Případová studie: Příprava týmu na odchod jeho vedoucího QED GROUP team.sociomap.com Strana 1
Případová studie: Příprava týmu na odchod jeho vedoucího Úvod Sociomapování týmů je našimi klienty často užíváno k řešení problémů týkajících se týmové spolupráce, zlepšení výkonnosti, nebo sledování a podpory změn v týmu. Tato případová studie ukazuje, jak může být Sociomapování týmů využito v situaci, kdy vedoucí týmu odchází a musí svůj tým připravit na novou etapu (nový manažer je rekrutován z již stávajících členů nebo přichází nově do týmu). Změna na vedoucích postech je ve většině týmů a oddělení běžná. Pouze rodinné firmy mívají stabilní a dlouhodobé vedení, a proto je třeba, aby byly týmy připraveny na možnost, že vedoucí týmu odchází a nový přichází. Tyto situace s sebou totiž přinášejí řadu rizik a nebezpečí. Odchod vedoucího musí být připraven a všechny komunikační kanály, v nichž je zapojen, by měly být delegovány na jeho nástupce či na jiného člena týmu. Tento proces vyžaduje úsilí, které ale často bývá podceněno a po odchodu vedoucího tak může nastat chaos. Dalším rizikem je, že členové týmu, i když ví o odchodu vedoucího, pracují a komunikují dál stávajícím způsobem a novou situaci si nepřipouštějí. Po odchodu team leadra tak nastává komunikační zmatek a čas je vynakládán na zjišťování odpovědností a uspokojení základních komunikačních potřeb místo toho, aby byly produkovány efektivní výstupy. Je proto důležité, aby si tým uvědomil podstatu situace, aby byly nastaveny nové komunikační kanály po odchodu současného vedoucího a aby byla vytvořena situace pro bezproblémový přechod na nové vedení. VÍCE O SOCIOMAPOVÁNÍ TÝMŮ Sociomapování týmů je unikátní nástroj skládající se z 1) vizualizačních metod, které využívají metaforu krajiny pro jednoduché a srozumitelné vyjádření vztahů v týmu a 2) metod týmového koučování spojujících zpětnou vazbu blízkou 360 s tréninkem a team-buildingem. Vizualizace dat ve formě sociomapy umožňuje konstruktivní práci s týmem a facilitaci jeho rozvoje zcela novým, na datech založeným způsobem. Více na team.sociomap.com QED GROUP team.sociomap.com Strana 2
Zkoumaný případ Klient a popis týmu Klientem byla mezinárodní personální agentura. Sociomapování týmů bylo provedeno v týmu, který se skládal ze 4 subtýmů: obchodního a marketingového, z oddělení zákaznické a projektové podpory, HR a ze subtýmu, který měl na starosti rozvoj webových stránek. Celkem měl tým 15 členů. Celý tým měl vedoucího, který by ho měl ale v dohledné budoucnosti opustit. Jeho místo by měl zaujmout jeden ze stávajících členů týmu. Hlavní problémy a přístup Hlavním problémem, kterému zkoumané oddělení čelilo, byl odchod současného vedoucího týmu. Tým se potřeboval na tuto situaci připravit a nastavit efektivní komunikační kanály, které by fungovaly i po odchodu současného team leadra. Jedním z řešení, která se dají v těchto situacích užít, je právě snaha nově nastavit ve zkoumaném oddělení efektivní principy komunikace a sdílení odpovědností, které přijmou za své všichni jeho členové. To ale nemusí být vždy tak snadné, neboť členové týmu mohou být zvyklí na starý způsob komunikace a sdílení a přijmout novinky pro ně nemusí být vždy jednoduché. Z tohoto důvodu byla v týmu provedena sociomapovací analýza komunikace. Zde se zaměříme na její 1) frekvenci, a to na její současnou a optimální úroveň; a 2) na důležitost komunikace. Kombinace těchto dvou elementů dala členům týmu představu o tom, jak byl tým připraven na odchod současného vedoucího a kde měl tým v komunikaci mezery. Nedílnou součástí byl i rozvojový workshop, kde byly výsledky analýzy prezentovány týmu a byly přijímány postupy a řešení, které týmu pomohly vyrovnat se s nastávající situací. Výsledky Sociomapy současné a optimální (z vlastního pohledu) frekvence komunikace ukazují, že vedoucí týmu Jakob by své místo v týmové komunikaci oproti současnému stavu rád snížil, což odpovídá jeho plánu tým opustit. Podstatná je i nižší současná frekvence komunikace Sáry, která by měla Jakoba vystřídat na pozici team leadra. Sára si však zároveň přeje komunikovat více. Sociomapy zobrazují dva druhy informací: výšku: vyjadřuje pomocí barevné škály (modrá až červená), jak aktivně každý člen týmu v průměru komunikuje vzdálenost: vzdálenost mezi jednotlivci ilustruje intenzitu vzájemné komunikace. QED GROUP team.sociomap.com Strana 3
QED GROUP team.sociomap.com Strana 4
Sociomapy optimální frekvence komunikace (z pohledu ostatních) a důležitosti komunikace ukazují nepřipravenost týmu na odchod současného vedoucího Jakoba. Oproti tomu, co jsme viděli na předchozích sociomapách, ostatní členové týmu by s Jakobem rádi komunikovali ještě častěji a komunikaci s ním přikládají stále nejvyšší důležitost. Pozice Sáry je zde znovu spíše průměrná. QED GROUP team.sociomap.com Strana 5
Sociomapovací analýza ukázala, že oddělení není na odchod vedoucího Jakoba zdaleka připravené. Zatímco Jakob chce své zapojení v týmové komunikaci omezit, ostatní členové týmu, i když vědí o jeho odchodu, by s ním optimálně chtěli komunikovat ještě více a důležitost vzájemné komunikace s ním hodnotí stále nejvýše. Týmová komunikační situace tedy není nastavena tak, aby Jakob mohl bezproblémově odejít z týmu. Jeho nástupkyně, Sára nemá v týmu zdaleka takovou pozici, aby v tuto chvíli uspokojila komunikační potřeby členů týmu. I když sama by s ostatními ráda komunikovala častěji, ostatní její potřebu nesdílejí a ani komunikovat s ní není považováno za extrémně důležité. Názorné zobrazení situace pomocí sociomap, díky kterému zúčastnění členové týmu jasně viděli komunikační situaci týmu, napomohlo tomu, že došlo k vyjasnění situace a uvědomění nutnosti uzpůsobit týmové komunikační kanály. Byly přijaty akční plány, které měly pomoci nastavit komunikaci v týmu tak, aby odpovídala faktu, že Jakob tým opustí a Sára převezme jeho pozici. Byla přijata opatření, která měla zlepšit komunikaci mezi novou vedoucí a členy týmu, stejně jako vzájemné sdílení informací, procesů a úkolů. Fakt, že sociomapovací analýza pojmenovala výše uvedené komunikační problémy v týmu, pomohla je členům týmu pochopit a přijmout opatření potřebná ke zlepšení nastávající situace. Jedinečným rysem Sociomapování týmů je to, že členové vidí situaci v týmu v jasné a srozumitelné vizuální podobě, která napomáhá jejich ztotožnění s výsledky analýzy. Více informací na team.sociomap.com nebo na team-sociomapping@qedgroup.eu QED GROUP team.sociomap.com Strana 6