Textové podklady pro PC kurzy pořádané ALTUS Training Center s.r.o. Outlook 2007 / 2010
Obsah PODPISY V E-MAILECH... 2 Automatický podpis... 2 Nastavení vzhledu... 3 Změny podpisu... 3 Automatické použití... 3 Cílené použití... 3 Podpis s obrázky a hypertextovými odkazy... 4 Obrázky... 4 Hypertextové odkazy... 4 Elektronická vizitka jako podpis... 4 Vytvoření více podpisů... 4 Přepnutí do jiného podpisu... 5 Použití jiného podpisu pro odpovědi... 5 ARCHIVACE ZPRÁV... 5 Automatická archivace... 5 Cílená archivace... 6 KALENDÁŘ... 6 Zobrazení kalendáře... 6 Možnosti výběrů a práce s kalendářem... 6 Kalendářová položka... 7 Opakování události... 7 Otevření opakované události... 7 Připomenutí... 8 Barevné kategorie... 8 ÚKOLY... 8 POUŽÍVÁNÍ VÍCE KALENDÁŘŮ... 9 Vytvoření nového kalendáře... 9 Zobrazení více kalendářů... 9 Sledování všech kalendářů... 9 1
Podpisy v e-mailech Automatický podpis Podobně jako podpis v dopise je podpis e-mailu přidán na konec zprávy. Nejznámějším prvkem podpisu je zdvořilostí závěr, například S pozdravem, Hezký den nebo Děkuji. Použitý závěr závislá na tónu vaší zprávy. A, protože i jednoduchý podpis e-mailu (například slovo Děkuji nebo jen vaše iniciály), lze do zpráv přidat automaticky, můžete si ušetřit chvíli psaní na konci každé zprávy. Kromě zdvořilostního závěru může podpis obsahovat informace o vás. Mnoho profesionálů připojuje své obchodní kontaktní informace, aby je klienti a obchodní partneři mohli snadno kontaktovat. Podpis může také zahrnovat marketingovou zprávu nebo dokonce oblíbený citát pro vyjádření humoru nebo osobního přístupu. Informace v jednoduchém podpisu e-mailu mohou zahrnovat: Jméno Váš profesionální titul Vaši fyzickou obchodní adresu a telefon Tyto prvky můžete přidat zadáním do podpisu. K podpisu můžete přidat také zajímavější prvky: E-mail nebo webovou adresu formátované jako hypertextový odkaz Grafický objekt, například obrázek připomínající váš ruční podpis, logo společnosti nebo dokonce vaši fotografii Tip: Obrázky, fotografie a kliparty mohou zpomalit doručení e-mailu. Je-li to možné, snažte se, aby velikost e-mailu nepřekročila 100 kb. Elektronická vizitka Při přemýšlení, co má obsahovat váš podpis, nezapomeňte, že je lepší jej ponechat jednodušší, aby bylo možné snadno rozpoznat důležité informace. Nechcete obtěžovat příjemce podpisem, který je příliš dlouhý nebo nápadný. Také pečivě zvažte cílovou skupinu dříve, než uvedete citlivé informace o sobě, jako je fyzická adresa nebo telefonní číslo. Nechcete přece, aby vám neočekávaně volali cizí lidé. Vytvoření podpisu netrvá dlouho. Podpisy vytváříte v dialogovém okně Podpisy a šablony, do kterého se snadno dostanete z kterékoli nové zprávy kliknutím na šipku pod tlačítkem Podpis a kliknutím na tlačítko Podpisy. Prvním krokem při vytváření podpisu je přiřazení názvu. Začněte kliknutím na tlačítko Nový a zadáním názvu do pole Nový podpis. Podpisu můžete zadat vlastní název, můžete jej pojmenovat jakýmkoli názvem. Pokud chcete vytvořit více podpisů, můžete použít popisnější názvy, abyste mohli snadno zjistit, který podpis použít. 2
Nastavení vzhledu Po pojmenování podpisu začnete s jeho vytvářením. Zde uvádíme kroky pro vytvoření jednoduchého podpisu: 1. Zadejte text do textového pole. 2. Zadejte některé základní prvky návrhu podpisu, například písmo a jeho velikost. 3. Můžete také vybrat barvu. Chcete-li mít podpis zajímavější, můžete použít různé formátování pro různé řádky podpisu. Zde je označeno jméno jinou barvou, než má zbytek textu. Jakmile budete spokojeni se základním podpisem, můžete kliknout na tlačítko Uložit. Tím připravíte podpis k použití. Změny podpisu Podpis můžete po vytvoření snadno změnit. Pokud chcete jednorázově změnit podpis pro konkrétní zprávu, proveďte změny přímo ve zprávě stejně jako byste mělnili kterýkoli jiný úsek textu zprávy. Jestliže chcete změnit uložený podpis, musíte se vrátit do dialogového okna Podpisy a šablony a provést zde změny. Automatické použití Po vytvoření prvního podpisu jej aplikace Outlook nastaví jako výchozí podpis a automaticky jej použije u všech nových zpráv. Chcete-li tedy nový podpis použít, stačí začít vytvářet zprávy podpis se zobrazí ve všech nově vytvořených zprávách. Jestliže jste vytvořili více podpisů, můžete ověřit, který z nich je nastaven jako výchozí, v dialogovém okně Podpisy a šablony: výchozí podpis je uveden vedle položky Nové zprávy v části Vyberte výchozí podpis. Na obrázku je znázorněn příklad podpisu s názvem Můj pracovní podpis, který je automaticky použit u nových zpráv. Cílené použití Pokud raději přidáváte podpis do jednotlivých zpráv to znamená, že nechcete podpis přidávat automaticky do nových zpráv můžete upravit nastavení v aplikaci Outlook. V dialogovém okně Podpisy a šablony klikněte na položku (žádný) v seznamu Nové zprávy v části Vyberte výchozí podpis. Pokud pak budete chtít přidat podpis do zprávy, klikněte na tlačítko Podpis na pásu karet ve skupině Zahrnout. Po vložení podpisu do zprávy jej lze kdykoli odstranit tak, že jej vyberete a stisknete klávesu DELETE. 3
Podpis s obrázky a hypertextovými odkazy Obrázky Obrázek v podpisu může znamenat více než jen zajímavý prvek. Například vaše fotka nebo logo společnosti v podpisu mohou sloužit jako významné vizuální vodítko, které pomůže zákazníkům snadno identifikovat vás nebo vaši společnost. Chcete-li přidat obrázek, klikněte na tlačítko Obrázek. Poznámka: Nelze změnit velikost obrázků v poli Upravit podpis. Jestliže je tedy obrázek příliš velký nebo příliš malý, bude nutné změnit jeho velikost před jeho vložením. O velikostech obrázků budeme hovořit podrobněji v následující lekci. Hypertextové odkazy Hypertextový odkaz může být opravdu účinným prvkem ve vašem podpisu. Pomocí hypertextového odkazu můžete například propagovat web vaší společnosti nebo směrovat příjemce na konkrétní e-mailovou adresu. Chcete-li vložit hypertextový odkaz, klikněte na tlačítko Hypertextový odkaz. Elektronická vizitka jako podpis Elektronické vizitky jsou novou funkcí aplikace Outlook 2007. Elektronické vizitky představují rozšíření Kontaktů a umožňují snadno sdílet kontaktní informace s ostatními. Vytvořeni vlastní elektronické vizitky je stejně snadné, jako přepnutí do zobrazení Kontakty a vytvoření vlastního kontaktu. Po jeho vytvoření budete mít k dispozici vlastní vizitku, kterou můžete vkládat do podpisu e-mailu: Klikněte na tlačítko Vizitka v dialogovém okně Podpisy a šablony, jak znázorněno na obrázku. Elektronická vizitka dodá podpisu profesionální vzhled. Příjemci mohou snadno uložit kontaktní informace do svých vlastních kontaktů, protože elektronická vizitka obsahuje dvě části: obrázek a soubor. Soubor, který je ve formátu vcard (internetový standard pro odesílání a přijímání kontaktních informací), znamená, že kontaktní informace spojené s vizitkou mohou příjemci snadno uložit a to i tehdy, pokud nepoužívají aplikaci Outlook 2007. Vytvoření více podpisů Je snadné vytvořit více podpisů: Stačí kliknout na tlačítko Nový, pojmenovat jej a zadat (nebo vložit) požadovaný text do pole Upravit podpis. Jak vidíte na obrázcích, zobrazí se kolekce podpisů v seznamu Vyberte podpis, který chcete upravit v dialogovém okně Podpisy a šablony. 4
Přepnutí do jiného podpisu Může dojít k situaci, kdy chcete přepnout na jiný podpis během psaní zprávy. Například váš formální podpis s obchodními kontaktními informacemi může být ten, který vkládáte do pracovního e-mailu při korespondenci s většinou kolegů. Pro ně budete zřejmě chtít použít jednodušší podpis. Jestliže píšete novému zákazníkovi, budete zřejmě chtít použít něco efektního. Přepnutí do jiného podpisu ve vytvářené zprávě je snadné: Stačí kliknout na tlačítko Podpis v horní části zprávy nebo kliknout pravým tlačítkem myši na podpis a pak vybrat jiný podpis ze seznamu. Použití jiného podpisu pro odpovědi Existují situace, kdy budete chtít v odpovědi na zprávu nebo při předání zprávy použít jiný podpis než podpis pro nové zprávy. Pro ty můžete chtít například používat efektní podpis s obrázkem a hypertextovými odkazy, ale odpovědi a zprávy předané dál chcete podepsat pouze jednoduchým textem. Tuto možnost můžete nastavit v seznamu Odpovědi a předané zprávy v části Vyberte výchozí podpis. Archivace zpráv Archiv automaticky přesunuje zprávy z poštovní schránky do složky s názvem Složky archivu. Na obrázku můžete vidět podrobnější znázornění. 1. Proces spustíte kliknutím na tlačítko Ano. 2. Zprávy jsou přesunuty z vaší poštovní schránky... 3. do složky Složky archivu. Ve složce Složky archivu se automaticky vytvoří podsložky vaší poštovní schránky. Automatická archivace Automatická archivace přesunuje zprávy bez vašeho zásahu (po zobrazení výzvy, pokud jste zaškrtli níže zmiňované políčko). Jak se lze k tomuto dialogovému oknu dostat? Klikněte na položku Možnosti v nabídce Nástroje, klikněte na kartu Jiné a potom klikněte na tlačítko Automaticky archivovat. 1. Pokud je zaškrtnuté políčko Spustit automatickou archivaci každých, je automatická archivace zapnutá. (Pokud ji chcete vypnout, můžete tak učinit zde zrušením zaškrtnutí tohoto políčka.) 2. Počet dní určuje, jak často bude automatická archivace spouštěna. Automatická archivace má několik výchozích nastavení, která můžete změnit. Např. nastavení, kdy je zpráva považována za starou, lze změnit v dialogovém okně Automaticky archivovat. Při každém spuštění automatické archivace se všechny zprávy považované za staré podle tohoto kritéria přesunou do složky Složky archivu. 5
Cílená archivace Co dělat v případě, že je vaše poštovní schránka přeplněná a pravidelná automatická archivace je naplánována až za týden? Můžete archivaci spustit hned, a to kliknutím na příkaz Archivovat v nabídce Soubor. Všechny zprávy, které dosáhly nastaveného stáří, budou okamžitě archivovány. Kalendář Zobrazení kalendáře Činnosti můžete v kalendáři aplikace Outlook naplánovat jako události, schůzky, zvláštní události nebo úkoly. Výběr typu položky závisí na tom, zda se činnost týká i dalších osob a na tom, jak chcete danou položku zobrazovat. Správný výběr položek v kalendáři umožní rychle zjistit, co se děje, kdy a s kým. V kalendáři můžete využívat tlačítka umístěná v horní části okna k navigaci a k zobrazení či skrytí podrobných informací: 1. Kliknutím na tlačítka Den, Týden nebo Měsíc můžete rychle přepínat zobrazení. 2. Tlačítka Vpřed a Zpět umožňují snadné přecházení v kalendáři. 3. Další tlačítka umožňují v závislosti na zobrazení zobrazit či skrýt dny nebo podrobné informace. Klikněte na položku Kalendář v navigačním podokně. Klikněte na datum v tabulce dat, která je umístěna v horní části panelu úkolů. Možnosti výběrů a práce s kalendářem 1. Událost: Událost je činnost, která se týká pouze vás a probíhá v naplánovanou dobu. 2. Schůzka: Schůzka se stejně jako událost uskutečňuje v naplánovanou dobu. Rozdíl spočívá v tom, že na schůzku zvete účastníky pomocí žádosti o schůzku odesílané e-mailem. 3. Zvláštní událost: Zvláštní událost je činnost, která trvá celý den. Na rozdíl od události nebo schůzky neblokuje čas v kalendáři. Zvláštní událost umožňuje zobrazit v kalendáři v daném dni i jiné položky. 4. Úkol: Úkol je činnost, která se týká pouze vás, a není třeba pro ni zadávat naplánovanou dobu. Novinkou v aplikaci Outlook 2007 je v kalendáři oblast v zobrazení Den a Týden, kde se zobrazují úkoly. 6
Kalendářová položka Jedním z rychlých způsobů zahájení události (či jiné položky v kalendáři) je umístit kurzor na požadovanou dobu v zobrazení Den, kliknout a zadat podrobnosti. Tyto tři kroky jsou znázorněny na obrázku: 1. Umístěte kurzor na požadovanou dobu v kalendáři a klikněte. 2. Zadejte podrobnosti. 3. Vyžaduje-li událost více času, jednoduše přetáhněte úchyt a dobu události prodlužte. Opakování události Chcete-li v aplikaci Outlook vyznačit, že se událost, schůzka nebo zvláštní událost neustále opakuje, použijte funkci Opakování. Četnost výskytů činnosti se nazývá způsob opakování. Jak si můžete všimnout na obrázku, zobrazuje se opakovaná událost několikrát a zobrazí se ikona opakování. Chcete-li nastavit způsob opakování, otevřete událost a klikněte na tlačítko Opakování ve skupině Možnosti na kartě Událost. Otevření opakované události Chcete-li otevřít opakovanou položku kalendáře a zobrazit její podrobnosti či ji změnit, klikněte na ni. Zobrazí se zpráva, podobná zprávě na obrázku, se dvěma možnostmi: Otevřít tento výskyt Tuto možnost vyberte, jestliže chcete zobrazit nebo změnit jeden výskyt, nikoli celou řadu. Některý den můžete například chtít jít cvičit o půl hodiny později než obvykle, aniž byste měnili obvyklou dobu. Otevřít řadu Tuto možnost zvolte, chcete-li zobrazit nebo změnit celou řadu, pokud jste se například rozhodli posunout všechny instance události Cvičení o půl hodiny. Po otevření řady můžete změnit způsob opakování tak, že kliknete na tlačítko Opakování na kartě Událost Tipy: Při práci s opakovanými položkami mějte na paměti následující skutečnosti: Neodstraňujte opakovanou položku. Namísto toho změňte čas v poli Konec. Tím zůstane zachován záznam výskytů v minulosti. Možná budete potřebovat vytvořit několik různých opakovaných položek kalendáře, abyste dosáhli u jedné činnosti požadovaného způsobu opakování. Jestliže chcete například zadat událost dne výplaty, ke které dochází každý patnáctý den v měsíci a současně také poslední den v měsíci, bude třeba pro tuto situaci vytvořit dvě opakované události. 7
Připomenutí Při vytvoření libovolného typu položky kalendáře je připomenutí nastaveno automaticky. Aplikace Outlook vás upozorní na události a schůzky 15 minut před začátkem. Níže je znázorněn postup změny času připomenutí na kalendářovou položku pomocí otevření položky a úpravy nastavení v poli Připomenutí na kartě Událost. 1. Poklikáním otevřete událost. 2. Zvolte čas připomenutí. 3. Připomenutí je zobrazeno v určený čas. Barevné kategorie Pokud chcete odlišit např. narozeniny a osobní události od pracovních, je to možné pomocí barevných kategorií. Barevné kategorie umožňují pojmenovat vlastní barvy a podle potřeby tyto názvy také změnit. Pomocí barev můžete určité položky zvýraznit, aby byly patrné na první pohled. Úkoly Úkol je položka určená pro libovolnou činnost, kterou chcete zobrazit v kalendáři, ale kterou není třeba plánovat na konkrétní čas nebo která nezahrnuje celý den. Oblast Úkoly se zobrazuje v kalendáři v zobrazení Den nebo Týden. Jestliže máte například několik pochůzek, které je třeba vyřídit, zadejte každou pochůzku jako úkol. Po dokončení úkol zaškrtněte. Dokončený úkol zůstane připojen ke dni, v němž byl dokončen. Díky tomu budete mít uspořádaný seznam výsledků daného dne při ruce. U úkolu můžete zadat naplánované datum zahájení a termín, kdy má být dokončen. Jestliže nedokončíte úkol v daném termínu, přesune se úkol automaticky směrem vpřed a bude se zobrazovat v aktuálním dni, dokud jej nepřeplánujete nebo nezaškrtnete. Tip: Chcete-li rychle přeplánovat úkol, otevřete zobrazení Týden a přetáhněte daný úkol z jednoho dne do jiného. 8
Používání více kalendářů Kliknete-li na položku Kalendář v navigačním podokně, je kalendář zobrazený pod položkou Vlastní kalendáře hlavním (výchozím) kalendářem. Tento kalendář se vždy nazývá Kalendář. Tento kalendář budete mít vždy k dispozici, můžete mít ovšem k dispozici i další kalendáře. Vytvoření nového kalendáře Pokud chcete vytvořit další kalendář, je třeba nejprve vytvořit novou složku, ve které budou položky nového kalendáře. Lze to provést jednoduše tak, že v nabídce Soubor přejdete na příkaz Nový a kliknete na příkaz Kalendář. Zobrazí se dialogové okno Vytvořit novou složku, ve kterém zadáte její název. Jakmile kalendář vytvoříte, zobrazí se v seznamu ve skupině Vlastní kalendáře. Zobrazení více kalendářů Pokud již máte v aplikaci Outlook vytvořeny další kalendáře, budou zobrazeny v seznamu v navigačním podokně. Na obrázku jsou znázorněny některé příklady. 1. Ve skupině Vlastní kalendáře jsou zobrazeny dva kalendáře: výchozí kalendář (ten, který má vždy název Kalendář) a další osobní kalendář. V tomto případě má alternativní kalendář název Rodina. 2. Ve skupině Jiné kalendáře jsou zobrazeny dva další kalendáře: kalendář Narozeniny slavných, k jehož odběru se lze přihlásit prostřednictvím Internetu, a kalendář Týmový web dovolené. 3. Ve skupině Kalendáře uživatelů je zobrazen sdílený kalendář kolegy. Používáte-li pro e-maily a kalendáře Microsoft Exchange Server (pravděpodobně jej používáte v práci), budete moci sdílet hlavní kalendář s jinými uživateli a oni jej budou moci sdílet s vámi, jak je znázorněno zde. Budete-li si chtít prohlédnout kalendář jiného uživatele, bude tento kalendář zobrazen zde. Poznámka: Na obrázku si také ve skupinách Jiné kalendáře a Kalendáře uživatelů povšimněte ikon s obousměrnou šipkou u zobrazených kalendářů. Šipky slouží jako připomenutí toho, že tento typ kalendáře je pravidelně aktualizován při změně hlavního kalendáře. Pokud vám nevyhovují standardní názvy skupin, můžete je změnit. Sledování všech kalendářů Pokud máte zobrazeno více kalendářů, barevné označení a rozdílné názvy vám pomohou jednotlivé kalendáře odlišit. Na obrázku je hlavní kalendář modrý a rodinný kalendář zelený. V aplikaci Outlook jsou kalendářům přiřazovány barvy podle pořadí, ve kterém zaškrtnete příslušná políčka v navigačním podokně. 9