Název projektu: Zkvalitňujeme cestu k poznání Číslo projektu: CZ.1.07/1.1.02/01.0143 TABULKOVÝ KALKULÁTOR Autor: Ing. Miroslav Hrdý Tato studijní opora byla vytvořena pro projekt Zkvalitňujeme cestu k poznání CZ.1.07/1.1.02/01.0143 Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Boskovice 2011 Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky.
Obsah 1 Úvod - hlavní cíle... 4 1.1 Popis pracovního prostředí... 4 1.2 Postup výuky - co získáte... 4 1.3 Postup výuky... 5 1.4 Použité symboly... 6 2 Vstupní diagnostika... 7 2.1 Postup výuky... 7 2.2 Motivy a styly aplikace Excel... 8 2.3 Nové formáty souborů aplikace Excel 2007... 9 2.4 Nové zpracování grafů a lepší práce s tabulkami... 9 2.5 Další prvky uživatelského rozhraní Office Fluent... 10 3 Vytvoření prvního sešitu... 12 3.1 Sešit aplikace Office Excel 2007... 12 3.2 Prostředí tabulky - list... 14 3.3 Vkládáme data do buněk... 15 3.4 Automatické vyplnění a automatické dokončování... 18 3.5 Úprava dat v listech... 19 3.6 Odebírání vložených dat a formátování... 21 3.7 Označování oblastí buněk a manipulace s oblastmi... 22 3.8 Formátování textů a vzhledu buněk... 22 3.9 Použití a vytvoření stylu buňky... 24 4 Výpočetní operace, psaní a kopírování vzorců... 25 4.1 Použití operátorů ve vzorcích... 26 4.2 Použití odkazů ve vzorcích... 27 4.3 Práce se vzorci Suma, Počet, Minimum a Maximum... 28 4.4 Vytváření vlastních vzorců... 30 4.5 Funkce POČET2 a logická funkce KDYŽ... 32 5 Tvorba grafů, formátování grafů... 34 5.1 Co je to graf?... 34 5.2 Seznámení s prvky grafu... 35 Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 2 z 44
5.3 Úprava základního grafu podle našich požadavků... 36 6 Přizpůsobení nastavení listů, tisk a export tabulek... 37 6.1 Režimy zobrazení dat... 37 6.2 Přidání nebo změna záhlaví a zápatí stránky... 38 6.3 Práce s příčkami... 39 6.4 Náhled před tiskem a tisk dokumentu... 40 6.5 Export dat do jiných formátů... 43 7 Použité zdroje informací... 44 Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 3 z 44
1 Úvod - hlavní cíle Hlavním cílem této studijní opory je co možná nejsrozumitelněji popsat žákům střední školy, kteří mají ve výukových osnovách některý z předmětů zaměřen na zpracování tabulek v tabulkovém procesoru. Jelikož naše škola bude nabízet možnost získání ECDL certifikace tak studijní materiál je zaměřen na sylabus č. 5 a z toho vyplývá zaměření na produkt Microsoft Excel 2007. Microsoft Excel je v současnosti jeden z nejvýkonnějších tabulkových procesorů (kalkulátorů). Je ve většině případů dodáván v softwarovém balíku Microsoft Office s ostatními aplikacemi a je funkční pod operačními systémy Microsoft Windows. Pro využití těchto studijních materiálů musí mít čtenář určité základy v technice a matematice. Především se také počítá s tím, že bude ovládat obecnou práci s počítačem a s operačním systémem. 1.1 Popis pracovního prostředí Microsoft Excel je v současnosti jeden z nejvýkonnějších tabulkových procesorů (kalkulátorů). Je ve většině případů dodáván v softwarovém balíku Microsoft Office s ostatními aplikacemi a je funkční pod operačními systémy Microsoft Windows. Pro využití těchto studijních materiálů musí mít čtenář určité základy v technice a matematice. Především se také počítá s tím, že bude ovládat obecnou práci s počítačem a s operačním systémem. 1.2 Postup výuky - co získáte Přednášející vždy seznámí žáky s cílem lekce. Žáci jsou vedeni jednotlivými praktickými kroky výuky. Činnost je doplňována prezentací s popisem prováděných postupů, obrázky a poznámkami, podle kterých si žáci můžou dělat vlastní poznámky. Během výkladu jsou žáci motivováni otázkami a problémovými situacemi ke spolupráci s vyučujícím. Žáci řeší jednotlivé dílčí úkoly na počítači podle pokynů a s pomocí přednášejícího. Žáci si ověří své získané vědomosti a dovednosti v cvičebních a pracovních listech, které budou k dispozici v ELMS. Při této činnosti bude učitel nápomocen při řešení případných problémů. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 4 z 44
Žáci vypracují test, který prověří znalosti studentů. Přednášející společně se žáky zhodnotí, zda se v průběhu výuky podařilo splnit cíle lekce. Žáci také mají k dispozici výuková videa s komentáři, která mohou studovat kdykoli i mimo výuku Metody výuky přednáška projekce diskuse samostatná práce praktické cvičení Tento studijní text začíná pomalu, aby poskytl čas pro dobré seznámení s novou verzí aplikace Excel, která doznala poněkud razantních změn oproti svoji předešlé verzi Excel 2003. Balík Microsoft Office ve verzi 2007 byl přepracován kompletně celý do nových verzí, které nabízejí uživateli intuitivnější pracovní prostředí. Dosti změn bylo také provedeno v oblasti práce s grafickými objekty, grafy a styly. 1.3 Postup výuky V učebním textu se nezahrnuje výčet všech funkcí tabulkového procesoru Microsoft Excel, nejedná se o podrobný uživatelský manuál, ale spíše o učební podporu plnou příkladů a ukázek. Navíc jsem se snažil o to, aby všechny kapitoly byly doplněné o výuková videa s komentáři. Žákům se tak dostává k dispozici podrobný a názorný materiál, který slouží zejména pro přípravu ke zdárnému absolvování certifikace ECDL. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 5 z 44
1.4 Použité symboly Význam použitých symbolů Časová náročnost Důležité Poznámka Příklad Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 6 z 44
2 Vstupní diagnostika Cílem probíraných témat je: - zjistit úroveň teoretických znalostí a dovedností žáků - přehledně vysvětlit žákům problematiku zpracování tabulek pomocí tabulkového kalkulátoru - pochopit (zopakovat) základní pojmy, jako: co je program a programovací jazyk jak se tvoří program (zdrojový tvar, překladač, spustitelný tvar, syntaxe a sémantika programu, interpretační jazyky) naučit se vytvářet tabulky v Excelu, plnit je daty data formátovat a tabulky graficky upravovat provádět výpočty pomocí jednoduchých vzorců seznámit se se základy tvorby a formátování grafů - naučit se potřebné operace jako: práce se soubory a okny výpočty pomocí ikony Součet a kopírování vzorců vytváření vlastních vzorců práce s funkcemi vytváření vzorců a absolutní odkazy chyby a závislosti vzorců funkce KDYŽ, MIN a POČET grafy, přehledy a souhrny - realizovat výstupní test znalostí a provést jeho vyhodnocení 2.1 Postup výuky Co nového přináší aplikace Office Excel 2007 Nové uživatelské rozhraní zaměřené na snadnou a intuitivní práci usnadňuje veškerou činnost s aplikací Microsoft Office Excel. Příkazy a funkce, které byly často ukryty ve složitých nabídkách a panelech nástrojů, lze nyní snadno nalézt na kartách, které jsou zaměřeny na jednotlivé úkoly a obsahují logické skupiny příkazů a funkcí. Spousta dia- Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 7 z 44
logových oken je nahrazena rozevíracími galeriemi, ve kterých jsou zobrazeny dostupné možnosti, a vysvětlujícími popisy nebo vzorovými náhledy, které pomáhají při výběru správných možností. Pás karet Bez ohledu na to, jakou činnost v novém uživatelském rozhraní provádíte ať je to formátování nebo analýza dat aplikace Excel vám nabízí nástroje, které jsou pro úspěšné provedení tohoto úkolu nejvhodnější. Aplikace Office Excel 2007 nyní podporuje až 1 milion řádků a 16 tisíc sloupců v sešitu, aby se zvýšila výkonnost aplikace a uživatelé měli možnost prozkoumat v sešitu velká množství dat. Někdy se totiž stávalo, že v předešle verzi Office Excel 2003 byl nedostatečný počet řádků a sloupců. Místo čtyř tisíc typů formátování můžeme nyní v jediném sešitu používat neomezený počet formátování a počet odkazů na buňky v jedné buňce je zvýšen z osmi tisíc na počet omezený dostupnou operační pamětí. 2.2 Motivy a styly aplikace Excel V aplikaci Excel 2007 lze rychle formátovat data v listu pomocí motivu a použitím určitého stylu. Motivy dokonce uživatel může definovat svoje vlastní a navíc mohou být sdíleny s jinými aplikacemi sady Office 2007 například s aplikací Microsoft Office Word nebo Microsoft Office PowerPoint, oproti tomu styly jsou navrženy pro formátování objektů specifických pro Excel, například tabulek, grafů, kontingenčních tabulek, obrazců nebo diagramů. Motiv je uživatelem předdefinovaná nebo již vsazená sada barev, písem, čar a výplní, kterou lze použít pro celý sešit nebo jen pro určité vybrané položky, například grafy nebo tabulky. Motivy nám pomáhají při vytváření skvěle vypadajících dokumentů. V Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 8 z 44
případě tvorby vlastního motivu lze měnit barvy, písma a výplně jednotlivě, takže je možné změnit kteroukoliv z těchto možností nebo všechny současně. Styl je předdefinovaný formát založený na motivu, který lze použít ke změně vzhledu tabulek aplikace Excel, grafů, kontingenčních tabulek, obrazců nebo diagramů. V případě, že vsazené předdefinované styly nesplňují naše požadavky, můžeme si je přizpůsobit. Pro grafy si můžeme vybírat z mnoha předdefinovaných stylů, nemůžeme však vytvářet vlastní styly grafů. Podobně jako ve verzi Excel 2003 se k formátování vybraných buněk používají styly buněk, nyní však lze rychle aplikovat předdefinovaný styl buňky. Většina stylů buněk není založena na motivu použitém pro celý sešit, uživatel si může snadno vytvořit svůj vlastní styl. 2.3 Nové formáty souborů aplikace Excel 2007 V sadě Microsoft Office 2007 zavádí společnost Microsoft nové formáty souborů pro aplikace Word, Excel a PowerPoint, označované jako otevřené formáty Office XML společnosti Microsoft. Tyto formáty usnadňují integraci s externími zdroji dat a nabízejí rovněž menší velikosti souborů a zlepšenou obnovu dat. V aplikaci Office Excel 2007 je výchozím formátem pro sešity formát souborů XLSX aplikace Office Excel 2007 založený na formátu XML. Další dostupné formáty založené na formátu XML jsou formát souborů XLSM aplikace umožňující používání maker, formát souboru XLTX aplikace pro šablony aplikace Excel a formát souborů XLTM pro šablony aplikace Excel umožňující používání maker. Soubory uložené v těchto nových formátech není možné zpětně otevřít a pracovat s nimi ve starších verzích aplikace Excel. Do starších verzí aplikace Excel je možné ovšem nainstalovat aktualizace a převaděče, které nám pomohou otevřít sešit aplikace Excel 2007. Lze také využít volby Uložit jako v aplikaci Excel 2007 a vybrat uložení ve formátu, který je čitelný také ve starších verzích, s tím rozdílem že nebudou zachovány některé nové funkce aplikace Excel 2007. 2.4 Nové zpracování grafů a lepší práce s tabulkami Pomocí zcela přepracovaného nástroje pro vytváření grafů lze v aplikaci Office Excel 2007 představovat analýzy v profesionálně vyhlížejících grafech. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 9 z 44
S využitím nástrojů pro tvorbu grafů v uživatelském rozhraní Office Fluent lze rychle a s menším počtem klepnutí vytvořit profesionálně vyhlížející grafy. V grafech lze využít bohaté zobrazovací možnosti, například prostorové zobrazení, jemné stínování nebo průhlednost. Grafy můžeme vytvářet a pracovat s nimi stále stejným způsobem, bez ohledu na momentálně používanou aplikaci. Ať se jedná o aplikaci Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007, či Microsoft Office PowerPoint 2007, používáme stále tentýž nástroj pro vytváření grafů. Aplikace Office Excel 2007 nabízí vylepšenou podporu pro práci s tabulkami. 2.5 Další prvky uživatelského rozhraní Office Fluent O nabídce Pás karet jsem se již zmínil, ale mezi další významné novinky dále určitě patří: Tlačítko Microsoft Office Kontextové karty Galerie Office Fluent Dynamické náhledy Tlačítko Microsoft Office V předešlých verzích aplikací systému Office chybělo jediné centrální umístění, kde by mohl uživatel najít všechny možnosti a různá nastavení pohromadě. Příkazy pro práci se soubory byly zamíchány s funkcemi pro vytváření. Uživatelské rozhraní Office Fluent dává dohromady možnosti systému Microsoft Office do jednoho vstupního bodu, kterým je Tlačítko Microsoft Office. Tlačítko Office Kontextové karty Určité nabídky příkazů jsou potřebné pouze při úpravách objektů specifického typu. Například funkce pro úpravu grafu nejsou podstatné, dokud se graf neobjeví v tabulce a my se nesoustředíme na jeho úpravu. V aplikaci Excel 2007 se poklepáním na graf zobrazí kontextová karta s příkazy pro úpravu grafu. Kontextové karty se právě zobra- Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 10 z 44
zují, pouze tehdy, když jsou potřeba a usnadňují použití příkazů potřebných pro prováděnou operaci. Kontextové karty Dále jsou kontextové karty barevně odděleny dle toho, s jakým objektem momentálně pracujeme. Všimněme si, že například při úpravách grafů máme kartu označenou zeleně, při úpravě tabulek je nabídka žlutá atp. Galerie Office Fluent Galerie jsou jedním z důležitých prvků nového uživatelského rozhraní. Nabízejí nám sadu přehledných výsledků, ze kterých můžeme při práci na dokumentu, tabulce, prezentaci nebo databázi vybírat. Tím, že galerie nabízí již hotovou sadu možných výsledků oproti komplexnímu dialogovému oknu s množstvím možností, usnadňují vznik profesionální práce. Galerie nabízejí již přednastavenou sadu výsledků, pomocí kterých můžeme snadno klikem myši dosáhnout požadovaných výsledků, a zjednodušují tak mnoho operací. Dynamické náhledy Dynamický náhled je nový způsob práce s dokumentem zobrazující výsledky úprav nebo změn formátu, zatímco uživatel pouze přejíždí kurzorem myši po jednotlivých výsledcích v galerii. Tato funkce zefektivňuje návrh rozvržení, úprav a formátování, takže můžeme dosáhnout kvalitních výsledků rychleji a s menším úsilím. Lze tedy konstatovat, že cílem uživatelského rozhraní Office Fluent je snadnější používání všech aplikací sady Microsoft Office za účelem rychlejšího dosažení kvalitnějších výsledků práce. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 11 z 44
3 Vytvoření prvního sešitu V této kapitole budeme již pracovat s aplikací Office Excel 2007. Seznámíme se s následujícími činnostmi: vytvoření nového sešitu zadání textu a čísel - rozdíly mezi číselnými vstupy a texty úprava textu a čísel - editace vložení a odstranění sloupců a řádků pohyb po tabulce a po listech odebírání dat z tabulek Představme si, že stojíme před úkolem zadávat nějaká data do aplikace Excel 2007, ale v aplikaci Excel jsme nikdy nepracovali. Kde začneme? Zatím ale stále nezvládáme některé základy jak zadat různé typy dat, jak upravit data nebo přidat či odstranit zvláštní sloupce a řádky. 3.1 Sešit aplikace Office Excel 2007 Po spuštění aplikace Excel vidíme velkou prázdnou mřížku. Mřížka se skládá ze sloupců a řádků. Průsečíkem řádku a sloupce vzniká buňka. Podél horní části jsou písmena - označení sloupců a podél dolní číslice - označení řádků. A v dolní části jsou ouška listů nazvaná List1, List2 a List3. Za listem List3 je specielní ouško pro vložení nových listů. Někteří z nás využívají také přímo kombinace kláves, pro vložení nového listu je to kombinace SHIFT+F11. Ouška listů Pokud chceme přejmenovat některý z listů tak na název listu poklepeme pravým tlačítkem myši a volíme příkaz přejmenovat. Listy také můžeme barevně odlišovat, ve stejné nabídce volíme příkaz barva karty. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 12 z 44
1. Pás karet je umístěn v horní části aplikace Excel. 2. Příbuzné příkazy v pásu karet jsou seskupeny do skupin. Jak již víme pás v horní části okna aplikace Excel 2007 je Pás karet. Tvoří ho různé karty - nabídky. Každá karta má souvislost s konkrétními akcemi, které budeme v aplikaci Excel provádět. Klikáním myší na karty v horní části pásu karet zobrazujeme různé příkazy na jednotlivých kartách. Karta Domů, která je první kartou vlevo, obsahuje příkazy a funkce, které používáme nejčastěji a nejvíce. Příkazy a funkce jsou seskupeny v příbuzných skupinkách. Při spuštění aplikace Excel je založen nový soubor označovaný jako sešit. Název souboru, který máme momentálně otevřen vidíme v záhlaví aplikace Excel. Každý nový sešit obsahuje tři listy. Do každého z listů se zadávají data. Celkový počet listů aplikace Excel je omezen pouze kapacitou operační paměti počítače. Každý list má název, který je uveden na oušku listu v levé dolní části okna sešitu. Každý z listů se musí jmenovat jinak! Klepnutím na jednotlivá ouška listů zobrazíte celý list, přepínání mezi listy můžeme také provádět kombinací kláves CTRL+PageUp nebo CTRL+PageDown. Listy při práci je vhodné přejmenovat, aby byla snazší naše orientace v informacích na jednotlivých listech. Název aktuálního sešitu V případě, že potřebujeme vytvořit nový sešit máme zase několik možností a sice buďto kombinací kláves CTRL+N a nebo klepneme na tlačítko sady Microsoft Office vle- Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 13 z 44
vo nahoře, potom klepneme na tlačítko Nový. V okně Nový sešit klepněte na položku Prázdný sešit. 3.2 Prostředí tabulky - list 1. Záhlaví sloupců jsou označena písmeny. 2. Záhlaví řádků jsou označena čísly. Všimněme si že záhlaví sloupců jsou označena písmeny A až Z, jelikož je jasné, že by byl počet písmen nedostatečný následuje za sloupcem Z kombinace dvou znaků AA až AZ. Tento způsob se stále opakuje až do posledního sloupce XFD k celkovému počtu 16 384 sloupců. Jednotlivé vodorovné řádky také mají svoje tentokráte číselné záhlaví. Nalezneme tam číslice od 1 do 1048576. Pokud potřebujeme rychle přejít na poslední sloupec, zapamatujeme si kombinaci kláves END + šipka vpravo. Na poslední řádek přejdeme kombinací END + šipka dolů. Návrat na výchozí první buňku uskutečníme kombinací kláves CTRL+HOME. Jak již víme tak listy jsou rozděleny na sloupce, řádky a buňky. Při vytvoření nového sešitu vidíte mřížku tabulky a list1. Buňka je místo, kde se protíná jeden řádek a sloupec. Dle abecedy seřazená záhlaví sloupců a číselná označení řádků specifikují, kde se v listu aktuálně nacházíme. Kombinace označení sloupce a čísla řádku tvoří adresu buňky, známou jako odkaz na buňku. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 14 z 44
Ukázkové video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Základní práce a činnosti v MS Excel 2007 Výsledný soubor Základní_práce_a_činnosti_v_MS Excel 2007.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností. 3.3 Vkládáme data do buněk Při otevření nového sešitu je první buňka aktivní buňkou. Je ohraničená černou barvou. Na druhém obrázku je vybrána buňka C5, která je aktivní buňkou. Má černé ohraničení. Adresa aktivní buňky 1. Máme označený sloupec C. 2. Máme označený řádek 5. 3. Adresa buňky je nyní C5. Do buněk vkládáme uživatelská data v listech. Aktivní buňka je orámována černou barvou, což nám říká, že sem budou vkládána data. Aktivní buňku změníme klikem do libovolné buňky v listu. Tím buňku vybereme - označíme. Aktivní buňka má černý rámeček a současně s tím je zvýrazněno záhlaví sloupce a řádku, v němž je buňka umístěna. Pokud například označíme buňku na řádku 5 a na sloupci C, jedná se o buňku C5, což je odkaz na buňku - adresa buňky. Přechod na jinou buňku můžeme realizovat také pomocí kurzorových šipek. Všechny tyto označovací pomůcky nejsou příliš důležité, pokud pracujeme přímo v části zcela nahoře v prvních několika buňkách. Ale pokud tvoříme rozsáhlejší list, mohou nám pomoci. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 15 z 44
Uvědomme si, že v každém listu je k dispozici 17 179 869 184 buněk, s nimiž můžeme pracovat. Bez adresace buněk bychom nezjistili, kde se v listu nacházíme. Odkaz na buňky bude pro nás důležitý při tvorbě výpočetních vzorců a operací. Do buněk listů můžete zadávat dva základní typy dat: čísla a text. V aplikaci Excel můžeme například vytvářet rozpočty, evidovat svoji videotéku nebo zaznamenávat svoje studijní výsledky. Možnosti jsou skutečně nekonečné. Při zadávání dat doporučuji začínat zadáním nadpisů do horní části každého sloupce tak, aby každý, kdo se sešitem bude pracovat, porozuměl tomu, co vstupní data znamenají (a abychom se v sešitě později vyznali sami). Na obrázku jsou nadpisy sloupců měsíce v roce, které jsou uvedeny v horní části listu. Často budeme potřebovat také popisy řádků. Dále na obrázku jsou řádky s popisem vozidel u kterých evidujeme zda-li v daném měsíci tankovala či nikoliv. Přepněme se na List2 a zkusíme vytvořit jinou evidenční tabulku. Například si řekněme, že vytváříme seznam jmen prodejců. Bude obsahovat také data prodeje spolu s částkami. Budeme tedy potřebovat tyto názvy sloupců: Jméno, Příjme- Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 16 z 44
ní, Datum a Částka. V tomto příkladu nebudeme potřebovat nadpisy řádků vlevo dole v listu. Do buňky A1 zadáme text Jméno a stiskneme klávesu TAB. Vidíme, že se označila jako aktivní právě buňka vpravo od předchozí. Doplníme tedy zbývající texty a přejdeme na buňku A2. Začneme tedy sloupcem Jméno, zadáme první jméno Karel a stiskneme klávesu ENTER. Na rozdíl od klávesy TAB nám klávesa ENTER zapříčiní, že se přejde na buňku pod aktuální Chceme-li zadávat kalendářní datum do sloupce C, tedy do sloupce Datum, můžeme jeho jednotlivé části oddělit tečkami nebo lomítky: 16. 7. 2010 nebo 16/7/2010. Excel tuto časovou hodnotu automaticky rozpozná jako datum. Chceme-li zadat do buňky čas, zadáme požadovanou hodnotu, mezeru a znaky vyjadřující dopoledne - a nebo hodnotu vyjadřující odpoledne p, například 7:00 p. Pokud zadáte číslo a za ním dvojtečku tak Excel zase doplní zbytek časového údaje. Chceme-li vložit do buňky aktuální datum, použijeme kombinaci kláves CTRL a středník (;). Chceme-li vložit do buňky aktuální čas, stiskněte současně klávesy CTRL, SHIFT a středník. Potřebujeme-li do sloupce D určeného pro částku zadat částky včetně zobrazení měny Kč, zadáme částku a za ni text Kč. Pozor, text Kč musí být přesný, a sice velké písmeno K a malé písmeno č. Jak je vidět na výše uvedeném obrázku tak dle zarovnání hodnoty Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 17 z 44
v buňce poznáme, že číselné hodnoty jsou zarovnány vpravo a textové vlevo. Pokud tedy budeme potřebovat realizovat součet všech hodnot, nebyly by tyto textové hodnoty započítány. Potřebujeme-li zadat do buněk zlomky, necháme mezi celým číslem a zlomkem mezeru. Například 11/9. Chceme-li zadat pouze zlomek, zadáváme napřed nulu. Například 0 1/2. Pokud zadáte hodnotu 1/2 bez uvedení nuly, aplikace Excel si bude myslet, že zadáváme datum 1. února. Vše je velmi dobře znázorněno na výukovém videu, které je nedílnou součástí této studijní opory. Cvičební video-příklad k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Vkládáme data do buněk. Výsledný soubor Vkládáme_data_do_buněk.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností. 3.4 Automatické vyplnění a automatické dokončování V této podkapitole se zaměříme na některé ze způsobů, které nám napomáhají ušetřit čas při zadávání vstupních dat v aplikaci Excel. Automatické vyplnění Zadáváme-li měsíce v roce, dny v týdnu, násobky 3 nebo 4 nebo jiná data v řadě. Zadáte jednu nebo více položek a pak řadu rozšíříme vyplněním vpravo či dolů. Automatické dokončování V případě opakovaného psaní prvních několika znaků zadaných do další buňky již odpovídá položce, kterou jsme do tohoto sloupce někde zadali, aplikace Excel zadá zbývající znaky za nás. Tuto akci ovšem musíme potvrdit klávesou ENTER, jakmile jsou položky přidány. Pamatuj, pokud přeskočíme ve sloupci jednu buňku a bude ponechána prázdná, tak tato funkce nebude funkční. Toto lze provést pouze u textu nebo textu s čísly. Automatické dokončování není ovšem funkční u čísel, dat nebo časů. Tyto dva způsoby zadávání dat si můžete prohlédnou v praktické video-ukázce. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 18 z 44
3.5 Úprava dat v listech Je jasné, že bude zapotřebí někdy vstupní data poopravit. Buďto jsme při zadávání udělali chybu a nebo je prostě musíme z nějakých jiných důvodů změnit. Někdy potřebuje změnu celý list. Budeme tedy předpokládat, že potřebujeme přidat další sloupec mezi sloupce, kde již data jsou na listu. Samozřejmě můžeme také přidávat řádky. Řádek vzorců Předpokládejme, že do buňky B3 chcete zadat jiné příjmení nežli je Amos. Hodnotu buňky lze upravit několika způsoby: Dvojklikem poklepeme na buňku, přejdeme do editačního režimu - režim Úpravy Klikneme jedenkráte na buňku a potom do řádku vzorců Jestli-že máme vybranou buňku, tak klávesou F2 přejdeme opět do editačního režimu Jaký je v těchto způsobech rozdíl? Žádný, vše vede ke stejnému výslednému efektu. Použití záleží jen na uživateli. Může se nám lépe pracovat v řádku vzorců nebo ve vlastní buňce. Pokud potřebujeme upravovat data v mnoha buňkách, můžeme při přecházení mezi buňkami pomocí klávesnice nechat kurzor v řádku vzorců. Po výběru buňky, kterou editujeme, se v levém dolním rohu stavového řádku zobrazuje text Úpravy. Pokud máme list v režimu úprav, je řada příkazů dočasně nedostupná (tyto příkazy jsou v nabídkách zobrazeny šedě). V režimu úprav můžeme standardním způsobem měnit písmena a číslice. Nová písmena nebo číslice můžeme do buňky vložit umístěním kurzoru a psaním. Kurzor na požadovanou pozici přemístíme jak pomocí pohybu myši tak také kurzorovými klávesami. Pokud požadujeme specielní variantu úpravy hodnot v buňce tak, že například poža- Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 19 z 44
dujeme, aby bylo tučné pouze první písmeno, musíme označit do bloku pouze toto písmeno. Označení realizujeme opět na řádku vzorců. Pro uložení změn do tabulky nezapomeneme na klávesu ENTER nebo TAB, aby provedené změny zůstaly v buňce. Po zadání dat můžeme zjistit, že potřebujeme ještě další sloupec, ve kterém budou zadány další informace. Nebo můžeme potřebovat další řádek nebo řádky. To je hezké, ale znamená to, že musíte začít znovu? Samozřejmě ne. Chceme-li tedy vložit jeden sloupec, klepneme do libovolné buňky ve sloupci vpravo hned vedle buňky, kam chceme vložit další prázdný sloupec. Pokud tedy požadujeme vložit nový sloupec mezi sloupce B a C s popisem např. Bydliště, klepneme do buňky ve sloupci C vpravo od nového umístění. Pak na kartě Domů ve skupině Buňky klepněte na šipku u položky Vložit. V rozevírací nabídce klepněte na položku Vložit sloupce listu. Je vložen nový prázdný sloupec. Chceme-li vložit jeden řádek tak postup je velmi podobný, klepneme do libovolné buňky bezprostředně pod požadovaným místem vložení nového řádku. Chceme-li například vložit nový řádek mezi řádky 4 a 5, klepněme do buňky v řádku 5. Pak ve skupině Buňky klepněte na šipku u položky Vložit. V rozevírací nabídce klepněte na položku Vložit řádky listu. Aplikace Excel vloží záhlaví nového sloupce nebo řádku tam, kde je třeba, a změní záhlaví dalších sloupců a řádků. Vložená data zajisté zůstanou ponechána. Cvičební video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Úprava dat a automatické úpravy. Výsledný soubor Úprava_dat_a_automatické_úpravy.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 20 z 44
3.6 Odebírání vložených dat a formátování Vrátíme se k naší jednoduché tabulce, jak je vidět, tak některé buňky obsahují hodnoty včetně formátování a některé pouze hodnoty. Pro mazání dat se nám nabízí hned několik nástrojů a funkcí. Klávesou DELETE vymažeme veškerá data v buňce či ve více buňkách. Formátování buněk ale zůstane zachováno. Klávesou BACKSPACE vymažeme pouze aktuální buňku a navíc přejdeme automaticky do režimu úprav. Formátování opět zůstane zachováno. Pokud chceme naopak vymazat pouze formáty, musíme na kartě Domů použít funkcí Vymazat. Jak je evidentní, tak funkce Vymazat má také několik cenných variant. Opět se vážou pouze k jedné buňce anebo k vybrané oblasti buněk. Skutečností je, že je formátována buňka, nikoli data v ní obsažená. Takže pokud odstraníme data se speciálním formátováním, je třeba odstranit také formátování z buňky. Dokud to neuděláte, budou mít všechna data v této buňce speciální formát. Po kliku na položku Vymazat formáty odebereme pouze formát z buňky. Případně můžeme klepnutím na tlačítko Vymazat vše odebrat data i formátování současně. Funkce Vymazat obsah naopak vymaže jen vložená data - analogie s klávesou DELE- TE. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 21 z 44
3.7 Označování oblastí buněk a manipulace s oblastmi Někdy potřebujeme použít danou funkci pro více než-li jednu buňku současně. Takzvanou oblast buněk vybereme tak že klikneme na první buňku, kde plánujeme označení oblasti a táhneme myší v potřebném směru za současného držení levého tlačítka myši. Další ze způsobů je použití klávesnice. Za současného stisku klávesy SHIFT a posunu kurzorovými šipkami docílíme také výběru oblasti buněk. Vybrat vše Výběr více buněk současně Pokud ovšem potřebujeme současně vybrat více buněk, které spolu nesousedí nebo vybíráme více oblastí buněk, držíme při těchto operacích ještě navíc klávesu CTRL. Celé oblasti buněk či samostatné buňky můžeme kopírovat, přesouvat, formátovat a mazat. Vše je názorně rozebráno ve výukových videích. Pokud potřebujeme vybrat všechny buňky současně, použijeme příkaz Vybrat vše. 3.8 Formátování textů a vzhledu buněk Formátování hodnot v buňkách je velice důležité a potřebné. V novém prostředí aplikace Excel 2007 navíc máme možnost použít takzvaný minipanel nástrojů. Jestliže vybereme text nebo číselnou hodnotu, můžeme zobrazit nebo skrýt praktický, miniaturní, poloprůhledný panel nástrojů nazývaný minipanel nástrojů. Minipanel nástrojům umožňuje práci s písmy, styly písem, velikostí písem, zarovnáním, barvou textu, úrovněmi odsazení a funkcemi odrážek. Minipanel na formátování Minipanel nástrojů nelze přizpůsobit, lze jej pouze aktivovat a deaktivovat. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 22 z 44
Podstatně širší nabídku formátovacích funkcí nalezneme na kartě Domů. Formátovat zde můžeme vybrané buňky změnou typu písma, velikosti písma a dalšími formáty jako jsou například tučné písmo, kurzíva a podtržené písmo. Klikem na šipku se dostaneme do specielní nabídky formátování písma horké klávesy CTRL+SHIFT+F V rozšířené nabídce formátování písma nalezneme také málo používané ale ovšem někdy potřebné funkce jako například horní index a podobně. Samostatnou část formátování tvoří Ohraničení buněk. Pomocí předdefinovaných stylů ohraničení lze rychle přidávat ohraničení okolo buněk nebo oblastí buněk. Pokud nám předdefinovaná ohraničení buněk nevyhovují, můžeme vytvořit vlastní ohraničení. Oblast tvoří: Dvě nebo více buněk v listu. Buňky v oblasti mohou být sousedící nebo nesousedící. Pro přidání ohraničení provedeme jednu z následujících akcí ve skupině Písmo na kartě Domů: Chceme-li použít nový nebo jiný styl ohraničení, klepněte na šipku vedle tlačítka Ohraničení a potom na požadovaný styl ohraničení. Chceme-li použít vlastní styl ohraničení nebo diagonální ohraničení., klepněte na příkaz Další ohraničení. V dialogovém okně Formát buněk na kartě Ohraničení v oddílech Čára a Barva klepneme na požadovaný styl a barvu čáry. V oddílech Předvolby a Ohraničení klepnutím na příslušná tlačítka určíme pozici ohraničení. Chceme-li ohraničení buňky odebrat, klepneme na šipku vedle tlačítka Ohraničení, a potom klepneme na tlačítko Bez ohraničení. Významné způsoby změn formátování buněk nalezneme v další skupině Zarovnání, kde volíme z mnoha možnosti zarovnání zobrazovaných hodnot v buňkách. Studijní opora: Tabulkový kalkulátor Stránka 23 z 44