Podklad pro prezentaci IPs na MV OP VVV

Transkript

1 Pdklad pr prezentaci IPs na MV OP VVV 1. Prjekt Název prjektu Zkrácený název prjektu Registrační čísl Realizátr Rzpčet prjektu Harmngram realizace prjektu Nárdní centrum pr elektrnické infrmační zdrje CzechELib CZ /0.0/0.0/16_040/ Nárdní technická knihvna ,63 Kč Antace prjektu Předmětem prjektu je systémvá změna zajištění přístupu k infrmačním zdrjům VaVaI v suladu s Nárdní RIS3 strategií s cílem zvýšit výknnst VaVaI vybudváním Nárdníh licenčníh centra CzechELib. Spjením knw-hw a sustředěním finančních prstředků se dsáhne vyšší efektivity při přizvání a správě EIZ. V letech bude pdpřen i nákup přístupů k EIZ. 2. Cíle a čekávané přínsy prjektu Cílem prjektu je zvýšení výknnsti a efektivity blasti VaVaI v ČR prstřednictvím systémvé změny způsbu zajištění EIZ pr uživatele z blasti VaVaI, která přinese významnu úspru veřejných prstředků vynakládaných uživateli na suvisející administrativu. Tu převezme nárdní licenční centrum CzechELib, které sustředí dsavadní knw-hw d prfesinálníh týmu zajišťujícíh veškeré bstarávání (výběrvá řízení, smluvní uspřádání, platby, prvzní pdpru, kmunikaci s pskytvateli EIZ atd.). Sustředění finančních prstředků d CzechELib umžní dsáhnut výhdnějších a jedntných smluvních pdmínek zajištění elektrnických infrmačních zdrjů. V rámci prjektu bude pr piltní věření fungvání CzechELib rvněž financván samtný nákup přístupů k jedntlivým EIZ pr VaVaI v ČR. Díky prjektu djde k výraznému zkvalitnění infrmační infrastruktury výzkumu pdprvanéh z veřejných prstředků a v důsledku th i pdmínek pr zvýšení prduktivity výsledků VaVaI v ČR, jakž i k usnadnění jejich reflexe a hdncení jak na úrvni jedntlivých výzkumných rganizací, tak i na nárdní úrvni. Fungvání CzechELib bude piltně věřen prstřednictvím zajištění EIZ d rku 2018 pr instituce, které se CzechELib zúčastní. Připjení pd CzechELib bude dbrvlné. Členské instituce část nákladů na přízení EIZ kfinancují z vlastních zdrjů, část je financvaná z prjektu. Členské instituce, jež se zapjí d prjektu, pdepíší s NTK smluvu centralizvaném zadávání na EIZ, které pptávají a jsu schváleny prjektem k financvání. Vzhledem k tmu, že CzechELib převezme administrativní zátěž zajištění EIZ, bude dalším přínsem pr tyt uživatele prjektu uvlnění kapacit pr infrmační pdpru vlastní cílvé skupiny. 1

2 3. Suhrnný dsažený pkrk v realizaci prjektu včetně dsaženéh přínsu prjektu V rámci sledvanéh bdbí d 1. září 2017 d 31. března 2018: Šest setkání Řídícíh výbru včetně reprtů stavu aktivit, předlžení 12 změn prjektu (7 pdstatných změn a 5 nepdstatných změn) Dvě setkání Odbrné rady ( a ), se kteru byl knzultván stav prjektu, vývj zajištění EIZ, metdické pstupy, harmngram a další vývj přízení EIZ Vytvření a schválení pvinné dkumentace dle metdiky PRINCE2 Sestavení výčtu účastnických institucí CzechELib (všechny instituce, které se zapjily d hlasvání přízení EIZ) Sestavení výčtu členských institucí, které pdepsaly s NTK smluvu centralizvaném zadávání Seznam EIZ, které budu pdpřeny d rku Vzr smluvy centralizvaném zadávání (pvěření d členské instituce pr NTK zajistit EIZ, které členská instituce pptává) Vzr licenční smluvy (smluva, kteru NTK uzavírá s pskytvateli EIZ; pskytvatelé jsu buď přím vydavatelé EIZ či ddavatelé, kteří dstaly d vydavatelů EIZ exkluzivitu) Vznik metdiky pr výběr EIZ a metdiky pr čerpání pdpry v rámci CzechELib Vznik pstupů pr vydavatele EIZ prezentující pžadavky zákna zadávání veřejných zakázek Vznik pravidel prjektu, např. schéma fakturace pr členské instituce, kurz pr stanvení zálhvé platby členské instituce Odevzdání dvu zpráv z realizace a tří žádstí platbu (předlžení mimřádné žádsti platbu z důvdu min. rizika cashflw na přelmu rku 2017/2018), devzdání dvu situačních zpráv pr pradu vedení MŠMT Vypřádání veřejnsprávní kntrly MŠMT (kntrla na místě) Vedení tržních knzultací s vydavateli a ddavateli EIZ (frma kmunikace dle zákna zadávání veřejných zakázek u jednacíh řízení bez uveřejnění před jejich vyhlášením) Získání dpručení pradním rgánem Vlády ČR k veřejným zakázkám na EIZ, Pracvní skupina pr transparentní veřejné zakázky Vyhlášení celkem 18 výzev na přízení EIZ frmu Jednacích řízení bez uveřejnění. Jedna výzva byla zrušena (AACR) z důvdu nenaplnění legislativních pdmínek České republiky, zákna č. 134/2016 zadávání veřejných zakázek a nahrazena výzvu nvu (Suwec III). Všechny výzvy byly předány na ex-ante kntrlu ŘO OP VVV a byly schváleny (krmě zrušené výzvy na AACR) s dvěma zjištěními, které nemají vliv na způsbilst výdajů. Celkvý pčet aktivních výzev na přízení EIZ je 17. Vedení vyjednávání s pskytvateli EIZ nad cenvými a licenčními pdmínkami u 18 vyhlášených výzev na EIZ 2

3 Zpřístupnění pžadvaných EIZ členskými institucemi d rku 2018 (trial verze) Ex-ante a Interim kntrla zadávací dkumentace na veřejné zakázky na přízení EIZ Vyhlášení a uzavření smluv na VZ: Právní služby HW vybavení prjektvéh týmu Prpagační předměty Příprava zadávací dkumentace na veřejné zakázky: HW pr SW EIZ ERMS mdul Setkání s členskými rganizacemi a jejich pvěřenými sbami na wrkshpu Spuštění nvéh webu prjektu Představení prjektu na Výrční knferenci OP VVV Splupráce s EY na evaluaci prjektu Prpagace prjektu na tuzemských a zahraničních akcích 4. Sledvané bdbí Sledvané bdbí d 1. září 2017 d 31. března 2018 Datum psledníh prjednávání prjektu na MV OP VVV 12. října Obsahvé plnění prjektu ve sledvaném bdbí (ppis činnstí) KA1 zajišťuje průběžně všechny prcesy a činnsti suvisející s vedením, řízením a kntrlu prjektu v suladu s Chartu prjektu, schválenu prjektvu žádstí, pdmínkami pskytnutí pdpry OP VVV, legislativu České republiky a metdiku PRINCE2. Pr systematický dhled nad pstupem prjektu byl ustanven prjektvý výbr a také měsíční stavvé meetingy s Řídicím výbrem na MŠMT. KA2 je dpvědná za vytvření, prvzvání a evaluace CzechELib. Vytvřila základní dkumentaci prjektu v pdbě vzrvých smluv, metdik, ppisů a pravidel. Aktivita krdinuje statní dbrné aktivity a pdílí se významně na tržních knzultacích a vyjednání s ddavateli EIZ v rámci vyhlášených výzev. V rámci aktivity se knzultují a zdpvídají všechny tázky z řad cílvé skupiny, účastnických a členských rganizací, pskytvatelů EIZ, věcně příslušné sekce IV MŠMT či jiných veřejných či vládních institucí. 3

4 KA3 a KA4 vytvřily seznam účastnických institucí, seznam členských institucí, stanvily míru pdpry pr členské instituce s hledem na jejich pptávku a účelnst pptávaných EIZ, významně se pdílely na tržních knzultacích s vydavateli a na vyjednávání cenvých a licenčních pdmínek. Aktivity kmunikují s pskytvateli EIZ na zajištění trial přístupů a smluvních pdmínek, zajistili sběr a vyhdncení dat z hlasvání pr EIZ 2018+, předkládají dbrné návrhy předsedvi Odbrné rady a členům Odbrné rady KA5 vytvřila prttyp sftwarvéh nástrje pr hlasvání, jehž účelem je zmapvání zájmu jedntlivých institucí nabízené EIZ a který služí na zajištění EIZ d a Aktivita připravila zadávací dkumentace k mdulu ERMS (Electrnic Resures Management System), který bude zajišťvat kmplexní sftwarvu pdpru pr všechny prcesy kmunikace s členskými institucemi a zadávací dkumentaci na HW pr EIZ SW. Aktivita pdpruje prjektvý tým v HW a SW zabezpečení zaměstnanců prjektu. KA6 se stará publicitu prjektu, prpagaci EIZ a pdpra uživatelů CzechELib. Aktivita připravuje a krdinuje všechny akce prjektu, zajišťuje pvinnu publicitu prjektu, aktivvala nvý web prjektu a stará se zveřejňvání infrmací pkrku prjektu, kmunikuje s členskými institucemi, připravila vizuální grafiku prjektu vč. prpagačních předmětů prjektu. 6. Nejdůležitější výstupy prjektu za sledvané bdbí Výstup Smluvní zajištění vztahů Uživatel CzechELib Smluvní zajištění vztahů Ddavatel EIZ - CzechELib Ppis výstupu včetně dpadu na cílvu skupinu a využitelnsti Vznik 4 verzí Licenčních smluv: Zahraniční vydavatel Zahraniční ddavatel Tuzemský vydavatel Tuzemský ddavatel Vznik Smluvy centralizvaném zadávání (smluva před vyhlášením veřejných zakázek na EIZ, Vznik Smluvy zajištění a zpřístupnění EIZ (smluva mezi NTK a člensku institucí p uzavření smluvy mezi NTK a pskytvatelem EIZ) Systém infrmační pdpry Piltní hlasvací mdul určený pr hlasvání Zadávací dkumentace na ERMS mdul Zadávací dkumentace na HW pr EIZ SW Funkční útvar, který bude sučástí NTK, a úprava suvisejících vnitřních předpisů NTK Výběr EIZ a sjednání smluv na zpřístupnění Seznam uživatelů EIZ Persnální úpravy dbru 7, který zajišťuje realizaci prjektu Seznam EIZ, které budu pdpřeny v rámci přízení EIZ Veden 18 jednacích řízení bez uveřejnění s pskytvateli EIZ k smluvnímu zajištění přístupu EIZ (v rámci jednání se zrušila výzva na AACR a nahradila výzvu na Suwec III). Seznam 112 členských institucí 4

5 7. Ppis a důvdnění prvedených pdstatných změn za sledvané bdbí a chystaných pdstatných změn prjektu v následujícím bdbí V rámci sledvanéh bdbí byly Řídícímu výbru prjektu předlženy tyt změny: 1. Pdstatná změna nezakládající změnu právníh aktu pskytnutí/převdu pdpry. Žádst mimřádnu zálhvu platbu. Mimřádná zálhvá platba byla patřením k riziku nedstatku finančních prstředků v prjektu prti předpkládané zálhvé částce ve finančním plánu. Rizik byl identifikván na úrvni Řídícíh týmu prjektu v pdbě rzpčtvéh prvizria České republiky a s tím suvisející nemžnst garantvat prplacení 4. zálhvé platby ze strany ŘO OP VVV d ledna Pdstatná změna nezakládající změnu právníh aktu pskytnutí/převdu pdpry. Změna na pzici klíčvéh pracvníka Ředitel CzechELib Na základě výběrvé řízení uknčenéh dne a schválení Řídícím výbrem byl na pzici ředitele CzechELib vybrán PhDr. Jan Černý. Tat pzice je značena jak klíčvý pracvník a vybraný kandidát pdléhá dle metdiky OP VVV schválení ŘO OP VVV. 3. Pdstatná změna nezakládající změnu právníh aktu pskytnutí/převdu pdpry. Přesun finančních z Úspr prjektu d plžek Právní pradenství a Překlady (nvě vytvřená). V rámci realizace veřejných zakázek realizvaných v prjektu dšl k úspře finančních prstředků ve výši ,- Kč. Tyt prstředky byly převedeny v rzpčtu prjektu d úspr a následně část prstředků d plžek Právní pradenství a Předklady. 4. Pdstatná změna nezakládající změnu právníh aktu pskytnutí/převdu pdpry. Změna pzici klíčvéh pracvníka Odbrný rada V rámci Odbrné rady prjektu dšl k výměně dvu členů z důvdu jejich časvých mžnstí a byli nahrazeni nvými členy. Tyt pzice jsu značeny jak klíčvý pracvník a vybrané kandidáty musí dle metdiky OP VVV schválit ŘO OP VVV. 5. Pdstatná změna nezakládající změnu právníh aktu pskytnutí/převdu pdpry. Změna na pzici klíčvéh pracvníka Ředitel CzechELib K uknčil pracvní pměr PhDr. Jan Černý na pzici ředitel CzechELib. Z tht důvdu dšl k dčasnému rzdělení kmpetencí mezi Předsedu Odbrné rady a Hlavníh prjektvéh manažera prjektu. Hlavní prjektvý manažer bude dčasně na 0,2 úvazku pr definvané manažerské úkny zastávat pzici ředitele CzechELib. 6. Pdstatná změna nezakládající změnu právníh aktu pskytnutí/převdu pdpry. Změna na pzici klíčvéh pracvníka hlavní manažer prjektu. Zástupce hlavníh prjektvéh manažera dplnil certifikáty PRINCE2 Fundatin a PRINCE 2 Practitiner jež na pzici hlavníh prjektvéh manažera vyžadují pravidla OP VVV a k byl ŘO OP VVV schválen, jelikž tat pzice je značena jak klíčvý pracvník a vybraný kandidát pdléhá dle metdiky OP VVV schválení ŘO OP VVV. 7. Pdstatná změna zakládající změnu právníh aktu pskytnutí/převdu pdpry. Změna 5

6 přejmenvání, rzšíření pzic a navýšení platů, úvazků v prjektu. Na základě rční zkušensti realizace prjektu dšl k úpravě názvů pzic a jejich úpravě dle ptřeb pr druhu etapu prjektu. Zárveň byla schválena revize platů v prjektu dpvídající datům v Infrmačním systému průměrném výdělku (ISPV) z rku 2017, jelikž platvé zařazení vycházel z průměrných výdělků z rku 2015, z dby přípravy prjektvé žádsti a rzpčtu prjektu. Navýšení finančních prstředků nezvýšil % nákladů na administraci prjektu 8. Finanční čerpání Rzpčet prjektu v Kč ,63 Dpsud vyčerpán v Kč (kumulativně) k ,24 Dsavadní čerpání v % (kumulativně) 1,26 Nezpůsbilé výdaje v Kč (kumulativně) ,69 Nejbližší finanční milníky - datum Nejbližší finanční milníky - částka ,06 Kmentář k plnění finančníh milníku Finanční milník bude splněn za předpkladu uzavření Licenčních smluv s pskytvateli EIZ. Prjekt CzechELib pvažuje splnění milníku za reálné. V rámci předchzíh finančníh milníku ve výši ,46 Kč nedšl k uzavření licenčních smluv a s tím suvisejícím plánvaným čerpáním 50mil. Kč. Z tht důvdu nedšl k jeh naplnění. Prstředky budu využity v rce Ppis plnění v rámci aktivity Splupráce (v suladu s výzvu) N/A 6

7 10. Rizika v realizaci prjektu a návrhy na jejich eliminaci (týká se rizik se střední a vyšší významnstí, tj. d hdnty významnsti rizika 8 a vyšší) Název rizika Pr a v d ě p d b n s t vý sk yt u D p a d St up eň vý zn am n sti Ppis rizika Navržené patření pr eliminaci rizika/nápravné patření Neddržení časvéh rzvrhu veřejných zakázek (ex-ante kntrly MŠMT, Zákn zadávání veřejných zakázek č. 134/2006 Sb.) Nedstatečná krdinace a časvá kapacita všech zainteresvaných subjektů při ex-ante schvalvání zadávací dkumentace (MŠMT sekce III, IV a VII; Vláda ČR a kmise pr JŘBU) a pmalá akceptace vzrvých smluv a pdmínek jedntlivými institucemi VaV a vydavateli EIZ VaV Prjekt CzechELib si zajistil pr ptřeby veřejných zakázek a knzultací AK Janstvá, Smetana a Nevečeřal, připravil wrkflw jedntlivých prcesů včetně lhůt plnění, aktivně kmunikuje se členy ŘV 1xměsíčně na pravidelných schůzkách, metdicky knzultuje s věcnými sekcemi MŠMT uvedenu prblematiku, pskytuje v předstihu pvinnu dkumentaci, např. vzrvé smluvy, zdůvdnění JŘBU Vznik nezpůsbilých výdajů vlivem prušení pravidel OP VVV Neddržení pravidel OP VVV, dlišný výklad metdických pravidel či zdluhavé reakce ŘO OP VVV k uvedeným pravidlům, vnitřní chybu v řízení prjektu, externími V rámci prjektu byli ustanveni puze 2 příkazci finančních perací, metdické dtazy jsu průběžně kmunikvaná prstřednictvím ISKP 14+ s ŘO OP VVV či inicivány metdické schůzky, 7

8 Nevyjasněná plitika České republiky k Open Access strategii vlivy. prjekt reprtuje a knzultuje s Prjektvým dzrem prjektu. 14. června 2017 schválila Vláda České republiky Nárdní strategii tevřenéh přístupu ČR k vědeckým infrmacím na léta , která zatím nebsahuje akční plán případných změn k dsavadnímu mdulu nákupu EIZ VaV. Průběžná kmunikace s relevantními subjekty zabývající se OA strategií ČR, předávání zkušenstí z centralizace nákupu EIZ VaV a předávání dbrných dpručení. 11. Vyjádření ŘO OP VVV ke sledvanému bdbí realizace prjektu ŘO OP VVV při zpracvání stanviska vycházel z údajů, které byly ŘO OP VVV pskytnuty z pslední předlžené ZR. V reprtvaném bdbí prbíhala realizace ppisvaných činnstí, aktivit a úklů v suladu s Chartu prjektu a žádstí pdpru. Řízení prjektu ze strany příjemce prbíhá v suladu s pdmínkami pskytnutí pdpry OP VVV a dle best practices metdiky pr kntrlvaný prjektvý management PRINCE2. Ve sledvaném bdbí dšl ke schválení pvinné dkumentace nastavení prjektu dle PRINCE2 Řídicím výbrem prjektu. Od 1. listpadu 2017 je prjekt veden nvým hlavním prjektvým manažerem Ing. Jiřím Burgstallerem. Od plviny únra 2018 však není bsazena pzice ředitele CzechELib. Tut pzici na zkrácený úvazek ve výši 0,2 dčasně vyknává hlavní prjektvý manažer. Jedntlivé klíčvé aktivity jsu realizvány dle nastavenéh časvéh harmngramu. Ve sledvaném bdbí prbíhala především příprava zadání veřejných zakázek na nákup elektrnických infrmačních zdrjů (dále jen EIZ ), které budu realizvány frmu jednacíh řízení bez uveřejnění. Všechny tyt plánvané veřejné zakázky byly v daném bdbí předlženy Řídicímu rgánu OP VVV k ex-ante kntrle. Ve sledvaném bdbí se zástupci prjektu aktivně účastnili tržních knzultací s vydavateli či ddavateli EIZ a taktéž prbíhala pracvní setkání s pvěřenými zástupci Účastnických institucí. Prjekt CzechELib byl aktivně prezentván na řadě akcí včetně mezinárdních. V daném bdbí byl na prjektu schválen 5 nepdstatných změn suvisejících s přesuny finančních prstředků v rzpčtu prjektu, aktualizací finančníh plánu a aktualizací Charty prjektu. V daném bdbí byl ze strany Řídicíh rgánu dále schválen šest pdstatných změn nezakládajících změnu právníh aktu. Jednal se především změny na pzicích klíčvých zaměstnanců, na pzici Hlavníh manažera prjektu a na pzici Ředitele CzechELib. Prstřednictvím pdstatné změny nezakládající změnu právníh aktu byla příjemci také schválena mimřádná zálhvá platba, kteru pžádal 8

9 14. listpadu Důvdem žádsti mimřádnu zálhvu platbu byla snaha minimalizvat rizika nedstatku finančních prstředků v prjektu prti předpkládané zálhvé částce ve finančním plánu na pčátku rku Účelem mimřádné zálhvé platby byl pkrýt finanční prstředky na nákup EIZ. Na prjektu byla v reprtvaném bdbí schválena též jedna pdstatná změna zakládající změnu právníh aktu. Tat změna se týkala přejmenvání, rzšíření pzic a navýšení platů a úvazků v prjektu. Finanční čerpání ve sledvaném bdbí nebyl v suladu s aktuálním finančním plánem. Průběžný finanční milník nebyl, i přes zavedená patření (úprava finančníh plánu; přesuny mezi plžkami rzpčtu), ze strany příjemce naplněn. V suladu s Rzhdnutím pskytnutí dtace, byla příjemci ze strany ŘO udělena sankce ve výši ,- Kč. Řídicím rgánem byly d knce sledvanéh bdbí zkntrlvány 4 žádsti platbu, vč. jedné mimřádné, v celkvé výši ,13 Kč. Ve schválených ŽP byly identifikvány nezpůsbilé výdaje v celkvé výši ,53 Kč (3. ŽP ,- Kč; 4. ŽP ,53 Kč). Identifikvané nezpůsbilé výdaje se týkaly neprávněných úprav na pzicích klíčvých pracvníků, uhrazení výdajů za náhradu nevyčerpané dvlené při uknčení pracvníh pměru a uskutečnění neschválené zahraniční pracvní cesty. Ve sledvaném bdbí byly příjemci vyplaceny finanční prstředky v rámci 3. až 6. zálhvé platby v celkvé výši ,69 Kč, přičemž částka ve výši ,75 Kč byla sučástí mimřádné zálhvé platby (5. ŽP). Pdle ustanvení 8a zákna č. 320/2001 Sb., finanční kntrle ve veřejné správě a změně některých záknů, ve znění pzdějších předpisů, byla u prjektu IPs CzechElib prvedena kntrla na místě (datum zahájení kntrly , datum uknčení kntrly ). Kntrlu byly identifikvány nezpůsbilé výdaje ve výši ,16 Kč (nezpůsbilé sbní náklady, nezpůsbilé výdaje spjené se zahraničními pracvními cestami). Příjemce aktivně kmunikuje ptenciální rizika (věcnéh i finančníh charakteru) s příslušnými zainteresvanými stranami se záměrem eliminvat na prjektu nezpůsbilé výdaje a maximálně zefektivnit administrativní prces. Z důvdu neefektivní kmunikace s příjemcem byla v lednu 2018 ficiálně nastavena závazná pravidla kmunikace příjemce s ŘO OP VVV. Tat pravidla jsu ze strany příjemce i ze strany kntaktních sb v rámci ŘO OP VVV ddržvána. V únru 2018 se uskutečnil jednání zástupců prjektu CzechELib se zástupci ddělení administrace IPs, na kterém byla řešena prblematika predikcí čerpání finančních prstředků a nastavení splupráce pr rk 2018 za účelem splnění pravidla n Seznam splupracujících rganizaci (příp. Seznam splupracujících prjektů) N/A 9