Po spuštění programu MS Project se zobrazí základní pracovní prostředí (viz obrázek 1). Typy zobrazení a tabulky Program MS Project umožňuje prohlížet si různá zobrazení, která program nabízí. K přepínání mezi různými typy zobrazení slouží nabídka Zobrazit. Zde najdeme například zobrazení Ganntův diagram, Síťový diagram, Diagram zdrojů, atd. Výčet všech zobrazení nalezneme v nabídce Zobrazit Další zobrazení. Přepínat mezi jednotlivými zobrazeními lze i přes ikony, které je možné přidat na plochu pomocí příkazu Zobrazit Panel zobrazení. Nejčastěji používané zobrazení je Ganntův diagram, které obsahuje seznam v levé, tabulkové části a v pravé části je projekt znázorněn lineárním (Ganntovým) diagramem (viz obrázek 2).
Časovou osu v Ganntově diagramu lze upravovat kliknutím na tlačítka přiblížit, popřípadě oddálit. Podrobněji můžeme nastavit rozlišení časové osy pomocí nabídky Formát Časová osa. Vytvoření projektového plánu Nový projekt Chceme-li založit nový projekt, zvolíme příkaz Soubor Nový. Při otevření nového projektu se nastaví datum zahájení shodný s aktuálním datem. Pokud plánujete datum zahájení v jiný den, je třeba datum nastavit. Vybereme Projekt Informace o projektu. Zpravidla se projekt plánuje od počátečního data, pokud požadujeme plánování projektu od data dokončení, je nutné toto nastavit opět ve stejné nabídce. Vytvoření seznamu úkolů Zadávání úkolů a dob jejich trvání V zobrazení Ganntův diagram do sloupce Název úkolu zapisujeme název plánovaného úkolu. Ve sloupci Doba trvání zadáváme odhad doby trvání jednotlivých úkolů. Pokud zadáme pouze číslo, automaticky je měřítko den (d) 8 hodin. Můžeme nastavit i minutu (m), hodinu (h), týden (t) 5 dnů, měsíc (měs) 20 dnů a rok (r) není používáno pro zadání doby trvání, ale pro zadávání nákladů za rok. Milníky jsou úkoly, jejichž splněním je dokončena dílčí etapa nebo celý projekt. Má nulovou dobu trvání a nejsnadněji ho zadáme tak, že zadáme činnost s nulovou dobou trvání. Úpravy seznamu úkolů Vložit nový úkol mezi již založené úkoly lze buď přes klávesu insert nebo Vložit Nový úkol. Přesunout úkoly, změnit jejich pořadí lze tak, že klikneme na ID číslo u přesouvaného úkolu, řádek se začerní, potom uchopíme myší tento řádek a přesuneme na požadovanou pozici. Lze přesunout i více úkolů najednou tak, že je předem označíme a přesouváme společně. Odstranit úkol lze pomocí příkazu Úpravy Odstranit, předtím musíme na požadovaném úkolu stát kurzorem. Akci lze zrušit kliknutím na tlačítko zpět, ovšem takto se lze vrátit pouze o jeden krok. Zadání opakovaného úkolu V případě, že potřebujeme naplánovat nějaký úkol, který se má pravidelně opakovat v určitých intervalech. Pro vložení takového úkolu použijte nabídku Vložit Opakovaný úkol. Vytvoření osnovy projektu Projekty jsou členěny do jednotlivých dílčích úkolů. Vytvoření souhrnného úkolu Souhrnný úkol vytvoříme odsazením podúkolů. Vybereme úkoly, které chceme mít jako podúkoly, označíme je myší a potom odsazujeme šipkou na horní liště (Zvětšit odsazení). Opačně též můžeme vrátit odsazení zpět opět šipkou v opačném směru (Zmenšit odsazení). Podúkoly je možné skrýt, pro větší přehlednost, zejména u rozsáhlých projektů. Číslování osnovy V nabídce Nástroje Možnosti na kartě Zobrazení zaškrtneme Zobrazit číslo osnovy. Program čísluje každou úroveň (podle odsazení) zvlášť. Závislost mezi úkoly
Před zadáním projektu je třeba určit pořadí jednotlivých činností a pro každou činnost činnosti, které musí být ukončeny před zahájením této činnosti a činnosti, které následují po této činnosti. V případě, že neudáte jiný začátek, u každé činnosti, jejíž zahájení není podmíněno ukončením jiné činnosti, se předpokládá začátek totožný se zahájením projektu. V případě, že udáte závislost mezi dílčími úkoly, datum začátku úkolu se posouvá na dobu ukončení podmiňující činnosti. Vytvoření vazby Vazba mezi úkoly s vytvoří buď tak, že v osnově v MS Projectu označíte úkoly, mezi nimiž chcete vytvořit vazbu a v nabídce Úpravy Vytvořit vazbu mezi úkoly (Ctrl+F2) nebo tažením myší. Uchopíte pás úkolu a při stisknutém levém tlačítku myši spojíte s úkolem, který má následovat a úkoly se vám propojí šipkou. Odstranění vazby V případě, že chcete odstranit vazby mezi úkoly, opět tyto úkoly myší označíte a v nabídce Úpravy Odstranit vazbu mezi úkoly. Pokud vyberete více než dva úkoly, budou odstraněny všechny vazby mezi nimi. Jiná možnost, jak odstranit vazbu je, že kliknete levým tlačítkem myši na vazbu a v dialogovém okně, které se vám objeví, označíte možnost Odstranit. Typy vazeb Kromě posunutí data zahájení závislého úkolu na ukončení jiného úkolu, existují i jiné typy závislostí. Dokončení zahájení (až bude uděleno stavební povolení, může se začít stavět) Zahájení zahájení (rozvody elektriky a vody se mohou začít dělat současně) Dokončení dokončení (aktualizace seznamu účastníků a výběr data a místa konání musejí být dokončeny současně) Zahájení dokončení (po zavedení nového systému může být starý odpojen) Kliknutím na šipku spojující dva úkoly s objeví dialogové okno Závislost mezi úkoly (viz výše odstranění vazby mezi úkoly) a zde je možné si vybrat typ závislosti. Předstih a zpoždění Standardně je nastaven začátek navazujícího úkolu bezprostředně po dokončení podmiňujícího úkolu. Je možně začátek též odsunout nebo vytvořit předstih, a to opět v dialogovém okně Závislost mezi úkoly. Je zde v poli prodleva možné nastavit prodlevu (kladné číslo) nebo předstih (záporné číslo). Časové jednotky jsou shodné se zadáváním doby trvání úkolů. Nastavení úkolu Někdy není možné stanovit termín úkolu pomocí vazby, potom je nutné toto udělat přes nastavení omezení úkolu. V nabídce Projekt Informace o úkolu vybereme kartu Upřesnit a zde upřesníme potřebné termíny. Typy omezení Omezení úkolů mohou být pružná nebo nepružná. Pružná omezení umožňují přeplánování úkolu na pozdější termín (co nejdříve, co nejpozději, dokončit po dni, zahájit před dnem). Nepružná omezení stanovuje termín, za který nelze zahájení úkolu posunout (dokončit před dnem, musí být dokončen, musí být zahájen, zahájit před dnem). V případě výběru nepružného typu omezení se program upozorní na možnost vzniku plánovacího konfliktu a nabízí možnost jeho vyřešení (zrušit, pokračovat s vyhnutím se konfliktu použitým omezením, pokračovat s nastaveným omezením).
Poznámka k úkolu Ke každému úkolu můžete připsat poznámku. V nabídce Projekt Poznámky k úkolu. Zobrazení kritické cesty V zobrazení Ganntův diagram je možné nechat si zobrazit kritické úkoly červeně. V nabídce Formát Průvodce Ganntovým diagramem v dialogovém okně označíte možnost Kritická cesta. Potom jen ukončíte průvodce. Nastavení tisku Nastavení stránky pro tisk Ganntova diagramu se provádí klepnutím na příkaz Soubor Vzhled stránky. Na kartě stránka se nastaví orientace stránky, měřítko v procentech, přizpůsobení tištěného projektu, počet tištěných stran. Je možné si nadefinovat záhlaví, zápatí i legendu. ZDROJE Přiřazením zdrojů jednotlivým úkolem budete mít přehled o tom, kdy má který zdroj pracovat, jak je celkově vytížen a můžete tedy provádět optimalizaci zdrojů. Aplikace MS Project pracuje se dvěma typy zdrojů, a to pracovní zdroje (pracovníci, stroje, místnosti, atd.) a materiálové zdroje (suroviny, které jsou během plnění úkolů spotřebovávány apod.) Pracovní zdroje Při zadávání pracovních zdrojů je možné použít dva přístupy. Lze použít názvy popisné (například konkrétní jména) a nebo obecné (například technik). Pod obecným názvem může být více pracovníků. Zavedení zdrojů do projektu V nabídce Zobrazit Seznam zdrojů nadefinujete název, typ zdroje a další údaje o zdroji. Přiřazení zdroje úkolům Označte úkoly, kterým chcete přiřadit zdroj. Pak v nabídce Nástroje Přiřadit zdroje označte zdroj, který má být přiřazen. Údaje jsou udány v procentech a ukazují na využití zdroje. Jeden pracovník, který pracuje pouze na tomto úkolu = 100%. Pokud chcete přiřadit třeba dvě asistentky, musíte zadat 200% zdroje asistentka. Naopak, pokud pracovník pracuje 50% své kapacity ještě na jiném úkolu, zadáte 50%. Pokud zadáte jiné údaje než 100%, objeví se tyto údaje i v Ganntově diagramu. Po stanovení kapacity klikněte na Přiřadit. Pokud na úkolu pracuje více zdrojů, je nutné je přiřadit najednou, jinak dochází ke změnám v projektovém plánu. Opačný postup je v případě odebrání zdroje (Přiřadit zdroje, vybrat zdroj a Odebrat). Přiřazení i odebrání můžete provést také v Informaci o úkolu. Zadání podrobností o zdroji Ke každému zdroji můžete přiřadit typ zdroje, iniciálu, rezervaci atd. Důležitý je také údaj o dostupnosti zdroje, kolik procent jeho kapacity a v jakém časovém období můžete použít. Mimo to se zde nastavuje i standardní sazba, přesčasová sazba. Materiálové zdroje Zadat a přiřazovat tyto zdroje stejně jako pracovní, ale vzhledem k povaze těchto zdrojů se vyskytují určité odchylky. Pole s přesčasovou sazbou není přípustné, nelze určit jednotkovou
dostupnost, nepoužívají se kalendáře zdrojů a konečně tyto zdroje nejsou vyrovnávány. Pokud je spotřeba materiálu nezávislá na době trvání úkolu, zadejte do sloupce požadované množství počet jednotek. Pokud se spotřeba mění v závislosti na době trvání úkolu, zadejte množství za časovou jednotku. Náklady Pokud chcete sledovat náklady na projekt, zadejte náklady na jednotlivé zdroje. Z nich potom Project vypočítá náklady na jednotlivé úkoly podle počtu hodin práce. Zadávání nákladů na zdroje V zobrazení Seznam zdrojů se udávají náklady na zdroje (standardní a přesčasová sazba). Náklady na použití budou pak započítány při každém použití zdroje. Lze navolit způsob nabíhání nákladů, a to průběžně, na začátku a na konci. Potom je možné rovněž sledovat náklady na jednotlivé úkoly. Například vyberete-li možnost sledování použití zdrojů, kliknete do pravého okna pravým tlačítkem myši, kromě hodin potřebných na úkol se zobrazí i náklady na tento úkol. Pevné náklady Pro některé úkoly jsou stejné náklady bez ohledu na to, jak dlouho trvají. Zadání takovýchto nákladů se provede příkazem Zobrazit Tabulka Náklady. Tato tabulka obsahuje sloupec pevné náklady, které sem můžeme pro každou činnost zadat. Celkové náklady pak jsou včetně takto zadaných pevných nákladů a nákladů vypočtených podle sazebníku zdrojů. Pracovní čas Aby mohl být dodržen plán projektu, je nutné brát při plánování projektu i kapacity zdrojů. Project pracuje s různými kalendáři (kalendář projektu, zdrojový kalendář a kalendář úkolu). Kalendář projektu Definuje pracovní a nepracovní dny pro celý projekt, lze nadefinovat i pracovní a nepracovní čas v rámci dne. V dialogovém okně Změnit pracovní čas, které vyvoláte příkazem z nabídky Nástroje Změnit pracovní čas. Zdrojový kalendář Každému zdroji lze vypsat jeho kalendář prací na projektu. Standardně je nastaven kalendář zdroje shodný s kalendářem projektu, ale je možné nastavit odlišnosti pracovního zdroje od globálního kalendáře (například z důvodu dovolené). Nastavení zdrojového kalendáře lze provést v okně Informace o zdroji na kartě Pracovní čas. Stejná úprava lze provést i pro více zdrojů najednou. Pak je asi výhodnější založit si nový kalendář (v dialogovém okně Změnit pracovní čas Nový, otevře se další dialogové okno Vytvořit nový základní kalendář). Kalendář úkolu Stejně jako zdroji můžete vytvořit kalendář i úkolům a tím určit, kdy je možné na nich pracovat. Kalendář se úkolu přiřazuje v dialogovém okně Informace o úkolu na kartě Upřesnit. Plánovací metody v nastavení úkolu Po přiřazení zdroje úkolu dopočte program údaje o počtu hodin potřebných na splnění tohoto úkolu. Vypočtená hodnota je uložena do pole Práce (doba trvání x jednotky). Výchozí
nastavení je zde Řízení úsilím. Při dodatečných úpravách projektu je rozhodující již dříve vypočtená hodnota práce. Pokud k úkolu, který trvá jeden den a je pro něj k dispozici jeden zdroj, přidáme ještě jeden zdroj, program to udělá tak, že zkrátí dobu trvání na polovinu. Každý úkol není vhodný pro takovéto úpravy. V případě, že volba Řízeno úsilím nebude zapnuta, potom při dodatečném přidání zdroje se přepočte objem práce. Rovněž lze zapnout volbu Pevná doba trvání. Potom při volbě Řízeno úsilím se zachová doba trvání úkolu, zachová se i objem práce, ale sníží se počet jednotek zdroje. Nerovnoměrnost práce zdroje Project přiřazuje zdroje na činnost rovnoměrně. V nabídce používání úkolů kliknutím na zdroj získáme dialogové okno Informace o přiřazení. Na kartě Obecné je možnost nastavit Rozvrh práce jinak než rovnoměrně (zatížený na konci, zatížený na začátku, dvě špičky, špička na začátku, zatížení uprostřed atd.) Přesčasové práce Pokud je v projektovém plánu počítáno s přesčasovou prací, vycházet můžete ze zobrazení Používání zdrojů. V pravé části tohoto okna kliknutím na pravé tlačítko myši vyvoláme nabídku, ze které vybereme Styl podrobností a v něm zobrazení polí Práce, Běžná práce a Přesčasová práce. Vyrovnání přetížení zdrojů Pokud v projektovém plánu přiřadíte zdroje na souběžně probíhající úkoly, může dojít k jejich přetížení. V zobrazení Seznam zdrojů jsou přetížené zdroje zobrazeny červenou barvou a označeny indikátorem. Sledování přetížených zdrojů V zobrazení Používání zdrojů jsou přetížené zdroje zobrazeny červeně. Nastavení řešení přetížení zdrojů Project řeší přetížení zdroje automaticky zpoždění úkolu, při kterém je zdroj přetížen, popřípadě rozdělením úkolu. Lze také přetížení řešit Ručně, což umožní lepší kontrolu nad řešením problematické situace. Uložení směrného plánu Směrný plán slouží k porovnání naplánovaného a aktuálního stavu projektu. Směrný plán se uloží v nabídce Nástroje Sledování Uložit směrný plán. Sledování průběhu projektu Před zahájením projektu je vhodné stanovit si periodu pro kontrolu projektu. Zadávání informací o skutečném pokroku Program uvádí o každém úkolu tři typy údajů, a to plánované, skutečné a srovnávací. Pro zadávání pokroku projektu použijte tabulku Sledování v zobrazení Ganntův diagram. Tabulku můžeme zobrazit příkazem Zobrazit Tabulka Sledování. O každém úkolu je možné zadat několik typů informací, např. data skutečného zahájení, procento dokončení, skutečné náklady, skutečná práce apod. Denní sledování skutečné práce V zobrazení Používání úkolů zadáváme hodnoty do pole Skutečná práce.
Rozdělení úkolu Jestliže je nutné v některé dny přerušit práci na úkolu, vytvořme přerušení úkolu. Klikněte na tlačítko Rozdělit úkol. Kurzor myši nastavte do pásu úkolu do dne, kdy má být definován začátek přerušení úkolu. Porovnání směrného plánu a skutečných dat Sledování dodržení termínu úkolů V nabídce Zobrazit Sledovací Ganntův diagram tento diagram má pro každý úkol dva pásy. Aktuální termíny úkolů jsou znázorněny modrými pásy (u kritických činností červenými pásy), původní termíny uložené ve směrném plánu jsou zobrazeny šedými pásy. Odchylky od směrného plánu lze zobrazit pomocí Zobrazit Tabulka Odchylka v zobrazení Ganntův diagram. Sledování časové rezervy Příkazem Zobrazit Tabulka Plán v zobrazení Ganntův diagram je možné zobrazit časové rezervy jednotlivých činností. Statistika projektu Z nabídky Projekt Informace o projektu Statistika projektu. MS Project zobrazuje informace aktuální (údaj o celkovém stavu projektu), směrný plán (údaj uložený ve směrném plánu), skutečný (údaj zachycující stav projektu od počátku k datu sledování) a zbývající (údaj zachycující stav projektu od data sledování projektu do konce projektu).