Manuál k databázi soupisů duší
Obsah Úvod... 3 1. Orientace v databázi... 3 2. Vkládání údajů do databáze... 4 2.1 Formulář obec... 5 2.2 Formulář dům... 6 2.3 Formulář domácnost... 7 2.4 Formulář osoba... 8 2.5 Formuláře víra a osoba_víra... 13 2.6 Formulář vlastnictví_domu... 14 3. Dotazy... 15 4. Vyhledávání a rejstřík... 16
Úvod Tento manuál slouží uživatelům jako návod, jak obsluhovat databázový systém soupisu duší. Databáze je vytvořena v programu Microsoft Access 2010. Pro správný chod je nutné mít nainstalovaný tento program minimálně ve verzi Microsoft Access 2007 nebo v novější verzi. Tento program je součástí balíku aplikací Microsoft Office, který je nutné zakoupit. Není distribuován zdarma. Využít lze také nástroj Microsoft Access Runtime, který je možné využívat zdarma, ale umožňuje pouze prohlížení databáze, nikoliv editaci. Tento program lze stáhnout pomocí odkazu pod čarou. 1 1. Orientace v databázi Základním ovládacím prvkem v databázi je navigační lišta, která je umístěna v levé části okna. V ní se nachází několik nabídek, pomocí kterých lze databázi ovládat. Ústředním bodem je nabídka hlavní formuláře. Obrázek 1: Formulář hlavní formuláře zdroj: autor 1 Microsoft Access Runtime. Microsoft [online]. 2014 [cit. 2014-12-16]. Dostupné z: http://www.microsoft.com/cs-cz/download/details.aspx?id=10910 3
Formuláře, které jsou obsaženy v nabídce hlavní formuláře, slouží k uživatelské obsluze databáze. Tato nabídka obsahuje formuláře vkládání údajů, dotazy a rejstřík a vyhledávání. 2. Vkládání údajů do databáze Pro vkládání údajů z analogového pramene soupisu duší do databáze slouží formulář vkládání údajů. Ten je složen z podformulářů, mezi kterými se lze přepínat pomocí pásu karet, který je umístěn v levé části okna. Obrázek 2: Přepínací pás karet zdroj: autor Každá karta pomocí formuláře reprezentuje tabulku, do které se konkrétní data vkládají. Při přepisu dat do databáze je nutné dbát stanoveného postupu respektive posloupnosti, jak postupně data do jednotlivých tabulek vkládat. Každá tabulka obsahuje pole, která je vždy nutné zadat. Data z těchto polí jsou naprosto nezbytná pro funkčnost databáze. Tyto hodnoty by měly být ze soupisu vždy známé. Ovšem není se třeba obávat, databáze nedovolí bez těchto hodnot záznam uložit a vždy srozumitelně upozorní, které údaje jí scházejí. S tím souvisí nutnost zadávat data do polí vždy ve správném datovém formátu. To, jestli je hodnota zapsána do pole ve správném formátu, databáze hlídá. Pokud hodnota není správně zapsána, uživatel je upozorněn dialogovým oknem a dokud není zjednána náprava, záznam do databáze není uložen. 4
2.1 Formulář obec Úplně první záznam, který je nutné vytvořit, se nachází ve formuláři obec. Ten slouží k zadání informací ze soupisu, ze které obce pocházejí sledované osoby. Tabulka uvedená níže popisuje hodnoty, které jsou do formuláře zadávány. Tabulka 1: Hodnoty formuláře obec id_obec id_obec Tato hodnota je vytvořena automaticky, nevyplňovat. název obce nazev_obec 30 znaků interpi interpi 50 znaků poznámka obec_pozn 255 znaků zdroj: autor Vysvětlení pojmů v tabulce: a o Při tvorbě databáze jazykem SQL není výhodné používat diakritiku a mezery. Reálný v tabulce popisuje pole. Pro lepší uživatelskou přehlednost je ovšem vytvořen pro každý sloupec zástupný, který diakritiku obsahuje, což je vyjádřeno v poli. 5
, a o Pole určuje, zda je nezbytné vyplnit hodnotu tohoto pole v databázi. Pole určuje, v jakém datovém typu lze hodnotu do sloupce zapsat. Pole omezení hodnot stanovuje, zda má pole v databázi omezený obor hodnot, který lze do pole zapsat. 2.2 Formulář dům Osoby v soupise duší jsou řazeny podle čísla popisného domu. Každý identifikovaný dům, musí mít svůj záznam v tabulce dum. K tomuto účelu slouží formulář dům. Tabulka 2: Hodnoty formuláře dům id_dum id_dum Tato hodnota je vytvořena automaticky, nevyplňovat. id_obec id_obec Převzetí z existujícího záznamu z tabulky obec. * popisné cislo_popisne popis domu popis_domu 255 znaků poznámka dum_pozn 255 znaků 6
* Tato hodnota musí být vyplněna na základě existujícího záznamu id_obec v tabulce obec. Toto pole je vytvořeno jako rolovací seznam, pomocí kterého lze hodnotu vybrat. 2.3 Formulář domácnost Při analýze soupisu duší jsou obyvatelé seskupováni do domácností. Pro každou identifikovanou domácnost musí být vytvořen záznam v tabulce domacnost reprezentovanou formulářem domácnost. Každý záznam v tabulce má vytvořen jednoznačný identifikátor automaticky vytvořený v poli id_domacnost. Tabulka 3: Hodnoty formuláře domácnost id_domacnost id_domacnost Tato hodnota je vytvořena automaticky, nevyplňovat. id_obec id_obec Převzetí z existujícího záznamu z tabulky obec. id_dum id_dum Převzetí z existujícího záznamu z tabulky dum. typ domácnosti typ_domacnosti 5 znaků poznámka domacnost_pozn 255 znaků zdroj: autor 7
Pro sloupec typ_domacnosti je vytvořena pomocná tabulka ciselnik_typ_domacnosti, ve které jsou uloženy hodnoty, kterých může pole nabývat. Pole typ domácnosti funguje jako rolovací seznam, pomocí kterého lze příslušnou hodnotu vybrat. Hodnoty, které jsou do pole vkládány, může uživatel snadno editovat pomocí formuláře číselník typ domácnosti. Obrázek 4: Formulář číselník typ domácnosti zdroj: autor 2.4 Formulář osoba Pokud je vytvořen záznam ve všech předchozích tabulkách, lze přistoupit k zaznamenání údajů o konkrétní osobě do tabulky osoba, reprezentovanou formulářem osoba. Formulář osoba má oproti všem ostatním formulářům jinou grafickou podobu. Není vytvořen jako datový list, kde jsou jednotlivé záznamy sestupně seřazeny po řádcích, ale každý záznam má vytvořeno vlastní formulářové okno. Při prvním spuštění tohoto formuláře se vždy zobrazí první záznam v tabulce osoba. K přesouvání mezi záznamy jsou vytvořeny tlačítka v horní části okna. Stisknutím tlačítka poslední záznam bude zobrazen poslední záznam v tabulce osoba. Tlačítka předchozí záznam a další záznam umožňují posun v záznamech o krok vpřed nebo vzad. Pro zobrazení všech záznamů najednou slouží tlačítko tabulka osoba, pomocí které bude spuštěna tabulka osoba, ve které jsou uloženy všechny vytvořené 8
záznamy o osobách sestupně řazeny po řádcích. Pole, která jsou v tomto formuláři označena červeně, musí být vyplněna. Obrázek 5: Hodnoty formuláře osoba id_osoba id_osoba Tato hodnota je vytvořena automaticky, nevyplňovat. id_domacnost id_domacnost Převzetí z existujícího záznamu z tabulky domacnost. id_dum id_dum Převzetí z existujícího záznamu z tabulky dum. jméno transkribované česky jmeno_transk_cj příjmení transkribované česky prijmeni_transk_cj jméno transkribované německy jmeno_transk_nj příjmení transkribované německy prijmeni_transk_nj 9
jméno transkribované latinsky jmeno_transk_lt příjmení transkribované latinsky prijmeni_transk_lt jméno transliterované jmeno_translit příjmení transliterované prijmeni_translit predikát predikat udávané datum narození udavane_dat_nar datum udávaný věk udavany_vek vypočítaný věk vypocitany_vek 10
Tato hodnota je vytvořena automaticky, nevyplňovat. místo narození místo_nar úmrtí umrti / datum úmrtí datum_umrti datum pohlaví pohlavi 1 = "muž"; 2 = "žena" přednosta prednosta / pastorek pastorek / příslušnost prislusnost 1 = "domácí obyvatel"; 2 = "cizí obyvatel" role 11
role 5 znaků sociální stratifikace soc_stratifikace povolání povolani funkce funkce 50 znaků navštěvovaní školy navstevovani_skoly / školní docházky schopen/neschopen schopnost_skolni_dochazky / opakovací vyučování navštěvuje/nenavštěvuje navstevovani_opak_vyucovani / poznámka osoba_pozn 255 znaků 12
Pole vypočítaný věk je založeno na dotazu, který vypočítává věk osoby odečtením data narození osoby z pole udávané datum narození od data vyhotovené konkrétního soupisu duší. Datum vzniku rukopisu je nutné při prvním spuštění formuláře ručně zadat. To lze provést pomocí tlačítka upravit, které umístěno ve formuláři osoba za polem vypočítaný věk. Po stisknutí tohoto tlačítka se objeví okno, kde je nutné datum přepsat. Umístění hodnoty, které je nutné přepsat, znázorňuje obrázek uvedený níže. Obrázek 6: Změna data pro výpočet věku osoby zdroj: autor Pole role je propojeno s pomocnou tabulkou ciselnik_role. Ta obsahuje hodnoty, kterých může pole role v tabulce osoba nabývat. Vložení dat do pole role lze provést pomocí rolovacího seznamu. Upravit hodnoty, které jsou uloženy v tabulce ciselnik_role, lze pomocí formuláře ciselnik_role, který je součástí přepínacího pásu karet. Stejný princip je zvolen také u pole soc_stratifikace, které je propojeno s pomocnou tabulkou ciselnik_soc_stratifikace. 2.5 Formuláře víra a osoba_víra Tabulka vira reprezentována formulářem víra slouží k evidenci jednotlivých náboženství, které se u osob v soupise mohou objevit. Pole id_vira každému identifikovanému náboženství vytváří unikátní identifikátor. Pole nazev_vira pak ově vyjadřuje přesný název daného náboženství. Pomocí tohoto formuláře lze dle potřeby záznamy o náboženstvích upravovat. Pomocí tabulky osoba_vira, která je reprezentována formulářem osoba_víra, lze u každé osoby, která má záznam v tabulce osoba, sledovat její víru a další církevní rituály zaznamenané v soupise duší. 13
Tabulka 3: Hodnoty formuláře osoba_víra id_osoba id_osoba / Převzetí existujícího záznamu z tabulky osoba. id_vira id_vira Převzetí existujícího záznamu z tabulky vira. schopnost svatého přijímání schopnost_prijimani / obdržení velikonoční zpovědi a svatého přijímání velikonocni_zpoved_prijimani / schopnost biřmování schopnost_birmovani / obdržení biřmování obdrzeni_birmovani / zdroj: autor 2.6 Formulář vlastnictví_domu V případě, že ze soupisu vyplívá vlastnický vztah mezi konkrétní osobou a domem, lze tento vztah vyjádřit pomocí tabulky vlastnictvi_dum, která je obsažena ve formuláři vlastnictví_domu. Osoba je zde reprezentována polem id_osoba a dům je 14
reprezentován polem id_dum. Spojením těchto dvou záznamů v jednom řádku pak vyjadřuje vlastnický vztah. Tabulka 4: Hodnoty formuláře vlastnictví_domu id_osoba id_osoba Převzetí existujícího záznamu z tabulky osoba. id_dum id_dum Převzetí existujícího záznamu z tabulky dum. 3. Dotazy Databáze obsahuje vytvořené dotazy, které poskytují historicko-demografické údaje o soupisu duší. Tyto výstupy jsou sdruženy do formuláře dotazy, který se spouští pomocí karty umístěné v hlavním formuláři. Následně jsou jednotlivé dotazy sdruženy do skupin podle údajů, které sledují. Pro každou tuto skupinu je vytvořen vlastní formulář. Mezi formuláři lze procházet pomocí přepínacích karet, které jsou umístěny v horní liště okna. Při spuštění formuláře dotazy se objeví okno s žádostí o zadání hodnoty id_obec z tabulky obec. Dotazy jsou konstruovány tak, že údaje v nich obsažené se vždy vážou pouze k jedné konkrétní obci. Je proto nezbytné do okna s upozorněním zadat identifikátor obce, pro kterou mají být údaje sledovány. 15
Obrázek 7: Zadání hodnoty id_obec zdroj: autor Výstupy z dotazů jsou ve formulářích zobrazeny buď přímo pomocí tabulek, anebo je ve formuláři umístěno tlačítko spusť dotaz, které otevře nový datový list, ve kterém jsou sledované údaje obsaženy. 4. Vyhledávání a rejstřík V databázi lze hledat konkrétní osobu, domácnost nebo dům podle různých kritérií. Tyto dotazy jsou umístěny na kartě vyhledávání a rejstřík. Zde je vytvořen formulář vyhledávání, který obsahuje sadu dotazů s popisem. V popise je uvedeno, jakou entitu dotaz vyhledává a na základě jakého parametru. Dotaz se spouští pomocí tlačítka spustit dotaz. Následně se otevře dialogové okno, které vyzve k zadání parametru, podle kterého má být entita vyhledána. 16
Obrázek 8: Zadání parametru vyhledávání zdroj: autor Pomocí vytvořených parametrů lze vyhledávat: osoby z tabulky osoba zadáním alespoň části jejich příjmení hledání osoby podle povolání hledání osoby podle funkce hledání osoby podle čísla popisného domu hledání osob podle identifikátoru domácnosti hledání domácnosti a členů domácnosti podle příjmení nebo identifikátoru jednoho z jejích členů hledání domů podle příjmení nebo identifikátoru jejich obyvatel Pomocí karty rejstřík lze vytvořit jmenný rejstřík osob, které jsou v databázi uloženy. Pomocí dotazu rejstřík všech osob je vytvořen rejstřík všech osob uložených v tabulce osoba. Pomocí dotazu rejstřík osob podle obce lze vytvořit seznam osob žijících pouze v konkrétní obci. Při spuštění tohoto dotazu je uživatel vyzván k zadání hodnoty id_obec, která musí souhlasit s identifikátorem obce, pro kterou má být rejstřík vytvořen. Osoby v rejstříku jsou řazeny podle čísla popisného a seskupeny do domácností. Na prvním místě je vždy přednosta domácnosti. Následuje jeho 17
manželka nebo manžel a poté jejich děti. Nejprve jsou uvedeni synové sestupně podle věku a poté dcery sestupně podle věku. 18
Seznam tabulek a obrázků Obrázek 1: Formulář hlavní formuláře... 3 Obrázek 2: Přepínací pás karet... 4 Tabulka 3: Hodnoty formuláře domácnost... 7 Obrázek 4: Formulář číselník typ domácnosti... 8 Obrázek 5: Hodnoty formuláře osoba... 9 Obrázek 6: Změna data pro výpočet věku osoby... 13 Obrázek 7: Zadaní hodnoty id_obec... 16 Obrázek 8: Zadání parametru vyhledávání... 17 19