Komunikace Elektronická komunikace Základní pojmy Svět internetu nám nabízí množství způsobů komunikace. Tyto způsoby rozdělujeme na dvě hlavní skupiny: 1. Synchronní komunikace probíhá v reálném čase. Jedná se například o chat, VoIP telefonáty či známý program Skype. 2. U asynchronní komunikace není nutná okamžitá reakce. Jedná se například o různá diskusní fóra, SMS nebo e-mail. Po internetu lze přenášet v digitální formě rozhlas i televizi, lze zajistit i další doplňkové služby v rozsahu podobném klasické telefonii a videotelefonii atd. Nyní se podívejme na jednotlivé služby podrobněji: Asi nejznámější komunikační službou internetu je e-mail, což vlastně znamená elektronická pošta. Jedná se o způsob odesílání, doručování a přijímání zpráv přes síť/internet. Použití je analogické s klasickou poštou. Stačí zadat e-mailovou adresu adresáta do svého e- mailového klienta nebo do formuláře webového rozhraní, napsat samotné tělo zprávy a zmáčknout Odeslat. Výhodou elektronické pošty je její velká rychlost, e-mail může být adresátovi doručen běhen vteřin. Velké možnosti formátování textu a hlavně možnost vkládání libovolných elektronických příloh jako obrázky či dokumenty. Výhodou může být také snadné třídění, archivace a vyhledávání zpráv či že je zdarma. Nevýhodou je zejména zneužívání této levné cesty k rozesílání miliard nevyžádaných reklamních e-mailů. 36
E-mailová adresa je údaj, který v e-mailové zprávě určuje adresáta zprávy, případně adresáta kopie zprávy, a obvykle též údaj o odesílateli zprávy. E-mailová adresa identifikuje elektronickou poštovní schránku uživatele e-mailu. Adresa má tvar adresát@internetová_doména, například jan.novak@seznam.cz. K adrese může být přiřazeno uživatelské jméno, které může obsahovat také speciální znaky háčky apod. Poštovní klient poté upřednostňuje toto pojmenování adresáta a pro větší přehlednost tedy zobrazí Jan Novák a samotná adresa je pod tímto označením skryta. Short Message Service (SMS) - Služba krátkých textových zpráv je název pro službu dostupnou na většině digitálních mobilních telefonů. Jak je patrné z názvu, jedná se o zasílání krátkých textových zpráv. Zprávu lze posílat mezi mobilními telefony, jinými zařízeními, na pevné telefony nebo přes internet. Délka zprávy je omezena na 160 znaků. Často se u nás jako SMS označuje i samotná krátká textová zpráva. Technologickým nástupcem SMS jsou zprávy MMS, které umožňují posílat i multimediální obsah. 37
Voice over Internet Protocol (VoIP) - je technologie, umožňující přenos digitalizovaného hlasu prostřednictvím počítačové sítě nebo jiného média, prostupného pro protokol IP. Používá se pro telefonování prostřednictvím Internetu, lokální sítě nebo jakéhokoliv jiného datového spojení. Koncovým zařízením může být jak program v počítači či mobilním zařízení, ale i hardwarový telefon. Mezi tyto služby patří například Skype, který umožňuje také spojení s klasickou veřejnou telefonní sítí. Hlavní výhodou tohoto způsobu komunikace jsou velmi nízké náklady na hovor. Nevýhodou může být nižší bezpečnost či nutnost připojení k internetu. Existují však i čistě síťové verze. Instant Messaging (IM) je internetová služba, umožňující svým uživatelům sledovat, kteří jejich přátelé jsou právě připojeni, a dle potřeby jim posílat zprávy, chatovat, přeposílat soubory mezi uživateli apod. Hlavní výhodou oproti používání např. e-mailu spočívá v principu odesílání a přijímání zpráv v reálném čase. Jinými slovy zpráva je doručena ve velmi krátké době od odeslání (většinou do jedné vteřiny). 38
Instant messaging zrychluje komunikaci a umožňuje snadnou spolupráci mezi více lidmi. Na rozdíl od e-mailu nebo telefonu druhá strana ví, zda je účastník k dispozici či nikoliv. Většina IM systémů umožňuje nastavit stavové zprávy, tedy zprávu, podle které lze zjistit, zda je uživatel přítomen přímo u svého počítače. Na druhou stranu uživatele nikdo nenutí, aby na zprávy odpovídali ihned. Tímto způsobem se IM komunikace stává méně vyrušující než třeba telefon. IM je ideální pro rychlou výměnu internetových adres, kusů zdrojového kódu a dalších informací, které se např. v telefonní komunikaci špatně přenášejí. Protokolů pro komunikaci přes IM jsou desítky. Ty nejrozšířenější však každý používají i stovky miliónů uživatelů. Patří mezi ně u nás nejrozšířenější ICQ, ale i AIM, Google Talk, XMPP (Jabber), Windows Live Messenger. Pro příjem a zasílání zpráv se využívají IM klienti. Opět se zde nabízí velké množství programů, některé nabízejí též připojení k více protokolům zaráz. Mezi nejznámější patří Miranda, Trilian, QIP, Jimm, Pidgin a ICQ. Každý z programů má své specifika a o tom, který je nejlepší, se vedou na internetu nekonečné diskuze. Online (virtual) community - virtuální komunita, e-komunita nebo on-line komunita je skupina lidí, ve které její členové navzájem komunikují jinak, než přímým kontaktem a činí tak ze sociálních, profesních, vzdělávacích či jiných důvodů. Ke kontaktu využívají diskusní fóra, e-mail, on-line sociální sítě nebo chat. Může se jednat o skupinu filmových nadšenců, internetová fóra zahrádkářů nebo diskusní místnosti komunity hráčů počítačových her. 39
Bezpečnostní hlediska Elektronická komunikace je častým cílem počítačové kriminality. Jde jak o pokusy dostat se k citlivým datům, tak o rozesílání nevyžádané pošty a zavirovaných e-mailů/příloh. Nejčastěji se jedná právě o e-maily a tak se na tyto hrozby nyní zaměříme. Hlavní hrozby elektronické pošty jsou spam a červi. Spam je nevyžádaná reklamní pošta. Nízké náklady na odeslání zprávy umožňují spammerům odeslat stovky miliónů elektronických zpráv denně. Stovky aktivních spammerů způsobují přetížení počítačů v internetu, které takto dostávají desítky či stovky nevyžádaných e-mailů denně. Dalším typem e-mailových zpráv jsou takzvané hoaxy. Tak se nazývají bludné zprávy kolující po internetu. 40
Počítačový červ je program obsahující škodlivý kód, který napadá hostitelské počítače a šíří se dál prostřednictvím sítě. Základní rozdíl mezi virem a červem je ten, že červ se dokáže šířit sám a není závislý na hostitelském souboru. Červ využívá k šíření hlavně elektronickou poštu nebo zneužívá bezpečnostní díry v různých aplikacích. Červ může například rozesílat kopie sebe sama všem členům vašeho e-mailového adresáře, jejichž počítače poté provedou to stejné, což způsobí domino efekt nebo rozsáhlý síťový přenos, který může zpomalit pracovní sítě i Internet jako celek. Ochranou je zejména opatrnost uživatele a aktualizovaný antivirový program. Je potřeba si uvědomovat nebezpečí napadení počítače počítačovými viry při otevírání neznámých zpráv elektronické pošty nebo jejich příloh. Dalším nebezpečím elektronické komunikace je tzv. Phishing. Jedná se o podvodné získávání důvěrných a citlivých informací za účelem obohacení se z cizích zdrojů. Nejčastější formou je zasílání podvodných emailových zpráv k získání např. hesel k internetbankingu a informací k platebním kartám. Jak se proti phishingu bránit? Podezřelé e-maily ignorujte, neklikejte na žádné odkazy v e-mailu, pro přihlášení používejte oficiální stránky. Buďte opatrní. Mějte na paměti, že phishing nemusí být spojen jen s tématem elektronického bankovnictví, ale je to např. i snaha o získání hesla do e-mailu nebo jiných služeb. Buďte opatrní, než se někde přihlásíte či zaregistrujete. Myslete na to, že žádná instituce, a už vůbec ne bankovní instituce, po vás nikdy nebude žádat přihlašovací údaje e-mailem. Toto se řeší oficiální formou, jako je osobní kontakt, nebo doručená klasická pošta na adresu vašeho trvalého bydliště, nikoli e-mailem. Používejte zabezpečené spojení. Když phishing pochází ze zahraničí, většinou ho rozeznáte díky špatné češtině, jako je skloňování slov atd. Aktualizovaný internetový prohlížeč a e-mailový klient informují uživatele, že se jedná o phishing. V neposlední řadě mějte za každých okolností aktualizovaný operační systém, firewall a aktualizovaný antivirus. Podvodné e-maily jsou takové, které jsou zasílané mnoha uživatelům internetu. Snaží se získat důvěrná data uživatele, nebo směřují na podvodné stránky. Útočník vytvoří zprávu pod jménem 41
důvěryhodné instituce, často s identickou grafikou a dalšími prvky. V této zprávě pak velmi věrohodně přesvědčí své oběti, aby klikly na nabízený odkaz. Tento nasměruje uživatele na internetovou stránku, kde jsou vyzváni k zadání citlivých dat. Sami uživatelé často do poslední chvíle netuší, že se jedná o podvrh. Prvním krokem k ochraně uživatelů je osvěta a zájem uživatelů o zásady bezpečného pohybu na internetu. Zvýšenou pozorností a opatrností mohou uživatelé úspěšně čelit většině útoků na své soukromí. Druhým krokem by mohlo být využívání zaručeného elektronického (digitálního) podpisu. Elektronický podpis jsou elektronické identifikační údaje autora/odesílatele elektronického dokumentu, připojené k němu. Za elektronický podpis se v širším významu považuje i prosté nešifrované uvedení identifikačních údajů (například jména a adresy) na konci textu v elektronické podobě, které zaručuje identifikaci označené osoby, avšak nikoliv integritu podepsaného dokumentu ani autentizaci podepsaného. Zaručený elektronický podpis je elektronický podpis v takové formě, která, zpravidla kryptografickými metodami, zaručuje i integritu dokumentu a autentizaci podepsaného. Pro některé účely je navíc vyžadován zaručený elektronický podpis pouze s předepsanými typy certifikace. Zaručený elektronický podpis dokumentu zajišťuje: autenticitu lze ověřit původnost (identitu subjektu, kterému patří elektronický podpis), integritu lze prokázat, že po podepsání nedošlo k žádné změně nepopiratelnost autor nemůže tvrdit, že podepsaný elektronický dokument nevytvořil může obsahovat časové razítko - prokazuje datum a čas podepsání dokumentu Zatímco elektronický podpis označuje fyzickou osobu, elektronická značka může označovat i právnickou osobu nebo organizační složku státu, podobně jako firemní či úřední razítko. Tato značka je využívána například u našich Datových schránek. 42
E-mail základní pravidla Jak již bylo psáno dříve, velkou výhodou elektronické komunikace je její nízká cena a vysoká rychlost doručení. Další výhodou je, že pokud je e-mailové úložiště umístěno na internetu, jsou vaše e-maily přístupné odkudkoliv a můžete je také odkudkoliv odesílat. Se snadností využití elektronické komunikace a zejména pošty jde ruku v ruce nutnost používat základní pravidla/etiketu takovéto komunikace. Tyto pravidla ušetří práci vám i příjemci a práci s poštou zpřehlední. Používejte výstižný předmět emailu při odesílání elektronické pošty se kromě adresy adresáta a samotné zprávy zasílá také její předmět. Jedná se vlastně o stručné vyjádření, o čem vlastně zaslaná zpráva je, v délce maximálně několik slov. Mail zcela bez předmětu nejen že může být zařazen (spadnout) do nevyžádané pošty či jej může příjemce ignorovat v domnění, že jde o podvodní e-mail, nebo spam. Stává se navíc obtížně identifikovatelným, pokud si z něj uděláte úkol. Existují nepsané pravidla jako: mail, který můžeš vyřídit do dvou minut, vyřiď když lze delegovat, deleguj a když ne, zařaď si ho do úkolů, s prioritou, a s termínem Úkol bez předmětu je pak úkol bez textu a v seznamu úkolů není poznat, co od vás ten úkol vyžaduje. Předmět píšeme stručně a výstižně tak, aby bylo hned zřejmé, o co jde. Předmět e-mailu je jeho nejdůležitější část, věnujte mu prosím velkou pozornost. Není vhodné použít například jen slovo Aktualizace, ale rovnou upřesnit Aktualizace ceníku sekaček Honda 8/2010 43
Jeden mail, jeden úkol nespojujte více úkolů/informací v jednom emailu. Příjemce si přečte první polovinu zprávy, pochopí, o co jde a poznačí si úkol. To že pod podpisem v P.S. je oznámení o schůzce s ředitelem už si poté nemusí všimnout. Je-li v každém mailu jediný úkol, můžete si být jisti, že adresát nic nezazdí" a splní vše, co po něm žádáte. Jakmile úkol v mailu splní, označí jej jako splněný a ostatní úkoly poslané v dalších mailech jsou stále aktivními úkoly, na které se nezapomene. Stručnost - dlouhé maily o ničem nemá nikdo rád. Času je málo, a budete-li psát třístránkové maily, jejichž obsahem bude maličkost, maily od vás nebudou lidé číst. V lepším případě je nebudou číst celé a riskujete, že přehlédnou důležitou informaci. Věcnost - pište přesně, napište všechny potřebné relevantní informace. Není nic zbytečnějšího, než si vyměnit 8 mailů kvůli úkolu na dvě minuty. Odpovídejte včetně historie - nepředpokládejte, že si člověk pamatuje, o čem si s vámi mailoval minulý čtvrtek. Odpovídáte-li na mail, nechejte původní text jako součást mailu. Adresát, nebude-li ihned v obraze, vidí, o čem jste si už kvůli téhle věci psali a nemusí vás obtěžovat, zbytečnými dotazy. Neposílejte nepotřebné maily. Maily typu přepošli deseti známým, jinak budeš mít 10 let smůlu" sem patřily před patnácti lety. Dnes je e-mail prostředkem denní komunikace a posílat tyhle hlouposti do profesionální komunikace nepatří. Správný adresát - Snažte se psát vždy pouze jen těm lidem (skupinám), kterých se to týká. Když už není jiné východisko a musíte zprávu poslat širší skupině uživatelů, sepište alespoň co nejvýstižnější Předmět a hned v první větě stručně vysvětlete komu přesně je e-mail určen. Omluva ostatním nechtěným čtenářům je znakem dobrého vychování, není však omluvenkou tehdy, kdy šlo adresáty určit přesněji. Funkci Odpovědět všem používejte pouze ve výjimečných případech. V naprosté většině případů stačí odpovědět pouze adresátovi. Je samozřejmě těžké nezareagovat, když vás před celým fórem někdo nespravedlivě napadne a cítíte přirozenou potřebu se hájit, ovšem berte ohled na všechny ostatní ty to povětšinou vůbec nezajímá a mají svých starostí dost. Využití políčka kopie pole bývá označováno také jako CC a znamená Na vědomí nebo Pouze pro informaci. Jedná se o pole velmi podobné poli Komu, kam se zadává e-mailová adresa adresáta (také jsou většinou vedle sebe). Při odeslání emailu se zpráva odešle jak na adresy zadané v poli Komu, tak zcela stejně i na adresy zadaném kopii. Rozdíl je v tom, že pokud někoho dáte do Kopie, dáváte mu tím najevo, že chcete, aby o zprávě věděl, byť zpráva není určena přímo jemu. Většinou se také od lidí uvedených v Kopii neočekává odpověď. Pokud ano, napíšeme jejich adresu raději do pole Komu. Tím že někoho dáte do Kopie, šetříte výrazně jeho čas. Pozor, existuje také pole BCC, což je vlastně slepá kopie. Rozdíl mezi CC a BCC je pouze v tom, že adresát si může zobrazit pole Komu a CC, vidí tedy, komu e-mail dorazil v poli Komu a v poli Kopie, ale neuvidí adresáty vepsaných do pole BCC, tedy slepá kopie. Toto pole využíváme v případě, kdy chceme všem zaslat nějakou informaci, ale nechceme, aby každý viděl náš adresář s kontakty. Takovou informací může být správa např. o přírůstku do rodiny. 44
Komu seznam adres, komu je zpráva určena Kopie (CC) seznam adres, komu se dává zpráva na vědomí, ale nečeká se reakce Skrytá kopie (BCC) seznam adres, kam se zašle kopie zprávy, ale ostatním jsou tyto adresy skryty Důležitost emailů - možnost nastavení důležitosti e-mailů bývá často opomíjena a přitom dokáže adresátovi okamžitě sdělit, jak rychle se má věnovat vaší zprávě. Zkuste se zamyslet u každého odeslaného e-mailu nad tím, jak moc je důležitý. Urgentní a závažná sdělení si zaslouží přidělit vysokou prioritu. Naopak věci méně důležité, u kterých postačí, že se k nim adresát dostane později, by měly mít prioritu nízkou. Není vhodné každý svůj e-mail označit příznakem urgentní, jelikož časem bude jakákoliv priorita ignorována a váš opravdu důležitý mail zapadne. Zasílání příloh při zasílání příloh elektronickou poštou je potřeba uvážit několik hledisek. Jde hlavně o velikost souboru a jeho typ. Jelikož je uživatel limitován svojí rychlostí připojení k internetu a téměř vždy též velikostí samotné e- mailové schránky, není vhodné odesílat touto cestou velmi velké přílohy, například video z dovolené. V současné době je u webových e-mailů velikost příloh průměrně omezena na 10 MB. Tento limit je zcela dostatečný pro zasílání dokumentů či několika fotografií. Dalším problémem může být typ souborů. Adresát nemusí mít program, který bude umět přijatý soubor zpracovat. Například starší verze Microsoft Office neumí standardně otevřít dokumenty z verze 2007 a výše (přípona docx a jiné). Může se však jednat i o soubory z úzce specializovaného programu, který druhá strana vůbec nemá apod. Je tedy vhodné zasílat soubory v co nejrozšířenějším či nejobecnějším formátu (pdf, jpg ). Jiný typ problému může nastat při pokusu o odeslání spustitelného souboru (například přípona exe). Z důvodů bezpečnosti, aby nemohl být spuštěn zákeřný kód, jelikož je tento způsob využíván velice často k šíření virů a červů, mailový klient tyto přílohy automaticky blokuje. Někdy stačí označit, že se jedná o důvěryhodný zdroj a klient vás k příloze pustí, někdy je blokování trvalé. Často se dá zablokování předejít zkomprimováním spustitelného souboru (například zip kompresí) či změnou přípony, aby se znesnadnila identifikace spustitelnosti. Někdy stačí odmazat písmeno (program.ex_), někdy je potřeba změnit příponu celou (program.exe = program.txt). V tomto případě je nutné uvést v emailu, že se ve skutečnosti jedná o spustitelný soubor. Pozor, při přijímání jakéhokoliv souboru poštou je potřeba mít vzýšený postřeh a jednat velmi opatrně. 45
Použití elektronické pošty Pro práci s elektronickou poštou se využívají e-mailoví klienti. Jedná se vlastně o počítačové programy, které usnadňují psaní, zasílání, přijímání a celkově správu vaší e-mailové komunikace. Je jich mnoho druhů, lišící se vlastnostmi, funkcemi a samozřejmě cenou. Neznamená však, že pokud je program zdarma, že se jedná o špatný produkt. Často tyto programy předstihují i své placené bratry. Nejrozšířenější programem pro práci s poštou je Microsoft Outlook (či zjednodušený Outlook Express), z programů zdarma je to Mozilla Thunderbird. Práce v jednotlivých programech je velmi podobná a my se zaměříme na Outlook, právě z důvodů jeho rozšířenosti. E-mailoví klienti tohoto typu jsou označovaní jedním pojmem jako tlustý klient. Druhou možností správy elektronické pošty jsou webové stránky, které mají výhodu dosažitelnosti z jakéhokoliv místa Země (s připojením na internet). Nevýhodou je menší množství funkcí. E-mailové klienty tohoto typu nazýváme tenký klient. Microsoft Outlook Aplikace Microsoft Outlook nabízí nástroje pro správu firemních i soukromých e-mailů, slouží ke komunikaci s ostatními ve stejné organizaci i na Internetu. Mezi základní funkce patří zejména odesílání, příjem a třídění zpráv elektronické pošty, správa osobního kalendáře, plánování schůzek a úkolů nebo adresář kontaktů. My se zaměříme právě na elektronickou poštu. Aplikaci Microsoft Outlook (dále jen Outlook) spustíme poklikáním na příslušnou ikonu na ploše nebo výběrem v nabídce Start. Při prvním spuštění je potřeba vytvořit účet. S touto činností vám zajisté pomůže váš administrátor, který by měl dodat informace o vaší e-mailové adrese a heslu. Při dalším spuštění si program nastavení bude pamatovat. Po přihlášení k účtu se otevře hlavní okno programu. Ikona se může nacházet na ploše nebo v nabídce Start, ale i na panelu Snadné spuštění nebo v Oznamovací oblasti (v liště vedle hodin), kam se také program minimalizuje. 46
V horní části hlavního okna programu je klasické menu a ikony nejčastěji používaných funkcí (panel nástrojů). Dolní část je rozdělena na dvě části. V levé jsou jednotlivé složky programu a v pravé jejich obsah. Hranice jednotlivých oken lze měnit tažením myši. Hlavní složky v Outlook: Pošta zde se nachází doručená a odeslaná pošta, výsledky hledání či rss kanály Kalendář plánování schůzek, událostí, služebních cest Kontakty adresář kontaktů; snadné třídění, vyhledávání, vytváření seznamů Úkoly seznam úkolů ke splnění. Úkoly můžeme vytvářet jak ručně, tak i pomocí označení emailu. Poznámky elektronické lepící poznámkové lístky (Post-it) 47
Kliknutím otevřeme složku pošta. Nyní je okno rozděleno na tři části. V levé jsou stále hlavní složky programu (navigační podokno), ale otevře se také seznam jednotlivých složek elektronické pošty. Základní (předefinované) jako Doručená nebo Odstraněná pošta nejdou odstranit, jinak lze strukturu těchto složek libovolně měnit. Tedy vytvářet, zanořovat, přejmenovávat či mazat složky a přesouvat v nich jednotlivé zprávy. Práci se složkami probírá pozdější kapitola. V prostřední části je zobrazen obsah právě vybrané složky z levého panelu. Na obrázku je otevřena složka Koncepty, obsahující rozepsané zprávy. Pokud označením vybereme email ze složky, jeho obsah se zobrazí ve třetí (pravé) části. Vybrání se provádí šipkami nebo kliknutím myší. Pokud na vybraný e-mail poklepeme, nebo ho potvrdíme entrem, otevře se ve zcela novém okně. Výhodou je větší plocha na zobrazení zprávy a změní se ikony v horní části okna. Otevřenou zprávu zavřeme kombinací kláves Alt+F4 nebo kliknutím na křížek v pravém horním roku. Stejným způsobem se z hlavního okna ukončuje i celý program. 48
Jak jsme si právě ukázali, prohlížení elektronických zpráv je velmi snadné. Nyní si ukážeme, že vytváření zpráv není o nic složitější. Novou zprávu vytvoříme kliknutím na ikonu Nová, výběrem 49
z nabídky Soubor - Nový, zkratkou Ctrl+N nebo ikonou Odpovědět. Otevře se okno, s prázdnou zprávou. V horní části okna je opět klasické menu a ikony nejčastěji používaných funkcí. Zleva se jedná o práci se schránkou, s fonty písma, správa kontaktů, vkládání příloh, parametry zprávy a kontrola pravopisu. Další panely nástrojů se nacházejí v jednotlivých záložkách. Rozvíjejí a rozšiřují tyto základní. Ve střední části je hlavička, obsahující tlačítko sloužící k odeslání e-mailu, několik polí pro adresy a pole pro Předmět. Rozdíl mezi kopií (CC) a skrytou kopií (BCC) jsme probrali již dříve, stejně jako etiketu psaní předmětu. Pozor, některá méně využívaná pole mohou být skryta. Jejich zobrazení můžeme upravit v záložce Možnosti - Pole v nástrojové liště, kde můžeme měnit také další parametry zprávy. Do řádku Komu zadáme seznam adresátů (více emailů oddělíme středníky), do řádku Kopie a Skrytá napíšeme seznam adresátů, kterým se pošle kopie na vědomí. Pro jednodušší zadávání 50
můžeme kliknutí na ikonu s názvem pole otevřít adresář a emailové adresy vkládat poklepáním na jméno přímo z něj. Předmět e-mailu volíme stručný, ale informačně přínosný. Ve spodní části máme prostor pro napsání samotné zprávy. Text píšeme jako ve Wordu nebo jiném textovém editoru. Do obsahu můžeme vkládat obrázky či standardně pracovat se schránkou. Někteří poštovní klienti však nemusejí po doručení vaší zprávy zobrazit všechno formátování korektně. Vkládat do zprávy můžeme ze dvou hlavních zdrojů. Ze schránky vložením přímo do obsahu zprávy, kdy se může jednat například o libovolný text, obrázek, tabulku atd. Nebo přiložením souboru jako samostatné přílohy e-mailu. Vložení ze schránky provedeme zkratkou Ctrl+V nebo pomocí menu Vložit. Obsah se vloží na pozici kurzoru. Přílohu vložíme k e-mailu nejrychleji přetáhnutím souboru myší na okno rozepsané zprávy nebo kliknutím na ikonu kancelářské sponky a vybráním souboru z disku počítače. Podrobnější volby získáme přepnutím horní nástrojové lišty na Vložení. Nyní vidíme, že přikládat se nemusejí pouze externí soubory. Outlook nabízí možnost přiložit například vizitku z Kontaktů, položku z Úkolů nebo poznámky z Kalendáře. 51
Po vložení přílohy se v hlavičce zobrazí její název a velikost. Opět dodržujte zásady etikety a rozmyslete formát, velikost a počet souborů. Odstranění přílohy provedeme označením a klávesou delete nebo pomocí menu pod pravým tlačítkem myši. Po zadání adresy, předmětu, napsání zprávy a přiložení příloh si můžeme nechat zkontrolovat gramatiku, stejně jako ve Wordu klávesou F7 nebo kliknutím na ikonu Kontrola pravopisu. Další možností je změnit důležitost zprávy kliknutím na ikonu důležitosti. Příjemci se po přijetí zprávy její priorita příslušně označí. Po ukončení všech úprav můžeme e-mail odeslat kliknutím na tlačítko Odeslat. V případě potřeby si můžeme rozepsaný e-mail uložit kliknutím na ikonu diskety v hlavní liště okna nebo vybráním položky Uložit z menu. Program může administrátor nastavit, aby ukládal rozepsané zprávy automaticky. Uživatel je vyzván k uložení také, pokud se pokusí náhle zavřít okno s rozepsanou zprávou. Všechny takto uložené zprávy se nacházejí ve složce Koncepty. Informace o příchozích zprávách, které jsme dosud nepřečetli ani na ně neodpověděli, jsou v poštovních složkách uvedeny tučně. Zpráva se odznačí automaticky po otevření zprávy, po určitém čase, co je zobrazen náhled, příkazem Úpravy - Označit jako přečtené, nebo stiskem Ctrl+Q. Zpět do nepřečteného stavu ji vrátíme příkazem Úpravy - Označit jako nepřečtené, nebo stiskem Ctrl+U. Zprávu otevřeme poklepáním myší nebo výběrem zprávy a entrem. Při čtení příchozí zprávy se hlavní nástrojová lišta liší od té při psaní zprávy. Obsahuje ikony pro odpověď a práci se zprávou, jako smazat, přesunou, označit k zpracování, označit barevně. Vlezou se 52
však jen na jednu záložku. Ve spodní části okna je zobrazena needitovatelná hlavička a samotná zpráva. Odpovědět (Ctrl+R) Outlook vytvoří novou zprávu, adresovanou původnímu odesilateli. Předmět doplní na začátku textem RE:, který značí, že se jedná o odpověď. Do textu zprávy vloží informace ze záhlaví zprávy a celý její původní text. Naopak přílohy již v odpovědi nejsou. Chybí zde, jak odpovědět bez vložení původní zprávy! Odpovědět všem (Ctrl+Shift+R) - kromě odesilatele odešle odpověď také všem ostatním příjemcům původní zprávy. Předat dál (Ctrl+F) slouží k přeposlání e-mailu dalším adresátům. Předmět se doplní o znaky FW:. Do těla zprávy se opět zkopíruje hlavička a obsah zprávy. Na rozdíl od Odpovědět zůstávají ve zprávě také přílohy. Odstranit přesune zprávu do složky Odstraněná pošta Při velkém množství zpráv je výhodné využít označování pomocí příznaků. První možností je zařadit zprávu do kategorie - zvýraznit e-mail barevně. Co znamená která barva je na uvážení uživatele. Druhou možností je označit zprávu ke Zpracování. Kdy se automaticky vloží předmět této zprávy do úkolů k vyřízení. Příznak můžeme rychle definovat také v hlavním okně aplikace Outlook, klepnutím na tlačítko Stav příznaku po pravé straně záhlaví zprávy. Prvním klepnutím se vytvoří příznak Zpracovat (bez termínu splnění) a druhým klepnutím Zpracovat Dokončeno. Podobně můžeme zprávu zařadit do barevné kategorie. Výběr z nabídek. Zobrazení položky v podokně složky v hlavním okně. 53
Pokud zpráva obsahuje přílohu, je v okně Outlooku označena ikonou kancelářské svorky. Po otevření ve formuláři zprávy se změní na ikonu s názvem souboru. Přílohu můžeme otevřít prostým poklepáním myší. Přílohu uložíme do počítače kliknutím na požadované přílohy pravým tlačítkem myši a zvolením Uložit jako Otevře se standardní okno pro práci se soubory a vy jen určíte cestu, kam se má uložit. Při práci s přílohami je nutné dbát na základy bezpečnosti a raději neotvírat ty podezřelé z neznámých zdrojů. V případě potřeby můžeme zprávu samozřejmě vytisknout. Nejrychlejším způsobem je využití zkratky Ctrl+P nebo vybráním příkazu z hlavního menu, které se otevírá kliknutím na kulatou ikonu v levé horní části okna. Další možností je menu Soubor - Tisk. Před tiskem je vhodné zkontrolovat, co přesně tiskárna vytiskne pomocí funkce Náhled. Tisk spustíme kliknutím na položku Tisk. Možnosti tisku odpovídají standardním volbám tisku z Windows. Výhodou je, že pokud ve složce označíme více zpráv zároveň, vytisknou se zároveň. Při psaní delšího mailu může být vhodné skrýt zbytečné záhlaví (lištu nástrojů), což provedeme zkratkovou klávesou Ctrl+F1 nebo poklepáním na název lišty. Pro případy nouze Outlook obsahuje přehlednou nápovědu, kterou otevřeme kliknutím na ikonu s otazníkem v modrém kolečku nebo klávesou F1. Navigace v menu nápovědy je intuitivní, podobná práci s webovým prohlížečem. Často můžeme využít také tzv. bublinové nápovědy, která se zobrazí po najetí myší na nějakou položku. 54
Správa zpráv elektronické pošty Pro vyšší přehlednost se elektronická pošta třídí pomocí složek. Nyní si ukážeme jak složky vytvářet a přesouvat. Jak v nich vyhledávat zprávy a jak vyřízené zprávy mazat. Složky aplikace Outlook jsou uspořádány do hierarchie velmi podobné, jako mají souborové složky na pevném disku počítače. Základem jsou výchozí složky, jako například Doručená pošta, kam se ukládají doručené emaily nachystané k přečtení nebo Odeslaná pošta, kam se ukládají odesílané zprávy. K těmto složkám si můžeme vytvořit libovolný počet složek vlastních v libovolné struktuře (lze vytvářet podsložky) Můžeme tedy jednoduše rozlišit mezi archivem služební a osobní pošty. Do speciálních složek patří také složky, kam chodí zprávy z RSS kanálů, nebo složky obsahující výsledky předchozích hledání. Vytváření nové složky je velmi jednoduché. Stačí na seznam kliknout pravým tlačítkem myši a zvolit Nová složka. Lze také využít Ctrl+Shift+E nebo menu Soubor - Složka. Otevře se dialog pro vytváření nové složky. V tomto okně se zadává pouze název nové složky a její umístění ve struktuře již vytvořených složek. Tento název lze kdykoliv změnit, stejně jako umístění. Po potvrzení vytvoření nové složky kliknutím na tlačítko OK je složka ihned připravena k využití. 55
Jak již bylo uvedeno, složky aplikace Outlook jsou uspořádány do hierarchie podobně jako běžné souborové složky. Vrcholem této hierarchie je složka Osobní složky. Při prvním spuštění programu jsou již vytvořeny výchozí podsložky, kam se ukládá doručená, rozepsaná a odeslaná pošta. Chceme-li vytvořit novou složku na nejvyšší úrovni (stejná jako mají výchozí složky; tzv. kořenová složka), musíme při vytváření zadat jako umístění právě složku Osobní složky. Pokud vybereme jinou složku, nová složka se vytvoří jako její podsložka. Tímto zanořování lze dále zvýšit přehlednost. V menu pod pravým tlačítkem myši se nacházejí další položky pro manipulaci se složkami. Stejné jsou také v menu Soubor-Složka. Zde lze přesunout složku do jiné složky. Lze také prostým přetažením myší v navigačním podokně, kopírovat složku (kopie se vytváří včetně obsahu), odstranit složku, přejmenovat složku a přidat/odebrat složku z oblíbených. Poznámka: S výchozími složkami takto manipulovat nelze; Smazaná složka se přesouvá nejdříve do koše, tedy do adresáře Smazaná pošta. Definitivně se smaže až po jeho vysypání. 56
Přesunutí zprávy do složky se provádí automaticky (smazaná pošta se ukládá do Odstraněné pošty apod.), prostým přetažením myší nebo výběrem položky Přesunout do složky pod pravým tlačítkem myši. Smazání zprávy z jakékoliv složky jde opět vykonat několika způsoby. Nejrychlejším je zmáčknutí klávesy Delete. Dále lze využít pravé tlačítko myši a položku Odstranit, kliknout na ikonu Odstranit nebo zprávu přesunout tažením myši do složky Odstraněná pošta. Smazaná pošta se pro jistotu přesouvá právě do této složky. V případě nouze je možné zprávu z tohoto koše jednoduše obnovit prostým přesunutím z něj. Po vysypání tohoto koše je zpráva nenávratně ztracena. Provádí se položkou Vyprázdnit pod pravým tlačítkem myši. Položky v programu Outlook, obsahující určitý text v libovolném poli, vyhledáme nejrychleji využitím okna Hledání, který je umístěn na horním okraji hlavního podokna. Po kliknutí do tohoto pole zadáme vyhledávaný text a potvrdíme. Skok do pole hledat se provedeme též zkratkou Ctrl+E. Aplikace ihned po potvrzení prohledá adresy a obsahy emailů, RSS zprávy a další položky. Nakonec zobrazí ty, jež obsahují hledaný text. Nejdříve se prohledává pouze právě prohlížená složka, po kliknutí na Zkuste hledat znovu ve všech položkách se prohledají i všechny ostatní. Pro vyšší přehlednost můžeme parametry vyhledávání rozšířit kliknutím na malé šipky na kraji pole Hledání. Otevřeme tím rozšířený panel, kde můžeme zadat který hledaný text s upřesněním, ve kterém poli se má nacházet. 57
Pro velmi přesné vyhledávání použijeme Rozšířené hledání. Dialogové okno se otevírá zkratkou Ctrl+Shift+F nebo z menu Nástroje-Okamžité hledání. V tomto okně zadáme požadované parametry, tlačítkem Procházet označíme složky, které se mají prohledat a prohledávání spustíme tlačítkem Najít. Výhodou je, že mohu vyhledávat například jen podle určitého slova v předmětu zprávy v příslušných složkách za poslední týden. Na rozdíl od Rychlého hledání, kde se výsledky zobrazují jako nová složka v hlavní složce Pošta, výsledky z Rozšířeného hledání se zobrazují přímo v jeho okně. 58
Pro zlepšení přehlednosti Outlook umožňuje snadné třídění zpráv. Třídit lze jakoukoliv složku, tedy jak přijaté zprávy, tak i třeba složku vyhledávání. Změnu třídění provedeme kliknutím na pole Uspořádáno v horní části okna se zobrazenými zprávami a výběrem požadovaného řazení. Pro ještě vyšší přehlednost Outlook řadí obsah do skupin, dle zvoleného třídění. Může se jednat o dny, ale též třeba odesílatele. Skupiny otevíráme a zavíráme kliknutím na ikonu + nebo u názvu skupiny. Tento druh zobrazení vypneme odškrtnutím volby Zobrazit ve skupinách. Kliknutím na druhou polovinu záhlaví podokna můžeme ještě změnit směr třídění. Pro správu vašich kontaktů slouží funkce Adresář Kontakty. Do kterékoliv složky kontaktů můžeme ukládat jména osob, jejich poštovní adresy, telefonní čísla, e-maily a další informace. Výběrem z tohoto seznamu můžeme požadované osobě ihned zaslat zprávu, nebo s ní komunikovat jinými způsoby, jež Outlook umožňuje. 59
Kromě obecných metod vyhledávání položek, které jsme probírali dříve, můžeme rychle najít kontakt přímo při zadávání do příslušného pole (napsáním prvních několika znaků jména či kliknutím na název pole). Pro správu těchto kontaktů slouží složka Kontakty. Mezi základní funkce patří vytváření, úprava a mazání kontaktů a distribučních seznamů, vyhledávání, filtrování či změna zobrazení. V levé části okna se nachází seznam složek kontaktů, podobně jako seznam složek u zpráv. Pod tímto seznamem se nachází výběr zobrazení. Lze zvolit mnoho způsobů zobrazení. Od stylu vizitky, jako na obrázku výše, po klasickou tabulku. V pravé části se nachází samotný seznam kontaktů, kde jej můžeme dále třídit, filtrovat nebo v něm vyhledávat. Nový kontakt vytvoříme pomocí zkratky Ctrl+N nebo kliknutím na ikonu Nový. Zadání informací provedeme prostým zadáním textu do příslušných polí. Máme-li k dispozici vhodný obrázek, například s fotografií osoby nebo logem společnosti, můžeme příslušný grafický soubor přiřadit tlačítkem Přidat obrázek kontaktu (je to velké tlačítko s ikonou osob uprostřed horní části formuláře). 60
Zaškrtnutím políčka Soukromé (ikona zámku) můžeme kontakt definovat jako soukromý. Při sdílení složky Kontakty s ostatními uživateli bude kontakt skrytý. Pokud posíláme často zprávy určitým skupinám kontaktů, můžeme vytvořit jejich (distribuční) seznamy. Nemusíme poté při každé zprávě zadávat každého adresáta jednotlivě, ale stačí zadat název tohoto seznamu. Seznam vytvoříme pomocí zkratky Ctrl+Shift+L nebo kliknutím na ikonu Nový Distribuční seznam. Členy seznamu přidáme jednoduše kliknutím na ikonu Vybrat/Přidat členy. Distribuční seznam je vhodné zapisovat v poštovní zprávě nikoli do pole Komu nebo Kopie, ale do pole Skrytá, jinak se každému z příjemců zobrazí všichni členové seznamu. Což může být nejen zbytečné, ale často i nevhodné. Kontakt nebo seznam smažeme klávesou delete nebo pomocí položky Odstranit pod pravým tlačítkem myši. Program MS je velmi rozsáhlý a jeho kompletní popis je nad rámec tohoto dokumentu. V případě potřeby je možné využít již zmiňovanou nápovědu (F1), vyhledat pomoc či informace na internetu nebo přímo přečíst knihu zaměřenou pouze na MS Outlook. Pozor však v tomto případě na zvolení knihy se správnou verzí programu. 61