Microsoft Excel. Kontingenční tabulky. Databáze, dynamické a kontingenční tabulky, strukturované dotazy, Jaroslav Nedoma

Transkript

1 Microsoft Excel Kontingenční tabulky Databáze, dynamické a kontingenční tabulky, strukturované dotazy, Jaroslav Nedoma

2 OBSAH 1 Úvod Základní pojmy Obecná pravidla při tvorbě databází Filtrace dat Řazení dat Automatický filtr Filtry barev Rozšířený filtr Tabulka kritérií Zástupné symboly využívané při filtraci dat Dynamická tabulka definovaný seznam Tvorba a vlastnosti tabulky v MS Excel Řádek souhrnů a práce s ním Problematika polí v tabulce Vzorce s využitím polí Převedení dat tabulky na rozsah Kontingenční tabulky (KT) Možnosti použití Základní pojmy Tvorba KT Možnosti KT Styly KT Seskupení dat v KT Rozložení KT Nastavení polí KT Výpočty v KT Výpočtové pole Výpočtová položka Aktualizace KT KT graf Formátování buněk Vlastní formát buňky Podmíněné formátování... 23

3 1 ÚVOD Vítáme Vás na IT semináři věnujícím se problematice databází (hromadných záznamů) v nejrozšířenějším tabulkovém kalkulátoru na světě, v aplikaci Microsoft Excel. Jedná se o poměrně rozsáhlý a obtížný celek, se kterým by se pracovalo bez nástrojů Excelu jen velmi obtížně. Tato skripta se zaměřují na užitečné nástroje, které napomáhají vyřešit spoustu problémů, a které by měl znát každý, kdo se do světa databází v prostředí Microsoft Excel pustí. Od základních pojmů, bez kterých bychom se neobešli, se dostaneme přes filtrování a dynamické tabulky až ke kontingenčním tabulkám, kterým bych rád věnoval velkou pozornost, neboť se jedná o velmi mocný nástroj, kterým se na takovéto úrovni propracovanosti může pochlubit jedině Microsoft Excel. Neméně podstatnou je také poslední kapitola věnovaná formátování, kde zdůrazním tvorbu vlastních formátů pro data zobrazovaná například v kontingenčních tabulkách. 1

4 2 ZÁKLADNÍ POJMY Abych mohl začít představovat jednotlivé nástroje pracující s databázemi, je třeba znát základní definice, co se každým pojmem myslí. Proto na začátek představím pojmy, které by ve znalostech databází neměly chybět. Seznamy, hromadné záznamy a databáze budu v těchto skriptech považovat za tytéž pojmy. Databáze v prostředí MS Excel- jde o jakoukoliv obdélníkovou oblast buněk, která obsahuje ve svém prvním horním řádku záhlaví (textové nadpisy či titulky atributy) a v dalších řádcích data, jimiž popisujeme charakteristiky konkrétních atributů. Záhlaví databáze- jde o první řádek seznamu, který by měl dostatečně oddělen od ostatních záznamů. Oddělení provádíte rozdílným formátováním. Záhlaví tvoří názvy sloupečků. Tedy názvy polí popisující význam. Záznam databáze (věta)- je to jakýkoliv jiný řádek, než řádek se záhlavím. Záznam určuje konkrétní realizace atributů seznamu. Pole seznamu- v seznamu se tak označuje celý sloupec. Obr. 1 Základní pojmy 2

5 3 OBECNÁ PRAVIDLA PŘI TVORBĚ DATABÁZÍ Pokud chce uživatel Excelu využívat všech usnadnění při práci s databázemi, měl by se řídit následujícími pravidly: Orientace databáze tak, aby záhlaví bylo orientováno v řádku. Nikde v databázi by neměl být volný řádek nebo sloupec. Oddělte dostatečně záhlaví od záznamů. Seznamy nemusí začínat na prvním buňce A1 a ani na prvním listu. Názvy polí se berou z prvního řádku. Záhlaví sloupců seznamu musí být jednořádkové. Pro záhlaví nelze použít sloučené buňky, lze však použít zalomení buňky. Není vhodné používat stejné názvy pro více polí. Mezi ostatními daty a databázemi musí být alespoň jeden řádek a sloupec prázdný. Databáze nemůže obsahovat prázdný záznam (řádek). Na listu může být vedle sebe více databází. Ale při filtraci, skupinách a souhrnech se skryje celý řádek, a to druhý seznam ovlivní. Naopak při řazení se řadí pouze hodnoty a ne celé řádky. Doporučuji, pokud to ovšem půjde, koncipovat seznamy na jednotlivé listy či pod sebe. Seznamy lze libovolně formátovat. Před prací se seznamem nezapomenout umístit kurzor do oblasti (Excel sám detekuje oblast). Při formátování nedávejte silné ohraničení kolem seznamu. To proto, že při řazení se přemístí jednotlivé řádky i s formátováním, a poslední řádek se může dostat třeba někam doprostřed. V seznamech mohou vystupovat vzorce, ale mohou se odkazovat jen na jejich řádek, ne někam jinam, jinak po řazení by se odkazovaly na nesprávné hodnoty. Při práci s databází radím využívat následujících klávesových zkratek a zjednodušení: Pohyb po databázi: Tab. 1 Klávesové zkratky k pohybu po databázi Klávesová zkratka Událost CTRL + Přemístí kurzoru na první záznam sloupce CTRL + Přemístí kurzoru na poslední záznam sloupce CTRL + Přemístí kurzoru na začátek řádku CTRL + Přemístí kurzoru na konec řádku Naplňování seznamu hodnotami: Tab. 2 Klávesové zkratky k pohybu po buňkách Klávesová zkratka Událost ENTER Pohyb kurzoru dolů SHIFT + ENTER Pohyb kurzoru nahoru TAB Pohyb kurzoru doprava SHIFT + TAB Pohyb kurzoru doleva 3

6 Označování seznamu: Tab. 3 Klávesové zkratky k označení Klávesová zkratka Událost CTRL + * Označí celou databázi (souvislá oblast) CTRL + SHIFT + kurz. šipka Označení sloupce (řádku) od aktivní buňky 4

7 4 FILTRACE DAT Filtrování v databázi patří mezi úplný základ při práci s velkým množstvím dat. Vžijme se do situace, kdy je zapotřebí zobrazit z rozsáhlé databáze pouze nějaké záznamy. Bez pomocí filtru bychom měli práci na patřičně dlouhou dobu, ale s pomocí tohoto šikovného nástroje je to otázka několika málo okamžiků. Chtěl bych tedy v této kapitole poukázat na všechny možnosti filtrování v Excelu. K tomu mi pomůže databáze vozů jednoho smyšleného autobazaru (obr. 2) o 258 záznamech. Databáze obsahuje celkem 5 polí (Značka, Model, Najeto km, Cena, Barva). Každý záznam obsahuje vždy všech pět položek, na základě kterých se bude filtrovat. V Excelu se využívá jak filtr automatický, tak i tzv. rozšířený. Oba dva filtry detailně rozeberu v následujících podkapitolách. Obr. 2 Databáze autobazaru s 5 poli 4.1 ŘAZENÍ DAT Nejprve by zde měla být zmínka o řazení dat v takové databázi. Často jsou zdrojová data různě přeházená podle toho, jak byla do databáze postupně zadávána. V naší tabulce autobazaru bych rád seřadil data vzestupně ve všech sloupečcích. Vzestupně znamená, že všechny textové položky budou řazené abecedně od A do Z a číselné položky od nejmenšího čísla k největšímu. Největší prioritu by měla mít Značka, protože se jedná o nejdůležitější atribut. Mám dvě možnosti, jak data řadit (obr. 3). Jednodušší možnost spočívá v použití ikon s vzestupným a sestupným řazením. Když kliknu kamkoliv do sloupečku Značka a kliknu na ikonu vzestupného řazení (Data Seřadit a filtrovat Seřadit od A do Z), Seřadí se vozy podle značky, ale ostatní hodnoty polí (Model, Cena aj.) zůstanou rozházené. Při použití metody vzestupného řazení přes tento nástroj je správný postup následující: Kliknout do sloupečku s nejnižší prioritou (u nás Barva). Nyní kliknout na nástroj vzestupného řazení (Data Seřadit a filtrovat Seřadit od A do Z). Kliknout do sloupečku, který má vyšší prioritu než Barva (u nás Cena). Nyní kliknout na nástroj vzestupného řazení (Data Seřadit a filtrovat Seřadit od A do Z). Postup opakuji pro další pole s vyššími a vyššími prioritami až dojdu ke sloupci Značka (ten řadím jako poslední). 5

8 Obr. 3 Seřazení dat Výsledek je hotový. Musím tedy znát postup a začít od položky co možná nejvíce vnořené až po tu nejdůležitější. Druhá možnost, jak tak učinit, spočívá ve znalosti nástroje Seřadit (Data Seřadit a filtrovat Seřadit) obr. 3. Kliknout kamkoliv do databáze. Zvolit volbu Seřadit (Data Seřadit a filtrovat Seřadit). Vyplnit první řádek. Seřadit podle: Značka, Řazení: Hodnoty, Pořadí: A až Z. Kliknout na tlačítko Přidat úroveň. Vyplnit další řádek s řazením podle pole Model. Vyplnit celkem pět těchto řádků a pokračovat tlačítkem OK. Při této druhé možnosti nemusím řešit, do kterého sloupce kliknout ještě před zahájením úkonu. Vyberu si vše prostě až v okně Seřadit (obr. 4). Obr. 4 Okno Seřadit 4.2 AUTOMATICKÝ FILTR Automatický filtr využijeme ve většině případů, kdy nám jde o vytažení určitých dat z databáze na základě jednoduchých kritérií. Důležité je poznamenat, že se při filtrování ve zdrojové tabulce mění počet řádků podle toho, kolik záznamů odpovídá námi zadanému kritériu. Ve finále tedy vidím výsledky podle zadaných požadavků, ale zdrojovou tabulku uvidím jen za předpokladu, že vyfiltrované výsledky odstraním. Obr. 5 Automatický filtr 6

9 Na příkladu autobazaru bychom mohli simulovat situaci, kdy přijde zákazník s určitými požadavky. Takový zákazník bude chtít koupit například vůz značky Škoda, modelu Octavia, barvy stříbrné, mající najeto méně než km s cenou mezi Kč a Kč. Postup by měl být následující: Klikneme kamkoliv do naší databáze Data Seřadit a filtrovat Filtr (obr. 5) V záhlaví databáze se zobrazila v každém poli šipka. Klikneme na šipku v poli Značka a v dolní části zaškrtneme volbu Škoda (obr. 6). Je důležité, aby před výběrem byla zrušena volba Vybrat vše, protože je v začátcích filtrace zaškrtnuta. Pokračujeme dále kliknutím na OK. Nyní provedeme podobnou operaci ve sloupci Model. V něm vybereme obdobným způsobem položku Octavia. Dalším požadavkem byla barva. Proto vybereme ve sloupci Barva volbu Stříbrná. Ve sloupci Najeto km zvolíme pod šipkou možnost Filtry čísel a z podnabídky podmínku Menší než nebo rovno (obr. 7). Do kolonky zadáme naše číselné kritérium, tedy Podobně to bude se sloupcem Cena, kde vybereme podmínku Mezi a vyplníme obě kolonky omezující výběr horní a dolní hranicí ( a ). Obr. 6 Filtrování ve sloupci Značka Obr. 7 Číselní filtrování Filtr je hotový a my nyní vidíme před sebou z původních 258 záznamů pouhých 5. Je zde tedy vidět, jak moc nám automatický filtr ušetřil práci. Při manuálním hledání bychom museli projít záznam po záznamu a kontrolovat, zda vyhovuje všech pět podmínek. Při sledování výsledků si můžeme všimnout i záhlaví, které má nyní šipky opatřené ještě navíc motivem trychtýřku, která symbolizuje, že právě z těchto polí se filtrují data (u nás tedy ze všech). Postup pro zobrazení původní, ještě nezfiltrované, databáze by se nabízel použitím několika postupů: 1. Museli bychom kliknout na každou šipku (tedy pětkrát) a pokaždé vybrat možnost Vybrat vše. 2. Kliknutím na volbu Filtr (Data Seřadit a filtrovat Filtr). 3. Kliknutím na volbu Vymazat (Data Seřadit a filtrovat Vymazat) obr. 8. 7

10 Obr. 8 Vymazat filtr První možnost je nejvíc krkolomná a zdlouhavá. Druhá možnost je sice rychlá, ale nevhodná pro situace, kdy chci bezprostředně pokračovat jinou filtrací. Šipky by se totiž ztratily a byla by potřeba je znovu vyvolat. Úplně nejrychlejší je tedy možnost třetí, kdy dojde k zobrazení původní databáze a zároveň zůstanou zachovány šipky k dalšímu možnému filtrování FILTRY BAREV Novinkou verze 2007 je možnost filtrování záznamů podle barev písma či podkladu buněk. Náš autobazar bude například jedna firma, která má dvě pobočky. V každé pobočce se prodávají jiné vozy, ale databáze je pro obě pobočky společná. Jednotlivé záznamy si tedy rozdělím tak, že záznamy spadající pod první pobočku si označím například oranžovým podkladem (výplní) buňky. Filtrace probíhá tak, že po vyvolání automatického filtru vyberu ze šipky v poli Značka volbu Filtrovat podle barvy. Excel mi ihned nabídne mnou použité barvy v daném sloupečku (obr. 9) a pouhým kliknutím vidím výsledek. Zobrazí se tedy pouze ty vozy, které spadají pod tuto barvu. Obr. 9 Filtr podle barvy 4.3 ROZŠÍŘENÝ FILTR Rozšířený filtr volíme tehdy, pokud nám z jakéhokoliv důvodu nedostačuje filtr automatický. Jeden důvod může být, že požadujete pro filtraci příliš mnoho kritérií, které se nedají vtěsnat do možností automatického filtru, nebo se dostanete do situace, kdy chcete údaje vyfiltrovat úplně do jiné tabulky, tedy ne přímo v té naší zdrojové. To jsou důvody použití rozšířeného filtru. Aktivaci tohoto nástroje provádíme na Data Seřadit a filtrovat Upřesnit (obr. 10). O tom, co je potřeba vědět, než začneme filtrovat, jsou následující dvě podkapitoly. 8

11 Obr. 10 Rozšířený filtr TABULKA KRITÉRIÍ Než začneme filtrovat, měli bychom vědět, že je potřeba jakási tabulka kriterií. Jedná se o naše omezující podmínky pro výběr. Může se stát, že budeme chtít vyfiltrovat vozy značky Škoda a Alfa Romeo. Zatímco u vozů Alfa Romeo nám bude jedno, jaké barvy vozy budou, u vozů Škoda požadujeme barvu stříbrnou. Pod naší zdrojovou tabulkou umístíme tabulku kritérií (obr. 11). Ta by neměla pokračovat hned pod zdrojovou tabulkou, ale musíme mezi nimi vynechat alespoň jeden prázdný řádek. V záhlaví naší pomocné nové tabulky kritérií musí být přesně názvy těch polí, ze kterých chceme filtrovat. V našem případě v jednom sloupečku musí být název Značka a ve druhém Barva. Nic jiného v podmínce nemáme. Názvy polí se musí přesně shodovat s názvy polí ve zdrojové tabulce, jinak filtr nepozná, o jaké pole se jedná. Pod buňku s názvem Značka zadáme položku Alfa Romeo a pod ní položku Škoda. Zatímco vedle Alfa Romeo, pod názvem sloupečku Barva, zůstane prázdná buňka, vedle vozu Škoda přibude požadavek Stříbrná. Tím bychom měli připravenou tabulku kritérií pro náš příklad. Všímejte si tedy, že pokud chceme, aby podmínky platily současně, zadávají se na jeden řádek vedle sebe. Když může platit jedna nebo druhá, zadávají se pod sebe. Obr. 11 Tabulka kritérií Jak postupovat při samotném získání vyfiltrovaných dat: Klikneme do zdrojové tabulky. Data Seřadit a filtrovat Upřesnit V zobrazeném dialogu (obr. 12) vidíme, že Excel automaticky načetl Oblast seznamu. Nyní vidíte, jak bylo podstatné učinit náš první krok, při velkých tabulkách Excel ušetří tímto způsobem práci s označováním. Do Oblast kritérií označíme naše nové záhlaví spolu s našimi vypsanými kritérii. Nahoře v tabulce zaškrtneme Kopírovat jinam, abychom zachovali nezměněnou původní tabulku, a naší zfiltrovanou zobrazíme jinde. Tím se nám uvolní poslední kolonka Kopírovat do, kam označíme levou horní buňku (např. G1) pro vložení budoucí tabulky s filtrovanými položkami. Kdybychom nechali volbu Přímo v seznamu, filtr by se projevil stejně jako u automatického přímo v tabulce. Klikneme na OK a je hotovo. Naše tabulka je nyní vedle původní zdrojové (nezměněné). 9

12 Obr. 12 Rozšířený filtr - zadání ZÁSTUPNÉ SYMBOLY VYUŽÍVANÉ PŘI FILTRACI DAT Může se stát, že naše požadavky budou daleko náročnější. Přáli bychom si například vyfiltrovat všechny vozy, jejichž název začíná písmenem F. V tom případě je potřeba znát dva zástupné symboly, které se při filtraci v těchto okamžicích využívají. Tab. 4 Zástupné symboly využívané ve filtrech Zástupný symbol Význam * Zastupuje nekonečnou posloupnost znaků (cokoliv)? Zastupuje právě jeden znak (jakýkoliv) Náš příklad by měl rázem řešení. Tabulka kritérií by sestávala pouze z jedné položky záhlaví a to Značka. Hned pod tímto heslem by byl zápis F*. Říkali bychom tedy, že chceme nalézt vozy, které začínají na písmeno F a za ním je cokoliv. Postup pro vytvoření nové tabulky s výsledky byl popsán dříve. Kdybychom chtěli vyfiltrovat všechny vozy, jejichž název má na druhém místě například písmeno O, zápis by byl následující:?o*. Zápis říká, že na prvním znaku může být jakékoliv písmeno, na druhém musí být striktně dle zápisu písmeno O a za ním může být cokoliv. 10

13 5 DYNAMICKÁ TABULKA DEFINOVANÝ SEZNAM Dynamická tabulka je nový pojem vzniklý v Excelu od verze Neznamená to ale, že by ve starších verzích tento nástroj chyběl. Původně nesl označení Definovaný seznam. Postupně se však tento nástroj vyvíjel a dnes nabízí více možností. Kdybychom se přenesli opět k naší tabulce autobazaru, nabízí se tu krásný příklad na využití tabulky. Vžijme se do situace, kdy v bazaru přibude vůz, další den se tři vozy prodají (řádky ubydou) následně zase šest dalších přijede atd. Narážím tu na problém, kdy nemohu v dynamicky měnící se tabulce nikdy předvídat, kolik řádků (záznamů) bude mít a tudíž bych musel při každé změně přepsat v Excelu všechny vzorce a funkce, které jsem měl předtím připravené přímo na míru původní tabulce. Vzorce by při doplnění nových záznamů na konec tabulky totiž již neplatili a nezahrnovali by nová data. Proto je tu nástroj s názvem tabulka, který vzorce umí natahovat dle počtu záznamů automaticky, o tom ale později. 5.1 TVORBA A VLASTNOSTI TABULKY V MS EXCEL Jak takovou tabulku v MS Excel vytvořit? Postup je následující: Klikneme kamkoliv do naší databáze. Vložení Tabulka (obr. 13) Excel automaticky detekuje celou databázi a zeptá se Vás, zda tabulka obsahuje záhlaví. Klikneme na OK a tabulka je vytvořena. Obr. 13 Tabulka První, čeho si všimneme, je změna vzhledu, který je tím nejmíň podstatným. Samozřejmě se nechá změnit. O tom níže. Dále se v tabulce začal používat automatický filtr (objevily se šipky v záhlaví databáze). Pokud se budeme pohybovat po tabulce směrem dolů a dostaneme se do situace, kdy se schová první řádek se záhlavím, všimněme si, že Excel nahradil původní záhlaví sloupečků (A, B, C, ) za přesné pojmenování názvů polí (obr. 14), což je další pomůcka pro usnadnění v orientaci. Obr. 14 Záhlaví tabulky Každá tabulka má řadu vlastností. Ihned po jejím vytvoření se nahoře na pásu karet objeví karta Návrh, řazená jako poslední. Ta bude vždy viditelná jen za předpokladu, že máme kurzor umístěný 11

14 uvnitř naší databáze, jinak řečeno, jen v případě, že s ní pracujeme. Jedná se tedy o dynamickou kartu. Na této kartě se nacházejí všechny důležité vlastnosti tabulky: Název tabulky- důležitý parametr, pomocí kterého můžeme v budoucnu počítat s daty z této tabulky v jakémkoli vzorečku. Stačí znát tedy jen její název. Ten si můžeme libovolně změnit. Tabulka se bude jmenovat například Autobazar. V skupině Styly tabulky si můžeme změnit dosavadní vzhled za jiný nabízený. Ve skupině Možnosti stylů tabulek si můžeme změnit grafické zobrazení celé tabulky možností První sloupec, Poslední sloupec, Pruhované sloupce a Pruhované řádky dle vlastního výběru. Další důležitou volbou je Řádek souhrnů, který je detailněji probírán v následující podkapitole. 5.2 ŘÁDEK SOUHRNŮ A PRÁCE S NÍM Pokud aktivujete Řádek souhrnů (obr. 15), Excel Vás odkáže na konec tabulky, kde vytvoří řádek začínající heslem Celkem a informací o počtu záznamů. V našem autobazaru informuje o stavu 258 vozů. Obr. 15 Řádek souhrnů Pokud nyní budeme chtít vidět přehlednou statistiku o průměrném počtu najetých kilometrů všech vozů, součet cen aj., můžeme učinit tak, že klikneme vždy do prázdného políčka v řádku souhrnů, kde si výsledek představujeme a z připravené nabídky pouze vybereme funkci, která má být pro daný sloupec použita. Pod sloupcem Najeto KM zvolíme například funkci Průměr (obr. 16), pod sloupcem Cena funkci Součet atd. Ihned jsme informováni o výsledku. Ten ještě ke všemu není fixní, ale proměnlivý (závislý na počtu záznamů v tabulce). Obr. 16 Výběr funkce v řádku souhrnů Pokud se podíváte například do výsledku představující průměr najetých kilometrů, zjistíte, že zde Excel umístil funkci SUBTOTAL, která má dva argumenty. První je číslo, které zastupuje funkci, která se má ve sloupci provádět (101 Průměr). Druhý argument, pro nás nyní ten sledovaný, neobsahuje jako v klasickém případě oblast ohraničenou počáteční a koncovou buňkou, tedy C2:C259, ale obsahuje v hranatých závorkách název pole, Najeto KM. To určuje, že se nebude průměrovat předem vymezená oblast, ale taková oblast, která tam skutečně v tomto okamžiku je. To je hlavní 12

15 význam tabulky v Excelu. Přidáte-li do takovéto tabulky jeden řádek (záznam) a vyplníte jej, Excel automaticky tyto položky započítává v řádku souhrnů bez potřeby vzorce nějak upravovat. Pokud budete chtít přidat do tabulky nový záznam, nemusíte nutně podstupovat kroky k přidání nového řádku. Stačí, pokud kliknete na buňku posledního záznamu, poslední položky (u nás položka Žlutá v posledním záznamu vozu Porsche ). Nyní stisknu klávesu TAB a nový řádek je na světě. 5.3 PROBLEMATIKA POLÍ V TABULCE Každý sloupec tabulky Autobazar je zároveň jedním polem. Každé pole má svoje specifická data a může se stát, že bych rád pracoval s těmito daty v jiných vzorcích než jen v řádku souhrnů. I to je v Excelu možné, stačí jen vědět, jak v takových vzorcích postupovat při zápisu VZORCE S VYUŽITÍM POLÍ V jakékoliv prázdné buňce na listu nebo dokonce kdekoliv v sešitu je možné počítat s daty z tabulky Autobazar. Například můžu chtít spočítat, kolik aut z tabulky je levnějších než Kč. Účelem této práce není podrobně rozebírat, co dělá jaká funkce Excelu, takže nám bude pro tuto chvíli stačit, když zde uvedu funkci s názvem COUNTIF, která nám dokáže odpovědět na výše položenou otázku. Díky polím bude výsledek této funkce stále aktuální nezávisle na změně počtu vozů v autobazaru. Zápis do buňky bude vypadat následovně: =COUNTIF(Autobazar[Cena]; < ). Ze zápisu je patrné, že čerpáme z tabulky pojmenované jako Autobazar a hranaté závorky v těsné blízkosti za ní (obr. 17) vymezují pole Cena. Kritérium je potom nastavená tak, aby funkce započetla pouze ty ceny, které odpovídají podmínce menší než sto tisíc korun. Výsledkem bude 32 vozů. Obr. 17 Zápis funkce s polem tabulky 5.4 PŘEVEDENÍ DAT TABULKY NA ROZSAH Může nastat situace, kdy chceme převést naší tabulku Autobazar na klasický rozsah, tedy na databázi, jakou byla tabulka před naším zásahem. Postup, jak tak učinit je následující: Kliknout kamkoliv do tabulky. Návrh Nástroje Převést na rozsah (obr. 18) Nyní ale tabulka ztrácí své vlastnosti a usnadnění a při každé změně v ní musím počítat s určitými úpravami vzorců. 13

16 Obr. 18 Převedení tabulky na rozsah 14

17 6 KONTINGENČNÍ TABULKY (KT) Kontingenční tabulky (KT) jsou v Excelu velmi silný nástroj. Pro toho, kdo pracuje s velkým množstvím dat, je kontingenční tabulka velkým pomocníkem. Jedná se o interaktivní tabulku, která pracuje se zdrojovou databází a z té tvoří různá zobrazení a výpočty na základě jejího rozložení, které určuje uživatel. 6.1 MOŽNOSTI POUŽITÍ Z pohledu databáze autobazaru by našla kontingenční tabulka několik uplatnění. Mohli bychom třeba chtít vědět, kolik kilometrů má průměrně najeto auto od každé značky zvlášť. Mohlo by nás také zajímat, kolik dohromady činí částky cen za každou značku, kolik vozů spadá do které značky a mnoho dalšího. 6.2 ZÁKLADNÍ POJMY Kontingenční tabulky používají pojmy shodné s klasickými databázemi jako je např. pole. Přeci jen najdeme nějaké pojmy navíc, které se vyplatí znát a rozumět jim. Pole- v seznamu se tak označuje celý sloupec (viz kapitola 2 Základní pojmy). Pole jsou dále využívány v KT a není podmínkou, aby byly využity vždy ve sloupečcích, ale i v řádcích. Filtr sestavy- v KT je tento pojem velmi důležitý. Mění totiž data v celé KT. Filtr například určuje, která značka automobilu bude v tabulce rozebíraná. Popisky sloupců- nazývají se tak položky ležící v prvním sloupci. Každá tato položka pak určuje svůj řádek obsažený v tabulce, na kterém jsou k dohledání konkrétní data. Popisky řádků- nazývají se tak položky ležící v prvním řádku. Každá tato položka pak určuje svůj sloupec obsažený v tabulce, na kterém jsou k dohledání konkrétní data. Hodnoty- konkrétní data, o která nám v KT jde. Jsou dohledatelná na základě záhlaví řádků a sloupců, čili jejich popisků. 6.3 TVORBA KT Tvorba KT závisí na zdrojové databázi. Vždy je potřeba před zahájením tvorby nové KT mít kurzor umístěný uvnitř databáze. Pokud se bude zdrojová databáze rozrůstat (měnit počet záznamů řádků), je dobré použít jako zdroj dat pro KT Tabulku jako definovaný seznam, o které pojednává kapitola 5. Postup pro tvorbu KT je tedy následující: Klineme kamkoliv do databáze. Vložení Tabulky Kontingenční tabulka Zvolíme umístění na nový nebo existující list Zobrazí se pole pro tvorbu KT a v pravé části Seznam polí (obr. 19), který obsahuje názvy sloupců ze zdrojové databáze. V tomto seznamu zaškrtneme pole, která mají být v KT 15

18 a rozmístíme je mezi dolní čtveřici oblastí, čímž určíme místo, na kterém má dané pole v KT být. Například: pole Značka umístím do Popisku řádků a pole Cena do Hodnoty. Pokud bych chtěl navíc záhlaví sloupců, mohl bych použít třeba pole Barva, které by členilo ceny vozů podle barvy do čtyř sloupců. Obr. 19 Seznam polí kontingenční tabulky Tabulka je hotová. Nyní přichází na řadu pouze její úprava či jiné zobrazení dat. Může se také stát, že budu chtít vytvořit filtr dat nad tabulkou: Například pole Barva přesunu do oblasti Filtr sestavy. Nyní mám možnost sledovat ceny všech vozů nebo jen vozů určité barvy. Po každém dalším výběru se ceny mění podle aktuálnosti. Nemusím se spokojit pouze s cenou, ale rád bych viděl i pole s údajem o najetých kilometrech. Pole Najeto KM přesunu do oblasti Hodnoty, kde již je pole Součet z Cena (tím se vytvoří další sloupec) MOŽNOSTI KT Pokud pracujeme s KT, Excel nám na pásu karet vpravo zobrazí další dvě karty (Možnosti a Návrh). Na kartě Možnosti v levé části se nachází kolonka pro zadání názvu KT. Jedná se o důležitou vlastnost, se kterou budeme pracovat v kapitole věnované aktualizaci KT. Dále je zde položka Možnosti, ve které si mohu upravit tovární nastavení pro KT podle svých požadavků. Důležitá je v tomto okně záložka Data, ve které je možné nastavit automatickou aktualizaci při otevření souboru. 16

19 6.3.2 STYLY KT Na kartě Návrh existuje vpravo skupina Styly kontingenční tabulky, ve které je možno měnit sestavu po vizuální stránce. Styly tedy nijak nezasahují za funkčnosti KT, jen pomáhají při výběru vzhledu, měly by jeho tvorbu usnadnit. Styly se váží i na možnosti záhlaví řádků a sloupců a různě pruhované řádky či sloupce, které je možno použít či zakázat jednotlivými zaškrtávacími boxy na: Návrh Možnosti stylů kontingenční tabulky (obr. 20) Obr. 20 Možnosti stylů kontingenční tabulky SESKUPENÍ DAT V KT Nyní rozdělíme značky vozů do dvou skupin. Můžeme si vše představit v praxi tak, že se náš autobazar rozroste a rozdělí se na dvě pobočky. Každá z nich bude prodávat pouze určité vozy a vy chcete každou pobočku zvlášť analyzovat. Postup pro oddělení do skupin je následující: Označit v KT značky, které budou součástí první pobočky. Možnosti Skupina Výběr skupiny Označit v KT značky, které budou součástí druhé pobočky. Možnosti Skupina Výběr skupiny Názvy Skupina1 a Skupina2 přejmenujeme na Pobočka 1 a Pobočka 2. Obr. 21 Seskupení dat 17

20 6.3.4 ROZLOŽENÍ KT Na stále stejné kartě Návrh je vlevo skupina Rozložení (obr. 22). Zde je například možno řešit, zda máte zájem vidět celkové součty pod tabulkou či nikoliv. Pro ukázku dalších možností z této skupiny je třeba využít skupin, které jsme vytvořili v předchozí kapitole. Nyní máme dvě skupiny, které bychom chtěli sumírovat zvlášť: Kliknout např. na Pobočka 1. Návrh Rozložení Souhrny Zobrazit všechny souhrny v dolní části skupiny Nyní se zobrazí pod každou skupinou souhrnná statistika o ceně a počtu najetých kilometrů v jednotlivých pobočkách. Pro přehlednost se mezi skupinami dělá jeden řádek prázdná mezera: Návrh Rozložení Prázdné řádky Vložit za každou položku prázdný řádek Obr. 22 Souhrny a prázdné řádky NASTAVENÍ POLÍ KT Pokud jsme na počátku přidali do KT pole Cena a Najeto KM, určitě se nám na první pohled nelíbí formát buněk v těchto polích. Ceny jsou bez symbolu měny Kč a kilometry by bylo dobré také obohatit jednotkou km. Mohli bychom také místo součtu kilometrů, vidět jejich průměr. Toto všechno se neřeší individuálně, jako je tomu v klasických tabulkách, ale přes nastavení každého pole. Pro pole Součet z Cena je postup následující: Klikneme v záhlaví do názvu pole Součet z Cena. Možnosti Aktivní pole Nastavení pole (obr. 23) V dolní části okna Nastavení polí hodnot se nachází tlačítko Formát čísla, které nám přesměruje do zjednodušeného okna Formát buněk. Zvolíme možnost Měna, symbol Kč bez desetinných míst. 2 OK Pro pole Součet z Najeto KM je postup následující: Klikneme v záhlaví do názvu pole Součet z Najeto KM. Možnosti Aktivní pole Nastavení pole (obr. 23) Jako souhrn, označený do této doby Součet, bude Průměr. V dolní části okna Nastavení polí hodnot se nachází tlačítko Formát čísla, které nám přesměruje do zjednodušeného okna Formát buněk. Zvolíme možnost Vlastní a zapíšeme vlastní formát: # ##0 km 2 OK 18

21 Obr. 23 Nastavení pole Pokud nyní budu chtít v KT zobrazit ještě jeden další sloupeček, který mě bude informovat o počtu vozů u každé značky, a chtěl bych k tomu využít například pole Cena. Byl by celý postup následující: Ze seznamu polí přetáhnu myší pole Cena do oblasti Hodnoty. Pokud se využívá jedno pole v KT vícekrát, říká se tomu, že pracujeme s instancí pole. V KT klineme v záhlaví do názvu pole Součet z Cena2. Možnosti Aktivní pole Nastavení pole Souhrn: Počet VÝPOČTY V KT KT vychází ze zdrojových dat. Pokud bych měl v úmyslu s daty uvnitř KT počítat, musím k tomu využít výpočtové pole nebo výpočtovou položku VÝPOČTOVÉ POLE Výpočtové pole přidá do KT nový sloupec, ve kterém budou výsledky vzorců, které pro toto pole zadáme. Příklad pro potřebu využití nástroje výpočtového pole by mohl být následující. Majitele autobazaru zajímá čistý zisk z prodeje všech aut, když ví, že musí vyplatit z prodeje každého vozu obchodníkovi 5 % z jeho ceny. Postup je následující: Klikneme do KT. Možnosti Nástroje Vzorce Výpočtové pole V okně Vložit výpočtové pole vyplníme kolonky Název a Vzorec (obr. 24): o Název: Zisk o Vzorec: = Cena 5% * Cena (nebo: =95% * Cena) OK 19

22 Obr. 24 Vložení výpočtového pole Nyní se v tabulce objevilo nové pole (sloupec), kde vidíme zisk, který již neobsahuje 5 % z původní částky VÝPOČTOVÁ POLOŽKA Zjednodušeně řečeno, výpočtová položka přidává nový záznam (řádek) do KT. Můžeme chtít spočítat dohromady součet za vozy značky Ford a Fiat. Před tvorbou výpočtové položky je potřeba vědět, že Excel neumí vtěsnat do KT položku, pokud jsou pole seskupena (Pobočka 1 a Pobočka 2). Pokud chceme používat výpočtovou položku, nelíbí se také Excelu fakt, že v KT používáme tzv. instanci pole (neboli je tam dvakrát) a nepodporuje rovněž průměrové funkce a směrodatné odchylky. Pro příklad výpočtové položky tedy KT zjednoduším do stavu, kdy je použita Značka jako popisek řádků a v oblasti Hodnoty jsou Ceny v součtu. Postup pro tvorbu výpočtové položky je nyní následující: Klikneme KT na jednu z položek. Možnosti Vzorce Výpočtová položka V okně Vložit výpočtovou položku vyplníme kolonky Název a Vzorec: o Název: Ford a Fiat o Vzorec: = Ford + Fiat OK Nyní se v KT zobrazí další řádek s výsledným součtem částek za vozy Ford a Fiat AKTUALIZACE KT Pokud změníme naší zdrojovou databázi dat, KT se automaticky nezaktualizuje. Tuto činnost je nutné provádět manuálně: Klikneme do KT. Možnosti Data Aktualizovat (obr. 25) Dobré je také zavítat do možností KT, kde se nachází volba Aktualizovat data při otevření souboru. 20

23 Obr. 25 Aktualizace kontingenční tabulky Existují další možnosti, díky nim se například obsah KT zaktualizuje pouhým kliknutím na název listu, na kterém KT je. K tomu je ale zapotřebí znalost programování ve VBA v prostředí Excelu. Zjednodušený postup je následující: Vývojář Visual Basic (obr. 26) V levé části (okno Project) vyhledáme list, na kterém je naše KT (List1) a dvojím poklikem otevřeme okno v pravé části, kam budeme zapisovat programovací kód: Private Sub Worksheet_Active() End Sub ActiveSheet.PivotTables( Kontingenční tabulka 1 ).PivotCache.Refresh Okno můžeme bez uložení zavřít a vyzkoušet efekt, který tento kód splňuje Obr. 26 Visual Basic KT GRAF KT graf mnohdy graficky lépe vystihne to, co bych jinak složitě vyčítal a představoval si v tabulce. K jeho tvorbě využiji zjednodušenou KT, kde je Značka popiskem řádků a Cena v oblasti Hodnoty. Postup pro tvorbu KT grafu: Kliknout do KT tabulky. Možnosti Nástroje Kontingenční graf Zvolit typ grafu a jeho podtyp. OK Úprava KT grafu je shodná s úpravou klasického grafu v Excelu. Protože se tato skripta nezabývají oblastí grafů, ke které by náležel jinak bohatý popis, ukážeme si jejich vznik jen na samotném školení. Pokud ovládáte tvorbu a úpravu grafu v klasických tabulkách Excelu, nebude pro vás kontingenční graf ničím novým. KT graf zobrazuje data přesně tak, jak jsou zanesena v KT. Pokud tedy v pravé části ze Seznamu polí KT nějaké pole vyškrtnu, popřípadě přidám, ihned se změny v grafu projeví. 21

24 7 FORMÁTOVÁNÍ BUNĚK Pokud chceme zvládat pokročilou práci s MS Excel, základem by mělo být umění formátovat buňky. Každý měl znát centrum pro nastavení veškerého formát buněk, umět si vytvořit formát vlastní a naučit se pracovat s podmínkami při vizuálním odlišování určitých dat od jiných. O tom pojednává tato kapitola. Nejsou zde popsány úplné začátky práce se všemi základními formáty. Předpokládá se tedy jejich znalost. Vše ostatní by mělo být pochopitelné z následujících řádků v jednotlivých podkapitolách. 7.1 VLASTNÍ FORMÁT BUŇKY S oknem Formát buněk (obr. 27) umí běžný uživatel Excelu pracovat bez problémů. Lze zde nastavit, jakým způsobem se budou data v buňkách zobrazovat. O tom, zda číslo bude desetinné, celé, se symbolem měny nebo dokonce ve formátu data a času určujete pouze změnou položky na záložce Číslo v části Druh. Obr. 27 Formát buněk My bychom se spíše měli zabývat tvorbou vlastního formátu buňky. Čili takového, který Excel ve standardním okně nenabízí. Zde máme tzv. volné pole působnosti pro to, abychom si mohli nadefinovat vlastní formát buňky. Vžijme se do situace, kdy budeme chtít napsat do jedné buňky 15 ks. Pokud bychom chtěli ale s touto patnáctkou počítat, setkali bychom se s tím, že nám Excel odpoví s chybovou hláškou. Proto, aby se dalo s buňkou 15 ks počítat, musíme Excelu říct, že symbol ks představuje naší jednotku, se kterou nemá pracovat a má se věnovat jen číselné části. Představme si následující tabulku, která nás uvede do jakýchsi zástupných značek pro každý typ dat. 22

25 Tab. 5 Zástupné znaky pro formátování Symbol Znak pro Symbol Znak pro 0 Číslo mm Minutu # Číslo ss Sekundu d Textový řetězec m Měsíc * Libovolný počet znaků r Rok? Jeden znak h Hodinu V tabulce si všimněte zástupného znaku pro číslo. Je jím jednak nula a jednak křížek. Pokud bychom využívali nulu, znamená to, že bude v buňce 0 za předpokladu, že jsme do buňky nezadali ještě žádnou hodnotu. Křížek ale znamená, že pokud v buňce nic nebude, nula se nezobrazí. Přistoupíme opět k řešení našeho problému. Označte buňku nebo oblast, kterou chcete přeformátovat. Otevřete Formát buněk a klikněte na záložku Číslo. Vyberte typ Vlastní. Klikněte do řádku pod Typ: a smažte nynější text tak, aby byla řádka prázdná. Napište ##0 ks přesně tak, jak zde vidíte (včetně uvozovek s dodržením mezer). Potvrďte OK. A je hotovo! Objasníme si bod 5. Dva křížky říkají, že na pozici stovek a desítek se může objevit jakákoliv číslice. To samé říká i nula (třetí v pořadí) s tím, že pokud v buňce nebude zadaná žádná hodnota, bude se zobrazovat 0 ks. Kdyby na třetím místě byl namísto nuly křížek, nula by se v takovém případě neukazovala a v buňce by bylo pouze ks. Dalším pravidlem je, že veškerý text, který má být v buňce viditelný, píšeme do uvozovek. Protože je i mezera textovým znakem, napíšeme do uvozovek jak mezeru, tak i symbol jednotky ks. Celý text je tedy uvozen z obou stran. Tím jsme Excelu jednoduše řekli, že má počítat pouze s tím, co je před mezerou, čili číslem. 7.2 PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ Dostáváme se do oblasti, která nám má tendenci pomáhat po grafické stránce. Opět si vystačíme s naší databází autobazaru. Rádi bychom například na první pohled viděli, jaké vozy přesahují cenovou hranici 300 tisíc Kč. Excel nám umí tyto buňky barevně odlišit od jiných. Obr. 28 Podmíněné formátování Postup je následující: Označte všechny hodnoty ve sloupci Cena. Domů Styly Podmíněné formátování (obr. 28) Zvýraznit pravidla buněk (obr. 29) Větší než 23

26 Nyní se zobrazí dialogové okno Větší než (obr. 30), kde do prvního políčka navolíme číselně , což byla naše smyšlená hranice. Druhé políčko říká, jak se tyto údaje odliší od ostatních. Můžete využít jednu možnost z předdefinovaných nebo vybrat možnost Vlastní formát a navolit si vlastní barevné pozadí, ohraničení nebo třeba barvu písma. Potvrzujeme OK. Obr. 29 Podmínky Nyní vidíte červeně zvýrazněné jen ty hodnoty, které přesáhly hranici 300 tisíc Kč. Podmíněné formátování ale pracuje v čase, tzn., že je možné hodnoty měnit a závisle na tom bude červená barva mizet nebo se naopak zobrazovat. Vše závisí na Vás, můžete vyzkoušet. Obr. 30 Podmínka větší než Dalším úkolem pro nás je fakt, že bychom chtěli zeleně odlišit průměry kilometrů v tom případě, že se jedná o nadprůměrné hodnoty. Pokud budou pod průměrem vůči ostatním, tak se s těmito buňkami nic nestane. Označíme sloupec Najeto KM. Podíváme se do Podmíněného formátování (obr. 28 a 29) a zvolíme možnost Nejpoužívanější či nejméně používaná pravidla a z podnabídky poté vybereme Nad průměrem. Zvolíme, jak se mají data projevit (zelená vyplň) a potvrdíme OK. Ve výsledku je zelená hodnota pouze tam, kde se jedná o nadprůměrné číslo z hlediska celku. Dále bychom chtěli pomocí tzv. datových čar (nový nástroj Excelu od verze 2007) graficky zpřehlednit sloupeček, který vyjadřuje počty najetých kilometrů. 24

27 Postupujeme tedy následovně: Všechny hodnoty ve sloupci Najeto KM označíme. Domů Styly Podmíněné formátování Datové řady (vybereme jednu z barev) Výsledek vidíte ihned před sebou. Excel v každé číselné buňce ukázal takovou část datové řady, jaká této buňce z celku přísluší. Zkrátka největší číslo má vyplněnou celou buňku a nejmenší má v buňce pouze náznak (obr. 31). Obr. 31 Datové čáry a sady ikon Dalším využitím Podmíněného formátování může být oblast Sady ikon. Ve stejné bazarové tabulce chceme nyní porovnávat jednotlivé ceny vozů mezi sebou. Excel nám umí pomocí Sady ikon například symbolizovat, které vozy jsou nad průměrem, které jsou na průměru a které zabírají spodní hranice pod průměrem. Takovéto znázornění je vidět na obr. 31. Je zde použit systém tří ikon barevně i směrově odlišených. Postup je následující: Označit všechny položky ve sloupci Cena. Domů Styly Podmíněné formátování Sady ikon (tři šipky). Dále bychom měli zmínit, kde najdeme hranici těchto tří symbolů. Kolik procent z celku je věnovaných na každý stupeň. Odpověď je následující. Musíme se podívat do Správce pravidel. Ten najdeme pod následující cestou Domů Styly Podmíněné formátování Správce pravidel Po stisknutí se objeví okno správce (obr. 32), v jehož horní části máme na výběr, která pravidla formátování chceme zobrazit. Z roletky vyberte Tento list a ve spodní části uvidíte obě Vaše nadefinovaná pravidla. Stačí kliknout na pravidlo Sada ikon a poté stisknout tlačítko Upravit pravidlo Otevře se další okno (obr. 33), kde je možné vlastní pravidlo formátování měnit. 25

28 Zde například vidíte, že zelená šipka bude v buňce jen za předpokladu, že se jedná o hodnotu větší než 67 % z celkového výběru. Každá úroveň má své rozpětí. Přes Správce pravidel (obr. 32) je možné provést odebrání pravidla. Stačí ve spodní části označit konkrétní pravidlo a stisknout tlačítko Odstranit pravidlo. Obr. 32 Správce pravidel Přes tlačítko Nové pravidlo můžete vytvořit nové pravidlo přímo z tohoto prostředí. Neznamená to, že bychom ho museli řešit vždy pouze výběrem Podmíněného formátování na záložce Domů. Obr. 33 Úprava pravidla formátování 26