Přehled úprav aplikace e-spis LITE verze 2.6.1-2.6.17 Pro zákazníky, kteří již provozují aplikaci e-spis LITE, je níže uveden přehled změn pro verze 2.6.1-2.6.14. Patch 2.6.01 Opravy: o Zadání pole ulice v adrese subjektu se neuložilo do databáze (volba Správa- Adresář) o Rozhraní BP (best practises): - Do pole vlastnikdo v profilu dokumentu se nyní zapisuje zpracovatel dokumentu, pokud je určen. Pokud není určen, uvádí se uživatel, který dokument vytvořil. - Zaveden logický parametr, zda při postoupení dokumentu s přílohami posílat tyto přílohy v události SouborZalozeni. Pokud je hodnota parametru false, přílohy se neposílají. - Technická úprava při vytváření přenosových XML dávek, která se týká zpřehlednění namespaces. - Patch 2.6.02 Zdokonalení: Opravy: o Rozšíření API e-spis LITE o externí synchronizaci uživatelů o Možnost kombinace různých způsobů autentizace v rámci jedné instalace e- spis LITE o Integrace s IDM v rámci řešení AGW (Access Gateway) o Code Signing certifikát pro prostředí Java - Využití Code Signing certifikátu pro zabezpečení kódu a tím zvýšení důvěryhodnosti aplikace e-spis LITE vůči uživatelům i třetím stranám o Postoupení dokumentu doručeného datovou zprávou do externí agendy - Lze postoupit dokument, který nemá vybraný subjekt z adresáře - Lze postoupit dokument se způsobem zacházení do vlastních rukou o Oprava dat SIP balíčku předávaného do správy spisovny - Doručenka datové zprávy označena jako Input 1
Patch 2.6.3-2.6.4 Patch obsahuje zákaznicky vázané funkce Patch 2.6.5 Automatické generování transakčního protokolu - Do verze 2.6.5 byla vytvořena nová funkce automatického generování Transakčního protokolu, do kterého se automaticky generuje historie zpracování v denních intervalech. - Protokol je automaticky generován: v denních intervalech dle konkrétního nastavení uložen ve formě samostatného vyřízeného VD s předdefinovaným názvem pod určeným konkrétním FM sestava ve formátu PDF obsahuje vybrané transakce v závislosti na konfiguraci může být vygenerovaný dokument opatřen elektronickou značkou a časovým razítkem - Automatické generování Transakční protokol nastavení: správa aplikace / složka Nastavení nově zobrazuje záložku Transakční protokol možnost zadat FM pracovníka, u kterého bude následně docházet k automatickému generování vyřízeného VD obsahujícího transakční protokol možnost nastavení atributu Věcné skupiny, který bude generovanému VD přiřazen LDAP autentizace podle organizací, úpravy - Potlačení možnosti změny hesla při využití LDAP pro uživatele i správce aplikace zůstává - Autentizace přes LDAP lze aktivovat na jednotlivé organizace - Je umožněno přejmenování loginu uživatelů, kteří zatím neměli aktivitu v aplikaci (netýká se jen LDAP, ale lze využít obecně) - Je umožněna poznámka (např. metodika) k vytváření loginu (netýká se jen LDAP, ale lze využít obecně) Možnost ručního postoupení více dokumentů pro předání do externí aplikace 2
- Rozšíření možnosti postoupení dokumentů - V menu složky Nevyřízené (Moje dokumenty, Všechny dokumenty) tlačítko Postoupit umožňuje vybrat více dokumentů najednou - Tlačítko Postoupit rovněž dostupné z Výsledků vyhledávání a Dynamických složek Odesílání emailových notifikací při předání dokumentu na skupinu - Jedná se o emailové notifikace, které jsou odeslány na vedoucího skupiny v případě, že je dokument/spis zaevidován nebo předán na skupinu, tedy nikoli na konkrétního zpracovatele. - Podmínkou zasílání notifikace je správně vyplněný kontaktní email v profilu uživatele spisové služby. Správa spisovny přepracovaní složek do nové grafické podoby - Složky Přijaté do spisovny, Obsah spisovny, Zapůjčeno, Vydáno, K nahlížení, Vyřazení seznam konfliktů a Transakční záznamy přepracovány do nové grafické podoby s rozšířenými možnostmi polí v uživatelských filtrech. - Rozšíření položek filtrace ve složkách Přijaté do spisovny a Obsah spisovny. Patch 2.6.6 Možnost nastavení povinného zadání e-mailu ve správě uživatelů - Tato funkce je vázaná na zapnutí parametru v main-config.properties Změna přenosu kontaktních údajů subjektu v rámci emailového podání - Změna se týká fukce Načíst emaily při stahování podání prostřednictvím e- podatelny, kdy u každého emailu příjemce dochází k prověření adresáře na již existující kontakt. Pokud je tento subjekt v adresáři nalezen, dojde k přenosu evidenčních údajů do samotného podání (tj. název nebo příjmení, adresa). Patch 2.6.7 Patch obsahující pouze opravy uvedené níže Opravy patch 2.6.3-2.6.9 o Oprava při vkládání dokumentů do spisu, kdy byla doplněna kontrola na maximální možný počet vložených dokumentů tj. 1000. Při překročení tohoto počtu je uživatel upozorněn a další dokumenty aplikace neumožní do spisu zařadit. o Oprava generování tiskového výstupu z uživatelských složek. o Přejmenování šablony spisové obálky, obsahující přehled vložených dokumentů na Soupis vložených dokumentů. 3
o Oprava ukládání subjektu s typem PFO, v případě přijaté DZ, kdy docházelo v aplikaci k chybě při vytváření dokumentu z originálu datové zprávy. o Oprava mapování způsobu zacházení se zásilkou, pokud docházá k odeslání zásilky v agendě integrované se spisovou službou pomocí rozhraní best practices Patch 2.6.8 Možnost úpravy pole rok uzavření u ukládací jednotky - Rok uzavření je i nadále povinným údajem ukládací jednotky, lze jej však upravit. V případě potřeby si tedy uživatelé mohou "posouvat" tento údaj, dokud není UJ předána do spisovny. Aplikace kontroluje, zda není zadaný rok nižší než datum uzavření vloženého dokumentu/spisu. Změna v podporovaném internetovém prohlížeči - Od verze 2.6.8 končí podpora internetového prohlížeče Internet Explorer verze 8 a nově je podporována verze 11. Úprava poštovního podacího archu dle nového tiskopisu - Úprava tiskového výstupu dle aktuálního tiskopisu České pošty platného od 1.3.2014. 4
Patch 2.6.9 Možnost integrace spisové služby e-spis LITE se spisovnou KDS Gordic - E-spis LITE je možné integrovat s Krajskou digitální spisovnou společnosti Gordic. Komunikace probíhá dle Národního standardu pro ESSS v2. Jsou implementovány služby export spisového plánu, tvorba SIP balíčku a zjišťování stavů SIP balíčku. Služby obsah spisovny, zápůjčky apod. ve vazbě na KDS Gordic implementovány nejsou. Spisovou službu e-spis LITE lze nastavit tak, aby využívala služeb KDS Gordic, nebo ICZ DESA. - Je možné odeslat do spisovny i neaktuální spisový plán. Při vyřízení digitálního nebo hybridního dokumentu se automaticky provádí konverze přílohy do výstupního formátu - Pokud digitální nebo hybridní dokument obsahuje pouze textové přílohy, které nejsou ve výstupním formátu, je jedna z příloh při vyřízení dokumentu převedena do 5
výstupního formátu a opatřena konverzní doložkou. Pokud by dokument neměl žádnou konverovatelnou přílohu, je uživatel požádán o její doplnění. Do spisovny jsou s dokumentem odeslány všechny přílohy původní i převedená do výstupního formátu. Při změně stavu dokumentu na nevyřízen systém přílohu dokumentu obsahující konverzi automaticky odstraní. Verze 2.6.10 Import dříve platných spisových plánů Před odesíláním UJ do KDS je nutné nejprve zaslat do Spisovny všechny dříve platné Spisové plány, které platily v době vzniku dokumentů. Je to nezbytný krok k tomu, aby nad obsahem odeslaných UJ proběhla u přijímaných balíčků ve fázi příjmu kontrola na platné číselníky s kladným výsledkem. Postup: Správa > Spisové plány > označit všechny spisové plány mimo aktuálního > kliknout na tlačítko Odeslat do spisovny. Označení dříve platných spis. plánů Ve Spisovně v sekci ADMINSTRACE > Číselníky jsou potom uloženy Spisové plány a Skartační režimy s vyznačenou dobou platnosti. Uložení dříve platných spisových plánů ve Spisovně 6
Teprve nyní je možné zasílat i ty UJ do Spisovny, jejichž objekty byly vyřízené v době, kdy ještě aktuální spisový plán neplatil. Oprava řazení dokumentů ve spisu Při vkládání dokumentů do spisu s různým datumem se uvnitř spisu řadí podle datumu vložení. Oprávnění vedoucího skupiny vkládat vyřízené dokumenty do UJ za členy skupiny Vkládání uzavřených spisů vedoucím skupiny za členy své skupiny bylo rozšířeno o oprávnění vedoucího skupiny vkládat i vyřízené dokumenty do UJ za členy své skupiny. Rok uzavření UJ Při založení UJ je umožněno zadat rok uzavření i do minulosti. Rok uzavření již není nijak omezený, kontroly pro vkládané objekty zůstaly, tzn. nelze vkládat objekty s pozdějším datumem vyřízení, než je rok uzavření UJ. Upozornění! Pokud do UJ vkládáte objekty vyřízené v minulosti, tak ve Spisovně (DESA) musí existovat číselníky - spisové plány a skartační režimy - které obsahují spisové znaky a položky skartačních režimů, které byly platné v době vyřízení nebo uzavření vložených objektů do UJ. Verze 2.6.11 Odeslání DZ bez přílohy ve formátu PDF/A Vypravení odesílané datovou schránkou lze nyní odeslat/vyřídit i bez připojení přílohy ve výstupním formátu PDF/A. 7
Vyřízení dokumentu je možné, i pokud dokument obsahuje elektronickou přílohu v dalších výstupních formátech: XML, PNG, TIF/TIFF, JPEG/JFIF, MPEG-1, MPEG-2, GIF, MPEG-1, MPEG- 2, WAV, PCM. Pokud je ve vypravení příloha v jiném formátu, musí být možné ji konvertovat do jednoho z výstupních formátů. Optimalizace synchronizace uživatelů přes webové služby Zajištění provedení změn v loginu či heslu již založeného uživatele při synchronizaci e-spis LITE přes webovou službu. Verze 2.6.12 Změna formy dokumentu bez el. přílohy ve výstupím formátu při vyřízení Při vyřízení dokumentu s původní formou digitální nebo hybridní, který neobsahuje soubor v trvalém výstupím formátu proběhne změna formy na analogovou. O této změně je uživatel informován hláškou v aplikaci. V případně znovuotevření takové písemnosti se opět forma dokumentu změní na původní tj. digitální nebo hybridní. Oprava uzavření spisu s datem v minulosti V minulosti se při ruční úpravě datumu vyřízení či uzavření změna u objektu neuložila a byl použit datum v aktuální den. Úprava struktury metadat balíčku při předání do spisovny Do vytvářeného mets.xml SIP balíčku byla doplněna hodnota atributu dmdid. Změna webové služby pro synchronizaci uživatelů Změna se týká funkce synchronizace uživatelů přes webovou službu. Byl změněn xsd soubor authext.xsd do hlavičky přibyl atribut: elementformdefault="qualified". Uživatelé musí změnit v tomto smyslu generování svých xml požadavků pro LITE z tohoto xsd původní již nejsou validní. Příklad: Původní validní xml: <aut:synchronizaceuzivatelurequest xmlns:aut="http://i.cz/authext"> <!--1 or more repetitions:--> <uzivatel> <organizacezkratka>string</organizacezkratka> <guid>string</guid> <jmeno>token</jmeno> <prijmeni>token</prijmeni> <login>string</login> 8
<zkratka>string</zkratka> <titulpred>string</titulpred> <titulza>string</titulza> <email>string</email> <telefon>string</telefon> <aktivni>false</aktivni> <prihlasenipovoleno>true</prihlasenipovoleno> </uzivatel> </aut:synchronizaceuzivatelurequest> Současné validní xml: <aut:synchronizaceuzivatelurequest xmlns:aut="http://i.cz/authext"> <!--1 or more repetitions:--> <aut:uzivatel> <aut:organizacezkratka>string</aut:organizacezkratka> <aut:guid>string</aut:guid> <aut:jmeno>token</aut:jmeno> <aut:prijmeni>token</aut:prijmeni> <aut:login>string</aut:login> <aut:zkratka>string</aut:zkratka> <aut:titulpred>string</aut:titulpred> <aut:titulza>string</aut:titulza> <aut:email>string</aut:email> <aut:telefon>string</aut:telefon> <aut:aktivni>false</aut:aktivni> <aut:prihlasenipovoleno>true</aut:prihlasenipovoleno> </aut:uzivatel> </aut:synchronizaceuzivatelurequest> Patch 2.6.13 Oprava - Aktualizace tiskového appletu Aktualizovaná verze tiskového appletu (verze 1.0.4), řešící problém se spouštěním na Internet Explorer 11, Java 1.8 update 66. Oprava - Elektronický obraz dokumentu Při vytváření SIP balíčku ve větvi exportu do digitální spisovny Gordic bude v případě el. dokumentu označována první komponenta (el. příloha) typem Elektronický obraz. Oprava - Aktualizace metadat SIP balíčků Oprava aktualizace metadat podle NSESSS u historických balíčků v obsahu spisovny. Tato oprava se řeší dodavatelsky spuštěním nástroje technikem ICZ: o vytvoření a naplnění dočasných db tabulek skriptem z DESA a následné spuštění nového jobu e-spis Lite, který dle seznamu potenciálně nevalidních balíčků z dočasných db tabulek provede aktualizaci metadat SIP balíčku (odeslání aktualizace z e-spis LITE do DESA). 9
Verze 2.6.14 Předmětem této verze je především rozšíření kontrol při importu spisových plánů do e- spis LITE a oprava procesu exportů spisových plánů do Spisovny. Import spisových plánů SPRÁVA / Číselníky Při importu spisového plánu do e-spis LITE je třeba zadat "Kód spisového plánu". Pro kód je povolena kombinace alfanumerických znaků a znaky tečka ".", pomlčka "-" a podtržítko "_". Nikdy však NESMÍ být použita písmena obsahující diakritická znaménka (Š, Ž, Á apod.) a jiné znaky, než výše tři uvedené. Pokud je použit nepovolený znak, nedojde k nahrání spisového plánu. Uživateli se zobrazí informace: Kód spisového plánu obsahuje nepovolené znaky. Kód spisového plánu musí být v rámci původce jedinečný. import plochého spisového plánu Při importu spisového plánu, který není v hierarchické podobě, musí uživatel zadat do pole "Platnost od" datum, od kterého má platit. Automaticky je nastavené datum následujícího dne. Toto datum lze editovat pouze do budoucnosti, tzn. nahrát spisový plán, který začne platit např. za 14 dnů nebo za měsíc. Nelze zadat datum aktuálního dne, tj. datum, kdy je spisový plán importován. import spisového plánu v hierarchické podobě Při importu spisového plánu v hierarchické podobě se "Kód spisového plánu" ani "Datum platnosti od" nezadává. Pouze se vloží spisový plán ve formátu "zip", jehož soubory tyto údaje obsahují. Kód spisového plánu je třeba zadat do souboru "spisovy_plan.csv", a to do sloupce "kod" a do sloupce "platny_od" zadat datum platnosti od. Do souboru "vecne_skupiny.csv" je nutné sloupec "spisovy_plan" naplnit hodnotou "kód spisového plánu". Zobrazení spisových plánů v SPRÁVA / Spisové plány Ve SPRÁVĚ/Spisové plány na obrazovce Spisové plány byly doplněny 3 sloupce: "Platnost od", "Platnost do" a "Exportováno". Všechny sloupce jsou informativní, sloupce "Platnost od" a "Platnost do" informují uživatele o platnosti spisového plánu. Datum "Platnost od" se shoduje s datumem zadaným při nahrávání spisového plánu. "Platnost do" je doplňována 10
automaticky při nahrání nového spisového plánu, kdy platnost předchozího spisového plánu je ukončena den před platností následujícího spisového plánu. Pokud pole "Platnost do" je prázdné, znamená to, že se jedná o spisový plán, který má nejzašší termín "Platnosti od". Zpravidla se jedná o aktuální spisový plán. Sloupec "Exportován" může mít dvě hodnoty "Ne" a "Ano". Po nahrání spisového plánu do e-spis LITE má spisový plán hodnotu "NE", tzn. nebyl exportovaný do Spisovny. Ke změně hodnoty na "Ano" dojde po exportu spisového plánu do Spisovny, tj. označení spisového plánu v prvním sloupci a klikem na tlačítko nahoře <Odeslat do spisovny>. Příslušný spisový plán lze odeslat pouze jednou, tzn. hodnotu "Ano" ve sloupci "Exportován" již nelze změnit na hodnotu "Ne" Proces upgrade e-spis LITE verze 2.6.14 Před upgrade verze 2.6.14 budou opravené kódy spisových plánů, které byly v minulosti nahrané tj. budou nepovolené znaky nahrazeny znaky bez diakritiky, např. ZŠ na ZS, místo mezery bude podtržítko apod. Tato oprava proběhne u všech původců provozovatele. Tuto opravu zajistí dodavatel e-spis LITE automaticky v průběhu implementace upgrade.. Následovat bude standardní implementace e-spis LITE verze 2.6.14. Součástí upgrade bude ještě oprava spisových plánů ve Spisovně. Tato oprava představuje následující kroky: o Ve Spisovně budou vymazány všechny číselníky spisových plánů původce. Tuto operaci zajistí dodavetel e-spis LITE pro všechny původce. o Z e-spis LITE budou hromadně odeslány všechny spisové plány původce do Spisovny Tuto operaci zajistí opět dodavetel e-spis LITE pro všechny původce. Po ukončení upgrade bude Spisovna připravena přijímat balíčky z e-spis LITE k uložení. Uživatelé e-spis LITE mohou standardním postupem pokračovat v ukládání objektů do Spisovny a to jak nových objektů, tak i těch, které nebyly dříve Spisovnou přijaty. Další změny: Oprava - Zamezení odeslání dokumentu se Způsobem odeslání "E-mail" Oprava - pokud vlastní dokument se Způsobem odeslání "E-mail" nemá elektronickou přílohu, tak nelze Předat ani Odeslat. Uživatel je o této skutečnosti informovaný: Dokument nelze odeslat ani předat k odeslání, pokud alespoň jeden soubor není označen k odeslání. 11
Oprava - Zobrazení čísla jednacího a spisové značky v UJ V předchozích verzích se na obrazovce "Ukládací jednotka: název UJ" ve Všechny dokumenty /Do spisovny, se v dolní části v seznamu objektů vložených do UJ zobrazovalo 13 znaků čísla jednacího a spisové značky. Nyní počet zobrazených znaků je rozšířený na 25 znaků. Verze 2.6.15 komunikace s Registrem smluv příjem PDZ a informace o odesílateli PDZ zajištění kompatibility se Spisovnou verze 2.11.0 Komunikace s Registrem smluv Od verze 2.6.15 lze odesílat metadata a uzavřenou smlouvu prostřednictvím e-spis LITE přímo do Registru smluv. Odesílané soubory je nutné vygenerovat na Portálu veřejné správy. Postup pro zveřejnění smluv v Registru smluv Na Portálu veřejné správy http://portal.gov.cz/portal/ovm/publikujici/6bnaawp/agendy/19812.html nejprve ve formuláři vyplníte požadované údaje o dodavateli/-lích dodávky, služby nebo stavebních prací a základní informace o uzavřené smlouvě. Následně přiložíte smluvní dokumenty a vygenerujete soubor ve formátu XML, smluvní dokumenty ve formátu PDF. Stejným způsobem postupujete, pokud potřebujete přidat přílohu k již existujícímu záznamu v Registru smluv, nebo potřebujete změnit metadata o smlouvě nebo dodaveteli/-lích, a nebo pokud potřebujete znepřístupnit již zveřejněný záznam v Registru smluv. 12
Po výběru požadované operace, vyplnění minimálně povinných dat a kliku na tlačítko <Pokračovat> přejdeme na další stránku, viz. níže Na obrazovce klikněte na tlačítko <Uložit XML data> a uložte do adresáře. Odeslání těchto souborů do Registru smluv provedete již z e-spis LITE. V e-spis LITE založíte vlastní dokument, na záložce Soubory nahrajete XML soubor a PDF soubor/y, které jste si vytvořily na Portálu veřejné správy a uložily do adresáře. Datová zpráva musí obsahovat uvedené přílohy s totožnými názvy souborů, jak byly vygenerované ve formuláři. Aby byly přiložené soubory správně uloženy do Registru smluv, tak je bezpodmínečně nutné, aby ve sloupci Tělo byl jako hlavní příloha označený soubor ve formátu XML, v tomto případě "zverejneni.xml". Automaticky při nahrávání příloh pod záložkou Soubory je označená jako hlavní příloha ta příloha, která je nahraná jako první. V případě, že přílohu "zverejneni.xml" nahráváte jako druhou nebo další přílohu, tak je nutné vždy ručně označit ve sloupci Tělo právě přílohu ve formátu XML jako hlavní přílohu, tj. "zverejneni.xml". 13
Stejně postupujete i v případě další komunikace s Registrem smluv, tj. v případě modifikace záznamu - modifikace.xml, při přidání přílohy - pridani_prilohy.xml a při znepřístupnění ve veřejné části Registru smluv - znepristupneni.xml. Odeslání datové zprávy již provedete standardním způsobem do DS Registru smluv. Příjem PDZ a informace o vlastníkovi DS Předpokladem pro příjem informací o vlastníkovi DS je konfigurace DS příjemce i odesílatele. Odesílající organizace musí mít povoleno odesílání PDZ a přijímající organizace musí mít povolený příjem PDZ. Pokud jsou DS odesílatele i příjemce správně nakonfigurované, tak přijímající organizace získá následující informace o odesílateli PDZ: o typ subjektu /PFO/PO/OVM o ID datové schránky o název organizace nebo jméno a příjmení o poštovní adresa osob či organizace Zajištění kompatibility se Spisovnou verze 2.11. Od verze 2.6.15 e-spis LITE komunikuje se Spisovnou (DESA, KDS, DDES) verze 2.11.0. Verze 2.6.16 Úprava generování SIP balíčku každá komponenta je uložena jako jednoznačně pojmenovaný a odkazovaný el. soubor vč. přípony datového souboru. 14
Verze 2.6.17 komunikace s ISDS Nové typy DS v systému ISDS Typ schránky Typ změny Popis změny OVM_PO Nový typ Školy a školská zařízení - vzniká zápisem PO do ROVM, odpovídá povýšené datové schránce PO před změnou zákona, např. školy a školská zařízení DS školy typu PO (vč. povýšené na OVM) budou změněnyy na typ OVM_PO OVM_PFO Nový typ + změna stávajících OVM_FO Nový typ Vzniká zápisem FO do ROVM DS škol bez schránky budou nově zřízeny Vzniká zápisem PFO do ROVM. Na tento typ budou jednorázově zkonvertovány stávající typy OVM_EXEKUT a OVM_NOTAR PFO_AUDITOR Nový typ Nový typ DS auditora na základě novely zákona č. 93/2009 Sb., o auditorech (schránky tohoto typu budou vznikat v ISDS až počínaje datem 1.10.2017) Úprava reaguje na rozšíření schématu ISDS o nové typy (podtypy) datových schránek v souvislosti se změnou zákona č. 300/2008 Sb. Nezbytné rozšíření v důsledku legislativních změn doplňuje systémem akceptované a zpracovávané typy DS odesílatelů a příjemců DZ. 15