MS Excel 97. Mgr. Jiří Pech

MS Excel 97 Mgr. Jiří Pech 1

Obsah Obsah......2 1. Úvod...4 2. Úvod do programu Excel...5 2.1. Co je to vlastně Excel...5 2.1.1. Co je to tabulkový kalkulátor?...5 2.2. Co potřebujeme pro práci s Excelem?...5 2.3. Začínáme pracovat...6 2.4. Pracovní plocha...6 2.5. Co je to dokument, sešit, list a soubor...9 2.6. Položky menu...10 2.7. práce se soubory...17 2.7.1. Otevření souboru...17 2.7.2. Uložení souboru...19 3. Vytvoření první tabulky...21 3.1. Než začneme psát...21 3.2. Zápis dat do tabulky...22 3.3. Panely nástrojů...27 4. Další možnosti Excelu...31 4.1. Řady...31 4.2. Třídění dat...32 4.3. Filtry dat...34 4.4. Grafy...35 4.5. Kreslení...37 4.6. Vkládání obrázků...38 4.7. Vkládání objektů...39 4.8. Odkazy a výpočty...39 4.9. Součty...40 4.10. Práce s více listy současně...41 4.11. Šablony...41 4.12. Tisk...42 2

5. Funkce......43 5.1. Zápisy funkcí a adresování buněk...43 5.2. Průvodce funkcí...44 5.3. Rozdělení funkcí...46 5.4. Matematické funkce...47 5.4.1. Trigonometrické a hyperbolometrické funkce...47 5.4.2. Zaokrouhlovací funkce...47 5.4.3. Kombinatorické funkce...48 5.4.4. Exponenciální, logaritmické a mocniné funkce...48 5.4.5. Funkce pro součet a součin...48 5.4.6. Maticové funkce...49 5.4.7. Ostatní matematické funkce...50 5.5. Logické funkce...50 5.5.1. Vlastní logické funkce...50 5.5.2. Informační funkce...51 6. Makra......52 6.1. Definice...52 6.2. Zápis maker...52 6.3. Práce s makry...54 7. Závěr......56 8. Literatura....57 3

1. Úvod Skripta jsou použitelné jak pro Excel 5.0, tak pro Excel 7.0. Rozdíly mezi nimi jsem se snažil popsat. Ty jsou natolik malé, že jsem se v podstatě omezil pouze na práci se soubory. Můj původní záměr byl, publikaci zcela přepsat pro používání v Excelu 7.0, ale vzhledem k tomu, že na naší síti bude i nadále používán Excel 5.0 jsem od tohoto opustil. Kapitola 2 je věnována prvnímu seznámení s programem Excel a popisu ovládacích prvků. V kapitole 3 začneme vytvářet a upravovat tabulku. V kapitole 4 se dozvíme jaké máme možnosti pro práci s daty v tabulce. Kapitola 5 pak poskytne úvodní seznámení s funkcemi listu. Kapitola 6 je věnována úvodu pro vytváření maker. Chtěl bych poděkovat paní RNDr. Janě Kapounové, CSc, která byla první, kdo si tento text přečetl, paní Doc. RNDr. Evě Vaněčkové, CSc, která měla velmi cenné připomínky a panu Doc. Ing. Zdeňku Havlíčkovi, CSc, který na tuto knihu zpracoval oponentský posudek. 4

2. Úvod do programu Excel V této kapitole se dozvíme co to vlastně je Excel, vysvětlíme si pojem tabulkový kalkulátor a některé další základní pojmy. Ukážeme si jak pracovat s prostředím Excelu a jak používat ovládacích prvků Windows. Povíme si, co je to sešit a list, projdeme se po jednotlivých položkách menu Excelu a na závěr si ukážeme, jak pracovat se soubory. 2.1. Co je to vlastně Excel Excel je tabulkový kalkulátor pro prostředí Windows nebo Macintosh. Podobné jsou i další programy Lotus 1-2-3, a Quatro. Lze tvrdit, že Excel je z těchto programů v prostředí Windows nejlepší. Může za to zřejmě ta skutečnost, že byl od samého začátku, na rozdíl od svých konkurentů, vyvíjen přímo pro toto prostředí. Další plus tohoto programu bude zřejmě i to, že je vyvíjen přímo firmou Microsoft. Takže, ať už je náš vztah k této firmě jakýkoliv, je třeba počítat s tím, že zřejmě při tvorbě programu použije i metod, o kterých veřejně příliš nehovoří a pomocí nichž vlastně získává před konkurencí náskok. Nyní tedy ještě: 2.1.1. Co je to tabulkový kalkulátor? Definice: Tabulkový kalkulátor (tabulkový procesor, spreadsheet) je aplikační program určený pro interaktivní provádění výpočtů v rámci uživatelem definované tabulky. Tabulkové kalkulátory v sobě kombinují vlastnosti uživatelsky příjemného prostředí pro návrh a tvorbu tabulek a zároveň obsahují řadu funkcí, které jsou schopny provádět elementární i velice složité statistické či finanční výpočty. Jejich základní princip vychází ze samotné tabulky, jejíž jednotlivá políčka (cell, buňka) jsou horizontálně označena písmeny a vertikálně čísly. Kombinace písmene a čísla tedy vytváří přesný a jednoznačný odkaz na nějaké políčko tabulky (např. levá horní buňka nese označení A1). Těchto odkazů se pak využívá ve vzorcích, které se podobně jako čísla a legenda umísťují do různých buněk tabulky. Spreadsheety umožňují kromě uvedených funkcí i grafické zobrazování tabulkových dat, import položek z databázových souborů, propojení na další aplikace a zařízení a další. ([4]). Teď se ještě zeptáme: 2.2. Co potřebujeme pro práci s Excelem? No přeci počítač, řeknou si jistě mnozí. Ano, to je pravda, jde jen o to, jaký. Stejně jako většina ostatních firem, tak i Microsoft se snaží své programy vyvíjet tak, aby uživateli 5

jeho počítač nestačil a byl nucen buď kupovat nový nebo ten svůj modernizovat. Minimum je 486 DX a 8MB RAM. Ani ne tak procesor, jako větší paměť je to, co Excel potřebuje. Takže lze doporučit nejméně jmenovanou sestavu, i když Excel spustíte i na sestavě 386 SX, 4MB paměti. Ale pak počítejte s přestávkami na kávu a pokud se chcete pokusit o propojení Excelu a Wordu, tak si k počítači vezměte něco na čtení. No a pak na počítači samozřejmě potřebujete nejméně Windows 3.1, ale to již asi všichni tušíte. Pro Excel 7.0 pak potřebujeme počítač s Windows95. To znamená alespoň 486 DX a 8MB RAM, lépe Pentium a 16MB RAM. Tak a nyní 2.3. Začínáme pracovat Nyní si již program spustíme. Obvykle máme dvě možnosti. První možnost je, pokud máme nainstalovaný celý MS Office, tak můžeme použít správce MS Office, což je několik tlačítek nacházejících se obvykle v pravém horním rohu základní obrazovky Windows. Na místě tlačítka s obrázkem Excelu klikneme myší. Druhá možnost je že použijeme obvyklého (ve Windows95) tlačítka Start a zde pravděpodobně ve skupině Microsoft Office zvolíme položku Excel. 2.4. Pracovní plocha Na obrazovce se po spuštění programu Excel objeví okno pro tento program typické (viz obr. 1). Zcela nahoře je identifikace programu, v našem případě tedy Microsoft Excel a právě otevřeného souboru a hned pod ní je menu. Pod ním a někdy i po stranách nebo dole, jsou panely nástrojů. K nim si něco povíme později. Zcela dole je pak stavový řádek, který si rovněž popíšeme, ale později. Vše, co se nachází uprostřed mezi tím, je vlastní pracovní plocha Excelu a o ní je i tato kapitola. Na následujícím obrázku je výřez plochy Excelu 5.0. Pracovní plocha Excelu 7.0 je shodná, zde nedošlo k žádným změnám. 6

Popis aktuální buňky Editační řádek Popis sloupce (písmeno) Popis řádku (číslo řádku) Aktuální buňka Tlačítko pro výběr celého dokumentu Obr. 1 Ukázka pracovní plochy Excelu (výřez) Jak vidíme, na obrazovce se nacházejí vodorovné a svislé tečkované čáry navzájem kolmé, které vytvářejí obdélníky, kterým se říká buňky. Všem buňkám, které se nachází nad sebou, se říká sloupec. Sloupce jsou popsány pomocí písmen A, B, C,... Z, AA, AB,... AZ, BA,... BZ, ZA... ZZ, AAA,.... Všem buňkám vedle sebe se říká řádek. Řádky jsou očíslovány 1,2,3.... Buňka je tedy popsána pomocí řádku a sloupce, ve kterém se nachází. Např. A1, což je buňka vlevo nahoře (viz obrázek) nebo B13, AA234, BZ23,.... Tomuto popisu se také říká absolutní adresa buňky. Existuje ještě relativní adresa buňky. Její popis je vždy vůči nějaké jiné buňce a říká nám, o kolik vlevo, vpravo, nahoře nebo dole se zvolená buňka nachází vůči buňce minulé. Do buněk lze zapisovat čísla, řetězce (řetězec = posloupnost znaků), data, finanční částky.... Každá buňka má svůj formát (popis vlastností). Ten může být pro každou buňku jiný nebo shodný pro celý řádek, sloupec či oblast. Oblast je několik buněk většinou vzájemně sousedících a tvořících obvykle obdélník. (O tom jak vytvořit oblast z buněk nesousedících si povíme dále). Abychom mohli buňce (buňkám) přiřadit formát, musíme je nejprve vybrat. V každém okamžiku je vybrána ta buňka, do které právě píšeme, případně ta, na kterou ukážeme myší a stiskneme levé tlačítko. Pokud levé tlačítko podržíme a budeme pohybovat myší, začnou se nám buňky začerňovat. Takto jsme právě vybrali oblast. Pokud chceme vybrat oblast z nesousedících buněk, musíme při výběru držet stisklou klávesu Ctrl. Po té, co vybereme první část oblasti, pustíme levé tlačítko myši (Ctrl stále držíme) a přesuneme se na další část výběru, stiskneme levé tlačítko myši a opakujeme postup. Pro 7

rychlejší výběr rozsáhlé oblasti je dobré rovněž použít klávesu Shift a to tak, že vybereme jeden z rohů oblasti. Poté stiskneme Shift, přesuneme se na úhlopříčný roh požadované oblasti a na požadované buňce stiskneme levé tlačítko myši. Po pracovní ploše Excelu se samozřejmě pohybujeme buď pomocí posuvných lišt nebo pomocí kurzorových šipek nebo tak, že zajedeme kurzorem myši v požadovaném směru ke kraji obrazovky. Je na každém, aby si zvolil svůj způsob práce. Po té, co máme vybranou oblast máme opět dvě možnosti: buď použít položku z menu Formát nebo stisknout pravé tlačítko myši a hned se nám objeví nabídka, která obsahuje vše, co můžeme s naší oblastí (buňkou) dělat. Z ní si vybereme pohybem myši nahoru a dolů. V tomto případě Formát buněk (buňky). Popisem formátu se bude zabývat samostatná kapitola. Pro jistotu ještě popíšeme práci s posuvnými lištami, kdyby se mezi čtenáři snad nacházel někdo, kdo s nimi ještě nepracoval. Máme dva typy svislé a vodorovné. Vzhledem k prostoru zde popíši pouze vodorovnou: Tlačítko posun vpravo pro Tlačítko posun vlevo pro Tlačítko pro nastavení pozice. Stiskneme-li toto tlačítko myší a pohybujeme se vlevo či vpravo, pohybuje se celá obrazovka. Navíc nám ukazuje relativní pozici vůči celé stránce. Obr. 3 Vodorovná lišta ve Windows 3.11 Nyní je třeba si vysvětlit, co je to Stránka a Sešit. Pojmem Sešit se v Excelu rozumí soubor. Ten se, jako skutečný sešit, skládá ze stránek. Stránka je vlastně vše, co vidíme na obrazovce, případně vše, co můžeme zobrazit pomocí posuvných lišt (viz. další kapitola). Takže nyní si můžeme popsat dva spodní řádky obrazovky. 8

Tlačítka pro přesun po listech Názvy jednotlivých listů. Pokud na některý název dvakrát klepneme, můžeme změnit jeho název. Vodorovná posuvná lišta Zde se objevuje druh právě probíhající činnosti nebo se zde objevuje nápověda (například při procházení menu). Zde jsme upozornění, zda byly stisknuty klávesy CAPS, NUM, nebo LOCK. Obr. 4 Spodní řádek obrazovky v Excelu Ještě si řekněme: 2.5. Co je to dokument, sešit, list a soubor V Excelu lze použít dva názvy pro totéž: soubor a sešit. Název soubor používáme z fyzického hlediska, tedy z hlediska názvu souboru uloženého na disku. Z hlediska Excelu se soubory nazývají sešity. Jako každý jiný, se i tyto sešity, skládají ze listů. Listy lze pojmenovávat, vytrhávat, lze jimi listovat, lze je i přidávat. Po listech listujeme tak, že posouváme jejich názvy v dolním pruhu pomocí tlačítek pro posun stránek. Objeví-li se námi požadované jméno listu, klikneme na něj myší a získáme požadovaný list. List pojmenujeme tak, že na jeho identifikaci (viz. obrázek) dvakrát klepneme myší. Přidat list lze pomocí menu Vložit / List, odstranit pak pomocí Úpravy / Odstranit list. Nyní si popíšeme: 9

2.6. Položky menu Na obrázku 5 vidíme horní dva řádky obrazovky. Ovládací tlačítko (ukončení práce s Excelem) Ovládací tlačítka Excelu Lišta nástroje Excel s informací o otevřeném souboru Ovládací tlačítko (ukončení práce s aktuálním souborem) Menu Minimalizační a maximalizační tlačítko aktuálního souboru Obr. 5 Horní řádky obrazovky Excelu Ovládací tlačítko má dvojí použití. Pokud na něj klikneme myší dvakrát, dojde k uzavření Excelu (souboru). Při jednom kliknutí dostaneme menu, se systémovými nabídkami (minimalizace, maximalizace, uzavření). Není zde nic, co bychom nenašli jinde v menu. Nyní trochu blíže k jednotlivým položkám Menu. Nebudeme probírat všechny, pouze ty, jejichž zvládnutí, je pro práci s Excelem nezbytné nebo užitečné: Soubor - Zde jsou operace, které se vztahují k práci se souborem. Nový - založení nového souboru. Otevřít - otevření již existujícího souboru. Zavřít - uzavření aktuálního souboru. Není-li soubor pojmenován, je vznesen dotaz na jeho jméno. 10

Uložit - uložení aktuálního souboru. Uložit jako - uložení aktuálního souboru pod jiným jménem nebo v jiném formátu. Souhrnné informace - informace o aktuálním souboru. Vzhled stránky - Nastavení formátu stránky. Tisk - Tisk aktuálního souboru. Konec - Ukončení práce s Excelem. Nad položkou Konec se zobrazují jména 1-4 naposledy zpracovávaných souborů. Jejich výběrem tyto soubory otevřeme. Obr. 6 Menu soubor Úpravy: Příkazy pro editaci souboru. Zpět - Vrácení naposled provedené operace. Na rozdíl od Wordu, lze vrátit jen posledně provedenou operaci. Znovu - Opětovné provedení vrácené operace (viz. výše). Vyjmout, Kopírovat, Vložit - Jistě známé operace pro přesun či kopii objektu (tedy znaku, textu, obrázku vzorce...). Fungují stejně jako kdekoliv jinde ve Windows. Tedy označíme nějaký objekt (písmeno, slovo, číslo, oblast, obrázek, graf,...) buď pomocí Shift+kurzorových šipek nebo levým tlačítkem pak zvolíme Kopírovat nebo Vyjmout (podle toho, chceme-li 11

objekt kopírovat nebo přesunout), najedeme na místo určení a použijeme Vložit. Lze doporučit naučit se používat Ctrl-C, Ctrl-X a Ctrl-V, je to vesměs rychlejší. Vymazat - Zrušení objektu. Hledat - Vyhledání řetězce nebo čísla. Zaměnit - Totéž, ale s nahrazením. Obr. 7 Menu úpravy Zobrazit - Úprava vzhledu obrazovky: Řádek vzorců - zda má být zobrazen editační řádek (viz obr. 2). Stavový řádek - zda má být zobrazen stavový řádek (viz obr. 4). Panely nástrojů - Zda mají být zobrazeny panely nástrojů a které. Lze doporučit nastavení zobrazení panelů Standardní a Formát. Celá obrazovka - nyní lze použít pro práci celou obrazovku. Pouze někde v koutku se bude krčit tlačítko, s jehož pomocí se lze vrátit do původního stavu. Lupa: Velikost zobrazení (standardně 100%). Čím menší číslo, tak tím více vidíme a více si kazíme oči snahou něco přečíst neboť písmenka jsou pak menší. 12

Obr. 8 Menu Zobrazit Vložit - Vkládání různých objektů. Buňky - vložení buňky na aktuální pozici s dialogem, jakým způsobem má být vložení provedeno. Řádky - nad aktuální pozici je vložena prázdná řádka. Sloupce - vlevo od aktuální pozice je vložen prázdný sloupec. List - Vložení prázdného listu Graf, Makro, Funkce - viz podrobnější popisy v následujících kapitolách. Obrázek - vložení jednoho z předem připravených obrázků. Takto lze oživit jinak celkem nezajímavý dokument. Objekt - zde dostaneme nabídku, která se bude počítač od počítače lišit. Záleží na tom jaký software máme na počítači nainstalován. Některé z nabídek budou popsány dále. Formát - Nastavení formátu, buňky, řádku, sloupce a listu. Automatický formát. Blíže v kapitole o formátování. Nástroje - Několik velmi užitečných pomůcek pro práci s dokumentem. Pravopis - Kontrola pravopisu. Je možné přidat si svá slova do slovníku a příště již nebudou brána jako chybná či neznámá. Dále je možné říci volbou Ignorovat, že má být každý výskyt výrazu v dokumentu ignorován. V tomto případě bude při další kontrole na toto slovo vznesen dotaz. Program obvykle pro jemu neznámá slova nabídne několik alternativ. Budete možná někdy překvapeni, která slova nezná a jaké alternativy navrhne. Je třeba dát pozor na slova označená jako chybná, která jsou i s chybou pravopisně správně (jsem - sem), dále program nehlásí chyby ve shodě přísudku s podmětem (čehož autor velmi lituje). 13

Obr. 9 Menu Vložit Závislosti - Pracujeme-li s funkcemi, zobrazí se nám takto pomocí šipek vzájemná závislost mezi buňkami. Někdy je to velmi šikovné. Zámek - Takto nastavíme ochranu dokumentu proti změnám. Pokud je nastavena, nelze v aktuálním listu nic měnit nebo mazat. Pokud nenastavíme heslo, může tuto ochranu zrušit kdokoliv. Je-li nastavena, nelze ochranu zrušit bez zadání tohoto hesla. Při použití hesla si je nutné je dobře zapamatovat. Pokud je zapomeneme, je přístup k dokumentu velmi problematický. Na Internetu je k dispozici sharewarový program, který toto heslo umí zjistit, pokud je kratší než 10 znaků. Takže na druhou stranu, pokud něco chceme utajit před tímto programem, zadáme heslo o dvojciferné délce. Pokud zvolíme položku menu, objeví se na jejím místě nabídka Zrušit ochranu dokumentu. Jestliže se rozhodneme Zrušit ochranu dokumentu, zvolíme tuto možnost. Máme-li nastaveno heslo, jsme před zrušením ochrany vyzváni k jeho zadání. 14

Obr. 10 Menu Nástroje Doplňky - Zde lze nainstalovat do Excelu další pomocné funkce. Je třeba před jejich instalací dobře zvážit, zda je budeme potřebovat, neboť zpomalují činnost počítače, což je citelné zejména na slabších počítačích. Makro, Nahrát makro - viz kapitola o makrech. Předvolby - různá nastavení pro práci v Excelu. Můžeme si takto Excel přistřihnout dle vlastních požadavků. Zobrazí se nám následující okno (viz. obr. 11). Nebudeme probírat zde jednotlivé volby, protože je jich hodně, a většinu z nich je stejně lépe neměnit. Uvedu jen, že na další volby se dostanete tak, že myší kliknete na libovolnou záložku na horní straně uvedeného okna. Například, chcete-li si nastavit grafy, pak kliknete na záložku Graf. Na každé straně voleb se skrývá pod tlačítkem Nápověda. Tato obsahuje velmi šikovné a podrobné vysvětlivky, pročež další popis by opravdu byl pouze plýtváním papíru. 15

Obr. 11 Okno Volby Data - Různé operace pro práci s daty, například třídění, filtry, import... Okno - Funkce pro práci s okny. Hodí se zejména, máme-li k jednomu dokumentu otevřeno více oken. Nápověda - Velmi podrobná nápověda a další informace o programu. Nápověda je až tak podrobná, že místy lehce ztrácí na přehlednosti. Navíc jsou její některé části v angličtině (zejména popis Visual Basicu pro aplikace). Na nápovědě je místy znát, že ji psali programátoři. To jsou lidé, kteří jsou povzneseni nad starosti běžného uživatele a nebaví je příliš popisovat funkce a postupy, které jim připadají samozřejmé. Popsané položky se týkají sice Excelu 5.0, ale v Excelu 7.0 je najdete všechny na svých místech a pokud přibyly některé nové, nejsou podstatné. A nyní nás bude zajímat 16

2.7. práce se soubory Zde si popíšeme způsob jak soubor otevřít nebo naopak uložit na disk, přičemž si popíšeme rozdíly při práci v Excelu 5.0 a Excelu 7.0. 2.7.1. Otevření souboru Vybráním tlačítka pro otevření souboru nebo nabídky Soubor/Otevřít v Excelu 5.0 dostaneme následující okno. Obr. 12 Okno otvírání souborů v Excelu 5.0 Jedná se o standardní okno pro otevírání souborů ve Windows 3.11. Budeme jej popisovat v tom pořadí v jakém se obvykle postupuje při otevírání souboru. Nejprve musíme vybrat disk na kterém je náš soubor. Tento výběr je zde po volbou Jednotky. Disky jsou zde uvedeny v abecedním pořadí a pokud například dostaneme na výběr disky X, Y, Z a hledáme disk M, znamená to, že musíme postupovat pomocí šipek směrem vzhůru. Pokud máme správný disk musíme ještě vybrat ten pravý adresář. Tento výběr je v okně nad výběrem disku. Snad vám pomůže informace, že výběr je velmi podobný nastavování adresáře v programu Norton Commander. Doporučuji vždy při hledání našeho adresáře vyjít z adresáře kořenového (root). Do něj se přepneme například na disku M: kliknutím myší na symbol M:\. Pokud jej nevidíme musíme se opět pomocí šipek posunout 17

směrem vzhůru. Máme-li správný adresář měli byhom již náš soubor objevit v seznamu souborů v okně vlevo, který je uspořádán abecedně, takže vyhledání by nemělo činit potíže. Pokud chceme načíst soubor v jiném formátu například soubor ze starší verze Excelu z Quattra nebo databázi, musíme ještě v dolní části obrazovky zvolit správný typ souboru, případně zvolíme volbu všechny soubory. Excel by pak měl být schopen automaticky rozpoznat typ souboru (pokud jej zná) a převést na svůj formát. Zde je třeba poznamenat, že každé převádění z jiného typu souboru s sebou nese jisté riziko a neměli bychom být příliš zklamáni, pokud výsledek nebude odpovídat našim představám. Na zvolený soubor pak buď dvakrát klikneme myší nebo pouze jednou a stiskneme tlačítko OK. Pod tímto tlačítkem je dále tlačítko Zrušit, které stiskneme, pokud nechceme žádný soubor otevírat. Další dvě tlačítka Hledat a Síť slouží k vyhledání souboru. Při použití Excelu 7.0 pak obdržíme následující okno: Obr. 13 Okno otevírání souborů v Excelu 7.0 Zde je výběr disku i adresáře spojen ve smyslu ovládání Windows95 Pomocí nabídky vlevo nahoře vybereme správný disk či adresář. Můžeme rovněž používat první z tlačítek nahoře, pomocí nějž se lze přepnout do nadadresáře. Druhé z tlačítek slouží k vyhledávání v Oblíbených položkách (ty ale je nutné nejprve definovat), další pak pro nastavení způsobu 18

zobrazení souborů. V dolní části opět můžeme nastavit typ souboru. Samotný výběr souboru je stejný jako u Excelu 5.0. 2.7.2. Uložení souboru. Výběrem tlačítka Uložit nebo nabídky Soubor/Uložit jako nebo Soubor/Uložit (ale jen tehdy pokud jsme soubor ještě nepojmenovali) obdržíme následující okno. Obr. 14 Uložení souboru v Excelu 5.0 Postup nastavení disku a správného adresáře je obdobný jako u otevírání souboru. Zde je navíc nutné v políčku vlevo nahoře napsat jméno souboru dle konvencí Windows 3.11 tj. maximálně 8 znaků. Pokud chceme soubor uložit v jiném formátu než Excel 5.0 ještě musíme v dolní části toto vybrat a pak jen stiskneme tlačítko OK. Při použití Excelu 7.0 pak dostaneme následující okno: 19

Obr. 15 Uložení souboru v Excelu 7.0 Toto okno je opět velmi podobné oknu pro otevírání souboru v Excelu 7.0. Musíme zde zadat jméno souboru, které není na rozdíl od Excelu 5.0 omezeno 8 znaky a je ve smyslu konvence Windows95. Nahoře přibylo velmi šikovné tlačítko (třetí zleva) pro vytvoření nového adresáře (ve Windows95 nazývaného Složka). Pokud tedy chceme pro náš soubor vytvořit nový adresář, nemusíme již volat žádný souborový manažer. 20

3. Vytvoření první tabulky V této kapitole se nejprve dozvíme nad čím bychom se měli zamyslet před tím, než začneme zapisovat údaje do tabulky a poté již začneme vyplňovat svou první tabulku v Excelu. Povíme si něco o formátování a na závěr si něco povíme o panelech nástrojů. 3.1. Než začneme psát Než začneme psát vlastní tabulku, musíme si rozmyslet několik skutečností. Nejprve, zda skutečně budeme potřebovat Excel. Jsou případy, kdy nám lépe poslouží databázový program (to zejména tehdy, jedná-li se o velké objemy dat různě vzájemně pospojované závislostmi). Někdy, pokud potřebujeme menší tabulku s pěkným nadpisem a velkým množstvím poznámek, je lepší zvolit některý z textových editorů. Tabulky má v sobě velmi dobře vyřešeny například Microsoft Word. Stačí v editoru Word v nabídce Vložit zvolit položku Objekt a zde dále pak Tabulka aplikace Microsoft Excel 5.0 a bude se vám zdát, že jste najednou v Excelu. Tomuto propojení se říká OLE 2 a je na čase vložit definice. Definice: OLE (Object Linking and Embedding) - Vysoký stupeň dynamické výměny dat (DDE) mezi jednotlivými aplikacemi. Pokud je objekt mezi aplikacemi přenesen pomocí OLE, je zachována vazba mezi oběma programy, umožňující automatickou v programu původním.([4]) aktualizaci objektu DDE - (Dynamic Data Exchange - Dynamická výměna dat), Metoda používaná např. systémem Microsoft Windows, která umožňuje obousměrnou provázanost dokumentu ve více aplikacích. V praxi to znamená, že objekt vytvořený v jedné aplikaci lze přenést do aplikace druhé se zachovanou vazbou: změní-li se objekt v aplikaci první, projeví se tato změna automaticky i v aplikaci druhé. ([4]) OLE 2 - Vylepšená varianta OLE, umožňující tzv. editaci na místě. To znamená, že máme-li v jedné aplikaci vložen objekt jiné aplikace a obě aplikace podporují OLE 2 (např. tabulka Excelu ve Wordu), pak lze tento objekt velmi snadno upravovat tak, že na něj dvakrát klikneme myší a spustí se mateřská aplikace objektu. Zde můžeme upravit náš objekt, přičemž můžeme použít všech funkcí a možností mateřské aplikace. Poté klikneme myší kamkoliv mimo upravovaný objekt a vrátíme se zpět do původní aplikace. Je vhodné se ještě nyní zamyslet nad tím, jak vlastně budeme tabulku vytvářet. Které údaje, v jakém pořadí a zda budeme zapisovat údaje do sloupců nebo do řádků. Toto vše je 21

dobré promyslet neboť úprava rozsáhlejší tabulky je velmi obtížná. Zejména tehdy, máme-li v tabulce větší množství různých propojení pomocí vzájemných odkazů, vzorců a funkcí je jakékoliv další vkládání či rušení sloupců či řádků velmi obtížné. Ještě více problematická (naštěstí nikoliv nemožná) vzájemná výměna řádků a sloupců. Pokud se rozhodneme jí provést, označíme oblast, kterou chceme transformovat a z nabídky Úpravy zvolíme Vyjmout či Kopírovat. Poté vybereme oblast, do které vložíme novou tabulku. Ta musí mít stejný tvar, jako předchozí tabulka, avšak musí být otočena o 90. Tedy kolik má původní tabulka sloupců, tolik musíme zvolit řádků a kolik měla řádků, tolik musíme zvolit sloupců. (To může být někdy obtížné, a proto znovu doporučuji na začátku dobře zvážit tvar tabulky). Nyní z nabídky úpravy zvolíme Vložit jinak a zde zaškrtneme volbu Transponovat. Předpokládejme, že vytváříme tabulku, do které si student Jihočeské Univerzity zapisuje všechny příjmy a výdaje za měsíc leden. Taková tabulka by mohla vypadat asi takto: (viz. obr. 16) 3.2. Zápis dat do tabulky Při spuštění Excelu se nacházíme v buňce A1, která je zvýrazněna orámováním. V tomto okamžiku je A1 tzv. aktivní buňkou, což znamená, že pokud v tomto okamžiku začneme psát, bude se vše zapisovat do této buňky. Rovněž tak, pokud provedeme nějakou jinou akci (formátování, vkládání objektů...), bude se týkat této buňky. Na jinou buňku se v podstatě můžeme přesunout dvěma způsoby. Buď pomocí kurzorových šipek nebo pomocí myši, tak že najedeme na příslušnou buňku (nevidíme-li ji, najdeme ji pomocí posuvných lišt) a pak na ní klikneme myší. 22

Datum Název Příjem Výdaj Hotovost 1.1.1996 Zůstatek od loni 1 700,00 Kč 1 700,00 Kč 2.1.1996 Cesta do Č.B. 42,00 Kč 1 658,00 Kč 2.1.1996 Měsíční jízdenka DP Č.B. 60,00 Kč 1 598,00 Kč 3.1.1996 Stravenky v menze 600,00 Kč 998,00 Kč 4.1.1996 Nákup skript 150,00 Kč 848,00 Kč 5.1.1996 Ostatní výdaje 1.týden 280,00 Kč 568,00 Kč 12.1.1996 Kolejné leden 320,00 Kč 248,00 Kč 12.1.1996 Ostatní výdaje 2.týden 180,00 Kč 68,00 Kč 12.1.1996 Cesta domů 42,00 Kč 26,00 Kč 13.1.1996 Od rodičů 500,00 Kč 526,00 Kč 14.1.1996 Cesta do Č.B. 42,00 Kč 484,00 Kč 15.1.1996 Prospěchové stipendium 350,00 Kč 834,00 Kč 15.1.1996 Kniha o Wordu 290,00 Kč 544,00 Kč 19.1.1996 Ostatní výdaje 3.týden 320,00 Kč 224,00 Kč 23.1.1996 Platba za program 3 000,00 Kč 3 224,00 Kč 23.1.1996 Nákup Windows95 2 600,00 Kč 624,00 Kč 26.1.1996 Cesta domů 42,00 Kč 582,00 Kč 27.1.1996 Od rodičů 1 000,00 Kč 1 582,00 Kč 29.1.1996 Cesta do Č.B. 42,00 Kč 1 540,00 Kč 31.1.1996 Měsíční jízdenka DP Č.B. 60,00 Kč 1 480,00 Kč Obr. 12 Tabulka vzorového příkladu Nejprve bychom měli náš soubor pojmenovat. Toho dosáhneme pomocí menu Soubor/Ulož. Zde jsme vyzváni k zadání jména, které může mít 1-8 písmen a číslic. Jméno souboru lze kdykoliv změnit pomocí nabídky Soubor/Ulož jako. Ještě než začneme psát údaje musíme Excelu říci, že v prvním sloupci bude údaj typu datum a ve třetím až pátém budou zapsány finanční údaje (údaje typu měna), kde budeme chtít silné písmo, kde kurzívu... Provedeme takzvané formátování buněk. Mohli bychom buňky formátovat jednu po druhé, ale to bylo velmi nepohodlné. Proto se obvykle formátují najednou všechny buňky, pro které chceme použít stejný formát. Pro účel formátování je musíme mít označeny, což provedem opět buď myší nebo kurzorovými tlačítky. Pomocí kurzorových tlačítek tak, že najedeme do libovolného vrcholu zvolené oblasti, poté stiskneme klávesu Shift a přejedeme do vrcholu na úhlopříčce. Pomocí myši postupujeme tak, že opět najedeme na jednu z buněk ve vrcholech oblasti (oblast = více buněk) určené pro formátování, klikneme na ni, ale podržíme stisknuté levé tlačítko a pak přejedeme na úhlopříčný vrchol pohybem myši chtěným směrem. Nyní mi asi někteří z vás oprávněně namítnou, že zatím nemohu znát vrcholy oblastí, neboť nevím, kolik budu mít záznamů. Proto bývá vhodné naformátovat dopředu celý sloupec (řádek). Jeho výběr je 23

jednoduchý. Pomocí myši najedeme na záhlaví sloupce (řádku), klikneme na něj a tím jej celý označíme. Chceme-li označit více sloupců (řádků), podržíme stisknuté levé tlačítko a přejedeme na záhlaví dalších sloupců (řádků), které chceme označit. Chceme-li označit sloupce (řádky), které neleží vedle sebe, postupujeme následujícím způsobem. Označíme první část jako v předchozím případě. Poté stiskneme klávesu Ctrl podržíme ji a nyní můžeme označit další sloupce (řádky). Tento postup lze vícekrát opakovat. Jedná se o obecný návod, jak postupovat při označování nesouvislé oblasti. Doporučuji vše dobře vyzkoušet. Nyní označenou oblast zformátujeme. Můžeme postupovat dvěma způsoby. Buď najedeme do menu Formát a zde zvolíme položku Buňky... nebo najedeme myší na označenou oblast (toto je nutné dodržet, pokud bychom byli nad neoznačenou oblastí, tak nám při dalším postupu označení zmizí) a stiskneme pravé tlačítko. Objeví se nám nabídka, ze které vybereme Formát buněk. V obou případech bychom měli dostat následující okno: Obr. 17 Okno pro nastavení formátu buněk Toto okno je, podobně jako tomu bylo u okna voleb, organizováno pomocí záložek na horní straně. Po spuštění je nastavena ta nejdůležitější Číslo, což je trochu nešťastný název pro typ buňky. Jak vidíme, jso nám nabízeny typy číslo, datum, čas, měna, text... 24

V prostředním velkém okně si vybereme, jaký druh zvoleného typu chceme. Na obrázku 13 například vidíme tvary typu datum. Všimněme si, že v dolní části se nám zobrazuje ukázka, jak bude vypadat zvolený typ v naší buňce. Zde jsme se ovšem dopustili jedné nepřesnosti. Tato ukázka bude fungovat pouze tehdy, je-li v buňkách již něco zapsáno. Proto je dobré vyzkoušet si popisované formátování tím způsobem, že si někam stranou do některé buňky něco zapíšeme a na této buňce si formátování vyzkoušíme. Lze si však vybrat zcela libovolný tvar datumu, neboť zadané formátování lze kdykoliv později změnit. Když už máme toto okno zobrazené, bylo by možná vhodné se zmínit o tom, co ještě dále od něj můžeme očekávat. Další záložkou je Zarovnání., kde lze nastavit, jak budou údaje v buňce zarovnané. K levému okraji, do středu, do bloku.... Toto formátování je lépe dělat na hotovou tabulku (jako ostatně vše kromě nastavení typu buněk), neboť tak uvidíme výsledek. V položce Písmo si nastavíme druh a velikost písma. V okénku dole vidíme ukázku zvoleného písma. Je třeba dát pozor na to, že většina typů písem neumí zobrazovat českou diakritiku. Rozhodně jí ovládají všechna písma, jejichž název končí písmeny CE (což neznamená czech, jak se většina lidí domnívá, ale Central Europe). Doporučujeme používat zejména typy Times New Roman CE a Arial CE. Nabídka Okraj nám dovolí vybrat druh rámečku. Volení rámečku je možné jednodušším způsobem, který popíšu později. Nabídka Vzorky nám dovolí zvolenou oblast podbarvit a tím jí zvýraznit. Toto se používá zejména na buňky tvořící záhlaví (jak vidíme na ukázce). Je však třeba si dát pozor na zvolený typ podbarvení, abychom pak při tisku na černobílé tiskárně neobdrželi pouze tmavou plochu. Nabídka Zámek pak dovoluje zvolenou oblast takzvaně uzamknout a tím jí chránit proti zápisu, změně či smazání. (Je třeba ještě zvolit z menu Nástroje/Zámek/Zamknout list). Před jakoukoliv z těchto činností je třeba zrušit uzamčení pomocí menu Nástroje/Zámek/Odemknout list. Je možné rovněž zadat heslo, bez kterého pak list nejde odemknout. Heslo volme opatrně, jelikož v případě, že bychom ho zapomněli, pak již se ke svým datům nedostaneme (jak již bylo řečeno). Na rozdíl od předcházejících voleb, kde jsme mohli diskutovat zda tyto činnosti provádět před zápisem dat, během zápisu nebo až po něm, zamykání provádíme samozřejmě až u hotové tabulky, jinak bychom do ní nemohli samozřejmě nic zapsat. Nyní máme naformátováno a můžeme začít psát. Obvykle začínáme od levého horního rohu. Napíšeme první údaj. V našem případě je to datum. Datum píšeme ve tvaru 21.1.96., což znamená den.měsíc.rok, ale může tomu být i jinak. Závisí na nastavení Windows, 25