EP-VIS Informační systém pro evidenci dotazů environmentálních poraden Uživatelský manuál v 1.3 2010
OBSAH OBSAH 2 1. Úvod 3 Různorodé poradny jednotný systém 3 Dotazy a kauzy 3 2. Popis systému 4 Uživatelé systému 5 Organizační schéma environmentálních poraden 5 Poradenská síť 5 Systémové požadavky: 5 Vstup do informačního systému 6 3. Poradce 7 Přihlášení uživatele 7 Ovládání systému 7 Úvod 7 Dotazy 8 Kauzy 10 Archiv veřejných dotazů 10 Statistiky 11 4. Administrátor 13 Přihlášení uživatele 13 Ovládání systému 13 Úvod 14 Pobočky 14 Poradci 14 Síť 14 Podtémata 15 Import 15 Statistiky 15 5. Přílohy 16 Příloha č. 1: Systém klávesových zkratek 16 Příloha č. 2: Metodika typu poradenství 17 2
1. Úvod Různorodé poradny jednotný systém Výkaznický systém EP VIS je určen k evidenci ekoporadenských úkonů řešených dotazů či konzultací a kauz. Jeho vlastníkem je Ministerstvo ţivotního prostředí. Systém se musel při svém vzniku vyrovnat s nelehkým úkolem sladěním poţadavků na jednotnou evidenci poradenských úkonů umoţňující sdílení a statistické zpracování dat a rozmanitostí poraden a variabilitou jejich dosavadních evidenčních systémů. Jeho výsledná podoba je kompromisem, který zahrnuje povinná pole s pevně danou nabídkou moţností (číselníky) i volitelná pole nastavitelná a vyplnitelná ekoporadnou podle jejich potřeb (podtémata, textová pole). Musel také hledat rovnováhu mezi mnoţstvím evidovaných atributů kaţdého dotazu a časem potřebným k vyplnění evidenčního formuláře. Jeho významnou přidanou hodnotu je moţnost sdílet zkušenosti uvnitř organizací i mezi poradnami navzájem a řada nástrojů pro efektivní statistické a grafické zpracování dat. Umoţňuje také komunikaci mezi ekoporadnou a MŢP jako podporovatelem poradenských aktivit a projektů. Dotazy a kauzy Řešené dotazy či poskytnuté konzultace jsou nejtypičtějším produktem environmentálních poraden. Právě proto se systém zaměřuje na jejich evidenci. Jednotlivé organizace vyuţívající systém by měly přistupovat k evidenci dotazů stejně, aby byly jejich výsledky srovnatelné. Základním pravidlem je, ţe za každým dotazem a kauzou stojí klient, který poradnu poţádal o pomoc. Do evidence tedy nepatří aktivity, které poradna realizovala ze své vůle. Do systému patří evidence pouze těch dotazů a kauz, které se vztahují k životnímu prostředí a udržitelnému rozvoji. Vyţádanou radou či kontaktem klienta není situace, kdy si daná osoba prohlíţí určité sekce webových stránek či odebírá informační materiál (i kdyţ tyto výstupy obsahují rady a odpovědi na dotazy). V tomto případě se jedná o jiné typy ekoporadenských aktivit, které patří do portfolia sluţeb poradny, ale ne do evidence dotazů a kauz. Pokud klient během kontaktu s poradnou poloţí několik dotazů, evidují se tyto dotazy samostatně pouze v případě, ţe se týkají různých témat. Při kontaktu s médii se jako dotazy evidují ty případy, kdy novinář ţádá o nějaké stanovisko, posouzení, zpracování podkladového materiálu apod. Do evidence nepatří informace o chystaných akcích či realizované kampani/projektu poskytované novinářům v rámci propagace a PR organizace. Dotazy účastníků vznesené v rámci seminářů, školení, besed apod., kde je diskuse integrální součástí programu se neevidují jako dotazy (opět se jedná o jiné typy ekoporadenských aktivit, které patří do portfolia sluţeb poradny, ale evidují se odděleně mimo tento systém jako akce s určitým počtem účastníků). Do evidence patří pouze dotazy vznesené mimo hlavní program dané akce. Respektování výše uvedených doporučení přispěje k jednotnému postupu a porovnatelným výsledkům. 3
2. Popis systému EP-VIS (Environmentální Poradenství Výkaznický Informační Systém) Je systémem, jenţ je zaloţen na bázi webových sluţeb. Systém je určen pro ekoporadny a slouţí k evidenci jednotlivých případů, dotazů i dlouhodobějších kauz. Systém diverzifikuje formy environmentálního poradenství a člení případy dle různých kritérií a číselníků (evidenční standardy). Uloţená data v informačním systému lze importovat, exportovat a výstupy ze systému se mohou prezentovat pomocí grafů a tabulek. Grafy a exporty tabulek jsou dostupné také poradenským sítím. Systém má uţivatelsky přívětivé rozhraní a umoţňuje variabilní rozšiřování datových poloţek. Systém současně umí vyhledávat a sumarizovat data na bázi klíčových slov a dalších číselníků. Jedná se zejména o následující parametry: ekoporadna, typ uţitého poradenství kauzy jednotlivá témata počet ekoporadců podílejících se na případu časová náročnost (souhrny, statistické výpočty) odborná náročnost (návaznost na hodnotící kritéria). Obrázek č.1: Náhled systému EP-VIS 4
Uživatelé systému Uţivatele systému EP-VIS lze rozdělit do následujících čtyř typů: Hlavní administrátor systému spravuje a konfiguruje celý informační systém Administrátor organizace spravuje údaje o přidělené organizaci, jejich pobočkách, poradcích, podtématech a bude moci importovat data z IS poraden (vybraní administrátoři mají moţnost spravovat také poradenské sítě) Poradce eviduje jednotlivé dotazy a kauzy MŽP tento přístup umoţňuje prohlíţet agregované statistické údaje z poradenské činnosti Organizační schéma environmentálních poraden Poradenská síť Schéma č.1: struktura environmentálních poraden Systémové požadavky: Pro práci s webovým portálem je potřeba počítač s připojením do sítě Internet a webový prohlíţeč podporující HTML 4.01 a JavaScript. o o o o Vhodné operační systémy: Microsoft Windows (95, 98, ME, NT, 2000, XP, Vista) UNIX / Linux Vhodné nastaveni grafické karty: Rozlišení: 1024 x 768 (možné i 800 x 600, méně komfortní) Barevná hloubka: 15 / 16 bitu (32K / 64K barev) 5
Další potřebné programové vybavení: o Adobe Acrobat Reader (volně k dispozici) o MS Excel 95, MS Excel 2007, OpenOffice 3 Podporované webové prohlíţeče: o Internet Explorer 6 Service Pack 1 o Internet Explorer 5.5 Service Pack 2 Vstup do informačního systému Do systému se dostanete zadáním adresy: http://is.ekoporadny.cz Po zadání této adresy se dostanete do následujícího přihlašovacího formuláře: Obrázek č.2: Přihlašovací formulář Pokud jste poradcem, kliknete na záloţku Poradce, pokud administrátorem organizace, kliknete na záloţku Administrace. 6
3. Poradce Přihlášení uživatele Přihlášení uţivatele spočívá v zadání přihlašovacího jména a hesla, (které Vám bylo přiděleno administrátorem organizace) do přihlašovacího formuláře a ve stisknutí tlačítka Přihlásit poradce. Heslo znamená ověřovací heslo Klienta, jenţ tvoří minimálně 5 alfanumerických znaků. Doporučujeme zvolit sekvenci znaků nejlépe bez háčků, čárek a mezer, abyste předešli překlepům při přihlašování. Po přihlášení do systému doporučujeme stisknout klávesu F11 (přepíná na fullscreen; pro zobrazení celého okna), proto aby byly viditelné všechny ovládací prvky (pozn. k pohodlnějšímu ovládání systému). Ovládání systému Po přihlášení spatříte pět záloţek (viz obr. 3): 1) Úvod 2) Dotazy 3) Kauzy 4) Archiv veřejných dotazů 5) Statistiky Obrázek č.3: Záloţky po přihlášení poradce Úvod ~ Obsahuje informace o přihlášeném uţivateli (ID, jméno, příjmení, e-mail, mobil, login ) ~ Důleţité je, abyste označili pobočku poradny, kde se právě nacházíte. ~ Pokud chcete změnit své údaje včetně hesla, kliknete na: editovat osobní údaje, na úvodní stránku se vrátíte kliknutím na symbol stisknutím klávesy X., který je umístěn jak nahoře tak dole, nebo ~ Vpravo nahoře vidíte přihlášeného uţivatele (sebe) a hned vedle tlačítko odhlásit (tímto tlačítkem ukončíte práci v informačním systému. 7
Dotazy ~ Tato sekce slouţí k evidenci dotazů. Obrázek č.3: Sekce pro evidenci dotazů ~ Pokud chcete vloţit nový dotaz, kliknete na tlačítko Vložit nový dotaz [D], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu D, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uložit dotaz. Obrázek č.4: Formulář pro vloţení nového dotazu 8
~ Formulář pro vytvoření nového dotazu obsahuje následující poloţky: Datum datum přidání (uloţení) dotazu Téma v tomto poli je třeba uvést téma z přichystaného seznamu Podtéma v tomto políčku si můţete zvolit podtéma své organizace Čas doba řešení dotazu (v minutách) Místo události lze přeskočit; můţe být jiné, neţ kde sídlí poradna Typ klienta v tomto poli vyberete typ klienta z přichystaného seznamu Forma kontaktu v tomto poli vyberete formu kontaktu z přichystaného seznamu Typ poradenství v tomto poli uvedete o jaký typ poradenství se jedná 1 Kauza v tomto poli zařadíte dotaz do případné kauzy Název nové kauzy vytvoříte tak, ţe v poli kauza kliknete na poloţku Vytvořit novou kauzu, tím se Vám zpřístupní pole Název nové kauzy Projekt tady si poradce můţe uvést projekt nebo dárce, který řešení daného dotazu podpořil; vhodné je si vytvořit v rámci organizace společný systém zkratek označující daný projekt či daného dárce (umoţní následně vytřídit pouze dotazy podpořené z tohoto zdroje) Dotaz v tomto poli uveďte dotaz tazatele Odpověď v tomto textovém poli vloţte Vaši odpověď (odpověď se vkládá ve formě textu, je moţno vloţit případně URL adresy a pod.) Jedná se o veřejnou odpověď? v této volbě vyberte Ano pokud chcete dotaz sdílet s ostatními uţivateli systému EP-VIS, v opačném případě tento dotaz bude dostupný pouze poradcům z Vaší organizace. Veřejné odpovědi mají sloužit ke sdílení znalostí mezi poradnami, proto u veřejných dotazů prosím vždy uvádějte odpověď Poznámka slouţí k interním záznamům poradce; nezobrazuje se nikomu dalšímu kromě poradců z Vaší organizace Jedná se o podporu z veřejných zdrojů? U této volby je nutné vybrat Ano v případě, ţe k tomu dá poskytovatel podpory (např. MŢP, SFŢP) pokyn (např. v rozhodnutí o přidělení dotace, smlouvě o poskytnutí podpory apod.). Pouze takto označené dotazy se budou pro potřeby MŽP statisticky vykazovat jako podpořené z veřejných zdrojů. MŢP také vidí přehled takto označených dotazů podobně jako v Archivu. Kontakt slouţí k zaznamenání jednoho kontaktu na tazatele (v políčku tedy bude např. e-mail nebo telefon tazatele bez jeho jména); nezobrazuje se veřejně, pouze v případě, ţe se jedná o dotaz podpořený z veřejných zdrojů, tak tento údaj je pro MŢP přístupný. Můţe slouţit poskytovatelům podpory k ověřování. ~ Lze mazat (editovat) pouze své odpovědi. ~ Význam pouţitých ikon: indikátor označující, ţe dotaz je veřejný indikátor označující, ţe dotaz byl podpořen ze zdrojů MŢP..zobrazení detailu dotazu.editace dotazu.slouţí k vymazání dotazu..vytvoří nový dotaz z kopie 1 Popis a vysvětlení viz příloha č. 2 9
označuje reload, tzn. ţe umoţňuje aktualizaci dat; tato ikona je umístěna vpravo dole XLS.export do Excelu (moţnost průběţné archivace dotazů) tato ikona je umístěna vpravo dole (podporován MS Excel 95, MS Excel 2007, OpenOffice 3) ~ Záhlaví jednotlivých sloupečků umoţňuje řadit seznamy kliknutím na šipky (podle abecedy vzestupně nebo sestupně) viz obr.5. Obrázek č.5: Šipky umoţňující řazení seznamů ~ Vpravo nahoře uvidíte pole Vyhledat, které slouţí k fulltextovému prohledávání všech záznamů. ~ Ve spodní části okna naleznete zelený panel, který informuje o počtu záznamů. Pokud je záznamů více jak 25, objeví se zde moţnost stránkování. ~ V zápatí tabulky je moţnost filtrovat jednotlivé atributy záznamu. Tyto filtry lze vzájemně kombinovat. Kauzy ~ Kauza je seznam několika dotazů, které spolu souvisí. ~ Pokud chcete vytvořit novou kauzu, přejdete do sekce dotaz, kliknete na editaci dotazu a v poli kauza zvolíte poloţku vytvořit novou kauzu. ~ Záhlaví sloupečků: Od zde je uvedeno datum prvního dotazu Do datum posledního dotazu Název název kauzy; pokud je kauza uvedena v hranatých závorkách, tzn., ţe je uzavřena; např. [Skládka Pozďátky]. Počet dotazů obsahuje počet dotazů příslušné kauzy Čas doba řešení kauzy ~ Ikony:..zobrazení detailu kauzy editace kauzy ~ Jestliţe chcete kauzu uzavřít, kliknete na editaci kauzy a u pole Kauza je aktivní (ještě nebyla ukončena) vyberete ne. Stisknutím tlačítka Uložit kauzu kauzu uloţíte. Archiv veřejných dotazů ~ Zobrazuje všechny dotazy, které jsou veřejné a všechny dotazy z Vaší organizace (jak veřejné tak i neveřejné). ~ Veřejné dotazy vidí poradci ze všech organizací, ale neuvidí interní poznámku k dotazu; tato poznámka by mohla obsahovat citlivé informace. ~ Jednotlivé dotazy v archivu obsahují vţdy kontakt na poradce (jméno, e-mail), který daný dotaz řešil. Pokud chcete odpověď či její část využít, čiňte tak vždy s vědomím a souhlasem autora. 10
Obrázek č.6: Sekce veřejných dotazů Statistiky ~ Sekce statistik umoţňuje vytvořit grafické a tabulkové výstupy nad daty, ke kterým máte přístupová práva (dotazy patřící Vaší organizaci) ~ Před zobrazením statistických výstupů si nejdříve ověřte v panelu Nastavení analýzy jaké máte vybráno časové období Obrázek č.7: Nastavení časového období pro analýzy 11
~ K dispozici je několik statických výstupů, včetně exportu dat ve formátu XLS (MS Excel, OpenOffice) - export dat ve formátu XLS (MS Excel, OpenOffice) - zobrazení histogramu a koláčového grafu dle zvolené stratifikace - zobrazení histogramu (počty dotazů) - graf závislostí (scatter) - na ose x budou umístěny hodnoty ze stratifikace a na osu y pak budou umístěny hodnoty dle výběru. Velikost kruţnice odpovídá počtu dotazů. - zobrazení přehledů hodnot v krajích Obrázek č.8: Ukázky výstupy grafu závislosti a regionálního přehledu 12
4. Administrátor Přihlášení uživatele Přihlášení uţivatele spočívá v zadání přihlašovacího jména a hesla, (které Vám bylo přiděleno hlavním správcem systému) do přihlašovacího formuláře a ve stisknutí tlačítka Přihlásit administrátora. Heslo znamená ověřovací heslo Klienta, jenţ tvoří minimálně 5 alfanumerických znaků. Doporučujeme zvolit sekvenci znaků nejlépe bez háčků, čárek a mezer, abyste předešli překlepům při přihlašování. Po přihlášení do systému doporučujeme stisknout klávesu F11 (přepíná na fullscreen; pro zobrazení celého okna), proto aby byly viditelné všechny ovládací prvky (pozn. k pohodlnějšímu ovládání systému). Ovládání systému Obrázek č.9: Přihlašovací formulář Po přihlášení spatříte sedm záloţek (viz obr. 10): 1) Úvod 2) Pobočky 3) Poradci 4) Síť (pouze pokud jste i zároveň administrátor poradenské sítě) 13
5) Podtémata 6) Import 7) Statistiky Obrázek č.10: Záloţky administrátora Úvod ~ Obsahuje informace o přihlášeném uţivateli (ID, jméno, příjmení, e-mail, ) ~ Jestliţe chcete editovat organizaci, kliknete na tlačítko:. ~ Vždy vyplňte adresu a další kontaktní údaje Vaší organizace! ~ Pokud chcete změnit své údaje včetně hesla, kliknete na: editovat osobní údaje, na úvodní stránku se vrátíte kliknutím na symbol stisknutím klávesy X., který je umístěn jak nahoře tak dole, nebo ~ Vpravo nahoře vidíte přihlášeného uţivatele (sebe) a hned vedle tlačítko odhlásit (tímto tlačítkem ukončíte práci v informačním systému. Pobočky ~ Tato sekce slouţí k administraci případných poboček, které spadají pod Vaši organizaci. ~ Pokud chcete vloţit novou pobočku, kliknete na tlačítko Vložit novou pobočku [B], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu B, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uložit pobočku. ~ Vždy vyplňte adresu a další kontaktní údaje ke každé z poboček! ~ Záhlaví sloupečků: ID představuje identifikaci záznamu v systému # vyjadřuje počet poradců na pobočce ~ Vymazat můţete pouze ty pobočky, ke kterým nejsou přiřazeni ţádní poradci. ~ Pokud pobočka byla zrušena, označte ji za neaktivní a to tak, ţe kliknete na editaci pobočky a u pole Pobočka je aktivní vyberete ne, poté pobočku uloţíte. Poradci ~ V této sekci probíhá administrace poradců, kteří patří do Vaší organizace. ~ Pokud chcete vloţit nového poradce, kliknete na tlačítko Vložit nového poradce [P], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu P, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uložit uživatele. ~ Pokud poradce zapomene heslo, bude kontaktovat Vás (administrátora) a vy můţete provést změnu hesla a to tak, ţe v editaci poradce zakliknete provést změnu hesla a do pole heslo vloţíte heslo nové. ~ Jako administrátor můţete smazat pouze ty poradce, kteří ještě nezadali dotaz. Síť ~ Administrace dostupná pouze u vybraných administrátorů. 14
~ Pokud chcete vloţit novou pobočku do sítě, kliknete na tlačítko Vložit novou pobočku do sítě [S], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu S, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uložit propojení sítě a pobočky poradny. ~ Ve formuláři je nutno vybrat pobočku, kterou chcete přiřadit do sítě a uvést období platnosti členství pobočky v síti. Podtémata ~ Podtémata slouţí pro detailnější evidenci jednotlivých organizací; tato podtémata si kaţdá organizace definuje sama. Můţete je vyuţít pro evidenci dotazů v tematické struktuře, na kterou jste zvyklí. ~ Pokud chcete vloţit nové podtéma, kliknete na tlačítko Vložit nové podtéma [T], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu T, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uloţit podtéma. ~ Ve formuláři uvedete kód a název podtématu; kód můţe obsahovat max. 3 znaky ~ Vymazat můţete pouze ty, které nemají ţádný dotaz. Import ~ Umoţňuje organizaci importovat data ze svých vlastních informačních systémů. ~ Naimportované hodnoty se projeví v souhrnných statistikách. ~ Importují se soubory ve formátu XML, které splňují strukturu, která je popsána v technickém popisu projektu Statistiky ~ Ovládání a obsah statistik je totoţný se statistikami pro přihlášené poradce 15
5. Přílohy Příloha č. 1: Systém klávesových zkratek X zavřít okno D vloţit nový dotaz B vloţit novou pobočku P vloţit nového poradce S vloţit novou pobočku do sítě T vloţit nové podtéma 16
Příloha č. 2: Metodika typu poradenství Jednotlivé typy poradenství vycházejí ze systémového poradenství. Systémový přístup k environmentálnímu poradenství je zaloţen na tom, jaký vztah vůči klientovi (příjemci poradenské sluţby) zaujímá poradna či poradce (vztah systému klienta k systému poradce) viz tabulka. Systémové poradenství v praxi TYP PŘÍKLAD Oblast: JÍDLO PŘÍKLAD Oblast: OCHRANA PŘÍRODY A KRAJINY 1. Zprostředkování: - odesílání klientů, jejich kolování mezi agenturami Odkážeme klienta na jiného odborníka z nabídky služeb 2. Poskytnutí informací: - písemné podklady, broţury, letáčky, literatura, přednášky, nabídka dalšího vzdělávání 3. Posudek: - (písemná ) analýza a zhodnocení problému klienta, většinou s doporučením, jak by měl jednat 4. Odborné a tzv. procesní poradenství: - poradenský systém se spojí se systémem klienta, resp. zapadne do něj. Expert je kompetentní k: --» udání podnětů --» společnému provedení akce --» implementaci (zabudování řešení do standardního a trvalého chodu klientova systému) 5. Vedení (management) na dobu určitou - poradce se stane dočasně součástí systému klienta, je zodpovědný za realizaci určitého projektu. Klient se zajímá, jak se dobře naobědvat Pošleme klienta do restaurace - poradíme mu cestu, nabídneme typy restaurací. Dáme klientovi kuchařku, popř. i informaci o pracovních nástrojích a místech, kde lze dostat suroviny - přísady. Provedeme analýzu stravy a stravovacích zvyklostí klienta, popř. navrhneme určité změny. Vaříme společně s klientem aţ do okamţiku, kdy to jiţ zvládne sám. Klientovi uvaříme a zůstaneme s ním, dokud pokrm nesní. Klient se zajímá, jak naloţit se zděděným zanedbaným pozemkem loukou, která leţí v CHKO Pošleme klienta k našemu partnerovi - ekologickému zemědělci, který poskytne klientovi potřebnou sluţbu při ošetření pozemku nebo další informace Dáme klientovi příručku o pozemkovém spolku, poskytneme další základní informace o tom jak o louku pečovat a informaci jak s pozemkovým spolkem navázat kontakt Provedeme rozbor situace klienta - stavu jeho pozemku, jeho ekologických hodnot, moţnosti vyuţití na principech ochrany přírody a ekologického hospodaření aby dosáhl na dotace CHKO, popřípadě navrhneme určitá opatření, změny. (písemně) Pomůţeme klientovi zpracovat ţádost a projekt na sanaci zanedbaného pozemku na Státní fond ŢP s tím, ţe dále uţ klient sám zajistí péči o pozemek. Vedeme proces jednání s klientem a dalšími partnery (ekologickým zemědělcem a pozemkovým spolkem) aţ do stavu, kdy je pozemek řádně začleněn do pozemkového spolku uzavřením příslušné smlouvy s pozemkovým spolkem. Klient sám dále rozvíjí příslušné činnosti v oblasti ochrany a ekol. vyuţití pozemků a v oblasti spolupráce s poz. spolkem. 17