Řízení nákupu ve skupině ČEZ

Řízení nákupu ve skupině ČEZ Seminář:Podpora nákupu v prostředí SAP Štiřín 1.4.2009 JUDr. Hrobská Michaela MBA ředitelka útvaru nákup Milan Chotěborský Manaţer podpora nákupu

Vývoj nákupu ve skupině ČEZ, a.s. k 30.6.2004 Ostatní Výroba Distribuce HSP ČEZ ÚJE ÚKE SČE Skupina REAS NaL SME NaL eprim Dceřiné společnosti..... STE NaL STE OS VČE NaL ZČE NaL Místa, která nakupují Dceřiné společnosti Cíle: 1) Komoditní uspořádání centralizovaného nákupu 2) Logická návaznost na core business..... 2

Vývoj informační podpory nákupu ve skupině ČEZ, a.s. po 30.6.2004 několik informačních systémů kaţdá společnost jiný informační systém ČEZ, a.s. - Nákupní systém Passport (Indus) UKE Passport UJE - Passport REAS SČE SAP(MM) VČE SAP(MM) ZČE zahájení implementace SAP SME ORACLE financals STE DOS systém Centrála Praha Passport Od 1.1. 2005 Zahájení implementace pro všechny REAS jednotný SAP R3 V roce 2005/2006 rozpad REAS na IDS, klony masteru SAP R3 a R4 3

Vývoj nákupu ve skupině ČEZ, a.s. k 1.1.2008 Úsek Nákup Nákup pro provoz a údrţbu Nákup Investic Íntegrovaný Nákup Koordinace zahraničního nákupu Právní podpora 4

Vývoj informační podpory nákupu ve skupině ČEZ, a.s. po 1.1.2008 Od 1.1. 2008 provoz SAP R5 pro ČEZ, a.s. Od 1.1. 2008 funkční SRM pro ČEZ,a.s. Výhled: SRM jako jednotná nákupní platforma pro skupinu ČEZ 5

Mapa interních zákazníků útvaru Nákupu ČEZ,a.s. 6

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA ÚTVARU NÁKUP K 1.7.2009 ÚTVAR NÁKUP Nákup pro projekty V a KO zdrojů Nákup CORE sluţby Nákup CORE materiál Nákup NON CORE sluţby a materiál Podpora nákupu a hodnocení dodavatelů Nákup pro projekty výstavby nových zdrojů JE Nákup sluţby pro LC kotelna a odsíření Nákup materiál pro výrobu strojní Nákup IT a telekomunikace Správa nákupních databází Nákup pro projekty výstavby nových zdrojů PPC Nákup sluţby pro LC strojovna a vodní hospodářství Nákup materiál pro výrobu elektro a SKŘ Nákup reţijní sluţby a materiál Nákup pro projekty výstavby a komplexní obnovy zdrojů KE a OZ Nákup sluţby pro LC elektro a SKŘ Nákup materiál pro výrobu ostatní Nákup správa budov a doprava Nákup sluţby pro LC stavební, teplárenství a vodní elektrárny Sklady KE Nákup sluţby pro LC jaderné poloţky * Sklady JE Nákup sluţby pro LC vedlejší energetické produkty, zauhlování a ostatní Nákup sluţby pro distribuci *skupina EDU, skupina ETE 7

Vývoj informační podpory nákupu ve skupině ČEZ, a.s. Model nákupu - rok 2009 R3, R4, R5 SRM Interní Portál Dod.portál POBJ Nákupní Koš Schvalovací WF Nalezení zdroje Výběrové řízení Kontrakt Objednávka Objednávka Schvalovací WF Objednávka Potvrzení Příjem (skladové dodávky) Potvrzení příjmu (přímé dodávky, sluţby) Likvidace faktury 8

Stručný popis procesu Hlavní proces Podproces Správa kmenových dat Správa kmenových dat dodavatelů Správa kmenových dat materiálu Správa dodavatelských katalogů Tvorba a koncepce nákupu Analytické výkaznictví Operativní reporting Řízení nákupní funkce Hodnocení dodavatelů Výběr a řízení dodavatele Neveřejné zakázky Veřejné zakázky Elektronické aukce Správa kontraktů 9

Stručný popis procesu Objednávání a plnění kontraktu Poţadování a schvalování nákupních poţadavků Vytváření nákupních objednávek, Elektronická výměna dat s dodavateli Potvrzování příjmu Likvidace faktur Likvidace faktur zpracování papírových dokumentů Likvidace faktur - zpracování došlé elektronické faktury (jen zaloţení předběţně zaúčtované faktury a připojení do schvalovacího procesu WF. 10

Cílová architektura řešení Firewall Uživatelské rozhraní pro Zaměstnance Skupiny ČEZ Reportovací nástroje ERP systémy (účetnictví, logistika, HR apod. Nákupní systém SRM Uživatelské rozhraní pro dodavatele PIPCI (SAP Portál - interní) B5 BW BW (SAP BW) R5 (ČEZ, a.s., ICT Services) R4 (Prodej, Distribuce, Distribuční sluţby) R3 (ostatní IDS) Materiály, Dodavatelé, POBJ OBJ, Příjemky, Kontrakty U6 Potvrzení Nabídka U5 OBJ Poptávka PEP (SAP Portál externí) OBJ ve skupině OBJ Poptávka Potvrzení Nabídka Integrovaný dodavatel El. faktury XI (SAP Middleware) OBJ El. faktury 11

KONCEPCE NÁKUPU JE DEFINOVÁNA ZA ÚČELEM VYTVOŘENÍ RÁMCE PRO ZVYŠOVÁNÍ EFEKTIVNOSTI NÁKUPU VE SKUPINĚ ČEZ CÍLE V OBLASTI NÁKUPU OPATŘENÍ VEDOUCÍ K CÍLI Zvyšování efektivnosti a výkonnosti nákupu a logistiky s cílem dosáhnout optimálního počtu FTE Nová komoditní struktura nákupu Jednotný nákupní proces Centralizace nákupu napříč Skupinou ČEZ Monitorování a zvyšování výkonnosti nákupu Automatizace nákupního procesu 12

JEDNOTNÝ NÁKUPNÍ PROCES V ČEZ, a. s., INTEGROVANÝCH DCEŘINÝCH SPOLEČNOSTECH A ZMÚ NÁKUPNÍ PROCES VE SKUPINĚ ČEZ JE TRANSPARENTNÍ, JEDNOTNÝ A MAXIMÁLNĚ AUTOMATIZOVANÝ PROCES NÁKUPU MATERIÁLU A SLUŢEB VE SKUPINĚ ČEZ Řízení a metodika Strategický nákup Operativní nákup TVORBA KONCEPCE NÁKUPU Tyto procesy jsou řízeny a prováděny v ČEZ, a. s.. ŘÍZENÍ NÁKUPNÍ FUNKCE VÝBĚR A ŘÍZENÍ DODAVATELŮ Tento proces je řízen a prováděn: -v ČEZ, a. s. -v ZMÚ CMU pro komodity, které nejsou na centrálním komoditním listu. OBJEDNÁVÁNÍ A PŘÍJEM MATERIÁLU A SLUŢEB Tento proces je prováděn - v ČEZ, a. s. -v integrovaných dceřiných společnostech - v ZMÚ - CMU NA NIŢŠÍ ÚROVNI DETAILU JE PROCES VARIANTNÍ PODLE KOMODIT: CORE MATERIÁL, CORE SLUŢBY, PROJEKTY VÝSTAVBY NOVÝCH ZDROJŮ A KOMPLEXNÍ OBNOVY, NON CORE SLUŢBY A MATERIÁLY. 13

ZÁKLADNÍM PŘEDPOKLADEM PRO ZAVEDENÍ ZÁKLADNÍCH PRINCIPŮ A DOSAŢENÍ PLÁNOVANÝCH CÍLŮ FTE JE MAXIMÁLNÍ AUTOMATIZACE NÁKUPNÍHO PROCESU NÁKUPNÍ PROCES VE SKUPINĚ ČEZ JE TRANSPARENTNÍ, JEDNOTNÝ A MAXIMÁLNĚ AUTOMATIZOVANÝ V současné době je zaveden a dále bude rozvíjen informační systém SAP SRM do budoucna jedna/hlavní IT platforma pro nákup ve Skupině ČEZ. SAP SRM podporuje procesy Správa kmenových dat dodavatelů, materiálu (vč. sluţeb) a dodavatelských katalogů Hodnocení dodavatelů Výběr a řízení dodavatele (neveřejné i veřejné zakázky, elektronické aukce, správa kontraktů) Objednávání a plnění kontraktu (poţadování a schvalování nákupních poţadavků, zpracování objednávek, potvrzování příjmů apod.) Operativní a analytický reporting 14

ZÁKLADNÍM PŘEDPOKLADEM PRO ZAVEDENÍ ZÁKLADNÍCH PRINCIPŮ A DOSAŢENÍ PLÁNOVANÝCH CÍLŮ FTE JE MAXIMÁLNÍ AUTOMATIZACE NÁKUPNÍHO PROCESU NÁKUPNÍ PROCES VE SKUPINĚ ČEZ JE TRANSPARENTNÍ, JEDNOTNÝ A MAXIMÁLNĚ AUTOMATIZOVANÝ Dále je zaváděn Dodavatelský portál, který umoţní přímé zapojení dodavatelů do procesů strategického nákupu (podávání nabídek, účast v aukcích, spolupráce na přípravě smlouvy apod.). Odborné útvary budou pouţívat Zaměstnanecký portál zejména pro zpracování poţadavků na nákup a pro potvrzování příjmů/převzetí plnění a zpracování příjemek 15

ZÁKLADNÍM PŘEDPOKLADEM PRO ZAVEDENÍ ZÁKLADNÍCH PRINCIPŮ A DOSAŢENÍ PLÁNOVANÝCH CÍLŮ FTE JE MAXIMÁLNÍ AUTOMATIZACE NÁKUPNÍHO PROCESU INFORMAČNÍ SYSTÉM JE NÁSTROJ PRO INTEGRACI NÁKUPU VE SKUPINĚ ČEZ Hlavní cíle SAP SRM Integrace nákupního procesu ve Skupině ČEZ připojení integrovaných dceřiných společnosti a ZMÚ CMU (za předpokladu, ţe to umoţní lokální legislativní podmínky v jednotlivých zemích) Sjednocení prostřední pro realizaci celého nákupního procesu Propojení na procesy zpracování závazků - vyuţívání 3 cestného párování (objednávka/příjemka/faktura) a redukce schvalování faktur 1. POŢADAVEK NA NÁKUP 1. Žadatel/příjemce zpracovává požadavek na nákup 2. Nákupčí zpracuje objednávku na základě požadavku na nákup 2. OBJEDNÁVKA 3. PŘÍJEMKA 3. Žadatel/příjemce potvrdí převzetí plnění a zpracuje příjemku s referencí k příslušné objednávce FAKTURA 4. Systém kontroluje soulad faktury s objednávkou (cena) a příjemkou (množství), pokud vše sedí, faktura bude bez dalšího schvalování a spouštění workflow automaticky zaúčtovaná 16

ZÁKLADNÍM PŘEDPOKLADEM PRO ZAVEDENÍ ZÁKLADNÍCH PRINCIPŮ A DOSAŢENÍ PLÁNOVANÝCH CÍLŮ FTE JE MAXIMÁLNÍ AUTOMATIZACE NÁKUPNÍHO PROCESU OČEKÁVANÉ PŘÍNOSY SAP SRM Vytvoření jednotné datové základny pro proces nákupu ve Skupině ČEZ Zavedení elektronické komunikace s dodavateli, sjednocení databází dodavatelů a omezení jejich počtu Odbourání kontroly faktur nákupními útvary Omezení počtu nákupních transakcí Zavedení procesu hodnocení dodavatelů jako integrované součásti nákupního procesu Omezení tvorby a distribuce papírových dokumentů Konsolidace poţadavků na nákup 17

Skupina ČEZ a její zahraniční akvizice Energetická aktiva Obchodní činnost Země podmíněného zájmu Aktivní dceřiné společnosti 18

POUŢITÉ ZKRATKY ZMÚ SLA FTE CMU CPO ČLG IDS DS N/A Zahraniční majetkové účasti Service level agreement / dohoda o úrovni sluţeb Full Time Equivalent Country management unit Subjekty Skupiny ČEZ v jedné zemi Chief procurement officer / ředitel pro nákup ČEZ Logistika, s.r.o. Integrované dceřiné společnosti Dceřiné společnosti not applicable 19