Zavedení ERP a souvisejících agend

Transkript

1 ELMO Schoř, s.r.o. Web: ČSN EN ISO 9001:2001 ČSN EN ISO 9001:2009 ČSN EN ISO 14001:2005 ČSN OHSAS 18001:2008 IČ: sídlo společnosti: Máchova 3, Lovosice Tel.: GSM: velkoobchod elektro: Terezínská 1111, Lovosice Tel.: GSM: Zavedení ERP a souvisejících agend Fáze projektu: ZD: P1 Doplňující informace - funkce a požadavky

2 PROHLÁŠENÍ Předkládaný materiál je výhradním vlastnictvím společnosti ELMO Schoř, s. r.o.. Musí se s ním nakládat ve smyslu ustanovení autorského práva. Bez souhlasu autorů nesmí být komerčně využit adresátem ani třetími osobami. V rámci dokumentu jsou použita označení a jména, která jsou chráněna ochrannými známkami a registrovanými obchodními značkami. Tato jména a označení jsou použita při plném respektování všech práv jejich příslušných vlastníků. OBSAH 1. ÚVOD POSTUPY A FUNKCE AGENDY MZDOVÁ EVIDENCE Modely odměňování pracovníků Řešení mzdové agendy v IS OBCHODNÍ ČINNOST, SKLAD Obchodní činnost Sklad Tiskové sestavy Přenosy a zpracování dat MAJETEK ÚČETNICTVÍ A SOUVISEJÍCÍ EVIDENCE Obecné informace Výnosy Nákupy, přijaté faktury, závazky Vydané faktury, pohledávky Opravný daňový doklad BANKA POKLADNÍ EVIDENCE VÝKAZY NEDOKONČENÁ VÝROBA POŠTA ZAKÁZKY AKCE ELEKTROMONTÁŽE PROJEKCE Očekávané řešení v IS VÝROBA ROZVADĚČŮ OBJEMY Objemy dat Počty uživatelů a užití systému /10

3 1. ÚVOD Obsah tohoto dokumentu je nedílnou součástí zadávací dokumentace projektu Zavedení ERP a souvisejících agend. Tento dokument obsahuje základní funkční, technické, organizační a další požadavky společnosti. Není podmínkou implementovat informační systém přesně podle popsaných principů, pokud dodavatel systému doporučí vhodnou alternativu, využívající předností jeho systému. Cílem implementace je zaštítění všech potřebných procesů, včetně statistických a manažerských výstupů a nástrojů pro podporu rozhodování: účetní a daňové agendy interface s některými stávajícími systémy (mzdy externí dodavatel, rozpočty) finanční řízení projektové řízení a kontrolní mechanismy řízení výroby a kontrolní mechanismy (elektromontáže) řízení cash-flow firmy a jednotlivých zakázek (akcí, projektů) systematizace procesů a WF ve firmě Projekt zahrnuje: dodávku software implementaci software (včetně migrace dat) realizaci propojení na mzdovou evidenci externího dodavatele eventuelně realizaci propojení na rozpočtovací SW zajištění provozu a údržbu dodaného software Součástí pořízení a implementace informačního systému NENÍ dodávka hardwarového vybavení. 2. POSTUPY A FUNKCE 2.1 Agendy V ERP musí být možnost rozšíření o další agendu. 2.2 Mzdová evidence Modely odměňování pracovníků Společnost využívá dva modely odměňování svých zaměstnanců: a) technické profese: mzdy jsou časově s prémiemi za dokončené akce b) administrativní pracovníci: pracují za pevnou mzdu, není proto nutné sledovat jejich pracovní výkony Zaměstnanci na technických profesích (projekce, elektromontážníci, výroba rozvaděčů ) pro kontrolní a řídící potřeby vyplňují časové a/nebo úkolové výkazy práce, které však nejsou podkladem pro výpočet mezd. Obě skupiny zaměstnanců mohou být odměňovány formou osobního ohodnocení nebo úkolových odměn. 3/10

4 2.2.2 Řešení mzdové agendy v IS Mzdová agenda bude v ekonomickém informačním systému v první fázi řešena propojením na stávající aplikaci pro mzdovou agendu externího dodavatele (SW Shuster). Výstupní údaje z této aplikace budou importovány do nového IS a v rámci měsíční uzávěrky budou zaúčtovány v hlavní knize. Systém musí být rozšiřitelný o mzdovou evidenci 2.3 Obchodní činnost, sklad Z hlediska umístění i funkce je obchodní činnost realizována v prodejně s pultovým prodejem v prostorách skladu v areálu Terezínská. Personální i technické zajištění je společné. Nelze přesně oddělit činnosti navázané pouze na obchod nebo skladovou evidenci Obchodní činnost Primárně se jedná o velkoobchod, doplňkový prodej tvoří maloobchod. Základní činnosti realizované v rámci obchodní činnosti společnosti: Zpracování poptávek a objednávek zákazníků ( , telefon) Poptání atypického zboží u dodavatelů Objednávání zboží doplnění zásob standardního sortimentu nebo na objednávku zákazníka Příjem zboží na sklad (ruční zadání příjemky podle faktury) Cenové nabídky Prodej zboží za hotové (většinou charakter maloobchodního prodeje) nebo na fakturu Odeslání zboží poštou v tuto chvíli pouze na dobírku stálým odběratelům Vedení a aktualizace ceníku s několika cenovými hladinami V současné době jsou v provozu 2 výdejní místa 1 hlavní a 1 vedlejší, přičemž hlavní slouží jako pokladna (řešeno softwarově, nikoliv registrační pokladnou) Sklad Sklad je využíván jak pro obchodní činnost tak jako sklad materiálu pro středisko elektromontáží. Zásoby jsou oceňovány buď metodou FIFO, nebo průměrnými cenami. V současné době společnost využívá metodu A, s tím že jednou ročně se kontroluje stav zjištěný z inventur. Sklad spravuje vlastní bankovní účet. Nejdůležitější činnosti v rámci skladové evidence: Vnitrofiremní výdej a návrat zboží (nespotřebovaný materiál středisko elektromontáží) Cenové kalkulace ekvivalent nabídek pro vnitrofiremní použití Přehled aktuálního stavu zásob Předběžné výdejky dokument sloužící jako podklad pro dodací list, např. položky, které ještě nejsou v evidenci nebo nemají stanovenou přesnou cenu, zápůjčky a podobně. Zajištění materiálu pro střediska elektromontáže a výrobu rozvaděčů, pokud není na skladě Evidence a kontrola přijatých a vydaných faktur Správa saldokonta Přecenění položek 4/10

5 Zpracování dobropisů a zápočtů Evidence skladových zásob v členění: a) Na skladě b) Blokováno c) Volných d) Volitelně Objednáno Při odběru materiálu na akce střediska elektromontáží jsou vytvořeny předběžné výdejky, které jsou zúčtovány 1x měsíčně a jsou evidovány podle akcí Tiskové sestavy Kromě standardních sestav je kladen důraz na následující výstupy: Pohyby / obraty zákazníka s filtrací dle různých kritérií Pohyby podle položek s možností historie alespoň 1-2 roky zpětně Stavy a ceny Definovatelné výstupy nebo možnost úprav předdefinovaných Přenosy a zpracování dat Četnost přenosu dat o pohybech na skladech (příjemky, výdejky) pro zaúčtování v účetnictví je 1x denně. Ideální by bylo in-line propojení, je ovšem nutné zachovat funkčnost ERP v obou areálech při výpadku spojení. Co se týče zaúčtování jednotlivých dokladů, během implementace IS bude vybrán vhodný způsob zaúčtování. Informační systém by měl podporovat jak manuální tak automatické kontace/zaúčtování. V současné době nejsou využívány čtečky čárových kódů, požadavkem je nasazení bezdrátových čteček (2ks) a jejich přímá podpora ERP. Organizace skladu včetně vytvoření zakladačů bude systému uzpůsobena. Větší část výše uvedených činností je podporována stávajícím SW, část je realizována jinými dostupnými prostředky, např. , kniha objednávek apod. 2.4 Majetek Současný SW nedisponuje modulem pro evidenci majetku. Majetek je tedy evidován manuálně v samostatném programu nezávisle na ekonomickém SW. Nákup je zaevidován do ekonomického SW Z ekonomického systému je pořízen soupis a zaevidován do dalšího SW Evidence není realizována podle pořizovací hodnoty ale podle účelu Vyřazení dosloužením nebo prodejem ERP musí umět vést standardní evidenci v minimálně výše uvedeném rozsahu. V budoucnu je možné vedení evidence majetku i na základě pořizovací hodnoty. 2.5 Účetnictví a související evidence Obecné informace Společnost účtuje střediskově, číselné řady jsou rozděleny podle typů dokladů a jsou kontinuální (nejsou vázané například na odběratele). 5/10

6 Manuálně jsou následující evidenční knihy: Kniha pošty Kniha došlých faktur - závazků Kniha vydaných faktur pohledávek Pokladní kniha (jak pro elektromontáže, tak pro prodej) Záznamy o úhradách jsou evidovány jak v SW, tak v knihách. Společnost využívá daňového poradce. Společnost nepoužívá účtování v cizí měně Výnosy Výnosy jsou účtovány na základě vystavených faktur dle platebních kalendářů uvedených ve smlouvách na jednotlivé zakázky. Nejsou časově rozlišovány. Výnosy akce (zakázky) jsou podle obvyklých smluvních platebních kalendářů fakturovány většinou po dodání celého plnění. Průběžné financování zakázek je řešeno formou zálohových plateb. Pokud dojde k situaci, že je ve smlouvě definováno dílčí plnění (platba), je toto dílčí plnění v informačním systému identifikováno jako samostatná zakázka nebo se rozlišují časově???? Nákupy, přijaté faktury, závazky Dále popsané postupy se netýkají střediska Sklad, které je popsáno v samostatné kapitole. Nákupy lze rozdělit na nákupy provozní (kancelářské potřeby, údržba, opravy apod.) a nákupy materiálu a/nebo služeb nutných k realizaci zakázek-akcí. Objednávky vystavuje odpovědná osoba (ředitel, hlavní účetní, mistr ). Vystavení objednávky je-li dodavatel požadováno, nákup může být realizován na základě smlouvy apod. Příjem došlých faktur, jejich označení a klasifikace Schválení vlastníkem objednávky nebo ředitelem, eventuelně vrácení dodavateli před zavedením do SW Přiřazení konkrétní akci a/nebo středisku Zaúčtování došlé faktury Zaúčtování dohadných položek Došlé faktury jsou evidovány manuálně v knize došlých faktur, kde jsou zaznamenávány i úhrady Vydané faktury, pohledávky Vydané faktury jsou vystavovány podle: obvyklých smluvních platebních kalendářů rozpisů za provedené práce projektové dokumentace schváleného předávacího protokolu soupisky činností střediska projekce V současné době je problematické párování vydaných faktur s akcemi (zakázkami), nový systém by měl touto funkcí disponovat. Společnost nevyužívá elektronickou fakturaci. 6/10

7 2.5.5 Opravný daňový doklad Opravné daňové doklady dobropisy jsou vystavovány podle reálné potřeby. Postup vystavování i přijímání je stejný jako u faktur vydaných a přijatých s tím, že je vyžadováno potvrzení o přijetí. 2.6 Banka Společnost má 2 bankovní účty u KB a.s. ke kterým je vedeno několik platebních karet. Výběry a následné nákupy jsou účtovány jako příjem a výdej. Platby kartou jsou vedeny v evidenci bankovních dokladů. Vyúčtování obvykle probíhá okamžitě, minimálně 1x týdně. Se současným SW se kontrolují jen zůstatky na bú. Příkazy k úhradě jsou generovány v elektronické formě a zpracovávány automaticky pomocí internetového bankovnictví. Výpisy z účtů jsou nyní zpracovávány manuálně, zaúčtování je realizováno v rámci SW Shuster. 2.7 Pokladní evidence Ve společnosti jsou nyní 2 hotovostní pokladny, jedna pro potřeby prodejny a jedna pro centrálu. Činnosti týkající se pokladní evidence se nepatrně liší v centrále a skladu. Prodej je popsán výše, centrála hotovostní operace eviduje jak pomocí ekonomického SW tak manuálně v pokladní knize. Přijetí dokladu Vypsání pokladního dokladu (manuálně nutno eliminovat, v případě skladu jsou doklady většinou tištěny) a potvrzení podpisy Vyplacení hotovosti Evidence a přidělení čísla dokladu (u skladu probíhá automaticky při vypisování dokladu v SW) 2.8 Výkazy Společnost odevzdává výkazy podle potřeb ČSÚ, většinou pomocí 602 XML Form Filleru. Možná automatizace s možností manuálních vstupů/oprav by byla výhodou. 2.9 Nedokončená výroba Nedokončenou výrobu představují rozpracované, dosud nepředané - nevyfakturované akce (zakázky) Pošta Evidována je pouze došlá pošta a to ve formě knihy došlé pošty. Podací lístky a archy jsou vyplňovány manuálně. Od systému není primárně očekáváno řešení spisové evidence, základní funkčnost usnadňující manipulaci s poštou by byla přínosná. Jednat se může například o tisk podacích lístků/archů z adresáře a evidenci podacích čísel u akcí nebo objednávek. 7/10

8 2.11 Zakázky akce Veden je pouze seznam akcí se základní identifikací zadavatele. Očekáváme podrobnější členění včetně výnosových a statistických výstupů Elektromontáže Pro řízení elektromontáží není v tuto chvíli prakticky žádná podpora v informačním systému. Navržení postupu a míry podpory v systému je předmětem nabídky. Proces realizace akcí je zhruba následující: Přípravná fáze Převzetí dokumentace, kontrola stavu smlouvy Kontrola projektové dokumentace a vyjádření, eventuelně doplnění Fyzická kontrola stavby Objednání případných externích dodávek (vytýčení, manipulace apod.) Vyřízení relevantních povolení a dokumentů nutných k realizaci Zajištění materiálu na akci (sklad nebo vlastní materiál objednatele) Předání akce vedoucímu pracovní čety Zajištění subdodávek Realizace Pravidelná kontrola pracovníků denně Shromažďování dokumentů ke stavbě Zpětné předání stavby Dokončovací práce Vyřízení formálních předávacích dokumentů Zajištění revizí a finálních zaměření, jsou-li potřeba Zpracování podkladů pro kolaudaci a kolaudace je-li předmětem plnění Finální předání akce objednateli Fakturace 2.13 Projekce Projekční oddělení společnosti zpracovává kompletní technické dokumentace včetně vyjadřovací a schvalovací části, položkové rozpočty, finanční plány, navrhuje způsob a rámcové termíny realizace. Pro vlastní projekční činnost jsou využívány specializované CAD/GIS systémy. Rozpočty jsou zpracovávány v několika nezávislých programech podle konečného odběratele a/nebo charakteru rozpočtu Očekávané řešení v IS S ohledem na specifickou oblast rozpočtů očekáváme pokrytí minimálně následujících oblastí: Řízení prací a kontrolní mechanismy 8/10

9 Provázání skladové evidence a externích rozpočtovacích SW formou exportu současných skladových zásob včetně několika cenových hladin a dodavatelů Tvorba podkladů k fakturaci Proces realizace se obvykle sestává z následujících kroků Převzetí zakázky, kontrola stavu smlouvy Zajištění veškerých podkladů Vypracování vlastní PD Odsouhlasení PD zákazníkem Veřejnoprávní projednání Příprava PD k předání Příprava podkladů k fakturaci Finální předání objednateli Fakturace Doplňkové služby: Příprava předání a předání zhotoviteli, je-li předmětem plnění Řešení případných problémů během stavby, konzultační práce Vypracování skutečného provedení stavby, je-li realizována společností Školení, semináře 2.14 Výroba rozvaděčů Výroba rozvaděčů, převážně atypických, je realizována na základě konkrétní objednávky a to buď interní (vyvolaná potřebou na realizaci zakázky) nebo externí () 3. OBJEMY Dále jsou uvedeny stávající objemy uvedených položek, které budou evidovány v informačním systému. V ERP musí být kapacitní rezerva Objemy dat Není-li uvedeno jinak, jedná se o průměrné roční počty. položka současný objem ( ) jednotka dodací listy 4000 dokladů skladová karta aktivní 4000 karet vydané faktury sklad 1500 faktur vydané faktury centrála 200 faktur přijaté faktury sklad 1500 faktur přijaté faktury centrála 1100 faktur nabídky sklad 550 nabídek nabídky centrála 70 nabídek 9/10

10 položka současný objem ( ) jednotka objednávky sklad 700 dokladů objednávky + smlouvy centrála 200 dokladů výdejky sklad 400 dokladů pokladní doklady sklad 2000 dokladů pokladní doklady centrála 150 dokladů evidence majetku 300 jednotek příkazy k úhradě 1040 položek zaměstnanci 40 zaměstnanců bankovní doklady sklad 2500 položek bankovní doklady centrála 3360 položek sklady min. 2 sklady střediska ANO do 10ti středisek Počty uživatelů a užití systému funkční oblast pojmenovaní uživatelé současní uživatelé centrála sklad centrála sklad účetnictví banka pokladna mzdy sklady objednávky faktury přijaté faktury vydané majetek projekty výroba /10