ŘÍZENÍ UDÁLOSTÍ V EXCELU

ŘÍZENÍ UDÁLOSTÍ V EXCELU

OBSAH 1 ÚVOD... 3 2 STRUKTURA... 3 2.1 ADRESÁŘOVÁ STRUKTURA... 3 2.2 STRUKTURA SEŠITU UDALOSTI.XLSM... 4 3 POPIS FUNKCÍ... 5 3.1 NOVÁ UDÁLOST... 5 3.2 POPIS UDÁLOSTI V ZÁZNAMOVÉM SEŠITU UDÁLOSTÍ... 6 3.3 VLOŽENÍ PŘIPOMÍNKY... 7 3.4 VLOŽENÍ PŘÍLOHY... 8 4 PRÁCE SE SEZNAMEM UDÁLOSTÍ... 9 4.1 ZOBRAZENÍ ZÁZNAMOVÉHO SEŠITU... 9 4.2 ZMĚNY ATRIBUTŮ UDÁLOSTI... 9 4.3 ZMĚNA STAVU POLOŽKY... 10 4.4 VYTVOŘENÍ PODŘÍZENÉ POLOŽKY... 10 4.5 ZMĚNA NOSITELE... 10 4.6 ZMĚNA TERMÍNU DO... 10 4.7 ZÁZNAMY O ZMĚNÁCH... 10 5 ZÁVĚR... 11 2/11

1 Úvod Inspirován svými zkušenostmi se zaváděním a s administrací systému TrackWise pro řízení vnitropodnikových procesů a především procesů řízení jakosti, sestavil jsem tento systém. Měl by být určen pro případy, kdy podnik finančně na tento robustní nástroj nedosáhne, anebo si před implementací zmíněného anebo podobného produktu hodlá ve svých procesech udělat pořádek. Tento můj systém je do určité míry rozšiřitelný a přizpůsobitelný a lze na něm vystavět poměrně solidní systém jakosti. 2 Struktura 2.1 Adresářová struktura V adresáři Udalosti (Obrázek 1) je umístěn hlavní soubor Udalosti.xlsm a dva adresáře: Dokumenty a Sablony. Obrázek 1 V adresáři Sablony (Obrázek 2) jsou umístěny šablony k jednotlivým událostem: CorrAction.xltm Nápravné opatření Odchylka.xltm Hlášení odchylky PrevAction.xltm Preventivní opatření Ukol.xltm Úkol Zmena.xltm Žádost o změnu Obrázek 2 Do adresáře Dokumenty (Obrázek 3) se ukládají záznamové sešity událostí. 3/11

Obrázek 3 2.2 Struktura sešitu Udalosti.xlsm Po otevření souboru se standardně objevuje uživatelské Vlastní zobrazení Start (Obrázek 4). V něm je viditelný pouze list Seznam. Na tomto listu je seznam všech druhů událostí se všemi příslušnými atributy. Obrázek 4 V plném zobrazení sešitu jsou ještě tyto další listy: Druh výčet událostí, které lze vytvořit tlačítkem Nová událost (Kapitola 3.1) Stav změny výčet stavů, které může nabývat událost Změna Druh odchylky výčet podřízených položek pro událost Odchylka Stav úkolu výčet stavů, které může nabývat událost Úkol Druh změny výčet podřízených položek pro událost Změna Log záznamy o změnách na listu Seznam Druh úkolu výčet podřízených položek pro událost Úkol 4/11

Uživatel Skupina materiálů Stav odchylky Druh PO Druh NO Stav PO Stav NO Poznámka seznam uživatelů seznam materiálových skupin pro potřebu třídění a reportování výčet stavů, které může nabývat událost Odchylka výčet podřízených položek pro událost Preventivní opatření výčet podřízených položek pro událost Nápravné opatření výčet stavů, které může nabývat událost Preventivní opatření výčet stavů, které může nabývat událost Nápravné opatření Po otevření sešitu se nastavuje zobrazení Start, zamyká se list i celý sešit. Zobrazení Vše lze aktivovat jen administrátorsky v kódu, který je umístěn v modulu Pomoc: Sub ZobrazVse() Odemci OdemciSesit ActiveWorkbook.CustomViews("Vše").Show End Sub 3 Popis funkcí 3.1 Nová událost Novou událost lze vytvořit tlačítkem v záhlaví hlavního listu. Objeví se nabídka Druh události (Obrázek 5), která odpovídá obsahu listu Druh. Obrázek 5 Po vybrání položky z rozbalovacího seznamu se objeví formulář k vyplnění základních atributů položky (Obrázek 6). 5/11

Obrázek 6 Stručný název položky je povinný údaj. Položka může být přidělena konkrétní osobě z rozbalovacího seznamu, který odpovídá obsahu listu Uživatel. K položce lze přidělit třídící atributy, zda se vztahuje k šarži, materiálu anebo skupině materiálu z listu Skupina materiálů. Pomocí šipek k poli Termín do: lze nastavit plánované datum, kdy by měla být daná událost uzavřena. Po vyplnění všech potřebných údajů použijte tlačítko OK. Událost se zaregistruje do seznamu (Obrázek 7) a v adresáři Dokumenty je vytvořen nový záznamový sešit události. Obrázek 7 3.2 Popis události v záznamovém sešitu událostí Pro vyplnění základních dat o události použijte tlačítko vyplnění popisu dané položky (Obrázek 8).. Objeví se formulář pro 6/11

Obrázek 8 Vyplňte požadované údaje a potvrďte volbu. Chcete-li změnit popisy, použijte opět tlačítko. Změna bude zaregistrována v listu Log, který obsahuje každá šablona záznamového sešitu událostí. List Log lze zobrazit pouze administrátorsky kódem v modulu Pomoc. Poznámka Protože se šablony záznamového sešitu událostí mohou navzájem lišit, liší se i formuláře popisu, nastavení atributů položky i programový kód jednotlivých procedur. 3.3 Vložení připomínky Pro vložení připomínky k události použijte tlačítko textu připomínky nebo komentáře (Obrázek 9). Obrázek 9. Objeví se formulář pro zadání Zapište text připomínky nebo komentáře a použijte tlačítko. Na konec záznamového listu je vložen napsaný text (Obrázek 10) s údajem o autorovi a časem zápisu. 7/11

Obrázek 10 Poznámka Protože se šablony záznamového sešitu událostí mohou navzájem lišit, liší se i názvy oken pro vložení komentáře (Obrázek 9). V případě události Změna jde o Připomínku ke změně, zatímco pro události typu Úkol a ostatní jsou nazvány prostě jako Záznamy o... 3.4 Vložení přílohy Velmi často je potřeba doplnit událost i dalšími údaji, které jsou uloženy v interní síti. Může to být dokument, obrázek, tabulka, případně i zvuková nahrávka, či klip. V tomto případě použijte tlačítko. Nejdříve se zobrazí požadavek na doplnění textu k vložené příloze (Obrázek 11). Obrázek 11 Vložte komentář, popis či upřesnění vložené přílohy a klepněte na tlačítko standardní dialogové okno Vložit hypertextový odkaz (Obrázek 12).. Objeví se 8/11

Obrázek 12 Vyberte dokument, který má být přílohou události, a potvrďte. Na konec záznamového listu je vložen text, odkaz na dokument, údaje o autorovi a čas zápisu (Obrázek 13). Obrázek 13 4 Práce se seznamem událostí 4.1 Zobrazení záznamového sešitu Záznamový sešit události lze otevřít označením buňky ve druhém sloupci seznamu (Obrázek 4). 4.2 Změny atributů události Sešit Udalosti.xlsm i list Seznam jsou po otevření sešitu uzamčeny. Veškeré změny v atributech lze provádět pouze řízeným způsobem, který je zaznamenáván na list Log. Označením buňky v prvním sloupci seznamu s číslem události se otevře formulář (Obrázek 14). 9/11

Obrázek 14 Tento formulář zobrazuje číslo a název změny a současný stav položky. 4.3 Změna stavu položky V rozbalovací nabídce Změna stavu vyberte nový statut položky. Hodnoty rozbalovacího pole odpovídají obsahu listů Stav změny, odchylky, úkolu apod. (Kapitola 2.2) 4.4 Vytvoření podřízené položky K událostem lze vytvářet další podřízené události a vytvářet tak hierarchii procesů. Nadřízenost položky je zaznamenáno ve třetím sloupci listu Seznam. V rozbalovací nabídce Vytvořit podřízenou položku vyberte druh události, kterou chcete založit jako podřízenou k výchozí události. Hodnoty rozbalovací nabídky odpovídají obsahu listů Druh odchylky, Druh změny apod. Zobrazí se formulář pro založení události podle kapitoly 3.1, Obrázek 6. Další postup je popsán v kapitole Nová událost. 4.5 Změna nositele V poli Změna nositele vyberte jiného nositele a předejte mu odpovědnost za položku. 4.6 Změna Termínu do Ve formuláři (Obrázek 14) použijte posuvník k nastavení nové hodnoty termínu plánovaného uzavření události. 4.7 Záznamy o změnách Všechny změny jsou zapisované do listu Log, který je pro běžného uživatele skryt (Obrázek 15). Obrázek 15 Hodnota v buňce zčervená a signalizuje, že byla změněna (Obrázek 16). 10/11

Obrázek 16 Klepnutím na buňku, která je označena jako změněná se vyvolá okno se všemi informacemi o změnách atributů položky (Obrázek 17). Obrázek 17 5 Závěr Nedělám si ambice, že tam nejsou nějaké chyby, díry v zabezpečení, či něco, co vám přijde nelogické. Řekl bych, že cílem bylo vytvořit něco, co by mohlo být základem poměrně solidního datového a procesního zdroje pro jednoduché řízení událostí v řízení jakosti, ale i jiných interních procesech, třeba i záznamů z porad s následnou tvorbou úkolů. 11/11