Vladimír Svoboda Moduly, zásadní zjednodušení procesního modelování Metodika procesního modelování a další vyuţití procesních modelů ve firemní praxi. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 1
Uvedení firmy. SIVOP, s.r.o. Stránského 39 616 00 Brno Czech Republic mobil. +420 732 823 600 mail: vladimir@sivop.cz Skype: meckadoma www.sivop.cz 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 2
Cíl prezentace. Co to je firemní proces? Jak se dělá procesní model? Proč můţe být procesní model vyuţit ve firemní praxi? 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 3
Obsah prezentace. 1. Úvod. 2. Základní informace o firemních procesech a jejich modelování. 3. Metodika procesního modelování. 4. Moduly, konkrétní vyuţití procesních modelů pro střední firmy. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 4
Informace o firmě. SIVOP s.r.o. byl zaloţena 1996. Od roku 2002 se zabývá poradenství v oblasti firemních procesů a IS. Více neţ 50 poradenských projektů. Klientela od menších firem po podniky s obratem 3 MLD. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 5
Čím se zabýváme. Posláním firmy SIVOP s.r.o. je umoţnit středním podnikům vyuţít přínosy procesního modelování v reálném firemním provozu. Vše co děláme je orientováno na praktické a reálné vyuţití u našich klientů. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 6
Reference. Velké podniky: OHL ŢS a.s., Mitas a.s., AVG Technologies s.r.o. Linaset a.s. Střední podniky: AUQUA- STYL s.r.o., Severochema v.d. Bravoll s.r.o. Medifine s.r.o. Procesní optimalizace: Český Caparol s.r.o., Swell s.r.o., ČeMeBo s.r.o., Cat Cut s.r.o. Spolupráce s dalšími poradenskými firmami, Mendelovou Univerzitou. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 7
Základem jsou firemní procesy. Mantra, módní pojem. Organizovaný opakující se sled na sebe navazujících činností (aktivit) transformujících vstupy na výstupy (materiál, informace) s vyuţitím zdrojů (lidé, technologie, ICT, peníze). Procesy realizují vše, co se děje ve firmě. Jdou napříč organizačními strukturami, strukturami IT, geografickými lokacemi, sklady, technologiemi, zaměstnanci a dalšími firemními entitami. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 8
Specifika středních firem. Velká dynamika. Specifické metody tvorby know how. Časté vyuţití metody pokusů a omylů. Velký důraz na vlastní předmět podnikání. Omezené zdroje. Netradiční struktury (organizační, procesní, IS). 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 10
Procesní přístup ve středních firmách. Musí být zaloţen na procesním modelu. Procesní model je srozumitelný popis firemních procesů. Modulární přístup k procesnímu modelu minimalizuje nároky na zdroje. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 11
Procesní modelování. Bod programu číslo 2. Jak se dělá procesní model. Metodika procesního modelování. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 12
Procesní analýza, procesní model. Procesní model je základním výstupem procesní analýzy. Modeluje se dle metodiky garantující efektivitu. Vyuţívají se procesní modeláře, coţ je propojení grafiky s databází. Součástí metodiky společnosti SIVOP s.r.o. je i vyuţití Enterprise Architectu. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 13
Ukázka procesního modelu v Enterprise Architectu. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 14
act Ukázkov ý... :Ředitel družstva act Realizace zakázky... Dokumenty:::3D CAD model act Ukázkov ý proc... act Ukázkov ý p... Událost act Ukázkov ý proc... Aktiv ita, elemntární činnost, například zaev idov ání faktury do systému act Ukázkov ý proc... Rozhodnutí ano/ne act Ukázkov ý p... Koncový stav act Uk... :EKO Základní elementy modelu. Jedinečné o Událost o Aktivita o Rozbočovač o Fork Join o Stav Instantní o IT Systém o Organizační jednotka o Dokument Vazby 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 15
Struktura aktivity 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 16
Metodika procesní analýzy. Metodika kodifikuje postup projektu, je klíčová pro úspěch. Metodika je podrobně zpracována do podoby manuálu, který je součástí dokumentace kaţdého projektu. Sama tvorby procesní analýzy v řadě ohledů klientovi pomůţe. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 17
Metodika procesní analýzy. Fáze 1. Aktivace projektu, zahajovací setkání. Fáze 2. Semináře, tvorba základního toku procesů. Fáze 3. Upřesnění podoby procesů, organizační struktura, dokumenty, vyuţití stávajícího SW. Fáze 4. Schválení finálního modelu. Fáze 5. Závěrečné úpravy modelu. Metodika dále zahrnuje organizační strukturu projektu, dokumenty projektu, technickou podporu projektu, řízení projekt a další. (Best practice, nejlepší praxi). 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 18
Využití procesního modelu. Moduly sluţeb SIVOP s.r.o. K čemu je to dobré, jak vyuţít procesní model? 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 24
Struktura modulů Express Basic Poţadavky na IS Kvalita Lidské zdroje Řízená implementace Rapid Choice Optimum 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 25
Express, přínosy. Základní procesní model firmy, nebo její části. Elementární představu o tom, co se ve firmě děje. Základní toky aktivit, události, vyuţiti IS, vyuţití lidských zdrojů, dokumentů, případně dalších vstupů a výstupů. Je diagnostickým nástrojem při před akvizicí firmy, kdy zpravidla doplňuje finanční analýzu a dává novému investorovy nástroj pro rychlé ovlivňování provozu firmy. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 27
Express. Modul Express Základní diagramy nejdůležitějších procesů do 50 mil obratu 6 Celkem dnů 6 Celkem CZK 84 000,00 Kč 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 28
Basic přínosy. Moţnost se zorientovat v tom, jestli v procesní struktuře některé procesy či vazby nechybí a jestli jestli je základní průběh v pořádku. Pro řadu firem je model, jeţ je výstupem modulu zcela vyhovujícím podkladem pro další, zpravidla dosti rozsáhlé optimalizační kroky.: Zajištění souladu procesů se strategií. Rozsáhlá změna procesů (reengineering). Postupné optimalizační kroky. Velkým přínosem pro klienta je také otevření vnitřní diskuse o podobě procesů v průběhu analytických prací. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 30
Basic. Modul Basic Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Základní diagram všech 8 15 procesů Celkem dnů 8 15 Celkem CZK 112 000,00 Kč 210 000,00 Kč 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 31
Požadavky na IS, přínosy. Revizi stávajícího informačního systému. V mnoha případech se totiţ ukazuje, ţe efektivní vyuţití stávajícího informačního systému je lepší, neţ rozsáhlá investice. Podklad pro vytvoření nového IS a to jak, na základě standardního řešení (ERP, PDM, CRM), tak vývojem na zakázku. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 33
Požadavky na IS. Modul Požadavky na IS Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Basic 8 15 Požadavky na 1 3 funkcionalitu IS Celkem dnů 9 18 Celkem CZK 126 000,00 Kč 252 000,00 Kč 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 34
Řízená implementace, přínosy. Striktní dohled nad definovanou prací s poţadavky na funkcionalitu v rámci zlepšení nebo vytváření IS. Klient je rovnocenným partnerem dodavatele v rámci celého implementačního procesu. Je zajištěno, ţe po spuštění IS nedojde k zásadním problémům v běhu procesů a tím k provozním těţkostem ve firmě. Je zajištěno, ţe podoba procesů po implementaci je vyhovující z hlediska strategie firmy. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 36
Řízená implementace. Modul Řízená implementace Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Požadavky na IS 9 18 Revize smluv s dodavatelem SW 1 2 Implementační dozor 5 15 Celkem dnů 15 35 Celkem CZK 210 000,00 Kč 490 000,00 Kč 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 37
Rapid Choice, přínosy. Jasná představa o tom, jak chce pouţívat IS. Nalezení odpovídajícího IS systému zcela průhledným a reprodukovatelným způsobem bez apriorních restrikcí na trhu. Uzavření kontraktu, který minimalizuje riziko problémů při implementaci. Řízení poţadavků na funkcionalitu v průběhu implementačního procesu. Zajištění konzistence stavu procesů as is a to be, tedy před o po implementaci nového systému. Obecná minimalizace rizik spojených s implementací IS spojená s optimalizací poměru Cena/Výkon 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 39
Rapid Choice. Modul Rapid Choice Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Požadavky na IS 9 18 Zpracování nabídek Rapid Chocie Tool 50000 50000 Řízené prezentace 3 5 finalistů Závěrečný seminář a 1 4 reference Revize smluv s 1 2 dodavatelem SW Implementační dozor 5 15 Celkem dnů 19 44 Celkem CZK 266 000 Kč 616 000,00 Kč 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 40
Kvalita, přínosy. Moţnost sledování příčin neshody (nekvality, nejakosti) z procesního hlediska. Vytvoření ISO dokumentů svoji strukturou a obsahem odpovídající reálným dějům a strukturám ve firmě. Stanovaní metrik s vysokou vypovídací schopností. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 42
Kvalita. Modul Kvalita Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Základní model 8 15 Dokumenty 1 2 Požadavky ISO 1 3 Vazba na organizační 1 3 strukturu Celkem dnů 11 23 Celkem CZK 154 000,00 Kč 322 000,00 Kč 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 43
Lidské zdroje, přínosy. Definice toho kdo, za co a jak ve firmě dělá a co k tomu potřebuje. Pracovní postupy jako návody pro zaměstnance, zachování know how při odchodu zaměstnanců. Organizační strukturu dobře odpovídající reálnému chodu firmy. Školící materiály pro přijímání nových zaměstnanců. Náplně rolí pro pracovněprávní vztahy. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 45
Lidské zdroje. Modul Lidské zdroje Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Basic 8 15 Popis rolí a organizační 1 2 struktura Pracovní postupy dle rolí 1 3 Celkem dnů 10 20 Celkem CZK 140 000,00 Kč 280 000,00 Kč 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 46
Optimum. Modul Optimum se zabývá základní úlohou, kterou klienti spojují s procesní analýzou a procesním modelem. Stav to be a stav as is. Je zásadní rozdíl mezi optimalizací postupným zlepšováním a radikální změnou procesů (reengineering). Modul Optimum je pouţitelný v obou případech. Optimalizace má 3 úrovně: Optimalizace základních struktur. Identifikace slabých míst a jejich kauzální vazby. Vyuţití teoreticky podloţených postupů (Six Sigma, TOC, štíhlá výroba). Je však nutné prověřit realizovatelnost stavu to be buď v modelu, nebo i v realitě. V rámci tohoto prověřování vznikají materiály a poučení garanti procesů pro školení. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 47
Optimum, přínosy. Návratnost u optimalizačních je projektů je asi 6 měsíců. (Filip Šmída Zavádění a rozvoj procesního řízení) Systematická optimalizace procesů je základní úlohou manaţera. K ní dostává klient v modulu Optimum, uchopitelný, reprodukovatelný, prověřený, cenově dostupný a na konzistentních východiscích zaloţený nástroj. Poţadavek na optimalizaci procesů je základním cílem většiny implementací ICT nebo ISO norem. Modul Optimum můţe představy klienta o optimalizaci procesů dosáhnout neporovnatelně jednodušeji, rychleji, s menšími riziky a levněji. 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 48
Optimum. Modul Optimum Do 100 mil obratu Do 500 mil. Obratu Modul Basic 8 15 Popis stávajících IS 1 3 Popis rolí a organizační 1 2 struktura Pracovní postupy dle rolí 1 3 Diagnostika slabých míst 1 3 Ověření optimalizovaných struktur 2 10 Školení, nové pracovní 1 5 postupy Spuštění, dozorovaný 1 5 provoz Celkem dnů 16 46 Celkem CZK 224 000,00 Kč 644 000,00 Kč 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 49
Struktura modulů Express Basic Poţadavky na IS Kvalita Lidské zdroje Řízená implementace Rapid Choice Optimum 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 50
Děkuji za pozornost. SIVOP, s.r.o. Stránského 39 616 00 Brno Czech republic mobil. +420 732 823 600 mail: vladimir@sivop.cz skype: meckadoma www.sivop.cz 08.6.2011 SIVOP s.r.o. 51