PROJEKTOVÝ MANAGEMENT A FUNDRAISING III. Přednáška Mgr. Dušan Kučera, Ph.D., MBA ZS 2016/2017 1
ŘÍZENÍ Trojí dimenze rizika projektu: KDO? 2 1. Udržet rovnováhu =? 2. Zvýšení rozsahu projektu =? 3. Zmenšení rozsahu projektu =? 4. Krácení rozpočtu? 5. Krácení času? 6. Krácení personálu? 7. Nutné opravy, havárie? 8. Zkrácení času, ale rozsah zachovat? 9. Zkrácení rozsahu, ale rozpočet zachovat? 10.?
ŘÍZENÍ Nástroj sledování a řízení (deník P) a) Datum Doba Činnost Výsledek Příští krok 17.5. 2 hod. Rešerše Pět možností Výběr b) Kdo co splnil dle plánu, zápisu, harmonogramu Jak Co se podařilo Co se nepodařilo chyba? Poučení Co příště jinak? 3
ŘÍZENÍ Časování projektu Monitoring Vyhodnocení a schválení kroku před nástupem k dalšímu krokuj Jak pokr.? 4
ŘÍZENÍ Nástroje časových i kvalitativních fází: (příklad) Monitoring Organizace Kontrola Schválení Iniciace další fáze 5
Nástroje časového i obsahového sledování: (příklad) 6
ŘÍZENÍ Nástroje časového a nákladového sledování: (příklad) Kč Plánované odchylky (zdůvodnění) Rozpoznané odchylky (příčiny) Skutečné odchylky (výsledek řádné kontroly) Náklady na odstraněné chyb Skutečnost Kč Plán Kč Čas 7
Zatím: definice, metody, cyklus, analýzy, postupy Nyní: Role manažera projektu a projektového týmu Klíčem je jedinečnost člověka Ne věci, ale člověk je nositelem strategie a prosperity Práce ve firmě má skupinovou povahu Člověk mimo školu nemyslí a nejedná jinak než ve škole Znaky zdravého a nezdravého vedoucího 8
II. Projektový management a F. Vedení projektu a jeho správa. Plánování projektu, dohled nad ním a jeho řízení (realizace implementačních kroků projektu) Personální řízení a administrace Vedení koordinačních schůzek projektu - členů projektového týmu Rozdělení prací v rámci projektového týmu, vyřizování pracovních podmínek členů projektového týmu (vhodné informační zabezpečení) Komunikace se zadavatelem včetně podávání informací o průběhu realizace Projektová dokumentace Kontrola plnění smlouvy uzavřené s investorem projektu Kontrola nákladů a spotřeby časového fondu Identifikace odchylek od plánu, vedení změnových řízení Rizikový management Management styčných bodů a vytváření pracovních kontaktů. Administrace smluv Prezentace projektu 9
Role manažera projektu ORGANIZAČNÍ STRUKTURA - sledování aktivit organizace - přidělování pravomocí a odpovědnosti - reakce na změny okolí - interní koordinace činnosti složek firmy rozdělování úkolů definování pracovních funkcí definování formálních vztahů hierarchie řízení rozsah podřízených a počet podřízených 10
Standardní organizační struktura projektu : 1. Zadavatel (sponzor) projektu (Project sponsor) 2 Řídící výbor projektu (Steering Committee) - u rozsáhlých projektů 3. Mentor projektu u rozsáhlých projektů 4. Manažer projektu (Project Manager) 5. Projektová kancelář (PMO Project Management Office) u rozsáhlých projektů 6. Finanční manažer (Finance Manager) 7. Pracovník kontroly (Quality Assurance Manager) 8. Výkonný tým (týmy) projektu (Project Team)
Popis rolí v projektu Zadavatel projektu = Zodpovědný za splnění zájmů organizace v projektu, = Je nadřízený projektovému manažerovi, společně definují strategii projektu, = Společně s manažerem projektu je spolu zodpovědný za průběh úspěch / neúspěch projektu Kompetence Jmenuje projektového manažera (písemná nominace), Personálního složení projektového týmu (kdo, proč, jak) Řídí výkon činností projektového manažera včetně jeho ohodnocení, Schvaluje změny projektových cílů, termínů dodávek, nákladů a zdrojů, Pravomoc rozhodnout o zastavení projektu - důvody, argumentace - doložitelnost - obhajitelnost
Popis rolí v projektu Zadavatel projektu - Činnosti Výběr projektového manažera a jeho podpora při tvorbě projektového týmu, Formulace a podpis zadání projektu (společně s projektovým manažerem), Vedení projektového manažera, Účast na poradách projektového týmu dle komunikačního plánu projektu, Stanovení a zajištění plánovaných zdrojů a rozpočtu projektu (ve spolupráci s projektovým manažerem), Spolupráce při marketingu projekt u, strategický projektový kontroling, Přijímání rozhodnutí na úrovni zadání projektu, spolupráce při zvládaní konfliktů a eskalaci v důsledku zdrojů a rozpočtu, Přenos informací z a do projektu z úrovně vedení organizace, Ukončení projektu
Popis rolí v projektu Řídící výbor Obvykle je složen z vedoucích manažerů organizace. - Řeší smluvní záležitosti na projektu, - Schvaluje změny v plánu, zejména změny nastavených milníků. - Schvaluje finanční a časové rezervy na projektu, jmenování nebo odvolání projektových manažerů. Mentor tým projektu - Obvykle je složen z pracovníků organizace, kteří jsou odborníky v problematice, které se činnost projektu dotýká (manažeři odborných útvarů organizace). - Projektovým manažerem je využíván jako poradní orgán při přípravě důležitých rozhodnutí v průběhu životního cyklu projektu.
Popis rolí v projektu Manažer projektu Projektový manažer řídí projekt, zodpovídá celkově za naplnění cílů projektu. Je členem projektového týmu / projektové organizace, Je odpovědný a podřízený zadavatelovi projektu, Je nadřízený členům projektovému týmu a spolupracovníkům v projektu Koordinuje činnosti projektu, Zastupuje projekt vzhledem k vedení organizace /ZODPOVĚDNOST - organizování porad - zápisy, - důležité podpisy - změnové listy - soulad s projektem, zákonem, usneseními.
Činnosti Řízení projektu, Definování a schválení zadání projektu (ve spolupráci se zadavatelem projektu), Zahájení projektu, Návrh a sestavení projektového týmu, Zpracování plánů projektu, Řízení rizik projektu, Marketing projektu, Zpracování projektové dokumentace, Řízení komunikace uvnitř i vně projektu Reporting projektu - vypracovávání zpráv o postupu projektu, Ukončení projektu Projektový management a F. Manažer projektu Kompetence Řídí výkon činností projektu / projektových týmů dle zadání projektu, Personálně řídí členy projektového týmu / projektové organizace, Organizuje a řídí pracovní porady projektu dle schváleného komunikačního plánu pr Rozhoduje o dílčích změnách v plánu pr dle schváleného rozsahu od zadavatele projektu, Je zodpovědný za výstupy projektu a přenos know how projektu do organizace
Manažer projektu Hl. odpovědnosti: Řízení realizace implementačních plánů, Identifikace odchylek od plánů, vyhotovení návrhů na realizaci nápravných opatření, Přenos informací o realizaci projektu (do projektového týmu / vedení organizace), Personální řízení projektového týmu / projektové organizace, Zpracování a předkládání požadavků ke schválení mimo jeho kompetence, Řízení rizik, problémů a navrhování vhodných způsobů eliminace, Sledování a vyhodnocování nákladů projektu vzhledem k stanovenému rozpočtu, Řízení kvality výstupů projektu
Člen projektového týmu (POPISY PRÁCE odkaz ve smlouvě, osobní odsouhlasení!) Je členem konkrétního projektového týmu / sub-týmu v rámci definované organizační struktury projektu. Je podřízený vedoucímu týmu případně přímo projektovému manažerovi. Kompetence Rozhoduje o použití metod a nástrojů při zpracování přidělených úkolů v týmu /projektu, Rozhoduje o převzetí odpovědnosti za zadaný pracovní úkol Činnosti Spolupráce při vypracování projektových plánů, Spolupráce při plánování a řízení rizik v projektu, Samostatné plnění úkolů v projektu, Předkládání návrhů na zfektivnění činností v projektu, Operativní kontrola kvality realizovaných pracovních úkolů, Účast na pravidelných pracovních poradách týmu / projektu
Role manažera a styl řízení Funkční org. struktura Projektová org. struktura Koordinace jednotlivých odd. Autorita liniových manažerů se zvyšuje Řízení projekt. manažera snižuje Míra autority PM Míra odpovědnosti při samostatném rozhodování 19
Role manažera projektu Projekt - Plán - Hodnoty - Využití - Kvalita - Efektivnost Potenciál H U M A N R ESO U R C E S Náklady Rozpočet Investice - Personál - - Administrativa - Kanc - Tel. - Km - Marketing - Konzultace - Materiál 20
Role manažera projektu během řízení: 21
Role manažera projektu Personální psychologie: Zastínění každodenními úkoly (měřitelnost?) Vytlačení mechanismem, technikou, biologií, ekonomikou, politikou Obecné podcenění x Kč, efekt, pragmatism, většina Objev až v obchodě ve styku se zákazníky a partnery - náhlé obrovské přínosy! Vstupní otázky (př. AutoServisu) - já ve společnosti - role týmu - zákazníci (interní, externí) 22
Manažér - projektu - Leader Dělá to, co je dáno Přijímá úkoly a dané prostředky Kontroluje, monitoruje Je spíše orientován krátkodobě Zaměřen na detail a procedury Dělá kompromis v hodnotách Ptá se jak a kdy Vede změnu k lepšímu Vytváří novou vizi, prostředí pro inovace Motivuje, inspiruje Má dlouhodobé zaměření Zaměřen na strategický cíl Drží principiální hodnoty Ptá se proč Snaží se vyvíjet TLAK Vyzývají k následování uplatňuje TAH hledá společné řešení 23