ICZ a.s. Aplikační řešení Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420 222 271 111 Fax: +420 222 271 112 Internet: www.i.cz Uživatelská příručka systému Správa spisovny Vypracoval kolektiv pracovníků ICZ a.s. Předáno dne 07.08.2013 Verze 2.7.1.
Správa dokumentu Záznam změn Datum Autor Verze Popis změn 30.10. 24.06.2011 ICZ 2.1.1 Ţádný předchozí dokument 27.09.2011 ICZ 2.2.2 Nová verze aplikace 12.01.2012 ICZ 2.2.3 Nová verze aplikace 15.06.2012 ICZ 2.3.0. Nová verze aplikace 05.12.2012 ICZ 2.4.0 Nová verze aplikace 07.08.2013 ICZ 2.7.1 Nová verze aplikace Kontrolovali Jméno Ing. Pavel Machánek Pozice Vedoucí projektu ICZ a.s. Distribuce Kopie č. Jméno Umístění 1 Knihovna projektu ICZ a.s, Správa a řízení dokumentů, Na hřebenech II 1718/10, Praha 4 Tento dokument je určen pouze pro vnitřní potřebu organizace. Ţádná část tohoto dokumentu nesmí být zveřejněna mimo tuto organizaci, a to v ţádné podobě, bez předchozího písemného souhlasu firmy ICZ a.s.. V dokumentu bylo pouţito názvů firem a produktů, které mohou být chráněny patentovými a autorskými právy nebo mohou být registrovanými obchodními značkami podle příslušných ustanovení právního řádu. -2-
Obsah a rejstříky Obsah příručky: 1. Úvod... 7 1.1. Co je to Správa spisovny... 7 1.2. Seznam pouţitých zkratek... 8 2. Uživatelé Správy spisovny... 9 3. Popis uživatelského prostředí... 10 4. Příjem dokumentů do spisovny... 11 4.1. Sledování příjmu balíčků... 11 4.1.1. Přehled stavu příjmu... 11 4.1.1.1. Chybové stavy balíčků na příjmu... 12 4.1.1.2. Přehled provedených kontrol (Historie příjmu)... 13 4.1.1.3. Transakční záznamy... 14 4.1.1.4. Zobrazení digitálního obsahu přijatého balíčku... 15 4.1.2. Export do CSV... 15 5. Přístup k obsahu spisovny... 17 5.1. Hledání ve spisovně... 17 5.1.1. Vyhledání balíčku... 17 5.2. Zobrazení detailních údajů o balíčku... 18 5.2.1. Detail balíčku... 18 5.2.2. Historie příjmu... 19 5.2.3. Transakční záznamy (historie provedených akcí)... 19 5.2.4. Staţení obsahu balíčku... 20 5.2.5. Historie časových razítek... 20 5.2.6. Zařazení do ukládací jednotky... 21 5.2.7. Označení poškozeného-ztraceného balíčku... 22 5.2.8. Zobrazení souvisejících objektů balíčku... 23 5.3. Obsah spisovny příprava výdeje balíčků... 24 5.3.1. Vyţádání nahlíţení do balíčku... 24 5.3.2. Vyţádání zápůjčky DIP balíčku... 26 5.3.3. Sloţka Zapůjčeno... 26 5.3.3.1. Tisk zápůjčního lístku... 27 5.3.3.2. Tisk přehledu zápůjček... 27 5.3.3.3. Vrácení zápůjčky... 28 5.3.4. Sloţka K nahlíţení... 28 5.3.5. Evidence vydaných balíčků... 29 5.3.5.1. Zobrazení seznamu vydaných balíčků... 29 5.3.5.2. Zobrazení obsahu vydaného balíčku... 30 5.3.5.3. Zpřístupnění nahlížení pro digitální obsah... 30 5.3.6. Ukládací jednotky... 31 5.3.6.1. Založení ukládací jednotky... 33 5.3.6.2. Detail ukládací jednotky... 34 5.3.6.3. Úprava ukládací jednotky... 38 5.3.6.4. Tisk evidenčního štítku UJ... 38 5.3.6.5. Přesun UJ do jiné spisovny... 39 5.3.6.1. Zrušení UJ... 39 5.3.6.2. Tisk archivní/přírůstkové knihy... 39 6. Vyřazování dokumentů ze spisovny... 41 6.1. Příprava skartačního návrhu... 41 6.1.1. Sestavení skartačního návrhu... 41-3-
6.1.2. Zobrazení skartačního návrhu a jeho úpravy... 44 6.1.2.1. Zobrazení detailu balíčku ve skartačním návrhu... 44 6.1.2.1. Vyřazení balíčku ze skartačního návrhu... 45 6.1.2.2. Dočasné pozastavení balíčku ze skartačního řízení/změna skartační lhůty... 46 6.1.2.3. Vrácení balíčku ke skartaci... 47 6.1.2.4. Změna skartační operace... 48 6.1.3. Stornování skartačního návrhu... 49 6.1.4. Tisk skartačního návrhu v přípravě... 49 6.1.5. Předání skartačního návrhu k posouzení... 50 6.1.6. Schválení skartačního návrhu... 52 6.2. Práce s konflikty ve skartačním řízení... 53 6.2.1. Zobrazení konfliktů ze sloţky... 53 6.2.2. Zobrazení a aktualizace konfliktů ve skartačním řízení v přípravě... 54 7. Závěr... 56 Rejstřík obrázků: obr. 1. Životní cyklus dokumentu... 7 obr. 2. Základní uživatelské prostředí... 10 obr. 3. Filtr přijatých balíčků... 11 obr. 4. Filtr - přijatých balíčků... 12 obr. 5. Historie příjmu balíčku... 14 obr. 6. Historie příjmu balíčku - chyba... 14 obr. 7. Transakční záznamy - příjem balíčku... 14 obr. 8. Zobrazení obsahu přijatého balíčku... 15 obr. 9. Stažení balíčku... 15 obr. 10. Export do CSV... 16 obr. 11. Vyhledání balíčku... 17 obr. 12. Detail uloženého balíčku... 19 obr. 13. Historie příjmu balíčku... 19 obr. 14. Transakční záznamy k balíčku... 20 obr. 15. Stažení obsahu balíčku... 20 obr. 16. Historie časových razítek pro balíček... 21 obr. 17. Zařazení do UJ... 21 obr. 18. Zařazení do ukládací jednotky... 22 obr. 19. Označení poškozeného-ztraceného balíčku... 22 obr. 20. Informace o poškozeném-ztraceném balíčku v Obsahu spisovny... 23 obr. 21. Informace o poškozeném-ztraceného balíčku v Detailu balíčku... 23 obr. 22. Zobrazení nadřízených a podřízených objektů... 23 obr. 23. Zobrazení obsažených objektů... 24 obr. 24. Vyžádání nahlížení do balíčku... 24 obr. 25. Vytvoření balíčku k nahlížení... 25 obr. 26. Tvorba DIP balíčku - informace subjekt... 25 obr. 27. Dokončení tvorby DIP balíčku... 25 obr. 28. Vyžádání zápůjčky DIP balíčku... 26 obr. 29. Tisk zápůjčního lístku při tvorbě zápůjčky... 26 obr. 30. Tisk zápůjčního lístku... 27 obr. 31. Tiskový výstup: Zápůjční lístek... 27 obr. 32. Tisk přehledu zápůjček... 28 obr. 33. Vrácení zápůjčky ze spisovny... 28 obr. 34. Nahlížení... 29-4-
obr. 35. Detail balíčku DIP k nahlížení... 29 obr. 36. Seznam vydaných balíčků DIP... 30 obr. 37. Zařazené balíčky v DIP... 30 obr. 38. Zpřístupnění nahlížení do digitálního obsahu... 31 obr. 39. Zobrazení nahlíženého obsahu... 31 obr. 40. Ukládací jednotky... 32 obr. 41. UJ - stromová struktura... 32 obr. 42. UJ - stromová struktura - seznam... 32 obr. 43. Založení ukládací jednotky... 34 obr. 44. Detail ukládací jednotky záložka Profil... 35 obr. 45. Detail ukládací jednotky - záložka Obsah... 36 obr. 46. Tisk obsahu UJ - tiskový výstup... 36 obr. 47. Přeřazení balíčku z obsahu ukládací jednotky... 37 obr. 48. Přeřazení balíčku z obsahu ukládací jednotky - chyba... 37 obr. 49. Změna ukládací jednotky... 38 obr. 50. Tisk štítku... 39 obr. 51. Přesun UJ do jiné spisovny... 39 obr. 52. Zrušení UJ... 39 obr. 53. Tisk archivní knihy... 40 obr. 54. Založení skartačního návrhu... 42 obr. 55. Založení skartačního návrhu s variantou a) Pouze u vybrané OJ 1. krok.. obr. 56. Výběr organizační jednotky varianta a) Pouze pro vybrané OJ 2. krok.. 43 obr. 57. Zařazení pouze kompletních UJ... 43 obr. 58. Detail skartačního návrhu... 44 obr. 59. Detail balíčku ve skartačním návrhu... 45 obr. 60. Vyřazení balíčku ze skartačního návrhu... 45 obr. 61. Vyřazení ukládací jednotky/věcné skupiny ze skartačního návrhu... 46 obr. 62. Dočasné vyřazení balíčku ve skartačního návrhu/změna skartační lhůty... 46 obr. 63. Změna skartační lhůty při pozastavení balíčku... 47 obr. 64. Změna stavu skartační lhůty při pozastavení balíčku... 47 obr. 65. Vrácení balíčku do skartačního řízení... 48 obr. 66. Změna skartační operace... 48 obr. 67. Potvrzení změny skartační operace... 48 obr. 68. Odlišení záznamu se změnou skartační operace... 49 obr. 69. Storno skartačního návrhu... 49 obr. 70. Tisk skartačního návrhu v přípravě... 50 obr. 71. Skartační návrh - náhled... 50 obr. 72. Předání skartačního návrhu k posouzení... 51 obr. 73. Skartační návrh s konflikty... 51 obr. 74. Schválení skartačního návrhu... 52 obr. 75. Schválení skartačního návrhu s tiskem skartačního protokolu... 52 obr. 76. Zobrazení konfliktů pro období... 53 obr. 77. Zobrazení konfliktů v detailu skartačního návrhu... 54 obr. 78. Generování stavu konfliktů ve skartačním řízení v přípravě... 55 Rejstřík tabulek: tab. 1. Seznam použitých zkratek... 8 tab. 2. Role uživatelů v aplikaci Správa spisovny... 9 tab. 3. Přehled objektů Spisovny... 10 tab. 4. Indikátor balíčku na příjmu... 12-5-
tab. 5. Chybové stavy metadata/binární obsah... 12 tab. 6. Chybové stavy interní problémy... 13 tab. 7. Průběžné stavy příjmu... 13 tab. 8. Stavy uložených balíčků zobrazující se ve sloupci Stav obsahu... 18 tab. 9. Seznam konfliktů... 53-6-
1. Úvod 1.1. Co je to Správa spisovny Správa spisovny řeší potřebu střednědobého a důvěryhodného uloţení elektronických dokumentů a spisů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace. Dokumenty a spisy se vyřizují v systému elektronické spisové sluţby. Ta zajišťuje jejich příjem, přípravu a vyřízení, odesílání a spojování do spisů v rámci správního řízení či jiných odborných procesů organizace. Uzavřený dokument se jiţ nesmí měnit a pro jeho uchování je třeba s ním zacházet předepsaným způsobem. Analogové dokumenty se předávají do klasických spisoven. Elektronické dokumenty a spisy se po uzavření ukládají do elektronické spisovny (tedy na důvěryhodné úloţiště). Ţivotnost dokumentů a spisů uloţených v elektronické spisovně je řízena spisovým plánem organizace. Uloţené dokumenty a spisy zde čekají na skartační řízení. Po uplynutí skartační (archivační) lhůty dojde buď ke zničení dokumentů, nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřízeného digitálního archivu (např. Národní digitální archiv). Je třeba počítat s tím, ţe některé dokumenty mohou ve spisovně zůstávat po velmi dlouhou dobu, aniţ by se skartovaly či předávaly. Po dobu uloţení elektronického dokumentu zajišťuje aplikace Správa spisovny ochranu uloţených informací před ztrátou a důvěryhodnost uloţených informací (neměnnost a prokazatelnost vzniku v uvedeném čase). Kromě toho Správa spisovny zajišťuje i ochranu uloţených informací proti neoprávněnému přístupu. Uloţené informace jsou po dobu uloţení přístupné pouze oprávněným uţivatelům. obr. 1. Životní cyklus dokumentu Životní cyklus elektronického dokumentu průchod elektronickými úložišti Systémy původce pro vznik a vyřizování dokumentů Podatelna, Výpravna Spisová služba, Odborné aplikace DMS / ECM. Důvěryhodná kopie Správa spisovny Sběr dokumentů Archivace Skartace DEA Dlouhodobý elektronický archiv -7-
1.2. Seznam použitých zkratek tab. 1. Seznam použitých zkratek Zkratka NDA SIP AIP DIP HW SW UID UJ SN Popis Národní digitální archiv (připravovaný informační systém) Informační balíček přijímaný do spisovny (Submission Information Package) Informační balíček ukládaný ve spisovně (Archival Information Package) Informační balíček poskytovaný spisovnou (Dissemination Information Package) Hardware Software Jednoznačný identifikátor spisové sluţby (např. e-spis LITE) Ukládací jednotka Skartační návrh -8-
Centrální administrátor Lokální administrátor* Lokální administrátor bez přístupu k obsahu Centrální archivář Archivář pův. /Posuzovatel Uživatel původce 2. Uživatelé Správy spisovny Uţivatele pracující s digitální spisovnou můţeme rozdělit do čtyř základních rolí: Centrální administrátor (např. správce spisovny) tato role umožňuje správu celkové konfigurace spisovny, správu záznamů a jejich seskupování, provádí údržbu a centrální dohled. Lokální administrátor (administrátor původce) role umožňující správu klasifikačních schémat spojených s původcem a správa uživatelů původce. Archivář/Posuzovatel toto je speciální role, která je primárně zodpovědná za přípravu a vyřazování záznamů na základě definovaných skartačních plánů. Zajišťuje i výdej DIP balíčků ze spisovny. Uživatel spisovny tato role má základní úroveň přístupových práv k záznamům, rutinně používá spisovnu pro hledání záznamů, popř. pro individuální přidávání záznamů. Popis základních rolí uţivatelů a jejich pravomocí je uveden v následující tabulce. tab. 2. Role uživatelů v aplikaci Správa spisovny Role uživatele Funkce Správa číselníků ANO NE NE NE NE NE Správa uživatelů ANO ANO ANO NE NE NE Správa původců ANO NE NE NE NE NE Sledování časových razítek ANO NE NE NE NE NE Sledování transakčních ANO ANO ANO ANO ANO NE záznamů Příjem ANO ANO ANO ANO ANO NE Hledání ve spisovně ANO ANO ANO ANO ANO ANO Vyžádání DIP ANO ANO ANO ANO ANO ANO Zobrazení detailů balíčku ANO ANO ANO ANO ANO ANO Zobrazení obsahu balíčku ANO ANO NE ANO ANO ANO ** Skartační řízení NE NE NE ANO ANO NE *Lokální administrátor můţe provádět nastavení pouze pro přiděleného původce. ** Obsah je zpřístupněn po schválení prostřednictvím integrované aplikace nebo zasláním na e-mailovou adresu ţadatele. -9-
3. Popis uživatelského prostředí Spisovna je součástí aplikace e-spis LITE. Sloţky spisovny jsou shodné pro všechny uţivatele s rolí archivář. tab. 3. Přehled objektů Spisovny Objekt Popis Dokumentový informační balíček. Obsahuje metadata dokumentu a vlastní digitální obsah. Spisový informační balíček (balíček seskupení). Obsahuje metadata seskupení. Balíček transakčních protokolů (audit). Obsahuje transakční záznamy činností nad objekty a aplikací Správa spisovny. Orazítkované balíčky. Obsahuje identifikaci a kontrolní součty balíčků opatřené časovým razítkem. Zjištěný konflikt na balíčku. Obrázek popisuje pracovní prostředí. Vlevo jsou sloţky Panelu navigačního stromu (navigační strom) a vpravo pracovní prostředí, které zobrazuje vţdy obsah příslušné sloţky. obr. 2. Základní uživatelské prostředí -10-
4. Příjem dokumentů do spisovny Dokumenty nebo spisy se před uloţením kontrolují, jsou-li úplné. Dokument v digitální podobě, popřípadě spis v digitální podobě, se povaţuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové sluţby. Digitální dokumenty ukládané v elektronické spisovně se ukládají ve výstupním formátu. Pokud je při příjmu do elektronické spisovny zjištěno, ţe předávaný spis nebo dokument je neúplný, je spisovnou odmítnut. Při vstupu do spisovny jsou zajišťovány následující funkce: vstupní kontrola proti škodlivému obsahu syntaktická kontrola vstupních balíčků kontrola formátu datových souborů kontrola formátu metadat a validace číselníkových hodnot platných v čase uzavření dokumentu (klasifikace dokumentů). 4.1. Sledování příjmu balíčků Dokumenty jsou předkládány ke vstupnímu zpracování. Ke sledování vstupního zpracování balíčků přijatých do spisovny slouţí sloţka spisovny Přijaté do spisovny. Případné chyby při příjmu balíčku do spisovny je nutné řešit s administrátorem aplikace Správa spisovny. 4.1.1. Přehled stavu příjmu Přehled přijatých balíčků do spisovny a jejich stav vstupního zpracování získáte volbou sloţky Přijaté do spisovny. Výchozí přehled záznamů zobrazuje balíčky, které jsou v procesu přijmu a chybné balíčky, tedy ty, které byly spisovnou odmítnuty. Seznam se zobrazuje dle defaultního nastavení za posledních 7 dní. obr. 3. Filtr přijatých balíčků Přehled přijatých balíčků je moţné omezit zadáním konkrétních údajů do formuláře. -11-
tab. 4. Indikátor balíčku na příjmu Indikátor stavu Název stavu balíček přijatý ke zpracování a prochází procesem na příjmu balíček prošel úspěšně procesem příjmu a byl uložen ve spisovně chybný balíček, který byl odmítnut spisovnou na příjmu obr. 4. Filtr - přijatých balíčků Položky filtru: Druh balíčku rozdělení balíčků obsahující informace o spisu, dokumentu nebo transakčních záznamech (audit), Věc text, který má hledaný objekt uveden v poli věc, je moţné pouţít zástupný znak *, Přijato od datum přijetí balíčku ke vstupnímu zpracování, od kterého se mají záznamy hledat, Přijato do datum přijetí balíčku ke vstupnímu zpracování, do kterého se záznamy mají hledat, Uživatel (Ukládá) označení systémového účtu uţivatele, který balíček do spisovny uložil, Identifikátor verze balíčku unikátní identifikátor, který balíček automaticky získává při přijetí do aplikace Správa spisovny, Stav stav vstupního zpracování balíčku (viz tabulka 5. - 7.), Nezobrazovat úspěšně uložené pokud je políčko zaškrtnuté, budou se v níţe zobrazeném seznamu balíčku zobrazovat pouze neúspěšně uloţené balíčky či balíčky ve fázi zpracování, Skrýt balíčky nahrazené novější verzí pokud je políčko zaškrtnuté, nebudou se v níţe zobrazeném seznamu balíčků zobrazovat balíčky, které jiţ byly nahrazeny novější verzí. 4.1.1.1. Chybové stavy balíčků na příjmu Chybové stavy, kde je nutná oprava metadat nebo binárního obsahu vstupujícího balíčku prostřednictvím aktualizace balíčku odesílající aplikací. V případě stavu AI_INVALID je moţné obsah ve výjimečných případech upravit i v rámci administračních funkcí Správy spisovny (není určeno pro koncové uživatele). tab. 5. Chybové stavy metadata/binární obsah Zkratka stavu AI_INFECTED AI_IREJECT Název stavu Balíček neprošel antivirovou kontrolou. Uložení balíčku AIP zamítnuto z důvodu neopravitelných chyb v obsahu, balíček vrácen původci k opravě. -12-
AI_INVALID Uložení balíčku AIP nemožné z důvodu chyb v obsahu, balíček může být doplněn archivářem nebo vrácen původci k opravě podle nastavení systému. Chybové stavy, které označují interní problém při zpracování ve Správě spisovny. V tomto případě se nepředpokládá ţádná činnost uţivatele odesílající aplikace (oprava metadat nebo obsahu). Problém je k řešení na straně administrace nebo dodavatele Správa spisovny, případně můţe být potřeba spolupráce s administrátorem nebo dodavatelem odesílající aplikace při řešení nestandardní situace (např. potřeba opětovného zaslání balíčků). tab. 6. Chybové stavy interní problémy Zkratka stavu AI_QA_ERR AI_ERROR Název stavu Interní chyba při kontrole formátu nebo antivirové kontrole. Interní chyba při zpracování nebo ukládání. AI_ACC_OK finální nechybový stav, balíček je uloţen ve spisovně. tab. 7. Průběžné stavy příjmu Zkratka stavu AI_RECEIVED AI_AV_INP_OK AI_FORM_OK AI_IC_OK AI_EDIT AI_DM_OK AI_AS_REP AI_ACC_REP Název stavu Balíček přijat pro zpracování. Vstupní antivirová kontrola v pořádku, čeká v karanténě. Kontrola formátu balíčku v pořádku. Vstupní zpracování balíčku ukončeno. Balíček s neúplným nebo chybným obsahem připraven pro úpravy obsahu archivářem / administrátorem. Uložení metadat do provozního systému. Čeká na opakovaný pokus ukládání do archivního úložiště. Čeká na opakovaný pokus o uložení do přístupového modulu. Pokud je balíček v procesu příjmu do spisovny vyhodnocen jako chybný, zobrazí se rovněţ ve sloţce spisovny Vrácené ze spisovny. Tato sloţka je přístupná i z pohledu Podatelna a Výpravna. 4.1.1.2. Přehled provedených kontrol (Historie příjmu) Pro zobrazení historie příjmu balíčku označte vyhledaný balíček a stiskem tlačítka <Historie příjmu> si zobrazíte okno s výpisem stavů vstupního zpracování a kontroly, kterými balíček prošel. Pokud se jedná o úspěšně přijatý balíček do spisovny, zobrazí se níţe uvedený výpis s výsledky OK a posledním záznamem, který informuje o úspěšném uloţení do spisovny. -13-
obr. 5. Historie příjmu balíčku Pokud dojde v průběhu příjmu ke zjištění nějakého problému, zobrazí se tento stav rovněţ v historii (viz obr. 6). obr. 6. Historie příjmu balíčku - chyba 4.1.1.3. Transakční záznamy Pro zobrazení historie akcí, kterými konkrétní dokument prošel, označte vyhledaný balíček (dokument) a pomocí tlačítka <Transakční záznamy> se zobrazí okno s výpisem všech dosavadních akcí a jejich výsledků. Obsah této sloţky lze pouze číst, není moţné ho měnit. obr. 7. Transakční záznamy - příjem balíčku -14-
4.1.1.4. Zobrazení digitálního obsahu přijatého balíčku Označte vyhledaný balíček (dokument) a pomocí tlačítka <Stáhnout balíček> se zobrazí okno se soubory ke staţení (viz obrázek). obr. 8. Zobrazení obsahu přijatého balíčku Naleznete zde XML soubor s metadaty přijatého balíčku a dále elektronické dokumenty (přílohy), které jsou součástí balíčku. Kliknutím na hypertextové odkazy si přílohy zobrazíte. obr. 9. Stažení balíčku 4.1.2. Export do CSV Pro vybrané záznamy v příjmu do spisovny je rovněţ moţné pouţít tiskový výstup do formátu CSV (formát EXCEL). Sestava lze vyuţít například pro zjištění nepřijatých balíčků do spisovny. Pomocí filtračních podmínek zobrazte příslušnou skupinu balíčků (dokumenty) a stiskněte tlačítko <Export do CSV>, v následujícím dialogovém okně pro otevření/uloţení zvolte příslušnou moţnost, poté dojde k zobrazení sestavy. -15-
obr. 10. Export do CSV -16-
5. Přístup k obsahu spisovny 5.1. Hledání ve spisovně Pokud uţivatel spisovny potřebuje zobrazit dokument, MUSÍ příslušný záznam nejprve vyhledat. Vyhledání dokumentu/ů je moţné pomocí zadání vyhledávacích kritérií (kombinace hodnot metadat). Na základě zadaného dotazu systém vyhledá odpovídající dokumenty, ověří přístup k nim pro přihlášeného uţivatele a zobrazí seznam nalezených dokumentů. Ke zvolenému dokumentu má uţivatel moţnost zobrazit jeho další podrobnosti - uchovávané hodnoty metadat, historii, nebo náhled dokumentu. Při zadávání kritérií z klávesnice můţete pouţít zástupné znaky * nebo %, umístěné před vyhledávaný text. Za vyhledávaný text jsou * nebo % doplněny systémem automaticky. 5.1.1. Vyhledání balíčku Ve sloţce navigačního stromu Obsah spisovny zadejte vám známá vyhledávající kritéria pro vyhledání příslušného balíčku, ty vyplňte do filtru a potvrďte tlačítkem <Vyhledej>. Budou zobrazeny všechny balíčky odpovídající zadaným kritériím. obr. 11. Vyhledání balíčku Položky filtru: Věc text, který má hledaný objekt uveden v poli věc, moţné pouţít zástupné znaky *,%, Klíčová slova lze vyuţít jen v případě, ţe jsou klíčová slova vyuţívána v systému spisové sluţby (není pouţito v e-spis LITE), Příjemce příjemce vlastního dokumentu (není pouţito v e-spis LITE), Odesílatel - odesílatel doručeného dokumentu (není pouţito v e-spis LITE), Od datum, od kterého se mají záznamy začít vyhledat (datum vytvoření), Do datum, do kterého se záznamy mají hledat (datum vytvoření), Datum uzavření spisu od datum, kdy byl spis uzavřen v systému spisové sluţby - výběr z kalendáře, Datum uzavření spisu do datum, kdy byl spis uzavřen v systému spisové sluţby - výběr z kalendáře, -17-
Emailová adresa odesílatele email odesílatele doručeného dokumentu (není pouţito v e- spis LITE), Emailová adresa příjemce email příjemce vlastního dokumentu (není pouţito v e-spis LITE), Spisová značka označení objektu, Číslo jednací číslo jednací objektu, Klasifikace kód spisového znaku ze spisového plánu organizace, Ukládací jednotka označení ukládací jednotky, ve které je objekt zařazen. tab. 8. Stavy uložených balíčků zobrazující se ve sloupci Stav obsahu Zkratka stavu Název stavu Archivováno Poškozeno Skartační řízení Skartováno Uloženo 5.2. Zobrazení detailních údajů o balíčku Po úspěšném vyhledání objektu ve sloţce Obsah spisovny lze nad vyhledaným záznamem vyuţít panel nástrojů obsahující tlačítka (Historie příjmů, Transakční záznamy, Stáhnout balíček, Historie časových razítek, Vyžádat nahlížení, Vyžádat zápůjčku, Zařazení do ukládací jednotky, Stav obsahu), která slouţí k získání detailních údajů a provedení dalších akcí týkajících se vybraného balíčku. 5.2.1. Detail balíčku Pro zobrazení detailu balíčku klikněte na aktivní odkaz ve sloupci Věc (nebo spisová značka či číslo jednací) u vybraného balíčku. Zobrazí se informace o obecných údajích a další podrobné informace o balíčku rozdělené do jednotlivých záloţek (Základní údaje, Klasifikace, Fyzické umístění, Archivní kopie, Seznam subjektů, Historie verzí a Související objekty). Zároveň je v dolní části zobrazena struktura balíčku. Jednotlivé záloţky obsahují následující informace: Základní údaje údaje o identifikaci (ČJ, SZ), název, základní časové údaje, Klasifikace kód spisového znaku a skartační reţim podle spisového plánu, Fyzické umístění fyzické umístění analogového nebo hybridního dokumentu/spisu (aktivní odkaz na UJ, ve které je balíček zařazen), Archivní kopie informace o umístění elektronického balíčku v úloţišti, Seznam subjektů informace o souvisejících subjektech (Odesílatel, Autor), Historie verzí moţnost dohledání všech verzí balíčku, které do spisovny byly zaslány, Související objekty informace o: a) nadřízených objektech - aktivní odkaz na balíček vytvořený ze spisu, do kterého byl dokument v e-spisu zařazen, b) podřízených objektech - aktivní odkaz na dokumenty, které byly zařazeny do spisu v rámci spisové sluţby, c) kříţové odkazy - odkazy na další vazby mezi objekty (není pouţito v e-spis LITE). -18-
obr. 12. Detail uloženého balíčku 5.2.2. Historie příjmu Označte vyhledaný balíček (dokument) a pomocí tlačítka <Historie příjmu> zobrazte výpis, ve kterém jsou zaznamenány všechny kroky, kterými dokument během příjmu prošel. Obsah této sloţky lze pouze číst, není moţné ho měnit. obr. 13. Historie příjmu balíčku 5.2.3. Transakční záznamy (historie provedených akcí) Označte vyhledaný balíček (dokument) a pomocí tlačítka <Transakční záznamy>- se zobrazí transakční záznamy týkající se právě tohoto objektu, kde je moţné dohledat historii provedených akci a případné chyby. Obsah této sloţky lze pouze číst, není moţné ho měnit. -19-
obr. 14. Transakční záznamy k balíčku 5.2.4. Stažení obsahu balíčku Pro staţení obsahu balíčku (příloha elektronického dokumentu) označte vyhledaný balíček (dokument). Kliknutím na tlačítko <Stáhnout balíček> se zobrazí okno s výpisem obsahu balíčku ke staţení, kde je moţné stáhnout (zobrazit): a) Celý balíček ve formátu zip, který obsahuje metadata a rovněţ elektronické dokumenty, b) Jednotlivé komponenty balíčku, tedy XML soubor mets.xml a samotné elektronické dokumenty. Kliknutím na odkaz se zobrazí okno pro uloţení a otevření elektronického dokumentu. obr. 15. Stažení obsahu balíčku 5.2.5. Historie časových razítek Označte vyhledaný balíček (dokument) a pomocí tlačítka <Historie časových razítek> se zobrazí výpis, ve kterém jsou zaznamenána všechna časová razítka, kterými byl dokument opatřen. Obsah této sloţky lze pouze číst, není moţné ho měnit. Z této sloţky je moţné pomocí tlačítka <Zobrazit detail razítka> zjistit, které balíčky jsou tímto razítkem označené. Dále je moţné pomocí tlačítka <Ověření časových razítek> -20-
provést kontrolu platnosti časového razítka, kdy aplikace provede ověření pomocí veřejného klíče. Pokud je platnost stále v pořádku, u záznamu se zobrazí indikátor (platný). obr. 16. Historie časových razítek pro balíček 5.2.6. Zařazení do ukládací jednotky Označte vyhledaný balíček (je moţné označit i více objektů) a pomocí tlačítka <Zařazení do ukládací jednoty> zobrazte seznam ukládacích jednotek, do kterých můţe být balíček zařazen. obr. 17. Zařazení do UJ Stisknutím tlačítka <Zařadit> se provede zařazení pro všechny vybrané balíčky do vybrané ukládací jednotky. Stiskem tlačítka <Storno> se vrátíte do seznamu. Při zařazování do UJ probíhají v aplikaci následující kontroly a při nesplnění některého z vybraných balíčků se akce neprovede: - Skartační znak vkládaného balíčku neodpovídá skartačnímu znaku ukládací jednotky. - Skartační lhůta balíčku je delší neţ u samotné ukládací jednotky. -21-
Poznámka: Pokud u ukládací jednotky skartační znak a lhůta nejsou stanoveny, je moţné vkládat všechny dokumenty s rozdílným skartačním reţimem. obr. 18. Zařazení do ukládací jednotky 5.2.7. Označení poškozeného-ztraceného balíčku K označení poškozeného/ztraceného balíčku dochází v případě, ţe dojde k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uţivatelsky vnímatelným způsobem. Tato skutečnost se poznamená v evidenci dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno. Označte příslušný balíček a pomocí tlačítka <Stav obsahu> v zobrazeném okně vyberete v číselníku stavu moţnost Ztraceno nebo poškozeno poté potvrďte stisknutím tlačítka <Potvrdit>. Informaci je moţné rovněţ poté dohledat v detailu balíčku v záloţce Fyzické umístění. obr. 19. Označení poškozeného-ztraceného balíčku -22-
obr. 20. Informace o poškozeném-ztraceném balíčku v Obsahu spisovny obr. 21. Informace o poškozeném-ztraceného balíčku v Detailu balíčku 5.2.8. Zobrazení souvisejících objektů balíčku Pro zobrazení souvisejících objektů k vybranému balíčku slouţí v detailu balíčku záloţka Související objekty. Je zde moţné dohledat informaci o nadřízených a podřízených objektech, popřípadě zobrazit seznam obsaţených objektů. obr. 22. Zobrazení nadřízených a podřízených objektů -23-
obr. 23. Zobrazení obsažených objektů 5.3. Obsah spisovny příprava výdeje balíčků V rámci zpřístupnění archivních balíčků a jejich obsahu jsou ve spisovně zahrnuty moţnosti zapůjčení a nahlíţení. 1) Zapůjčení je určeno pro evidenci výdeje fyzických dokumentů uloţených ve spisovně (analogové, hybridní) 2) Nahlížení je určeno pro evidenci výdeje (zpřístupnění) digitálních dokumentů a jejich obsahu. 5.3.1. Vyžádání nahlížení do balíčku Dokumenty a spisy uloţené ve spisovně mohou být předkládány k nahlíţení oprávněným ţadatelům. Způsob vydávání dokumentů a vedení evidence o výpůjčkách stanoví spisový řád původce nebo jiný vnitřní předpis. Dokumenty nebo spisy v digitální podobě uloţené v elektronické spisovně se fyzicky nezapůjčují, ale zpřístupňují se oprávněnému ţadateli na monitoru stanice. O nahlíţení se vede elektronická evidence. Pro vyţádání balíčku k nahlíţení označte vyhledaný balíček (je moţné označit i více balíčků), klikněte na tlačítko <Vyžádat nahlížení >, v zobrazeném okně poté potvrďte výběr objektů <Další>, popřípadě výběr zrušte tlačítkem <Zrušit>. obr. 24. Vyžádání nahlížení do balíčku -24-
obr. 25. Vytvoření balíčku k nahlížení V dalším kroku budete vyzváni k zadání základních údajů o subjektu, kterému je tento balíček poskytován k nahlíţení. Typ uţivatele vyberte z číselníku; můţe být Externí nebo Interní. Poté vyplňte zbývající aktivní pole (podle zvoleného typu uţivatele) aktuálními údaji a potvrďte záznam stisknutím tlačítka <Další>. obr. 26. Tvorba DIP balíčku - informace subjekt Budete informováni o úspěšném zaloţení DIP balíčku. Potvrzení akce provedete pomocí tlačítka <Dokončit>. obr. 27. Dokončení tvorby DIP balíčku -25-
5.3.2. Vyžádání zápůjčky DIP balíčku Dokumenty a spisy uloţené ve spisovně mohou být zapůjčovány oprávněným ţadatelům. Těmi jsou zejména zaměstnanci původce. Způsob zapůjčování dokumentů a vedení zvláštní evidence o výpůjčkách stanoví spisový řád původce nebo jiný vnitřní předpis. Ve správě spisovny je vedena elektronická evidence zapůjčených dokumentů (zápůjční lístek a kniha zápůjček). Zápůjčky se tvoří vţdy jen pro balíčky ve formě analogové. Pro vyţádání DIP balíčku k zápůjčce označte vyhledaný balíček (je moţné označit i více balíčků), klikněte na tlačítko <Vyžádat zápůjčku>, v zobrazeném okně poté potvrďte výběr objektů tlačítkem <Další>, popřípadě výběr zrušte tlačítkem <Zrušit>. obr. 28. Vyžádání zápůjčky DIP balíčku Další postup je totoţný s postupem popsaným v předcházejícím bodu 5.3.1. V dalším kroku je třeba vyplnit informace o subjektu, jemuţ bude zápůjčka balíčku vytvořena, poté stisknout tlačítko <Další>. V této fázi je v dalším kroku moţné vytisknout zápůjční lístek pro ţadatele, a to kliknutím na tlačítko <Tisk zápůjčního lístku>. Pokud není tisk zápůjčního lístku nutný, stiskněte pouze tlačítko <Dokončit>. obr. 29. Tisk zápůjčního lístku při tvorbě zápůjčky 5.3.3. Složka Zapůjčeno Balíčky DIP, které byly vytvořeny za účelem fyzické zápůjčky, je moţné dohledat ve sloţce Zapůjčeno. K vyhledání příslušných záznamů jsou k dispozici filtrační podmínky. Při -26-
zaškrtnutí příznaku pouze nevrácené se zobrazí seznam DIP balíčků, ke kterým nebyl vrácen analogový obsah do spisovny. 5.3.3.1. Tisk zápůjčního lístku Ve sloţce Zapůjčeno je také moţné tisknout zápůjční lístek pro vybrané záznamy. Označte záznam, pro který má být lístek vytvořen a klikněte na tlačítko <Tisk zápůjčního lístku>. V následujícím okně zvolte moţnost otevřít a dojde k vygenerování zápůjčního lístku. obr. 30. Tisk zápůjčního lístku obr. 31. Tiskový výstup: Zápůjční lístek 5.3.3.2. Tisk přehledu zápůjček Ve sloţce Zapůjčeno je moţné tisknout rovněţ přehled zápůjček. Klikněte na tlačítko <Tisk přehledu zápůjček>. V následujícím okně zvolte moţnost otevřít a dojde k vygenerování sestavy ve formátu PDF. -27-
obr. 32. Tisk přehledu zápůjček 5.3.3.3. Vrácení zápůjčky Ve sloţce Zapůjčeno je rovněţ moţné provést vrácení zapůjčeného DIP balíčku zpět do spisovny. Označte balíček, který má být vrácen a stiskněte tlačítko <Vrácení>. V dialogovém okně budete vyzváni k potvrzení tohoto kroku. U vráceného balíčku pak bude zobrazen stav balíček vrácen a rovněţ informace o datu a čase vrácení. obr. 33. Vrácení zápůjčky ze spisovny 5.3.4. Složka K nahlížení Balíčky DIP, které byly vytvořeny pouze za účelem nahlíţení, je moţné dohledat ve sloţce K nahlížení. I v této sloţce je moţné pouţít filtr k vyhledání příslušných záznamů. -28-
Ve sloupci vygenerovaný kód se zobrazí automaticky vygenerované desetimístné označení, které je poskytnuto ţadateli o nahlíţení. Tento kód je omezen dobou platnosti, kterou správce spisovny zadává při tvorbě ţádosti DIP balíčku k nahlíţení. Po uplynutí této doby jiţ není moţné balíček zobrazit. obr. 34. Nahlížení Pro zobrazení detailu balíčku k nahlíţení klikněte na aktivní odkaz ve sloupci Zadavatel a dojde k zobrazení podrobných informací týkajících se povolení nahlíţení. obr. 35. Detail balíčku DIP k nahlížení 5.3.5. Evidence vydaných balíčků K evidenci vydaných balíčků slouţí sloţka spisovny Vydáno, v této sloţce se zobrazují automaticky vytvořené výdeje balíčků (zápůjčky, nahlíţení) vytvořené správcem spisovny. 5.3.5.1. Zobrazení seznamu vydaných balíčků Ve sloţce Vydáno je automaticky zobrazován seznam vydaných balíčků DIP. Pomocí uţivatelského filtru je umoţněno vyhledávání dle různých kritérií jako Zadavatel, Název, Datum zápůjčky, Datum vrácení aj. -29-
obr. 36. Seznam vydaných balíčků DIP 5.3.5.2. Zobrazení obsahu vydaného balíčku Ve sloţce Vydáno klikněte na aktivní odkaz vybraného balíčku ve sloupci Zadavatel. Zobrazí se všechny balíčky (objekty), které jsou v tomto vydaném DIP balíčku zařazeny. obr. 37. Zařazené balíčky v DIP 5.3.5.3. Zpřístupnění nahlížení pro digitální obsah Dokumenty nebo spisy v digitální podobě uloţené v elektronické spisovně se fyzicky nezapůjčují, ale zpřístupňují se oprávněnému ţadateli na monitoru stanice. Pro zpřístupnění nahlíţení je vytvořena speciální obrazovka (oddělená aplikace), kde můţe ţadatel zobrazit seznam obsahu balíčku DIP. Přístup k obrazovce bude umoţněn po zadání desetimístného kódu, který předá příslušný pracovník původce určenému příjemci (ţadateli). Tento kód umoţní v době nahlíţení přístup k balíčku aţ do doby vypršení povoleného termínu, který je stanoven při ţádosti o nahlíţení. Vţdy po přihlášení na odkaz http://.../dea-frontend/nahlizeni zadejte desetimístný kód a potvrďte stisknutím tlačítka <Vyhledat>. -30-
obr. 38. Zpřístupnění nahlížení do digitálního obsahu Zobrazí se obsah balíčku, přístup je platný do doby vypršení povoleného termínu k nahlíţení. obr. 39. Zobrazení nahlíženého obsahu 5.3.6. Ukládací jednotky Dokumenty jsou jiţ ve spisové sluţbě sdruţovány do větších celků ukládacích jednotek (UJ). Fyzicky si ukládací jednotku lze představit jako archivní krabici nebo pořadač. V ukládací jednotce jsou obvykle sdruţeny dokumenty podle spisového znaku, časového období a způsobu vyřazení, coţ umoţňuje snadnější dohledání a vyřazování dokumentů. Aktuální seznam ukládacích jednotek a prostředí pro práci s ukládacími jednotkami se nachází ve sloţce Ukládací jednotky. V této sloţce lze zakládat nové UJ, editovat stávající UJ nebo je rušit, případně UJ přesouvat. Pro zobrazení aktuálního seznamu ukládacích jednotek klikněte v navigačním stromu na sloţku Ukládací jednotky. Jedná se o seznam všech ukládacích jednotek daného původce. V zobrazeném seznamu je moţné pouţit uţivatelský filtr pro vyhledávání dle různých kritérií např. Věc, Skartační znak, Datum uzavření aj. U jednotlivých filtračních políček lze výběr ještě omezit pomocí znaků: "=" - vyhledám vše, kde je zadaná hodnota přítomna, "< >" - vyhledám vše, kde zadaná hodnota není přítomna. -31-
obr. 40. Ukládací jednotky V levé části pracovní plochy je zobrazena stromová struktura členěná dle spisovného plánu původce. Kliknutím na collapser (trojúhelníková odráţka) u jednotlivých poloţek stromu se rozbalí objekty, které patří pod příslušnou věcnou skupinu, a to aţ do úrovně spisu. obr. 41. UJ - stromová struktura Kliknutím na text poloţky se v pravé části pracovní plochy zobrazí obsah poloţky (u věcné skupiny seznam UJ, u UJ seznam spisů a dokumentů, u spisu seznam dokumentů). obr. 42. UJ - stromová struktura - seznam -32-
5.3.6.1. Založení ukládací jednotky Pro zaloţení nové ukládací jednotky klikněte na tlačítko <Založit ukládací jednotku> v horním levém rohu obrazovky. V následně zobrazeném formuláři zadejte údaje o ukládací jednotce a potvrďte stisknutím tlačítka <Uložit>. Položky formuláře: Číslo ukládací jednotky - pole pro zadání identifikátoru ukládací jednotky např. číslo jednací (kontrola unikátnosti evidenčního čísla), Název text vystihující obsah zakládané ukládací jednotky, Ostatní pole: Popis/poznámka doplňkový text vystihující přesný obsah ukládací jednotky, Věcná skupina výběr z číselníku aktuálního spisového plánu organizace, Skartační režim výběr z číselníku (určení skartační lhůty a skartačního znaku), Spouštěcí událost - výběr z číselníku, určuje rozhodné datum, od kterého začíná běţet skartační lhůta, Datum externí události - konkrétní datum, od kterého začíná běţet skartační lhůta, Komentář se skartačnímu režimu/externí události - např. popis externí události (od zrušení stavby, od zániku IČ apod.), Trvalé uložení výběr z číselníku moţných umístění, Dočasné uložení výběr z číselníku moţných umístění (primární a aktuální uloţení se mohou lišit), Popis umístění - textové pole ke specifikaci uloţení UJ (např. číslo regálu, police apod.), Typ ukládací jednotky výběr z číselníku (archivní krabice, pořadač, karton), Počet fyzických jednotek počet objektů zařazených aktuálně do této ukládací jednotky (počet krabic), Datum založení výběr z kalendáře (datum vytvoření UJ) Datum ukončení výběr z kalendáře (datum uzavření UJ) -33-
obr. 43. Založení ukládací jednotky 5.3.6.2. Detail ukládací jednotky Pro zobrazení detailu příslušné ukládací jednotky dvakrát klikněte na řádek v seznamu v pravé části obrazovky. Pro tuto akci je moţné pouţít i pravé tlačítko myši po označení příslušného řádku a vybrat ze zobrazeného menu moţnost "Zobrazit ukládací jednotku". K dispozici jsou i tlačítka ve střední části obrazovky se stejnými funkcemi. Na kartě Profil jsou informace o UJ logicky rozděleny do částí: Základní údaje, Uložení, Zpracování. Na druhé kartě Obsah se nachází seznam všech balíčků zařazených do UJ. Profil u zaloţené UJ je doplněn o další pole: Identifikátor spisové služby - needitovatelné pole doplněné z ESS, Počet zařazených balíčků - needitovatelné pole s automatickým dopočítáváním balíčků zařazených do UJ. K dispozici jsou údaje o počtu balíčků vytvořených ze spisové obálky a o počtu balíčků z dokumentů, Zpracovatel osoba ukládající UJ do spisovny -34-
Předpokládaný rok vyřazení - doplněno automaticky, pokud je vyplněna skartační lhůta a rok ukončení, Datum vyřazení - doplněno automaticky po ukončení skartačního řízení. obr. 44. Detail ukládací jednotky záložka Profil -35-
obr. 45. Detail ukládací jednotky - záložka Obsah V detailu UJ jsou k dispozici tyto funkcionality: Tisk čárového kódu - vytiskne štítek s čárovým kódem pro zobrazenou UJ. Tisk obsahu UJ - vytvoří tiskovou sestavu ve formátu PDF se seznamem obsahu UJ obr. 46. Tisk obsahu UJ - tiskový výstup -36-
Z karty Obsah je moţné balíčky zařazené v UJ přesunout do jiné ukládací jednotky pomocí tlačítka "Přeřadit". Pro přesun balíčku/ů označte vybrané řádky pomocí levého tlačítka myši a standardních kláves Shift nebo Ctrl a klikněte na tlačítko "Přeřadit" (pokud přesunujete jen jeden balíček, stačí ho jen označit myší jedním klikem). V novém okně se zobrazí seznam existujících UJ, vyhledejte či přímo vyberte vámi poţadovanou UJ a klikněte na tlačítko "Přeřadit". Balíček je zařazen do vybrané UJ. Pokud skartační znak vkládaného balíčku nesouhlasí se skartačním znakem vybrané UJ, aplikace upozorní uţivatele na chybu - viz obrázek 48. obr. 47. Přeřazení balíčku z obsahu ukládací jednotky obr. 48. Přeřazení balíčku z obsahu ukládací jednotky - chyba -37-
5.3.6.3. Úprava ukládací jednotky Pro editaci UJ opět zobrazte detail ukládací jednotky - postup viz kapitola 5.4.4.2. Kromě údajů doplňovaných aplikací lze upravovat všechna pole. Obecné zásady: a) Je zde zahrnuta kontrola unikátnosti hodnoty v poli Číslo ukládací jednotky. b) Při změně umístění se změna promítne do všech zařazených objektů, a dále do dokumentů v zařazeném spise nebo díle spisu. c) Při změně skartačního reţimu je nezbytné zkontrolovat zda je skartační operace všech objektů stejná (pokud je zvolena moţnost "Obsahuje pouze dokumenty se shodnou skartační operací"). Pokud je skartační lhůta některého zařazeného objektu delší neţ zadaná lhůta, změna údajů je zamítnuta. obr. 49. Změna ukládací jednotky 5.3.6.4. Tisk evidenčního štítku UJ Pro stávající či nově zaloţené fyzické ukládací jednotky neopatřené dosud evidenčním štítkem je moţné z pohledu Spisovna/Ukládací jednotky štítek vytisknout. Vyberte v seznamu ukládací jednotku a klikněte na tlačítko <Tisk štítků>. Štítek je určen pro označení archivních krabic či pořadačů. Lze opět označit více UJ (na 1 stranu A4 se vygenerují 4 štítky). -38-
obr. 50. Tisk štítku 5.3.6.5. Přesun UJ do jiné spisovny Pro přesun ukládací jednotky do jiné spisovny označte příslušnou UJ (či více UJ) a stiskněte tlačítko <Přesunout do jiné spisovny>. V dalším kroku pak vyberte ze seznamu spisovnu, do které má být UJ přesunuta. K UJ lze doplnit informaci, zda se jedná o dočasné či trvalé uloţení do jiné spisovny. obr. 51. Přesun UJ do jiné spisovny 5.3.6.1. Zrušení UJ Pro odstranění ukládací jednotky ze seznamu označte příslušnou jednotku a stiskněte tlačítko <Zrušit>. V dialogovém okně poté potvrďte tuto akci. Dojde k odstranění ukládací jednotky ze seznamu a objekty v ní obsaţené budou vyjmuty a zobrazeny jako nezařazené. Poznámka: Pokud ukládací jednotka, kterou si přejete zrušit obsahuje nějaké balíčky, aplikace zobrazí upozornění. V případě, ţe zrušení potvrdíte, ukládací jednotka bude zrušena a balíčky v ní obsaţené budou dále v obsahu spisovny uloţeny jako nezařazené. obr. 52. Zrušení UJ 5.3.6.2. Tisk archivní/přírůstkové knihy Pro přehlednost uloţených objektů v jednotlivých spisovnách lze vytisknout tzv. archivní knihu. -39-
V pohledu Ukládací jednotky klikněte na tlačítko "Tisknout seznam UJ". Pokud nezvolíte ţádné omezující kritérium ve filtru, vygenerujete sestavu pro všechny UJ vaší organizace. Při zadání filtračních kritérií lze generovat sestavy pro jednotlivé spisovny, věcné skupiny apod. obr. 53. Tisk archivní knihy -40-
6. Vyřazování dokumentů ze spisovny Ţivotnost dokumentů a spisů uloţených v elektronické spisovně je řízena spisovým a skartačním plánem organizace. Uloţené dokumenty a spisy zde čekají na skartační řízení. Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci (tedy zničení) dokumentů, nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřízeného digitálního archivu (např. Národní digitální archiv). Je třeba počítat s tím, ţe některé dokumenty mohou ve Správě spisovny zůstávat po velmi dlouhou dobu, aniţ by se skartovaly či předávaly. Po vypršení skartační lhůty můţe být dokument ze systému vyřazen. Proces skartačního řízení je několikafázový proces, který zahrnuje výběr dokumentů k vyřazení, sestavení skartačního návrhu, schválení skartačního návrhu a vlastní vyřazení. Vyřazením se rozumí zničení obsahu skartovaných dokumentů, resp. export dokumentů a jejich metadat do formátu vhodného pro přenos do nadřazeného archivu. Podle nastavení systému se dokumenty předané prokazatelně do nadřazeného archivu také zničí, nebo zůstávají jako kopie nadále v systému. O vyřazení se pořizuje skartační protokol. 6.1. Příprava skartačního návrhu Skartační řízení v rámci spisovny prochází čtyřmi fázemi: - příprava - předání k posouzení - schválení - samotné provedení skartačního řízení. 6.1.1. Sestavení skartačního návrhu Ve sloţce Skartační řízení stiskněte tlačítko <Vytvořit nový skartační návrh>. V zobrazeném formuláři vyberte "Datum" zahájení skartačního řízení a zadejte Název skartačního návrhu. Název skartačního návrhu nesmí být identický s jiţ zaloţenými skartačními návrhy. V další části formuláře vyberte, které balíčky, kterým uplynula skartační lhůta, mají být do skartačního návrhu zařazeny: -41-
obr. 54. Založení skartačního návrhu a) Pouze pro vybrané organizační jednotky - tato varianta zařadí do nového skartačního návrhu všechny balíčky, kterým jiţ uplynula skartační lhůta. Po kliknutí na tlačítko <Další> vyberte jednu či více organizačních jednotek, pro které si přejete skartační návrh vytvořit. obr. 55. Založení skartačního návrhu s variantou a) Pouze u vybrané OJ 1. krok -42-
obr. 56. Výběr organizační jednotky varianta a) Pouze pro vybrané OJ 2. krok b) Pouze pro vybrané spisovny - tato varianta zařadí do nového skartačního návrhu všechny balíčky, kterým jiţ uplynula skartační lhůta. Po kliknutí na tlačítko <Další> vyberte jednu či více spisoven, pro které si přejete skartační návrh vytvořit. V obou výše uvedených případech můţete zvolit příznak, zda do nového skartačního návrhu mají být zařazeny pouze kompletní UJ. Zvolením této moţnost se do připravovaného skartačního návrhu dostanou pouze UJ, u kterých je moţné na základě skartační lhůty vyřadit jejich kompletní obsah. tj. Bude-li mít alespoň jediný dokument/spis delší skartační lhůtu neţ zbylý obsahu UJ, tak tato UJ jiţ do skartačního návrhu zařazena nebude. obr. 57. Zařazení pouze kompletních UJ -43-
V posledním kroku pak potvrďte zaloţení nového skartačního návrhu tlačítkem <Dokončit>. Dojde tak k zaloţení skartačního návrhu a AUTOMATICKÉMU zařazení všech balíčků, kterým uplynula skartační lhůta a odpovídají vašemu výběru. Nově zaloţený skartační návrh se zobrazí poté v seznamu skartačních návrhu ve sloţce Skartační řízení. 6.1.2. Zobrazení skartačního návrhu a jeho úpravy Sloţka Skartační řízení zobrazuje mimo jiné seznam všech skartačních návrhu v různých stavech. Pro vyhledání konkrétního skartačního návrhu lze vyuţít filtračních podmínek. Stavy skartačního návrhu: Skartační řízení v přípravě - nově vzniklý skartační návrh bude mít vţdy tento stav, skartační řízení ve fázi schvalování - skartační návrh předaný k posouzení, skartační a archivace ukončena - skartace/archivace byla aplikací provedena tj. např. digitální přílohy balíčků byly odstraněny, skartační řízení stornováno - skartační návrh ve fázi přípravy byl před svým předáním k posouzení stornován. obr. 58. Detail skartačního návrhu 6.1.2.1. Zobrazení detailu balíčku ve skartačním návrhu Detail balíčku zahrnutého ve skartačním návrhu zobrazíte kliknutím na tlačítko <Detail balíčku>. Dojde k zobrazení všech dostupných informací týkajících se vybraného balíčku. Tyto informace jsou rozděleny do jednotlivých záloţek např. základní údaje, související objekty aj. Poznámka: Detail balíčku je moţné rovněţ zobrazit dvojitým kliknutím na záznam v seznamu, případně volbou pravého tlačítky myši. -44-
obr. 59. Detail balíčku ve skartačním návrhu 6.1.2.1. Vyřazení balíčku ze skartačního návrhu V detailu skartačního návrhu v přípravě označte balíček(y), které si přejete vyřadit a stiskněte tlačítko <Vyřazení ze SŘ>. Tyto balíčky budou okamţitě a nenávratně odstraněny ze seznamu balíčků ve skartačním návrhu. Pokud dojde k vyřazení celého spisu, budou automaticky ze skartačního řízení vyřazeny i veškeré dokumenty (balíčky), které tento spis obsahuje. Poznámka: Vyřazení ze skartačního návrhu je moţné rovněţ provést pomocí pravého tlačítka myši. obr. 60. Vyřazení balíčku ze skartačního návrhu Vyřazení celé ukládací jednotky/věcné skupiny V detailu skartačního návrhu (v levé části stromové zobrazení) označíme ukládací jednotku/věcnou skupinu, kterou si přejeme ze skartačního návrhu nenávratně vyřadit. Následně pomocí tlačítka v menu <Vyřazení ze SŘ>, případně pomocí pravého tlačítka myši provedeme vyřazení. Po vyřazení celé ukládací jednotky/věcné skupiny ze seznamu balíčků zobrazených ve skartačním návrhu zmizí balíčky, které byly zařazeny v rámci vyřazené UJ/věcné skupiny. -45-
obr. 61. Vyřazení ukládací jednotky/věcné skupiny ze skartačního návrhu 6.1.2.2. Dočasné pozastavení balíčku ze skartačního řízení/změna skartační lhůty V tomto kroku má uţivatel dvě moţnosti: a) Pouţít funkci pro dočasné pozastavení balíčku ve skartačním návrhu, např. při řešení skartačních operací A či V se zpracovatelem či nadřízeným archivem. Pokud je pouţita tato funkce, je moţné později balíček vrátit zpět do skartačního návrhu pomocí tlačítka <Zrušit pozastavení> a balíček se opět stane součástí skartačního návrhu. b) Pouţít funkci pro změnu skartační lhůty, která můţe být trvalá. Balíček, u kterého byla změněna tímto způsobem skartační lhůta zůstává v náhledu skartačního návrhu, avšak se stavem " Skartace nebo archivace odložena". Takový balíček tedy nebude v rámci aktuálního skartačního návrhu skartován/archivován. Do dalšího skartačního návrhu organizace bude automaticky zařazen, aţ poté co uplyne jeho nová skartační lhůta, kterou jsme v tomto kroku nastavili. Pro dočasné vyřazení ze skartačního návrhu provedete označením záznamu (balíčku/spisu/věcné skupiny/uj) a volbou tlačítka <Pozastavit>. Opět je moţné vyuţít pozastavení pomocí pravého tlačítka myši. Poznámka: Dočasné pozastavení je moţné rovněţ provést pro celou ukládací jednotku, případně věcnou skupinu obdobným způsobem jako je popisováno v části věnované vyřazení ze skartačního řízení. obr. 62. Dočasné vyřazení balíčku ve skartačního návrhu/změna skartační lhůty V dalším kroku je moţné případně nastavit změnu skartační lhůty výběrem z číselníku a potvrzením pomocí tlačítka <Potvrdit>. -46-
obr. 63. Změna skartační lhůty při pozastavení balíčku Po provedení změny je záznam podbarven ţlutě. Balíček v náhledu skartačního návrhu zůstává pro případnou moţnost zrušení pozastavení. obr. 64. Změna stavu skartační lhůty při pozastavení balíčku Poznámka: Pokud dojde ke změně skartační lhůty nad spisem, automaticky se mění i nad zařazenými objekty. Pokud dojde ke změně skartační lhůty pouze nad dokumentem, je změna ponechána pouze u dokumentu, na spisu zůstává původní nezměněná lhůta. 6.1.2.3. Vrácení balíčku ke skartaci Dočasně pozastavené balíčky v detailu skartačního návrhu je moţné opět do návrhu vrátit a stanou se tak součástí připravovaného skartačního řízení. Označte balíček/spis/věcnou skupinu/ukládací jednotku, které mají být vráceny do skartačního návrhu a stiskněte tlačítko <Zrušit pozastavení>. Vybrané objekty budou zařazeny zpět a dojde ke změně stavu na "Balíček je navržen ke skartaci/archivaci. Pokud tímto způsobem provedeme vrácení z pozastavení nad ukládací jednotkou/věcnou skupinou, tato akce se hromadně promítne na všechny balíčky v nich zařazené. -47-
obr. 65. Vrácení balíčku do skartačního řízení Poznámka: Zrušení pozastavení je opět moţné provést pomocí volby pravého tlačítka myši nad označeným objektem. 6.1.2.4. Změna skartační operace U balíčků, které doposud byly ve spisovně uloţené se skartační operací "V", je v tuto chvíli nutné určit nový skartační znak A nebo S. Rozhodnutí o výběru skartačního znaku nezáleţí pouze na správci spisovny, který skartační návrh vytváří a připravuje. Rozhodnutí by mělo proběhnout na základě posouzení např. nadřízeným archivem organice, případně speciální komisí, která můţe být sestavena za tímto účelem. Pro změnu skartační operace označte záznam a zvolte tlačítko <Navrhnout změny>. Změnu skartační operace je rovněţ moţné provést pomocí pravého tlačítka myši nad vybraným záznamem, případně hromadně nad vybranou ukládací jednotkou. Poznámka: Pokud tuto změnu provedete nad označeným spisem, změna skartační operace bude provedena u všech dokumentů zařazených v tomto spisu. obr. 66. Změna skartační operace V zobrazeném formuláři zvolte novou skartační operaci a volbu potvrďte tlačítkem <Potvrdit>, nebo tento krok stornujte pomocí tlačítka <Storno>. obr. 67. Potvrzení změny skartační operace -48-
Záznam, který byl tímto způsobem změněn, zůstane barevně označen. Rovněţ je zobrazena informace o původní a nově přidělené skartační operaci. obr. 68. Odlišení záznamu se změnou skartační operace 6.1.3. Stornování skartačního návrhu U skartačního návrhu v přípravě lze provést rovněţ jeho zrušení. V takovém případě se pak balíčky zařazené v návrhu vyřadí a vrátí zpět do obsahu spisovny. Tyto balíčky budou posléze opět zařazeny do dalšího skartačního návrhu v pořadí. Ve sloţce Skartační řízení vyhledejte návrh, který si přejete zrušit. Dvojitým kliknutím levého tlačítka myši pak zobrazte jeho detail a zvolte tlačítko <Stornovat řízení>. obr. 69. Storno skartačního návrhu Skartační návrh bude stornován a zařazené balíčky vyřazeny z tohoto stornovaného návrhu. Stav skartačního návrhu je rovněţ změněn na skartační řízení stornováno. 6.1.4. Tisk skartačního návrhu v přípravě V detailu skartačního návrhu zvolte tlačítko <Tisk sk. návrhu>. Dojde k vygenerování tiskové sestavy obsahující skartační návrh rozdělený podle skartačních znaků tj. S, V a A. Poznámka: V případě, ţe je do skartačního návrhu zahrnuta kompletní UJ, bude v této tiskové sestavě zobrazena jako jeden záznam bez výpisu jejího obsahu. -49-
obr. 70. Tisk skartačního návrhu v přípravě obr. 71. Skartační návrh - náhled 6.1.5. Předání skartačního návrhu k posouzení Připravený skartační návrh je nutné nejprve předat k posouzení. V detailu skartačního návrhu zvolte tlačítko <Předat k posouzení>. Stav se změní na Skartační řízení ve fázi schvalování. Pokud balíčky obsaţené ve skartačním návrhu je moţné vyřadit, tzn. došlo k posouzení skartačního návrhu zodpovědnou osobou a odsouhlasen příslušným archivem, lze provést schválení skartačního návrhu. Uţivatel spisovny má moţnost při zaškrtnutí moţnosti tisk vygenerovat tiskovou sestavu obsahující skartační návrh před posouzením. -50-
obr. 72. Předání skartačního návrhu k posouzení V momentě předání k posouzení prochází skartační návrh kontrolou na přítomnost případných konfliktů. Pokud se v tomto kroku nějaké konflikty zobrazí, zobrazí se hláška "Ve skartačním návrhu se vyskytují konflikty" a tento návrh zůstane nadále ve stavu přípravy. (kapitola 6.2. Konflikty ve skartačním řízení a práce s nimi) Skartační návrh nelze předat k posouzení pokud: dokumenty se skartační operací V nejsou rozděleny na A nebo S existují konflikty (skartační reţimy, kříţové odkazy) jsou evidovány zápůjčky (u fyzických dokumentů) obr. 73. Skartační návrh s konflikty Pokud skartační návrh neobsahuje ţádné konflikty, zobrazí se dialogové okno s moţností staţení skartačního návrhu k tisku a skartační návrh je převeden do stavu "skartační řízení ve fázi schvalování. -51-
6.1.6. Schválení skartačního návrhu V seznamu skartačních návrhů ve sloţce Skartační řízení pomocí aktivního odkazu zobrazte detail skartačního návrhu, jenţ má být schválen. Zkontrolujte podle detailních údajů, zda se jedná o správný návrh. Pokud ano, stiskem tlačítka <Schválit >provedete odsouhlasení skartačního návrhu. obr. 74. Schválení skartačního návrhu obr. 75. Schválení skartačního návrhu s tiskem skartačního protokolu Poté v zobrazeném dialogovém okně zadejte číslo protokolu a datum schválení a vše potvrďte pomocí tlačítka <Potvrdit>. -52-
Po schválení skartačního návrhu jsou: pozastavené balíčky vyřazeny ze skartačního návrhu, balíčky se skartační operací S skartovány tzn., jsou ponechána pouze hlavičková metadata (ostatní metadata, historie a digitální obsah je zničen), balíčky se skartační operací A připraveny pro přesun do archivu. Poznámka: Čtvrtou a poslední fázi skartačního řízení, tedy samotné provedení (skartace/archivace), zajišťuje aplikace sama v rámci spuštění plánované úlohy. Tento proces zničí např. el. přílohy u digitálních dokumentů, které byly vyřazeny se skartačním znakem "S". Co se týče provedení fyzické skartace u analogových/hybridních dokumentu, je třeba zajištění ze strany samotné organizace. 6.2. Práce s konflikty ve skartačním řízení V procesu předání skartačního návrhu k posouzení se můţe uţivatel setkat s tzv. konflikty, které blokují předání skartačního návrhu k posouzení. 6.2.1. Zobrazení konfliktů ze složky Zobrazení seznamu konfliktů při skartačním řízení je moţné zobrazit ve sloţce Vyřazování - Seznam konfliktů. Je moţné zvolit druh zobrazení dle období nebo pro skartační řízení. a) Dle období - jedná se o zobrazení případných konfliktů pro určité rozhodné období (předpokládaný rok vyřazení) pro všechny objekty v systému. Z číselníku zvolte příslušný rok a nejprve klikněte na tlačítko <Aktualizovat seznam>, poté proveďte zobrazení zjištěných konfliktů pomocí tlačítka <Zobrazit konflikty>. Zobrazí se hromadně konflikty za všechny skartační návrhy za uvedené období tj. období můţe obsahovat více skartačních návrhů. obr. 76. Zobrazení konfliktů pro období b) Dle skartačního řízení - Jedná se o zobrazení případných konfliktů pro objekty zařazené do konkrétního skartačního řízení. Z číselníku zvolte skartační řízení, pro něţ má být kontrola konfliktů provedena, dále nejprve klikněte na tlačítko <Aktualizovat seznam>, poté proveďte zobrazení zjištěných konfliktů pomocí tlačítka <Zobrazit konflikty>. U kaţdého balíčku v rámci kontroly konfliktů pro skartační řízení mohou nastat následující konflikty: tab. 9. Seznam konfliktů -53-
Konflikty Skartační znak objektu se liší od spisu. Skartační znak objektu se liší od součásti. Skartační lhůta objektu je kratší neţ skartační lhůta spisu. Skartační lhůta objektu je kratší neţ skartační lhůta součásti. Obsahuje dokumenty s delší skartační lhůtou. Obsahuje součásti s delší skartační lhůtou. Obsahuje dokumenty s odlišným skartačním znakem. Obsahuje součásti s odlišným skartačním znakem. Objekt je odkazován prostřednictvím kříţového odkazu ve spisu nebo dokumentu s delší skartační lhůtou. Dokument je zapůjčen Platí pouze pro konflikty evidované v rámci skartačního řízení Všechny obsaţené dokumenty nebo součásti nejsou předmětem aktuálního skartačního řízení. Objekt je odkazován prostřednictvím kříţového odkazu ve spisu/dokumentu, který není předmětem aktuálního skartačního řízení. Kód typu konfliktu C_SUBFILE_ACTION C_PART_ACTION C_SUBFILE_PERIOD C_PART_PERIOD C_RECS_PERIOD C_PARTS_PERIOD C_RECS_ACTION C_PARTS_ACTION C_REF_PERIOD C_BORROWED C_CONTENT_RDPROC C_REF_RDPROC 6.2.2. Zobrazení a aktualizace konfliktů ve skartačním řízení v přípravě V průběhu přípravy skartačního návrhu je moţné zjistit konflikty k jednotlivým balíčkům Pokud je u balíčku nalezen konflikt, zobrazí se u něj indikátor konfliktu. Po kliknutí na tento indikátor dojde k zobrazení konfliktu/konfliktů bránících k zařazení balíčků do tohoto návrhu. Uţivatel má poté moţnost pomocí funkčností pro změnu lhůty a skartační operace a dalších uvedené konflikty odstranit. obr. 77. Zobrazení konfliktů v detailu skartačního návrhu Konflikty se zobrazí: a) po kliknutí na tlačítko <Předat k posouzení>, -54-
b) po kliknutí na tlačítko <Aktualizovat seznam>. Tato akce provede zjištění konfliktů s předstihem a umoţní tak jiţ ve fázi přípravy skartačního návrhů průběţně odstraňovat konflikty. Pokud jste jiţ některý z konfliktů vyřešili je moţné pomocí tlačítka <Aktualizovat seznam> zaktualizovat stav konfliktů v konkrétním návrhu a zjistit, které konflikty se podařilo jiţ odstranit, případně které ještě odstraněny musí být. Po odstranění konfliktů je moţné přímo ve skartačním návrhu v přípravě znovu načíst aktuální stav konfliktů pomocí tlačítka <Aktualizovat seznam>. Uţivatel má tak aktuální přehled o jiţ odstraněných konfliktech, popřípadě o těch, které je třeba stále odstranit. obr. 78. Generování stavu konfliktů ve skartačním řízení v přípravě -55-