kleos pro Outlook se pokusí vyhledat související kauzy dle výše uvedených pravidel:
Pokud není navržená kauza vhodná, je možné tlačítkem Změnit vybrat jinou, a to výběrem z posledních kauz nebo vyhledáváním: Po výběru kauzy jsou možné dvě varianty: 1. Email nemá přílohy NEBO chcete uložit email jako celek Zde stačí kliknout na uložit nyní. Doplněk zobrazí potvrzení o uložení:
Pak je možné provést další kroky, jak je uvedeno níže v tomto dokumentu. 2. Email má přílohy a ty chcete spolu s emailem uložit jako samostatné dokumenty Zvolte možnost Uložit přílohy jako samostatné dokumenty. Zde máte pak možnosti: - odškrtnout položku, kterou nechcete importovat, - změnit složku pro uložení, - přejmenovat přílohy kliknutím na název.
Po kliknutí na Uložit nyní zobrazí doplněk potvrzení. Pak je možné provést další kroky, jak je uvedeno níže v tomto dokumentu. KLEOS PRO OUTLOOK : VÝBĚR VÍCE EMAILŮ N A JEDNOU Pomocí klávesy CTRL je možné v Outlooku vybrat více emailů. Kleos pro Outlook pak zobrazí poslední kauzy, políčko pro hledání a počet vybraných kauz: Vyberte kauzu nebo ji vyhledejte (pomocí minimálně 3 znaků). Je možné také změnit cílovou složku. Pak je možné email uložit.
Následně je možné provést další kroky, jak je uvedeno níže v tomto dokumentu. POZNÁMKA: při výběru více emailů - neuplatňuje se automatické hledání kauzy, - nelze uložit přílohy jako samostatné dokumenty. KLEOS PRO OUTLOOK : VYTVOŘENÍ NOVÉH O EMA ILU (VOLI TELNĚ S POUŽITÍM ŠABLON Y) Vytvořit email je možné pomocí standardního postupu v Outlooku (Nový e-mail). V pravé části okna se zobrazí panel Kleos pro Outlook, kde je možné vybrat z posledních kauz nebo kauzu vyhledat.
Pro výběr jiné kauzy klikněte na <. Kleos pro Outlook nabídne složku pro uložení, kterou je možné změnit. Můžete použít i šablonu emailů z Kleosu zobrazeno je posledních 5 použitých šablon, nebo vhodnou šablonu vyhledat. Šablona pak vyplní všechny informace, které jsou v ní nastaveny: příjemci, předmět nebo text zprávy. POZNÁMKA: - pokud jste před výběrem šablony již zadali nějaké příjemce, NEBUDE použito nastavení příjemců ze šablony, - pokud jste před výběrem šablony již zadali nějaký předmět, NEBUDE použito nastavení předmětu ze šablony, - pokud jste již vyplnili nějaký text do těla zprávy, bude k němu text ze šablony přidán. Je možné přidat příjemce emailu ze stran kauzy. Prostě klikněte na emailovou adresu pro přidání jako příjemce nebo zvolte pole pro kopii a slepou kopii.
Je možné přímo přidat i dokumenty z kauzy:
Vybrat můžete jeden nebo více dokumentů najednou. U nich se pak zobrazí panel se stavem stahování ze serveru zelené zaškrtávátko potvrzuje úspěšné stažení. POZNÁMKA: pro zjednodušení výběru dokumentů je možné v nich filtrovat dle typu: Po výběru příloh můžete pokračovat s textem těla emailu a máte skoro vše již připravené! UPOZORNĚNÍ PŘED ULOŽENÍM: pokud se chystáte využít možnosti přidat schůzku nebo činnost, zvolte možnost Další kroky po uložení.
Pak klikněte na Odeslat a uložit Pokud jste zatrhli navázání dalších kroků, Kleos pro Outlook nabídne možnost vytvořit schůzku, úkol nebo činnost. KLEOS PRO OUTLOOK : DA LŠÍ KROKY PO ULOŽ ENÍ EMAILU (SCHŮZKA, ÚKOL, ČINNOST) Po uložení nového nebo přijatého emailu máte možnost přidat nové položky do Kleosu přímo z Outlooku schůzku, úkol, předání k vyřízení nebo vložení činnosti. Tyto další kroky jsou nabízeny různými způsoby dle kontextu. 1. uložení příchozího nebo odeslaného emailu Tyto činnosti lze používat opakovaně a stejně tak lze email uložit do více kauz: 2. vytvoření a uložení nového emailu:
V tomto případě musíte explicitně zvolit možnost dalších kroků: Pokud je tato možnost povolena, doplněk otevře okno, které zahrnuje: na levé straně shrnutí emailu, na pravé straně možné kroky. Průběh přidávání dalších kroků je pro obě varianty stejný.
Přidání schůzky (automaticky přiřazené ke kauze, kam byl email uložen) POZNÁMKA: - Typ události: Kleos nabídne výchozí typ události, který byl přiřazen v nastavení (jiný pro import dokumentu a jiný pro vytvoření dokumentu). Viz Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/události. - Schůzka je automaticky přiřazena vám.
Přidání úkolu (automaticky přiřazeného ke kauze, kam byl email uložen) POZNÁMKA: - Typ úkolu: Kleos nabídne výchozí typ úkolu, který byl přiřazen v nastavení (jiný pro import dokumentu a jiný pro vytvoření dokumentu). Viz Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/úkoly. - Vlastníkem úkolu jste vy jako přihlášený uživatel, což je možné změnit.
Přidání činnosti (automaticky přiřazené ke kauze, kam byl email uložen) POZNÁMKA: - Zde jsou k dispozici pouze činnosti s časovými a paušálními fakturačními položkami. - Typ činnosti: Kleos nabídne výchozí typ činnosti, který byl přiřazen v nastavení (jiný pro import dokumentu a jiný pro vytvoření dokumentu). Viz Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/činnosti. - Vlastníkem činnosti jste vy jako přihlášený uživatel. Předání k vyřízení
KLEOS PRO OUTLOOK : ODPOVĚĎ NEBO PŘEPOSLÁNÍ ULOŽENÉH O EMAILU Všechny funkce související s vytvářením emailů jsou k dispozici i pro odpověď nebo přeposlání. Navíc, pokud odpovídáte na email již uložený v Kleosu, bude vám pro uložení automaticky nabídnuta kauza, ve které byl zdrojový email uložen. EMAILY: POUŽITÍ OUT LOOKU JAKO EMAILOVÉHO EDITORU V KLEOSU Doteď bylo možné použít pro vytváření emailů v Kleosu pouze interní editor. Nyní je možné použít známého prostředí Outlooku jako výchozího editoru emailů. Pro aktivaci této funkce jděte do Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/dokumenty a zaškrtněte políčko Použít Microsoft Outlook pro posílání nových emailů (nastavení se týká jen přihlášeného uživatele a neovlivní nastavení ostatních členů kanceláře). Od této chvíle bude při vytváření nového emailu použit Outlook. POZNÁMKA: aktivace této funkce je ideální v případě, že používáte doplněk do Outlooku popsaný výše. V případě použití doplňku do Outlooku: do Outlooku budou předány informace o kauze/dokumentech. Navíc je možné použít šablonu z Kleosu a přidávat příjemce ze stran kauzy. V případě, že nemáte nainstalovaný doplněk, otevře se prázdné okno emailu bez jakýchkoliv informací z kauzy.
EMAILY: NASTAVENÍ: ZOBRAZENÍ/SKRYTÍ SEZNAMU ŠABLON Doteď nabízel Kleos při vytváření emailů vždy možnost použít šablonu, i když uživatel nechtěl žádnou použít. S verzí 6.5 se toto mění a seznam šablon není zobrazen a vždy je vytvořen prázdný email. Zvolit šablonu můžete pod položku Použít šablonu v editoru emailů: Pokud se chcete vrátit k původnímu nastavení, kdy je pokaždé zobrazena výzva pro výběr šablony, stačí jít do Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/moje preference/dokumenty a tam zaškrtnout políčko Vnutit výběr šablony pro emaily. POZNÁMKA: tato funkce nebude aktivní v případě, že jste zvolili možnost Outlooku jako výchozího emailového editoru. V Outlooku je pak třeba využít doplňku, aby bylo možné využívat šablon. EMAILY: ZOBRAZENÍ NA POSLEDY POUŽITÝCH ŠA BLON V předchozích verzích Kleosu se všem uživatelům zobrazoval úplný seznam všech šablon z celé kanceláře. Kleos 6.5 přináší možnost vybrat si pouze z vámi naposledy použitých šablon. V okně s výběrem šablony je nový filtr na posledně použité šablony. EXPORT SEZNAMŮ DO EXCELU: NOVÝ LIMIT PRO POČET ŘÁDKŮ JE 350.000 Dosud bylo omezení počtu řádků použitelných pro export do Excelu 8.000. Tento limit se nyní zvedá na 350.000. POZNÁMKA: Pokud má seznam více než 65.000 řádků, zobrazí Kleos upozornění, že export může nějakou chvíli trvat.