Informační memorandum. (Informace o zpracování osobních údajů)

Transkript

1 Infrmační memrandum (Infrmace zpracvání sbních údajů) Institut pr veřejnu správu Praha (dále jen IVS ) dbá chranu Vašich sbních údajů a zavázal se tyt údaje chránit v suladu s transparentnstí, etickými infrmačními pstupy a platnými zákny na chranu sbních údajů, včetně Obecnéh nařízení na chranu sbních údajů (dále jen GDPR ). Cíl regulace nakládání s sbními údaji Naším cilem je zajistit maximální chranu Vas ich sbnićh u dajů pr i jejich zpracva vańi. Ať jste nám své sbní údaje svěřili na základě smluvy, neb suhlasu, či jsme je získali na základě zákna, který nám t určuje, náš pstup při jejich chraně ctí ta samá pravidla: 1) minimalizvat jejich nutný rzsah; 2) chránit je a kntrlvat přístup k nim; 3) vymazat je, když už nejsu aktuální a ptřebné. Knkrétní zásady a pstupy při zpracvání. 1. Pr edme t: Tent dkument vysve tluje způsb shrmaz ďvańi a puz i vańi sbnićh u dajů. Osbni u daje jsu jakeḱliv infrmace tyḱajići se identifikvane neb identifikvatelne fyzicke sby, tj. sby, kteru lze pr iḿ c i nepr iḿ identifikvat prstr ednictviḿ dkazu na identifika tr, jak je jmeń, identifikac ni c iśl, u daje umiśte ni, n-line identifika tr, neb dkazu na jeden c i viće faktrů specifickyćh pr fyzicku, fyzilgicku, geneticku, dus evni, eknmicku, kulturni neb sciaĺni identitu te t fyzicke sby. Osbni u daje shrmaz ďujeme různyḿi způsby be hem své c innsti, a t jak n-line, tak ff-line. Ke shrmaz ďvańi u dajů dchaźi pr i výknu pvinnstí IVS v rámci přenesené i samstatné půsbnsti, neb pr i naḱupu zbz i c i sluz eb, pr i uzaviŕańi smluv neb kmunikaci s bčany a statními subjekty, neb pr i na vs te vaćh a puz i vańi nas ich webvých stránek. 2. Správce sbních údajů: Institut pr veřejnu správu Praha Dlážděná 6, Praha 1 V pracvní dny d 9:00 d 14:00 hd. Tel.: Fax: pdatelna@institutpraha.cz DS: 6awdjrd

2 Pvěřenec pr chranu sbních údajů Bc. Eva Lipvská, Krdinátr pr práva subjektů údajů Zuzana Kulmanvá, DiS. tel. č , 3. Kategrie sbnićh u daju : Mezi sbni u daje, ktere můz eme shrmaz ďvat a zpracva vat, patr i mim jine : Adresní a identifikační údaje; Údaje, jejichž zpracvání nám ukládá záknná pvinnst; Infrmace, které nám pskytnete při kmunikaci s námi; Infrmace ptřebné k zajištění bezpečnsti, chrany zdraví a majetku jak jsu kamervé záznamy. Jedná se například : Adresa místa trvaléh pbytu; Adresy předchzích míst trvaléh pbytu; Datvá schránka; Datum narzení; Datum, míst, kres a stát uzavření manželství; Datum, míst, kres a stát vzniku partnerství; Dklady důchdu; Dklady vzdělání; Dručvací adresa; ; Invalidita, zdravtní znevýhdnění; Jmén, ppřípadě jména; Jmén, ppřípadě jména, příjmení, rdné příjmení a rdné čísl dítěte; Jmén, ppřípadě jména, příjmení, rdné příjmení a rdné čísl manžela neb partnera; Míst a kres narzení; Míst pbytu; Obsah rzsudku sudu; Omezení svéprávnsti; Platvý výměr; Pdpis; Phlaví; Ppisné údaje na záznamvém zařízení: vzhled, činnst, dba, audi záznam; Předchzí zaměstnavatel; Rdinný stav; Rdné čísl;

3 Stát narzení; Státní bčanství a datum jeh nabytí neb pzbytí, ppřípadě více státních bčanství a data jejich nabytí neb pzbytí; Státní příslušnst; Telefn; Titul; Trvalé bydliště; Údaje patrvníkvi; Údaje právněné sbě; Údaje svjenci; Zákaz pbytu, míst zákazu pbytu a dba jeh trvání, datum nabytí právní mci rzhdnutí sudu neb správníh rgánu zákazu pbytu; Zdravtní pjišťvna; Zdravtní prhlídky a další údaje. 4. Pra vni za klad pr zpracva ni sbních údajů: Zpracvání Vašich sbních údajů je vždy pdlžen právním základem, kterým je: zpracvání je nezbytné pr splnění právní pvinnsti, která se na správce vztahuje. Mezi základní právní akty patří: zákn č. 312/2002 Sb., úřednících územních samsprávných celků a změně některých záknů; vyhláška č. 512/2002 Sb., zvláštní dbrné způsbilsti úředníků územních samsprávných celků; vyhláška č. 304/2012 Sb., uznání rvncennsti vzdělání úředníků územních samsprávných celků; zákn č. 500/2004 Sb., Správní řád; zákn č. 89/2012 Sb., bčanský zákník; zákn č. 134/2016 Sb., zadávání veřejných zakázek; zákn č. 106/1999 Sb., svbdném přístupu k infrmacím; zákn č. 634/2004 Sb., správních pplatcích; zákn č. 250/2016 Sb., dpvědnsti za přestupky a řízení nich; zákn č. 499/2004 Sb., archivnictví a spisvé službě a změně některých záknů; a další sektrvá legislativa. zpracvání je nezbytné pr splnění smluvy, jejíž smluvní stranu je subjekt údajů, neb pr prvedení patření přijatých před uzavřením smluvy na žádst tht subjektu údajů; subjekt údajů udělil suhlas se zpracváním svých sbních údajů pr jeden či více knkrétních účelů; zpracvání je nezbytné pr chranu živtně důležitých zájmů subjektu údajů neb jiné fyzické sby; zpracvání je nezbytné pr splnění úklu prváděnéh ve veřejném zájmu neb při výknu veřejné mci, kterým je pvěřen správce; zpracvání je nezbytné pr účely právněných zájmů příslušnéh správce či třetí strany, krmě případů, kdy před těmit zájmy mají přednst zájmy neb základní práva a svbdy subjektu údajů vyžadující chranu sbních údajů, zejména pkud je subjektem údajů dítě. 5. U c ely zpracva ni : plnění pvinnstí v přenesené a samstatné půsbnsti IVS, včetně pskytvání infrmací;

4 plnění pvinnstí v pracvně právních vztazích se zaměstnanci IVS; spra va nas ich smluvnićh za vazků a prbi hajići h smluvníh vztahu, vc etne jednańi se smluvními stranami; zajis ťvańi bezpec nsti nas ich webvyćh strańek, siti, systeḿů a areaĺů a rvne z chrana IVS prti pdvdům a v sudních sprech; spra va nas ich kaz ddennićh bchdnićh ptr eb, napr iḱlad zpracva ni u hrad a spra va financ nićh uć tů, spra va smluv, spra va webvyćh strańek, vedeni IVS, audit, kntrla, vykazvańi a ddrz va ni pra vnićh pr edpisů. 6. Pr i jemci sbnićh u daju : Dle pz adavků za kna: Osbni u daje tyḱajići se jedntlivců můz eme zpr iśtupňvat ver ejnyḿ a sudniḿ rga nům, slz kaḿ prsazvańi zaḱna a agenturaḿ, v rzsahu vyz advańým zaḱnem. V pr iṕadech, kdy je t pr iṕustne pdle zaḱna, můz eme tyt u daje pskytvat take tr etiḿ stranaḿ, pkud je t nutne k prkazvańi, uplatňvańi neb chrane pra vnićh naŕků; Tr eti strany: Ves kere zpracva vańi te cht sbnićh u dajů bude prbi hat pdle nas ich pkynů a bude v suladu s půvdniḿi uć ely. 7. Uchva va ni : Osbni u daje budu uchva vańy puze p dbu, ktera je ptr ebna pr u c ely, za kteryḿi byly shrmaź de ny, bvykle p dbu stanvenu právním rámcem ČR neb stanvenu Vaším suhlasem. 8. Ochrana sbnićh u daju : Bezpec nstni patr eni pr chranu sbnićh u dajů: Uplatňujeme vhdna technicka, fyzicka a rganizac ni patr eni, ktera jsu pr ime r ene navrz ena tak, aby zajis ťvala chranu sbnićh u dajů pr ed na hdnyḿ neb prtipra vniḿ znic eniḿ, ztra tu, uṕravami, nepvlenyḿ zver ejne niḿ neb pr iśtupem a dals iḿi frmami nezaḱnne h zpracvańi. Pr iśtup k sbniḿ u dajům je mezen na pra vne ne pr ijemce, kter i tyt u daje ptr ebuji zna t. Udrz ujeme uceleny systém infrmac ni bezpec nsti, jehz rzsah je uḿe rny rizikům spjenyḿ se zpracva vańiḿ u dajů. Tent systém je neustaĺe pr izpůsbvań za uć elem zmiŕne ni prvznićh rizik a k chrane sbnićh u dajů pr i zhledne ni uplatňvanyćh pstupů. Pr i zpracva vańi jakyćhkli citlivyćh sbnićh u dajů rvne z uplatňujeme rzs iŕ ena bezpec nstni patr eni. Způsb chrany sbnićh u dajů zpracva vanyćh v zastupeni centálních rgánů veřejné správy (kdy půsbiḿe jak zpracvatel dat): V ne kteryćh pr iṕadech zpracva vaḿe sbni u daje jak zpracvatele sbních u dajů. Tyt sbni u daje shrmaz ďujeme a zpracva vaḿe puze pdle pkynů správce a nepuz i vaḿe je ani nepr eda vaḿe daĺe k vlastniḿ uć elům. Udrz ujeme kntrly bezpec nsti infrmaci, jejichz uć elem je chrana Vas ich u dajů. Osbni infrmace sde lujeme neb pr enaś iḿe puze pdle pkynů správce neb zauć elem výknu svěřených agend. 9. Nas e webve stra nky: Subry ckie, vyuz iti dat a pdbne naśtrje: Kdyz navs ti vi te nas e webve stańky, můz eme autmaticky shrmaz ďvat urc ite infrmace pmci technlgii, jak jsu subry ckie, naśtrje pr analyźu internetve h prhliź ec e a prtkly serveru. V r ade pr iṕadů jsu infrmace shrmaz ďvane pmci subrů ckie a dals ićh naśtrjů puz i va ny neidentifikvatelnyḿ způsbem bez jake hkli dkazu na sbni u daje;

5 Ckie jsu male textve subry, ktere webva strańka pr i na vs te ve ukla da prstr ednictviḿ prhliź ec e na pevny disk pc itac e neb jine h zar iźeni. Subry ckie můz eme puz i vat k zefektivne ni puz i va ni webvých stránek a rvne z k pr izpůsbeni preferenci prchaźeni a zleps eni funkce nas ich webvyćh strańek. Subry ckie je mz ne puz i vat k r iźeni vyḱnu a shrmaz ďvańi infrmaci tm, jakyḿ způsbem jsu puz i va ny nas e webve strańky, k analytickyḿ u c elům. Existuji dva druhy subrů ckie: subry ckie relace, ktere jsu z vas eh zar iźeni dstrane ny p pus te ni webve strańky, a trvale subry ckie, ktere zůsta vaji ve vas em zar iźeni p dels i dbu, neb dkud je ruc ne nedstranite; V subrech prtklů z nas ich serverů mhu by t shrmaz ďvańy infrmace tm, jakyḿ způsbem uz ivatele puz i vaji webve strańky (u daje puz iti ). Mezi tyt u daje patr i mim jine naźev dmeńy uz ivatele, jazyk, typ prhliź ec e a perac ni systeḿ, pskytvatel internetvyćh sluz eb, adresa IP (internetvy prtkl), lkalita neb dkaz, ze ktere h uz ivatel pr is el na webvu strańku, web, ktery jste navs ti vili pr ed pr ićhdem na nas i webvu strańku, a webva strańka, kteru navs ti vi te p pus te ni nas eh webu, a rvne z c as stra veny na nas em webu. U daje puz i vańi webu můz eme sledvat a vyuz i vat k hdnceni jeh vyḱnu a c innsti, ke zleps eni jeh designu a funkci, neb k bezpec nstniḿ uć elům; Nastaveni sve h internetve h prhliź ec e můz ete zme nit tak, aby pr ijate subry ckie zablkval neb na jejich pr ijeti upzrnil c i je smazal. Pr iṕadne můz ete nas imi webvyḿi strańkami prchaźet pmci annymni h prfilu prhliź ec e. Dals i infrmace u pravaćh c i zme naćh nastaveni internetve h prhliź ec e naleznete v pr iŕuc ce neb v na pve de k prhliź ec i. Pkud nesuhlasite s puz itiḿ subrů ckie neb pdbnyćh technlgii, ktere ukla daji infrmace d vas eh zar iźeni, musite dpvi dajićiḿ způsbem zme nit nastaveni sve h prhliź ec e. Upzrňujeme, z e ne ktere funkce nas ich webvyćh strańek nemuseji pracvat spra vne, pkud zakaź ete pr ijem subrů ckie neb tyt technlgie. Prpjene stra nky: De ti: Na nas ich webvyćh strańkaćh můz eme pskytvat dkazy na weby tr etićh stran ( prpjene strańky ). Prpjene strańky nejsme pvinni hdntit, kntrlvat ani zkumat. Kaz da prpjena strańka můz e mit vlastni pdmińky puz iti a prhlaś eni chrane sbnićh u dajů. Uz ivatele se pr i puz i vańi prpjenyćh strańek musi s te mit pdmińkami seznaḿit a ddrz vat je. Neneseme dpve dnst za zaśady a pstupy jakyćhkli prpjenyćh strańek a pr iṕadnyćh dals ićh dkazů, ktere se na te cht strańkaćh nachaźeji. Tyt dkazy nepr edstavuji nas e schvaĺeni prpjenyćh webů neb jakeḱli splec nsti c i sluz by. Dpruc ujeme uz ivatelům, aby se seznaḿili spdmińkami a dpvi dajićiḿi dkumenty te cht prpjenyćh webů dr i ve, nez je zac nu puz i vat. Nas e webve strańky nejsu zame r eny na de ti. Nevyuz i vaḿe je k ve dmeḿu ziśka va ni sbnićh u dajů d de ti ani k pskytvání služeb de tem. Zjistiḿe-li, z e dite pskytl sve sbni u daje prstr ednictviḿ ne ktere h z nas ich webů, tyt u daje ze svyćh systeḿů dstraniḿe. Sluz ba Ggle Analytics: Na svyćh webvyćh strańkaćh můz eme rvne z puz i vat sluz bu Ggle Analytics ke shrmaz ďvańi infrmaci n-line aktivitaćh uz ivatelů na webvyćh strańkaćh, jak jsu napr iḱlad navs ti vene webve strańky, dkliknute dkazy a prvedena vyhleda vańi ; Tyt infrmace puz i vaḿe k sestavvańi zpra v a k vyleps va ni webu. Subry ckie annymne shrmaz ďuji infrmace, jak je pc et na vs te vniḱů na webu, dkud na vs te vnići pr is li a strańky, ktere navs ti vili. Infrmace vytvr ene te mit subry ckie a vas e aktuaĺni adresa IP budu pr eneseny z vas eh internetve h prhliź ec e a budu ulz eny na serverech Ggle ve Spjenyćh sta tech a dals ićh zemićh. Ggle bude tyt infrmace puz i vat ve vas em zastupeni pr u c ely vyhdnceni způsbu, kteryḿ puz i va te naś web, jak byl ppsań vyś e. Adresa IP ziśkana prstr ednictviḿ sluz by Ggle Analytics nebude spjena s jakyḿikli jinyḿi daty v drz eni splec nsti Ggle. Dals i infrmace u dajićh shrmaz ďvanyćh sluz bu Ggle Analytics ziśka te na adrese

6 Tyt subry ckie můz ete zablkvat pmci dpvi dajićićh nastaveni internetve h prhliź ec e. Pkud tak uc inite, je mz ne, z e nebudete mci plne vyuz it funkci nas ich webů. Dplne k internetve h prhliź ec e Ggle Analytics Opt-ut je mz ne sta hnut na naśledujići adrese: Vas e pra va: Máte práv v relevantních případech a d miŕy pr iṕustne pdle platne h zaḱna se na nás bracet za účelem uplatnění práva: na přístup k sbním údajům; jejich pravu neb aktualizaci svyćh nepr esnyćh neb neaktuaĺnićh sbnićh u dajů; výmaz, pkud dchází k jejich zpracvání v rzpru s chranu definvanu příslušnu legislativu neb v rzpru s uděleným suhlasem, neb pkud suhlas dvlán; na mezení zpracvání; vznést námitku prti zpracvání; na přensitelnst údajů; a dalších práv pdle becnéh nařízení chraně sbních údajů. Stejně tak máte práv se na nás bracet v případě údajů zpracvávaných na základě suhlasu rvněž za účelem dvlání suhlasu se zpracváním sbních údajů. Svá práva můžete uplatnit: Institut pr veřejnu správu Praha Dlážděná 6, Praha 1 V pracvní dny d 9:00 d 14:00 hd. Tel.: Fax: pdatelna@institutpraha.cz DS: 6awdjrd V případě žádsti naplnění Vašich práv v blasti sbních údajů můžete uplatnit u IVS, frmu písemné žádsti zaslané prstřednictvím datvé schránky neb frmu sbníh předání žádsti p předlžení bčanskéh průkazu, z důvdu zttžnění fyzické sby. Ma te vz dy mz nst zdarma vyja dr it naḿitku prti puz iti Vas ich sbnićh u dajů, neb dvlat jakyḱli dr i ve js i suhlas ude leny ke knkre tniḿu uć elu kliknutiḿ na dpvi dajići dkazy na nas ich webvyćh strańkaćh, prvedeniḿ pkynů uvedenyćh v u, neb kntaktvańiḿ Krdinátra pr práva subjektů údajů. Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům pskytujeme bezplatně. Pkud by však byla žádst zjevně nedůvdná neb nepřiměřená, zejména prt, že by se pakvala, jsme právněni si účtvat přiměřený pplatek zhledňující administrativní náklady spjené s pskytnutím pžadvaných infrmací. V případě pakvanéh uplatnění žádsti pskytnutí kpií zpracvávaných sbních údajů si vyhrazujeme práv z tht důvdu účtvat přiměřený pplatek za administrativní náklady.

7 Naplnění Vašich práv je umžněn bezplatně a ve lhůtě d 30ti dnů d pdání žádsti. Můz ete mit rvne z pra v na pdańi stiź nsti u Dzrvéh rgańu, kterým je úřad na chranu sbních údajů ( 11. Suhlas a jeh dvla ni : Vědmým pskytnutiḿ Vas ich sbnićh u dajů berete na ve dmi a suhlasite se shrmaz ďva niḿ, zpracva va niḿ a puz itiḿ takvyćh u dajů, ve smyslu jak je uveden v tmt dkumentu. V pr iṕadech, kdy tak vyz aduje platny zaḱn, budete pz a dańi vyślvny suhlas. Ma te vz dy mz nst zdarma vyja dr it naḿitku prti puz iti Vas ich sbnićh u dajů, neb dvlat jakyḱli dr i ve js i suhlas ude leny ke knkre tniḿu uć elu kliknutiḿ na dpvi dajići dkazy na nas ich webvyćh strańkaćh, prvedeniḿ pkynů uvedenyćh v u, neb kntaktvańiḿ Krdinátra pr práva subjektů údajů. 12. Autmatizvane rzhdva ni : Neprvádíme autmatizvané rzhdvání. 13. Kntaktni mžnsti: Bude-li s naḿi chtit kmunikvat ve ve cech tyḱajićićh se sukrmi, neb v pr iṕade dtazů, pr ipmińek neb stiź nsti, se braťte na Krdinátra pr práva subjektů údajů. Zavazujeme se, z e budeme r es it stiź nsti tyḱajići se shrmaz ďvańi neb puz i vańi Vas ich sbnićh u dajů. 14. U pravy dkumentu Infrmační memrandum (Infrmace chrane sbnićh u daju ): Vyhrazujeme si pra v kdykli prva de t zme ny, uṕravy a aktualizace tht dkumentu. Pravidelne ve r ujte, zda pracujete s nejnve js i verzi tht dkumentu,. Datum u c innsti tht dkumentu: