Tvorba plánu a řízení prodejním akcí Vladimír Sirotek, Business Analyst STOCK Plzeň-Božkov, s.r.o. Praha, CAFIN 10/05/2016
Agenda Tvorba plánu ve společnosti Stock přístupy a vývoj Plánování promočních akcí systém řízení
Plán základní prvek řízení firmy Základní manažerská funkce obsahující široké spektrum aktivit napříč organizací. Základem je jasně stanovený cíl strategie, taktika, operativa Plán vede k cíli, jeho pravidelná aktualizace zajišťuje a alokuje zdroje, optimalizuje CF a vytváří hodnotu (dle KPIs) tvořící cíl. Nutné sebekriticky cíle revidovat. Komerční a Finanční plán, vstupy: Product, place, price Promo Budget (MKT, TDMKT, Sales support ) Řizení obchodních podmínek (D&B) Náklady výroby/logistiky/distribuce Výstup: Detailní přehled pro každého člověka P&L (KAM, Brand M, OZ ) => nutná supervize, trackování plnění plánu, identifikace úzkých míst a příležitostí a poskytuje reálný pohled na skutečnost controlling zná kontext, přesah, projekt: 1) Poskytnout informace k manažerskému rozhodování 2) Stanovit metriky pro vyhodnocení (podílí se na strategii, zná KPIs) 3) Nastavit pravidla pro obchodní aktivity / procesy, schvalovat je a kontrolovat 4) Podněcovat optimalizaci a změnu, iniciovat aktivity přinášející hodnotu
Proces vytváření plánu ve Stocku 2 základní přístupy: Shora využití minulostí a trendů implicitní faktory (ATL podpora, růst počtu filiálek řetězce, listing) explicitní (růst reálného důchodu, potravinářství, pokles pěstitelského pálení) faktory menší odchylky v totalu, větší v detailu Zdola detailní zákaznický plán po daných SKUs od KAM (několikrát za měsíc dle OO) následná sumarizace a celkový obrázek výsledek často velmi odlišný i v detailech (total brand, total CR) Alternativní variantou mix: zdrojem je plán vytvořený zdola aktualizovaný o faktory změny trhu a využití trendů z tržních dat, které se aplikují na plán skutečnost zadávání hodnot je možné převodem plánu/minulost, vytvořením tabulky pro hromadný import nebo přímým zadáním do pole hodnot; velká využitelnost při rozpadu plánování
Na plnění plánu mohu včas reagovat Po finalizaci objemů se zohledňuje SD, základní ceník % prodané v promoci a po zadání trade terms (slevy a bonusy) se určí měsíční promoční slevy Poté probíhá kalkulace cogsů a vzniká budget včetně detailních zákaznických a brandových P&L s detailem sady krycích příspěvků Není nutné vše vždy zadávat je možné využít již parametrů z jiného plánu, skutečnosti Po definici KPIs a bonusového systemu probíhá pravidelný tracking => KAM zodpovídá za dodání dané periody a v každý okamžik vidí detail plnění či gapu v plánu a tak může JIT reagovat na vzniklou situaci
Ukazatele a kalkulační schéma v BNS
Vývoj v roce po měsících Umožňuje se podívat na aktuální prodeje a tak odhadnout výsledek daného měsíce měsíce Rotace dimenzí (záměna produktů za zákazníka), vkládání dimenzí, verze, výběr/skrytí položek, ukazatel Jednou z verzí plánů je také skutečnost, lze se podívat na vývoj skutečnosti vs ročního plánu a plnění Využitelnost unikátního klíče každého produktu/zákazníka (ID)
Stock BNS - vývoj
Specifické pohledy v BNS Daily Report a panel Denních prodejů (kolik se prodalo v akci od do, % prodané v akci od do) Uživatelské panely Otevřené objednávky Členění slev a bonusů a jejich sdružování dle požadavků Vytváření nových hierarchií bez nutnosti upravovat náležitosti přímo v ERP (regiony, kategorie, zákazníci, skupiny produktů, balení ) Aktualizace zásob formou provázání tržních a interních prodejů => efekt při plánování dalších promocí, kompletace dvou velkých zdrojů dat na 1 místo Vyhodnocování Promo a TDM akcí s dopadem na ziskovost
Specifické pohledy v BNS Daily Report Automatické generování daily reportu, jeho ukládání na share disk a následně také rozeslání na skupinu uživatelů, kteří pravidelně sledují denní výsledky (KAM, MKT a NPD)
Specifické pohledy v BNS Modul s denními prodeji Umožňuje exaktní analýzu daných období (Velikonoce, promoce před Vánoci, průběh prodejů v daném období začátek x konec )
Uživatelské panely a OO
Specifické pohledy v BNS Různé dimenze a hierarchie, např:
Sledování zásob Možnost sledování prodejů in, out Dlouhodobý stav zásob u zákazníka Nastockování v průběhu akce a následné prodeje out získané se slevou (růst marže zákazníka) Snaha o cash back (zpětné bonusy dodatečná sleva na exaktně stanovené, prodané množství, ne dle objednaného push prodeje)
Oblast pokrytí obsahuje i vyhodnocení promocí Efektivní vyhodnocování promocí: Definice strategického cíle (1-2) Nastavení KPIs k jeho dosažení Zajištění potřebných dat, nastavení systému a procesu k jejich dosažení Udržitelnost, neustálé zdokonalování procesu a hledání úzkých míst Systém odměňování, průběžné vyhodnocování, reporting => lze pouze součinností celého interního týmu a sdílením informací a dat mezi Salesem, Výrobou, Logistikou, Financemi, forecastingem, marketingem + top mng => znalost strategického cíle a jasné metodiky vyhodnocování KPIs na pravidelné bázi umožňuje zaměřit se na jeho průběžné dosažení (kvartálně)
Plánování a vyhodnocování promo akcí Proces, který se neustále vyvíjí KPIs pro určení efektivity promo akce Pečlivé zadání a monitorování akce Sběr dat, testování, automatizace (nastavení systemu a jeho správa, rozvoj, školení ) Zpětné vyhodnocování => nastavení pravidel a doporučení Nový typ akce / promoce; definice nových KPIs Předpoklady úspěšnosti: - Aktivní zapojení celého týmu, trpělivost a držení se nastavené strategie - Upustit od rutiny a podněcovat změny i dlouho trvajících tradičních postupů - Nebát se náročných jednání u zákazníka za účelem změny - Nápravným opatřením dát prostor, aby mohli splnit očekávání - Podpora týmu, stanovení časového horizontu a termínu launche
Nastavení procesu vyhodnocování zafixování termínu - nastavení dohodnutých/reálných cen/slev a A&P - kalkulace profitability - stanovení baseliny pro dané období, definice plánu - doplnění reálných prodejů a výsledku vs plán - kontrola provázanosti s tržními daty - vyslovení doporučení pro budoucnost Schvalovací proces autority (limity), nastavení vzorových akcí, archivace Tvorba promočních plánů a přehledu promo aktivit
Stock BNS není stav Alchymie: Tvorba plánu na základě aktivit
Dotazy?
Další možnosti rozvoje otevřenost systému Nastavení období aktivnosti konkrétního SKUs (např omezením na zákazníka) nebo vytvoření plánovacích prvků sdružujících skupinu SKUs Nastavení práv jednotlivým uživatelům (zápis pouze na dané zákaznické číslo, přístup pouze k určitému množství informací či pohledů) - fluktuace Konsolidace vstupů pouze na jedno místo a následná automatizace mezi dalšími zdroji (Promoční kalendář, CRM, tvorba plánu a plánování objemů + slev,... )
V BNS tvoříme plán i jeho analýzu Tvorba plánu Plánovací fáze, pro sestavení plánu a výhledu na prodeje (nejlepší možný odhad budoucnosti s danými předpoklady) Zohledněním všech dostupných proměnných (objemy, ceník, slevy, bonusy, A&P ) se z prodejního plánu stává finanční plán, tj. celofiremní Budget/P&L Neustálou aktualizací zadáváme vstupy pro výrobu, nákup, finance za účelem optimalizace řízení nákladů a sledování rozpočtů Analýza dosažených výsledků S analytickou pracují denně uživatelé napříč marketingem, salesem, financemi čí zákaznickým servicem a trademarketingem JIT info o: náběhu prodejů do promocí, proporční plnění plánu, sledování trendů, úspěšnost launche novinek,
Kvalitní plánování umožňuje řídit celou firmu MIS; Jednoduchá práce s daty získaných z ERP a jejich uspořádání do potřebné struktury Flexibilita při analyzování strukturovaných dat umožňuje rychlejší rozhodování a efektivnějšímu fungování společnosti v reakci na vývoj poptávky => všichni mají 1 template Možnost simulace budoucího vývoje a odhad dosažitelnosti výsledku Tvorba prodejního plánu či celého budgetu a pravidelná aktualizace na měsíční bázi (5YP, Budget, LE, RF ) => vstup pro výrobu a řízení velikosti zásob (skladové hospodářství a nákladů v nich) Denní pohled na skutečná data (prodeje) a analýza odchylek od stanoveného plánu Tvorba uživatelských panelů a jejich sdílení zjednodušuje reporting Možnost neustále rozvíjet a zdokonalovat IS spolu s dodavatelem a tvora funkcionalit na míru dle aktuálních potřeb rychle se měnícího trhu FMCG a tak efektivně řídit firmu
Po kvalitním MIS je nutné požadovat Přehlednost, flexibilitu a zákaznické nastavení Možnosti řídit firmu (zákazníka) za účelem dosažení KPIs Vidět aktuální výsledky a upravovat dle dostupných vstupů informace + je optimálně sdílet (minimalizace nákladů ve výrobě a logistice) Sjednocený plánovací a analytický nástroj Pružně reagovat na trendy a změny FMCG Průběžné systémové vyhodnocování PA identifikuje oblasti zlepšení JIT a zlepšení výsledků v krátké době => inteligentní systém, který pomůže identifikovat příležitosti utlumení neefektních aktivit a zlepšit své KPIs + usnadní práci s daty prodejními a finančními daty => úspora admin práce a focus na value building activity. => Optimalizace business procesů a zefektivnění všech činností
Děkuji za pozornost
29 Vladimir.Sirotek@stock.cz +420 724 196 609