KPI ve veřejné správě. Pavel Hrabě - Enterprise Architect, SAP ČR Lenka Seibertová HCM Solution Sales Manager, SAP ČR květen 2013

ve veřejné správě Pavel Hrabě - Enterprise Architect, SAP ČR Lenka Seibertová HCM Solution Sales Manager, SAP ČR květen 2013

Obsah Metodika controllingu ve veřejné správě z pohledu SAP Životní cyklus ukazatelů Možnosti podpory cyklu SW komponentami SAP, použitými i v řešení Státní pokladny Využití Benchmarku SAP pro vyhodnocení získaných ukazatelů Použití v personálním rozvoji ve veřejné správě

Rozsah koncepce NERV o české státní správy Výkonnost a zodpovědnost celé české veřejné správy Služby pro občany a organizace Korporátní funkce ve Správě zdrojů státní správy (Back-Office Benchmark) Podpůrné funkce státu Finance a rozpočetnictví Personalistika Nákup a logistika Náklady administrativních budov v rámci Správy nemovitostí a zřízení Správa zdrojů státu Správa nemovitostí a zařízení Informatika Ostatní manažerské a administrativní funkce Ubytovací a prostorové služby Venkovní služby Úklid a čištění Pracoviště Zdraví, bezpečnost ochrana a prostředí Péče o uživatele (přímé služby) Vyšlo v ČSSI Koncepce NERV Nepublikováno CRAB jako zdroj dat 2013 SAP AG. All rights reserved. 3

Koncepce řízení výkonnosti, zodpovědnosti a kvality Životní cyklus řízení výkonnosti veřejné správy (ve vztahu k řízení výkonnosti) Návrh struktury činností Procesy a služby, jejichž výkonnost se bude měřit a řídit Návrh struktury ukazatelů 3E + S + Q 6E ukazatelů Nastavení očekávaných cílových hodnot vstupních ukazatelů On-line účto, Výkaznictví, Dotazníky Výpočet a prezentace výstupních ukazatelů BI, EPM Portály Dashboardy Posuzo kritérií () i kontrolního systému Sledo plnění zlepšení a nápravných opatření Realizace zlepšení Investice do zlepšení projekty Průběžné zlepšo - motivace Identifikace způsobu zlepšení Nejlepší praxe Rámec zlepšo Interpretace výsledků Vysvětlení výsledků: Vedoucími profesí Vedoucími organizací Analýza a vyhodnocení výsledků Porovnání : S plánem S trendem Ve skupině 2013 SAP AG. All rights reserved. 5

řízení výkonnosti a zodpovědnosti Postupný rozvoj řízení výkonnosti Procesní model / Katalog služeb VS Kategorie ukazatelů Benchmarking Back-Office (NERV) Agendový controlling a Procesní modelo agend (PMA) Není zatím předmětem zájmu Následný rozvoj řízení výkonnosti a zodpovědnosti 2013 SAP AG. All rights reserved. 6

struktury Logický model výkonnosti Potřeby Dopady Vnější vlivy Cíle Výsledky Zdroje a vstupy Činnosti Výstupy Užití výstupů úroveň služby hospodárnost účinnost účelnost Zdroj: Hrabě (ČSSI, 2013), podle Svoboda, J., Zeithamlová, Š., CH-16 Metodická pomůcka pro audit v orgánech veřejné správy. Centrální harmonizační jednotka pro FK MF ČR, 2004. a MANUÁL PRO AUDIT VÝKONNOSTI. Skupina CEAD, Evropský účetní dvůr. LUXEMBOURG, 2010 2013 SAP AG. All rights reserved. 7

struktury Vztah druhů nákladů a objektů spotřeby Struktura nákladových Druhové objektů třídění rozpočtové skladby 511 Platy zam. a ost.pl. za prov. práci 512 Pov. poj. plac. zaměstnavatelem 513 Nákup materiálu 515 Nákup vody, paliv a energie Administrativně provozní nákladová střediska Účtárna Personální Nákup Nemovitosti a zařízení Agendová nákl. střed. Ost. admin., IT služby Agenda A Agenda Z vč. právního 5151 Voda 5152 Teplo 516 Nákup služeb 5162 Služby telekom. a radiokomunik. 5164 Nájemné 5166 Konzultační, porad. a právní služby Uvedeny pouze příklady položek a středisek 2013 SAP AG. All rights reserved. 8

Vztah plánu a rozpočtu Vzájemně kolmé dimenze finančního řízení Položek rozpočtových výdajů, resp. druhů nákladů, 1:1 nebo N:M Nákladů na objektech spotřeby (střediscích, zakázkách, službách,..) Plán bude obsahovat i nefinanční ukazatele Plán slouží manažerskému řízení, z vně organizace nemusí být závazný Závaznost plánu po linii řídící hierarchie je možno zavést Plán nákladů a výkonnosti může mít jinou periodicitu a detail než rozpočet Pro pláno se používají obdobné postupy a SW nástroje jako pro sestavo rozpočtu Externí i vnitropodnikové účetnictví, rozpočet i plán lze připravovat společně, ve dvou obrazovkách téhož plánovacího nástroje 2013 SAP AG. All rights reserved. 9

Způsoby získá vstupních se odvozují převážně ze zdrojových transakčních dat, tj. objemu nákladů, množství zdrojů, počet výkonů a výstupů. Vznikají ve zdrojových systémech EkIS a AIS Účtují se reálném čase, současně s provedením operace Pořízením rezervace v IISSP RISRE (Realizace rozpočtu) s vazbou na nákladové objekty (nákladový druh, středisko, zakázka, ). On-line aktualizace modulu vnitropodnikového účetnictví (controlling) společně s rozpočetnictvím. Pravidelné rozpouštětní režijních nákladů na cílové objekty spotřeby Rozšířením struktury IISSP CSÚIS (Centrální systém účetních informací státu) o manažerské (nákladové, množstevní a kvalitativní) položky Rozšíření doplňkových údajů v již sbíraných výkazech - periodicky (měsíčně, čtvrtletně, ročně) Přebíráním údajů z existujících resortních registrů (např. CRAB) či statistických dat ČSÚ Dotazníkem a tabulkou v podobě souborů nebo webovou aplikací V pilotních fázích projektu Pro dobrovolné účastníky nebo nadstavbové části benchmarku Výsledný způsob sběru údajů a jeho řešení bude dle usnesení vlády formulovat studie MF 2013 SAP AG. All rights reserved. 11

Podpora měření informačním systémem Společné účto rezervace prostředků a přepokládaných nákladů na střediska, zakázky, produkty, v SAP ERP, tj. tomtéž systému, jaký je využit pro realizaci rozpočtu v IISSP RISRE (Realizace rozpočtu). 2013 SAP AG. All rights reserved. 12

Prezentace IT řešení pro prezentaci a vyhodnocení Mnoho různých veřejných portálů pro prezentaci Přirozené místo: Monitor státní pokladny Stránky - http://monitor.statnipokladna.cz/2012/ 2013 SAP AG. All rights reserved. 14

ukazatelů výkonnosti Způsoby vyhodnocení ukazatelů ukazatelů výkonnosti je vždy postaveno na porovnání: dosažené skutečnosti proti plánu, Plány mohou být závazné (nejenom rozpočty) Plány se stanou manažerskými cíli aktuálního výsledku s předchozími (trend v organizaci) Hodí se i pro, která ( byť zdánlivě) nejdou porovnat s ostatními vlastních výsledků s ostatními ve srovnávací skupině (Benchmarking) Uvnitř segmentu státní správy Napříč celou veřejnou správou V mezinárodním srovnání UK, Nový Zéland, S jinými Benchmarky APQC, SAP, SuccessFactors, apod. Předpokladem vyhodnocení je vhodné prezentační prostředí Intuitivní a uživatelsky přívětivé, efektivní, flexibilní Dasboard v portálu S výhodou totéž prostředí jako pro prezentaci čerpání rozpočtových výdajů Dostupnost srovnávacích údajů v prezentačním prostředí 2013 SAP AG. All rights reserved. 15

porovnáním (benchmarking) Porovnání s externími zdroji, například SAP Přehled Založeno koncem roku 2004 Doplňkové služby K dispozici pro SAP i non-sap zákazníky Přes 15,000 účastníků z více než 4,000 organizací Využí Globální: v 2012 přes 60% respondentů mimo Ameriku Partnerství s ASUG a dalšími uživatelskými skupinami Studie dostupné v 12 jazycích Pokrytí obsahu Více než 50 posouzení procesů Přes 1,200 a přes 1,500 nejlepších praxí Přes 300 srovnávacích skupin 2013 SAP AG. All rights reserved. 16

Náklady na audit jako % z rozpočtu porovnáním (benchmarking) Využití benchmarku SAP pro srovnání s nejlepší praxí Náklady na interní audit jako % z rozpočtu ve vztahu k míře přijetí nejlepší praxe v řízení rizik a shody Nejlepší praxe v oblasti řízení rizik a shody s pravidly regulace 0,03 0,02 0,01 Výkazy shody a statutární výkazy jsou pravidelně plánovány, automaticky generovány a distribuovány na členy managementu a útvar auditu. Všechny procesy jsou velmi dobře dokumentovány a schopné vyhovět požadavkům Sarbanes Oxley (SOX) číslo 302, 404, 409 a 401 Interní pravidelně provádí audity: finanční, provozní, shody s regulatorními pravidly a IT audit Nízká Střední Vysoká Úroveň přijetí nejlepších praxí Systém pro řízení rizik podporuje automatické výkaznictví a upozorňo pro podporu řízení a minimalizace rizik V průměru mají organizace s vysokou mírou přijetí nejlepších praxí z oblasti řízení rizik a shody s regulatorními pravidly o 67% nižší náklady na interní audit proti organizacím s nízkou mírou přijetí těchto praxí. Obdobná srovnání obsahuje také britský a novozélandský benchmark Back-Office veřejné správy (MPI). 2013 SAP AG. All rights reserved. 17

ukazatelů výkonnosti Interpretace dosažených výsledků vedoucími jednotlivých funkcí (profesí): Měla by být ustavena osobnost, například hlavní personalista metodik personální profese ve státní správě, pro každou tzv. profesi Ten/ ta každoročně vysvětlí, jaké jsou příčiny a důsledky zjištěných výsledků, jak si vysvětlit předložené grafy, co je důvodem hlavních odchylek, kde jsou aktuálně nejviditelnější příležitosti pro zlepšení Vznikne základ maticového odborného řízení ve veřejné správě Linioví vedoucí každé organizace Poskytnou podřízeným vlastní interpretaci dosažených výsledků jednotky, ve vztahu v plánovaným hodnotám, trendu a ve srovnání s ostatními. Představí principy pláno na další období Představí hlavní oblasti zlepšení Nastaví motivační pravidla na bázi 2013 SAP AG. All rights reserved. 18

výkonnosti Úloha auditu zkoumá výběrovým způsobem hospodárnost, efektivnost a účelnost operací i přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému jako součást úkolů Interního auditu je prováděn nezávislou organizační jednotkou Řídící kontrola je prováděna odpovědnými vedoucími zaměstnanci Manažerské (nákladové) účetnictví může být součástí (doplňkem) systému finančního řízení a kontroly. Jde o nepřetržitý, průběžný proces Interní audit je doplňkem a protiváhou Řídící kontroly Vnitřní a vnější benchmarking slouží oběma Benchmarking je jednou z metod porovnání výkonnosti v rámci jejího auditu. Benchmarking může být jak externí, tak interní k porovnání kvality služeb jednotlivých organizačních útvarů v rámci jednoho orgánu veřejné správy. výkonnosti navazuje na výsledky minulého benchmarku a podílí se na účasti na aktuálním benchmarku. 2013 SAP AG. All rights reserved. 19

výkonnosti Podpora řízení auditu a kontroly informačním systémem, řízení, vykoná, evidence a vykazo auditů a kontrol a řízení nápravných opatření lze podpořit standardními funkcemi SAP Management v komponentě SAP ERP, která je v rámci IISSP použita pro RISRE. Stejné centrální řešení používá i SAP AG pro své pobočky po celém světě. 2013 SAP AG. All rights reserved. 20

výkonnosti Řízení procesu zlepšo Řízení zlepšo představuje vykonání vlastní reformy veřejné správy v příslušných jejích složkách S pomocí (řízení výkonnosti a zodpovědnosti) se v porovnání s nejlepší praxí najde, kde a jak je třeba a možno zlepšovat Jednorázové (reforma) a průběžné zlepšo (změna firemní kultury) Ucelená rozsáhlá disciplína - Rámce zlepšo, viz. příklady MAF, Kanada PIF, Nový Zéland 2013 SAP AG. All rights reserved. 21

výkonnosti Jak zajistit realizaci zlepšení? Je zjevná snaha ( i ve zprávě NERV doporučená) zajistit zlepšení tzv. zastropom položek rozpočtu. Ale: Mnohá jdou napříč rozpočtem, kombinují jeho položky navzájem a s dalšími údaji Některá se (výjimečně) v rozpočtu nachází nebo je možno je do rozpočtu zařadit Není vhodné předělat (přetočit) strukturu celého rozpočtu najednou Pokud měnit rozpočet, tak později na výkonový či výsledkový Je možné prohlásit plán za závazný a zajistit jeho delego po linii zodpovědnosti: Sněmovna vláda ministři manažeři kapitol manažeři OSS střední management pracovní týmy individuální cíle zaměstnanců Některé linie zodpovědnosti jsou přetržené (např. kapitoly x OSS) bude nutné ustavit zákonem jejich opětné (určité) propojení Zavedení je způsobem zavedení (či posílení) zodpovědnosti (Accountability) 2013 SAP AG. All rights reserved. 22

výkonnosti Použití v personálním rozvoji ve veřejné správě Jakákoli transformace a zlepšo je výsledkem práce jednotlivců Propojit aktivity zaměstnanců se strategickými cíli organizace Motivovat a monitorovat výkonnost. Není třeba vymýšlet vymyšlené 2000+ best practice metrik, globální metrické standardy definované SF (oborové, organizační, zaměstnanecké) Jen technologie, která umožní zpracovávat data z minulosti, aktuální i predikce, lokální i globální: Může poskytnout inovace ke zvýšení výkonnosti, propojení jasně a správně daných úkolů a cílů s účelem a vhodné stanovení talentů (knihovna cílů, hodnocení týmů, kalibrace, ). Vytvoří jasně definované, vhodné a efektivní procesy a schopnost je vyhodnotit a recenzovat 2013 SAP AG. All rights reserved. 23

Základy Aby se metrika stala klíčovým ukazatelem (), musí splňovat tři striktní kritéria Vazbu na celkovou nebo personální strategii Ochota stanovit si cíl Ochota vyčlenit prostředky 25 SuccessFactors Proprietary and Confidential 2012 SuccessFactors, An SAP Company. All rights reserved.

Jak definovat? cílů by měla být stanovena z různých datových zdrojů Výkonnost v minulosti Interní Benchmarking Externí Benchmarking Plány a prognózy Cíle stanovené managementem 26 SuccessFactors Proprietary and Confidential 2012 SuccessFactors, An SAP Company. All rights reserved. 26

Převedeme data do porozumění End-to-end management dat Zkušenost a nástroje v integraci surových dat z jakéhokoli pay-roll, HR, ERP, CRM,... Credible Data Zaměření na data, která jsou podstatná Zajistí nastavení očeká Data Warehouse Data Transformation Engine Data Stewardship SF kontroluje data během každého nového načtení a navrhuje následné aktivity Recruiting Performance HRIS Survey Financials Operations Learning & Careers Employee Surveys Talent CRM 27 SuccessFactors Proprietary and Confidential 2012 SuccessFactors, An SAP Company. All rights reserved.

Důvody pro změnu pro Státní správu Zákon o úřednících Best Practice a HR ve SS Profesionální People management Oborový Benchmarking Školení, vzdělá Prevence protekcionismu a korupce Cloud 29 SuccessFactors Proprietary and Confidential 2012 SuccessFactors, An SAP Company. All rights reserved. 29

Závěr Koncepce (výkonnosti, zodpovědnosti a kvality) ve veřejné správě je připravována na podporu a rozvoj manažerského řízení ve veřejné správě S aktuální strategií podpořit realizaci úspor v oblasti Back-Office procesů Koncepce může být zavedena neprodleně Manažerské (nákladové) účetnictví v organizacích VS není výkonem státní moci, nemusí být upraveno zákonem a pro jeho zavedení tedy není třeba měnit zákony Jakožto tzv. řídící kontrolu v rámci vnitřního kontrolního systému v orgánech veřejné správy jej pro operace upravuje zák. 320/2001 o FK, dle 25 až 31. Řešení SAP mají real-time nákladové účetnictví ve své DNA SAP byl vždy průkopníkem řešení na podporu controllingu, včetně veřejné správy je v konečném důsledku vždy o vedení, motivaci a řízení lidí jsou informacemi pro rozhodo a cíli pro směro a motivaci 2013 SAP AG. All rights reserved. 30

Děkujeme za pozornost Pavel Hrabě SAP ČR, spol. s r.o. Budova BBC Beta Vyskočilova 1481 / 4 140 00 Praha 4 Michle, Česká republika T +420/257114111. F +420/257114110 pavel.hrabe@sap.com www.sap.com Lenka Seibertová SAP ČR, spol. s r.o. Budova BBC Beta Vyskočilova 1481 / 4 140 00 Praha 4 Michle, Česká republika T +420/257114111. F +420/257114110 lenka.seibertova@sap.com www.sap.com