Projekt roku v podnikových financích Reportáž z proběhlého ročníku www.cafin.cz
2016 Česká asociace pro finanční řízení navázala na podařený první ročník soutěže FINprojekt a rozhodla se klání o nejúspěšnější projekt v podnikových financích zopakovat. Obhajoby soutěže FINprojekt 2016 se konaly 26. 5. 2016 před hodnotící komisí složené ze členů odborné komise CAFIN a řídicího výboru CAFIN a ve stejný den v rámci odpoledního programu 19. Controllingového fóra byly vyhlášeny vítězné projekty. 1. místo ONE PLANT ONE KPI ONE TARGET Aleš Jirásek (KIEKERT-CS) 2. místo Vytvoření a zavedení manažersko-ekonomického reportingu v metodice JASPER Lukáš Kružberský (Red Media) Všichni finalisté obdrželi osvědčení o účasti v soutěži a knihu Řízení hodnoty podniku. Autor vítězného projektu si odnesl dárkový šek na 20 000 Kč. Druhé a třetí místo bylo odměněno vouchery v hodnotě 15 000 a 10 000 Kč na vzdělávání u Controller Institutu. První tři vítěze odměnili i partneři soutěže, jimiž byla společnost Oracle, společnost Adastra a Hotel Sen, kde se vyhlášení soutěže a Controllingové fórum konalo. Projekt roku v podnikových financích 3. místo Skupinová konsolidace a reporting dle IFRS Mirka Púchy (FORTUNA) 2017 Okruhy možných témat projektu: Zavádění / inovace nástrojů, metod a procesů finančního řízení Zavádění / inovace nástrojů, metod a procesů controllingu Projekty snižování nákladů a zvyšování firemní výkonnosti Implementace informačních systémů pro podporu manažerského rozhodování, plánování a reportingu a další témata související s podnikovými financemi. Rozhovor s vítězem soutěže FINprojekt 2016 Aleš Jirásek ONE PLANT - ONE KPI - ONE TARGET Co vše předcházelo spuštění projektu a jaká rizika a specifika přinesla jeho realizace, jsme zjišťovali v následujícím rozhovoru. Působíte ve společnosti KIEKERT-CS. Mohl byste přiblížit našim čtenářům, čemu se vaše společnost věnuje a čím se zabývá? Naše společnost je největším výrobním závodem skupiny KIEKERT, globálního výrobce a technologického leadera v segmentu zámkových systémů pro osobní automobily. Celosvětový tržní podíl skupiny KIEKERT dosahuje 20 %, přičemž téměř polovina obratu je realizována právě v Čechách. To znamená, že přibližně každé desáté osobní auto na světě je vybaveno bočními zámky vyrobenými u nás v Přelouči. Do soutěže FINprojekt jste se přihlásil se zajímavým projektem. Můžete popsat, co bylo jeho hlavním cílem? Cílem projektu byla implementace OEE (Overall Equipment Effectiveness) jako hlavního výkonového ukazatele celého výrobního závodu, a tím naplnění ústředního hesla projektu ONE PLANT ONE KPI ONE TARGET. Nešlo nám tedy jen o prosté zavedení nového ukazatele, cílem byla jeho plná integrace do denního, operativního řízení a zainteresování všech, nejenom výroby, na jeho plnění. Na základě jakých podnětů jste se rozhodli pro tento projekt? Z čeho vzešla potřeba realizace tohoto projektu? Historicky jsme již samozřejmě měli nastavené ukazatele, které sledovaly efektivitu výrobního procesu, nicméně bylo jich více a čím dál častěji jsme si uvědomovali, že jeden sjednocující ukazatel by byl z hlediska sledování, chápání i komunikace výhodnější. Zároveň jsme cítili potřebu zajistit výrobě, která je pro nás jednoznačně nejdůležitějším procesem, plnou podporu ostatních oddělení. Mimo jiné jsme zvolili OEE také proto, že jde o ukazatel, který je v automobilovém průmyslu téměř standardem a řada našich zákazníků se nás na něj dotazovala. 2 Více informací naleznete na straně 8 přílohy nebo na www.cafin.cz. 3
Co projekt přinesl? V čem je jeho přidaná hodnota? Jednoznačně se nám potvrdilo, že manažerský přístup Management through KPIs je platný a funkční OEE se stalo hlavním parametrem pro hodnocení efektivity naší výroby a díky jeho zakomponování do bonusového systému na všech úrovních od dělníků ve výrobě po top management i jednoznačným strůjcem podpory ostatních oddělení výrobě. Dnes jsou dopady na OEE vždy diskutovány předem, např. při plánování technických odstávek či výrobě vzorků. Dosáhli jsme toho, že si dnes pracovníci na všech odděleních uvědomují svoji roli v rámci celého procesu a svou zodpovědnost vůči výrobě. Zároveň nám zavedení OEE již v prvním roce přineslo díky zlepšené efektivitě celého výrobního procesu i významné úspory personálních nákladů. Objevila se nějaká rizika, ať už na začátku nebo během realizace, která by mohla být hrozbou pro realizaci samotného projektu? Případně jaká opatření jste proti nim podnikli? Prvním kritickým bodem celého projektu bylo správné nastavení kalkulace OEE. Tento ukazatel je třeba chápat spíše jako koncept popisující efektivitu výrobního procesu, respektive tři základní oblasti možných ztrát nevyužívání kapacit, nedostatečný výkon a nekvalitu. Tomu je pak na základě konkrétních podmínek a charakteru dané výroby nutno uzpůsobit vlastní výpočet. Možná ještě důležitější částí projektu ale bylo dosažení správného pochopení a hlavně akceptace nového ukazatele. V tom nám výrazně pomohlo, že jsme výpočet koncipovali na základě již existujících ukazatelů a dat a že jsme nový ukazatel okamžitě integrovali i do bonusového systému pro všechny zaměstnance. Související informační kampaň pak v podstatě probíhá dodnes. Musím ale také přiznat, že ne vše se nám povedlo správně nastavit hned od začátku. V průběhu prvního roku jsme několikrát museli celý systém OEE revidovat a v některých bodech upravit. Reagovali jsme tak na situace, které při jeho zavádění nebyly zřejmé a jejichž nerespektováním bychom výrazně ohrozili úspěšnost celého projektu. Například jsme ve výpočtu dodatečně zohlednili neefektivity způsobené našimi dodavateli tak, aby OEE věrně a také spravedlivě postihovalo naši vlastní efektivitu. I tyto změny pak přispěly k vysoké akceptaci nového ukazatele, které se nám podařilo velice rychle dosáhnout. Počítáte s nějakým vývojem a pokračováním tohoto projektu? Určitě ano. V tuto chvíli pracujeme na nové verzi detailní analýzy a následné prezentace a komunikace výsledků OEE. Každý mistr by pak měl mít k dispozici nový, denně aktualizovaný dashboard s informacemi o plnění a vývoji tohoto KPI na své výrobní lince a směně. Zároveň připravujeme implementaci v našich sesterských výrobních závodech OEE se tak stává základním ukazatelem hodnocení efektivity výroby v celé skupině KIEKERT. Děkuji za rozhovor Lenka Písařovicová CAFIN Vytvoření a zavedení manažersko ekonomického reportingu v metodice JASPER Lukáš Kružberský Charakteristika projektu Společnost Red Media byla oceněna druhým místem v druhém ročníku soutěže FINprojekt 2016 za její projekt Vytvoření a zavedení manažersko-ekonomického reportingu v metodice JASPER. Hlavním cílem projektu bylo zavést pravidelné poskytování manažersko-ekonomických informací pro vedení společnosti, společníky, key account managery a hlavní účetní. Vedoucím celého projektu byl Lukáš Kružberský a realizace projektu trvala 12 měsíců. Firma Red Media s. r. o. (člen mediální skupiny KINDRED GROUP), která vyrostla ze start-upu, podnikající v oblasti reklamy na internetu a media marketingu, za rok 2014 dosáhla obratu 190 milionů Kč a pro rok 2015 plánovala dosáhnout obrat 300 milionů Kč (nárůst 60 %). Finanční oddělení tvoří hlavní účetní, účtující v účetním systému Pohoda a controller. Podnětem pro realizaci projektu byla rostoucí účetní agenda a nedostatek času pro zpracování manažersko-ekonomických výsledků firmy do požadované formy. Managing directorovi pak chyběly požadované informace o cash flow, fakturaci, stavu pohledávek nebo plnění plánu. Zavedením JASPERU (pozn. redakce: zkratka pro Jednoduchý, Aktualizovaný, Srozumitelný, Pochopitelný, Ekonomický Reporting), nástroje, který poskytne pravidelný manažersko- -ekonomický reporting, management vede firmu: k dosažení plánované ziskovosti prostřednictvím sledování ziskovosti na úrovni jednotlivých zakázek, zákazníků, key account managerů, klíčových činností atd. k rozdělení dosaženého zisku společníkům firmy k řízení bezpečného růstu firmy v návaznosti na potřeby řízení cashflow k řízení a kontrole administrativních nákladů (režie) k transparentnosti účetní agendy a její následné samokontrole. 4 5
A jak byla řešena realizace projektu? Realizaci a rozhodnutí, jak uchopit projekt, předcházely diskuse o nutnosti a požadavcích na manažersko-ekonomický reporting, a to mezi managementem a účetní. Vycházelo se ze stávajícího systému POHODA a byly vytvořeny dvě nové individuální sestavy: Výsledovka po zakázkách dokladově JASPER Rozvaha po zakázkách dokladově JASPER Rozdíl od standardních sestav je ten, že export do MS excel je v databázové struktuře co řádek (datová věta), to účetní doklad. Databázová struktura v MS Excel umožňuje vytvářet a pracovat s kontingenčními tabulkami a vyhledávacími funkcemi. Stačí do reportingového souboru doplnit potřebné číselníky (zakázky, zákazníci, obchodní zástupci, plánovaná profitabilita zakázky, plánovaný obrat atd.) a vše propojit. Doba zpracování reportu se nyní měří v jednotkách hodin, zpracovává se jednou za dva týdny, podle potřeby na vyžádání. Manažersko-ekonomický reporting v metodice JASPER podpořil firmu dosáhnout těchto výsledků: Nárůst obratu (mil. Kč) v roce 2015 vs 2014: 316 / 190 (+66 %) Nárůst zisku po zdanění (mil. Kč) 2015 vs 2014 : 13,6 / 2,8 (+385 %) Nárůst zaměstnanců 2015 vs 2014: 23 / 17 (+35 %) Skupinová konsolidace a reporting dle IFRS Mirka Púchy Charakteristika projektu Společnost Fortuna se v letošním ročníku soutěže FINprojekt umístila na třetím místě se svým projektem Skupinová konsolidace a reporting dle IFRS Absence systematického sběru, zpracování a prezentace nefinančních ukazatelů, ruční příprava obratových předvah namapovaných do IFRS struktury (excel & email) na úrovni lokálních týmů nebo běžných konsolidačních úprav, nemožnost vytváření ad hoc prezentací vybrané kombinace společností v rámci skupiny, velké zatížení centrálního týmu manuální prací, zdlouhavým zpracováním a s ním spojeným rizikem výskytu chyb a kvartální konsolidace, to vše vedlo finanční tým v čele s Mirkou Púchy k rozběhnutí projektu Skupinová konsolidace a reporting dle IFRS. Po 9 týdnech usilovné práce na vytvoření on-line prostředí pro odsouhlasení a prezentaci vzájemných vazeb (rekonciliaci) a finanční konsolidaci a související finanční a nefinanční reporting v rámci celé skupiny Fortuna byly splněny vytyčené cíle projektu. Společnost Fortuna přešla od kvartální k měsíční konsolidaci. Zautomatizovala sběr a zpracování lokálních konsolidačních balíčků / upload packs, rozšířených o nefinanční ukazatele. Byla zprovozněna on-line rekonciliace a konsolidace skutečných výsledků a plánů dle IFRS s automatizací konsolidačních úprav typu: překlad výstupů lokálních entit do konsolidační měny podle IFRS, eliminace intercompany transakcí (rozvaha, výsledovka, cash flow) a eliminace investic / kapitálu. Zároveň vzniklo prostředí pro vstup nefinančních ukazatelů, položek CAPEX, manuálních konsolidačních úprav na úrovni lokální i centrální, budgetu (úroveň lokální) a pro vstup jednorázových úprav směřující k očištění mimořádných vlivů a věrné manažerské prezentaci klíčových driverů businessu. Fortuna v rámci projektu splnila také další cíl, kterým byly on-line reporty Výkaz zisků a ztrát a Bilance pro jakoukoliv úroveň agregace v rámci konsolidačního celku a on-line prezentace Cash Flow sestaveného nepřímou metodou s možností volby výběru (společnost / 6 7
Charakteristika projektu skupina; třetí strany, intercompany, related parties; scénář (budget, actual); měna) nebo on-line prezentace změn klíčových driverů businessu formou waterfall bridge ve scénářích Actual / Prior Year / Budget s očištěním o vliv FX. Realizací projektu došlo k urychlení procesu měsíční závěrky / konsolidace a snížila se pracnost, čímž došlo k časové úspoře. Nové on-line prostředí nabízí konsistentní přístup pro všechny entity a jasný zdroj dat bez manuálních úprav před nahráním dat. To vše je provázeno vysokou flexibilitou a schopností pružně reagovat na změny (např. osnovy nebo přidání entit apod.). Implementace modifikované reprodukční ceny ve společnosti Preciosa David Pur Mezi finalisty soutěže FINprojekt 2016 byla i společnost Preciosa se svým projektem nazvaným Implementace modifikované reprodukční ceny ve společnosti Preciosa. Hlavním cílem projektu bylo eliminovat nedostatky historických cen v ocenění dlouhodobých aktiv a promítnutí tržních podmínek do účetnictví. Vedoucím projektu byl David Pur. Realizace projektu trvala od dubna 2014 do září 2015. Výsledky projektu pochází z dceřiné společnosti PRECIOSA ORNELA, a. s. Hlavním důvodem je, že společnost PRECIOSA, a. s. nezveřejňuje své výsledky a účetní závěrku. Před zahájením projektu byla zanalyzována problematika historických cen a potřeba nalézt vhodnou metodu pro ocenění aktiv. Společnost Preciosa chtěla také určit reálnou hodnotu svých dlouhodobých aktiv s co nejnižšími náklady. Dále si dala požadavek na stanovení současné hodnoty společnosti a rozhodnutí o optimální výši dividend k vyplacení. Výsledkem projektu bylo zjištění reálné ceny dlouhodobého hmotného majetku, zachycení tržních podmínek v alternativních účetních výkazech, úspora nákladů na pojištění 200 tisíc Kč za rok. Došlo ke snížení správní režie a snížení nákladových cen. Zároveň byla určena optimální výše dividend a zautomatizován reporting v SAP. Realizační tým byl během průběhu plnění jednotlivých etap projektu připraven na určitá rizika, mezi která patřilo (ne)správné rozhodnutí o statistické metodě, zajištění úplných a komplexních podkladů a systémová omezení SAPu. Aby těmto rizikům tým předešel, využíval informace z Českého statistického úřadu, do své práce zapojil IT oddělení a výsledky konzultoval s akademickými pracovníky. Dopady na společnost jsou viditelné v podobě snížení nákladů na pojištění, snížení procenta správní režie, snížení nákladových cen, zabezpečení zdrojů na obnovu majetku a také snížení daňového základu. 8 9
Charakteristika projektu Profitability dashboard Václav Urban Vojtěch Altman Pátým projektem, který postoupil do finálového klání soutěže FINprojekt 2016, byl projekt Václava Urbana a Vojtěcha Altmana z Československé obchodní banky. Svůj projekt nazvali Profitability dashboard, který si dal za cíl vytvořit nástroj, který umožní detailní rozpad nákladů a výnosů k produktu a vzájemné porovnání. Projekt trval 4 měsíce a navazoval na předchozí nevyhovující stav. Realizační tým si byl vědom požadavků na nástroj s vyšší flexibilitou a porovnatelností mezi produkty a také na vysokou míru detailu při nastavování pricingu produktů. Dalším důvodem pro realizaci byla potřeba platformy dostupné pro interní zákazníky. Realizační tým se proto vrhl na přípravu nástroje, kterým by firma efektivně řídila produktové portfolio a zároveň by umožnil porovnávání výkonnosti a rentability jednotlivých distribučních kanálů. Po ukončení projektu a implementaci nástroje se daří cíleně vyhodnocovat marketingové kampaně a sledovat bod zvratu. Došlo k úspoře času při zpracování a využívání dat, také k úspoře nákladů a rozšíření povědomí a využitelnosti produktového profitability. Projekt se bude do budoucna dále vyvíjet a je možné pokračovat v podobě implementace modelovacího schématu, ve kterém si bude moci uživatel nasimulovat vlastní produkt a jeho následnou ziskovost. Uvažovat na této úrovni lze i o převedení do systémového prostředí banky. Jan Kiška, jeden z uživatelů Profitability Dashboardu, si práci v tomto nástroji velmi chválí: Dashboard profitabilit je velmi užitečným nástrojem, který využívám pravidelně a komfort práce s modely profitabilit se po jeho zavedení značně zvýšil. Velmi oceňuji možnost komparace různých produktů za různá období na jednom listu, stejně tak detail, který je u jednotlivých produktů k dispozici a to jak co se týče nákladů, tak výnosů. Dashboard je přehledný a práce s ním je jednoduchá. 10 11
2017 Projekt roku v podnikových financích Dokončili jste zajímavý projekt v oblasti controllingu nebo finančního řízení, který přispěl k zefektivnění systému řízení či úspoře nákladů? Přihlaste se do naší soutěže a porovnejte se s ostatními! Do třetího ročníku míříme s hodnotnějšími cenami: Jak se zúčastnit? Zašlete vyplněnou přihlášku a popis projektu do vzorového formuláře na email: lenka.pisarovicova@cafin.cz. Příjem přihlášek je do 14. 4. 2017. 1. cena Kredit na vzdělávání u Controller Institutu v hodnotě 50.000 Kč a další ceny od partnerů soutěže. 2. cena Kredit na vzdělávání u Controller Institutu v hodnotě 30.000 Kč a další ceny od partnerů soutěže. 3. cena Kredit na vzdělávání u Controller Institutu v hodnotě 20.000 Kč a další ceny od partnerů soutěže. Pro postupující do finále soutěže: účast ZDARMA na 20. Controllingovém fóru ve dnech 25. 26. 5. 2017 Na co může být projekt zaměřen? Okruhy možných témat projektu: Zavádění / inovace nástrojů, metod a procesů finančního řízení Zavádění / inovace nástrojů, metod a procesů controllingu Projekty snižování nákladů a zvyšování firemní výkonnosti Implementace informačních systémů pro podporu manažerského rozhodování, plánování a reportingu a další témata související s podnikovými financemi. Pro všechny zúčastněné: kniha Řízení hodnoty podniku Vaše dotazy Vám ráda zodpoví Ing. Lenkou Písařovicová tel.: +420/226 211 690 lenka.pisarovicova@cafin.cz CAFIN Controlling A FINance nás baví 12