HREA Excellence Award 2013 I. Základní informace o projektu 2. kategorie společnost nad 500 zaměstnanců Název projektu: Kariérní plánování v centru sdílených služeb Siemens, s.r.o. Career@GSS Předkladatel projektu: Siemens, s.r.o., Siemensova 1, 155 00 Praha 13 www.siemens.cz Kontaktní údaje: Janka Túrocyová (janka.turocyova@siemens.com, +420 734 424 776) Autor projetku: interní HR oddělení II. Popis projektu Výchozí situace a cílová skupina projektu Projekt je zaměřen na jednu z divizí společnosti Siemens, s.r.o. centrum sdílených služeb Global Shared Services (GSS). České centrum sdílených služeb je jedno z 5 globálních center zastoupených po celém světě (kromě ČR v Číně, v Portugalsku, v Indii nebo v Argentině). Centrum poskytuje služby převážně v oblasti zpracování účetnictví, nákupu a lidských zdrojů. V České republice pracuje na třech pobočkách více než 1000 zaměstnanců, kteří hovoří více jak 25 jazyky. Každoročně nabízí převážně volné pozice pro absolventy se znalostmi jazyků, kteří mají zájem nastartovat svoji mezinárodní kariéru. V každoročních průzkumech spokojenosti zaměstnanců a následných workshopech však možnosti kariérního plánování v centru byly ohodnoceny jako méně uspokojivé. Na základě zpětné vazby jsme zjistili, že naši zaměstnanci nejvíce postrádají: Přehled klíčových požadavků na existující pracovní pozice Lepší kariérní rozhovor mezi zaměstnanci a manažery Více informací o kariérních příležitostech Jasné přidělení zodpovědnosti týkajících se personálního rozvoje. Pro české centrum byla přijata dlouhodobá strategie rozvoje do roku 2015, jejímž cílem je stát se Špičkovým partnerem v oblasti poskytování služeb (World Class Partner for business). Pro naplnění této strategie se GSS zaměřilo na oblast zvyšování kvality, posílení zákaznické orientace a vyhledávání nových obchodních příležitostí. V akčních krocích
vedoucích k naplnění strategie je zájem dlouhodobě snižovat fluktuaci zaměstnanců a udržet klíčové zaměstnance ve společnosti pomocí jejich kariérního rozvoje. Řešení a časový harmonogram projektu V lednu 2012 byl odstartován mezinárodní projekt Career@GSS, do kterého jsou zapojena všechna mezinárodní centra včetně jejich HR Business Partnerů a to za podpory nejvyššího vedení všech center. Již v březnu 2012 byly vypracovány první výstupy a to nový Přehled pracovních pozic tzv. Job Landscape a nové Popisy pracovních míst tzv. Job Profiles. Bylo vytvořeno 6 základních elementů Career@GSS, které poskytují zaměstnancům informace pro jejich profesní rozvoj. Všech šest elementů je interaktivně dostupných na nových intranetových stránkách. 1. Principy kariéry poskytují základní informace, jak lze plánovat a řídit kariéru. Kariérní rozvoj je založený na vztahu zaměstnance a společnosti (viz. příloha 1) 2. V Profesním kompasu najdou zaměstnanci různé interaktivní nástroje sebehodnocení (např. SWOT analýzu, test na posouzení sebemotivace). 3. Přehled a profily pracovních míst (viz. příloha 2) přináší jednoduchý náhled na všechny pozice v rámci centra včetně požadavků.
4. V elementu Kariérní cesty najdou zaměstnanci tři základní kariérní cesty (viz. příloha 3) spolu s příklady kariérních cest různých kolegů. 5. Rozvojové nástroje nabízejí cenný přehled všech rozvojových aktivit, které v centru přicházejí v úvahu (viz. příloha 4). 6. Hodnotící rozhovor se zaměstnancem nabízí využití každoročního procesu hodnocení k vedení rozhovorů o kariéře a rozvoji. V květnu 2012 jsme zahájili globální komunikační kampaň, jejíž hlavní pilíře tvořili: různé formy setkání nejvyššího managementu se zaměstnanci skupinové workshopy s vedoucími pracovníky zaměřené na pochopení konceptu projektu a přípravu pro vedení rozhovorů o kariérních příležitostech se svými podřízenými Interní komunikace využívající různé komunikační kanály, jako např. intranet, interní tisk, tématicky zaměřené plakáty, prezentace na TV obrazovkách umístěných ve frekventovaných společných prostorách centra. Na podzim 2012 v čase každoročního hodnotícího procesu zaměstnanců, jsme připravili letáky pro každého zaměstnance (viz. příloha 5), informující o možnostech vedení rozhovoru o rozvoji s manažerem a vypracování individuálního rozvojového plánu Současně jsme zahájili systematickou komunikační kampaň na propagaci volných pracovních pozic v rámci centra sdílených služeb a v rámci koncernu Siemens, jehož je GSS součástí. Projekt Career@GSS je momentálně ve fázi implementace nového přehledu pracovních míst, čemuž předcházela detailní analýza všech stávajících pozic v centru a jejich přiřazení k novým pozicím. Součástí projektu je příprava implementace nových KPIs, které budou hodnotit úspěšnost celého projektu. Mezi nimi budeme mimo jiné sledovat počty vertikálních
i horizontálních povýšení, udržení klíčových zaměstnanců v rámci centra formou individuálního rozvoje nebo počet pracovních rotací v rámci jednoho centra i všech center v mezinárodním měřítku. Budeme analyzovat vývoj indikátoru, který se stal jedním ze spouštěčů projektu a to index spokojenosti a angažovanosti zaměstnanců především v oblasti kariérních příležitostí. Sledování úspěšnosti projektu je také jedním z cílů pro senior management na tento obchodní rok. III. Hodnocení projektu Přidaná hodnota pro organizaci i zaměstnance Realizace dlouhodobé strategie rozvoje lidských zdrojů, která naplňuje jeden z hlavních cílů business strategie (World Class Partner for business). Sladění všech stávajících pozic napříč organizací i v globálním měřítku podle organizační struktury, terminologie, náplně práce, požadavků a podle kompetencí, které jsou vyžadovány na určité pracovní pozici, čímž se i zvýší transparentnost požadavků kladených na jednotlivé pozice Posílení povědomí o kariéře a kariérních možnostech mezi zaměstnanci, zvýšení angažovanosti Naši zaměstnanci přesně vědí, jaké kariérní možnosti v rámci centra existují a jaké požadavky a předpoklady jsou potřebné k dosáhnutí předpokládaného kariérního rozvoje Vedoucí pracovníci jsou dobře připraveni vést kariérní rozhovory a plánovat kariérní rozvoj Naši vedoucí pracovníci si lépe uvědomují, že rozvoj lidí je klíčový faktor úspěchu, čímž můžou dosáhnout i lepších obchodních výsledků a přilákat do svých týmů nové talenty Měření úspěšnosti projektu Stanovené klíčové milníky projektu: - Globální harmonizace projektu: projednání a odsouhlasení projektu, jeho rozsahu a hlavních výstupů na mezinárodní úrovni v rámci všech světových center nejvyšším vedením globální organizace.
- Komunikační kampaň realizovaná na globální a lokální úrovni podle stanoveného komunikačního plánu včetně implementace globální intranetové aplikace Career@GSS - Implementace projektu: funkční realizace výstupů projektu podle daného časového harmonogramu, nastavení interních systémů, pracovně-právní implikace, atd. Další sledované parametry: - Počet proškolených vedoucích pracovníků + zohlednění jejich zpětné vazby v dalších fázích projektu, celkově proškoleno víc jak 85% manažerů. - Počet návštěvníků globálních stránek Career@GSS od spuštění, tedy od května 2012 do ledna 2013, navštívilo stránky celkem 4 723 zaměstnanců. - Zpětná vazba od jednotlivých zaměstnanců: oceňuje transparentnost, přehlednost a poskytnutí dostatku relevantních informací k plánování kariéry. - Měření spokojenosti zaměstnanců v oblasti kariérního plánování proběhne v roce 2014 mezi všemi zaměstnanci GSS Unikátnost projektu: - Mezinárodní aspekt harmonizace nejednotných výchozích situací napříč světovými centry s celkovým počtem zaměstnanců cca 3 500 zaměstnanců. Všichni mohou v budoucnu používat stejné HR pojmy/názvy a rozumět si navzájem = jednotný HR jazyk - České centrum jako pionýr, pilot a aktivní spoluvlastník projektu - Hloubka propracování obsahu a jednotlivých detailů na pozadí celé koncepce (např. vytvoření unikátního a jednotného přehledu pozic, harmonizace pozic, vytvoření 33 nových detailních job profiles zahrnujících kompetenční referenční model pro každou pozici, vytvoření konkrétních příkladů kariérních cest, definice konkrétních požadavků na jednotlivé pozice, aktualizace a dostupnost celé škály rozvojových aktivit napříč organizační strukturou, atd.) - Dopad projektu na každého zaměstnance GSS centra.
Příloha 1 (Principy kariéry) Příloha 2 (Přehled pracovních pozic v rámci GSS)
Příloha 3 (Příklad kariérní cesty) Příloha 4 (Rozvojové nástroje)
Příloha 5 (Leták ke kariérnímu rozvoji) Příloha 6 (Klíčové zprávy pro zaměstnance a manažery)