TIME MANAGEMENT Název školy Obchodní akademie, Vyšší odborná škola a Jazyková škola s právem státní jazykové zkoušky Uherské Hradiště Název DUMu VY_32_INOVACE_EKO1019 Autor Ing. Adéla Hrabcová Datum 1. 4. 2013 Stupeň atypvzdělávání Střední odborné vzdělávání Odvětví / Vzdělávací oblast dle RVP.cz Vzdělávací obor Obchodní akademie Tematická oblast Management Druh učebního materiálu Výukový materiál Cílová skupina Žák, 15 19 let Anotace a popis způsobu použití ve výuce Vybavení, pomůcky Klíčová slova Čas, řízení času, priority, Výukový materiál určen k frontální prezentaci učitelem, případně jako materiál pro samostudium, nutno doplnit výkladem, náplň: materiál definuje pojem time management a jeho vývoj, uvádí základní zásady time managementu, ilustrované také na úkolu ve formě případové studie Číslo projektu Název šablony CZ.1.07/1.5.00/34.0534 III/2 Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT ZLÍNSKÝ KRAJ
ÚVOD Prezentace definuje pojem time management, popisuje jeho vývoj v jednotlivých generacích. Uvedeno je deset základních zásad time managementu, které jsou ilustrovány na případové studii.
TIME MANAGEMENT Time management je sadou postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití času. Time management v současnosti zahrnuje širokou škálu aktivit mezi které patří plánování, přidělování, stanovení cílů, delegování, analýza stráveného času, monitorování a stanovení priorit.
VÝVOJ TIME MANAGEMENTU 1. generace: Upomínky pomocí alarmů (hodinky, počítač). Použití na upozornění před provedením nějakého úkolu. 2. generace: Plánování pomocí kalendáře či diáře; zahrnuje i stanovení cílů. 3. generace: Stanovení hodnot a priorit. Pro přípravu je nutné plánování, stanovení priorit a následně vlastní řízení pomocí osobního organizéru, počítače nebo PDA. 4. generace: Je zefektivněním všech nástrojů z předchozích 3 generací. Zavádí místa, cíle a role jako řídící prvek systému a preferuje důležité úkoly nad těmi naléhavými.
ZÁSADY TIME MANAGEMENTU 1. Dělat věci podle stanovených priorit Každý by měl vědět, co je právě pro něj důležité a co není. 2. Delegování povinností Na základě zvolených priorit vybereme činnost, která je pro nás nejdůležitější a ostatní povinnosti poté můžeme delegovat dalším lidem. 3. Efektivně využívat pomůcky Je potřeba pořídit si kvalitní (vhodné) pomůcky a využívat jich. 4. Systematické plánování času Pokud si povinnosti zapíšeme a rozvrhneme, získáme tím ucelený pohled na naši vytíženost a předejdeme možné časové kolizi. 5. Umět říci NE Je obzvláště důležité, chce li nás někdo připravit o náš čas, který máme určený na důležitější věci.
ZÁSADY TIME MANAGEMENTU 6. Umět s věcmi švihnout Důležité je si uvědomit, že některou věc / činnost by někdo jiný udělal mnohem lépe, rychleji a kvalitněji. 7. Informovanost Pokud jsou některé informace neúplné nebo dokonce chybné, snadno dojde ke špatnému odhadu situace a úkoly a čas si špatně rozvrhneme. 8. Rušivé vlivy Například telefonáty, návštěvy, náhlé a nehlášené porady, Je potřeba se umět těmto rušivým vlivům úspěšně bránit. 9. Časové rezervy Ideální je naplánovat cca 60 % času a 40 % si ponechat na případné neočekávané aktivity. Pokud nemáme časovou rezervu, může dojít ke stresu a k nezvládnutí všech zvolených cílů. 10. Uspořádání pracovního místa Vhodné uspořádání vytváří podmínky pro efektivní práci, zamezuje zbytečnému a časově náročnému hledání.
ÚKOL PŘÍPADOVÁ STUDIE Pan Novák má během následujícího dne zvládnout tyto povinnosti: 06:00 14:00 Zaměstnání zúčastnit se pracovní porady (informace o poradě jsou vyvěšeny) odevzdat nadřízenému výkres nového výrobku do 12:00 14:00 22:00 Osobní volno vyzvednout děti ze školky (15:00) zakoupit dort, květinu a dárek pro oslavence zúčastnit se narozeninové oslavy (od 17:00) v nedalekém městě 22:00 6:00 Odpočinek nutný k regeneraci Následující text popisuje průběh tohoto dne. Urči, kde konkrétně a které zásady time managementu pan Novák porušil.
ÚKOL PŘÍPADOVÁ STUDIE Pan Novák zapomněl, že je odpoledne oslava. Rozhoduje se, zda pojede do práce MHD nebo autem. Volí MHD. Po cestě domů hodlá vyzvednout děti ze školky. Do práce přijde včas. Ví, že musí odevzdat výkres. Začne hledat rozpracovaný výkres, čímž ztratí hodinu času. Začne na výkresu pracovat, ale je vyrušen telefonem, kdy mu manželka připomene oslavu. Slíbí, že vše obstará sám. Rozhodne se odpočinout si. Do odevzdání práce je ještě čas. Není však informován o podnikové poradě. Po poradě již nemá čas na vypracování výkresu. V práci je přesčas, dokončuje výkres, který odevzdává opožděně. Kolegovi kývl na jeho žádost o přípravu podkladů na druhý den. Nyní musí sehnat dort, květinu a dárek. Dort dostane až ve třetím obchodě. V květinách se nevyzná a než zvolí vhodnou, ztratí další čas. Nakonec vybírá dárek. Vyzvedává děti ze školky před 17:00, kdy již měl být na oslavě. Musí navíc jet domů a vyzvednout automobil. Opožděně dorazí na oslavu, kterou si neužije. Po návratu pracuje na podkladech pro kolegu a do postele ulehá po půlnoci. Druhý den vstává neodpočatý a nepřipravený.
ŘEŠENÍ ÚKOLU Zapomněl, že je odpoledne oslava systematické plánování času Hledá rozpracovaný výkres uspořádání pracovního místa Je vyrušen telefonem rušivé vlivy Slíbí, že vše obstará on sám delegování povinností Není informován o podnikové poradě informovanost Výkres odevzdává opožděně dělat věci podle stanovených priorit Kolegovi kývl na jeho žádost o přípravu podkladů umění říci ne Nevyzná se v květinách, dlouho ji vybírá umět s věcmi švihnout Musí jet domů vyzvednout auto efektivně využívat pomůcky
POUŽITÉ ZDROJE AUTOR NEUVEDEN. Time management [online]. [cit. 1.4.2013]. Dostupný na WWW: http://cs.wikipedia.org/wiki/time_management JIŘÍ KOLAŘÍK. Jak na time management [online]. [cit. 1.4.2013]. Dostupný na WWW: http://www.jiri kolarik.cz/clanek/jak na time management/ JIŘÍ KOLAŘÍK. Jak na time management [online]. [cit. 1.4.2013]. Dostupný na WWW: http://www.jiri kolarik.cz/clanek/jak na time management pripadovastudie/